De opkomst van thuiswerken in Zuid-Afrika is aanzienlijk geweest, vooral sinds de COVID-19 pandemie. Echter, het juridische en praktische landschap rondom thuiswerken is nog steeds in ontwikkeling. Deze analyse verkent de huidige stand van zaken met betrekking tot thuiswerkbeleid en -praktijken in Zuid-Afrika.

Juridische Overwegingen

Er is momenteel geen specifieke wetgeving die thuiswerken in Zuid-Afrika reguleert. Echter, verschillende bestaande wetten en regelgevingen zijn relevant. De Wet op de Basisvoorwaarden van Arbeid (BCEA) schetst fundamentele werknemersrechten, waaronder werktijden, verlof en normen voor arbeidsomstandigheden (OHS). Deze rechten gelden nog steeds voor thuiswerkers, en werkgevers moeten zorgen voor een veilige werkomgeving, zelfs in een thuiskantoor. De Wet op Gelijke Indienstneming (EEA) bevordert gelijke kansen op de werkplek. Bij het implementeren van thuiswerkbeleid moeten werkgevers erop letten geen onderscheid te maken tussen werknemers op basis van hun vermogen om op afstand te werken.

Technologische Infrastructuur Vereisten

Voor succesvol thuiswerken is een robuuste technologische infrastructuur cruciaal. Werkgevers moeten veilige tools voor communicatie en samenwerking bieden, zoals videoconferentiesoftware en versleutelde berichtenplatforms. Ze moeten beleid en procedures hebben om gevoelige informatie te beschermen die op afstand door werknemers wordt benaderd. Hoewel sommige werknemers hun eigen apparatuur hebben, moeten sommige werkgevers mogelijk laptops, monitoren en betrouwbare internetverbindingen verschaffen.

Verantwoordelijkheden van Werkgevers

Werkgevers hebben verschillende verantwoordelijkheden bij het implementeren van thuiswerkregelingen. Deze omvatten het ontwikkelen van een duidelijk en uitgebreid beleid dat geschiktheid, verwachtingen, werktijden, communicatieprotocollen en maatregelen voor gegevensbeveiliging beschrijft. Werkgevers moeten training bieden over het gebruik van thuiswerktechnologieën en beste praktijken voor productiviteit en communicatie bij thuiswerken. Ze moeten duidelijke prestatiestatistieken vaststellen en regelmatige prestatiebeoordelingen uitvoeren om ervoor te zorgen dat thuiswerkers aan de verwachtingen voldoen. Zelfs bij thuiswerken blijft OHS een verantwoordelijkheid van de werkgever. Werkgevers kunnen richtlijnen geven voor een ergonomische werkplek en training aanbieden om musculoskeletale aandoeningen te voorkomen.

Zuid-Afrika's werkcultuur evolueert naar meer flexibiliteit, waarbij veel bedrijven de voordelen voor zowel werkgevers als werknemers erkennen. Hier is een kort overzicht van enkele veelvoorkomende flexibele werkregelingen:

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk houdt in dat werknemers minder uren werken in vergelijking met een fulltime functie. Deze regeling biedt een balans tussen werk en privé en is geschikt voor studenten of personen met zorgtaken. Wettelijk hebben deeltijdwerknemers recht op dezelfde basisarbeidsvoorwaarden als fulltime werknemers, inclusief minimumloon, overwerkvergoeding en bescherming tegen onrechtmatig ontslag (Wet op de Basisvoorwaarden van Arbeid, Nr. 7 van 1997 [BCEL]).

Flexibele werktijden

Flexibele werktijden stellen werknemers in staat om hun begin- en eindtijden aan te passen binnen een gespecificeerde kernwerktijd. Deze regeling verbetert de balans tussen werk en privé, maakt persoonlijke afspraken mogelijk en kan mogelijk verkeersopstoppingen verminderen. De BCEL staat werkgevers toe om flexibele werktijdregelingen te implementeren met toestemming van de werknemer. Een schriftelijke overeenkomst waarin de kernuren, flexibele werkuren en procedures voor het bijhouden van gegevens worden beschreven, wordt aanbevolen.

Baan delen

Baan delen houdt in dat twee of meer mensen de verantwoordelijkheden van één fulltime functie delen. Deze regeling stelt ervaren professionals in staat om deeltijd te werken terwijl de continuïteit voor de werkgever behouden blijft. Individuele arbeidsovereenkomsten zijn vereist voor elke baan deler, waarin hun specifieke rollen, verantwoordelijkheden en beloning worden beschreven (BCEL).

Apparatuur en onkostenvergoedingen

Hoewel er geen wettelijke vereisten zijn voor werkgevers om apparatuur te verstrekken of onkosten te vergoeden voor flexibele werkregelingen, wordt dit een steeds gangbaardere praktijk. Werkgevers hebben de vrijheid om hun beleid met betrekking tot apparatuurverstrekking en onkostenvergoedingen te bepalen. Deze kunnen worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst of bedrijfsbeleid. Enkele factoren om te overwegen zijn het type benodigde apparatuur en of de werkgever internetkosten, een deel van de elektriciteitsrekening of andere kosten die worden gemaakt tijdens het flexibel werken, zal vergoeden.

De opkomst van werken op afstand in Zuid-Afrika vereist een sterke focus op gegevensbescherming en privacy voor zowel werkgevers als werknemers. Hier is een overzicht van belangrijke overwegingen:

Verplichtingen van de Werkgever

• POPIA-naleving: De Wet Bescherming van Persoonsinformatie (POPIA) nr. 4 van 2013 regelt het verzamelen, opslaan, gebruiken en openbaar maken van persoonlijke informatie. Werkgevers moeten voldoen aan de POPIA-principes bij het verwerken van werknemersgegevens, ongeacht hun locatie.
• Beveiligingsmaatregelen: Werkgevers hebben de wettelijke plicht om redelijke beveiligingsmaatregelen te implementeren om persoonlijke informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, schade of onwettige verwerking. Dit omvat maatregelen zoals sterke wachtwoordbeleid, gegevensversleuteling en training van werknemers over de beste praktijken voor gegevensbeveiliging.
• Transparantie en Toestemming: Werknemers hebben het recht om geïnformeerd te worden over hoe hun persoonlijke gegevens worden verzameld, gebruikt en opgeslagen. Werkgevers moeten geïnformeerde toestemming van werknemers verkrijgen voordat ze hun persoonlijke gegevens verwerken.

Rechten van de Werknemer

• Recht op Toegang: Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke informatie die door de werkgever wordt bewaard en om rectificatie te verzoeken als deze onjuist is.
• Recht om Bezwaar te Maken: Werknemers kunnen in bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonlijke informatie.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

• Apparatuur en Software: Werkgevers moeten veilige apparatuur met firewalls en antivirussoftware verstrekken voor werken op afstand.
• Toegangscontroles: Implementeer toegangscontroles om de toegang van werknemers tot bedrijfsgegevens te beperken op basis van hun functie.
• Versleuteling: Versleutel gevoelige gegevens in rust en tijdens transport om het risico van ongeautoriseerde toegang in geval van een inbreuk te minimaliseren.
• Hulpmiddelen voor Toegang op Afstand: Gebruik veilige virtuele privénetwerk (VPN)-verbindingen voor toegang op afstand tot bedrijfsservers.
• Training en Bewustwording: Train regelmatig werknemers over de beste praktijken voor gegevensbeveiliging, inclusief bewustwording van phishing en wachtwoordhygiëne.