Arbeidsbelastingen in Malawi

Malawi hanteert een progressief belastingstelsel voor individuen, waarbij inkomstenbelasting stijgt naarmate het inkomen hoger is. Werkgevers spelen een essentiële rol in dit systeem door inkomstenbelasting in te houden op de salarissen van werknemers en deze af te dragen aan de Malawi Revenue Authority (MRA). Daarnaast zijn werkgevers verantwoordelijk voor het bijdragen aan sociale zekerheidsregelingen namens hun werknemers. Het begrijpen van deze verplichtingen is essentieel voor conforme loonadministratie en employment management binnen het land.

Naleving van de Malawische belastingwetten vereist dat werkgevers nauwkeurig verschillende belastingen en bijdragen berekenen en afdragen. Dit omvat niet alleen inkomstenbelasting, maar ook bijdragen aan verplichte sociale zekerheidsprogramma's die bedoeld zijn om voordelen zoals pensioenen te bieden. Correcte administratie en tijdige indiening zijn kerncomponenten om aan deze vereisten te voldoen en boetes te voorkomen.

Werkgeversverplichtingen voor Sociale Zekerheid en Loonbelasting

Werkgevers in Malawi zijn verplicht bij te dragen aan het National Pension Scheme (NPS). Dit is een verplicht schaal voor gespreide bijdragen. Zowel de werkgever als de werknemer moeten een percentage van de bruto maandelijkse earnings van de werknemer bijdragen.

Voor het belastingjaar 2025 worden de standaard bijdragetarieven voor het National Pension Scheme verwacht te zijn:

Werkgeversbijdrage: 5% van de bruto maandelijkse earnings
Werknemersbijdrage: 5% van de bruto maandelijkse earnings

De totale bijdrage van 10% van de brutowinst moet door de werkgever worden afgedragen aan de respectieve pensioenfondsbeheerder vóór de 14e dag van de volgende maand. Er zijn geen andere significante payroll taxes specifiek voor werkgevers naast de pensioenbijdrage en de verplichting om PAYE in te houden en af te dragen.

Inkomstenbelasting Inhouding Vereisten

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen en inhouden van Pay As You Earn (PAYE) belasting op de maandelijkse salarissen of lonen van hun werknemers. Het PAYE-systeem in Malawi is gebaseerd op een progressief belastingschalen, wat betekent dat hogere inkomensniveaus tegen hogere tarieven worden belast. De belasting wordt berekend over het brutomaandinkomen van de werknemer na aftrek van goedgekeurde toeslagen of bijdragen.

Voor het belastingjaar 2025 worden de verwachte maandelijkse belastingschalen en tarieven als volgt weergegeven:

Maandelijks Inkomen (MWK)	Belastingtarief (%)
0 - 100.000	0
100.001 - 300.000	25
300.001 - 600.000	30
600.001 - 1.500.000	35
Boven 1.500.000	40

De werkgever moet de verschuldigde belasting voor elke werknemer berekenen op basis van hun maandelijks inkomen en de toepasselijke schalen en tarieven. Het berekende PAYE-bedrag moet worden afgetrokken van het netto salaris van de werknemer en worden afgedragen aan de Malawi Revenue Authority (MRA) vóór de 14e dag van de volgende maand.

Werknemersbelastingaftrek en Toeslagen

Werknemers in Malawi kunnen in aanmerking komen voor bepaalde aftrekken en toeslagen die hun belastbaar inkomen kunnen verlagen, en daarmee hun PAYE-aanspraak verminderen. De primaire aftrekpost voor werknemers is hun verplichte bijdrage aan het National Pension Scheme.

National Pension Scheme Bijdragen: De verplichte 5% bijdrage van de werknemer aan de NPS kan doorgaans worden afgetrokken van hun brutoloon voor de berekening van PAYE.

Andere mogelijke toeslagen of voordelen verstrekt door de werkgever kunnen belastbaar zijn, tenzij specifiek vrijgesteld door belastingwetgeving. Het is belangrijk dat werkgevers correct identificeren welke voordelen belastbaar zijn en deze opnemen in de bruto-inkomensberekening voor PAYE.

Belastingnaleving en Rapportage Deadlines

Werkgevers in Malawi moeten zich houden aan specifieke deadlines voor het afdragen van ingehouden belastingen en bijdragen, en voor het indienen van relevante rapporten. Naleving van deze deadlines is cruciaal om boetes en rente te vermijden.

Maandelijkse PAYE en Pensioenbetaling: Zowel de PAYE die wordt ingehouden op werknemers als de bijdragen van werkgever en werknemer aan het National Pension Scheme moeten worden afgedragen aan de MRA en de respectieve pensioenfondsbeheerder, respectievelijk, vóór de 14e dag van de maand volgend op de loonperiode.
Jaarlijkse PAYE-aangiften: Werkgevers moeten een jaarlijkse aangifte indienen met een overzicht van de totale vergoedingen betaald en de PAYE ingehouden voor elke werknemer gedurende het belastingjaar. De deadline voor deze jaarlijkse indiening is doorgaans 31 maart volgend op het einde van het belastingjaar (dat loopt van 1 april tot 31 maart).

Werkgevers moeten nauwkeurige loonadministratie bijhouden, inclusief details van werknemer-verdiensten, inhoudingen, en ingehouden belasting, aangezien deze gegevens kunnen worden gecontroleerd door de MRA.

Bijzondere Belastingoverwegingen voor Buitenlandse Werknemers en Bedrijven

Buitenlandse individuen die in Malawi werken en buitenlandse bedrijven die personeel in het land in dienst nemen, krijgen specifieke belastingoverwegingen.

Belastingresidentie: De belastingverplichtingen van buitenlandse werknemers in Malawi hangen af van hun belastingresidentiestatus. Personen die als belastingresidenten in Malawi worden beschouwd, worden belast op hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-inwoners over het algemeen alleen belast worden op inkomen afkomstig uit Malawi. Residentie wordt meestal vastgesteld op basis van het aantal dagen dat in het land wordt doorgebracht (bijvoorbeeld 183 dagen of meer in een belastingjaar).
PAYE voor Buitenlandse Werknemers: Werkgevers van buitenlandse werknemers zijn verplicht PAYE in te houden op dezelfde wijze als voor lokale werknemers, op basis van de progressieve belastingtarieven, mits de buitenlandse werknemer inkomen verdient uit werk in Malawi.
Permanent Establishment: Een buitenlands bedrijf kan onderworpen raken aan vennootschapsbelasting in Malawi als het een permanente vestiging (PE) in het land opricht. Het in dienst nemen van personeel en het uitvoeren van zakelijke activiteiten kan mogelijk een PE creëren.
Dubbelformulierenbelastingovereenkomsten (DTA’s): Malawi heeft overeenkomsten voor dubbele belasting met verschillende landen. Deze overeenkomsten kunnen de fiscale behandeling van buitenlandse werknemers en bedrijven beïnvloeden door vrijstelling van dubbele belasting op hetzelfde inkomen te bieden. Werkgevers van buitenlandse werknemers uit landen met een DTA moeten de bepalingen van de relevante overeenkomst in overweging nemen.
Belasting Identificatienummer (TPIN): Alle werknemers, inclusief buitenlandse werknemers, moeten een Belastingplichtige Identificatienummer (TPIN) hebben dat wordt uitgegeven door de MRA. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het zorgen dat hun werknemers een TPIN hebben voor loonadministratie en belastingaangiftes.