Employer of Record in Belgium

Het aannemen van werknemers in België vereist een grondig begrip van de lokale arbeidswetten, belastingregels en sociale zekerheidsbijdragen. Het Belgische arbeidslandschap staat bekend om zijn robuuste werknemersbescherming en uitgebreide voordelenstelsel, waardoor naleving een cruciale overweging is voor elk internationaal bedrijf dat zijn team daar wil uitbreiden. Het navigeren door deze vereisten kan complex en tijdrovend zijn, vooral voor bedrijven zonder bestaande lokale aanwezigheid.

Bedrijven die hun personeelsbestand in België willen uitbreiden, hebben doorgaans een paar belangrijke opties om te overwegen bij het in dienst nemen van personeel. Elke aanpak brengt verschillende implicaties met zich mee op het gebied van juridische verplichtingen, administratieve lasten en algehele flexibiliteit.

• Een lokale juridische entiteit oprichten: Dit houdt in dat een dochteronderneming of filiaal in België wordt opgezet, een proces dat aanzienlijke tijd, investering en voortdurende administratieve management vereist om te zorgen voor naleving van de bedrijfs- en arbeidswetten.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Samenwerken met een EOR-dienstverlener, zoals Rivermate, stelt bedrijven in staat om werknemers in België aan te nemen zonder een lokale entiteit op te zetten. De EOR fungeert als de juridische werkgever en neemt alle nalevings- en loonadministratieverantwoordelijkheden op zich.
• Een zelfstandige contractor inhuren: Voor kortlopende projecten of specifieke taken kan het inhuren van een zelfstandige contractor eenvoudiger lijken. Deze optie brengt echter het risico van verkeerde classificatie met zich mee als de arbeidsrelatie lijkt op een arbeidsovereenkomst, wat mogelijk leidt tot aanzienlijke boetes.

Hoe een EOR werkt in België

Een Employer of Record (EOR) dienst vereenvoudigt wereldwijde uitbreiding door de juridische en administratieve lasten van het werkgeverschap op zich te nemen. In België fungeert een EOR als de juridische werkgever voor de door jou gekozen teamleden, en zorgt voor volledige naleving van de lokale wetten. Dit stelt jouw bedrijf in staat zich te richten op dagelijkse managementtaken en strategische groei, terwijl de EOR de complexiteit van Belgisch werkgeverschap afhandelt. De EOR verzorgt doorgaans:

• Loonadministratie: Het beheren van salarissen, bonussen en ontslagvergoedingen in overeenstemming met Belgische regelgeving.
• Belastingnaleving: Het afhandelen van inkomstenbelasting, sociale zekerheidsbijdragen en andere verplichte payroll-belastingen.
• Voordelenbeheer: Het bieden van conforme voordelenpakketten, inclusief ziektekostenverzekering, pensioenregelingen en andere wettelijke vereisten.
• HR-ondersteuning: Het bieden van begeleiding over lokale arbeidswetten, het beheren van onboarding van werknemers en het afhandelen van ontslagen indien nodig.
• Arbeidsovereenkomsten: Het opstellen en uitgeven van wettelijk conforme arbeidsovereenkomsten die zijn afgestemd op de Belgische wet.

Voordelen van het gebruik van een EOR in België

Voor bedrijven die snel en conform talent in België willen aannemen zonder de overhead van het opzetten van een lokale entiteit, biedt een EOR overtuigende voordelen. Het stroomlijnt het aannameproces en vermindert de risico’s verbonden aan internationaal werkgeverschap.

• Snelle markttoetreding: Werknemers in België aannemen binnen dagen of weken, waardoor het lange proces van registratie van een juridische entiteit wordt omzeild.
• Verminderde nalevingsrisico’s: Zorgen voor volledige naleving van België’s complexe arbeidswetten, belastingregels en sociale zekerheidsverplichtingen.
• Geen lokale entiteit nodig: Vermijd de aanzienlijke financiële en administratieve lasten van het opzetten en onderhouden van een dochteronderneming of filiaal.
• Kostenbesparing: Elimineren van de noodzaak voor toegewijd intern HR-, juridisch- en financieel personeel om internationale payroll en naleving te beheren.
• Focus op kernactiviteiten: Vrijmaken van interne middelen om zich te richten op strategische doelstellingen en bedrijfsgroei, in plaats van administratieve taken.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Belgium uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Belgium garandeert.

Belgische werkgevers moeten sociale zekerheidsbijdragen en loonbelasting inhouden voor hun werknemers. Vanaf 2025 bedragen de werkgeversbijdragen aan de ONSS/RSZ ongeveer 25% van het brutoloon, met variaties afhankelijk van sector en regio. Werkgevers zijn ook verantwoordelijk voor het inhouden van de progressieve inkomstenbelasting op lonen, gebruikmakend van officiële tabellen die rekening houden met individuele omstandigheden, en het afdragen van deze bedragen maandelijks of per kwartaal.

Werknemers profiteren van aftrekposten zoals beroepskosten, sociale zekerheidsbijdragen, pensioenregelingen, hypotheekrente, kinderopvangkosten en belastingkredieten voor afhankelijken, die het belastbare inkomen verlagen. Werkgevers moeten zich houden aan strikte rapportagedeadlines, door het indienen van maandelijkse of kwartaal loonadministraties en jaarlijkse belastingaangiften, meestal voor eind juni. Beide partijen kunnen online indienen via het overheidsportaal.

Buitenlandse werknemers en bedrijven worden geconfronteerd met aanvullende regels, waaronder belasting op Belgische-broninkomsten voor niet-ingezetenen, toepasselijke belastingverdragen en speciale expatriateregimes. Buitenlandse bedrijven kunnen vennootschapsbelasting verschuldigd zijn over Belgische winsten en moeten voldoen aan btw- en inhoudingsplicht.

Het salarislandschap in België voor 2025 kenmerkt zich door competitieve lonen in verschillende sectoren, met aanzienlijke variatie afhankelijk van industrie, functie en locatie. Bijvoorbeeld, IT-functies zoals Software Engineers verdienen tussen €50.000 en €80.000 per jaar, terwijl Data Scientists tot €95.000 kunnen verdienen. Zorgprofessionals zoals artsen hebben salarissen variërend van €80.000 tot €150.000. Grote steden zoals Brussel bieden doorgaans hogere salarissen vanwege de hogere levenskosten.

Minimumlonen worden gereguleerd, met de wettelijke minimummaandlonen bruto die beginnen bij €2.018,22 voor werknemers ouder dan 21 jaar, en lagere tarieven voor jongere werknemers. Werkgevers moeten voldoen aan deze regelgeving, die soms wordt aangevuld door collectieve arbeidsovereenkomsten per sector. Vergoedingspakketten omvatten vaak bonussen zoals een 13e maand, vakantiegeld, vervoersvergoedingen, maaltijdcheques en prestatiebonussen, die het totale inkomen verhogen.

Loonbetalingen worden doorgaans maandelijks verwerkt via bankoverschrijving, met wettelijke vereisten voor gedetailleerde loonstroken. Trends wijzen op stijgende salarissen, gedreven door vraag naar tech-talent, inflatie en een focus op vaardigheden, naast een toenemende transparantie en flexibele voordelen om topkandidaten aan te trekken.

Het beleid voor vakantiedagen in België voor 2025 biedt werknemers diverse rechten om een goede werk-privébalans te bevorderen. Voltijdse werknemers die vijf dagen per week werken, krijgen minimaal 20 betaalde vakantiedagen per jaar, berekend op basis van het werk van het voorgaande jaar. Werknemers profiteren ook van 10 feestdagen, met betaalde vrije dagen en vervangende vrije dagen indien zij op deze dagen moeten werken.

Belangrijke gegevenspunten zijn onder andere:

Aanvullende verlofsoorten omvatten ouderschapsverlof, rouwverlof, studieverlof en optioneel sabbatical, met specifieke voorwaarden en voordelen. Werkgevers moeten op de hoogte blijven van wettelijke en collectieve arbeidsovereenkomsten om naleving te waarborgen en het welzijn van werknemers te ondersteunen.

Het socialezekerheidsstelsel van België vereist dat werkgevers ongeveer 25% van het brutoloon bijdragen om verplichte voordelen zoals gezondheidszorg, werkloosheid, pensioenen, gezinsvergoedingen, arbeidsongevallenverzekering en vakantiegeld te financieren. Werknemers dragen ongeveer 13,07% van hun brutoloon bij. Deze bijdragen zorgen voor uitgebreide dekking voor werknemers, maar vormen een aanzienlijke kostenpost voor werkgevers.

Het begrijpen van deze verplichte kosten is essentieel voor werkgevers om naleving te waarborgen en concurrerende arbeidsvoorwaarden te ontwikkelen in België. Aanvullende voordelen naast de wettelijke vereisten komen vaak voor om talent aan te trekken en te behouden, maar de kernbijdragen vormen een aanzienlijk deel van de totale arbeidskosten.

Overeenkomsten van arbeid in België zijn essentieel voor het definiëren van de werkgever-werknemer relatie, het waarborgen van juridische naleving en het beschermen van rechten. De wet erkent verschillende contracttypes, elk met specifieke kenmerken:

Juridische regelgeving regelt proeftijd, vertrouwelijkheid, non-concurrentiebedingen, contractwijzigingen en beëindigingsprocedures. Werkgevers moeten verplichte clausules opnemen en zich houden aan specifieke regels voor elk contracttype om naleving te waarborgen en geschillen te voorkomen. Belangrijke gegevenspunten zijn onder andere:

Het begrijpen van deze kaders helpt werkgevers om arbeidsrelaties effectief te beheren binnen de Belgische wetgeving.

Thuiswerken in België wordt steeds gebruikelijker, ondersteund door een wettelijk kader dat werknemers het recht geeft om verzoeken voor remote regelingen in te dienen, waarbij werkgevers verplicht zijn deze verzoeken redelijk te overwegen en veilige, conforme werkomgevingen te garanderen. Belangrijke regelgeving omvat bepalingen over rights voor werken vanuit huis, werkgeversverplichtingen en sector-specifieke collectieve arbeidsovereenkomsten die aspecten zoals vergoeding en werktijden behandelen.

Flexibele werkopties zoals telewerken, flextijd, ingekorte werkweken, job sharing en deeltijdwerk worden breed toegepast. Werkgevers dienen duidelijke beleidslijnen te ontwikkelen, effectief te communiceren, personeel te trainen en deze regelingen regelmatig te evalueren voor een optimale uitvoering.

Gegevensbescherming blijft cruciaal en wordt gereguleerd door GDPR en Belgische wetgeving. Werkgevers moeten zorgen voor beveiligde apparaten, transparante privacybeleid, procedures bij datalekken en training van werknemers. Daarnaast zijn zij verantwoordelijk voor het leveren van de benodigde apparatuur en het vergoeden van werkgerelateerde kosten, die doorgaans belastingvrij zijn indien correct gedocumenteerd. Een betrouwbare technologische infrastructuur—including VPNs, samenwerkingshulpmiddelen, cloudservices en technische ondersteuning—is essentieel voor effectief remote werk.

De arbeidswetgeving in België vereist strikte procedures voor het ontslag van werknemers, met nadruk op opzegtermijnen, gerechtvaardigde redenen en documentatie om rechtmatige ontslagen te waarborgen. Werkgevers moeten zich houden aan specifieke opzegtermijnen op basis van de anciënniteit van de werknemer, die variëren van 1 week voor minder dan 3 maanden dienst tot maximaal 48 weken voor meer dan 120 maanden, met mogelijke aanpassingen op basis van collectieve arbeidsovereenkomsten of contracten.

Ontslagvergoeding, berekend op basis van het bruto salaris van de werknemer tijdens de opzegperiode, is vereist als het dienstverband wordt beëindigd zonder juiste opzegging of geldige reden. Ontslaggronden zijn ofwel "met reden" (ernstig wangedrag, dat onmiddellijke ontslag zonder vergoeding mogelijk maakt) of "zonder reden," wat opzegging of vergoeding vereist. Werkgevers moeten procedurele stappen volgen, waaronder schriftelijke kennisgeving, duidelijke redenen, het respecteren van opzegtermijnen en mogelijk overleg met werknemersvertegenwoordigers. Werknemers zijn beschermd tegen onrechtmatig ontslag, discriminatie en specifieke bescherming voor zwangere werknemers en vertegenwoordigers, met juridische procedures beschikbaar voor oneerlijke ontslagen.

Belgium biedt een gunstig klimaat voor het inzetten van zelfstandige contractors, met flexibiliteit en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden in diverse sectoren. Belangrijk voor succesvolle engagements is het begrijpen van het juridische kader, met name het onderscheid tussen werknemers en zelfstandige contractors, dat afhankelijk is van factoren zoals hiërarchische autoriteit, vrijheid in werkorganisatie en controle over werkprocessen. Foutieve classificatie kan leiden tot aanzienlijke juridische en financiële gevolgen. Contracten moeten de autonomie van de contractor benadrukken, gericht op opleveringen in plaats van werkprocessen, en duidelijke voorwaarden bevatten over scope, vergoeding, vertrouwelijkheid en intellectuele eigendomsrechten.

Zelfstandige contractors in België zijn verantwoordelijk voor hun eigen belasting- en socialezekerheidsverplichtingen, waarbij inkomstenbelasting, btw en sociale zekerheidsbijdragen de belangrijkste overwegingen zijn. De meeste contractors moeten zich registreren voor btw, die doorgaans 21% bedraagt, en regelmatig aangiften indienen. Verzekering, hoewel niet altijd verplicht, wordt aanbevolen, inclusief beroepsaansprakelijkheid en ziektekostenverzekering. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat contractors passende dekking hebben, vooral voor functies in sectoren zoals IT, marketing, consulting en gezondheidszorg, waar zelfstandige professionals veel voorkomen.

De gestructureerde aanpak van contracting en compliance zorgt ervoor dat bedrijven effectief kunnen profiteren van de expertise van zelfstandige contractors terwijl ze risico's minimaliseren.

Buitenlandse staatsburgers die in België willen werken, hebben over het algemeen een werkvergunning en visum nodig, behalve EEA- en Zwitserse burgers. Het proces varieert per regio (Vlaanderen, Wallonië, Brussel), wat de complexiteit verhoogt. De meest voorkomende vergunning is de Single Permit, die werk en verblijf combineert voor verblijven langer dan 90 dagen, met aanvraagstappen zoals indiening door de werkgever, arbeidsmarkttest, regionale beoordeling en, indien nodig, visumaanvraag bij de ambassade. Vereiste documenten zijn onder andere een geldig paspoort, arbeidsovereenkomst, kwalificaties, medische en politiecertificaten, en ondersteunende documenten van de werkgever. De kosten variëren meestal van €350 tot €800, met verwerkingstijden van 4 tot 12 weken.

Buitenlandse werknemers kunnen in aanmerking komen voor een permanent verblijf na vijf jaar legaal verblijf, op voorwaarde dat ze voldoen aan criteria zoals stabiel verblijf, financiële middelen, ziektekostenverzekering en integratie. Gezinsleden kunnen een aanvraag indienen voor afhankelijkheidsvisa, waarmee ze recht hebben op verblijf en studie, maar werkvergunning vereist meestal een apart permit.

Werkgevers moeten zorgen voor naleving door werkvergunningen te verifiëren, arbeidswetten na te leven en nauwkeurige administratie bij te houden. Werknemers zijn verantwoordelijk voor lokale registratie, het onderhouden van een geldige verzekering en het naleven van visumvoorwaarden. Niet-naleving kan leiden tot boetes, uitzetting of verboden, wat het belang benadrukt van het voldoen aan wettelijke verplichtingen.