Werkvergunningen en visa's in Polen

Polen is een steeds aantrekkelijkere bestemming geworden voor buitenlandse werknemers die op zoek zijn naar werkgelegenheid binnen de Europese Unie. Het juridische kader van het land voor het werkgevers van Record* (EOR) *vereist een zorgvuldige navigatie, voornamelijk door het verkrijgen van het juiste visum en een werkvergunning. Dit systeem is ontworpen om de toegang en tewerkstelling van buitenlandse nationals te reguleren, waarbij naleving van nationale arbeidswetten en immigratiebeleid wordt gewaarborgd.

Het begrijpen van de specifieke vereisten voor visa en werkvergunningen is cruciaal voor zowel werkgevers die internationaal talent willen aannemen als voor individuen die in Polen willen werken. Het proces omvat diverse stappen, documentatie en het naleven van specifieke tijdslijnen die door Poolse autoriteiten worden vastgesteld.

Veelvoorkomende Visumtypen voor Buitenlandse Werknemers

Buitenlandse nationals die in Polen willen werken, hebben doorgaans een langverblijfsvisa voor nationals (Type D) nodig. Dit visum maakt verblijven van meer dan 90 dagen binnen een periode van 180 dagen mogelijk en is vereist voor personen die in Polen zullen worden werkzaam. Terwijl een korteperiode Schengenvisum (Type C) toegang toestaat voor toerisme of zakenreizen tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen, geeft het doorgaans geen toestemming voor werk. Voor werklijk gebruik is het Type D visum de standaardvereiste, vaak gekoppeld aan een geldige werkvergunning.

In aanmerking komen voor een Type D werkvisum is afhankelijk van het hebben van een bevestigde baan of arbeidsovereenkomst van een Poolse werkgever en het verkrijgen van de benodigde werkvergunning of het in aanmerking komen voor een vrijstelling. Documentatie omvat meestal een ingevuld visumaanvraagformulier, een geldig paspoort, pasfoto’s, bewijs van accommodatie, reisverzekering, bewijs van voldoende financiële middelen en cruciaal, het originele werkvergunning of een relevante verklaring van de werkgever.

Vereisten en Procedures voor Aanvraag Werkvergunning

In de meeste gevallen heeft een buitenlandse werknemer een werkvergunning nodig om legaal in Polen te worden ingezet. De verantwoordelijkheid voor het verkrijgen van de werkvergunning ligt voornamelijk bij de werkgever. Er zijn verschillende soorten werkvergunningen, waarbij Type A het meest gangbare is voor personen die op basis van een contract met een Poolse entiteit werken, wiens geregistreerde kantoor of plaats van vestiging in Polen is.

Het aanvraagproces omvat dat de werkgever de vereiste documenten indient bij het relevante Voivodschap (provinciaal) kantoor. Belangrijke vereisten voor de werkgever omvatten het aantonen dat de functie niet kon worden ingevuld door een Poolse of EU/EEA/Switzerland burger (arbeidsmarkttest, hoewel vrijstellingen van toepassing zijn) en het verstrekken van documentatie over het bedrijf en de voorgestelde arbeidsvoorwaarden.

Vereiste documentatie bevat doorgaans:

Een door de werkgever ingevuld aanvraagformulier.
Kopie van het paspoort van de buitenlandse werknemer.
Documenten die de juridische status van de werkgever bevestigen (bijv. KRS-uittreksel).
Bewijs van betaling van de aanvraagkosten.
Informatie van het lokale arbeidsbureau over de arbeidsmarkttest (indien van toepassing).
Voorgesteld arbeidscontract of aanbodbrief.
Documenten die de kwalificaties of ervaring van de buitenlandse werknemer bevestigen.

Verwerkingstijden voor werkvergunningen kunnen aanzienlijk variëren afhankelijk van de werkdruk van het Voivodschap-kantoor, maar duren meestal van 1 tot 3 maanden. In sommige complexe gevallen kan het langer duren. De standaard vergoeding voor een Type A werkvergunningaanvraag is relatief laag, meestal rond de PLN 100-200, betaald door de werkgever.

Wegen naar permanente verblijfsstatus

Buitenlandse werknemers die legaal in Polen hebben gewoond en gewerkt voor een aanzienlijke periode, kunnen in aanmerking komen voor een permanente verblijfsvergunning of lange termijn EU-verblijfsstatus.

Lange termijn EU-verblijfsvergunning: Dit is een veelgebruikte route voor degenen die legaal en onafgebroken in Polen hebben gewoond gedurende ten minste 5 jaar onmiddellijk voorafgaand aan de aanvraag. Ze moeten ook beschikken over een stabiele en regelmatige bron van inkomsten, zorgverzekering en gedocumenteerde kennis van de Poolse taal (meestal B1-niveau).
Permanente Verblijfsvergunning: Deze vergunning is beschikbaar onder specifieke omstandigheden, zoals het hebben van Poolse voorouders bevestigd door een Poolse kaart (Karta Polaka), gehuwd zijn met een Poolse burger gedurende minstens 3 jaar en in Polen wonen gedurende minstens 2 jaar onmiddellijk voorafgaand aan de aanvraag, of op basis van vluchtelingenstatus.

De aanvraag voor beide typen vergunningen wordt ingediend bij het Voivodschap-kantoor. Verwerkingstijden en vereiste documentatie zijn uitgebreid en verschillen afhankelijk van de specifieke basis van de aanvraag.

Opties voor Afhankelijkheidsvisa

Buitenlandse werknemers met een geldig Poolse visum (zoals het Type D werkvisum) of een verblijfsvergunning hebben doorgaans het recht om hun directe familieleden naar Polen te brengen. Directe familieleden omvatten meestal een partner en minderjarige kinderen.

Gezinsleden kunnen een aanvraag indienen voor een tijdelijke verblijfsvergunning voor gezinsherenigingsdoeleinden. De hoofdwerknemer moet een stabiele verblijfsstatus in Polen hebben (gewoonlijk een verblijfsvergunning geldig voor minimaal één jaar of voldoen aan specifieke inkomenseisen).

Vereiste documentatie voor gezinsleden omvat meestal:

Volledig ingevuld aanvraagformulier.
Geldig paspoort.
Bewijs van relatie (huwelijksakte, geboorteakten, gelegaliseerd en vertaald).
Bewijs van de stabiele verblijfplaats en inkomsten van de hoofdaanvrager in Polen.
Bewijs van zorgverzekering.
Bewijs van voldoende middelen om de levensonderhoudskosten voor het gezin te dekken.
Bewijs van accommodatie in Polen.

De aanvraag wordt ingediend bij het Voivodschap-kantoor. Verwerkingstijden kunnen vergelijkbaar zijn met andere verblijfsvergunningaanvragen, vaak enkele maanden.

Visumverplichtingen voor naleving voor werkgevers en werknemers

Zowel werkgevers als buitenlandse werknemers hebben belangrijke nalevingsverplichtingen om de wettelijke status in Polen te waarborgen.

Verplichtingen van de werkgever:

Verkrijg de benodigde werkvergunning voordat de werknemer begint met werken.
Zorg dat de arbeidsvoorwaarden (functie, salaris, werkuren) overeenkomen met die in de werkvergunning. Bij significante wijzigingen is een nieuwe of aangepaste vergunning vereist.
Registreer de werknemer bij de sociale zekerheid (ZUS).
Houd gegevens bij over het wettelijke verblijf en werk van de buitenlandse werknemer.
Meld het begin van het werk aan het Voivodschap-kantoor binnen 7 dagen na de startdatum en informeer hen indien de werknemer stopt binnen 7 dagen na de beëindigingsdatum.
Vermijd het in dienst nemen van personen zonder geldige werkvergunning en juridische basis voor verblijf.

Verplichtingen van de werknemer:

Houd een geldig paspoort en juridische basis voor verblijf in Polen (visum of verblijfsvergunning).
Zorg dat hun werk overeenkomt met de voorwaarden in hun werkvergunning.
Melden van wijzigingen in persoonlijke omstandigheden (bijv. adreswijziging).
Voldoe aan Poolse wetten en regelgeving.

Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot aanzienlijke straffen voor zowel werkgevers (boetes, verbod op het in dienst nemen van buitenlandse werknemers) als werknemers (boetes, uitzetting, inreisverboden). Het is essentieel om nauwkeurige gegevens bij te houden en proactief te communiceren met de relevante autoriteiten.