Arbeidsbelastingen in Malawi

Malawi hanteert een progressief belastingstelsel voor particuliere personen, waarbij inkomstenbelastingtarieven toenemen bij hogere verdiensten. Werkgevers spelen een cruciale rol binnen dit systeem door inkomstenbelasting in te houden op de salarissen van werknemers en deze af te dragen aan de Malawi Revenue Authority (MRA). Daarnaast zijn werkgevers verantwoordelijk voor het bijdragen aan sociale zekerheidsregelingen namens hun werknemers. Het begrijpen van deze verplichtingen is essentieel voor een conforme salarisverwerking en employement management binnen het land.

Naleving van de Malawische belastingwetten vereist dat werkgevers nauwkeurig verschillende belastingen en bijdragen berekenen en afdragen. Dit omvat niet alleen inkomstenbelasting, maar ook bijdragen aan verplichte sociale zekerheidsprogramma’s die bedoeld zijn om voordelen zoals pensioen te bieden. Correcte administratie en tijdige aangifte vormen de kern van het voldoen aan deze vereisten en het vermijden van boetes.

Employer of Record Sociale Zekerheid en Loonbelastingverplichtingen

Werkgevers in Malawi zijn verplicht bij te dragen aan het National Pension Scheme (NPS). Dit is een verplicht kapitaaldekkingsregeling. Zowel de werkgever als de werknemer moeten een percentage van de bruto maandelijkse verdiensten van de werknemer bijdragen.

Voor het belastingjaar 2025 worden de standaard bijdragepercentages voor het National Pension Scheme verwacht te zijn:

Employer Contribution: 5% van de brutomaandverdiensten
Employee Contribution: 5% van de brutomaandverdiensten

De totale bijdrage van 10% van de brutoverdieningen moet door de werkgever worden afgedragen aan de respectieve pensioenfondsbeheerder uiterlijk op de 14e dag van de volgende maand. Er zijn geen andere significante werkgever-specifieke loonbelastingen dan de pensioenbijdrage en de verplichting om PAYE in te houden en af te dragen.

Income Tax Withholding Requirements

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het berekenen en inhouden van Pay As You Earn (PAYE) belasting op de maandelijkse salarissen of lonen van hun werknemers. Het PAYE-systeem in Malawi is gebaseerd op een progressief belastingtarief, wat betekent dat hogere inkomens aan hogere tarieven worden belast. De belasting wordt berekend op het brutomaandinkomen van de werknemer na aftrek van goedgekeurde toeslagen of bijdragen.

Voor het belastingjaar 2025 worden de verwachte maandelijkse inkomens- en belastingtarieven als volgt weergegeven:

Maandelijks Inkomen (MWK)	Belastingtarief (%)
0 - 100.000	0
100.001 - 300.000	25
300.001 - 600.000	30
600.001 - 1.500.000	35
Meer dan 1.500.000	40

De werkgever moet de verschuldigde belasting voor elke werknemer berekenen op basis van hun maandelijks inkomen en de toepasselijke belastingtabellen en tarieven. Het berekende PAYE-bedrag moet worden afgetrokken van het nettoloon van de werknemer en worden afgedragen aan de Malawi Revenue Authority (MRA) vóór de 14e dag van de volgende maand.

Employee Tax Deductions and Allowances

Werknemers in Malawi kunnen in aanmerking komen voor bepaalde aftrekken en toeslagen die hun belastbaar inkomen kunnen verlagen, waardoor hun PAYE-verplichting afneemt. De primaire aftrek die beschikbaar is voor werknemers betreft hun verplichte bijdrage aan het National Pension Scheme.

National Pension Scheme Contributions: De verplichte 5% bijdrage van de werknemer aan de NPS is doorgaans aftrekbaar van hun brutoinkomen voor de PAYE-berekening.

Andere mogelijke toeslagen of voordelen die door de werkgever worden verstrekt, kunnen belastbaar zijn tenzij specifiek vrijgesteld door de belastingwet. Het is belangrijk dat werkgevers correct identificeren welke voordelen belastbaar zijn en deze opnemen in de berekening van het brutoinkomen voor PAYE.

Tax Compliance and Reporting Deadlines

Werkgevers in Malawi hebben specifieke deadlines voor het afdragen van ingehouden belastingen en bijdragen en voor het indienen van relevante rapporten. Het naleven van deze deadlines is cruciaal om boetes en renteheffingen te vermijden.

Maandelijkse PAYE en Pensioen Afdracht: Zowel de PAYE die bij inhouding wordt gedaan op de salarissen van werknemers als de bijdragen van werkgever en werknemer aan het National Pension Scheme moeten worden afgedragen aan de MRA en de respectieve pensioenfondsbeheerder, respectievelijk, vóór de 14e dag van de maand volgend op de loonlijstmaand.
Jaarlijkse PAYE-Aangiften: Werkgevers zijn verplicht een jaarlijkse aangifte in te dienen waarin het totaal betaalde loon en de ingehouden PAYE voor elke werknemer gedurende het belastingjaar worden samengevat. De deadline voor deze jaarlijkse indiening is doorgaans de 31 maart volgend op het einde van het belastingjaar (dat loopt van 1 april tot 31 maart).

Werkgevers moeten nauwkeurige salarisadministratie bijhouden, inclusief details van het loon van werknemers, inhoudingen en ingehouden belasting, aangezien deze gegevens onderhevig zijn aan audit door de MRA.

Speciale Belastingoverwegingen voor Buitenlandse Werknemers en Bedrijven

Buitenlandse personen die in Malawi werken en buitenlandse bedrijven die personeel in het land in dienst hebben, krijgen te maken met specifieke belastingoverwegingen.

Belastingresidentie: De belastingverplichtingen van buitenlandse werknemers in Malawi hangen af van hun belastingresidentiestatus. Personen die als belastingresident in Malawi worden beschouwd, worden belast over hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-residenten doorgaans alleen worden belast over inkomsten uit bronnen binnen Malawi. Residentie wordt doorgaans vastgesteld op basis van het aantal dagen dat in het land is doorgebracht (bijvoorbeeld 183 dagen of meer in een belastingjaar).
PAYE voor Buitenlandse Werknemers: Werkgevers van buitenlandse werknemers zijn verplicht PAYE in te houden op dezelfde wijze als voor lokale werknemers, gebaseerd op de progressieve belastingtarieven, op voorwaarde dat de buitenlandse werknemer inkomsten verdient uit een dienstverband in Malawi.
Permanent Establishment: Een buitenlands bedrijf kan onderworpen worden aan vennootschapsbelasting in Malawi als het een vaste inrichting (PE) in het land opricht. Het in dienst nemen van personeel en het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten kan mogelijk een PE creëren.
Double Taxation Agreements (DTA’s): Malawi heeft Double Taxation Agreements gesloten met verschillende landen. Deze overeenkomsten kunnen de fiscale behandeling van buitenlandse werknemers en bedrijven beïnvloeden door vrijstelling van dubbele belasting op hetzelfde inkomen te bieden. Werkgevers van buitenlandse werknemers uit DTA-landen moeten de bepalingen van de relevante overeenkomst overwegen.
Taxpayer Identification Number (TPIN): Alle werknemers, inclusief buitenlandse werknemers, moeten beschikken over een Taxpayer Identification Number (TPIN) uitgegeven door de MRA. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het zorgen dat hun werknemers een TPIN hebben voor payroll- en belastingrapportagedoeleinden.