Employer of Record in Filipijnen

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers in jouw naam aanneemt in de Filipijnen. Zie hen als jouw lokale HR-partner. Ze regelen alle juridische en administratieve taken van tewerkstelling, zoals loonadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Filipijnse arbeidswetgeving. Dit betekent dat je een team in de Filipijnen kunt opbouwen zonder dat je je eigen lokale bedrijf hoeft op te richten. Je blijft verantwoordelijk voor het dagelijkse werk van je werknemers, terwijl de EOR de rest regelt. Voor bedrijven die willen aannemen in de Filipijnen, kan een EOR-aanbieder zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in de Filipijnen

Het gebruik van een EOR om te werven in de Filipijnen is een eenvoudig proces. Zo werkt het meestal:

1. Je vindt het talent: Je werft en selecteert de persoon die je in de Filipijnen wilt aannemen.
2. De EOR neemt hen aan: De EOR neemt vervolgens wettelijk de werknemer aan namens jou. Ze stellen een conforme arbeidsovereenkomst op die voldoet aan alle Filipijnse arbeidsnormen.
3. Het onboardingproces begint: De EOR beheert het hele onboardingproces. Dit omvat het registreren van je werknemer voor verplichte overheidsvoordelen zoals SSS (Social Security System), PhilHealth (nationale ziektekostenverzekering) en Pag-IBIG (woningbouwfonds).
4. Loonadministratie en voordelen worden beheerd: De EOR verzorgt alle aspecten van de loonadministratie, inclusief het berekenen en inhouden van belastingen en het zorgen dat je werknemers op tijd betaald krijgen in de lokale valuta. Ze beheren ook alle werknemersvoordelen.
5. Doorlopende naleving: De EOR blijft op de hoogte van eventuele wijzigingen in de Filipijnse arbeidswetgeving om te zorgen dat je compliant blijft. Dit beschermt je tegen mogelijke juridische problemen.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor werving in de Filipijnen

Het gebruik van een EOR om te werven in de Filipijnen biedt je een aanzienlijk voordeel. Het stelt je in staat om snel en veilig een nieuwe markt te betreden en toegang te krijgen tot een gekwalificeerd personeelsbestand. Je kunt je richten op je kernactiviteiten terwijl de EOR de complexiteit van de lokale arbeidswetten afhandelt.

• Blijf compliant: Filipijnse arbeidswetten kunnen complex zijn. Een EOR begrijpt deze wetten en zorgt dat je alle regels met betrekking tot contracten, lonen en verplichte voordelen naleeft.
• Huur sneller in: Je kunt werknemers binnen enkele dagen aannemen, in plaats van de maanden die het kan duren om een juridische entiteit in het land op te zetten.
• Bespaar geld: Het opzetten van een lokaal bedrijf brengt aanzienlijke kosten en juridische fees met zich mee. Een EOR is een kosteneffectievere manier om een team op te bouwen.
• Toegang tot top talent: De Filipijnen beschikt over een grote pool van gekwalificeerde professionals. Een EOR maakt het gemakkelijk voor jou om het beste talent aan te nemen zonder geografische barrières.
• Verminder risico: De EOR neemt de juridische verantwoordelijkheden van een werkgever op zich, waardoor je risico op niet-naleving van lokale regelgeving wordt geminimaliseerd.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Filipijnen uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Filipijnen wordt gewaarborgd.

Het aannemen in de Filipijnen betekent toegang krijgen tot een groot en gekwalificeerd personeelsbestand. Het land heeft een groeiende economie en een jonge bevolking, waardoor het een aantrekkelijke plek is om een team op te bouwen. Om het goed te doen, moet je de lokale arbeidswetten begrijpen. Dit helpt je om compliant te blijven en vanaf het begin een sterke relatie met je werknemers op te bouwen.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Een arbeidsovereenkomst is de basis van je relatie met je nieuwe medewerker. Hoewel mondelinge afspraken geldig kunnen zijn, is een schriftelijke overeenkomst altijd de beste aanpak. Het biedt duidelijkheid voor zowel jou als je werknemer.

Je arbeidsovereenkomst moet in het Engels zijn, maar als je werknemer een Filipijnse nationaliteit heeft die geen Engels spreekt, moet je ook een kopie in het Filipino verstrekken.

Hier zijn de essentiële clausules die je moet opnemen:

• Functietitel en omschrijving: Definieer duidelijk de rol en verantwoordelijkheden.
• Vergoeding: Vermeld het salaris en eventuele vergoedingen.
• Werkuren: De standaard is 8 uur per dag, 40 uur per week.
• Proeftijd: Indien van toepassing, mag deze niet langer dan zes maanden duren.
• Voordelen: Geef details over verplichte bijdragen aan het Social Security System (SSS), PhilHealth en het Pag-IBIG Fund.
• Verlofrechten: Neem vakantiedagen, ziekteverlof, zwangerschapsverlof en vaderschapsverlof op.
• Ontslagclausules: Schets de gronden en procedures voor het beëindigen van de arbeidsovereenkomst.

Proeftijd

In de Filipijnen kun je een werknemer voor maximaal zes maanden op proef aannemen. Deze periode stelt je in staat om de geschiktheid voor de rol te beoordelen. Het is belangrijk om de normen voor regularisatie aan de werknemer te communiceren bij de start van hun dienstverband.

Als een werknemer na de proeftijd blijft werken, wordt hij volgens de wet als een vaste werknemer beschouwd. Proeftijdmedewerkers worden ook beschermd door arbeidswetten en kunnen niet zonder geldige reden worden ontslagen.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in de Filipijnen is 40 uur, meestal 8 uur per dag. Werk dat langer dan 8 uur per dag duurt, wordt als overwerk beschouwd.

Hier is hoe overwerkvergoeding wordt berekend:

Nationale & regionale feestdagen

Werknemers in de Filipijnen hebben recht op betaald verlof voor nationale feestdagen. Er zijn twee soorten feestdagen: reguliere feestdagen en speciale niet-werkbare dagen.

Reguliere feestdagen 2025:

• 1 januari (woensdag) – Nieuwjaarsdag
• 9 april (woensdag) – Araw ng Kagitingan (Dag van de Heldendom)
• 17 april (donderdag) – Witte Donderdag
• 18 april (vrijdag) – Goede Vrijdag
• 1 mei (donderdag) – Dag van de Arbeid
• 12 juni (donderdag) – Onafhankelijkheidsdag
• 25 augustus (maandag) – Nationale Helden Dag
• 30 november (zondag) – Bonifacio Dag
• 25 december (donderdag) – Kerstdag
• 30 december (dinsdag) – Rizal Dag
• Eidul Fitr (wordt nog bekendgemaakt)
• Eidul Adha (wordt nog bekendgemaakt)

Speciale (Niet-werkbare) dagen 2025:

• 29 januari (woensdag) – Chinese Nieuwjaar
• 19 april (zaterdag) – Zwarte Zaterdag
• 21 augustus (donderdag) – Ninoy Aquino Dag
• 1 november (zaterdag) – Allerheiligen
• 8 december (maandag) – Feest van de Onbevlekte Ontvangenis van Maria
• 24 december (woensdag) – Kerstavond
• 31 december (woensdag) – Laatste dag van het jaar
• 31 oktober (vrijdag) – Allerheiligenavond

Naast nationale feestdagen zijn er ook lokale en regionale feestdagen waar je rekening mee moet houden.

Contractors aannemen in de Filipijnen

Het inhuren van zelfstandige contractors kan een flexibele manier zijn om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden. Contractors regelen hun eigen belastingen en hebben niet dezelfde voordelen als werknemers, zoals overwerkvergoeding en de verplichte 13e maand.

Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren. Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot aanzienlijke risico’s, waaronder financiële boetes en juridische geschillen. De Filipijnse overheid kan boetes opleggen en terugbetaling van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen eisen.

Een Employer of Record (EOR) kan je helpen deze risico’s te beperken. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor je werknemers in de Filipijnen, en zorgt voor naleving van de lokale arbeidswetten. Ze regelen contracten, loonadministratie, belastingen en voordelen, zodat jij je kunt richten op het beheren van je team en het laten groeien van je bedrijf.

In de Filipijnen worden uw loonadministratieverplichtingen geleid door het Labor Code. Deze wet legt de basis voor hoe u uw team betaalt, en behandelt alles van minimumloon tot verplichte voordelen. Het zorgt ervoor dat uw relatie met uw werknemers duidelijk en eerlijk is. U zult bijdragen aan overheidsinstanties voor sociale zekerheid, ziektekostenverzekering en een spaarfonds.

Looncycli & loonstructuur

U moet uw werknemers minstens één keer per twee weken of twee keer per maand betalen. Veel bedrijven kiezen ervoor om hun teams te betalen op de 15e en de laatste dag van elke maand.

Een belangrijk onderdeel van de loonstructuur is de 13e maand. Dit is een verplichte, belastingvrije bonus die u aan alle rank-and-file werknemers geeft. U moet deze betalen op of vóór 24 december. Het bedrag is minimaal één-twaalfde van het basisloon van de werknemer verdiend gedurende het kalenderjaar.

Overwerk & minimumlonen

De standaard werkdag is acht uur. Als een werknemer daarbuiten werkt, moet u hen overwerk betalen.

• Reguliere werkdag: 125% van hun reguliere loon.
• Rustdag of speciale feestdag: 130% van hun reguliere loon.
• Reguliere feestdag: 200% van hun reguliere loon.

Minimumloon varieert per regio en industrie. De tarieven worden vastgesteld door regionale loonraden om de lokale kosten van levensonderhoud weer te geven. Bijvoorbeeld, in Metro Manila is het dagloon voor niet-landbouwarbeiders 645 PHP.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

U bent verantwoordelijk voor het bijdragen aan drie hoofd overheidsfondsen voor uw werknemers.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Uw werknemers dragen ook bij aan deze fondsen. U zult hun aandeel aftrekken van hun salaris.

In de Filipijnen zijn werknemersvoordelen een mix van door de overheid verplichte verlofdagen en bijdragen, naast aanvullende voordelen die bedrijven aanbieden om talent aan te trekken en te behouden. Je zult merken dat de wet een solide basis van voordelen biedt voor elke werknemer. Veel bedrijven bouwen hierop voort met hun eigen pakketten om zich te onderscheiden.

Wettelijke Verlofdagen

De overheid vereist dat alle werkgevers verschillende soorten betaalde verlofdagen bieden. Dit zijn de basisverlofdagen die je aan je werknemers moet aanbieden.

• Service Incentive Leave: Werknemers die minstens één jaar in dienst zijn, hebben recht op vijf dagen betaalde verlof. Ze kunnen dit gebruiken voor vakantie of om ziekteverlof te dekken.
• Zwangerschapsverlof: Vrouwelijke werknemers komen in aanmerking voor 105 dagen betaald verlof voor bevalling of miskraam. Een extra 15 dagen worden toegekend aan alleenstaande ouders.
• Vaderschapsverlof: Getrouwde mannelijke werknemers krijgen zeven dagen betaald verlof voor de eerste vier bevallingen van hun wettelijke echtgenote.
• Ouderschapsverlof voor Alleenstaande Ouders: Alleenstaande ouders die minstens één jaar in dienst zijn, kunnen zeven extra dagen betaald verlof opnemen.
• Speciaal Verlof voor Vrouwen: Vrouwen die een operatie ondergaan voor gynaecologische problemen, hebben recht op twee maanden betaald verlof.

Openbare Vakanties & Regionale Vakanties

De Filipijnen observeert twee soorten vakanties: reguliere vakanties en speciale niet-werkdagen. Op reguliere vakanties ontvangen werknemers die werken dubbele betaling van hun dagloon. Voor speciale niet-werkdagen krijgen degenen die werken een extra 30% van hun dagloon.

Hieronder een lijst van de verwachte nationale feestdagen voor 2025. Let op dat de data voor Eidul Fitr en Eidul Adha onderhevig zijn aan officiële proclamatie. Naast deze nationale feestdagen hebben verschillende regio’s en provincies hun eigen lokale feestdagen.

Typische Aanvullende Voordelen

Om concurrerend te blijven, bieden veel bedrijven in de Filipijnen voordelen aan die verder gaan dan de wettelijke vereisten. Hier is een overzicht van zowel de verplichte als de gebruikelijke aanvullende voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt het proces van het beheren van werknemersvoordelen in de Filipijnen. In plaats van zelf door de complexe lokale regelgeving te navigeren, regelt een EOR alles voor je.

Een EOR zal:

• Zorgen voor naleving van alle lokale arbeidswetten.
• Het salarisadministratie beheren, inclusief alle noodzakelijke inhoudingen en bijdragen voor SSS, PhilHealth en Pag-IBIG.
• Alle wettelijke verlofvoordelen beheren, zorgen dat ze correct worden bijgehouden en toegepast.
• Je helpen bij het creëren van een concurrerend voordelenpakket door inzicht te geven in de lokale marktverwachtingen.
• De inschrijving van je werknemers in alle verplichte en aanvullende voordelen regelen.

Door samen te werken met een EOR, kun je je richten op je kernactiviteiten terwijl je erop kunt vertrouwen dat je werknemers de juiste en competitieve voordelen ontvangen.

Wanneer een werknemer je bedrijf verlaat in de Filipijnen, moet je een specifiek proces volgen. Dit wordt beëindiging of offboarding genoemd. Het omvat verschillende stappen om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de lokale arbeidswetten. Het proces is ontworpen om eerlijk te zijn voor zowel jou als je werknemer. Het behandelt alles van de laatste betaling tot de vereiste documentatie.

Opzegtermijnen

Wanneer een werknemer ontslag neemt, moet hij of zij je over het algemeen 30 dagen van tevoren informeren. Dit geeft je de tijd om een vervanger te vinden en hun taken over te dragen. Als je een werknemer beëindigt om geautoriseerde redenen zoals ontslag wegens overbodigheid, moet je de werknemer ook minstens 30 dagen voor hun laatste werkdag schriftelijk op de hoogte stellen van de beëindiging. Je moet ook het Department of Labor and Employment (DOLE) minstens 30 dagen van tevoren informeren voor geautoriseerde redenen.

Voor beëindigingen wegens "gerechtvaardigde redenen," zoals ernstig wangedrag, is het proces anders. Je moet de werknemer eerst een schriftelijke kennisgeving geven waarin de redenen voor mogelijke beëindiging worden uitgelegd. De werknemer heeft vervolgens een redelijke periode, meestal vijf dagen, om te reageren op de beschuldigingen.

Ontslagvergoeding

Ontslagvergoeding hangt af van de reden voor beëindiging. Als een werknemer ontslag neemt of wordt ontslagen om gerechtvaardigde redenen, heeft hij of zij over het algemeen geen recht op ontslagvergoeding.

Echter, je moet ontslagvergoeding betalen voor geautoriseerde redenen. Het bedrag varieert op basis van de reden:

Een fractie van minstens zes maanden wordt beschouwd als één heel jaar bij het berekenen van de ontslagvergoeding.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door werknemersuitgangen in de Filipijnen kan complex zijn. Wij maken het eenvoudig. We zorgen ervoor dat elk offboardingproces voldoet aan het Philippine Labor Code.

Zo helpen wij:

• Duidelijk en Conform Proces: Wij beheren het hele beëindigingsproces, van het opstellen en versturen van de juiste kennisgevingen tot het berekenen van de laatste betaling.
• Deskundige begeleiding: Wij bieden duidelijke richtlijnen over opzegtermijnen en ontslagvergoedingen om ervoor te zorgen dat je aan alle wettelijke vereisten voldoet.
• Documentatie: Wij regelen alle benodigde papierwerk, inclusief de uiteenzetting van de laatste betaling en het Certificate of Employment.
• Gemoedsrust: Met Rivermate kun je erop vertrouwen dat je werknemersbeëindigingen correct en respectvol afhandelt, waardoor juridische risico’s worden geminimaliseerd.

Het verplaatsen van getalenteerde mensen naar de Filipijnen betekent navigeren door lokale immigratie- en arbeidswetten. Je moet de juiste documenten verkrijgen om compliant te blijven en vertragingen te voorkomen. Het is een proces met specifieke stappen, maar eenvoudig wanneer je weet wat je kunt verwachten. Voor elke buitenlandse burger om in de Filipijnen te werken, zijn zowel een werkvisum als een werkvergunning vereist.

Employment visas & sponsorship realiteiten

De meest gebruikelijke route voor langdurige tewerkstelling is de 9(g) Pre-Arranged Employment Visa. Dit visum stelt een buitenlandse burger in staat om legaal in de Filipijnen te werken. Voordat je überhaupt een aanvraag voor dit visum kunt indienen, heb je een Alien Employment Permit (AEP) nodig van het Department of Labor and Employment (DOLE). De AEP bevestigt dat een buitenlandse burger een rol vervult die een Filipijnse burger niet kan.

Hier is wat je moet weten over sponsoring:

• Employer of Record (EOR) kan sponsoren: Een EOR met een juridische entiteit in de Filipijnen kan werknemers sponsoren voor een 9(g) visum. Dit bespaart je de noodzaak om je eigen lokale bedrijf op te zetten.
• Arbeidsmarkttoets: Het sponsorschapbedrijf, of je EOR, moet aantonen dat er geen gekwalificeerde Filipijnse kandidaat beschikbaar is voor de baan. Dit houdt vaak in dat de positie lokaal wordt geadverteerd.
• Specifiek voor de functie: De AEP en 9(g) visum zijn gekoppeld aan een specifieke rol bij een bepaald bedrijf. Als de werknemer van baan of bedrijf verandert, is een nieuwe AEP vereist.
• Provisionele vergunningen: Als je iemand wilt laten starten voordat het 9(g) visum is goedgekeurd, kun je een Provisional Work Permit aanvragen. Deze kan veel sneller worden uitgegeven, vaak binnen een paar weken.

Er zijn andere visumtypes voor specifieke situaties, zoals voor treaty traders uit bepaalde landen of voor werknemers van bedrijven in speciale economische zones. Maar voor de meeste professionele functies is het 9(g) visum de standaard.

Zakenreis compliance

Voor korte zakelijke reizen heb je geen volledig werkvisum nodig. Deze reizen omvatten activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen, het onderhandelen over contracten of het verkennen van zakelijke kansen. Je mag niet in dienst treden of betaling ontvangen van een Filipijns bedrijf op een zakenvisum.

Hier zijn de gebruikelijke opties voor korte zakelijke bezoeken:

Voor elk zakelijk bezoek moet je over het algemeen het volgende kunnen overleggen:

• Een geldig paspoort.
• Bewijs van je zakelijke doelstelling, zoals een uitnodigingsbrief.
• Een bevestigde retour- of doorreis ticket.
• Bewijs van financiële draagkracht.