Belastingen in Polen

Navigeren door de complexiteit van loonadministratie en werkgever belasting is een cruciaal aspect van het beheren van een personeelsbestand in elk land. In Polen zijn werkgevers en werknemers onderworpen aan specifieke verplichtingen en inhoudingen met betrekking tot sociale zekerheidsbijdragen en loonbelasting. Het begrijpen van deze vereisten is essentieel voor het waarborgen van naleving en soepele bedrijfsvoering.

Het Poolse belastingsysteem, met name wat betreft arbeid, omvat bijdragen aan het Social Insurance Institution (ZUS) die verschillende sociale zekerheidsuitkeringen dekken en het inhouden van Persoonlijke Inkomstenbelasting (PIT). Werkgevers spelen een sleutelrol in het berekenen, inhouden en afdragen van deze bedragen aan de relevante autoriteiten namens hun werknemers.

Verplichtingen van werkgevers op het gebied van sociale zekerheid en loonbelasting

Werkgevers in Polen zijn verantwoordelijk voor het berekenen en betalen van bijdragen aan het Social Insurance Institution (ZUS) voor hun werknemers. Deze bijdragen dekken verschillende soorten sociale verzekeringen, waaronder pensioen-, invaliditeit-, ziekte- en ongevallenverzekeringen, evenals bijdragen aan het Arbeidsfonds en het Garantiefonds voor werknemers. De basis voor het berekenen van deze bijdragen is over het algemeen het bruto salaris van de werknemer.

De standaard werkgeversbijdragepercentages voor 2025 worden als volgt verwacht:

Bijdrage Type	Werkgeverspercentage
Pensioenverzekering	9,76%
Invaliditeitsverzekering	6,50%
Ongevallenverzekering	Variabel
Arbeidsfonds	2,45%
Garantiefonds voor werknemers	0,10%

• Ongevallenverzekering: Het tarief voor ongevallenverzekering is variabel en hangt af van de bedrijfsactiviteit van de werkgever en het aantal werknemers. Voor de meeste kleine werkgevers (tot 9 werknemers) geldt een vastgestelde rate.
• Caps voor bijdragenbasis: Er is een jaarlijkse bovengrens voor de basis van pensioen- en invaliditeitsbijdragen. Zodra het brutoloon van een werknemer voor het jaar deze limiet overschrijdt, worden de bijdragen voor pensioen en invaliditeit niet meer berekend of betaald voor die werknemer voor de rest van het jaar. Deze limiet wordt jaarlijks aangepast.

Werkgevers moeten deze bijdragen maandelijks berekenen en vóór de 15e dag van de volgende maand aan ZUS afdragen.

Inhoudingsverplichtingen voor inkomstenbelasting

Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het berekenen en inhouden van voorschotten op de Persoonlijke Inkomstenbelasting (PIT) van salarissen van werknemers elke maand. Het bedrag van de ingehouden belasting hangt af van het inkomensniveau van de werknemer en de toepasselijke belastingtarieven en vrijstellingen.

Het persoonlijke belastingstelsel in Polen voor arbeidsinkomen is progressief, met twee belastingschijven:

Jaarlijks Inkomensdrempel	Belastingtarief
Tot PLN 120.000	12%
Boven PLN 120.000	32%

• Vrijgestelde Bedrag: Een vrijgesteld bedrag geldt binnen de 12% belastingschijf, wat de belastingplicht voor lagere inkomens effectief vermindert. Het exacte bedrag wordt jaarlijks aangepast.
• Berekening: Het maandelijkse belastingvoorschot wordt berekend op basis van het maandelijkse bruto inkomen van de werknemer, minus sociale zekerheidsbijdragen (pensioen, invaliditeit, ziekte) en standaardkosten voor het verkrijgen van inkomsten. Het toepasselijke belastingtarief (12% of 32%) wordt toegepast op deze gereduceerde basis, en vervolgens wordt het maandelijkse belastingverlagende bedrag (gerelateerd aan het vrijgestelde bedrag) afgetrokken, mits de werknemer de relevante verklaring (PIT-2) heeft ingediend.

Werkgevers moeten de ingehouden PIT-voorschotten vóór de 20e dag van de volgende maand naleveren aan het belastingkantoor.

Aftrekposten en vrijstellingen voor werknemers

Werknemers profiteren van bepaalde aftrekposten en vrijstellingen die hun belastbaar inkomen of belastingplicht verminderen. De belangrijkste aftrekposten toegepast op loonadministratie door de werkgever omvatten:

• Socialezekerheidsbijdragen van werknemers: Bijdragen betaald door de werknemer voor pensioen (9,76%), invaliditeit (1,5%) en ziekte (2,45%) kunnen van het bruto inkomen van de werknemer worden afgetrokken bij de berekening van de belastinggrondslag.
• Kosten voor het verkrijgen van inkomsten: Standaard vaste maandbedragen kunnen van het inkomen worden afgetrokken. Deze bedragen variëren afhankelijk van of de woonplaats van de werknemer hetzelfde is als of verschilt van de werkplek. Hogere kosten gelden als de werknemer pendelt vanuit een andere locatie.
• Bijdrage voor ziektekostenverzekering: Hoewel dit geen directe aftrek is van de belastingsgrondslag zoals sociale zekerheidsbijdragen, is de bijdrage voor ziektekostenverzekeringen (9% van de grondslag, namelijk het bruto inkomen minus de sociale zekerheidsbijdragen van de werknemer) gedeeltelijk aftrekbaar van het berekende belastingbedrag (7,75% van de grondslag).

Andere potentiële aftrekken (bijvoorbeeld voor internetkosten, rehabilitatie, donaties) worden doorgaans door de werknemer in hun jaarlijkse aangifte ingediend in plaats van door de werkgever tijdens de maandelijkse loonadministratie.

Deadlines voor naleving van belastingregels en rapportage

Werkgevers hebben specifieke rapportageverplichtingen aan zowel ZUS als de belastingdiensten.

• ZUS-rapportage: Werkgevers moeten maandelijks ZUS-aangiften (ZUS DRA) indienen met details over bijdragen voor alle werknemers vóór de 15e dag van de volgende maand.
• Belastingrapportage:
  • De maandelijkse ingehouden PIT-voorschotten moeten vóór de 20e dag van de volgende maand worden betaald aan het belastingkantoor.
  • Jaarlijks moeten werkgevers PIT-11 formulieren opstellen en aan elke werknemer verstrekken vóór eind februari van het jaar volgend op het belastingjaar. De PIT-11 vat het inkomen, de kosten en de ingehouden belastingvoorschotten van de werknemer voor dat jaar samen.
  • Werkgevers moeten ook vóór eind januari van het jaar volgend op het belastingjaar een jaarlijkse PIT-4R aangifte indienen bij het belastingkantoor, die de totale ingehouden PIT-voorschotten uit alle werknemers samenvat.

Het naleven van deze deadlines is essentieel om boetes en rente te voorkomen.

Specifieke belastingoverwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven

Buitenlandse personen die in Polen werken en buitenlandse bedrijven die personeel in Polen in dienst hebben, kunnen geconfronteerd worden met specifieke belastingoverwegingen:

• Fiscale residentie: Een persoon wordt over het algemeen als Pools belastingresident beschouwd als hij of zij meer dan 183 dagen in Polen doorbrengt in een belastingjaar of als de centra van vitale belangen (persoonlijke of economische banden) in Polen liggen. Residenten worden belast op hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-residenten doorgaans alleen op inkomen uit Poolse bronnen belasting betalen.
• Dubbele belastingverdragen: Polen heeft dubbele belastingverdragen met veel landen. Deze verdragen kunnen van invloed zijn op waar het inkomen wordt belast en kunnen voorkomen dat er dubbele belasting wordt geheven. De bepalingen van een relevant verdrag moeten worden overwogen voor buitenlandse werknemers.
• "Jongerenvrijstelling": Personen jonger dan 26 jaar die Pools belastingresident zijn, kunnen profiteren van een PIT-vrijstelling op arbeidsinkomen tot een bepaalde jaarlijkse drempel. Deze vrijstelling geldt ongeacht de nationaliteit, mits de residentie- en leeftijdscriteria worden voldaan.
• Werkgeversregistratie: Buitenlandse bedrijven die personeel in Polen in dienst nemen, zelfs zonder een geregistreerde entiteit, moeten mogelijk registreren als werkgever voor sociale zekerheids- en belastingdoeleinden. Een Employer of Record (EOR) dienst kan deze verplichtingen namens buitenlandse bedrijven zonder lokale aanwezigheid beheren.

Het begrijpen van deze nuances is van vitaal belang voor buitenlandse bedrijven die in Polen opereren en voor het op een conforme manier managen van internationale werknemers.