Employer of Record in Rwanda

Hoe een Employer of Record werkt in Rwanda

Een Employer of Record (EOR) is een bedrijf dat werknemers in dienst neemt namens een ander bedrijf.

Het wordt vooral gebruikt door buitenlandse ondernemers om werknemers aan te nemen in een land waar zij geen lokale juridische entiteit hebben.

De EOR treedt op als juridisch werkgever en regelt belangrijke juridische en administratieve aspecten van het aannemen van werknemers, waaronder onboarding, arbeidscontracten, loonadministratie, belastingaangiften, secundaire arbeidsvoorwaarden en beëindiging van contracten.

Hierdoor kunnen ondernemers snel toegang krijgen tot de arbeidsmarkt in Rwanda, zonder een eigen entiteit op te richten of alle nuances van de Rwandese arbeidswetgeving te hoeven leren.

De EOR-diensten van Rivermate zijn gebouwd op drie pijlers:

• Lokale HR-experts die de markt en de arbeidswetgeving kennen.
• Een netwerk van partners waarmee wij concurrerende secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen aanbieden.
• Het Rivermate-platform dat elk aspect van de arbeidsrelatie vereenvoudigt.

Wanneer u Rivermate gebruikt om werknemers in Rwanda aan te nemen, weet u zeker dat zij worden ondersteund door een ervaren lokale entiteit die de lokale wetten en gebruiken kent.

Arbeidsmarkt in Rwanda: in één oogopslag

De wervingsmarkt
Meeste wervingsactiviteit:	Kigali, Gisenyi.
Wervingstermijnen:	Het onboardingproces duurt doorgaans 3-5 dagen voor Rwandese werknemers. De onboarding van expats hangt af van de goedkeuring van de werkvergunning, waarvoor onze lokale partner doorgaans ongeveer een maand aanhoudt.
Sectoren met veel vraag:	Horeca, financiële sector.
Sectoren met tekorten aan vaardigheden:	Landbouw en andere industriële sectoren.2

De salarismarkt
Belastingbijdragen van werkgevers:	Pensioen: 6%; Regeling voor beroepsrisico's: 2%; Regeling voor zwangerschapsverlofuitkeringen: 0,3%; Medische verzekering.6
Minimumloon per maand:	Rwanda heeft geen wettelijk nationaal minimumloon.5
Gemiddeld bruto jaarsalaris:	RWF8.305.400.5
Tarieven inkomstenbelasting:	Rwanda hanteert een progressief belastingstelsel met schijven van 0% - 30%.4

Wat kost het om in Rwanda personeel aan te nemen

Salariseisen

Lagere loonseisen zijn een onmiskenbaar voordeel van werving in Rwanda. Dit komt niet alleen door het ontbreken van een wettelijk minimumloon.

Het werkloosheidspercentage is in Rwanda al geruime tijd zeer hoog, terwijl veel mensen met een baan "informeel werkzaam" zijn, wat betekent dat zij niet de voordelen en bescherming van formele arbeid genieten.1

Hoewel dit niet goed is voor lokaal talent of de Rwandese economie, geeft het internationale bedrijven wel een sterke positie om te onderhandelen over salarissen met potentiële werknemers.

Werkgeversbijdragen

De belastingbijdragen van werkgevers zijn relatief laag in vergelijking met andere Afrikaanse landen. De bijdragen zijn verdeeld over vier categorieën;

• Pensioen: 6% van het salaris van elke werknemer;
• Regeling voor beroepsrisico's: 2% van het salaris van elke werknemer;
• Regeling voor zwangerschapsverlofuitkeringen: 0,3% van het salaris van elke werknemer;
• Medische verzekering.

Werkgevers moeten 6% van het brutosalaris van elke werknemer bijdragen aan het pensioenfonds. Werknemers betalen eveneens 6%.

Dat percentage stijgt echter elk kalenderjaar met 1% tot 2030, waarna zowel werknemers als werkgevers elk 10% bijdragen.6

Wettelijke secundaire arbeidsvoorwaarden

Werkgevers zijn verplicht om bij te dragen aan de ziektekostenverzekering van hun werknemers.

Voor werknemers in de publieke sector is dit de medische verzekering van de Rwanda Social Security Board (RSSB), waarbij zowel de werkgever als de werknemer 7,5% van het salaris van de werknemer bijdraagt.

Bedrijven in de private sector kunnen echter kiezen voor een andere verzekeraar met andere bijdragepercentages. In beide gevallen moet de werkgever bewijs leveren van de verzekering van de werknemer en van de bijdragen die door elke partij worden betaald.7

Werknemers moeten per maand dienstverband minimaal anderhalve dag betaald verlof ontvangen, hoewel dit pas kan worden opgenomen nadat zij 12 maanden in dienst zijn geweest. Voor elke drie dienstjaren krijgen werknemers een extra vakantiedag, tot een maximum van 21 dagen.

Werknemers van 17 jaar en jonger moeten minimaal 24 dagen betaald jaarlijks verlof krijgen. In alle gevallen kan het betaalde jaarlijkse verlof in twee delen worden opgesplitst.

Werknemers hebben recht op 15 dagen betaald kortdurend ziekteverlof per jaar. Bij ziekte langer dan 15 dagen hebben zij recht op langdurig ziekteverlof van maximaal zes maanden.

In dat geval wordt hun loon de eerste drie maanden van dit verlof voor 100% doorbetaald. Na drie maanden wordt hun contract opgeschort. Als zij na zes maanden nog steeds niet kunnen werken, kan de werkgever hun contract beëindigen.

Vrouwelijke werknemers hebben recht op 14 weken zwangerschapsverlof, dat met een extra maand kan worden verlengd bij bepaalde complicaties tijdens de bevalling.8. Mannelijke werknemers krijgen zeven dagen vaderschapsverlof.

Calculator voor arbeidskosten

Gebruik onze calculator voor arbeidskosten om de kosten van het aannemen van werknemers in Rwanda te schatten.

Hoe is het echt om in Rwanda personeel aan te nemen

Marktomstandigheid	Wat een werkgever moet weten
Beschikbaarheid van talent	Het werkloosheidspercentage in Rwanda is hoog, vooral onder jonge werknemers.1
Best betalende sectoren	De dienstensector behoort regelmatig tot de best betalende sectoren qua uurlonen.3
Tekorten aan vaardigheden	Bedrijven die werven in de landbouw en andere industriële sectoren melden tekorten aan vaardigheden.2
Belangrijkste uitdaging voor werkgevers	De procedure voor het beëindigen van arbeidscontracten kan erg ingewikkeld en langdradig zijn.

Het wervingsproces in Rwanda is grotendeels eenvoudig. Onboarding kan slechts 3-5 dagen duren voor Rwandese werknemers, mits zij alle relevante documenten klaar hebben om in te dienen.

De onboarding van expats kan tot een maand duren, maar het proces blijft relatief eenvoudig, vooral als een ervaren EOR het afhandelt.

Aanvragen voor werkvergunningen en verblijfsvergunningen worden afgehandeld via het hoogtechnologische IremboGov-portaal van Rwanda.

Goedkeuring van werkvergunningen voor expats in Rwanda

Hoewel de onboarding van expats in Rwanda eenvoudig is, betekent dat niet dat alle expats een werkvergunning krijgen. Net als in veel landen hangt de goedkeuring onder meer af van de functie die wordt vervuld.

Als de functie niet voorkomt op de Occupation in Demand List (ODL) van Rwanda, moet de werkgever een arbeidsmarkttoets uitvoeren om te proberen een gekwalificeerde Rwandese burger aan te nemen voordat een expat kan worden aangenomen.

Expats in Rwanda worden aangenomen met een contract voor bepaalde tijd. De duur van dit contract komt doorgaans overeen met de duur van hun visum, en het belang van de functie speelt een belangrijke rol bij de aangeboden duur.

Zo kunnen H1-geschoolde werknemers die functies op de ODL vervullen contracten van drie jaar krijgen, terwijl andere, minder geschoolde werknemers slechts één of twee jaar kunnen krijgen.9

Nalevingsrisico's waar werkgevers in Rwanda van op de hoogte moeten zijn

Verwarring rond medische verzekering in Rwanda

Bedrijven in de private sector mogen hun werknemers verzekeren via een alternatief voor de medische verzekering van de RSSB. Niet alle medische verzekeringen worden echter als geschikt alternatief beschouwd. Werkgevers moeten de voorschriften volgen van Wet 48/2015 betreffende de organisatie, werking en het beheer van ziektekostenverzekeringsregelingen in Rwanda.7

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het betalen van verzekeringspremies op de 15e dag van elke maand, evenals voor het documenteren van bewijs van inschrijvingen van werknemers, polisvoorwaarden en betaalde bijdragen.

Deze medische verzekering moet niet worden verward met de gemeenschapsgebaseerde ziektekostenverzekering (CBHI), een aparte verzekeringsregeling die uitsluitend door werknemers wordt gefinancierd via inhoudingen op het loon.

Compensatie van werknemers die overwerken

De standaard werkweek in Rwanda is 40 uur. Als een werknemer meer dan deze limiet werkt, moet hem of haar binnen 30 dagen een periode van betaald verlof worden toegekend die gelijk is aan de overuren.

Er is geen wettelijke verplichting om hogere tarieven voor overuren te betalen, hoewel werkgevers daar wel voor kunnen kiezen.

In beide gevallen ontslaat een verhoogd overwerktarief de werkgever niet van de verplichting om binnen 30 dagen compenserende rust te verlenen.10

Als de rust niet binnen 30 dagen wordt opgenomen, moeten de overuren in de daaropvolgende maand worden uitbetaald en op de loonstrook van de werknemer worden vermeld.

Beëindiging van arbeidscontracten

Als u een werknemer buiten de proeftijd wilt ontslaan, moet u zich mogelijk voorbereiden op een langdurige en ingewikkelde procedure.

Bij collectief ontslag om bedrijfseconomische redenen is een overlegvergadering met de betrokken werknemers vereist, waarin zij mogelijk alternatieven kunnen voorstellen, zoals salarisverlagingen. Werkgevers moeten redenen geven als zij een voorstel niet haalbaar achten.

Van deze vergadering(en) moeten door elke aanwezige, inclusief de werknemers, notulen worden gemaakt, die worden doorgegeven aan de Labor Inspectorate. De Labor Inspectorate moet één maand van tevoren op de hoogte worden gesteld van geplande ontslagen, en daarna moeten werknemers nog een maand opzegtermijn krijgen.

Het ontslaan van een werknemer wegens slecht functioneren is nog bewerkelijker.

Hiervoor is nodig:

• Een gesprek over een verbeterplan (PIP);
• Een maand lang de werknemer monitoren op verbeteringen;
• Een tweede PIP-gesprek als er geen verbeteringen worden waargenomen;
• Een tweede maand monitoren op verbeteringen.

Als u daarna nog steeds wilt doorgaan, kunt u een functioneringszitting organiseren en de werknemer vervolgens een schriftelijke ontslagaanzegging geven. De opzegtermijn bedraagt 15 dagen voor werknemers die minder dan een jaar in dienst zijn en 30 dagen voor alle anderen.8

Overeenstemming over wederzijdse beëindiging met vertrekkende werknemers

Het komt vaak voor dat gefrustreerde werkgevers en ongewenste werknemers deze langdurige ontslagprocedures willen vermijden.

Een gebruikelijke methode hiervoor is het overeenkomen van een wederzijdse beëindiging. Hierbij komen werkgever en werknemer samen en komen zij passende voorwaarden voor het ontslag overeen.

Een overeenkomst tot wederzijdse beëindiging wordt van kracht op de dag waarop beide partijen deze ondertekenen.

Beëindigingen wegens ernstig wangedrag van een van beide partijen kunnen ook tot sneller ontslag leiden, hoewel een "show cause"-brief, een reactie en een disciplinaire hoorzitting nog steeds vereist zijn.

Voordelen van het aannemen van werknemers via een EOR in Rwanda

Het oprichten van een bedrijf is duur, zeker gezien de licenties die jaar na jaar moeten worden verlengd.

Het gebruik van een EOR om in Rwanda personeel aan te nemen bespaart aanzienlijke kosten vergeleken met het oprichten van een eigen bedrijfsentiteit aldaar.

Een EOR helpt u ook om veel sneller toegang te krijgen tot de Rwandese arbeidsmarkt, zodat u deze nieuwe tak van uw bedrijf met veel minder stress kunt lanceren.

U ontvangt bovendien doorlopende HR-ondersteuning om de administratieve last van het werkgeverschap in Rwanda te verlichten.

Bij Rivermate helpen wij werkgevers door:

• een lokale bedrijfsentiteit in Rwanda te bieden.
• alle administratieve aspecten van het runnen van een Rwandees bedrijf af te handelen, waaronder loonadministratie, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en alle processen voor beëindiging van contracten.
• volledige naleving van de Rwandese arbeidswetgeving te waarborgen.

Zo hoeft u zich geen zorgen te maken over sociale bijdragen, ontslagen en andere ingewikkelde aspecten van de Rwandese HR-administratie, en kunt u al uw energie richten op het leiden van uw personeel en het laten groeien van uw bedrijf.

Klaar om in Rwanda personeel aan te nemen?

Werven in Rwanda is meer dan het vinden van de beste persoon voor de functie. Van het beheren van loonadministratie, belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden tot het waarborgen van volledige juridische naleving van de lokale arbeidswetgeving: of u nu fulltime werknemers of zelfstandige Contractors aanneemt, Rivermate beschikt over de lokale expertise om alle administratie af te handelen, zodat u met vertrouwen kunt aannemen.

Praat met een wervingsexpert voor Rwanda

BRONNEN:

1. https://statistics.gov.rw/data-sources/surveys/Labour-Force-Survey/labour-force-survey-2024/labour-force-survey-annual-report-2024
2. https://www.worldbank.org/en/country/rwanda/publication/rwanda-economic-update-september-2024
3. https://en.igihe.com/social/article/inside-rwandas-pay-scale-who-earns-what-across-sectors
4. https://taxsummaries.pwc.com/rwanda/individual/taxes-on-personal-income
5. https://www.lloydsbanktrade.com/en/market-potential/rwanda/work-conditions
6. https://taxsummaries.pwc.com/rwanda/corporate/other-taxes
7. https://rwandalii.org/akn/rw/act/law/2015/48/eng%402016-01-25
8. https://www.minijust.gov.rw/fileadmin/user_upload/Minijust/Publications/Laws/Law_regulating_labour_in_Rwanda.pdf
9. https://bewiseapps.com/doing-business-in-rwanda/employment-hr-and-immigration/work-permits-and-residence-permits
10. https://www.minijust.gov.rw/fileadmin/user_upload/Minijust/Official_gazettes_2/_______2023_Official_Gazettes/__June/OG_n___Special_of_13.06.2023__Amasaha_akazi___Abakozi_ba_Leta_bagengwa_amasezerano_umurimo.pdf
11. https://theconversation.com/kinyafranglais-how-rwanda-became-a-melting-pot-of-official-languages-185441
12. https://www.officeholidays.com/countries/rwanda/2027