Employer of Record in Zambia

Een Employer of Record (EOR) in Zambia is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit betekent dat je een team in Zambia kunt opbouwen zonder een lokale entiteit op te zetten, wat een complex en kostbaar proces kan zijn. Een EOR, zoals Rivermate, regelt alle juridische en HR-taken die gepaard gaan met tewerkstelling. Dit omvat loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de lokale arbeidswetgeving. Jij beheert het dagelijkse werk van je team, terwijl de EOR zorgt voor de administratieve kant.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Zambia

Het gebruik van een EOR in Zambia vereenvoudigt het proces van het aannemen van werknemers. Zo werkt het meestal:

1. Je vindt het talent: Je werft en selecteert de kandidaat die je in Zambia wilt aannemen.
2. De EOR neemt je kandidaat in dienst: De lokale entiteit van de EOR in Zambia neemt de werknemer wettelijk in dienst. Zij worden de officiële werkgever.
3. Nalevende contracten: De EOR stelt een arbeidsovereenkomst op die voldoet aan de Zambische arbeidswetgeving. Deze wetten worden gecontroleerd door het Ministry of Labour and Social Security (https://www.mlss.gov.zm/).
4. Onboarding: De EOR regelt het onboardingproces, inclusief eventuele noodzakelijke registraties bij lokale autoriteiten.
5. Loonadministratie en belastingen: De EOR verwerkt de maandelijkse loonadministratie in Zambian Kwacha. Ze regelen ook alle belastinginhoudingen, zoals Pay As You Earn (PAYE), en dragen deze af aan de Zambia Revenue Authority (https://www.zra.org.zm/).
6. Sociale zekerheid: De EOR beheert de bijdragen aan de National Pension Scheme Authority (NAPSA).
7. Jij beheert het werk: Jij geeft leiding aan de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van je werknemer, net als bij elk ander lid van je team.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Zambia

Het gebruik van een EOR in Zambia biedt een eenvoudige manier om je team in het land uit te breiden. Het stelt je in staat om snel en legaal de markt te betreden, zonder de grote investering van het opzetten van een lokale onderneming.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Snelheid: Je kunt werknemers aannemen en operaties starten veel sneller dan wanneer je je eigen juridische entiteit zou oprichten.
• Naleving: EORs zijn experts in Zambische arbeidswetgeving. Ze zorgen ervoor dat je aan alle wettelijke vereisten voor tewerkstelling voldoet, waardoor je risico op boetes of juridische problemen vermindert.
• Kostenbesparing: Het opzetten en onderhouden van een bedrijf in een ander land is duur. Een EOR helpt je deze aanzienlijke kosten te vermijden.
• Focus op je bedrijf: Met de HR- en juridische administratie geregeld door de EOR, kun jij je richten op je kernactiviteiten en het management van je team.
• Flexibiliteit: Een EOR stelt je in staat om één of meerdere werknemers aan te nemen, waardoor je de flexibiliteit hebt om je team naar behoefte uit te breiden.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Zambia uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Zambia wordt gewaarborgd.

Werven in Zambia biedt een kans om te profiteren van een groeiende economie met een divers talentenpool. Belangrijke sectoren zoals mijnbouw, landbouw, financiën en bouw stimuleren de vraag naar gekwalificeerde professionals. Echter, succesvol werven in Zambia betekent dat je de lokale arbeidswetten begrijpt om ervoor te zorgen dat je compliant bent. De Employment Code Act is de belangrijkste wetgeving die het arbeidsrecht regelt, dus het is belangrijk om bekend te zijn met de vereisten ervan.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer je een werknemer in Zambia aanneemt, is een schriftelijke overeenkomst vereist voor elke arbeidsrelatie die zes maanden of langer duurt. Het wordt sterk aanbevolen om een schriftelijke overeenkomst te hebben voor alle werknemers om duidelijkheid te garanderen.

Je arbeidsovereenkomsten moeten de volgende clausules bevatten:

• Namen van jou en je werknemer
• Datum waarop het dienstverband begint
• Functietitel en beschrijving van taken
• Plaats van werk
• Werkuren
• Salaris en wijze van betaling
• Verlofrechten (jaarlijks, ziekte, etc.)
• Opzegtermijn voor beëindiging

Proeftijd

In Zambia kun je een proeftijd opnemen in een arbeidsovereenkomst om de geschiktheid van een nieuwe werknemer voor de functie te beoordelen.

• De initiële proeftijd kan tot drie maanden duren.
• Je kunt deze met nog eens drie maanden verlengen, maar de totale proeftijd mag niet langer zijn dan zes maanden.
• Tijdens de proeftijd kunnen jij of de werknemer het contract beëindigen met een opzegtermijn van 24 uur.
• Je moet de werknemer schriftelijk informeren of hij of zij de proeftijd heeft doorstaan voordat deze eindigt.
• Als je geen schriftelijke bevestiging of beëindiging verstrekt, wordt de werknemer automatisch bevestigd in zijn of haar rol.

Werkuren & overwerk

Standaard werkuren in Zambia zijn acht uur per dag, met een maximum van 48 uur per week.

Feestdagen & regionale vrije dagen

Je werknemers in Zambia hebben recht op betaald verlof op feestdagen. Hier zijn de feestdagen voor 2024:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 8 maart: Internationale Vrouwendag
• 12 maart: Jeugddag
• 29 maart: Goede Vrijdag
• 30 maart: Stille Zaterdag
• 1 april: Paasmaandag
• 28 april: Kennet Kaunda Verjaardag
• 1 mei: Dag van de Arbeid
• 25 mei: Afrika Dag
• Juli (eerste maandag): Heldendag
• Juli (dinsdag na Heldendag): Eenheidsdag
• Augustus (eerste maandag): Boerenfeestdag
• 18 oktober: Nationale Gebedsdag
• 24 oktober: Onafhankelijkheidsdag
• 25 december: Kerstdag

Contractors werven in Zambia

Het inhuren van zelfstandige contractors in Zambia kan je flexibiliteit bieden en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden zonder de lange termijn verplichting van het aannemen van een werknemer. Contractors regelen hun eigen werk en zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen.

Echter, je moet voorzichtig zijn met hoe je werknemers classificeert. Als een contractor wordt behandeld als een werknemer (bijvoorbeeld, jij controleert hun werkuren en methoden), kunnen ze verkeerd worden gecategoriseerd. Foutieve classificatie kan leiden tot juridische en financiële sancties.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen dit risico te beperken. Een EOR kan contractors namens jou aannemen en betalen, en zorgen dat ze correct worden geclassificeerd volgens de Zambische wetgeving. Dit stelt je in staat om met de talenten te werken die je nodig hebt zonder je zorgen te maken over compliance issues.

Het begrijpen van compensatie en loonadministratie in Zambia is essentieel voor het succesvol in dienst nemen van werknemers in het land. U hebt een duidelijk inzicht nodig in de lokale arbeidswetten om ervoor te zorgen dat u uw team correct en op tijd betaalt. Dit omvat meer dan alleen het overmaken van een maandelijks salaris. U moet correct belastingen en sociale zekerheidsbijdragen berekenen en inhouden. Als u dit goed doet, blijft u compliant met de Zambian law en bouwt u vertrouwen op met uw werknemers.

Payrollcycli & loonstructuur

In Zambia is de standaard payrollcyclus maandelijks. U betaalt uw werknemers doorgaans aan het einde van elke maand. Directe bankoverschrijvingen zijn de meest gebruikte betaalmethode.

Een typisch compensatiepakket in Zambia omvat een basisloon plus eventuele toelagen. Veel voorkomende toelagen zijn:

• Huisvestingsvergoeding: Om te helpen met huisvestingskosten.
• Transportvergoeding: Om reiskosten te dekken.
• Maaltijdvergoeding: Om bij te dragen aan de dagelijkse voedselkosten.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Zambia is 48 uur. Als uw werknemers meer dan deze uren werken, moet u ze overwerk betalen. Overwerk wordt over het algemeen berekend op anderhalf keer het normale uurloon van de werknemer. Voor werk gedaan op een feestdag of een zondag (als dat geen normale werkdag voor de werknemer is), bedraagt het tarief het dubbele van het normale uurloon.

Zambia heeft een wettelijke minimumloon, dat varieert per categorie werknemer. Bijvoorbeeld, volgens de nieuwste regelgeving, zijn de minimummaandenlonen voor enkele categorieën:

• Huishoudelijk personeel: ZMW 1.300
• Winkelmedewerkers: ZMW 1.600
• Algemene werknemers: ZMW 1.600

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Zambia bent u verantwoordelijk voor verschillende payrollbelastingen en bijdragen. Dit zijn uw directe verantwoordelijkheden en worden berekend bovenop het brutoloon van uw werknemer.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

U moet ook bepaalde belastingen en bijdragen rechtstreeks van de salarissen van uw werknemers inhouden. U bent verantwoordelijk voor het inhouden van deze bedragen en het afdragen aan de juiste overheidsinstanties.

In Zambia, het bieden van concurrerende voordelen en het begrijpen van verlofbeleid is essentieel om geweldig talent aan te trekken en te behouden. Het gaat niet alleen om het naleven van de wet. Het gaat om het opbouwen van een ondersteunende werkomgeving. Wanneer je voor je team zorgt, kunnen zij hun beste werk leveren. Deze gids legt uit wat je moet weten over verlof en voordelen in Zambia.

Wettelijk verlof

Zambiaanse wetgeving beschrijft verschillende soorten verplichte verlof voor werknemers.

• Jaarlijks verlof: Je hebt recht op 24 betaalde vakantiedagen per jaar na 12 maanden onafgebroken dienst. Dit verlof wordt opgebouwd met een snelheid van twee dagen per maand.
• Ziekteverlof: Als je minstens 12 maanden hebt gewerkt, kun je tot zes maanden betaald ziekteverlof krijgen. De eerste drie maanden zijn volledig betaald, en de volgende drie zijn voor de helft betaald. Voor kortere contracten kun je tot 52 dagen ziekteverlof krijgen. Je hebt een medisch attest nodig om in aanmerking te komen.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers krijgen 14 weken betaald zwangerschapsverlof. Om in aanmerking te komen, moet je meestal minstens twee jaar voor je werkgever hebben gewerkt.
• Familieverantwoordelijkheidsverlof: Je kunt tot zeven dagen gedeeltelijk betaald verlof opnemen elk jaar om voor een ziek kind, echtgenoot of afhankelijk persoon te zorgen. Dit is beschikbaar nadat je zes maanden bij je werkgever bent.

Feestdagen & regionale feestdagen

Werknemers hebben recht op een betaalde vrije dag voor feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, wordt de volgende maandag meestal als feestdag erkend.

Typische aanvullende voordelen

Naast de wettelijke vereisten bieden veel werkgevers extra voordelen om concurrerend te blijven.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten en beheren van werknemersvoordelen in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR regelt de juridische en administratieve kant van tewerkstelling. Dit omvat het zorgen dat je voordelenpakketten voldoen aan de Zambianse wetgeving. Ze beheren loonadministratie, sociale zekerheidsbijdragen en alle vereiste verlofbeleid. Dit geeft jou de ruimte om je te richten op het laten groeien van je bedrijf en het ondersteunen van je team. Een EOR helpt je om concurrerende voordelen aan te bieden zonder de hoofdpijn van het zelf navigeren door lokale regelgeving.

Wanneer u een arbeidsrelatie in Zambia beëindigt, moet u een duidelijk proces volgen. Het gaat niet alleen om afscheid nemen. U moet de beëindiging en offboarding correct afhandelen om compliant te blijven met de lokale arbeidswetgeving. Dit omvat het geven van een geldige reden voor beëindiging, het bieden van de juiste opzegtermijn en het betalen van eventuele laatste vergoedingen. Het niet volgen van deze stappen kan leiden tot juridische problemen.

Opzegtermijnen

U moet werknemers een juiste opzegging geven voordat hun contract eindigt, tenzij zij schuldig zijn aan wangedrag. U kunt hen ook in plaats daarvan betalen. De minimale opzegtermijn die wettelijk vereist is, hangt af van de duur van het arbeidscontract:

• 24 uur voor een contract van één maand of minder.
• 14 dagen voor een contract tussen één en drie maanden.
• 30 dagen voor een contract langer dan drie maanden.

Als uw arbeidscontract een langere opzegtermijn specificeert, moet u zich daaraan houden. Voor elk contract dat langer dan zes maanden duurt, moet de beëindigingsopzegging schriftelijk zijn.

Ontslagvergoeding

Zambische wet vereist ontslagvergoeding in bepaalde situaties, zoals ontslag wegens overmacht. Het bedrag wordt vaak bepaald door de arbeidsovereenkomst of via onderhandeling. Bij het beëindigen van een contract wegens overmacht, moet u de werknemer of hun vertegenwoordiger minstens 30 dagen van tevoren op de hoogte stellen. Deze kennisgeving moet het aantal getroffen werknemers en de tijdlijn voor de ontslagen vermelden.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Wij zorgen ervoor dat elke stap van het offboardingproces correct en legaal wordt afgehandeld. We begrijpen dat navigeren door de Zambische arbeidswet complex kan zijn.

Zo beheren wij het proces voor u:

• Documentatie: We zorgen ervoor dat alle beëindigingsbrieven schriftelijk zijn en duidelijk de geldige reden voor de scheiding vermelden.
• Eerlijk Proces: Voor ontslagen gerelateerd aan prestaties of wangedrag volgen wij een eerlijk procedure. Dit omvat het uitvoeren van een onderzoek en het geven van de werknemer de kans om te reageren.
• Eindbetalingen: We berekenen en verwerken alle eindbetalingen. Dit omvat achterstallig salaris, opgebouwde verlof en eventuele vereiste ontslagvergoeding.
• Compliance Controle: Ons team blijft op de hoogte van de Zambische arbeidswetgeving om ervoor te zorgen dat elk ontslag volledig compliant is, zodat u beschermd bent tegen mogelijke juridische claims.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in Zambia is een belangrijke stap bij het uitbreiden van uw team in het land. Zambia's systeem onderscheidt tussen een visa, dat toegang verleent, en een vergunning, die arbeid toestaat. Voor buitenlandse onderdanen om in Zambia te werken, hebben ze de juiste werkvergunning nodig. De twee hoofdtypen werkvergunningen zijn kortetermijn, voor maximaal zes maanden, en langetermijn, voor maximaal twee jaar. Het is belangrijk om vanaf het begin de juiste vergunning aan te vragen, aangezien u niet kunt overstappen van het ene type naar het andere na aankomst in Zambia.

Employment visas & sponsorship realities

Een Employer of Record (EOR) kan werkvergunningen sponsoren voor buitenlandse werknemers in Zambia. Dit is een gangbare route voor bedrijven die geen geregistreerde rechtspersoon in het land hebben. De EOR fungeert als de wettelijke werkgever en behandelt alle formele arbeidsverplichtingen, inclusief sponsoring van werkvergunningen en visa.

Hier zijn enkele praktische routes en realiteiten van sponsoring:

• Employer of Record Sponsorship: Een EOR kan zowel kortetermijn- als langetermijnarbeidsvergunningen sponsoren. Ze moeten een geregistreerde entiteit in Zambia hebben om dit te doen.
• Rol van de werkgever: De sponsorerende werkgever, of het nu uw bedrijf is of een EOR, speelt een cruciale rol in het aanvraagproces. Ze moeten bedrijfsdocumentatie verstrekken en de noodzaak van het aannemen van een buitenlandse onderdaan rechtvaardigen.
• Arbeidsmarkttoets: Voor een langetermijn Employment Permit moet de werkgever vaak aantonen dat ze eerst hebben geprobeerd een geschikte Zambianer te vinden.
• Specificiteit van de vergunning: Werkvergunningen in Zambia zijn gekoppeld aan een specifieke werkgever en rol. Als een werknemer van baan of werkgever verandert, moeten ze een nieuwe vergunning aanvragen.

Business travel compliance

Voor korte zakelijke bezoeken heeft Zambia specifieke regels om te volgen. Deze bezoeken kunnen activiteiten omvatten zoals het bijwonen van vergaderingen, conferenties of onderhandelingen.

Hier is een overzicht van wat u moet weten:

• Visa-vrije toegang: Burgers van sommige landen kunnen Zambia voor zaken binnen 30 dagen zonder visum binnenkomen.
• Zakelijke visum: Als u niet uit een visumvrij land komt, moet u een zakelijk visum aanvragen. Dit kan vaak online via een e-visumsysteem.
• Toegestane activiteiten: Zakenreizen zijn voor kortetermijnactiviteiten. Ze staan geen werk toe.
• Langer verblijven: Als een zakenbezoeker langer dan 30 dagen moet blijven, moeten ze een tijdelijke werkvergunning aanvragen.

Hier is een tabel die de verschillende soorten toegang voor zaken samenvat: