Arbeidsbelastingen in Polen

Navigeren door de complexiteit van loonadministratie en arbeidsbelasting is een cruciaal aspect van het management van een personeelsbestand in elk land. In Polen zijn werkgevers en werknemers onderworpen aan specifieke verplichtingen en aftrekposten met betrekking tot socialezekerheidsbijdragen en loonbelasting. Het begrijpen van deze vereisten is essentieel om naleving te waarborgen en een soepele werking te garanderen.

Het Poolse belastingsysteem, vooral wat betreft werkgelegenheid, omvat bijdragen aan het Social Insurance Institution (ZUS) die verschillende sociale zekerheidsbenefits dekken en het inhouden van Personal Income Tax (PIT). Werkgevers spelen een sleutelrol bij het berekenen, inhouden en afdragen van deze bedragen aan de relevante autoriteiten namens hun werknemers.

Verplichtingen van werkgever op het gebied van socialezekerheid en payroll belasting

Werkgevers in Polen zijn verantwoordelijk voor het berekenen en betalen van bijdragen aan het Social Insurance Institution (ZUS) voor hun werknemers. Deze bijdragen dekken verschillende soorten sociale verzekeringen, waaronder pensioen-, invaliditeit-, ziekte- en ongevallenverzekeringen, evenals bijdragen aan het Labour Fund en het Guaranteed Employee Benefits Fund. De basis voor het berekenen van deze bijdragen is doorgaans het brutoloon van de werknemer.

De standaard werkgeversbijdragetarieven voor 2026 worden naar verwachting als volgt:

Type bijdrage	Werkgeverspercentage
Pensioenverzekering	9,76%
Invaliditeitsverzekering	6,50%
Ongevallenverzekering	Variabel
Labour Fund	2,45%
Garantie voor werknemersvoordelen	0,10%

Ongevallenverzekering: Het tarief voor ongevallenverzekering is variabel en hangt af van de bedrijfsactiviteit van de werkgever en het aantal werknemers. Voor de meeste kleine werkgevers (tot 9 werknemers) geldt een vast tarief.
Bijdragegrondslimiet: Er is een jaarlijkse bovengrens voor de basis van de pensioen- en invaliditeitsverzekeringsbijdragen. Zodra het brutoloon van een werknemer voor het jaar deze limiet overschrijdt, worden de bijdragen voor pensioen- en invaliditeitsverzekering niet meer berekend of betaald voor die werknemer voor de rest van het jaar. Deze limiet wordt jaarlijks aangepast.

Werkgevers moeten deze bijdragen maandelijks berekenen en vóór de 15e dag van de volgende maand aan ZUS afdragen.

Inhouding van inkomstenbelasting

Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het berekenen en inhouden van de advancebetalingen op Personal Income Tax (PIT) uit de salarissen van werknemers each maand. Het ingehouden belastingbedrag hangt af van het inkomensniveau van de werknemer en de toepasselijke belastingtarieven en vrijstellingen.

Het persoonlijke belastingsysteem van Polen voor arbeidsinkomen is progressief, met twee belastingtarieven:

Jaarlijkse inkomensdrempel	Belastingtarief
Tot PLN 120.000	12%
Boven PLN 120.000	32%

Vrijgestelde bedrag: Een vrijstelling van belasting geldt binnen het 12% belastingtarief, waardoor de belastingverplichting voor lager verdienenden effectief wordt verminderd. Het exacte bedrag wordt jaarlijks aangepast.
Berekening: De maandelijkse belastingadvance wordt berekend op basis van het maandsalaris, minus werknemerssocialezekerheidsbijdragen (pensioen, invaliditeit, ziekte) en standaard kosten voor het verkrijgen van inkomsten. Het toepasselijke belastingtarief (12% of 32%) wordt toegepast op deze gereduceerde basis, en vervolgens wordt het maandelijkse belastingverminderingbedrag (gerelateerd aan de vrijstelling) afgetrokken, mits de werknemer de relevante verklaring (PIT-2) heeft ingediend.

Werkgevers moeten de ingehouden PIT-advance afdragen aan het relevante belastingkantoor vóór de 20e dag van de volgende maand.

Werknemersaftrekposten en vrijstellingen

Werknemers profiteren van bepaalde aftrekposten en vrijstellingen die hun belastbaar inkomen of belastingverplichting verminderen. De belangrijkste aftrekposten die op loonadministratie door de werkgever worden toegepast, zijn onder andere:

Werknemers socialezekerheidsbijdragen: Bijdragen betaald door de werknemer voor pensioen (9,76%), invaliditeit (1,5%) en ziekte (2,45%) kunnen worden afgetrokken van het brutoloon van de werknemer bij het berekenen van de belastinggrondslag.
Kosten voor het verkrijgen van inkomsten: Standaard vaste maandbedragen kunnen worden afgetrokken van het inkomen. Deze bedragen variëren afhankelijk van of de woonplaats van de werknemer hetzelfde is als of verschilt van de werkplek. Hogere kosten gelden als de werknemer uit een andere locatie pendelt.
Ziektekostenverzekering: Hoewel dit geen directe aftrek is van de belastinggrondslag zoals sociale zekerheidsbijdragen, is de bijdrage voor de ziektekostenverzekering (9% van de basis, dat is het brutoloon minus socialezekerheidsbijdragen) gedeeltelijk aftrekbaar van het berekende belastingbedrag (7,75% van de basis).

Andere potentiële aftrekposten (bijvoorbeeld voor internetkosten, rehabilitatie, giften) worden doorgaans door de werknemer in hun jaarlijkse belastingaangifte aangevraagd in plaats van door de werkgever tijdens de maandelijkse loonverwerking.

Belastingnaleving en rapportage deadlines

Werkgevers hebben specifieke rapportageverplichtingen richting zowel ZUS als de belastingautoriteiten.

ZUS Rapportage: Werkgevers moeten maandelijks ZUS-aangiften (ZUS DRA) indienen met detaillering van bijdragen voor alle werknemers vóór de 15e dag van de volgende maand.
Belastingrapportage:
- De maandelijkse ingehouden PIT-advance moeten vóór de 20e dag van de volgende maand aan het belastingkantoor worden betaald.
- Jaarlijks moeten werkgevers PIT-11 formulieren opstellen en uitreiken aan elke werknemer vóór eind februari van het jaar volgend op het belastingjaar. De PIT-11 vat het inkomen, de kosten en de ingehouden advancebetalingen samen.
- Werkgevers moeten ook vóór het einde van januari van het jaar volgend op het belastingjaar een jaarlijkse PIT-4R-aangifte indienen bij het belastingkantoor, waarin het totaal van ingehouden PIT-advances wordt samengevat.

Het naleven van deze deadlines is cruciaal om boetes en rente te voorkomen.

Specifieke belastingoverwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven

Vreemde individuen die in Polen werken en buitenlandse bedrijven die personeel in Polen in dienst nemen, kunnen geconfronteerd worden met specifieke belastingoverwegingen:

Belastingresidentie: Een individu wordt over het algemeen beschouwd als een Poolse belastingresident als hij of zij meer dan 183 dagen in Polen doorbrengt in een belastingjaar of als hun centrum van belang (persoonlijke of economische banden) in Polen ligt. Inwoners worden belast op hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-ingezetenen gewoonlijk alleen op in Polen bronst inkomen worden belast.
Dubbele belastingverdragen: Polen heeft verdragen ter voorkoming van dubbele belasting met vele landen. Deze verdragen kunnen van invloed zijn op waar inkomen wordt belast en kunnen voorzien in vrijstellingen of verminderingen. De bepalingen van een relevante verdragsbepaling moeten voor buitenlandse werknemers worden overwogen.
"Jongerenvrijstelling": Personen onder de 26 jaar die Poolse belastingresidenten zijn, kunnen profiteren van een PIT-vrijstelling op arbeidsinkomsten tot een bepaald jaarlijks drempelbedrag. Deze vrijstelling geldt ongeacht de nationaliteit, zolang aan de woon- en leeftijdscriteria wordt voldaan.
Werkgever registratie: Buitenlandse bedrijven die personeel in Polen in dienst nemen, zelfs zonder een geregistreerde entiteit, moeten zich mogelijk registreren als werkgever voor socialezekerheids- en belastingdoeleinden. Een Employer of Record (EOR) dienst kan deze verplichtingen beheren namens buitenlandse bedrijven zonder lokale aanwezigheid.

Het begrijpen van deze nuances is van essentieel belang voor buitenlandse bedrijven die in Polen opereren en voor het naleven van internationale werknemers.