Werkvergunningen en visa in Polen

Polen is een steeds aantrekkelijkere bestemming geworden voor buitenlandse werknemers die op zoek zijn naar werkgelegenheid binnen de Europese Unie. Het wettelijke kader voor het in dienst nemen van niet-EU/EEA/Switserse burgers vereist een zorgvuldige navigatie, voornamelijk door het verkrijgen van het juiste visum en een werkvergunning. Dit systeem is ontworpen om de toegang en tewerkstelling van buitenlandse nationals te reguleren, en te zorgen voor naleving van de nationale arbeidswetten en immigratiebeleid.

Het begrijpen van de specifieke vereisten voor visa en werkvergunningen is cruciaal voor zowel werkgevers die internationaal talent willen aannemen als voor individuen die van plan zijn in Polen te werken. Het proces omvat verschillende stappen, documentatie en naleving van specifieke termijnen vastgesteld door de Poolse autoriteiten.

Veelvoorkomende Visumtypes voor Buitenlandse Werknemers

Buitenlandse nationals die van plan zijn in Polen te werken, hebben doorgaans een langverblijvend nationaal visum (Type D) nodig. Dit visum staat verblijven toe die langer dan 90 dagen binnen een periode van 180 dagen, en is noodzakelijk voor personen die in Polen zullen worden ingezet. Terwijl een kortverblijf Schengenvisum (Type C) toegang verleent voor toerisme of zakenreizen tot 90 dagen binnen een 180-dagenperiode, geeft het over het algemeen geen toestemming tot arbeid. Voor werkdoeleinden is het Type D visum de standaardvereiste, vaak gekoppeld aan een geldige werkvergunning.

In aanmerking komen voor een Type D werkvisum hangt af van het hebben van een bevestigde baan of arbeidsovereenkomst van een Poolse werkgever en het verkrijgen van de benodigde werkvergunning of het voldoen aan een vrijstelling. Documentatie omvat doorgaans een ingevuld visumaanvraagformulier, een geldig paspoort, pasfoto’s, bewijs van accommodatie, reisverzekering, bewijs van voldoende financiële middelen, en cruciaal, het originele werkvergunning of relevante verklaring van de werkgever.

Vereisten en Procedures voor Werkvergunning Aanvraag

In de meeste gevallen heeft een buitenlandse national een werkvergunning nodig om legaal in Polen te kunnen werken. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van de werkvergunning ligt vooral bij de werkgever. Er zijn verschillende types werkvergunningen, waarbij Type A het meest gebruikelijk is voor personen die op basis van een contract met een Poolse entiteit werken, waarvan het hoofdkantoor of de bedrijfszetel in Polen is gevestigd.

Het aanvraagproces omvat dat de werkgever de vereiste documenten indient bij het relevante Voivodeschap (provinciaal kantoor). Belangrijke vereisten voor de werkgever omvatten het aantonen dat de functie niet door een Poolse of EU/EEA/Switserse burger kon worden ingevuld (arbeidsmarkttoets, hoewel vrijstellingen van toepassing zijn) en het verstrekken van documentatie over het bedrijf en de voorgestelde arbeidsvoorwaarden.

Benodigde documentatie omvat doorgaans:

• Een door de werkgever ingevuld aanvraagformulier.
• Kopie van het paspoort van de buitenlandse national.
• Documenten die de juridische status van de werkgever bevestigen (bijvoorbeeld KRS-uittreksel).
• Bewijs van betaling van de aanvraagkosten.
• Informatie van het lokale arbeidsbureau over de arbeidsmarkttoets (indien van toepassing).
• Voorgesteld arbeidscontract of aanbodbrief.
• Documenten die de kwalificaties of ervaring van de buitenlandse national bevestigen.

Verwerkingstijden voor werkvergunningen kunnen aanzienlijk variëren afhankelijk van de werklast van het Voivodeschap, maar liggen meestal tussen 1 en 3 maanden. In sommige complexe gevallen kan het langer duren. De standaardvergoeding voor een Type A werkvergunningaanvraag is relatief laag, meestal rond PLN 100-200, betaald door de werkgever.

Wegen naar Permanente Verblijfsvergunning

Buitenlandse nationals die legaal in Polen hebben gewoond en gewerkt voor een aanzienlijke periode, kunnen in aanmerking komen voor een permanente verblijfsvergunning of lange termijn EU-verblijfsstatus.

• Lange termijn EU Verblijfsvergunning: Dit is een veelgebruikte route voor degenen die legaal en onafgebroken minstens 5 jaar in Polen hebben gewoond voorafgaand aan de aanvraag. Ze moeten ook een stabiele en regelmatige bron van inkomsten, ziektekostenverzekering en gedocumenteerde kennis van de Poolse taal (meestal B1-niveau) hebben.
• Permanente Verblijfsvergunning: Deze vergunning is beschikbaar onder specifieke omstandigheden, zoals het hebben van Poolse afstamming bevestigd door een Karta Polaka, gehuwd zijn met een Poolse burger voor minstens 3 jaar en in Polen wonen voor minstens 2 jaar onmiddellijk voorafgaand aan de aanvraag, of verblijven op basis van vluchtelingenstatus.

De aanvraag voor beide typen vergunningen wordt ingediend bij het Voivodeschap. Verwerkingstijden en vereiste documentatie zijn uitgebreid en variëren afhankelijk van de specifieke basis van de aanvraag.

Opties voor Afhankelijke Visums

Buitenlandse werknemers met een geldig Poolse visum (zoals het Type D werkvisum) of een verblijfsvergunning hebben over het algemeen recht om hun directe familieleden naar Polen te brengen. Directe familieleden omvatten doorgaans een echtgenoot en minderjarige kinderen.

Familieleden kunnen een aanvraag indienen voor een tijdelijke verblijfsvergunning voor gezinshereniging. De hoofdarbeider moet een stabiele verblijfsstatus in Polen hebben (meestal een verblijfsvergunning geldig voor minimaal één jaar of voldoen aan specifieke inkomenseisen).

Benodigde documentatie voor gezinsleden omvat meestal:

• Volledig ingevuld aanvraagformulier.
• Geldig paspoort.
• Bewijs van relatie (huwelijksakte, geboortecertificaten, gelegaliseerd en vertaald).
• Bewijs van de stabiele verblijfplaats en inkomsten van de hoofdaanvrager in Polen.
• Bewijs van ziektekostenverzekering.
• Bewijs van voldoende middelen om de levensonderhoudskosten van het gezin te dekken.
• Bewijs van accommodatie in Polen.

De aanvraag wordt ingediend bij het Voivodeschap. Verwerkingstijden kunnen vergelijkbaar zijn met andere verblijfsvergunningaanvragen, vaak enkele maanden.

Visum Nalevingsverplichtingen voor Werkgevers en Werknemers

Zowel werkgevers als buitenlandse werknemers hebben belangrijke nalevingsverplichtingen om een legale status in Polen te waarborgen.

Verplichtingen van de werkgever:

• Verkrijg de benodigde werkvergunning voordat de werknemer aan het werk gaat.
• Zorg dat de arbeidsvoorwaarden (functie, salaris, werktijden) overeenkomen met die in de werkvergunning. Bij significante wijzigingen is een nieuwe of aangepaste vergunning vereist.
• Registreer de werknemer bij de sociale zekerheid (ZUS).
• Houd administratie bij met betrekking tot het legale verblijf en werk van de buitenlandse werknemer.
• Meld het starten van werk door de werknemer bij het Voivodeschap binnen 7 dagen na de startdatum en meld indien de werknemer stopt binnen 7 dagen na de beëindigingsdatum.
• Voorkom het in dienst nemen van personen zonder geldige werkvergunning en wettelijke basis voor verblijf.

Verplichtingen van de werknemer:

• Houd een geldig paspoort en wettelijke basis voor verblijf in Polen (visum of verblijfsvergunning).
• Zorg dat hun werk overeenkomt met de voorwaarden in hun werkvergunning.
• Meld veranderingen in persoonlijke omstandigheden (bijvoorbeeld adreswijziging) aan de autoriteiten.
• Houd zich aan de Poolse wetten en regelgeving.

Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot aanzienlijke sancties voor zowel werkgevers (boetes, verbod op het aannemen van buitenlandse werknemers) als werknemers (boetes, uitzetting, inreisverboden). Het is essentieel om nauwkeurige administratie bij te houden en proactief te communiceren met de relevante autoriteiten.