Planung Ihrer Einstellungsstrategie hat Sie wahrscheinlich irgendwann dazu geführt, unabhängige Auftragnehmer in Betracht zu ziehen. Vielleicht sahen die Überlegungen so aus: Ich muss keine teuren Leistungen bezahlen (wie Krankenversicherungsbeiträge und Fahrzeugkosten). Sie kümmern sich selbst um ihre Steuerabzüge. Ich kann den Vertrag kündigen, wenn ich sie nicht mehr brauche. Ich erhalte Zugriff auf einen großartigen Talentpool mit der Expertise, die ich benötige. Die Vorteile schienen offensichtlich.

Die Wahrheit ist, dass das nur die halbe Geschichte ist. Sie müssen sich möglicherweise nicht um ihr zu versteuerndes Einkommen und Geschäftsausgaben kümmern, aber diese beeinflussen Ihre Einstellung. Wenn Sie verstehen möchten, wie 1099-Abzüge Ihre Einstellungsstrategie und die Gesamtkosten der Beschäftigung beeinflussen, hilft Ihnen dieser Leitfaden, bessere Entscheidungen zu treffen, indem er das Gesamtbild zeigt.

Wichtige Erkenntnisse

• 1099-Abzüge sind legitime Betriebsausgaben, die Selbstständige geltend machen, um ihr Geschäftseinkommen zu reduzieren.
• Die Abzüge beeinflussen, wie Sie einstellen, da sie die Worker-Klassifikationen, die Preisgestaltung der Auftragnehmer und das Compliance-Risiko beeinflussen.

Was sind 1099-Abzüge?

Ein 1099-Abzug bezieht sich auf Geschäftsausgaben, die Selbstständige (Auftragnehmer, Freelancer und Einzelunternehmer) von qualifiziertem Geschäftseinkommen abziehen. Diese Personen erbringen Dienstleistungen für Ihr Unternehmen, sind jedoch kein W-2-Arbeitnehmer (eine Person auf Ihrer Gehaltsliste). Stattdessen erhalten sie von Ihnen das Formular 1099-NEC, welches das Einkommen über 600 Dollar meldet, das sie von Ihnen erhalten haben.

Gängige steuerlich absetzbare Kategorien sind:

• Home-Office-Abzug.
• Fahrzeugkosten.
• Geschäftliche Versicherungen.
• Beiträge zur Altersvorsorge.
• Professionelle Software und Werkzeuge.
• Ausbildungskosten.
• Ausstattung und Abschreibungen

Warum das für Arbeitgeber wichtig ist

Arbeitgeber müssen diese üblichen Steuervorteile für Auftragnehmer normalerweise nicht nachverfolgen (dies übernimmt in der Regel ein Steuerfachmann), aber in der Annahme, dass bestimmte Ausgaben während der Projekte ausgeglichen werden, werden Auftragnehmer ihre Preisstrukturen anpassen. Das bedeutet, dass Bruttoraten wahrscheinlich die Selbstständigen-Steuerabzüge, nicht erstattete Ausgaben und den Versuch der Auftragnehmer, ihr Einkommen aus selbständiger Tätigkeit auszugleichen, widerspiegeln.

Das Verständnis dieser Dynamiken im Voraus hilft Ihnen, unrealistische Budgeterwartungen zu vermeiden und zu erklären, warum Auftragnehmer nicht immer günstiger sind als Vollzeitmitarbeiter.

Obwohl 1099-Auftragnehmer manchmal als Mitarbeiter bezeichnet werden, ist dieser Begriff technisch gesehen falsch. Die Unterscheidungen sind ziemlich wichtig, wenn es um Selbstständigensteuer und andere Compliance-Fragen geht. Wir erklären die Gründe in "Was ist ein 1099-Mitarbeiter? Der unverzichtbare Leitfaden für Arbeitgeber".

Wenn Sie in Erwägung ziehen, Auftragnehmer weltweit zu beschäftigen, bietet Rivermate Contractor of Record-Dienstleistungen an, die Unternehmen bei der Einhaltung der Auftragsnehmeranforderungen ohne Risiko der Fehlklassifizierung unterstützen.

Wie 1099-Abzüge die Preisgestaltung von Auftragnehmern beeinflussen

Anfängliche Annahmen könnten sein, dass Auftragnehmer weniger kosten als ein Vollzeitbeschäftigter, weil keine Leistungen gezahlt werden müssen. Tatsächlich ist dies manchmal die Hauptbegründung für den Einsatz von Auftragnehmern. Wenn dies der Ausgangspunkt ist, sind Unternehmen oft überrascht darüber, wie teuer Auftragnehmer sein können. Das liegt nicht immer daran, dass sie viel Geld verdienen, sondern spiegelt vielmehr die Realität der Selbstständigkeit wider.

Der Auftragnehmer muss alle eigenen tatsächlichen Ausgaben decken und für die eigenen Leistungen sorgen. Sie erhalten keine Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung oder eine arbeitgeberfinanzierte Krankenversicherung. Sie werden auch nicht mit Medicare-Steuern oder persönlichen Einkommenssteuern einbehalten. Darüber hinaus leisten sie vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen, wie vom IRS festgelegt. Alle diese Kosten müssen sie in ihre Preisgestaltung einbeziehen.

Hier ein einfaches Beispiel.

Wenn ein unabhängiger Auftragnehmer 80.000 Dollar Nettoertrag nach Abzug der Selbstständigensteuer und der Ausgaben erzielen möchte, dann:

• Schätzt er seine Gesamtsteuerbelastung (25% - 35%).
• Schätzt er jährlich absetzbare Ausgaben (Home-Office-Kosten, Fahrzeugkosten, Hypothekenzinsen, Geschäfts-Haftpflichtversicherung usw.).
• Überlegt er, ob er eine Steuergutschrift oder Steuervergünstigungen erhält.
• Berücksichtigt er etwaige Gründungskosten.
• Berechnet, wie viele abrechenbare Stunden er realistisch arbeiten kann.

Auftragnehmer mit vielen abzugsfähigen Ausgaben können sich leisten, etwas weniger zu verlangen als Auftragnehmer mit wenigen Abzügen.

Warum Sie einen Auftragnehmer wollen, der seine Preisgestaltung korrekt strukturiert

Obwohl Preisverhandlungen Sie zunächst überraschen könnten, möchten Sie als Geschäftsführer oder HR-Fachkraft einen Auftragnehmer, der seine Preisgestaltung richtig strukturiert. Warum? Weil es Sie vor Fehldeklarationen bei der Worker-Klassifikation schützt, die eine echte Unabhängigkeit des Geschäfts widerspiegeln.

Schauen wir uns ein Szenario an. Angenommen, Sie beauftragen einen Einzelunternehmer, durch das Land zu reisen und Präsentationen vor Führungskräften zu halten. Er ist Experte für erneuerbare Energien für KI-Datenzentren. Sie einigen sich auf einen Stundensatz und dass Sie die Flugkosten, Reiseausgaben, persönlichen Ausgaben sowie Bürobedarf und -ausrüstung bezahlen. Das verteilt die Kosten für die Einstellung des Auftragnehmers und erfordert nicht, dass Sie einen Vollzeit-Experten für erneuerbare Energien einstellen.

Zur Steuerzeit erkennen sie, dass sie ihr steuerpflichtiges Einkommen nicht wesentlich reduzieren können, weil sie die meisten Ausgaben bereits bezahlt haben, und dass die Arbeitsbeziehung keine klare Unabhängigkeit aufweist – sie waren eigentlich ein Mitarbeiter Ihres Unternehmens, ohne zusätzliche Leistungen. Diese Struktur erhöht das Risiko einer Fehlklassifizierung.

Um dies zu vermeiden, bedarf es einer klaren Unterscheidung zwischen Ihrem Unternehmen und den Geschäftsaktivitäten des Auftragnehmers (einschließlich ihrer Geschäftsausgaben). Wenn Sie das erreichen, reduzieren Sie die Risiken erheblich.

Bei internationalen Engagements wird die Einhaltung der Vorschriften noch komplexer. Diese grenzüberschreitenden Überlegungen erklären wir in diesem Leitfaden über wie man internationale Auftragnehmer einstellt.

Wann man einen Employer of Record in Betracht ziehen sollte

Es gibt Szenarien, in denen die Beschäftigung eines unabhängigen Auftragnehmers möglicherweise nicht die beste Lösung für Ihr Unternehmen ist, da sie zu betrieblichen Ineffizienzen, Fehldeklarationen bei der Worker-Klassifikation oder anderen Compliance-Risiken führen könnte. Diese Szenarien könnten so aussehen:

• Langfristige, Vollzeit-Arbeitsbelastung, bei der Sie kontrollieren, wie die Person arbeitet und die Ressourcen für die Arbeit bereitstellen. Mögliches Risiko: Fehldeklaration bei der Worker-Klassifikation.
• Die Arbeit ist eine Kerneigenschaft des Geschäfts und würde dem Auftragnehmer die Befugnis geben, wichtige geschäftliche Entscheidungen zu treffen. Mögliches Risiko: Fehldeklaration bei der Worker-Klassifikation und Compliance-Risiko.
• Regulatorische Überprüfung in Jurisdiktionen, in denen die Worker-Klassifikationen streng sind. Mögliches Risiko: Fehldeklaration bei der Worker-Klassifikation und Finanzielle Belastung.

In diesen Fällen könnte ein Einstellungsmodell, das eine Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR) umfasst, eine bessere Alternative sein, um Auftragnehmer einzustellen. Diese agieren als juristische Einheit oder Arbeitgeber, kümmern sich um Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance-Fragen im Zusammenhang mit Vollzeitanstellungen, während Sie die tägliche Arbeitsbeziehung mit dem Mitarbeiter beibehalten. Der EOR berechnet eine monatliche Gebühr und wird Ihr Partner bei der Einstellung der richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen.

Rivermate bietet Zugang zu 150+ Ländern und 100+ Experten weltweit, die 24/7 arbeiten, um Ihnen personalisierte, human-first EOR-Dienstleistungen anzubieten. Keine digitalen Assistenten, keine Bots. Nur echte Menschen, die Ihnen bei Ihren Einstellungsbedarf helfen. Sprechen Sie mit einem Rivermate-Experten, ob Sie einen Mitarbeiter oder einen Auftragnehmer benötigen.

Fazit

1099-Abzüge sind zulässige Betriebsausgaben, die Auftragnehmer geltend machen, um ihr zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren. Diese Abzüge können für den Auftragnehmer erheblichen Vorteil bieten, wenn sie richtig gehandhabt werden. Wenn Sie einen Auftragnehmer einstellen, sind Sie nicht verpflichtet, Steuern einzubehalten oder für Geschäftsausgaben zu bezahlen. Aber sie können Ihre Einstellungsmodelle auf folgende drei Arten beeinflussen:

• Sie beeinflussen, wie Auftragnehmer ihre Dienstleistungen preislich gestalten.
• Sie dienen als Nachweis der finanziellen Unabhängigkeit, wodurch Fehldeklarationen bei der Worker-Klassifikation vermieden werden.
• Sie erhöhen das Compliance-Risiko, wenn unklar ist, wer für Ausgaben aufkommt.

Für Unternehmen, die an der Einstellung von Auftragnehmern interessiert sind, hilft Ihnen das Verständnis, wie 1099-Abzüge die Auftragnehmersätze beeinflussen, deren Raten korrekt zu interpretieren. Es unterstützt Sie auch bei der Entscheidung, ob bestimmte Ausgaben zu zahlen sind und wie Sie die Auftragnehmervereinbarungen richtig strukturieren.

Ein Employer of Record, wie Rivermate, kann Ihnen helfen, remote Arbeiter oder unabhängige Auftragnehmer weltweit zu beschäftigen, während das Risiko von Compliance und Fehlklassifikation reduziert wird. Der Auftragnehmervertrag wird von ihnen erstellt, sie erhalten Auftragnehmerrechnungen und sorgen für eine zügige Zahlung über ihre Plattform. Ihre Aufgabe? Die tägliche Arbeitsbeziehung zu verwalten. Wenn Sie mehrere Auftragnehmer weltweit haben, können Sie alle über die Rivermate-Plattform verwalten. Erfahren Sie mehr über jedes Land, in dem Sie einstellen möchten, mit den Länderleitfäden.

FAQs: 1099-Abzüge

1. Was können 1099-Mitarbeiter absetzen?

1099-Auftragnehmer können legitime Ausgaben für Geschäftszwecke geltend machen.

Die häufigsten steuerlich absetzbaren Kosten sind Kosten für das Home-Office, Fahrzeugkosten, Reisekosten, Ausrüstung, Software-Abonnements, Internet, Telefonrechnungen, Krankenversicherung, Leasingzahlungen und Altersvorsorge. Diese absetzbaren Posten sind vom IRS anerkannt, um das zu versteuernde Einkommen von Selbstständigen zu verringern.

2. Was sind häufige 1099-Steuerfehler?

Häufige Steuerfehler bei 1099 sind die Vermischung von persönlichen und geschäftlichen Ausgaben, die Überschätzung der Home-Office-Kosten, das Versäumen vierteljährlicher geschätzter Steuerzahlungen und das Nichtnutzen steuerlicher Vorteile für Selbstständige.

Auftragnehmer sollten nur den geschäftlichen Anteil ihrer Ausgaben geltend machen und Home-Office-Kosten strikt nach IRS-Richtlinien absetzen. Unsachgemäße Angaben oder Dokumentationen können Prüfungen und sogar Strafen nach sich ziehen.

3. Was ist der Unterschied zwischen Bruttoeinkommen und zu versteuerndem Einkommen für einen Auftragnehmer?

Das Bruttoeinkommen eines Auftragnehmers ist der Betrag, den sie vor Abzug aller Ausgaben erhalten haben. Es umfasst Zahlungen von allen Kunden (und wird in Form 1099-NEC gemeldet), plus andere Geschäftseinnahmen wie Zinsen und Dividenden.

Kreditgeber verwenden diesen Betrag, um das Einkommenspotenzial Ihres Unternehmens zu berechnen. Das zu versteuernde Einkommen ist der Teil Ihres Bruttoeinkommens, der steuerpflichtig ist. Sie können diesen Anteil durch Abzug der Betriebskosten reduzieren, wie Home-Office-Kosten, Werbung, Geschäftsmittagessen, Reisen und Versicherungen.

4. Wie erkenne ich, ob meine Geschäftsausgaben für einen 1099-Abzug qualifizieren?

Die meisten 1099-Abzüge sind vom Internal Revenue Service (IRS) definiert. Die Ausgabe muss direkt aus Geschäftstätigkeiten resultieren und Einkommen generieren.

Beispiele für Abzüge sind Reisekosten, Fahrzeugkosten und -wartung, Versicherungsprämien, Ausrüstung und Verbrauchsmaterialien, professionelle Dienstleistungen (wie Buchhalter oder Anwälte) und Lohnkosten. Gründungskosten des Unternehmens gelten ebenfalls als Abzüge. Persönliche Ausgaben wie Mahlzeiten, Haushaltsgegenstände (Möbel), Kosmetika, Kleidung, Freizeiturlaube, persönliche Technologie und Transportkosten qualifizieren sich nicht für 1099-Abzüge.

5. Soll ich die Geschäftsausgaben meines Auftragnehmers bezahlen?

Idealerweise sollte eine klare Trennung zwischen Ihrem eigenen Unternehmen und dem des Auftragnehmers bestehen. Aus diesem Grund ist es keine gute Idee, deren Geschäftsausgaben zu bezahlen.

Wenn Unternehmen diese Ausgaben bezahlen, schwächt das ein wesentliches Element der Auftragnehmerklassifikation, nämlich die Unabhängigkeit. Das bedeutet, sie müssen ihre eigenen Geschäftsprozesse haben, für ihre Ausgaben selbst aufkommen und ihre eigenen Steuervorteile geltend machen. Auftragnehmer sollten eher ihre Stundensätze anpassen, um die Zahlung von Geschäftsausgaben zu berücksichtigen.