Employer of Record in Filipijnen

In de Filipijnen spreken werknemers zeer goed Engels en zijn ze uitstekend in back office ondersteuning, en klantenservicerollen. Dit heeft de aandacht getrokken van buitenlandse bedrijven over de hele wereld, omdat deze rollen op afstand kunnen worden vervuld. Een ander voordeel van werken in de Filipijnen is dat de totale kosten van het aannemen van werknemers lager zijn dan in de VS of in Europa. Daarnaast is er een sterke compatibiliteit met Westerse zakelijke werkwijzen, waardoor het gemakkelijker is om lokale werknemers aan te nemen.

Het land beschikt over een alfabetiseringsgraad van 98% en heeft veel universiteitsafgestudeerden in de velden IT, gezondheidszorg, financiën en marketing. Dit maakt het mogelijk om hooggekwalificeerde werknemers in de Filipijnen te krijgen, en toch de arbeidskosten te verminderen. Wanneer Filipino werknemers goed worden behandeld, staan ze bekend om hun loyaliteit, en blijven velen 5+ jaar in functies, in tegenstelling tot 1-2 jaar voor hun Amerikaanse collega’s.

Het land heeft gestructureerde arbeidsregels en een aantal wettelijke voordelen. Ze zijn ook streng in de naleving van belastingregels. Dus de optie om in de Filipijnen te werken is aantrekkelijk, maar het is raadzaam om gebruik te maken van EOR-diensten om het wervingsproces soepel en efficiënt te laten verlopen.

Een Employer of Record (EOR) in de Filipijnen is een dienstverlener die de wettelijke werkgever wordt voor jouw team in het land. De EOR handelt essentiële taken zoals loonadministratie, belastingen, voordelen, en zorgt ervoor dat je alle lokale arbeidswetten volgt. Deze regeling stelt je in staat om de dagelijkse werkzaamheden van je werknemers te beheren, terwijl de EOR zich bekommert om de administratieve en juridische verantwoordelijkheden. Veel bedrijven maken gebruik van een EOR, zoals Rivermate, om talent in de Filipijnen aan te nemen zonder dat ze een lokale bedrijfsstructuur hoeven op te zetten.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Filipijnen

Het gebruik van een EOR in de Filipijnen vereenvoudigt het proces van het aannemen en beheren van werknemers. Hier is een stapsgewijze uitleg:

1. Partner met een EOR Je kiest een EOR-aanbieder die optreedt als de wettelijke werkgever voor je werknemers in de Filipijnen. Jij behoudt controle over de dagelijkse taken en projecten, terwijl de EOR zorgt voor de juridische en HR-functies.
2. Definieer Rollen en Contracten Je werkt samen met de EOR om arbeidsovereenkomsten op te stellen die voldoen aan de arbeidswetten van de Filipijnen. Deze contracten beschrijven taken, salaris en arbeidsomstandigheden.
3. Inwerken van nieuwe medewerkers De EOR beheert het volledige onboardingproces. Dit omvat het registreren van je werknemers bij overheidsinstanties zoals het Social Security System (SSS), PhilHealth, en het Pag-IBIG Fund. Dit proces duurt tussen 1-3 weken.
4. Doorlopende Management De EOR behandelt alle lopende administratieve taken. Dit omvat het verwerken van maandelijkse loonadministratie, inhoudingen voor belastingen, en het beheer van werknemersvoordelen. Ze zorgen ervoor dat alles volgens de nieuwste regelgeving gebeurt van het Department of Labor and Employment (DOLE) (https://www.dole.gov.ph/) en het Bureau of Internal Revenue (BIR) (https://www.bir.gov.ph/).

Waarom een Employer of Record in Filipijnen gebruiken

Het gebruik van een EOR in de Filipijnen biedt een eenvoudige manier om een team op te bouwen, terwijl je veelvoorkomende juridische en administratieve obstakels vermijdt. Het stelt je in staat je te richten op je kernactiviteiten in plaats van vast te lopen in complexe lokale regelgeving.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Blijf voldoen aan de arbeidswetten De Filipijnen hebben uitgebreide arbeidswetten. Een EOR begrijpt deze regelgeving, van lonen tot verplichte voordelen, en houdt je compliant, zodat je beschermd bent tegen boetes.
• Toegang tot een vaardig personeelsbestand De Filipijnen beschikt over een grote pool van getalenteerde professionals, vooral op het gebied van IT en bedrijfs-support. Een EOR maakt het makkelijker om dit talent aan te nemen door compliant en competitieve arbeidsvoorwaarden te beheren.
• Tijd en geld besparen Het opzetten van een juridische entiteit in de Filipijnen kan duur en tijdrovend zijn. Een EOR stelt je in staat snel te werken zonder de hoge kosten van registratie, juridische bijstand en het opzetten van een kantoor.
• Risico verkleinen Door alle juridische en nalevingsactiviteiten te beheren, vermindert een EOR jouw risico’s. Zij regelen arbeidsovereenkomsten, payroll, en beëindigingen correct, wat je helpt juridische problemen te voorkomen.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Filipijnen uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Filipijnen.

De Filipijnen zijn een werknemer-vriendelijk land. Er zijn een aantal door de overheid voorgeschreven voordelen en ze handhaven de arbeidswetten streng. Buitenlandse werkgevers (vooral uit landen zonder verplichte voordelen) zijn verrast te zien hoeveel voordelen verplicht zijn in de Filipijnen, en dat de werknemers recht hebben op een 13e maanduitkering. Dit is een gegarandeerde bonus gelijk aan een maand salaris voor het hele jaar.

De grootste uitdaging bij het aannemen in de Filipijnen is niet de talentenpool (er is een groot en vaardig personeelsbestand), maar de administratieve last van het snel onboarden van werknemers en het blijven voldoen aan compliance-verantwoordelijkheden. Dit vereist een zeer goed begrip van de arbeidsnormen, en voortdurende HR-ondersteuning.

Conforme arbeidscontracten zijn een ander aandachtspunt voor de arbeidsautoriteiten (vanwege de verplichte voordelen die moeten worden opgenomen). Echter, als je deze uitdagingen kunt overwinnen, is de Filipijnen een van de topkeuzes voor kantoorondersteuning, verkoop en klantenservice rollen.

Employment contracts & must-have clauses

Een arbeidscontract is de basis van je relatie met je nieuwe medewerker. Hoewel mondelinge afspraken geldig kunnen zijn, is een schriftelijk contract altijd de beste aanpak. Het biedt duidelijkheid voor zowel jou als je werknemer.

Je arbeidscontract moet in het Engels zijn, maar als je werknemer een Filipijnse nationaliteit heeft die geen Engels begrijpt, dien je ook een kopie in het Filipijns te verstrekken.

Hier zijn de essentiële clausules om op te nemen:

• Functietitel en omschrijving: Omschrijf duidelijk de rol en verantwoordelijkheden.
• Vergoeding: Vermeld het salaris en eventuele toeslagen.
• Werkuren: De standaard is 8 uur per dag, 40 uur per week.
• Proeftijd: Indien van toepassing, mag deze niet langer zijn dan zes maanden.
• Voordelen: Details over verplichte bijdragen aan het Social Security System (SSS), PhilHealth, en het Pag-IBIG Fonds.
• Verlofrechten: Neem vakantie-, ziekte-, zwangerschaps- en vaderschapsverlof op.
• Ontslagclausules: Schets de gronden en procedures voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Proeftijd

In de Filipijnen kun je een werknemer op proefbasis voor maximaal zes maanden aannemen. Deze periode stelt je in staat om hun geschiktheid voor de rol te beoordelen. Het is belangrijk om de normen voor regularisatie bij de start van het dienstverband aan de werknemer te communiceren.

Als een werknemer na de proeftijd blijft werken, wordt hij volgens de wet als een vaste medewerker beschouwd. Proeftijdmedewerkers zijn ook beschermd door arbeidswetten en kunnen niet zonder geldige reden worden ontslagen.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in de Filipijnen is 40 uur, meestal 8 uur per dag. Werk dat langer duurt dan 8 uur per dag wordt als overwerk beschouwd.

Hier is hoe overwerkvergoeding wordt berekend:

Nationale & regionale feestdagen

Werknemers in de Filipijnen hebben recht op betaald verlof voor nationale feestdagen. Er zijn twee soorten feestdagen: gewone feestdagen en speciale niet-werknationale feestdagen.

2026 Reguliere feestdagen:

• 1 januari (donderdag) – Nieuwjaarsdag
• 2 april (donderdag) – Witte Donderdag
• 3 april (vrijdag) – Goede Vrijdag
• 9 april (donderdag) – Araw ng Kagitingan (Dag van de heldenmoed)
• 1 mei (vrijdag) – Dag van de Arbeid
• 12 juni (vrijdag) – Onafhankelijkheidsdag
• 31 augustus (maandag) – Nationale Helden Dag
• 30 november (maandag) – Bonifacio Dag
• 25 december (vrijdag) – Kerstmis
• 30 december (woensdag) – Rizal Dag

2026 Speciale (Niet-Werk) Dagen:

• 17 februari (dinsdag) – Chinees Nieuwjaar
• 4 april (zaterdag) – Zwarte Zaterdag
• 21 augustus (vrijdag) – Ninoy Aquino Dag
• 1 november (zondag) – Allerheiligen
• 8 december (dinsdag) – Feest van de Onbevlekte Ontvangenis van Maria

Naast nationale feestdagen zijn er ook lokale en regionale feestdagen waar je je bewust van moet zijn.

Contractors aannemen in de Filipijnen

Het inhuren van zelfstandige contractors kan een flexibele manier zijn om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden. Contractors regelen hun eigen belastingen en hebben niet dezelfde voordelen als werknemers, zoals overwerkvergoeding en de verplichte 13e maand.

Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren. Verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot aanzienlijke risico's, inclusief boetes en juridische geschillen. De Filipijnse overheid kan boetes opleggen en achterstallige belastingen en sociale zekerheidsbijdragen eisen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico’s te beperken. Een EOR fungeert als de wettelijke werkgever voor je werknemers in de Filipijnen, en zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten. Ze regelen contracten, salarisadministratie, belastingen en voordelen, zodat jij je kunt richten op het beheren van je team en het laten groeien van je bedrijf.

In de Filippijnen worden je salarisverantwoordelijkheden geleid door het Labor Code. Deze wet vormt de basis voor hoe je je team betaalt, met alles van het minimumloon tot verplichte voordelen. Het zorgt ervoor dat je relatie met je werknemers duidelijk en eerlijk is. Je behandelt bijdragen aan overheidsinstanties voor sociale zekerheid, zorgverzekering en een spaarfonds.

Looncyclus & loonstructuur

Je moet je werknemers ten minste eens in de twee weken of twee keer per maand betalen. Veel bedrijven kiezen ervoor om hun teams te betalen op de 15e en de laatste dag van elke maand.

Een belangrijk onderdeel van de loonstructuur is de 13e maand betaling. Dit is een verplichte, belastingvrije bonus die je geeft aan alle rang-en-bestuursmedewerkers. Je moet deze betalen op of vóór 24 december. Het bedrag is minimaal één-twaalfde van het basisloon van de werknemer dat is verdiend tijdens het kalenderjaar.

Overwerk & minimums

De standaard werkdag is acht uur. Als een werknemer daarbuiten werkt, moet je ze overwerk betalen.

• Reguliere werkdag: 125% van hun reguliere loon.
• Rustdag of speciale feestdag: 130% van hun reguliere loon.
• Reguliere feestdag: 200% van hun reguliere loon.

Het minimumloon varieert per regio en industrie. De tarieven worden vastgesteld door regionale loonraden om de lokale kosten van levensonderhoud weer te geven. Bijvoorbeeld, in Metro Manila is het dagelijkse minimumloon voor niet-agrarische werknemers 645 PHP.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Je bent verantwoordelijk voor de bijdragen aan drie belangrijke overheidsfondsen voor je werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je werknemers dragen ook bij aan deze fondsen. Je zult hun deel van hun salaris aftrekken.

In de Filipijnen zijn werknemersvoordelen een mix van door de overheid verplichte verlofdagen en bijdragen, naast aanvullende voordelen die bedrijven aanbieden om talent aan te trekken en te behouden. Je zult zien dat de wet een stevige basis van voordelen biedt voor elke werknemer. Veel bedrijven bouwen hierop voort met hun eigen pakketten om zich te onderscheiden.

Wettelijk Verlof

De overheid vereist dat alle werkgevers verschillende soorten betaald verlof bieden. Dit zijn de basisvoorwaarden die je aan je werknemers moet aanbieden.

• Service Incentive Leave: Werknemers die minstens één jaar in dienst zijn, hebben recht op vijf dagen betaald verlof. Ze kunnen dit gebruiken voor vakantie of om ziekteverlof te dekken.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers komen in aanmerking voor 105 dagen betaald verlof voor bevalling of miskraam. Aanvullend worden 15 dagen toegekend aan alleenstaande ouders.
• Vaderschapsverlof: Getrouwde mannelijke werknemers krijgen zeven dagen betaald verlof voor de eerste vier bevallingen van hun wettelijke echtgenoot.
• Ouderlijk Verlof voor Alleenstaande Ouders: Alleenstaande ouders die minstens een jaar werkzaam zijn, kunnen zeven extra dagen betaald verlof opnemen.
• Speciaal Verlof voor Vrouwen: Vrouwen die een operatie ondergaan vanwege gynaecologische problemen, hebben recht op twee maanden betaald verlof.

Feestdagen & Regionale Vakanties

De Filipijnen erkent twee soorten feestdagen: reguliere feestdagen en speciale niet-werkbare dagen. Op reguliere feestdagen ontvangen werknemers die werken dubbel hun dagsalaris. Voor speciale niet-werkbare dagen krijgen degenen die werken een extra 30% van hun dagloon.

Hieronder een overzicht van de verwachte feestdagen voor 2025. Noteer dat de data voor Eidul Fitr en Eidul Adha onderhevig zijn aan officiële proclamatie. Naast deze nationale feestdagen hebben verschillende regio’s en provincies hun eigen lokale feestdagen.

Typische Aanvullende Voordelen

Om concurrerend te blijven, bieden veel bedrijven in de Filipijnen voordelen aan die verder gaan dan de wettelijke eisen. Hier een overzicht van zowel de verplichte als de gebruikelijke aanvullende voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het regelen van Voordelen

Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt het proces van het beheren van werknemersvoordelen in de Filipijnen. In plaats van zelf door de complexe lokale regelgeving te navigeren, regelt een EOR alles voor je.

Een EOR zal:

• Zorgen voor naleving van alle lokale arbeidswetten.
• Het salarisadministratie beheren, inclusief alle noodzakelijke inhoudingen en bijdragen voor SSS, PhilHealth en Pag-IBIG.
• Alle wettelijke verlofvoordelen beheren, zorgen dat ze worden gevolgd en correct worden toegepast.
• Je helpen bij het creëren van een concurrerend voordelenpakket door inzicht te geven in de lokale marktverwachtingen.
• Het inschrijven van je werknemers in alle verplichte en aanvullende voordeelprogramma’s regelen.

Door samen te werken met een EOR, kun je je richten op je kernactiviteiten terwijl je er zeker van bent dat je werknemers de juiste en competitieve voordelen ontvangen.

Wanneer een medewerker je bedrijf in de Filipijnen verlaat, moet je een specifiek proces volgen. Dit wordt beëindiging of offboarding genoemd. Het omvat verschillende stappen om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten. Het proces is ontworpen om eerlijk te zijn voor zowel jou als je medewerker. Het behandelt alles, van eindloon tot verplichte documenten.

Opzegtermijnen

Wanneer een medewerker ontslag neemt, moet hij je over het algemeen 30 dagen van tevoren opzeggen. Dit geeft je de tijd om een vervanger te vinden en hun taken over te dragen. Als je een medewerker beëindigt wegens geautoriseerde redenen zoals overtolligheid, moet je de medewerker minstens 30 dagen voor hun laatste werkdag schriftelijk opzeggingsbericht geven. Je moet ook het Department of Labor and Employment (DOLE) minstens 30 dagen van tevoren informeren voor geautoriseerde oorzaken.

Voor ontslagen wegens "gerechtvaardigde reden", zoals ernstig wangedrag, is het proces anders. Je moet eerst de medewerker schriftelijk op de hoogte stellen van de redenen voor mogelijke ontslag. De medewerker krijgt vervolgens een redelijke periode, meestal vijf dagen, om te reageren op de beschuldigingen.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding hangt af van de reden voor de beëindiging. Als een medewerker ontslag neemt of wordt ontslagen wegens geautoriseerde redenen, heeft hij over het algemeen geen recht op ontslagvergoeding.

Echter, je moet ontslagvergoeding betalen voor geautoriseerde oorzaken. Het bedrag varieert op basis van de reden:

Een fractie van ten minste zes maanden wordt beschouwd als een volledig jaar bij het berekenen van de ontslagvergoeding.

Hoe Rivermate compliant exits afhandelt

Het navigeren door werknemersexit in de Filipijnen kan complex zijn. Wij maken het eenvoudig. Wij zorgen ervoor dat elk offboardingproces voldoet aan het Philippine Labor Code.

Hier is hoe wij helpen:

• Duidelijk en Conform Proces: Wij beheren het hele beëindigingsproces, van het opstellen en versturen van de juiste kennisgevingen tot het berekenen van het eindloon.
• Expert Begeleiding: Wij bieden duidelijke begeleiding over opzegtermijnen en ontslagvergoedingen om ervoor te zorgen dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet.
• Documentatie: Wij regelen al het verplichte papierwerk, inclusief de uiteindelijke loonopstelling en het Certificate of Employment.
• Gemoedsrust: Met Rivermate kun je erop vertrouwen dat je werknemers beëindigingen correct en respectvol afhandelt, waardoor juridische risico’s worden geminimaliseerd.

Het verplaatsen van getalenteerde mensen naar de Filipijnen betekent navigeren door lokale immigratie- en arbeidswetten. U moet de juiste documenten verkrijgen om compliant te blijven en vertragingen te voorkomen. Het is een proces met specifieke stappen, maar eenvoudig wanneer u weet wat u kunt verwachten. Voor elke buitenlandse nationaliteit om in de Filipijnen te werken, hebben ze zowel een werkvisum als een werkvergunning nodig.

Arbeidsvisums & sponsoringsrealiteiten

De meest gebruikelijke route voor langdurige tewerkstelling is het 9(g) Pre-Arranged Employment Visa. Dit visum stelt een buitenlandse nationaliteit in staat om legaal in de Filipijnen te werken. Voordat u zelfs kunt aanvragen, heeft u een Alien Employment Permit (AEP) nodig van het Department of Labor and Employment (DOLE). De AEP bevestigt dat een buitenlandse nationaliteit een rol vervult die een Filipijnse nationaliteit niet kan.

Hier is wat u moet weten over sponsoring:

• Employer of Record (EOR) kan sponsoren: Een EOR met een juridische entiteit in de Filipijnen kan werknemers sponsoren voor een 9(g) visum. Dit bespaart u de noodzaak om uw eigen lokale bedrijf op te richten.
• Arbeidsmarkttest: Het sponsorschapbedrijf, of uw EOR, moet aantonen dat er geen gekwalificeerde Filipijnse kandidaat beschikbaar is voor de baan. Dit houdt vaak in dat de positie lokaal wordt geadverteerd.
• Specifiek voor de functie: De AEP en het 9(g) visum zijn gekoppeld aan een specifieke rol bij een specifiek bedrijf. Als de werknemer van baan of bedrijf verandert, hebben ze een nieuwe AEP nodig.
• Provisionele vergunningen: Als u iemand wilt laten beginnen voordat het 9(g) visum is goedgekeurd, kunt u een Provisional Work Permit aanvragen. Dit kan veel sneller worden uitgegeven, vaak binnen een paar weken.

Er zijn andere visumtypen voor specifieke situaties, zoals voor treaty traders uit bepaalde landen of voor werknemers van bedrijven in speciale economische zones. Maar voor de meeste professionele functies is het 9(g) visum de standaard.

Zakelijke reiscompliance

Voor korte zakenreizen heeft u geen volledig werkvisum nodig. Deze reizen omvatten activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen, onderhandelen over contracten of het verkennen van zakelijke kansen. U mag niet in dienst treden of betaling ontvangen van een Filipijns bedrijf met een zakenvisum.

Hier zijn de gebruikelijke opties voor korte zakelijke bezoeken:

Voor elk zakelijk bezoek moet u doorgaans het volgende verstrekken:

• Een geldig paspoort.
• Bewijs van uw zakelijke doelstelling, zoals een uitnodigingsbrief.
• Een bevestigde retour- of doorreiskaart.
• Bewijs van financiële draagkracht.