Employer of Record in Filipijnen

Een Employer of Record (EOR) in de Filipijnen is een dienstverlener die de juridische werkgever wordt voor jouw team in het land. De EOR verzorgt essentiële taken zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen, en zorgt ervoor dat je alle lokale arbeidswetten naleeft. Deze regeling stelt je in staat om het dagelijkse werk van je werknemers te beheren, terwijl de EOR de administratieve en juridische verantwoordelijkheden op zich neemt. Veel bedrijven gebruiken een EOR, zoals Rivermate, om talent in de Filipijnen aan te nemen zonder dat ze een lokale bedrijfsentiteit hoeven op te zetten.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in de Filipijnen

Het gebruik van een EOR in de Filipijnen vereenvoudigt het proces van het aannemen en beheren van werknemers. Hier is een stapsgewijze uitleg van hoe het werkt:

1. Partner met een EOR Je kiest een EOR-aanbieder die optreedt als de juridische werkgever voor jouw werknemers in de Filipijnen. Je behoudt controle over dagelijkse taken en projecten, terwijl de EOR de juridische en HR-functies afhandelt.
2. Definieer Rollen en Contracten Je werkt samen met de EOR om arbeidscontracten op te stellen die voldoen aan de arbeidswetten van de Filipijnen. Deze contracten beschrijven de functieverantwoordelijkheden, het salaris en de arbeidsvoorwaarden.
3. Onboarding van Nieuwe Werknemers De EOR beheert het volledige onboardingproces. Dit omvat het registreren van je werknemers bij overheidsinstanties zoals het Social Security System (SSS), PhilHealth en het Pag-IBIG Fund.
4. Doorlopende Beheer De EOR verzorgt alle lopende administratieve taken. Dit omvat het verwerken van de maandelijkse salarisadministratie, het inhouden van belastingen en het beheren van werknemersvoordelen. Ze zorgen ervoor dat alles volgens de nieuwste regelgeving van het Department of Labor and Employment (DOLE) (https://www.dole.gov.ph/) en de Bureau of Internal Revenue (BIR) (https://www.bir.gov.ph/) gebeurt.

Waarom een Employer of Record gebruiken in de Filipijnen

Het gebruik van een EOR in de Filipijnen biedt een eenvoudige manier om een team op te bouwen terwijl je veelvoorkomende juridische en administratieve obstakels vermijdt. Het stelt je in staat je te richten op je kernbedrijfsdoelen in plaats van vast te lopen in complexe lokale regels.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

• Blijf Naleven van Arbeidswetten De Filipijnen hebben uitgebreide arbeidswetten. Een EOR begrijpt deze regelgeving, van lonen tot verplichte voordelen, en houdt je compliant, waardoor je beschermd bent tegen boetes.
• Toegang tot een Geschoolde Arbeidsmarkt De Filipijnen beschikt over een grote pool van getalenteerde professionals, vooral op het gebied van IT en zakelijke ondersteuning. Een EOR maakt het gemakkelijker om dit talent aan te nemen door compliant en concurrerende arbeidsvoorwaarden te beheren.
• Tijd en Geld Besparen Het opzetten van een juridische entiteit in de Filipijnen kan duur zijn en veel tijd kosten. Een EOR stelt je in staat snel te huren zonder de hoge kosten van registratie, juridische kosten en het opzetten van een kantoor.
• Risico Verminderen Door alle juridische en compliance-taken te beheren, vermindert een EOR je risico. Ze regelen arbeidscontracten, salarisadministratie en ontslagen correct, wat je helpt juridische problemen te voorkomen.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Filipijnen uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingsbeheer en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf terwijl volledige wettelijke naleving in Filipijnen wordt gewaarborgd.

Het aannemen in de Filipijnen betekent toegang krijgen tot een grote en bekwame beroepsbevolking. Het land heeft een groeiende economie en een jonge bevolking, waardoor het een aantrekkelijke plek is om een team op te bouwen. Om het goed te doen, moet u de lokale arbeidswetten begrijpen. Dit helpt u om compliant te blijven en vanaf het begin een sterke relatie met uw werknemers op te bouwen.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Een arbeidsovereenkomst is de basis van uw relatie met uw nieuwe medewerker. Hoewel mondelinge afspraken geldig kunnen zijn, is een schriftelijke overeenkomst altijd de beste aanpak. Het biedt duidelijkheid voor zowel u als uw werknemer.

Uw arbeidsovereenkomst moet in het Engels zijn, maar als uw werknemer een Filipijnse nationaliteit heeft die geen Engels spreekt, moet u ook een kopie in het Filipijns verstrekken.

Hier zijn de essentiële clausules die u moet opnemen:

• Functietitel en omschrijving: Definieer duidelijk de rol en verantwoordelijkheden.
• Vergoeding: Vermeld het salaris en eventuele vergoedingen.
• Werkuren: De standaard is 8 uur per dag, 40 uur per week.
• Proeftijd: Indien van toepassing, mag deze niet langer dan zes maanden duren.
• Voordelen: Geef details over verplichte bijdragen aan het Social Security System (SSS), PhilHealth en het Pag-IBIG Fonds.
• Verlofrechten: Inclusief vakantiedagen, ziekteverlof, zwangerschaps- en vaderschapsverlof.
• Ontslagclausules: Schets de gronden en procedures voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Proeftijd

In de Filipijnen kunt u een werknemer aanwerven op proefbasis voor maximaal zes maanden. Deze periode stelt u in staat om de geschiktheid voor de rol te beoordelen. Het is belangrijk om de normen voor regularisatie aan de werknemer te communiceren bij de start van hun dienstverband.

Als een werknemer na de proeftijd blijft werken, wordt hij volgens de wet als een vaste werknemer beschouwd. Proeftijdmedewerkers worden ook beschermd door arbeidswetten en kunnen niet worden ontslagen zonder geldige reden.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in de Filipijnen is 40 uur, meestal 8 uur per dag. Werk dat langer duurt dan 8 uur per dag wordt beschouwd als overwerk.

Hier is hoe overwerkvergoeding wordt berekend:

Nationale & regionale feestdagen

Werknemers in de Filipijnen hebben recht op betaald verlof op nationale feestdagen. Er zijn twee soorten feestdagen: reguliere feestdagen en speciale niet-werkbare dagen.

Reguliere feestdagen 2025:

• 1 januari (woensdag) – Nieuwjaarsdag
• 9 april (woensdag) – Araw ng Kagitingan (Dag van de Held)
• 17 april (donderdag) – Witte Donderdag
• 18 april (vrijdag) – Goede Vrijdag
• 1 mei (donderdag) – Dag van de Arbeid
• 12 juni (donderdag) – Onafhankelijkheidsdag
• 25 augustus (maandag) – Nationale Helden Dag
• 30 november (zondag) – Bonifacio Dag
• 25 december (donderdag) – Kerstdag
• 30 december (dinsdag) – Rizal Dag
• Eidul Fitr (wordt nog bekendgemaakt)
• Eidul Adha (wordt nog bekendgemaakt)

Speciale (Niet-werkbare) dagen 2025:

• 29 januari (woensdag) – Chinees Nieuwjaar
• 19 april (zaterdag) – Zwarte Zaterdag
• 21 augustus (donderdag) – Ninoy Aquino Dag
• 1 november (zaterdag) – Allerheiligen
• 8 december (maandag) – Feest van de Onbevlekte Ontvangenis van Maria
• 24 december (woensdag) – Kerstavond
• 31 december (woensdag) – Laatste dag van het jaar
• 31 oktober (vrijdag) – Halloween

Naast nationale feestdagen zijn er ook lokale en regionale feestdagen waar u rekening mee moet houden.

Contractors aannemen in de Filipijnen

Het inhuren van zelfstandige contractors kan een flexibele manier zijn om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden. Contractors regelen hun eigen belastingen en hebben niet dezelfde voordelen als werknemers, zoals overwerkvergoeding en de verplichte 13e maand.

Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot aanzienlijke risico’s, waaronder financiële boetes en juridische geschillen. De Filipijnse overheid kan boetes opleggen en terugbetaling van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen eisen.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico’s te beperken. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw werknemers in de Filipijnen, en zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten. Ze regelen contracten, loonadministratie, belastingen en voordelen, zodat u zich kunt richten op het beheren van uw team en het laten groeien van uw bedrijf.

In de Filipijnen worden uw loonadministratieverplichtingen geleid door het Labor Code. Deze wet legt de basis voor hoe u uw team betaalt, en behandelt alles van minimumloon tot verplichte voordelen. Het zorgt ervoor dat uw relatie met uw werknemers duidelijk en eerlijk is. U zult bijdragen aan overheidsinstanties voor sociale zekerheid, ziektekostenverzekering en een spaarfonds.

Looncycli & loonstructuur

U moet uw werknemers minstens één keer per twee weken of twee keer per maand betalen. Veel bedrijven kiezen ervoor om hun teams te betalen op de 15e en de laatste dag van elke maand.

Een belangrijk onderdeel van de loonstructuur is de 13e maand. Dit is een verplichte, belastingvrije bonus die u geeft aan alle rank-and-file werknemers. U moet deze betalen op of vóór 24 december. Het bedrag is minimaal één-twaalfde van het basisloon van de werknemer verdiend gedurende het kalenderjaar.

Overwerk & minimums

De standaard werkdag is acht uur. Als een werknemer daarbuiten werkt, moet u hen overwerk betalen.

• Reguliere werkdag: 125% van hun reguliere loon.
• Rustdag of speciale feestdag: 130% van hun reguliere loon.
• Reguliere feestdag: 200% van hun reguliere loon.

Minimumloon varieert per regio en industrie. De tarieven worden vastgesteld door regionale loonraden om de lokale kosten van levensonderhoud weer te geven. Bijvoorbeeld, in Metro Manila is het dagloon voor niet-agrarische werknemers 645 PHP.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

U bent verantwoordelijk voor het bijdragen aan drie hoofd overheidsfondsen voor uw werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Uw werknemers dragen ook bij aan deze fondsen. U zult hun aandeel aftrekken van hun salaris.

In de Filipijnen zijn werknemersvoordelen een mix van door de overheid verplichte verlofdagen en bijdragen, naast aanvullende voordelen die bedrijven aanbieden om talent aan te trekken en te behouden. Je zult merken dat de wet een solide basis van voordelen biedt voor elke werknemer. Veel bedrijven bouwen hier vervolgens op voort met hun eigen pakketten om zich te onderscheiden.

Wettelijke Verlofdagen

De overheid vereist dat alle werkgevers verschillende soorten betaalde verlofdagen bieden. Dit zijn de basisverlofdagen die je aan je werknemers moet aanbieden.

• Service Incentive Leave: Werknemers die minstens één jaar in dienst zijn, hebben recht op vijf dagen betaalde verlof. Ze kunnen dit gebruiken voor vakantie of om ziekteverlof te dekken.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers komen in aanmerking voor 105 dagen betaald verlof bij bevalling of miskraam. Een extra 15 dagen worden toegekend aan alleenstaande ouders.
• Vaderschapsverlof: Getrouwde mannelijke werknemers krijgen zeven dagen betaald verlof voor de eerste vier bevallingen van hun wettelijke echtgenote.
• Ouderschapsverlof voor Alleenstaande Ouders: Alleenstaande ouders die minstens één jaar in dienst zijn, kunnen nog eens zeven dagen betaald verlof opnemen.
• Speciaal Verlof voor Vrouwen: Vrouwen die een operatie ondergaan voor gynaecologische problemen, hebben recht op twee maanden betaald verlof.

Feestdagen & Regionale Vakantiedagen

De Filipijnen observeert twee soorten feestdagen: reguliere feestdagen en speciale niet-werkbare dagen. Op reguliere feestdagen ontvangen werknemers die werken dubbele daglonen. Voor speciale niet-werkbare dagen krijgen degenen die werken een extra 30% van hun dagloon.

Hieronder een lijst van de verwachte nationale feestdagen voor 2025. Let op dat de data voor Eidul Fitr en Eidul Adha onderhevig zijn aan officiële proclamatie. Naast deze nationale feestdagen hebben verschillende regio’s en provincies hun eigen lokale feestdagen.

Typische Aanvullende Voordelen

Om concurrerend te blijven, bieden veel bedrijven in de Filipijnen voordelen aan die verder gaan dan de wettelijke vereisten. Hier is een overzicht van zowel de verplichte als de veel voorkomende aanvullende voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt het proces van het beheren van werknemersvoordelen in de Filipijnen. In plaats van zelf door de complexe lokale regelgeving te navigeren, regelt een EOR alles voor je.

Een EOR zal:

• Zorgen voor naleving van alle lokale arbeidswetten.
• Het salarisadministratie beheren, inclusief alle noodzakelijke inhoudingen en bijdragen voor SSS, PhilHealth en Pag-IBIG.
• Alle wettelijke verlofvoordelen beheren, zorgen dat ze correct worden bijgehouden en toegepast.
• Je helpen bij het creëren van een concurrerend voordelenpakket door inzicht te geven in de lokale marktverwachtingen.
• De inschrijving van je werknemers in alle verplichte en aanvullende voordelenprogramma’s regelen.

Door samen te werken met een EOR, kun je je richten op je kernactiviteiten terwijl je erop kunt vertrouwen dat je werknemers de juiste en competitieve voordelen ontvangen.

Wanneer een werknemer je bedrijf verlaat in de Filipijnen, moet je een specifiek proces volgen. Dit wordt beëindiging of offboarding genoemd. Het omvat verschillende stappen om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten. Het proces is ontworpen om eerlijk te zijn voor zowel jou als je werknemer. Het behandelt alles van de laatste betaling tot de vereiste documentatie.

Opzegtermijnen

Wanneer een werknemer ontslag neemt, moet hij of zij je doorgaans 30 dagen van tevoren opzeggen. Dit geeft je de tijd om een vervanger te vinden en hun taken over te dragen. Als je een werknemer beëindigt om geautoriseerde redenen zoals overbodigheid, moet je de werknemer ook minstens 30 dagen voor hun laatste werkdag schriftelijk opzeggen. Je moet ook het Department of Labor and Employment (DOLE) minstens 30 dagen van tevoren informeren voor geautoriseerde redenen.

Voor ontslagen wegens "gerechtvaardigde redenen", zoals ernstig wangedrag, is het proces anders. Je moet de werknemer eerst een schriftelijke kennisgeving geven waarin de redenen voor mogelijke beëindiging worden uitgelegd. De werknemer heeft vervolgens een redelijke periode, meestal vijf dagen, om op de beschuldigingen te reageren.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding hangt af van de reden voor beëindiging. Als een werknemer ontslag neemt of wordt ontslagen om gerechtvaardigde redenen, heeft hij of zij doorgaans geen recht op ontslagvergoeding.

Echter, je moet ontslagvergoeding betalen voor geautoriseerde redenen. Het bedrag varieert op basis van de reden:

Een fractie van minstens zes maanden wordt beschouwd als één heel jaar bij het berekenen van de ontslagvergoeding.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door werknemersuitgangen in de Filipijnen kan complex zijn. Wij maken het eenvoudig. We zorgen ervoor dat elk offboardingproces voldoet aan het Philippine Labor Code.

Zo helpen wij:

• Duidelijk en Conform Proces: Wij beheren het hele beëindigingsproces, van het opstellen en versturen van de juiste kennisgevingen tot het berekenen van de laatste betaling.
• Deskundige Begeleiding: Wij bieden duidelijke richtlijnen over opzegtermijnen en ontslagvergoedingen om ervoor te zorgen dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet.
• Documentatie: Wij regelen alle benodigde documentatie, inclusief de uiteenzetting van de laatste betaling en het Certificate of Employment.
• Gemoedsrust: Met Rivermate kun je erop vertrouwen dat je werknemersbeëindigingen correct en respectvol afhandelt, waardoor juridische risico's worden geminimaliseerd.

Het verplaatsen van getalenteerde mensen naar de Filipijnen betekent navigeren door lokale immigratie- en arbeidswetten. Je moet de juiste documenten verkrijgen om compliant te blijven en vertragingen te voorkomen. Het is een proces met specifieke stappen, maar eenvoudig wanneer je weet wat je kunt verwachten. Voor elke buitenlandse burger om in de Filipijnen te werken, zijn zowel een werkvisum als een werkvergunning vereist.

Employment visas & sponsorship realiteiten

De meest voorkomende route voor langdurige tewerkstelling is de 9(g) Pre-Arranged Employment Visa. Dit visum stelt een buitenlandse burger in staat om legaal in de Filipijnen te werken. Voordat je überhaupt een aanvraag voor dit visum kunt indienen, heb je een Alien Employment Permit (AEP) nodig van het Department of Labor and Employment (DOLE). De AEP bevestigt dat een buitenlandse burger een rol vervult die een Filipijnse burger niet kan.

Hier is wat je moet weten over sponsoring:

• Employer of Record (EOR) kan sponsoren: Een EOR met een juridische entiteit in de Filipijnen kan werknemers sponsoren voor een 9(g) visum. Dit bespaart je de noodzaak om je eigen lokale bedrijf op te zetten.
• Arbeidsmarkttoets: Het sponsorschapbedrijf, of je EOR, moet aantonen dat er geen gekwalificeerde Filipijnse kandidaat beschikbaar is voor de baan. Dit houdt vaak in dat de positie lokaal wordt geadverteerd.
• Specifiek voor de functie: De AEP en 9(g) visum zijn gekoppeld aan een specifieke rol bij een bepaald bedrijf. Als de werknemer van baan of bedrijf verandert, is een nieuwe AEP nodig.
• Provisionele vergunningen: Als je iemand moet laten starten voordat het 9(g) visum is goedgekeurd, kun je een Provisional Work Permit aanvragen. Deze kan veel sneller worden uitgegeven, vaak binnen een paar weken.

Er zijn andere visumtypes voor specifieke situaties, zoals voor treaty traders uit bepaalde landen of voor werknemers van bedrijven in speciale economische zones. Maar voor de meeste professionele functies is het 9(g) visum de standaard.

Zakenreis compliance

Voor korte zakelijke reizen heb je geen volledig werkvisum nodig. Deze reizen omvatten activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen, het onderhandelen over contracten of het verkennen van zakelijke kansen. Je mag geen arbeid verrichten of betaling ontvangen van een Filipijns bedrijf op een zakenvisum.

Hier zijn de gebruikelijke opties voor korte zakelijke bezoeken:

Voor elk zakelijk bezoek heb je over het algemeen het volgende nodig:

• Een geldig paspoort.
• Bewijs van je zakelijke doelstelling, zoals een uitnodigingsbrief.
• Een bevestigde retour- of doorreis ticket.
• Bewijs van financiële draagkracht.