Employer of Record in Zuid-Afrika

Een Employer of Record (EOR) in Zuid-Afrika is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit betekent dat je een team in Zuid-Afrika kunt opbouwen zonder een lokale rechtspersoon op te richten. De EOR verzorgt alle HR-taken zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Zuid-Afrikaanse arbeidswetgeving. Jij behoudt de controle over het dagelijkse werk en de projecten van je werknemers. Voor bedrijven die in Zuid-Afrika willen aannemen, vereenvoudigt een EOR-provider zoals Rivermate het proces.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Zuid-Afrika

Het gebruik van een EOR in Zuid-Afrika volgt een eenvoudig proces. De EOR wordt de wettelijke werkgever, terwijl jij de dagelijkse verantwoordelijkheden van je team beheert.

Hier zijn de typische stappen:

1. Je vindt het talent. Je werft en selecteert de persoon die je in Zuid-Afrika wilt aannemen.
2. De EOR stelt een compliant contract op. De EOR maakt een arbeidsovereenkomst die voldoet aan de Zuid-Afrikaanse arbeidswetgeving, inclusief de Basic Conditions of Employment Act.
3. De EOR onboardt je nieuwe medewerker. Ze regelen alle benodigde papierwerk en administratieve taken om je werknemer te laten starten.
4. Salaris en voordelen worden beheerd. De EOR verwerkt salarissen, houdt de juiste belastingen in en beheert eventuele wettelijke bijdragen en werknemersvoordelen.
5. Continu naleving wordt gewaarborgd. De EOR blijft op de hoogte van eventuele wijzigingen in de lokale arbeidsregels om je bedrijf compliant te houden.

Waarom een Employer of Record in Zuid-Afrika gebruiken

Het gebruik van een EOR stelt je in staat om snel en efficiënt de Zuid-Afrikaanse markt te betreden en talent aan te nemen. Het verwijdert de aanzienlijke administratieve en juridische lasten van het oprichten van een lokaal bedrijf, zodat jij je kunt richten op je kernactiviteiten.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• De markt sneller betreden. Je kunt werknemers binnen dagen of weken aannemen, in plaats van de maanden die het kan duren om een rechtspersoon te registreren.
• Kosten verlagen. Vermijd de hoge kosten die gepaard gaan met bedrijfsregistratie, juridische kosten en het opzetten van lokale HR-functies.
• Juridische naleving garanderen. EORs zijn experts in Zuid-Afrikaanse arbeidswetgeving, waardoor je risico op niet-naleving van complexe regelgeving zoals de Employment Equity Act wordt geminimaliseerd.
• HR en salarisadministratie vereenvoudigen. De EOR beheert alle salarisverwerking, belastingaftrek en voordelenadministratie voor je Zuid-Afrikaanse werknemers.
• Top talent aannemen. Krijg toegang tot de beste professionals in Zuid-Afrika zonder geografische beperkingen of bureaucratische rompslomp.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Zuid-Afrika uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Zuid-Afrika wordt gewaarborgd.

Werven in Zuid-Afrika brengt zijn eigen set regels met zich mee. Je moet de lokale arbeidswetten begrijpen om een sterk team op te bouwen en problemen te voorkomen. Deze gids geeft een overzicht van de belangrijkste zaken die je moet weten.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer je een werknemer in Zuid-Afrika aanneemt, heb je een schriftelijke arbeidsovereenkomst nodig. Dit is een wettelijke vereiste voor iedereen die meer dan 24 uur per week werkt. De overeenkomst stelt duidelijke verwachtingen voor zowel jou als je werknemer.

Er zijn twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten in Zuid-Afrika:

• Permanent (onbepaalde tijd) contracten: Deze hebben een startdatum maar geen einddatum en zijn voor langdurige functies.
• Tijdelijke contracten: Deze zijn voor tijdelijke functies en hebben een specifieke einddatum of zijn gekoppeld aan de voltooiing van een project.

Je arbeidsovereenkomsten moeten bepaalde details bevatten om compliant te zijn.

Belangrijke clausules om op te nemen:

• Functietitel en beschrijving: Definieer duidelijk de rol en verantwoordelijkheden.
• Werkuren: Vermeld de verwachte dagelijkse en wekelijkse uren.
• Compensatie: Geef details over het salaris, voordelen en eventuele bonussen.
• Verlofrechten: Schets het beleid voor jaarlijks verlof, ziekteverlof en andere soorten verlof.
• Beëindigingsclausule: Leg de opzegtermijnen en procedures voor het beëindigen van de overeenkomst uit.
• Proeftijd: Indien van toepassing, neem de duur en voorwaarden van de proeftijd op.

Proeftijd

Een proeftijd stelt jou en een nieuwe werknemer in staat te zien of de baan goed past. In Zuid-Afrika duurt deze periode meestal tussen één en zes maanden.

Tijdens de proeftijd moet je:

• Duidelijke verwachtingen stellen: Laat de werknemer weten wat je verwacht qua prestaties.
• Ondersteuning en feedback bieden: Bied training, begeleiding en regelmatige feedback om de werknemer te laten slagen.
• Prestaties eerlijk beoordelen: Evalueer de prestaties van de werknemer op basis van de functiewaarden.

Werknemers in de proeftijd hebben dezelfde rechten als vaste werknemers volgens de Zuid-Afrikaanse arbeidswet. Je kunt hen niet ontslaan zonder een goede reden en volgens een eerlijk proces.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in Zuid-Afrika zijn beperkt tot 45 uur per week. Dit is meestal negen uur per dag voor een werkweek van vijf dagen.

• Overwerk: Alles wat buiten de standaard 45 uur wordt gewerkt, wordt beschouwd als overwerk. Werknemers moeten akkoord gaan met overwerk.
• Overtijlimieten: Overwerk is beperkt tot 10 uur per week.
• Overwerkvergoeding: Je moet werknemers 1,5 keer hun normale uurloon betalen voor overwerk op weekdagen en zaterdagen. Voor zondagen en feestdagen geldt een dubbele vergoeding.

Openbare & regionale feestdagen

Zuid-Afrika heeft 12 nationale feestdagen. Als een feestdag op een zondag valt, is de volgende maandag een feestdag.

Feestdagen 2025

Contractors werven in Zuid-Afrika

Je kunt ook zelfstandige contractors inhuren voor specifieke projecten of diensten. In tegenstelling tot werknemers werken contractors autonoom, bepalen ze hun eigen uren en gebruiken ze hun eigen gereedschap.

Het is belangrijk om werknemers correct te classificeren om juridische problemen te voorkomen. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot boetes, inclusief achterstallige belastingen en voordelen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen om contractors compliant te werven. Een EOR zorgt ervoor dat je contractor-overeenkomsten in overeenstemming zijn met de Zuid-Afrikaanse wetgeving en regelt de betalingen, wat je helpt om risico's van verkeerde classificatie te vermijden. Dit stelt je in staat je te richten op je bedrijf terwijl de EOR de juridische en administratieve taken van het werven van contractors beheert.

Het betalen van je team in Zuid-Afrika omvat het begrijpen van de lokale arbeidswetten en belastingregels. Je moet de basisprincipes goed regelen om compliant te blijven en je werknemers tevreden te houden. Dit betekent dat je alles correct afhandelt, van salarissen en bonussen tot belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Payroll-cycli & loonstructuur

Je hebt flexibiliteit in hoe vaak je je team betaalt. In Zuid-Afrika kun je de loonadministratie wekelijks, tweewekelijks of maandelijks uitvoeren, zolang dit is vastgelegd in het arbeidscontract. Salarisgedekte werknemers worden doorgaans maandelijks betaald.

Een typische loonstructuur omvat:

• Basisloon: Het vaste bedrag dat is overeengekomen in het arbeidscontract.
• Toeslagen: Deze kunnen kosten dekken zoals reizen of huisvesting.
• Bonussen: Prestatiegerichte of jaarlijkse bonussen, zoals een 13e maand salaris, komen vaak voor maar zijn niet wettelijk verplicht.
• Fringe Benefits: Niet-geldelijke voordelen, zoals een bedrijfsauto, worden beschouwd als onderdeel van het belastbare inkomen van een werknemer.

Overwerk & minimums

De standaard werkweek is 45 uur. Voor werknemers die een werkweek van vijf dagen hebben, betekent dat negen uur per dag. Voor degenen die zes dagen werken, is dat acht uur per dag.

Overwerk is werk dat wordt gedaan buiten deze uren. Werknemers moeten akkoord gaan met overwerk, en dit is beperkt tot 10 uur per week. Het uurloon voor overwerk is 1,5 keer het reguliere loon van de werknemer. Werk op zondagen of feestdagen wordt betaald tegen het dubbele van het normale tarief.

Vanaf begin 2024 was het nationale minimumloon 25,42 ZAR per uur.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever moet je verschillende bijdragen doen namens je werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers hebben ook inhoudingen op hun salaris.

In Zuid-Afrika is het bieden van concurrerende werknemersvoordelen en het begrijpen van verlofbeleid essentieel om top talent aan te trekken en te behouden. Het laat zien dat je je team waardeert en investeert in hun welzijn. Dit creëert een positieve werkomgeving waarin mensen zich veilig en gemotiveerd voelen. Terwijl je je team opbouwt, zal een duidelijk begrip van de lokale wetten en werknemersverwachtingen je op weg helpen naar succes.

Wettelijk verlof

Zuid-Afrikaanse wetgeving beschrijft verschillende soorten verplicht verlof om werknemers te beschermen.

• Jaarlijks Verlof: Je moet minimaal 21 aaneengesloten dagen betaald jaarlijks verlof bieden per jaar. Dit komt overeen met 15 werkdagen voor werknemers met een werkweek van vijf dagen.
• Ziekteverlof: Werknemers hebben recht op betaald ziekteverlof over een cyclus van 36 maanden. In de eerste zes maanden van het dienstverband bouwen ze één ziektedag op voor elke 26 gewerkte dagen. Daarna kunnen ze binnen een periode van drie jaar tot 30 betaalde ziektedagen opnemen.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers krijgen minimaal vier aaneengesloten maanden zwangerschapsverlof. Hoewel dit verlof meestal onbetaald is door de werkgever, kunnen werknemers een percentage van hun salaris claimen bij het Unemployment Insurance Fund (UIF).
• Ouderschapsverlof: Vaders hebben recht op 10 aaneengesloten dagen onbetaald verlof na de geboorte van hun kind.
• Familieverantwoordelijkheidsverlof: Werknemers die meer dan vier maanden bij je bedrijf werken, kunnen tot drie dagen betaald verlof per jaar opnemen om familieaangelegenheden te regelen, zoals een ziek kind of het overlijden van een naaste familielid.

Feestdagen & regionale feestdagen

Zuid-Afrika kent 12 nationale feestdagen. Als een feestdag op een zondag valt, is de volgende maandag een feestdag.

Typische aanvullende voordelen

Om concurrerend te blijven, bieden veel bedrijven voordelen die verder gaan dan de wettelijke vereisten.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het navigeren door de arbeidswetten en werknemersverwachtingen van een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor je team in Zuid-Afrika. Dit betekent dat zij alle administratieve en juridische taken met betrekking tot tewerkstelling afhandelen, zodat jij geen lokale entiteit hoeft op te zetten.

Zo kan een EOR helpen:

• Naleving: Een EOR zorgt ervoor dat je voldoet aan alle Zuid-Afrikaanse arbeidswetten, inclusief verplichte voordelen zoals UIF- en COIDA-bijdragen. Ze blijven op de hoogte van eventuele wijzigingen in regelgeving, zodat jij je daar geen zorgen over hoeft te maken.
• Voordelenbeheer: Ze beheren het volledige voordelenproces, van het inschrijven van werknemers in verplichte programma's tot het helpen opzetten van concurrerende aanvullende voordelenpakketten. Dit kan het zoeken en beheren van privé gezondheidsverzekeringen en pensioenplannen omvatten.
• Loonadministratie: Een EOR verzorgt alle loonadministratietaken, zodat je werknemers correct en op tijd betaald krijgen, met de juiste inhoudingen voor belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.
• Expertise: Je krijgt toegang tot lokale HR- en juridische experts die de Zuid-Afrikaanse markt begrijpen. Zij kunnen je adviseren over best practices voor het aantrekken en behouden van werknemers.

Het gebruik van een EOR stelt je in staat je te richten op je kernactiviteiten terwijl zij de complexiteit van lokale tewerkstelling regelen. Het bespaart je tijd, vermindert risico's en helpt je een positieve en conforme werkomgeving voor je Zuid-Afrikaanse team te creëren.

Wanneer u een arbeidsrelatie in Zuid-Afrika beëindigt, moet u een eerlijk en wettelijk proces volgen. U kunt een werknemer niet zomaar op staande voet ontslaan. De wet vereist dat u een geldige reden hebt en de juiste procedures volgt om onrechtvaardige ontslagclaims te voorkomen. Dit geldt of u nu iemand ontslaat vanwege prestatieproblemen, wangedrag of operationele veranderingen. Het proces zorgt ervoor dat alles eerlijk wordt afgehandeld voor zowel u als uw werknemer.

Opzegtermijnen

U moet schriftelijk opzeggen bij het beëindigen van een arbeidscontract. De duur van deze opzegtermijn hangt af van hoe lang de werknemer voor u heeft gewerkt. De Wet op Basisvoorwaarden van Arbeid (BCEA) stelt de minimale vereisten vast.

Hier zijn de minimale opzegtermijnen:

• Eén week: Als de werknemer zes maanden of minder bij u heeft gewerkt.
• Twee weken: Als de werknemer meer dan zes maanden maar minder dan een jaar voor u heeft gewerkt.
• Vier weken: Als de werknemer een jaar of langer in dienst is.

Dezezelfde opzegtermijnen gelden ook wanneer een werknemer ontslag neemt.

Ontslagvergoeding

Als u een werknemer ontslaat vanwege operationele vereisten, ook wel bekend als ontslag om bedrijfseconomische redenen, moet u ontslagvergoeding betalen. De wet vereist dat u minimaal één weekloon betaalt voor elk voltooide jaar van onafgebroken dienst.

In gevallen van wangedrag hoeft u geen ontslagvergoeding te betalen. U moet echter wel een eerlijk disciplinaire procedure volgen voordat u ontslaat. Dit omvat het onderzoeken van de kwestie en het geven van de werknemer de kans om te reageren op eventuele beschuldigingen.

Hoe Rivermate compliant ontslagen afhandelt

Het navigeren door het ontslagproces in Zuid-Afrika kan complex zijn. Bij Rivermate beheren wij het volledige offboardingproces voor u. Wij zorgen ervoor dat elke beëindiging volledig in overeenstemming is met de Zuid-Afrikaanse arbeidswetgeving.

Ons proces omvat:

• Documentatie: Wij bereiden en regelen alle benodigde beëindigingsdocumenten.
• Eindloon: Wij berekenen en verwerken het laatste salaris van de werknemer, inclusief eventuele openstaande verlofdagen en ontslagvergoeding.
• Compliance: Wij zorgen dat aan alle wettelijke vereisten voor opzegtermijnen en ontslagvergoeding wordt voldaan.
• Begeleiding: Wij bieden duidelijke begeleiding om een soepele en eerlijke exit voor iedereen te garanderen.

Wij nemen de administratieve last op ons zodat u zich kunt richten op uw bedrijf. Wij helpen u om werknemersontslagen correct en zonder risico te beheren.

Navigeren door het visum- en werkvergunningensysteem in Zuid-Afrika is een belangrijke stap voor elk bedrijf dat talent in het land wil aannemen. Het proces omvat het begrijpen van verschillende visumcategorieën en hun specifieke vereisten. Zuid-Afrika biedt verschillende routes voor buitenlandse nationals om legaal te werken, elk ontworpen voor verschillende omstandigheden. Deze opties variëren van algemene werkvisa tot vergunningen voor personen met specifieke, in-demand vaardigheden.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen de complexiteit van het aannemen in Zuid-Afrika te navigeren. Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor uw werknemers, en zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten. Dit omvat het beheren van loonadministratie, belastingen, voordelen en arbeidsovereenkomsten. Voor bedrijven zonder een lokale entiteit biedt een EOR een manier om werknemers in Zuid-Afrika aan te nemen.

Als het gaat om visa, kan een EOR het sponsorshipproces voor buitenlandse werknemers beheren. Hier zijn de belangrijkste werkvisumopties in Zuid-Afrika:

• General Work Visa Dit is het meest voorkomende type werkvisum. Het vereist dat de werkgever bewijst dat geen Zuid-Afrikaanse burger of permanente inwoner de functie kan vervullen. Het visum is doorgaans geldig voor de duur van het arbeidscontract, tot maximaal vijf jaar.
• Critical Skills Work Visa Dit visum is voor personen die vaardigheden bezitten die in Zuid-Afrika zeer gevraagd zijn. Aanvragers hebben geen baanaanbod nodig om voor dit visum te solliciteren, en het wordt voor 12 maanden uitgegeven zodat ze werk kunnen vinden.
• Intra-Company Transfer Visa Deze optie is voor multinationale bedrijven die een werknemer van een buitenlandse vestiging naar een Zuid-Afrikaanse vestiging moeten overplaatsen. Dit visum is maximaal vier jaar geldig.
• Corporate Visa Dit visum wordt uitgegeven aan een bedrijf, waardoor zij een vooraf bepaald aantal buitenlandse werknemers kunnen aannemen.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke bezoeken heeft Zuid-Afrika specifieke regels. Het is belangrijk om het verschil te begrijpen tussen het bijwonen van zakelijke bijeenkomsten en het uitvoeren van kortdurend werk.

Nationale van veel landen, waaronder de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk en veel EU-landen, kunnen Zuid-Afrika binnenkomen voor maximaal 90 dagen voor zakelijke bijeenkomsten zonder visum. Deze bezoeken zijn bedoeld voor activiteiten zoals het bijwonen van conferenties, vergaderingen of onderhandelingen.

Als een bezoek kortdurend werk inhoudt, is een Section 11(2) bezoekersvisum met werkendorsement vereist. Dit geldt ook voor reizigers uit visumvrije landen. Het is belangrijk om dit visum aan te vragen voordat u naar Zuid-Afrika reist.

Hier zijn enkele belangrijke punten voor zakenreizigers:

• Paspoortgeldigheid Uw paspoort moet minimaal 30 dagen geldig zijn na uw geplande vertrekdatum en minimaal twee lege pagina's bevatten.
• Doel van het Bezoek Wees bereid om documentatie te tonen die het doel en de duur van uw bezoek beschrijft.
• Retourticket U heeft bewijs nodig van een retour- of doorreisvlucht.
• Financieel Bewijs U moet mogelijk een recent bankafschrift overleggen om aan te tonen dat u voldoende middelen heeft voor uw verblijf.

Zuid-Afrika introduceert ook een Electronic Travel Authorisation (ETA)-systeem om de toegang voor kortdurende bezoeken te stroomlijnen. Dit systeem stelt reizigers uit bepaalde landen in staat om online een reisautorisatie aan te vragen.