Employer of Record in Rwanda

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers in Rwanda namens jou in dienst neemt. Dit betekent dat je talent in Rwanda kunt aannemen zonder een lokale rechtspersoon op te zetten. De EOR verzorgt alle essentiële HR-taken zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Rwandese arbeidswetgeving. Hierdoor kun jij je richten op je kernactiviteiten terwijl de EOR de arbeidsdocumentatie en juridische risico’s beheert. Voor bedrijven die in Rwanda willen aannemen, kan een EOR-aanbieder zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Rwanda

Het gebruik van een EOR in Rwanda stroomlijnt het proces van het aannemen van werknemers. Hier is een eenvoudige uitleg van hoe het werkt:

• Je vindt het talent: Je identificeert de kandidaat die je in Rwanda wilt aannemen.
• De EOR neemt ze in dienst: De EOR neemt wettelijk de werknemer in dienst namens jou via een lokale, conforme arbeidsovereenkomst.
• Onboarding: De EOR verzorgt het onboardingproces en zorgt dat alle benodigde documenten correct worden ingevuld.
• Salarisadministratie en Voordelen: De EOR regelt alle salarisadministratie, belastinginhoudingen en werknemersvoordelen volgens Rwandese wetgeving.
• Doorlopende HR-ondersteuning: De EOR biedt voortdurende HR-ondersteuning voor je werknemer en behandelt eventuele problemen die kunnen ontstaan.
• Jij beheert het dagelijkse werk: Jij beheert de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van je werknemer, terwijl de EOR de juridische en administratieve kant van hun dienstverband afhandelt.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Rwanda

Het gebruik van een EOR in Rwanda biedt een praktische oplossing voor bedrijven die willen uitbreiden naar het land zonder de aanzienlijke investering van tijd en geld die nodig is om een lokale entiteit op te zetten. Het stelt je in staat om de markt te testen, een klein aantal werknemers aan te nemen of snel gekwalificeerd talent uit het buitenland te halen. Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden van het werkgeverschap op zich, waardoor jij gemoedsrust hebt en je je kunt richten op je bedrijfsdoelen.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen van het gebruik van een EOR in Rwanda:

• Vermijd het opzetten van een juridische entiteit: Je kunt werknemers in Rwanda aannemen zonder de kosten en complexiteit van het oprichten van een lokaal bedrijf.
• Zorg voor naleving: De EOR zorgt dat je voldoet aan alle lokale arbeidswetten, waardoor je juridische risico’s worden verminderd.
• Vereenvoudig salarisadministratie en belastingen: De EOR beheert alle aspecten van salarisadministratie en belastingafhandeling, wat complex kan zijn in een nieuw land.
• Verminder administratieve lasten: De EOR verzorgt HR-administratieve taken, waardoor jij tijd en middelen bespaart.
• Snellere markttoetreding: Je kunt werknemers aannemen en operaties starten in Rwanda veel sneller dan wanneer je zelf een entiteit zou oprichten.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Rwanda uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Rwanda.

Het aannemen van personeel in Rwanda is een eenvoudig proces dat wordt gereguleerd door de Arbeidswet van het land. Het wettelijke kader is gericht op het beschermen van werknemersrechten en het bieden van een duidelijke structuur voor werkgevers. Of u nu volledige werknemers in dienst neemt of zelfstandige Contractors, het begrijpen van de lokale regelgeving is essentieel voor het opbouwen van een succesvol team in Rwanda.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

In Rwanda moet u werknemers voorzien van een schriftelijke arbeidsovereenkomst. De overeenkomst kan voor een vaste termijn of een onbepaalde periode zijn. Hoewel mondelinge contracten toegestaan zijn, zijn ze slechts geldig voor maximaal 90 opeenvolgende dagen.

Uw schriftelijke contracten moeten in de lokale taal zijn en de volgende essentiële informatie bevatten:

• Identificatie: Volledige gegevens van zowel de werkgever als de werknemer.
• Functie: De functietitel van de werknemer en een duidelijke beschrijving van de taken.
• Duur van het contract: De aanvangsdatum en, voor contracten voor een vaste termijn, de einddatum.
• Vergoeding: Details over het salaris, de beloning en eventuele aanvullende voordelen.
• Werkuren: De verwachte werkuren.
• Werkplek: De locatie waar de werknemer zal zijn gestationeerd.
• Proeftijd: Indien van toepassing, moet de duur van de proeftijd worden vermeld.
• Beëindiging: Het proces voor het beëindigen van de overeenkomst.

Proeftijd

U kunt een proeftijd opnemen in een arbeidsovereenkomst om de geschiktheid van een nieuwe medewerker voor een rol te beoordelen.

• Duur: De eerste proeftijd mag niet langer zijn dan drie maanden.
• Verlenging: U kunt de proeftijd met nog eens drie maanden verlengen indien u een schriftelijke prestatie-evaluatie aan de werknemer verstrekt. De totale proeftijd mag niet meer dan zes maanden bedragen.
• Beëindiging: Als de prestaties van de werknemer tijdens de proeftijd niet bevredigend zijn, kunt u de overeenkomst zonder opzegtermijn beëindigen, mits u een schriftelijke prestatie-evaluatie hebt.

Werkuren & overwerk

De standaardwerkweek in Rwanda bedraagt 40 uur, meestal verdeeld over vijf dagen van 8 uur.

• Overwerk: Elke uur gewerkt boven de standaard 40-uur week wordt beschouwd als overwerk.
• Vergoeding: Overwerk moet worden gecompenseerd. De specifieke tarieven worden vaak vastgesteld door collectieve arbeidsovereenkomsten.

Feestdagen & regionale vrije dagen

Werknemers in Rwanda hebben recht op betaalde vrije dagen tijdens feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, wordt doorgaans de volgende werkdag vrijgegeven.

Hier is een lijst van feestdagen in Rwanda voor 2026:

Het aannemen van Contractors in Rwanda

Het inzetten van zelfstandige Contractors kan een flexibele manier zijn om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten. Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren om juridische risico’s te vermijden.

Een zelfstandige Contractor:

• Werkt op projectbasis.
• Controleert zelf zijn werktijden en methoden.
• Gebruikt eigen hulpmiddelen en apparatuur.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als zelfstandige Contractor kan leiden tot boetes, inclusief terugbetaling van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Een Employer of Record (EOR) kan u helpen dit risico te beperken. Een EOR fungeert als de legale werkgever voor uw werknemers, zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten en beheert taken zoals loonadministratie en belastingaangifte. Hierdoor kunt u zich richten op uw bedrijfsdoelstellingen zonder een lokale rechtspersoon te hoeven oprichten.

Het begrijpen van compensatie en loonadministratie in Rwanda is eenvoudig. Het systeem is ontworpen om duidelijk te zijn voor zowel jou als je werknemers. Het behandelt alles, van hoe vaak je je team betaalt tot de belastingen en bijdragen die moeten worden betaald. Het volgen van deze regels helpt je compliant te blijven en zorgt ervoor dat je werknemers eerlijk worden behandeld.

Loonschema's & loonstructuur

In Rwanda betaal je je werknemers gewoonlijk maandelijks. Betalingen moeten aan het einde van elke maand worden gedaan. De wet vereist dat je lonen binnen zeven dagen na het einde van de loonperiode betaalt.

Er is geen officiële 13e maand salarisvereiste in Rwanda. Veel werkgevers kiezen er echter voor om prestatiegebonden bonussen te geven om talent aan te trekken en te behouden. Je kunt ook andere voordelen bieden, zoals huisvesting of telefoonvergoedingen.

Overwerk & minimumlonen

Werk dat wordt gedaan buiten de standaard 45-urige werkweek wordt als overwerk beschouwd. Collectieve arbeidsovereenkomsten regelen de overwerkvergoeding.

Rwanda heeft geen enkele nationale minimumloon. In plaats daarvan variëren de minimumlonen per sector. Bijvoorbeeld, een werknemer in de thee-industrie kan een ander minimumloon hebben dan iemand in de bouw. Het is belangrijk om de specifieke rate voor jouw sector te controleren.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor verschillende bijdragen. Deze worden berekend als een percentage van het bruto salaris van je werknemer.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je werknemers dragen ook bij aan sociale zekerheid en betalen inkomstenbelasting. Deze worden ingehouden op hun maandelijkse loon.

Inkomstenbelasting voor werknemers wordt belast tegen verschillende tarieven, afhankelijk van hoeveel ze elke maand verdienen.

In Rwanda, het bieden van concurrerende voordelen en het begrijpen van verlofbeleid is essentieel om geweldige werknemers aan te trekken en te behouden. Het gaat niet alleen om het naleven van de wet; het gaat om het creëren van een ondersteunende werkomgeving. Wanneer je voor je team zorgt, kunnen zij het beste werk voor jouw bedrijf leveren. Deze overzichtsdocument neemt je mee door de essentiële zaken die je moet weten.

Wettelijk verlof

Rwandese wetgeving stelt verschillende soorten verplichte verlof voor werknemers vast.

• Jaarlijks verlof: Werknemers krijgen minimaal 18 betaalde vakantiedagen per jaar. Dit wordt met één dag verhoogd voor elke drie jaar dienst, tot een maximum van 21 dagen.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers hebben recht op 12 weken betaald zwangerschapsverlof. Ze kunnen dit verlof tot twee weken voor hun uitgerekende datum opnemen.
• Vaderschapsverlof: Vaders krijgen vier aaneengesloten dagen verlof na de geboorte van een kind.
• Ziekteverlof: Werknemers kunnen tot zes maanden ziekteverlof opnemen. De eerste drie maanden zijn betaald, de volgende drie niet. Een doktersverklaring is vereist om ziekte te bewijzen.

Nationale feestdagen & regionale feestdagen

Werknemers in Rwanda hebben recht op betaalde vrije dagen voor nationale feestdagen. Hier zijn de officiële feestdagen:

Typische aanvullende voordelen

Om top talent aan te trekken en te behouden, bieden veel werkgevers voordelen aan die verder gaan dan de wettelijke vereisten.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een uitgebreid voordelenplan in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou. Een EOR heeft al een juridische entiteit in Rwanda, zodat jij er geen zelf hoeft op te zetten.

Een EOR zal:

• Zorgen dat je voordelenpakketten voldoen aan de Rwandese arbeidswetgeving.
• De administratie van alle wettelijke en aanvullende voordelen beheren.
• Je helpen bij het creëren van een concurrerend voordelenpakket om het beste lokale talent aan te trekken.
• Loonadministratie en bijdragen aan sociale zekerheid regelen.

Door samen te werken met een EOR, bespaar je tijd en middelen. Je kunt erop vertrouwen dat je team in Rwanda goed verzorgd wordt, zodat jij je kunt richten op je kernactiviteiten.

Wanneer u een arbeidsrelatie in Rwanda beëindigt, moet u een duidelijk en eerlijk proces volgen. Het gaat niet alleen om afscheid nemen. Het gaat erom de exit professioneel en wettelijk af te handelen. Dit omvat het geven van de juiste opzeggingstermijn, het berekenen van het eindloon, en het verstrekken van de juiste documenten. Een goed afgehandeld offboardingproces respecteert de werknemer en beschermt uw bedrijf tegen juridische problemen. U moet ervoor zorgen dat elke stap, van de opzeggingsbrief tot de laatste handdruk, voldoet aan de arbeidswetgeving van Rwanda.

Opzeggingstermijnen

Wanneer u een arbeidscontract in Rwanda beëindigt, moet u een schriftelijke opzeggingstermijn geven. De duur van deze opzegging hangt af van hoe lang de werknemer voor uw bedrijf heeft gewerkt.

Hier zijn de minimum opzeggingstermijnen die wettelijk vereist zijn:

• Minder dan één jaar dienst: 15 dagen opzegtermijn.
• Meer dan één jaar dienst: 30 dagen opzegtermijn.

U moet de opzegging schriftelijk doen en duidelijk de redenen voor de beëindiging aangeven. Tijdens de opzegtermijn mogen werknemers één vrije dag per week nemen om een nieuwe baan te zoeken.

In gevallen van ernstig wangedrag kunt u het contract zonder opzegging beëindigen. U moet de werknemer hierover binnen 48 uur na het ontdekken van het wangedrag informeren.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding wordt berekend op basis van de duur van de arbeidsovereenkomst. Het bedrag dat een werknemer recht op heeft, is als volgt:

Het is belangrijk om de juiste ontslagvergoeding te berekenen en te betalen om juridische geschillen te voorkomen.

Hoe Rivermate Omgaat met Wettelijk Conform Eindigen van Dienstverbanden

Het navigeren door het beëindigen van werknemers in een ander land kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat elke stap van het offboardingproces voldoet aan de Rwandese wetgeving.

Zo helpen we u bij het beheren van exits:

• Juridische Naleving: We zorgen ervoor dat elke beëindiging voldoet aan de wettelijke vereisten voor opzeggingstermijnen en ontslagvergoedingen.
• Documentatie: We regelen al het benodigde papierwerk, inclusief de schriftelijke beëindigingsmededeling, zodat alles correct wordt gedocumenteerd.
• Duidelijke Communicatie: We helpen u de beëindigingsbeslissing duidelijk en professioneel te communiceren, met uitleg over de redenen en de volgende stappen.
• Eindloon: We berekenen en verwerken het laatste salaris van de werknemer, inclusief eventueel opgebouwde vakantiedagen en ontslagvergoeding, zodat ze alles ontvangen waar ze recht op hebben.

Door het hele proces te beheren, zorgen wij voor een soepele en respectvolle offboarding van werknemers, waardoor u beschermd bent tegen juridische risico’s en een eerlijk proces voor iedereen wordt gewaarborgd.

Het verkrijgen van de juiste visa en werkvergunningen in Rwanda is eenvoudig. Het land heeft een duidelijk systeem voor buitenlandse nationals die willen werken of zaken doen. Je zult merken dat Rwanda verschillende soorten vergunningen aanbiedt op basis van het werk dat je van plan bent te doen. Het belangrijkste om te onthouden is dat een visum je toegang tot het land geeft, maar dat je een aparte werkvergunning nodig hebt om legaal aan je baan te beginnen.

Arbeidsvisa & sponsoringsrealiteit

Een Employer of Record (EOR) kan het aannemen in Rwanda veel eenvoudiger maken. Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor jouw team, verzorgt alle benodigde papierwerk en zorgt dat je de lokale wetten naleeft.

Hier is wat een EOR voor jou kan doen:

• Sponsor werkvergunningen: Een EOR die wettelijk geregistreerd is in Rwanda kan werkvergunningen sponsoren voor jouw werknemers. Dit betekent dat je geen eigen lokale entiteit hoeft op te zetten om werknemers aan te nemen.
• Beheer het aanvraagproces: De EOR begeleidt jou en je werknemers door elke stap van de aanvraag voor visa en werkvergunningen. Zij regelen de details, zodat jij je op je bedrijf kunt richten.
• Zorg voor naleving: Een EOR blijft op de hoogte van Rwanda's arbeids- en immigratiewetten, waardoor het risico op juridische problemen wordt verminderd.

Er zijn enkele praktische punten om in gedachten te houden:

• EORs sponsoren werknemers, niet Contractors: Zelfstandige contractors moeten hun eigen specifieke werkvergunningen aanvragen.
• Werkvergunningen zijn gekoppeld aan de werkgever: Als een werknemer die gesponsord wordt door een EOR van baan wil veranderen, moet hij of zij een nieuwe werkvergunning verkrijgen.
• Verwerking is snel: Het proces voor werkvergunningen in Rwanda duurt meestal ongeveer een week.

Zakelijke reis naleving

Als je Rwanda bezoekt voor een korte zakenreis, is het proces eenvoudig.

Inwoners van alle landen kunnen bij aankomst een visum voor 30 dagen krijgen. Je hoeft niet vooraf een aanvraag te doen voor je reis. Voor langere verblijven of meer frequente bezoeken kun je een visum voor 90 dagen met meerdere ingangen aanvragen.

Met een zakenvisum kun je:

• Vergaderingen en conferenties bijwonen
• Contracten onderhandelen
• Zakelijke kansen verkennen

Rwanda heeft ook overeenkomsten met verschillende landen die visumvrij reizen toestaan voor maximaal 90 dagen. Deze landen omvatten Benin, Ghana, Senegal, Singapore en lidstaten van de East African Community.