Employer of Record in Belgium

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers aanneemt namens jou in België. Dit betekent dat je een team in België kunt opbouwen zonder een lokale entiteit op te zetten. De EOR verzorgt alle juridische en HR-taken die gepaard gaan met tewerkstelling. Zie hen als je lokale HR-partner. Ze regelen alles van contracten en loonadministratie tot belastingen en voordelen, en zorgen ervoor dat je voldoet aan de Belgische arbeidswetgeving. Voor bedrijven die in België willen aannemen, is Rivermate een EOR-aanbieder die je kan helpen bij het beheren van je personeelsbestand.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in België

Het gebruik van een EOR in België vereenvoudigt het aanwervingsproces. Zo werkt het over het algemeen:

1. Je vindt het talent: Je werft en selecteert de beste kandidaat voor je team.
2. De EOR neemt ze aan: De EOR neemt wettelijk de werknemer aan namens jou onder een Belgisch contract.
3. Onboarding begint: De EOR regelt alle benodigde papierwerk om je nieuwe werknemer te onboarden. Dit omvat het registreren bij de juiste sociale zekerheids- en belastingkantoren.
4. Dagelijkse management: Jij beheert de dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van je werknemer.
5. EOR verzorgt HR: De EOR zorgt voor loonadministratie, belastingen, voordelen en zorgt dat alles volgens de Belgische arbeidswet wordt gedaan.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor aanwerving in België

Het gebruik van een EOR om in België te werven biedt een eenvoudige manier om je team uit te breiden. Het verwijdert de gebruikelijke juridische en administratieve obstakels van internationale aanwerving.

• Huur zonder een lokale entiteit: Je kunt werknemers in België aannemen zonder de tijd en kosten van het opzetten van een lokaal bedrijf.
• Blijf compliant: EOR's zijn experts in de Belgische arbeidswet. Ze zorgen ervoor dat je arbeidscontracten en praktijken volledig compliant zijn.
• Bespaar tijd: De EOR regelt al het administratieve werk. Dit geeft jou de ruimte om je op je bedrijf te concentreren.
• Schaal je team op: Een EOR stelt je in staat snel nieuwe teamleden aan te nemen naarmate je bedrijf groeit.
• Trek top talent aan: Het aanbieden van concurrerende, lokaal conforme voordelenpakketten is gemakkelijker met een EOR.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Belgium uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Belgium wordt gewaarborgd.

Werken in België betekent toegang krijgen tot een gekwalificeerde en meertalige beroepsbevolking midden in Europa. Het land beschikt over een goed gestructureerd, maar complex, juridisch kader voor arbeid. Om succesvol te werven, moet u de lokale arbeidswetgeving begrijpen, die de rechten van werknemers sterk bevoordeelt. Deze gids neemt u mee door de belangrijkste aspecten van het aannemen in België.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel mondelinge arbeidsovereenkomsten wettelijk bindend kunnen zijn in België, wordt een schriftelijk contract sterk aanbevolen om duidelijkheid te scheppen en geschillen te voorkomen. Voor bepaalde soorten werk is een schriftelijk contract verplicht. Deze omvatten:

• Contracten voor bepaalde tijd
• Deeltijdcontracten
• Contracten voor specifieke projecten
• Studentencontracten
• Tijdelijke uitzendwerk

Het standaard arbeidsovereenkomst in België is voor onbepaalde tijd.

Een belangrijk punt om te onthouden is de taalvereiste. Het contract moet in het Nederlands, Frans of Duits zijn, afhankelijk van de locatie van uw bedrijfsactiviteiten. In Brussel moet het in het Frans of Nederlands zijn, afhankelijk van de taal van de werknemer.

Uw arbeidsovereenkomsten moeten altijd deze essentiële clausules bevatten:

• Functieomschrijving Een duidelijke omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Vergoeding Details over het salaris, bonussen en andere voordelen.
• Werkuren De standaard werkuren en eventuele overwerkverwachtingen.
• Startdatum De officiële startdatum van het dienstverband.
• Opzegtermijnen De procedures en termijnen voor het beëindigen van het contract.

Proeftijd

Proeftijd is over het algemeen niet toegestaan in België. De Unified Employment Status Act heeft proefperiodes voor de meeste arbeidsovereenkomsten afgeschaft in 2014.

Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel. Proeftijd is nog steeds toegestaan voor:

• Studentencontracten
• Tijdelijke arbeid
• Uitzendwerk via een uitzendbureau

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in België bedraagt 38 uur, meestal verdeeld over een werkweek van vijf dagen. De wet beperkt de arbeidstijd doorgaans tot maximaal 8 uur per dag.

Werkuren die boven de standaard 38 uur per week uitkomen, worden beschouwd als overwerk en moeten worden gecompenseerd. De tarieven voor overwerkvergoeding zijn:

In plaats van overwerkvergoeding kunt u ook compensatievrijstelling aanbieden.

Begin 2022 heeft België een arbeidsmarkthervorming doorgevoerd die werknemers de mogelijkheid geeft om een vierdaagse werkweek aan te vragen. In deze regeling zouden ze nog steeds in totaal 38 uur werken, maar verdeeld over vier langere dagen.

Nationale & regionale feestdagen

Werknemers in België hebben recht op 10 betaalde feestdagen per jaar. Als een feestdag in het weekend valt, wordt deze meestal vervangen door een vrije dag op een doordeweekse dag.

Nationale feestdagen in 2025

Naast de nationale feestdagen zijn er ook regionale feestdagen voor de Vlaamse, Franse en Duitstalige gemeenschappen.

Contractors in België aannemen

Het aannemen van zelfstandige contractors in België kan flexibiliteit bieden en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden. Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren om juridische en financiële sancties te voorkomen. Belgische autoriteiten zijn streng over "nep-zelfstandigheid", waarbij een werknemer wordt geclassificeerd als contractor maar wordt behandeld als een werknemer.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als zelfstandige contractor kan leiden tot aanzienlijke risico's, waaronder:

• Achterstallige betalingen van sociale zekerheidsbijdragen
• Onbetaalde belastingen en boetes
• Het moeten terugbetalen van werknemersvoordelen met terugwerkende kracht

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico's te beperken. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw werknemers in België, en zorgt voor volledige naleving van de lokale arbeidswetgeving. Dit betekent dat de EOR de arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, belastingen en voordelen regelt. Door gebruik te maken van een EOR kunt u met vertrouwen contractors in België aannemen, wetende dat het risico op misclassificatie voor u wordt beheerd.

Navigating compensation and payroll in Belgium requires a clear understanding of its structured system. You'll find that it's heavily regulated, with strong protections for employees. The system is built on employment contracts, collective bargaining agreements, and national labor laws. Key elements include mandatory social security contributions from both employers and employees, a progressive income tax system, and specific rules for wages and working hours.

Payroll cycles & wage structure

In Belgium, the payroll process is straightforward and consistent.

• Monthly Payments: You pay your employees on a monthly basis. Salaries are typically paid on the last day of the month.
• 13th Month Salary: Most employees in Belgium are entitled to a "13th month" salary. This is an extra month's pay, usually paid at the end of the year. Some agreements even include a partial 14th-month payment. If an employee hasn't worked a full calendar year, this payment is prorated.
• Holiday Pay: Employees also receive a holiday bonus. This is separate from the 13th-month pay and is typically paid when the employee takes their main holiday. It's calculated at 92% of their gross monthly salary.

Overtime & minimums

Working hours and pay are clearly defined by law.

• Standard Hours: A standard work week in Belgium is 38 hours, with a general maximum of 8 hours per day.
• Overtime: If your employees work beyond these hours, you must pay them overtime. The rate is 50% extra for work on weekdays and Saturdays, and 100% for Sundays and public holidays.
• Minimum Wage: Belgium has a national minimum wage, referred to as the Guaranteed Average Minimum Monthly Income (GAMMI). As of early 2025, this is around €2,112 per month for workers aged 18 and over. However, many industries have their own collective bargaining agreements that set higher minimum wages.

Employer taxes and contributions

As an employer, you are responsible for making social security contributions for your employees. These contributions fund healthcare, pensions, and unemployment benefits.

Employee taxes and deductions

Your employees also contribute to the social security system and pay income tax.

In België vind je een sterk systeem van werknemersvoordelen en verlofregelingen. Dit wordt gevormd door overheidswetten en collectieve arbeidsovereenkomsten. Het doel is om solide ondersteuning te bieden aan werknemers, met dekking voor gezondheid, gezin en werk-privébalans.

Wettelijk verlof

De Belgische wet voorziet in verschillende soorten betaald verlof.

• Jaarlijks Verlof Employees with a five day work week get a minimum of 20 paid days off per year. Those working a six day week are entitled to 24 days. This time off is based on the number of months you worked in the previous calendar year.
• Ziekteverlof If you get sick, your employer pays your full salary for the first 30 days. After that, the Health Insurance Fund provides pay at a reduced rate. You will need a doctor's certificate to confirm your illness.
• Zwangerschapsverlof Expecting mothers receive 15 weeks of paid leave. This can be extended for multiple births. Pay is covered by social security benefits.
• Vaderschapsverlof Fathers are entitled to 20 days of paid leave. This must be taken within the first four months after the child's birth. The first three days are paid by the employer, and the rest is covered by public health insurance.

Feestdagen & regionale feestdagen

België erkent tien officiële feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, moeten werkgevers een vervangende vrije dag bieden. Er zijn ook feestdagen specifiek voor de verschillende taalgemeenschappen.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven in België bieden extra voordelen bovenop de wettelijke vereisten. Deze helpen bij het aantrekken en behouden van getalenteerde werknemers.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in België. Wij regelen al het administratieve werk voor het beheer van werknemersvoordelen. Dit omvat alles van het inschrijven van werknemers in de verplichte sociale zekerheid tot het zoeken en beheren van populaire aanvullende voordelen.

We zorgen ervoor dat uw voordelenpakket voldoet aan alle lokale wetten en collectieve overeenkomsten. Dit bespaart u tijd en vermindert risico. U kunt uw team in België uitstekende voordelen bieden zonder de hoofdpijn van het zelf beheren ervan.

Het ontslaan van een werknemer in België omvat een gestructureerd proces. Je moet specifieke wettelijke regels volgen. Dit zorgt voor een eerlijke en conforme scheiding voor iedereen. Het proces dekt alles van opzegging tot eindbetalingen. Correct beheer hiervan beschermt je bedrijf en respecteert de werknemer.

Opzeggingsperiodes

Wanneer je een arbeidsovereenkomst in België beëindigt, is meestal een opzeggingstermijn vereist. Dit is een belangrijk onderdeel van het Belgische arbeidsrecht. De duur van de opzeggingstermijn hangt af van hoe lang de werknemer voor je heeft gewerkt.

Voor contracten die na 1 januari 2014 zijn gestart, zijn de opzeggingstermijnen gestandaardiseerd. Dit maakt het duidelijker voor zowel jou als je werknemer. Hier zijn enkele voorbeelden van opzeggingstermijnen die je moet geven:

Je moet de opzeggingsbrief schriftelijk verstrekken. Dit kan per aangetekende brief of deurwaarder. De brief moet aangeven wanneer de opzeggingstermijn begint en hoe lang deze duurt.

In sommige gevallen, zoals bij ernstig wangedrag, kun je een contract onmiddellijk beëindigen zonder opzeggingstermijn. Je moet de werknemer hierover echter binnen drie werkdagen na het ontdekken van het wangedrag informeren.

Ontslagvergoeding

In plaats van de werknemer een opzeggingstermijn te laten werken, kun je ervoor kiezen om een vergoeding te betalen. Dit wordt vaak ontslagvergoeding genoemd. De betaling is gelijk aan het salaris dat de werknemer zou hebben verdiend tijdens de opzeggingstermijn.

Dit bedrag omvat het reguliere salaris van de werknemer en eventuele contractuele voordelen. Correct berekenen hiervan is cruciaal om compliant te blijven en juridische problemen te voorkomen. Je kunt ook een combinatie gebruiken van een opzeggingstermijn en een eindafrekening.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door werknemersontslagen in een ander land kan complex zijn. Wij regelen het volledige offboardingproces voor je. We zorgen dat elke stap in overeenstemming is met de Belgische wetgeving.

Zo helpen wij:

• Compliance check: We beoordelen het arbeidscontract en de lokale wetten om de juiste opzeggingstermijn en ontslagvergoeding te bepalen.
• Documentatie: We bereiden alle benodigde beëindigingsdocumenten voor en leveren ze in het juiste formaat en taal.
• Berekeningen: We berekenen nauwkeurig de eindbetaling, inclusief eventuele vergoedingen en niet-opgenomen vakantiedagen.
• Begeleiding: We bieden duidelijke begeleiding aan jou en de werknemer, zodat het proces soepel en transparant verloopt.

Met Rivermate kun je erop vertrouwen dat werknemersuitgangen professioneel en legaal worden afgehandeld. Zo kun jij je richten op je bedrijf terwijl wij de details regelen.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in België kan complex aanvoelen. De sleutel is begrijpen dat voor niet-EU onderdanen, werken in België voor meer dan 90 dagen een gecombineerde werk- en verblijfsvergunning vereist, bekend als de Single Permit. Uw werkgever moet dit proces voor u starten. Zij moeten bewijzen dat ze geen geschikte kandidaat binnen de EU konden vinden voordat ze u de baan aanbieden. Zodra de werkvergunning is goedgekeurd, kunt u vervolgens uw langverblijfvisum aanvragen, ook wel een D-visum genoemd, waarmee u België kunt binnenkomen.

Werkvisa & sponsoringsrealiteit

Als het gaat om het aannemen van internationaal talent, ligt de verantwoordelijkheid voor sponsoring bij de werkgever. Dit betekent dat zij het aanvraagproces afhandelen en ervoor zorgen dat alles voldoet aan de Belgische wetgeving.

Een Employer of Record (EOR) kan hier een praktische oplossing zijn. Een EOR heeft al een juridische entiteit in België, zodat zij werknemers kunnen aannemen en sponsoren namens u. Dit elimineert de noodzaak voor u om uw eigen entiteit op te zetten, wat een langdurig en kostbaar proces kan zijn. Een EOR neemt de officiële werkgeverrol op zich, beheert loonadministratie, belastingen, voordelen en immigratiecompliance.

Hier zijn de gebruikelijke routes voor tewerkstelling in België:

• Single Permit: Dit is de standaardvergunning voor de meeste niet-EU werknemers die in België werken voor meer dan 90 dagen. Het combineert het recht om te werken en te verblijven in één aanvraag.
• EU Blue Card: Dit is een optie voor hooggekwalificeerde werknemers. Het heeft hogere salaris- en opleidingsvereisten, maar biedt meer flexibiliteit om tussen EU-landen te verhuizen.

Zakelijke reis compliance

Voor korte reizen gelden andere regels. Als u voor zakenbijeenkomsten, conferenties of handelsbeurzen tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen op bezoek bent, heeft u waarschijnlijk een Schengen Business Visa (Type C) nodig.

Citizens van sommige landen, zoals de Verenigde Staten, Canada en het Verenigd Koninkrijk, zijn echter vrijgesteld van deze visumvereiste voor korte zakelijke bezoeken. Zij kunnen het Schengengebied binnenkomen met een geldig paspoort.

Houd rekening met deze belangrijke punten voor zakelijke reizen:

• De 90/180-dagenregel: U mag maximaal 90 dagen in het Schengengebied verblijven binnen een periode van 180 dagen.
• Toegestane activiteiten: Zakelijke reizen zijn over het algemeen beperkt tot activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen of conferenties. U mag geen daadwerkelijk werk verrichten.
• Limosa-aangifte: Voor sommige kortdurende werkzaamheden moet een Limosa-aangifte worden gedaan. Er is echter een vrijstelling voor het bijwonen van zakelijke bijeenkomsten in een "gesloten kring," wat verblijven tot 20 dagen achtereen per bijeenkomst mogelijk maakt, met een maximum van 60 dagen per jaar.