Employer of Record in Polen

Hoe werken Employer of Record diensten in Polen?

Internationale bedrijven die de Poolse markt willen betreden, worden geconfronteerd met een belangrijke zakelijke beslissing: zijn we bereid om een lokale juridische entiteit op te richten om in Polen te werken? Als het antwoord nee is, maar het inhuren in Polen nog steeds haalbaar is, zoeken bedrijven naar alternatieven. Eén oplossing is een Employer of Record (EOR).

Een EOR-aanbieder heeft een gevestigde lokale entiteit in Polen en kan daardoor optreden als juridische werkgever namens internationale bedrijven. Als werkgever beheren zij de naleving van arbeidswetten en de lopende HR-administratie, zoals loonverwerking, belastinginhouding en beneficiaire administratie. Hoeevoldoen, het dagelijkse takenpakket en de prestaties van de werknemer blijven bij de klant.

Een overzicht van de Poolse arbeidsmarkt

De markt voor aanwerving
Grootste activiteit bij aanwerving:	Gdańsk (+3,9%) Szczecin (1,4%) Wrocław (0,6%) (jaarbijbehorende groei van werkgelegenheid t/m mei 2026)
Geschatte aanwervingsitmes:	Lokale inwoners: 7 - 30 dagen Buitenlanders:
Vraag naar sectoren:	Engineering, technologie, bouw, financiën en sales
Sectoren met tekort aan werkzoekenden:	Logistiek, bouw, onderwijs, financiën, handelsdiensten

De salarismarkt
Totale werkgeverskosten:	Ongeveer 119% - 121% van het bruto salaris van de werknemer (2026)
Vast maandelijks minimumloon:	PLN 4.806 (1 januari 2026)
Gemiddeld bruto salaris:	PLN 9.259,54 (augustus 2026, particulieren sector)
Inkomensbelastingtarieven:	Persoonlijke inkomstenbelasting (PIT) wordt progressief toegepast: 12% op jaarsalaris tot PLN 120.000, en 32% op het deel dat boven deze drempel uitkomt, met een jaarlijkse belastingvrije vergoeding van PLN 30.000.

De ware kosten van het aannemen in Polen

Arbeidskosten in Polen zijn veel meer dan een brutomaandsalaris. Kosten moeten ook de maandelijkse sociale zekerheidsbijdragen, variabele vergoedingen en toekomstige financiële verplichtingen omvatten, zoals verplichte ontslagvergoedingen.

Salarissen in Hauptsteden voor aanwerving

Het minimum- of nationale gemiddelde salaris voor Polen kan misleidend zijn bij aanwervingsbesluiten. In werkelijkheid variëren de salarissen aanzienlijk tussen de belangrijkste steden van Polen. De onderstaande cijfers zijn een nuttige startpunt om te beoordelen of het salaris dat u aan een kandidaat voorstelt concurrerend zal zijn.

Stad	Gemiddeld maandelijks bruto salaris in PLN
Kraków	11.701
Warschau	11.392
Gdańsk	10.978
Poznań	10.952
Wrocław	10.187
Szczecin	9.808
Lublin	8.924
Łódź	8.887

Bron: Statistieken Polen (GUS), juli 2026

Werkgeversbijdragen

Het Social Insurance Institute (ZUS) beheert de socialezekerheidsbijdragen in Polen. Dit systeem beschermt werknemers tegen arbeidsrisico's en voorziet in toekomstige sociale voordelen.

Bijdrage	Percentage
Pensioenverzekering	9,76%
Invaliditeitsverzekering	6,50%
Ongevallenverzekering	0,67%–3,33% (varieert per sector, gemiddeld ca. 1,67%)
Arbeidsfonds	2,45%
Garantiefonds voor werknemers (FGŚP)	0,10%
Werknemerskapitaalplannen (PPK)	Minimaal werkgeversdeel: 1,5%

Wettelijke werknemersvoordelen

De Poolse arbeidswetgeving voorziet in bepaalde verplichte voordelen die werknemers moeten ontvangen. Deze voordelen kunnen directe financiële kosten of productiviteitskosten creëren die werkgevers moeten overwegen. Wettelijke werknemersrechten of -voordelen zijn gecodificeerd in de Poolse Arbeidscode en worden gecontroleerd door de Poolse Nationale Arbeidsinspectie (PIP).

Wettelijk voordeel	Wat werkgevers moeten weten
Werkuren	Artikel 129 van de Poolse Arbeidscode: Van toepassing op standaard voltijdse arbeidscontracten. 8 uur in een 24-uurs periode. 40 uur in een werkweek van vijf dagen.
Feestdagen	14 wettelijke feestdagen (2026-2028) ontvangen werknemers op deze dagen hun normale salaris. Overwerk wordt betaald als de werknemer instemt met werken op feestdagen.
Overwerk	Artikel 151 van de Poolse Arbeidscode: Overurentoeslagen hangen af van of het een normale werkdag, rustdag of feestdag is. Een werknemer kan in plaats van overwerkvergoeding vrij vragen, in een verhouding van 1:1 (één uur vrij voor elke gewerkt uur overwerk). Als een werkgever vrij vraagt in plaats van overwerkvergoeding, is de verhouding 1:1,5. Werkgevers moeten een geldige reden hebben om werknemers in Polen over te laten werken. De jaarlijkse limiet voor overwerk is 150 uur.
Jaarlijks verlof	Alle voltijdse werknemers hebben recht op betaald jaarlijks verlof en kunnen dit recht niet opgeven. De duur hangt af van de anciënniteit: in dienst minder dan 10 jaar: 20 dagen per kalenderjaar. in dienst meer dan 10 jaar: 26 dagen per kalenderjaar.
Ziekteverlof (L4)	Een arts of bevoegde zorgprofessional geeft een digitale ziektedocument. Een werkgever betaalt de eerste 33 dagen arbeidsongeschiktheid per kalenderjaar. Ziektegeld is 80% van het reguliere salaris, of 100% in bepaalde omstandigheden. Om in aanmerking te komen voor betaald ziekteverlof, moet de werknemer 30 dagen onafgebroken gewerkt hebben in dat kalenderjaar. Werknemers hebben recht op een ziekteverlofvergoeding (betaald door ZUS) vanaf dag 34 van ziekte. De vergoeding wordt maximaal 182 dagen uitbetaald.
Zwangerschapsverlof	Moeders hebben recht op zwangerschapsverlof als volgt: Enkelvoudige geboorte: 20 weken. Tweelingen: 31 weken. Drielingen: 33 weken. 4 of meer kinderen: 35-37 weken. ZUS betaalt 100% van het gewone salaris als alleen zwangerschapsverlof wordt opgenomen. Een verplichte minimale periode van 14 weken moet na de geboorte worden genomen.
Ontslagvergoedingen	Reguleerd door de Wet van 13 maart 2003. Wanneer reden voor ontslag niet verband houdt met de werknemer en de werkgever minstens 20 werknemers heeft. Het ontslagbedrag hangt af van de anciënniteit: in dienst minder dan 2 jaar: 1 maandloon. in dienst tussen 2 en 8 jaar: 2 maandlonen. in dienst meer dan 8 jaar: 3 maandlonen.

Arbeidskostencalculator

Hoe Rivermate een Poolse werknemer hielp naar huis terug te keren

NTi Audio, gevestigd in Liechtenstein, stond voor een retentie-uitdaging toen hun Poolse werknemer wilde terugkeren naar huis maar bleef werken voor het bedrijf. NTi Audio had geen entiteit in Polen om deze transfer mogelijk te maken.

COO Danilo Zanatta benaderde Rivermate met een zorg over het voldoen aan de wettelijke vereisten voor het op afstand aannemen van zijn werknemer in Polen. Zonder een juridische entiteit had hij geen manier om zeker te stellen dat een direct contract met de werknemer stand zou houden. Daan de Wildt, een Account Executive bij Rivermate, begon meteen met de werkzaamheden, leidde Danilo Zanatta door het proces en beantwoordde zijn financiële en nalevingsvragen.

Uiteindelijk behield NTi haar Poolse werknemer, en de COO was tevreden dat de praktijk van samenwerken met Rivermate overeenkwam met wat aanvankelijk was beloofd: soepele onboarding en gemakkelijke dagelijkse gang van zaken.

“Rivermate maakt het makkelijk en zorgeloos om werknemers in andere landen aan te nemen met hun soepele onboardingproces en gemoedsrust bij de dagelijkse operatie.” - Danilo Zanatta, COO

De praktische kant van werken in Polen

De meeste internationale werkgevers maken zich zorgen over het dagelijks toepassen van de arbeidsregels en -wetgeving van een ander land, maar het Poolse regelgevende kader is goed vastgesteld en duidelijk. Moeilijker zijn de sociale en culturele nuances die de aanwervingsituaties kunnen beïnvloeden.

Onze lokale HR-experts gaven waardevolle inzichten in de aanwerving, zodat u rekening kunt houden met de praktische onboarding-realiteiten die u in Polen kunt tegenkomen.

1. Voldoende tijd inplannen voor onboarding

Onboarding-tijden hangen af van het afronden van documentatie en wettelijke controles (zoals een verplichte medische keuring), en vertragingen in beide gebieden kunnen de startdatum uitstellen. Een veelvoorkomend probleem is meerdere follow-up verzoeken met een kandidaat voor ontbrekende gegevens.

Verschillende documenten zijn vereist voor onboarding, en werknemers worden aangemoedigd deze zo snel mogelijk in te vullen en te ondertekenen om aan wettelijke deadlines te voldoen (max. 7 dagen). In Polen kunnen contracten niet met terugwerkende kracht worden vastgesteld wegens administratieve vertragingen, dus tijdige ontvangst van documenten is cruciaal.

Een andere factor die de onboardingduur verlengt, is contractwijzigingen. Naleving van de Poolse arbeidswet is essentieel, en meerdere wijzigingen hebben tijd nodig voor juridische beoordeling.

Het beheren van onboardingprocedures vereist zorgvuldige planning en uitvoering, en onze experts raden aan minstens een maand vrij te maken voor een soepele onboarding.

2. De medische keuring voorafgaand aan werk is verplicht

In Polen is de medische keuring verplicht, en een certificaat is vereist voordat een contract wordt afgegeven. Er zijn verschillende elementen die werkgevers moeten begrijpen:

• De medische keuring geldt voor zowel lokale inwoners als buitenlanders.
• Een verwijzingsbrief van de juridische werkgever is vereist voordat een kandidaat een afspraak kan maken.
• Een keuring is misschien niet nodig als de kandidaat recent een medisch certificaat voor hetzelfde werk heeft ontvangen.
• Als de medische afspraak wordt uitgesteld, wordt de startdatum uitgesteld.
• De werkgever is verantwoordelijk voor de kosten van medische keuringen.

De medische keuring is een belangrijke praktische stap die werkgevers moeten meenemen bij het plannen van de startdatum.

3. Strikte privacywetten kunnen de verzameling van persoonlijke gegevens beïnvloeden

Polen volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie, die strikte regels stelt aan gegevensverzameling en opslag. Dit beïnvloedt welke informatie een werkgever kan opvragen en bewaren tijdens het aanwervingsproces. Als werknemers verzoeken voor specifieke informatie betwisten, moeten werkgevers de reden voor het verzoek uitleggen en hoe het gerelateerd is aan onboarding. Dit versnelt het onboardingproces.

Poolse nalevingsverplichtingen waar werkgevers van op de hoogte moeten zijn

Samenwerken met een EOR-aanbieder in Polen stelt u in staat om conforme aan te nemen, maar een belangrijk onderdeel van deze samenwerking is het helpen afronden van belangrijke nalevingsbeslissingen. Hiervoor moet u de praktische implicaties van deze beslissingen begrijpen.

Arbeidscontracten

Het opstellen van arbeidscontracten in Polen vereist zorgvuldigheid. Strikte regels gelden voor de clausules die ze bevatten en hoe ze de arbeidsrelatie beschrijven. Een vast contract is het meest gebruikelijke type contract in Polen, omdat het werknemers werkzekerheid biedt en verplichte voordelen verstrekt.

Een arbeidscontract moet schriftelijk worden opgesteld en kan elektronisch worden afgesloten, mits beide partijen een elektronische handtekening hebben. Zo niet, dan is het gebruikelijk dat beide partijen een papieren contract ondertekenen.

Proefperiodes

Proefperiodes in Polen zijn beperkt tot 90 dagen en worden behandeld als een afzonderlijk contract onder de lokale arbeidswetten. Proefclausules kunnen niet simpelweg worden opgenomen in andere contracten, zoals het contract voor onbepaalde tijd. Hoewel proefperiodes niet verplicht zijn, worden ze aanbevolen waar passend omdat ze een kans bieden om te testen of een werknemer geschikt is voor de functie.
Zowel de werkgever als de werknemer moeten instemmen met een proefperiode.

Opzegtermijnen

Poolse wetgeving stelt opzegtermijnen vast, en de partijen kunnen deze niet verkorten. Ze hangen af van de duur van het dienstverband als volgt:

• Minder dan 6 maanden: 2 weken
• Meer dan 6 maanden: 1 maand
• Gelijk aan of meer dan 3 jaar: 3 maanden

Thuiswerken

Polen reguleert thuiswerken, en werknemers die buiten het kantoor van het bedrijf werken, hebben recht op bepaalde verplichte thuiswerk-toeslagen die betrekking hebben op apparatuur, onderhoud en terugbetaling van lopende kosten. De regels voor thuiswerken moeten worden vastgelegd in een thuiswerk-overeenkomst en door beide partijen worden goedgekeurd.

Voordelen van samenwerken met Rivermate in Polen

Wereldwijde arbeid brengt eigen uitdagingen met zich mee, maar dat mag u niet weerhouden van het aannemen in Polen. We beschikken over de infrastructuur en middelen om uw wervingsbehoeften in meerdere Poolse steden te ondersteunen. Dit doen we met behulp van onze lokale HR- en juridische experts, die de nuances van Poolse wetten en de praktische toepassing ervan begrijpen. We hebben ook een sterk netwerk van partners dat ons in staat stelt om concurrerende werknemersvoordelen aan te bieden.

Of u nu een enkele werknemer wilt aannemen of een team, lokaal wilt aannemen of toptalent wilt laten verhuizen, wij kunnen uw wervingsstrategie ondersteunen.

Klaar om te werken in Polen?

Heeft u de persoon gevonden die u in Polen wilt aannemen? Neem contact op met onze Poolse Hiring Expert over uw wervingsbehoeften.

Bronnen:

Polen - Individueel - Belastingen op persoonlijk inkomen
Minimumloon - Ministerie van Familie, Arbeid en Sociale Zekerheid - Portal Gov.pl
Totaal gemiddeld bruto salaris, particulieren sector, augustus 2026
Prognose voor 2026
https://www.gov.pl/web/family/compensation-for-overtime-work
Verlofregelingen - Stichting Arbeidsinspectie
https://lang.zus.pl/benefits/sick-pay-and-sickness-allowance
https://www.gov.pl/web/family/maternity-leave
https://www.gov.pl/web/family/termination-of-a-contract-of-employment-for-the-reasons-unrelated-to-the-employee2