Employer of Record in Polen

Een Employer of Record (EOR) in Polen neemt wettelijk jouw werknemers aan namens jou. Dit betekent dat de EOR alle lokale HR-taken afhandelt, zoals loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Poolse arbeidswetgeving. Jij blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van je werknemer, maar de EOR regelt de juridische en administratieve lasten. Hierdoor kun je talent in Polen aannemen zonder een lokale entiteit op te zetten. Providers zoals Rivermate maken dit proces eenvoudig.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Polen

Het gebruik van een EOR in Polen vereenvoudigt het aannemen. Zo werkt het meestal:

• Je vindt de kandidaat: Je werft en selecteert de persoon die je in Polen wilt aannemen.
• De EOR neemt hen aan: De EOR neemt wettelijk de werknemer aan via hun Poolse entiteit. Ze stellen een lokaal conforme arbeidsovereenkomst op.
• Onboarding: De EOR verzorgt het onboardingproces. Ze verzamelen de benodigde documenten, regelen de loonadministratie en schrijven de werknemer in voor verplichte sociale zekerheid (ZUS) en voordelen.
• Dagelijkse leiding: Jij beheert de dagelijkse taken, projecten en prestaties van je werknemer. De werknemer werkt voor jouw bedrijf, net als elk ander teamlid.
• Loonadministratie en naleving: De EOR verzorgt elke maand alle loonadministratie, belastinginhoudingen en sociale zekerheidsbijdragen. Ze zorgen dat alles volgens de Poolse regelgeving verloopt.
• Doorlopende HR-ondersteuning: De EOR biedt voortdurende ondersteuning voor HR-zaken, zoals betaald verlof, ziekteverlof en onkostenbeheer.
• Ontslag: Als je een werknemer wilt ontslaan, regelt de EOR het proces in overeenstemming met de Poolse arbeidswet, waardoor juridische risico’s voor jou worden geminimaliseerd.

Waarom een Employer of Record in Polen gebruiken

Het gebruik van een EOR in Polen is een praktische oplossing voor bedrijven die Poolse talent willen aannemen zonder de kosten en complexiteit van het oprichten van een juridische entiteit in het land. Het stelt je in staat snel en compliant de markt te betreden, waardoor je tijd en middelen bespaart. Je kunt de markt testen, voor specifieke projecten aannemen of een gedistribueerd team opbouwen met veel minder risico.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Snelle markttoetreding: Neem werknemers in Polen aan binnen dagen, niet maanden. Je kunt talent onboarden zonder te wachten op de registratie van een lokaal bedrijf.
• Juridische naleving: EORs zijn experts in de Poolse arbeidswet. Ze zorgen dat je arbeidsovereenkomsten, loonadministratie en voordelen voldoen aan de wettelijke eisen van instanties zoals het Social Insurance Institution (ZUS) (https://www.zus.pl/en).
• Kostenbesparing: Vermijd de aanzienlijke kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een juridische entiteit. Dit omvat juridische kosten, accountantkosten en administratieve overhead.
• Vereenvoudigde loonadministratie en belastingen: De EOR beheert alle aspecten van loonadministratie, inclusief salarisberekeningen, belastinginhoudingen en sociale zekerheidsbijdragen.
• Toegang tot voordelen: Jouw werknemers in Polen kunnen profiteren van concurrerende voordelenpakketten, die door de EOR worden beheerd.
• Minimale risico’s: De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheid voor de arbeidsovereenkomst, waardoor jouw blootstelling aan nalevingsrisico’s en mogelijke boetes wordt verminderd.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Polen uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Polen wordt gewaarborgd.

Het aannemen in Polen betekent toegang krijgen tot een sterke en groeiende economie, midden in Europa. Het land beschikt over een gekwalificeerde beroepsbevolking, vooral in de sectoren IT, productie en zakelijke diensten. Je zult merken dat veel professionals goede Engelse vaardigheden hebben, waardoor het gemakkelijker wordt om ze te integreren in je internationale teams. Polen maakt deel uit van de Europese Unie, wat betekent dat de arbeidswetgeving goed ontwikkeld is en sterke bescherming biedt voor werknemers. Dit maakt het belangrijk om alles volgens de regels te doen bij het aannemen hier.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer je een werknemer in Polen aanneemt, heb je een formele arbeidsovereenkomst nodig. Hoewel mondelinge afspraken technisch acceptabel kunnen zijn, moet je de werknemer binnen zeven dagen na hun startdatum een schriftelijke bevestiging van de belangrijkste voorwaarden geven. Het is altijd beter om vanaf dag één een ondertekend, schriftelijk contract te hebben. Als je iemand aanneemt die geen Pools spreekt, kun je een tweetalige overeenkomst opstellen, maar de Poolse versie zal altijd de wettelijk bindende zijn in geval van geschillen.

Er zijn drie hoofdtypen arbeidsovereenkomsten in Polen:

• Proeftijdcontract: Dit is een kortdurend contract om te zien of de werknemer geschikt is voor de functie. Het kan maximaal drie maanden duren.
• Vast contract: Dit contract heeft een specifieke einddatum. Je mag maximaal drie vaste contracten geven, en de totale duur van deze contracten mag niet langer zijn dan 33 maanden. Daarna wordt de werknemer automatisch beschouwd als een werknemer met een vast contract.
• Onbepaalde tijd contract: Dit is een vaste arbeidsovereenkomst zonder einddatum. Het biedt de meeste baanzekerheid voor de werknemer.

Elke arbeidsovereenkomst in Polen moet deze kerngegevens bevatten:

• Partijen bij de overeenkomst: De volledige namen van jou (de werkgever) en de werknemer.
• Type contract: Duidelijk aangeven of het voor een proeftijd, een vaste termijn of onbepaalde tijd is.
• Datum van de overeenkomst: De datum waarop het contract wordt ondertekend.
• Startdatum: De dag waarop de werknemer zal beginnen met werken.
• Type werk: Een beschrijving van de baan en de taken van de werknemer.
• Werkplek: Waar de werknemer zal zijn gevestigd.
• Salarisinformatie: Het brutoloon en de componenten ervan.
• Werkuren: Het verwachte dagelijkse en wekelijkse werkrooster.

Proeftijd

Een proeftijd in Polen is een manier voor jou en een nieuwe werknemer om de arbeidsrelatie te testen. Het is een apart type arbeidsovereenkomst, niet slechts een clausule in een vaste overeenkomst. De maximale duur van een proeftijd is drie maanden. Je kunt meestal niet meer dan één keer een proeftijd gebruiken voor dezelfde werknemer in dezelfde functie.

De duur van de proeftijd kan afhangen van de beoogde duur van het daaropvolgende contract:

• 1 maand: Voor een geplande vaste termijn contract van minder dan 6 maanden.
• 2 maanden: Voor een gepland vaste termijn contract van ten minste 6 maanden maar minder dan 12 maanden.

Tijdens de proeftijd zijn de opzegtermijnen korter dan bij andere contracten:

• 3 werkdagen: Als de proeftijd korter is dan 2 weken.
• 1 week: Als de proeftijd langer is dan 2 weken maar korter dan 3 maanden.
• 2 weken: Als de proeftijd 3 maanden bedraagt.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Polen is 40 uur, meestal verdeeld over vijf dagen van 8 uur. De totale werktijd, inclusief overwerk, mag gemiddeld niet meer dan 48 uur per week bedragen.

• Rustperiodes: Werknemers moeten minimaal 11 opeenvolgende uren rust krijgen per dag en 35 opeenvolgende uren rust per week.
• Pauzes: Als een werknemer meer dan 6 uur per dag werkt, heeft hij recht op een betaalde pauze van 15 minuten.

Overwerk is alleen toegestaan voor speciale, onvoorziene behoeften van de werkgever. De algemene jaarlijkse limiet voor overwerk is 150 uur. Overwerk wordt berekend als een toeslag op het reguliere salaris van de werknemer:

Publieke & regionale feestdagen

Werknemers in Polen hebben recht op betaald verlof op feestdagen. Er zijn 13 feestdagen in Polen.

Hier zijn de feestdagen voor 2025:

Contracting in Polen aannemen

Je kunt ook zelfstandige contractors in Polen aannemen. Dit biedt flexibiliteit en kan een goede manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden voor specifieke projecten te verkrijgen. In tegenstelling tot werknemers zijn zelfstandige contractors zelfstandigen die werken op basis van een civielrechtelijke overeenkomst, vaak een business-to-business (B2B) overeenkomst. Zij zijn verantwoordelijk voor hun eigen belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Echter, je moet oppassen voor misclassificatie. Als de arbeidsrelatie met een contractor te veel lijkt op een traditionele arbeidsrelatie, kunnen de autoriteiten hen herkwalificeren als werknemer. Dit kan leiden tot aanzienlijke financiële boetes, inclusief achterstallige betalingen voor sociale zekerheid en belastingen.

Tekenen van een arbeidsrelatie zijn onder andere:

• Het werk wordt onder jouw directe toezicht uitgevoerd.
• Je stelt de specifieke werkuren en locatie vast.
• Het werk is continu en niet projectgebonden.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico's te vermijden. Een EOR neemt wettelijk de werknemer in dienst namens jou, en draagt alle juridische verantwoordelijkheid voor naleving van de Poolse arbeidswetgeving. Dit omvat het beheren van loonadministratie, belastingen, voordelen en arbeidsovereenkomsten. Het gebruik van een EOR zorgt ervoor dat je werknemers correct worden geclassificeerd en dat je volledig voldoet aan alle lokale regelgeving, zodat jij je kunt richten op het dagelijks beheer van je team zonder juridische hoofdpijn.

Het begrijpen van compensatie en loonadministratie in Polen is eenvoudig. Het systeem is gebaseerd op een maandelijkse looncyclus en een progressief inkomstenbelastingstelsel. Als werkgever behandel je inhoudingen op belastingen en sociale zekerheidsbijdragen rechtstreeks van het salaris van je werknemer. Recente wetswijzigingen betekenen dat het bijhouden van de regelgeving essentieel is om compliant te blijven.

Looncycli & loonstructuur

In Polen moet je de loonadministratie minstens één keer per maand verwerken. Je moet je werknemers betalen vóór de 10e dag van de maand na de loonperiode. Hoewel dit niet wettelijk verplicht is, is het gebruikelijk om werknemers een gedetailleerde loonstrook te geven, hetzij op papier, hetzij elektronisch.

Vanaf 1 januari 2025 is het nationale minimumloon PLN 4.666 per maand. Voor uurwerkers is het minimum PLN 30,50 per uur.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkweek in Polen is 40 uur, met een werkdag van 8 uur. Elk werk dat buiten deze uren valt, is overwerk.

• Standaard Overwerk: Je betaalt 150% van het reguliere tarief voor overwerk op normale werkdagen.
• Speciaal Overwerk: Je betaalt 200% van het reguliere tarief voor werk 's nachts, op zondagen of op feestdagen.

Er is een limiet op overwerk van 150 uur per kalenderjaar.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Polen ben je verantwoordelijk voor verschillende sociale zekerheidsbijdragen. Deze worden berekend als een percentage van het bruto salaris van je werknemer. De totale bijdrage varieert van 19,21% tot 22,41%, afhankelijk van de verzekeringspremie voor ongevallen voor jouw bedrijfscategorie.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers dragen ook bij aan sociale zekerheid en betalen inkomstenbelasting (PIT), die je inhoudt op hun salaris.

Sociale Zekerheid & Ziektekostenverzekering

Inkomstenbelasting (PIT)

Polen gebruikt een progressief belastingstelsel. Er geldt een belastingvrije voet van PLN 30.000 per jaar.

In Polen is uw werknemersvoordelenpakket een groot ding. Het is meer dan alleen een salaris; het weerspiegelt de cultuur van uw bedrijf en hoe u uw team waardeert. Een sterk voordelen- en verlofbeleid helpt u om het beste talent aan te trekken en te behouden. Het begrijpen van het lokale landschap is essentieel, aangezien Polen een solide basis van wettelijke vereisten heeft en een groeiende vraag naar extra voordelen.

Wettelijk Verlof

Pols rechtssysteem biedt verschillende soorten verplichte verlof voor werknemers.

• Jaarlijks Verlof: Werknemers hebben recht op betaald jaarlijks verlof. De hoeveelheid hangt af van hun werkgeschiedenis. Als ze minder dan 10 jaar hebben gewerkt, krijgen ze 20 dagen. Na 10 jaar dienst wordt dit verhoogd tot 26 dagen.
• Ziekteverlof: Wanneer een werknemer ziek is, heeft hij recht op betaald ziekteverlof. De werkgever betaalt 80% van het salaris van de werknemer voor de eerste 33 dagen van ziekte. Daarna neemt het Sociaal Verzekeringsinstituut (ZUS) de betalingen over.
• Zwangerschaps- en Ouderschapsverlof: Polen biedt royaal ouderschapsverlof. De duur van het zwangerschapsverlof hangt af van het aantal geboren kinderen, variërend van 20 tot 37 weken. Vaders kunnen twee weken vaderschapsverlof opnemen.
• Mantelzorgverlof: Werknemers kunnen tot vijf dagen onbetaald mantelzorgverlof per jaar opnemen om persoonlijke zorg of ondersteuning te bieden aan een familielid of iemand die in hetzelfde huishouden woont.

Feestdagen & Regionale Vakanties

Polen erkent 13 feestdagen. Als een feestdag op een zondag valt, wordt deze niet verplaatst naar de volgende maandag.

Typische Aanvullende Voordelen

Om op te vallen, bieden veel bedrijven voordelen aan die verder gaan dan de wettelijke vereisten.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend en compliant voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces aanzienlijk.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw personeel in Polen. Dit betekent dat zij alle administratieve en juridische aspecten van tewerkstelling afhandelen, inclusief voordelen.

Hier is hoe een EOR kan helpen:

• Zorg voor naleving: Een EOR begrijpt de arbeidswetten van Polen door en door. Ze zorgen ervoor dat uw voordelenpakket aan alle wettelijke vereisten voldoet, van sociale zekerheidsbijdragen tot correcte verlofberekeningen, en voorkomen zo juridische problemen.
• Beheer van voordelen: De EOR beheert het volledige voordelenbeheerproces. Dit omvat het inschrijven van werknemers in verplichte programma's zoals ZUS (sociale verzekering) en PPK (pensioenplannen).
• Bied concurrerende perks: EOR's beschikken over lokale marktkennis. Ze kunnen adviseren over welke aanvullende voordelen populair zijn en top talent in Polen aantrekken, zoals privé gezondheidszorg of sportkaarten. Ze kunnen ook vaak toegang bieden tot betere tarieven voor deze voordelen.
• Vereenvoudig salarisadministratie: Alle bijdragen en inhoudingen voor voordelen worden via het salarisadministratiesysteem van de EOR afgehandeld. U ontvangt elke maand een enkele, duidelijke factuur, wat uw boekhouding vereenvoudigt.
• Bespaar tijd en middelen: Door het beheer van voordelen uit te besteden aan een EOR, maakt u uw team vrij om zich te richten op uw kernactiviteiten. U hoeft geen expert te worden in Poolse arbeidswetgeving of een lokale entiteit op te zetten om te huren.

Wanneer een arbeidsovereenkomst in Polen eindigt, moet u zich aan specifieke regels houden. U kunt een contract beëindigen door wederzijds akkoord, met opzegging, of zonder opzegging in gevallen van ernstig wangedrag. Voor contracten voor onbepaalde tijd moet u een schriftelijke reden voor de beëindiging verstrekken. Na het einde van de arbeidsovereenkomst moet u de werknemer voorzien van een Werkgeversverklaring en hen uitschrijven bij de Sociale Zekerheidsinstantie (ZUS).

Opzeggingsperioden

U moet werknemers een schriftelijke opzeggingstermijn geven voordat hun contract eindigt. De duur van deze periode hangt af van hoe lang de werknemer voor uw bedrijf heeft gewerkt.

Voor werknemers met een proefcontract is de opzeggingstermijn korter, variërend van 3 dagen tot 2 weken.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding is vereist in Polen wanneer u een werknemer beëindigt om redenen die niet gerelateerd zijn aan hun prestaties. Dit geldt voor bedrijven met 20 of meer werknemers. Het bedrag van de ontslagvergoeding hangt af van de diensttijd van de werknemer.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door het beëindigen van werknemers in een ander land kan complex zijn. Wij zorgen ervoor dat elke offboarding correct en in overeenstemming met de Poolse arbeidswetgeving wordt afgehandeld.

Zo beheren wij het proces:

• Documentatie: Wij bereiden alle benodigde beëindigingsdocumenten voor, inclusief de opzegging en de Werkgeversverklaring.
• Eindloon: Wij zorgen ervoor dat alle laatste betalingen, inclusief achterstallig salaris, vakantiegeld en ontslagvergoeding, correct worden berekend en op tijd worden uitbetaald.
• Sociale Zekerheid: Wij regelen het formele proces van uitschrijving van de werknemer bij de Sociale Zekerheidsinstantie (ZUS).
• Begeleiding: Wij bieden u duidelijke begeleiding gedurende het hele proces zodat u uw verplichtingen en de rechten van de werknemer begrijpt.

Wij regelen deze details zodat u zich kunt richten op uw bedrijf.

Het verkrijgen van de juiste visa en werkvergunningen voor Polen is essentieel als u geen burger bent van een EU- of EER-land. Het proces omvat zowel de werknemer als de werkgever. Gewoonlijk moet uw werkgever in Polen eerst een werkvergunning voor u aanvragen. Zodra deze is goedgekeurd, kunt u in uw thuisland een visum aanvragen om Polen binnen te komen en te werken.

Arbeidsvisa & sponsoringsrealiteiten

Een Employer of Record (EOR) kan uw wettelijke werkgever in Polen zijn en uw werkvergunning sponsoren. Dit is een praktische route als uw bedrijf geen eigen juridische entiteit in het land heeft. De EOR behandelt het aanvraagproces en zorgt ervoor dat alles voldoet aan de Poolse wetgeving.

Wat een EOR kan sponsoren:

• Werkvergunning (Type A): Dit is de meest voorkomende vergunning voor personen die werken voor een in Polen geregistreerde werkgever, inclusief een EOR.
• Nationale Visum (D-type): Na het verkrijgen van een werkvergunning verstrekt de EOR de benodigde documenten zodat u een langverblijfsvisum kunt aanvragen, waarmee u langer dan 90 dagen in Polen kunt wonen en werken.

Een EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden op zich als uw werkgever. Ze beheren de loonadministratie, belastingen en zorgen ervoor dat uw arbeidscontract voldoet aan de lokale normen. Dit vereenvoudigt het proces voor u en uw bedrijf.

Een EOR kan echter doorgaans geen vergunningen sponsoren voor activiteiten buiten een standaard arbeidsrelatie. Bijvoorbeeld, ze behandelen meestal geen freelancer- of ondernemervisa, die bedoeld zijn voor degenen die hun eigen bedrijf in Polen willen opzetten.

Zakelijke reis naleving

Voor korte bezoeken aan Polen gebruikt u waarschijnlijk een Schengen C-type visum. Dit visum is bedoeld voor zakelijke bijeenkomsten, onderhandelingen of conferenties, niet voor productief werk.

Hier is wat u moet weten:

• De 90/180-regel: U mag maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen in het Schengengebied verblijven, dat Polen omvat.
• Toegestane activiteiten: Zakenreizen zijn bedoeld voor het bijwonen van vergaderingen, trainingen en andere niet-werkgerelateerde activiteiten. U mag geen werk uitvoeren dat anders door een Poolse werknemer zou worden gedaan.
• Geen werk toegestaan: Het is illegaal om te werken met een zakelijk visum of tijdens een visumvrije verblijf. Dit kan leiden tot boetes en toekomstige reisverboden voor zowel u als uw werkgever.

Wees altijd duidelijk over het doel van uw reis. Als uw activiteiten als werk kunnen worden beschouwd, hebt u een juiste werkvergunning en visum nodig. Relying op korte termijn zakelijke visa voor werk vormt een nalevingsrisico.