Planung Ihrer Einstellstrategie hat Sie wahrscheinlich irgendwann dazu geführt, unabhängige Contractor zu erwägen. Vielleicht lief die Überlegung so: Ich muss keine teuren Benefits (wie Krankenversicherungsprämien und Autokosten) zahlen. Sie kümmern sich um ihre eigenen Steuerabzüge. Ich kann den Vertrag kündigen, wenn ich sie nicht mehr brauche. Ich habe Zugang zu einem großen Talentpool mit den benötigten Fachkenntnissen. Die Vorteile schienen offensichtlich.

Die Wahrheit ist, dass das nur die halbe Geschichte ist. Sie müssen sich vielleicht keine Sorgen um ihr zu versteuerndes Einkommen und Geschäftsausgaben machen, aber diese beeinflussen Ihre Einstellung. Wenn Sie verstehen möchten, wie 1099-Abzüge Ihre Einstellungsstrategie und die Gesamtkosten der Beschäftigung beeinflussen, hilft Ihnen dieser Leitfaden, bessere Entscheidungen zu treffen, indem er das große Ganze beleuchtet.

Wichtige Erkenntnisse

• 1099-Abzüge sind legitime Betriebsausgaben, die Selbstständige geltend machen, um ihr Geschäftseinkommen zu reduzieren.
• Die Abzüge beeinflussen, wie Sie einstellen, da sie die Klassifikation der Arbeiter, die Preisgestaltung der Contractors und das Einhaltung risiken beeinflussen.

Was sind 1099-Abzüge?

Ein 1099-Abzug bezieht sich auf Betriebsausgaben, die Selbstständige (Contractors, Freelancer, Einzelunternehmer) von ihrem qualifizierten Geschäftseinkommen abziehen. Diese Personen bieten Dienstleistungen für Ihr Unternehmen an, sind aber kein W-2-Arbeitnehmer (also kein Person auf Ihrer Gehaltsliste). Stattdessen erhalten sie von Ihnen das Formular 1099-NEC, das die Einkünfte über $600 dokumentiert, die sie von Ihnen erhalten haben.

Häufige steuerlich absetzbare Kategorien sind:

• Abzug für das Home Office.
• Fahrzeugkosten.
• Geschäftliche Versicherungen.
• Beiträge zu Rentenplänen.
• Professionelle Software und Werkzeuge.
• Weiterbildungskosten.
• Ausrüstungen und Abschreibungen.

Warum das für Arbeitgeber relevant ist

Arbeitgeber müssen diese üblichen Steuervorteile für Contractor normalerweise nicht nachverfolgen (sie beauftragen dafür meist einen Steuerberater), aber wenn sie annehmen, bestimmte Kosten während der Projekte ausgleichen zu können, passen Contractor ihre Preisstrukturen an. Das bedeutet, dass Bruttoraten wahrscheinlich die Selbstständigen-Steuerabzüge, nicht erstattete Ausgaben und Versuche der Contractor widerspiegeln, das Einkommen aus Selbstständigkeit auszugleichen.

Das Verständnis dieser Dynamiken im Voraus hilft Ihnen, unrealistische Budgeterwartungen zu vermeiden und zu erklären, warum Contractor nicht immer günstiger sind als Vollzeitmitarbeiter.

Während 1099-Contractors manchmal als Arbeitnehmer bezeichnet werden, ist dieser Begriff technisch gesehen nicht korrekt. Die Unterschiede sind ziemlich wichtig bei Selbstständigensteuer und anderen Compliance-Fragen. Wir erklären die Gründe dafür in ‘Was ist ein 1099-Mitarbeiter? Der essenzielle Leitfaden für Arbeitgeber’.

Wenn Sie in Betracht ziehen, Contractor weltweit einzustellen, bietet Rivermate Contractor of Record-Dienstleistungen an, die Unternehmen dabei unterstützen, Contractor-Anforderungen zu verwalten, ohne Risiko der Fehlklassifikation.

Wie 1099-Abzüge die Preisgestaltung bei Contractors beeinflussen

Anfängliche Annahmen könnten sein, dass sie weniger kosten als ein Vollzeitmitarbeiter, weil Sie keine Benefits zahlen müssen. Tatsächlich ist dies manchmal die Hauptbegründung für die Nutzung von Contractors. Wenn dies der Ausgangspunkt ist, sind Unternehmen oft überrascht, wie teuer Contractor sein können. Das liegt nicht immer daran, dass sie viel verdienen, sondern spiegelt eher die Realitäten des Selbstständigenlebens wider.

Der Contractor muss alle eigenen tatsächlichen Ausgaben decken und für seine eigenen Benefits sorgen. Er erhält keinen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung oder eine arbeitgeberfinanzierte Krankenversicherung. Auch Medicare-Steuern oder persönliche Einkommenssteuer werden nicht einbehalten. Außerdem leisten sie vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen, wie vom IRS vorgeschrieben. All dies muss in ihrem Preis berücksichtigt werden.

Hier ein einfaches Beispiel:

Wenn ein unabhängiger Contractor 80.000 $ Netto-Einkommen nach Selbstständigensteuer und Ausgaben erzielen möchte, dann:

• Schätzt die gesamte Steuerlast für die Steuererklärung (25% - 35%).
• Schätzt jährliche abzugsfähige Ausgaben (Home Office, Fahrzeugkosten, Hypothekenzinsen, Betriebshaftpflichtversicherungen usw.).
• Überlegt, ob sie eine Steuergutschrift oder Steuervergünstigungen erhalten.
• Berücksichtigt Startkosten für das Business.
• Berechnet, wie viele abrechenbare Stunden realistisch gearbeitet werden können.

Contractors mit vielen abzugsfähigen Ausgaben können sich leisten, etwas niedrigere Honorare zu verlangen als Contractors mit wenigen Abzügen.

Warum Sie einen Contractor wollen, der seine Preisstruktur korrekt gestaltet

Während Verhandlungsstrategien zunächst überraschen können, wollen Sie als Geschäftsinhaber oder HR-Professional einen Contractor, der seine Preisgestaltung korrekt strukturiert. Warum? Weil Sie sich damit vor Fehlklassifikation der Beschäftigten schützen, was die echte Unabhängigkeit des Geschäfts widerspiegelt.

Betrachten wir ein Szenario: Sie entscheiden, einen Einzelunternehmer zu beauftragen, der durch das Land reist und Präsentationen bei Top-Executives hält. Er ist Experte für erneuerbare Energien in KI-Rechenzentren. Sie einigen sich auf einen Stundensatz und vereinbaren, dass Sie die Flugkosten, Reisekosten, persönlichen Ausgaben sowie Bürobedarf und -ausstattung bezahlen. Das verteilt die Kosten für die Einstellung des Contractors und Sie müssen keinen Vollzeit-Experten für erneuerbare Energien einstellen.

Am Steuer erkennt der Contractor, dass er sein steuerpflichtiges Einkommen nicht signifikant reduzieren kann, weil er die meisten Ausgaben bereits bezahlt hat. Zudem war die Arbeitsbeziehung nicht wirklich unabhängig – er war eigentlich ein Angestellter Ihres Unternehmens ohne die zusätzlichen Benefits. Diese Art der Struktur erhöht das Risiko einer Fehlklassifikation der Beschäftigten.

Das Vermeiden dieses Risikos erfordert eine klare Trennung zwischen Ihrem Geschäft und den Geschäftstätigkeiten des Contractors (einschließlich ihrer Geschäftsausgaben). Wenn Sie das erreichen, reduzieren Sie das Risiko erheblich.

Bei internationalen Einsätzen wird die Einhaltung noch komplexer. Diese grenzüberschreitenden Überlegungen erklären wir in diesem Leitfaden darüber, wie man internationale Contractor einstellt.

Wann sollte man einen Employer of Record in Betracht ziehen

Es gibt Szenarien, in denen die Beschäftigung eines unabhängigen Contractors nicht die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist, weil sie zu operationellen Ineffizienzen, Fehlklassifikation der Beschäftigten oder anderen Compliance-Risiken führen können. Diese Szenarien könnten so aussehen:

• Langfristiger, Vollzeiteinsatz, bei dem Sie steuern, wie die Person arbeitet, und Ressourcen für die Arbeit bereitstellen. Mögliches Risiko: Fehlklassifikation der Beschäftigten.
• Die Arbeit ist eine zentrale Geschäftsaufgabe, und der Contractor hätte die Befugnis, wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Mögliches Risiko: Fehlklassifikation bzw. Compliance-Risiken.
• Regulatorische Kontrolle in Jurisdiktionen, in denen die Klassifikation der Beschäftigten streng ist. Mögliche Risiken: Fehlklassifikation und finanzielle Belastung.

In diesen Fällen könnte ein Einstellungsmodell, das die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR) umfasst, eine bessere Alternative sein. Dieser agiert als juristische Person oder Arbeitgeber, kümmert sich um Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance-Fragen im Zusammenhang mit Vollzeitbeschäftigten, während Sie die tägliche Arbeitsbeziehung zum Mitarbeiter beibehalten. Der EOR berechnet eine monatliche Gebühr und wird Ihr Partner bei der Einstellung der passenden Mitarbeitenden für Ihr Unternehmen.

Rivermate bietet Zugang zu über 150 Ländern und mehr als 100 Experten weltweit, die rund um die Uhr daran arbeiten, Ihnen maßgeschneiderte, menschzentrierte EOR-Dienstleistungen zu bieten. Keine digitalen Assistenten, keine Bots. Nur echte Menschen, die Ihnen bei Ihren Einstellungsbedürfnissen helfen. Sprechen Sie mit einem Rivermate-Experten, ob Sie einen Mitarbeiter oder Contractor benötigen.

Fazit

1099-Abzüge sind zulässige Betriebsausgaben, die Contractor geltend machen, um ihr steuerpflichtiges Einkommen zu verringern. Wenn diese Abzüge richtig gehandhabt werden, können sie für den Contractor einen erheblichen Vorteil darstellen. Bei der Einstellung eines Contractors sind Sie nicht verpflichtet, Steuern einzubehalten oder für Betriebskosten aufzukommen. Aber sie können Ihre Einstellungsstrategie in folgenden drei Punkten beeinflussen:

• Sie beeinflussen, wie Contractor ihre Preise gestalten.
• Sie dienen als Nachweis finanzieller Unabhängigkeit und verhindern so die Fehlklassifikation der Beschäftigten.
• Sie erhöhen Compliance-Risiken, wenn unklar ist, wer für die Ausgaben aufkommt.

Für Unternehmen, die Contractor einstellen möchten, hilft das Verständnis, wie 1099-Abzüge die Contractor-Raten beeinflussen, die Preise richtig zu interpretieren. Es unterstützt auch bei Entscheidungen über die Bezahlung bestimmter Ausgaben und beim korrekten Aufbau der Contractor-Vereinbarungen.

Ein Employer of Record wie Rivermate kann Ihnen helfen, Remote-Arbeitende oder unabhängige Contractor weltweit zu beschäftigen, dabei Risiken im Bereich Compliance und Fehklassifikation zu minimieren. Das Contractor-Agreement wird von ihnen erstellt, sie erhalten Rechnungen der Contractor und sorgen für eine schnelle Bezahlung über ihre Plattform. Ihre Aufgabe? Die tägliche Arbeitsbeziehung zu managen. Bei mehreren Contractors weltweit können Sie alle über die Rivermate-Plattform verwalten. Erfahren Sie mehr über jedes Land, in dem Sie einstellen möchten, mit den Länderguides.

FAQs: 1099-Abzüge

1. Was können 1099-Mitarbeiter absetzen?

1099-Contractors können legitime Geschäftsausgaben steuerlich absetzen.

Die häufigsten Steuervorteile sind Kosten fürs Home Office, Fahrzeugkosten, Reisekosten, Ausrüstung, Softwareabonnements, Internet, Telefonrechnungen, Krankenversicherung, Leasingzahlungen und Altersvorsorge. Diese abzugsfähigen Ausgaben sind vom IRS erlaubt, um das steuerpflichtige Einkommen Selbstständiger zu senken.

2. Was sind häufige Steuerfehler bei 1099?

Häufige Steuerfehler bei 1099 sind das Vermischen von privaten und geschäftlichen Ausgaben, Übertreiben bei Home-Office-Kosten, Nicht-Leistung von vierteljährlichen geschätzten Steuern und das Nichtnutzen der Steuervorteile für Selbstständige.

Contractors sollten nur den geschäftlichen Anteil ihrer Ausgaben geltend machen und Home-Office-Kosten strikt nach IRS-Richtlinien absetzen. Falsche Angaben oder unzureichende Dokumentation können zu Prüfungen und Strafen führen.

3. Was ist der Unterschied zwischen Bruttoeinkommen und steuerpflichtigem Einkommen bei einem Contractor?

Das Bruttoeinkommen ist der Betrag vor Abzug der Ausgaben. Es umfasst alle Einnahmen von allen Kunden (auf Formular 1099-NEC berichtet), sowie sonstiges Einkommen wie Zinsen und Dividenden.

Kreditgeber nutzen diesen Betrag, um die Verdienstmöglichkeiten Ihres Unternehmens zu berechnen. Steuerpflichtiges Einkommen ist der Anteil Ihres Bruttoeinkommens, der steuerpflichtig ist. Sie können diesen Anteil durch Abzug der Betriebskosten wie Home-Office, Werbung, Geschäftslunches, Reisen und Versicherungen verringern.

4. Wie erkenne ich, ob meine Betriebsausgaben für einen 1099-Abzug qualifizieren?

Die meisten 1099-Abzüge sind vom IRS definiert. Die Ausgaben müssen direkt aus Geschäftstätigkeiten resultieren und Einkommen generieren.

Beispiele für Abzüge sind Reise- und Fahrzeugkosten, Versicherungsprämien, Ausrüstung, professionellen Dienstleistungen (z.B. Buchhalter, Anwälte), sowie Startkosten des Geschäfts. Private Ausgaben wie Mahlzeiten, Haushaltsartikel, Möbel, Kosmetika, Kleidung, Urlaub, persönliche Technologie und Transportkosten qualifizieren sich normalerweise nicht für 1099-Abzüge.

5. Soll ich die Geschäftsausgaben meines Contractors bezahlen?

Idealerweise sollte eine klare Trennung zwischen Ihrem Unternehmen und dem des Contractors bestehen. Deshalb ist es keine gute Idee, deren Geschäftsausgaben zu übernehmen.

Wenn Unternehmen diese Ausgaben tragen, wird ein wesentliches Element der Contractor-Klassifikation, nämlich die Unabhängigkeit, untergraben. Das bedeutet, der Contractor muss eigene Geschäftsprozesse haben, für seine Ausgaben selbst aufkommen und eigene Steuervorteile in Anspruch nehmen. Contractor sollten ihre Stundenpreise anpassen, um die Bezahlung der Geschäftsausgaben zu berücksichtigen.