Een Employer of Record (EOR) in Malawi is een bedrijf dat je helpt om werknemers daar aan te nemen zonder dat je je eigen lokale entiteit hoeft op te zetten. Het fungeert als de juridische werkgever voor jouw team. Dit betekent dat het taken zoals loonadministratie, belastingen, voordelen en arbeidsovereenkomsten afhandelt. Het gebruik van een EOR zorgt ervoor dat je alle lokale arbeidswetten van Malawi naleeft. Bedrijven zoals Rivermate stellen je in staat om snel en efficiënt een team in Malawi op te bouwen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Malawi

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het aannemen in Malawi. Zo werkt het:

• Je vindt het talent. Je werft en selecteert de persoon die je in Malawi wilt aannemen.
• De EOR neemt ze legaal aan. De EOR-dienstverlener heeft een juridische entiteit in Malawi en neemt de werknemer officieel aan namens jou.
• Ze regelen het papierwerk. De EOR verzorgt de arbeidsovereenkomst zodat deze voldoet aan alle lokale arbeidswetten, zoals de Employment Act van 2000.
• Onboarding wordt geregeld. Ze beheren het proces van het onboarden van je nieuwe werknemer.
• Loonadministratie en voordelen worden afgehandeld. De EOR beheert de loonadministratie, belastingen en voordelen volgens de Malawische wet.
• Je werknemer werkt voor jou. Hoewel de EOR de juridische werkgever is, werkt je nieuwe medewerker voor jouw bedrijf zoals elke andere teamlid.

Waarom een Employer of Record gebruiken in Malawi

Het gebruik van een EOR in Malawi helpt je snel talent aan te nemen en te beheren, terwijl je ervoor zorgt dat je de lokale arbeids- en belastingregels naleeft. Het is een flexibele, risicovrije oplossing voor bedrijven die nieuwe markten willen testen of teams over de grens willen uitbreiden.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Huur zonder een lokale entiteit. Je kunt werknemers in Malawi aannemen zonder de kosten en tijd van het opzetten van een juridische entiteit daar.
• Blijf compliant. Een EOR zorgt ervoor dat alle arbeidspraktijken voldoen aan de Malawische arbeidswetten en belastingregels. Ze regelen arbeidsovereenkomsten, loonadministratie en belastingnaleving voor jou.
• Vereenvoudig HR. De EOR verzorgt de HR-administratie, inclusief loonverwerking en het beheren van wettelijke voordelen.
• Verminder risico's. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot juridische en financiële sancties. Een EOR helpt je werknemers correct te classificeren volgens de Malawische arbeidswetten.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Malawi uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Malawi wordt gewaarborgd.

Werven in Malawi vereist dat u de unieke arbeidsmarkt begrijpt. De belangrijkste wet die het arbeidsrecht regelt, is de Employment Act van 2000. Deze wet schetst de rechten en verantwoordelijkheden van zowel werkgevers als werknemers. Om werknemers in Malawi aan te nemen, kunt u ofwel een lokale juridische entiteit oprichten of samenwerken met een Employer of Record (EOR). Een EOR kan namens u arbeidscontracten, loonadministratie en belastingnaleving beheren.

Arbeidscontracten & must-have clausules

Hoewel mondelinge contracten kunnen bestaan, wordt een schriftelijk contract sterk aanbevolen om de voorwaarden te verduidelijken en zowel u als uw werknemer te beschermen. U moet uw werknemer een schriftelijke verklaring van arbeidsvoorwaarden verstrekken.

Hier zijn enkele essentiële clausules die u in een arbeidscontract moet opnemen:

• Functieomschrijving: Geef duidelijk de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer aan.
• Werkuren: Specificeer de standaard werkweek en eventuele overwerkregelingen.
• Lonen: Geef het bedrag en de frequentie van de betalingen aan.
• Verlofrechten: Neem jaarlijks verlof, ziekteverlof en zwangerschaps- of vaderschapsverlof op.
• Ontslagprocedures: Leg uit hoe het contract kan worden beëindigd en onder welke voorwaarden.

Proeftijd

U kunt een proeftijd opnemen in een arbeidscontract om de geschiktheid van een nieuwe werknemer te beoordelen. De duur van de proeftijd wordt doorgaans overeengekomen door beide partijen en in het contract vermeld. Hoewel er geen wettelijk maximale duur is, is een gebruikelijke periode van één tot drie maanden. Tijdens de proeftijd is de opzegtermijn vaak korter.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Malawi bedraagt 48 uur, meestal verdeeld over zes dagen. Elke werkuren die verder gaan dan de standaard 48 uur per week worden beschouwd als overwerk. Werknemers hebben recht op overwerkvergoeding voor deze extra uren. Het overwerktarief is doorgaans 1,5 keer het reguliere uurloon.

Openbare & regionale feestdagen

Uw werknemers in Malawi hebben recht op betaalde feestdagen. Hier is een lijst van feestdagen in Malawi voor 2024:

Contractors aannemen in Malawi

U kunt zelfstandige contractors inhuren voor projectmatige of tijdelijke werkzaamheden. Dit biedt flexibiliteit en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden. U moet echter werknemers correct classificeren om risico's op misclassificatie te voorkomen.

Een zelfstandige contractor is zelfstandig ondernemer, beheert zijn eigen werk en heeft vaak meerdere klanten. Een werknemer daarentegen werkt onder uw supervisie en controle. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot juridische en financiële sancties, waaronder achterstallige belastingen en boetes.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico's te beperken. Een EOR zorgt ervoor dat uw werknemers correct worden geclassificeerd volgens de arbeidswetgeving van Malawi. Zij regelen de juridische en administratieve verantwoordelijkheden, zodat u zich kunt richten op uw bedrijfsvoering.

Het begrijpen van compensatie en loonadministratie in Malawi is eenvoudig. U moet de regels kennen voor het correct en tijdig betalen van uw team. Dit omvat het begrijpen van de lokale wetten over lonen, belastingen en bijdragen. Het correct krijgen van deze details houdt uw bedrijf compliant en uw werknemers tevreden.

Looncycli & loonstructuur

U kunt uw werknemers betalen volgens een cyclus die voor uw bedrijf werkt. De meest voorkomende looncycli in Malawi zijn wekelijks, tweewekelijks of maandelijks. Voor werknemers wiens salaris wordt berekend op uurbasis, dagbasis of weekbasis, moet u hen minstens eens in de twee weken betalen. Als het salaris van uw werknemer vastligt op maand- of jaarbasis, moet u hen minstens eenmaal per maand betalen.

Overwerk & minimumlonen

Het minimumloon voor algemene werknemers in Malawi is MWK 126.000 per maand.

Malawi heeft specifieke regels voor overwerkvergoeding. U kunt overwerk onderverdelen in drie types:

• Gewoon overwerk is voor extra uren die een werknemer werkt op een normale werkdag.
• Vrijdag overwerk geldt wanneer een werknemer werkt op een dag dat hij normaal vrij zou hebben.
• Feestdag overwerk is voor elke tijd die gewerkt wordt op een nationale feestdag.

Voor gewoon overwerk moet u anderhalf keer het normale loon van de werknemer betalen voor elk gewerkt uur. Voor werk op een vrije dag of een feestdag, moet het salaris verdubbeld worden. Een andere bron suggereert dat overwerk op een feestdag betaald wordt tegen 400% van het normale salaris.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever in Malawi bent u verantwoordelijk voor het bijdragen aan het nationale pensioenfonds voor uw werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Uw werknemers hebben ook inhoudingen op hun loon. Dit omvat hun bijdrage aan het pensioenfonds en inkomstenbelasting.

Inkomstenbelasting is progressief, wat betekent dat het tarief toeneemt met het inkomen van de werknemer. Hier zijn de jaarlijkse inkomstenbelastingtarieven:

In Malawi, het bieden van de juiste voordelen en verlof is essentieel om geweldig talent aan te trekken en te behouden. Het gaat niet alleen om het naleven van de wet. Het gaat om het opbouwen van een ondersteunende werkplek. Het begrijpen van de lokale regels voor verlof en andere voordelen is je eerste stap. Dit toont je inzet voor het welzijn van je team en helpt je op te vallen als een top werkgever.

Wettelijk Verlof

De wetten van Malawi stellen minimale verlofvereisten voor alle werknemers.

• Jaarlijks Verlof: Je moet werknemers betaald jaarlijks verlof geven. Zij die een vijfdaagse werkweek hebben, krijgen minimaal 15 dagen. Als ze een zesdaagse werkweek hebben, krijgen ze 18 dagen.
• Ziekteverlof: Na één jaar dienst heeft een werknemer recht op minimaal vier weken ziekteverlof met volledige betaling en acht weken met halve betaling elk jaar. Een medische verklaring kan vereist zijn.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers krijgen minimaal acht weken zwangerschapsverlof met volledige betaling. Dit onderbreekt hun dienstverband niet en beïnvloedt hun voordelen niet.
• Vaderschapsverlof: Er is geen wettelijke verplichting voor vaderschapsverlof in Malawi.

Feestdagen & Regionale Feestdagen

Werknemers hebben recht op betaald verlof voor feestdagen. Als ze op een feestdag werken, moeten ze dubbel betaald krijgen dan hun normale loon.

Typische Aanvullende Voordelen

Om de beste mensen aan te trekken, bieden veel bedrijven meer dan het wettelijke minimum.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een voordelenplan in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) maakt het eenvoudig. Wij regelen de details zodat je compliant en concurrerend bent.

Een EOR helpt je:

• Naleving garanderen: We begrijpen de lokale arbeidswetten. We zorgen ervoor dat je voordelenpakketten aan alle wettelijke vereisten voldoen.
• Tijd besparen: Je kunt het lange proces van het opzetten van een juridische entiteit in Malawi vermijden. Dit betekent dat je veel sneller talent kunt aannemen en onboarden.
• Concurrerende voordelen bieden: We kennen de lokale markt. We kunnen je helpen een voordelenplan te creëren dat topkandidaten aantrekt.
• Administratie beheren: Wij zorgen voor loonadministratie, voordelenbeheer en andere HR-taken. Dit geeft jou de ruimte om je te richten op het laten groeien van je bedrijf.

Wanneer een arbeidsovereenkomst eindigt in Malawi, moet u een specifiek proces volgen. Dit zorgt ervoor dat u uw werknemers eerlijk behandelt en binnen de wettelijke kaders blijft. Het proces wordt geleid door de Malawi's Employment Act, die de regels vastlegt voor zowel werkgevers als werknemers. Het behandelt alles van het geven van opzegging tot de laatste betalingen. Het naleven van deze regels helpt u geschillen en mogelijke juridische problemen te voorkomen.

Opzeggingstermijnen

Het geven van de juiste opzegging is een cruciale eerste stap. In Malawi hangt de duur van de opzeggingstermijn af van hoe lang de werknemer voor u heeft gewerkt. U kunt er ook voor kiezen om de werknemer te betalen voor de opzeggingstermijn in plaats van dat hij of zij werkt.

Hier zijn de minimale opzeggingstermijnen die wettelijk vereist zijn:

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding is een laatste betaling die u aan een werknemer doet wanneer hun contract wordt beëindigd. In Malawi heeft een werknemer recht op ontslagvergoeding als hij of zij minstens één jaar bij uw bedrijf heeft gewerkt. Dit geldt echter niet als de werknemer wordt ontslagen wegens ernstig wangedrag.

Het is ook belangrijk om te weten dat als uw werknemer deel uitmaakt van een pensioenregeling, hij of zij geen recht heeft op ontslagvergoeding. Dit om dubbele betaling te voorkomen.

De hoogte van de ontslagvergoeding is gebaseerd op de diensttijd van de werknemer:

Hoe Rivermate Omgaat met Conform Afsluiten

Wanneer u samenwerkt met een Employer of Record zoals Rivermate, beheren wij het volledige offboardingproces voor u. We zorgen ervoor dat elke beëindiging correct en volledig in overeenstemming met de Malawische wetgeving wordt afgehandeld.

Zo helpen wij:

• Eerlijk Procedure: We zorgen voor een eerlijke en gedocumenteerde reden voor beëindiging, of het nu gerelateerd is aan prestaties, gedrag of operationele veranderingen.
• Correcte Berekeningen: We berekenen alle eindbetalingen, inclusief achterstallig loon, opgebouwde verlof en eventuele ontslagvergoeding waar de werknemer recht op heeft.
• Duidelijke Communicatie: We regelen de formele schriftelijke kennisgeving aan de werknemer, waarin de reden voor beëindiging en de ingangsdatum duidelijk worden vermeld.
• Einddocumentatie: We verstrekken de werknemer een bewijs van dienstverband, zoals vereist.

Door deze stappen te beheren, helpen wij u om complexe arbeidswetten met vertrouwen te navigeren. Dit minimaliseert risico’s en zorgt voor een soepele en respectvolle exitprocedure voor uw werknemers.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in Malawi is eenvoudig zodra je het systeem begrijpt. Het is een proces in twee delen. Eerst heb je een visa nodig om het land binnen te komen. Ten tweede heb je een vergunning nodig om te werken. De belangrijkste werkvergunning wordt een Temporary Employment Permit, of TEP, genoemd. Je werkgever moet je TEP aanvragen voordat je aan je baan begint.

Employment visas & sponsorship realities

De belangrijkste manier om in Malawi te werken als buitenlandse burger is met een Temporary Employment Permit (TEP). Deze vergunning stelt je in staat om in het land te wonen en te werken voor een specifieke werkgever. De TEP wordt doorgaans afgegeven voor maximaal twee jaar en kan worden verlengd. Je werkgever, of een Employer of Record (EOR), moet je TEP-aanvraag sponsoren.

Een EOR kan een TEP sponsoren, maar zij moeten een wettelijk geregistreerde entiteit in Malawi zijn. Het aanvraagproces vereist dat de werkgever bewijst dat een buitenlandse burger noodzakelijk is voor de functie.

Hier is wat je werkgever moet doen:

• Aantonen dat er geen gekwalificeerde Malawian beschikbaar is voor de baan.
• Een geldig arbeidscontract overleggen.
• Aantonen dat het bedrijf geregistreerd is en voldoet aan de lokale belastingwetten.

Je moet documenten overleggen zoals je paspoort, CV en academische kwalificaties. Het hele proces duurt meestal een paar weken, en je moet wachten op goedkeuring voordat je naar Malawi reist om te beginnen met werken.

Business travel compliance

Voor korte reizen die zakelijke bijeenkomsten of het verkennen van kansen omvatten, kun je een Business Visa of een Visitor's Permit gebruiken. Dit zijn geen werkvergunningen en staan niet toe dat je in Malawi in dienst bent.

Houd deze punten in gedachten voor korte bezoeken:

• Je mag geen werk uitvoeren waarvoor een Malawian zou kunnen worden aangenomen.
• Je activiteiten moeten beperkt blijven tot zaken als vergaderingen, onderhandelingen of het bijwonen van conferenties.
• Het ondernemen van werk op een toeristen- of zakenvisum kan leiden tot boetes, arrestatie of uitzetting.

Controleer altijd de nieuwste regelgeving bij het Malawi Department of Immigration and Citizenship Services voordat je op reis gaat.