Employer of Record in Malawi

Wat doet een EOR-provider in Malawi

De arbeidsmarkt in Malawi is vrij toegankelijk voor internationale bedrijven omdat het arbeidskader simpel is en de overheid buitenlandse investeringen aanmoedigt. Echter, een werkgever heeft nog steeds infrastructuur in Malawi nodig om lonen, belastingen, wettelijke bijdragen te betalen en werknemersrechten te bieden.

Een EOR-provider, zoals Rivermate, biedt niet alleen de infrastructuur maar vereenvoudigt het aanwerven in Malawi verder door de wettelijke werkgever te worden en lokale specialistische ondersteuning te bieden. Deze HR-ondersteuning is onschatbaar voor het aannemen van lokale werknemers, buitenlanders en teams in het land.

Arbeidsmarkt in Malawi: Een overzicht

Het wervingsproces
Grootste wervingsactiviteit:	Blantyre (Zuidelijke Regio): Ongeveer 43% van de marktactiviteit. Een belangrijk knooppunt voor telecommunicatie, bankieren, financiën en de private sector. Lilongwe (Centraal Regio): Ongeveer 37% van de marktactiviteit. Hier bevinden zich verschillende overheidsministeries, NGO’s, internationale ontwikkelingsorganisaties en bedrijfs hoofdkantoren.
Onboarding-tijdschema’s:	Lokale medewerkers: 24-48 uur Buitenlandse nationaliteiten: 6-8 weken
Gewilde sectoren:	Malawi heeft een grote NGO-aanwezigheid, met NGORA dat 1462 actieve NGO’s in het land rapporteert. Consultants, projectmedewerkers en managers en volksgezondheidsfunctionarissen zijn enkele functies waarvoor klanten EOR-diensten gebruiken om te werven in Malawi. Ook de vraag naar personeel is hoog in de fabricage, bouw, telecommunicatie, ICT en commerciële sectoren.
Sectoren met tekorten aan vaardigheden:	Fabriek, toerisme, commerciële mijnbouw, hernieuwbare energie, ICT

Het salarismarkt
Wettelijke werkgeverskosten:	Pensioen: Minimaal 10% van de maandelijkse pensioengeouden verdiensten. Levensverzekering: Polis moet minimaal één jaar pensioneerbaar salaris per werknemer dekken. TEVET-heffing: 1% van de basisloon van het vorige jaar
Algemene minimumdagloon:	MWK 6.057,70 (ingegaan op 1 juni 2026)
Persoonlijke inkomstenbelasting tarieven:	Tarieven 2026 gepubliceerd door de Malawische Belastingdienst: Eerste K170.000 - Belastingvrij (0%) K170.001 - K1.570.000 - 30% K1.570.001 - K10.000.000 - 35% Boven K10.000.000 - 40%

Werven in Malawi: hoe het echt is

Als eerste werkgever in Malawi heb je waarschijnlijk veel vragen over het werven in het land. We baseerden ons op onze EOR-ervaring, wetgeving en overleg met lokale experts om je inzicht te geven in hoe het werven in Malawi echt werkt.

Moet je een rechtspersoon oprichten om in Malawi te werven?

Elke werkgever die werknemers in Malawi op een conforme wijze wil aannemen, moet een lokale rechtspersoon oprichten. Het opzetten van een entiteit kan tussen de 29 en 62 dagen duren, maar biedt niet de infrastructuur die je nodig hebt om loonadministratie, belastingen, verplichte bijdragen en werknemersrechten te regelen. Als je slechts één werknemer of een klein team wilt aannemen, kan dit proces meer initiële investering vereisen dan je bereid bent te doen.

Als je geen lokale entiteit wilt oprichten, kun je gebruik maken van een EOR-provider, zoals Rivermate. Het EOR-model is vooral geschikt voor buitenlandse bedrijven die de markt willen testen, één werknemer willen aannemen, een team willen bouwen of een contractor willen omzetten naar een vaste werknemer.

→ Ontdek hoe Rivermate internationaal werven en naleving vereenvoudigt

Wat zijn de belangrijkste eerste stappen?

Of je nu je eigen entiteit opricht of samenwerkt met een EOR-provider, de belangrijkste eerste elementen zijn belastingen en sociale zekerheid. Deze moeten nauwkeurig worden gedaan en op tijd worden afgedragen om naleving te waarborgen. Waar de EOR de wettelijke werkgever is, zal deze dit regelen.

Hoe belangrijk zijn Malawiaan-correcte contracten?

Malawiaan-correcte contracten zijn zeer belangrijk. Ze moeten goed worden gedocumenteerd en alle vereiste clausules bevatten volgens de Malawian Employment Act, 2000, Part V, Section 25. Volgens de wet moeten contracten in een van de volgende vormen zijn:

• Een contract voor een onbepaalde tijd (vaak een onbepaalde termijn contract).
• Een contract voor een bepaalde periode (ook wel vastcontract genoemd).
• Een contract voor een specifieke taak

Wanneer je een EOR-provider gebruikt, krijg je een checklist die je helpt de benodigde informatie te verzamelen zodat de Employer of Record (EOR) het arbeidscontract kan opstellen. Zodra het contract is opgesteld en ondertekend, kan het onboardingsproces beginnen. Voor lokale werknemers kan dit 24-48 uur duren indien alle documenten aanwezig zijn. Buitenlandse nationaliteiten hebben een ander proces dat moet worden gevolgd.

Zijn proefperiodes toegestaan in Malawi?

Malawi’s Employment Act, Section 26, staat een proefperiode toe. Voor geschoolde werknemers kan een proefperiode door de partijen worden overeengekomen, op voorwaarde dat deze niet langer dan twaalf maanden duurt. Volgens lokale praktijk, adviseert onze expert dat proefperiodes tussen drie en twaalf maanden kunnen worden ingesteld. Wil een partij de overeenkomst beëindigen tijdens de proefperiode, dan geven zij een opzegging van één week. Na de proefperiode geven beide partijen meestal een opzegtermijn van één maand.

Hoeveel kost het om te werven in Malawi?

Het begrijpen van de totale kosten van indienstneming vereist een financiële simulatie op basis van het voorgestelde salaris van de werknemer. Hiermee weet een buitenlandse werkgever wat de maandelijkse en totale kosten van de aanwerving zijn gedurende de gehele arbeidsovereenkomst.

De onderstaande tabel toont de kosten die in een salarispakket kunnen worden opgenomen. Niet elke werknemer in Malawi ontvangt variabele beloning. Dit hangt af van de industrie, functie en niveau.

Optionele voordelen worden door de werkgever bepaald, maar wettelijke bijdragen zijn verplicht volgens de Malawian labor law.

Toekomstige financiële verplichtingen kunnen ontstaan tijdens of aan het eind van een arbeidsovereenkomst, soms maandelijks, maar een werkgever moet deze betalingen doen indien de wet dat voorschrijft.

Vast salaris	Variabele beloning	Wettelijke verplichtingen	Optionele voordelen	Toekomstige financiële verplichtingen
Basisloon	Overwerk Commissie Jaarlijkse prestatiebonus Winstuitkeringen Differentiële of gevaarvergoeding Eenmalige contante bonussen Verloftoeslagen	Pensioenbijdrage Levensverzekering Arbeidsongevallenverzekering	Privégezondheidszorg Huisvesting, vervoer, nutsvoorzieningen, communicatie en onderwijsvergoeding Eindejaarsbonus	Opzegbetalingen Ontslagvergoedingen Opgebouwde vakantietegoeden Pro-rata betalingen

Wettelijke verplichtingen

Pensioenbijdrage: 10% van het maandelijkse pensioenbaar salaris voor Malawi’s pensioenstelsel.

Levensverzekering: Naast de pensioenbijdrage moet een werkgever een levensverzekering afsluiten voor elke werknemer. De dekking is gelijk aan het jaarlijkse pensioneerbare salaris van de werknemer.

Arbeidsongevallenverzekering: Zoals vastgelegd in de Worker’s Compensation Act, 2000. Een nieuw Worker’s Compensation Bill ligt momenteel ter goedkeuring, maar is nog niet ingevoerd per oktober 2026.

Spectrum arbeidskosten calculator

Wettelijke werknemersrechten

Werknemers in Malawi krijgen sterke bescherming onder de Malawi Employment Act. Hoewel deze rechten niet altijd direct invloed hebben op de maandelijkse loonkosten, kunnen ze wel de toekomstige cashflow beïnvloeden, bijvoorbeeld wanneer een werknemer ontslag neemt en je nog opgebouwde vakantiedagen moet uitbetalen of wanneer een werknemer aanzienlijk overwerkt.

Wettelijke voordelen	Beschrijving
Werkuren	Employment Act, Hoofdstuk 55:01, Deel VI, 36: 48 uur per week, exclusief overwerk Maximaal 8 uur per dag voor een werknemer die zes dagen per week werkt en 12 uur per dag voor een werknemer die vijf dagen per week werkt. Sectie 38 van de wet voorziet in uitzonderingen op deze regels.
Openbare feestdagen	Officieel 12 hoofdfeestdagen.
Overwerk	Overwerk is onderworpen aan beperkingen zoals vastgelegd in secties 36 en 37 van de Employment Act. Drie soorten overwerk bestaan: regulier overwerk, overwerk op vrije dagen en overwerk op feestdagen. Een werknemer heeft recht op compensatie zoals bepaald in Section 39 van de wet, (3), (4) en (5), en Section 40 dat gaat over betaling voor werken op een feestdag.
Vakantie	Employment Act, Hoofdstuk 55:01, Deel VI, 44 & 45: Zesdaagse werkweek: minimaal 18 dagen Vijfdaagse werkweek: minimaal 15 dagen
Ziekteverlof	Employment Act, Hoofdstuk 55:01, Deel VI, 46: Na 12 maanden onafgebroken dienst, heeft een werknemer recht op minimaal vier weken ziekteverlof met volledige betaling, en acht weken ziekteverlof met halve betaling per jaar. De werknemer ontvangt de normale loonvergoeding.
Betaald zwangerschapsverlof	Employment Act, Hoofdstuk 55:01, Deel VI, 47: Minimaal 8 weken betaald zwangerschapsverlof, elke drie jaar. De werknemer heeft recht op normale voordelen en rechten tijdens deze periode. Zwangerschapsverlof wordt niet als onderbreking of arbeidsonderbreking gezien. Sectie 48 behandelt het recht van de werknemer om na de bevalling terug te keren naar het werk en Sectie 49 behandelt beëindiging van een contract tijdens zwangerschapsverlof.
Betaald vaderschapsverlof	Employment Act Amendment, 2021, Section 47(A): Een mannelijke werknemer heeft eenmaal in de drie jaar recht op ten minste twee weken vaderschapsverlof met volledige betaling. Tijdens deze periode blijven zijn voordelen en rechten bestaan en wordt zijn dienstverband niet als onderbroken beschouwd.

Werven van buitenlandse nationaliteiten in Malawi: wat werkgevers moeten weten

Het werven van buitenlandse nationaliteiten in Malawi verschilt van lokaal werven omdat een werkvergunning vereist is. Het immigratieproces maakt het niet per se moeilijker om een werknemer in dienst te nemen, het duurt alleen langer. Volgens lokale HR-experts duurt het meestal tussen 6 en 8 weken nadat de aanvraag voor de werkvergunning is ingediend.

Arbeidsovereenkomsten voor expats

De basisgegevens van een arbeidsovereenkomst voor expats volgen hetzelfde formaat als voorgeschreven in Section 27 van Malawi’s Employment Act, 2000. Ze worden echter waarschijnlijk aangepast om immigratie- en verhuiskoorden te accommoderen. Wanneer je samenwerkt met een EOR, zal de lokale HR-expert nauw met je samenwerken om eventuele wijzigingen door te voeren, zodat het contract compliant blijft met Malawiaanse arbeidswetgeving.

Werkvergunning

Na het afronden van de arbeidsovereenkomst kan de aanvraag voor de werkvergunning worden ingediend. In Malawi kan een Tijdelijke Arbeidsvergunning (TEP) worden gebruikt om toegang te krijgen tot Malawi, en deze wordt binnen twee weken goedgekeurd. Aanvragers voor een nieuwe TEP moeten buiten Malawi wachten totdat de aanvraag is goedgekeurd. Een TEP is aanvankelijk voor zes maanden en kan worden verlengd met nog eens zes maanden. Een aanvraag voor verlenging moet 3 maanden voor de vervaldatum worden ingediend.

Zodra de werknemer in Malawi is, wordt de Arbeidsvergunning (EP) aangevraagd, die 6-8 weken duurt om te worden goedgekeurd. Een EP duurt twee jaar en is hernieuwbaar voor een opvolgende periode van 2 jaar, afhankelijk van het type werk en beperkingen.

Correct afhandelen van contractbeëindigingen in Malawi

Rechtvaardiging voor beëindiging

In het geval dat een werkgever een contract beëindigt, moet daar een geldige reden voor zijn, die verband houdt met de capaciteit of het gedrag van de werknemer, of operationele eisen van het bedrijf. Het wordt als goede praktijk beschouwd om een gestructureerd proces te volgen voor beëindigingen en dit te documenteren.

Wanneer beëindiging verband houdt met de capaciteit of gedrag van de werknemer, heeft de werknemer recht op de gelegenheid zich te verdedigen tegen de beschuldigingen, tenzij van de werkgever redelijkerwijs niet kan worden verwacht dat hij die gelegenheid biedt.

Praktisch gezien vereisen prestatiegerichte beëindigingen gedocumenteerd bewijs van de KPI’s van de werknemer, hun voortgang ten opzichte van die KPI’s en eventuele Performance Improvement Plans (PIP). Als deze beschikbaar zijn, is het voor een werkgever gemakkelijker om de redenen voor de beëindiging schriftelijk toe te lichten aan de werknemer, indien het besluit wordt aangevochten.

Opzegtermijnen

In Malawi kan een onbepaalde tijd contract door zowel werkgever als werknemer op elk moment worden beëindigd. Volgens Section 29 van de Employment Act, 2000, moet de opzegging worden gedaan met een opzegtermijn als volgt:

Contractbetalingsfrequentie	Dienstjaren (doorlopende arbeid)	Opzegtermijn
Maandelijks	Onbepaald	Eén maand opzegtermijn
Veertiendaagse	Minder dan vijf jaar	Ten minste vijf jaar
Wekelijks	Minder dan twee jaar	Voor een periode van ten minste twee jaar maar niet meer dan vijf jaar
Dag- of uurloon	Minder dan zes maanden	Minder dan zes maanden maar niet meer dan twee jaar

Voor contracten met vaste duur geldt dat de minimale opzegtermijn veertien kalenderdagen bedraagt.
Een werkgever kan er ook voor kiezen om te betalen in plaats van op te zeggen. Maar volgens de Employment Act, Section 30, moet de werknemer dan krijgen:

‘...een bedrag gelijk aan de vergoeding die hij zou hebben ontvangen en alle andere voordelen die aan de werknemer toekomen tot het einde van de vereiste opzegperiode.’

Ontslagvergoeding

Wanneer een contract door de werkgever wordt beëindigd en de werknemer geen schuld heeft, bijvoorbeeld bij ontslag wegens overmacht of reorganisatie, is ontslagvergoeding verschuldigd. Volgens de Eerste Schedule van de Malawi Employment Act, 2000, wordt de ontslagvergoeding als volgt uitbetaald:

Diensttijd	Ontslagvergoeding
Niet minder dan één jaar, maar niet meer dan vijf jaar	Twee weken loon voor elk volmaakt jaar dienst tot en met het vijfde jaar.
Meer dan vijf jaar, maar niet meer dan tien jaar	Twee weken loon voor elk volmaakt jaar dienst voor de eerste vijf jaar, plus drie weken loon voor elk volmaakt jaar dienst vanaf het zesde jaar tot en met het tiende jaar.
Meer dan tien jaar	Twee weken loon voor elk volmaakt jaar dienst voor de eerste vijf jaar, plus drie weken loon voor elk volmaakt jaar dienst vanaf het zesde jaar tot en met het tiende jaar, plus vier weken loon voor elk volmaakt jaar dienst vanaf het elfde jaar.

Hoe Rivermate je kan helpen om conform te werven in Malawi

Tegen deze tijd is het duidelijk dat Malawi geen bijzonder moeilijk markt is om werknemers te werven, maar nadat je de juiste kandidaat hebt gevonden, moet je ze nog steeds wettelijk in dienst nemen. Dit vereist dat je je door de lokale arbeidswetgeving, loonadministratie, belastingen, verplichte voordelen en immigratieregels navigeert. Dit alles moet zonder nalevingsfouten gebeuren, en daar kunnen wij een onmisbare partner in de regio zijn. Onze lokale experts weten hoe ze Malawi’s Employment Act praktisch kunnen toepassen en we beschikken over een sterke infrastructuur om je overal te ondersteunen.

Klaar om te werven in Malawi?

Rivermate regelt de complexiteit zodat jij met vertrouwen kunt werven in Malawi.

Praat met een Malawi-wervingsdeskundige

Bronnen:

Employment Act – MalawiLII
Employment (Amendment) Act
Employment (Normal Employment Hours Exemption) Order, 2025 – MalawiLII
https://www.labour.gov.mw/images/documents/Malawi-Pension-Act_2023.pdf
Workers’ Compensation Act – MalawiLII
https://www.mra.mw/newsexpanded/government-proposes-new-tax-measures
Public Notice - NIEUWE BELASTINGMAATREGELEN VOOR MID-JAARSE BUDGETBEZORGING
2026 Malawi Investment Climate Statement
Vergunningen – Department of Immigration. Republiek Malawi