Werkvergunningen en visa in België

Belgium is een aantrekkelijk bestemming voor internationaal zaken doen, en speelt een centrale rol in de Europese Unie als gastland voor het Europees Parlement en het NAVO-hoofdkwartier. Haar sterke, meertalige personeel en strategische ligging tussen Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk maken het een gewilde plek voor werkgevers om talent aan te nemen of te verplaatsen. Echter, de regels voor immigratie en werkvergunningen in België zijn gedetailleerd en streng gehandhaafd.

Zelfs korte opdrachten vereisen de juiste documentatie. Werkgevers die de Belgische arbeids- of immigratiewetten overtreden, kunnen zware straffen krijgen, waaronder boetes, strafrechtelijke aanklachten en orders om het werk van de betrokken werknemer te stoppen. Het begrijpen van België’s immigratievereisten is essentieel voor wettelijke naleving en soepele bedrijfsvoering.

Brussel, bijvoorbeeld, is een centrum van politieke activiteit en internationale diplomatie, wat de rol van België als de facto hoofdstad van de EU benadrukt. Als gevolg hiervan proberen bedrijven met internationale teams vaak werknemers in België te plaatsen. België’s immigratiesysteem behandeld elke werknemer zorgvuldig; zelfs "digitale nomaden" kunnen legaal niet werken zonder de juiste visa en vergunningen. De volgende secties leggen uit wie toestemming nodig heeft om in België te werken en schetsen de belangrijkste visum- en vergunningcategorieën. We begeleiden u ook door de verantwoordelijkheden van werkgevers, praktische stappen voor het inhuren of verplaatsen van buitenlandse medewerkers, en tips voor het navigeren door veelvoorkomende uitdagingen in de Belgische immigratie.

Wie heeft een Belgische Visa of Werkvergunning nodig?

Belgische staatsburgers en burgers van de EU/EFTA/Switserland hebben het recht om in België te werken zonder dat een werkvergunning of visum nodig is. Als onderdeel van het Schengenruimte- en EU-vrijheid van verkeer-regels, kunnen elke burger van een EU- of EFTA-land – of van Zwitserland – België betreden, verblijven en werk accepteren zonder speciale toestemming. Deze werknemers hoeven zich slechts na drie maanden te registreren bij de lokale autoriteiten om een Belgische verblijfskaart te verkrijgen.

Alle andere buitenlandse burgers, bekend als "derde landen ingezetenen" (bijvoorbeeld burgers van de VS, India, China), hebben een werkvergunning nodig en meestal ook een visum voordat ze aan het werk kunnen gaan. Over het algemeen moet elke niet-EU/EFTA-burger die in België wil werken, vooraf toestemming verkrijgen. Voor opdrachten tot 90 dagen kunnen bepaalde categorieën specialisten, zoals journalisten, onderzoekers, atleten en uitvoerende artiesten, binnenkomen met een Type C Schengen-visum en een binnenlandse Limosa-aangifte indienen, maar ze hebben nog steeds goedgekeurde werkvergunning nodig, zelfs voor kortdurend werk.

Als het geplande verblijf langer dan 90 dagen duurt, is vrijwel iedereen die geen EU/EFTA/Switserland-burger is, verplicht zowel een lang-stay Type D visum als een werkvergunning te verkrijgen. De werkgever moet de werkvergunning aanvragen namens de werknemer (vaak nu gecombineerd als een "Single Permit") en een visum verkrijgen voordat de buitenlandse werknemer wettelijk kan beginnen met werken. Zelfs Britse burgers, die vroeger visa-vrij konden reizen, moeten een vergunning aanvragen als ze langer dan 90 dagen in België werken.

Samengevat, als u iemand van buiten de EU/EEA/Switserland aanneemt of verplaatst, moet u aannemen dat die persoon een Belgische werkvergunning nodig heeft. Laat een nieuwe medewerker pas beginnen met werken in België nadat de juiste vergunning en visum in orde zijn.

Overzicht van Belgische Werkvisum- en Vergunning Types

België biedt verschillende hoofdvergunningcategorieën waar werkgevers bekend mee moeten zijn. Deze vergunningen combineren doorgaans zowel recht op werk als op verblijf. De belangrijkste typen worden hieronder beschreven.

Single Permit (Gecombineerde Werk- en Verblijfsvergunning) in België

De Single Permit is de standaard werkvergunning voor niet-EU-inzetten die langer dan 90 dagen in België verblijven. Sinds januari 2019 moet elke buitenlandse werknemer uit een buiten Europa afkomstige die meer dan drie maanden in België wilt verblijven en werken, een Single Permit hebben. Dit is een gecombineerde vergunning, wat betekent dat het aanvragen ervan ook de aanvraag voor de verblijfskaart van de werknemer inhoudt.

Het Belgische federale Immigration Office en de juiste regionale autoriteit verwerken de Single Permit gezamenlijk. Standaard wordt een nieuw uitgegeven Single Permit gekoppeld aan een specifieke werkgever en baan (soms genoemd beperkt durend). Het wordt meestal voor een periode van maximaal 3 jaar verleend en kan worden verlengd als het dienstverband voortduurt. Sinds begin 2023 heeft België een optie geïntroduceerd voor een "Single Permit (Onbeperkt Durend)", die geldig is voor onbepaalde tijd en de houder de mogelijkheid geeft voor elk werkgever in elke loontrekkende rol te werken zonder dat een nieuwe toestemming nodig is bij functiewijzigingen.

Werkgevers moeten de Single Permit aanvragen namens de werknemer, via het online portaal of via het regionale arbeidsbureau waar de werknemer gevestigd is. De aanvraag omvat het ondertekende arbeidscontract, bewijs van kwalificaties, identiteit, medische verzekering en soms een arbeidsmarktproef of labor market test. Bij goedkeuring geeft het Immigration Office het document uit dat het recht van de buitenlander bevestigt om in België te wonen en werken.

EU Blue Card voor België

De EU Blue Card is het programma van België voor hooggekwalificeerde professionals, gebaseerd op een EU-brede richtlijn om werknemers met gevorderde kwalificaties aan te trekken. Om in België in aanmerking te komen, moet de kandidaat doorgaans een hoger-onderwijsdiploma (of gelijkwaardige professionele ervaring) en een bindend baanaanbod of contract van minimaal een jaar hebben.

Cruciaal is dat het salaris dat wordt geboden, een hoge drempel moet halen, meestal rond de 150% van het Belgische gemiddelde bruto jaarsalaris. Bijvoorbeeld, het huidige minimum bruto jaarsalaris voor een Blue Card ligt rond €60.998 in Brussel (ongeveer €55.181 in Vlaanderen). In de praktijk betekent dit dat Blue Cards vooral bedoeld zijn voor top-talent in sectoren zoals engineering, IT of hogere managementfuncties.

Indien uitgegeven, is een Blue Card in België geldig voor 1 tot 3 jaar, afhankelijk van de contractduur, en is hernieuwbaar. Het geeft dezelfde arbeidsrechten en sociale voordelen als Belgische burgers en biedt een pad naar permanente verblijfsvergunning na enkele jaren. Opmerkelijk is dat houders van een Blue Card later zonder toestemming van een nieuwe vergunning kunnen wisselen in België, zodra de kaart voor een bepaalde periode geldig is. In tegenstelling tot sommige andere werkvergunningen, vereist het Blue Card-proces in België geen arbeidsmarkttest.

Intra-Corporate Transferee (ICT) Vergunning voor België

België heeft het EU-intra bedrijfstransfereer regime (ICT) geïmplementeerd voor multinationale ondernemingen. Deze vergunning geldt voor managers, specialisten of stagiairs die worden overgebracht naar een Belgische vestiging van hun eigen bedrijf (of een gerelateerde groepsonderneming) vanuit buiten de EU. Voor overplaatsingen naar België (directe detachering) moet de werknemer minimaal 3 van de afgelopen 4 jaar in een leidende, uitvoerende of specialistische rol hebben gewerkt voor het bedrijf in het buitenland.

De Belgische ICT-vergunning wordt afgegeven voor de duur van de detachering, tot maximaal 3 jaar voor managers of specialisten en 1 jaar voor stagiairs. Na de toegestane periode kan één keer worden verlengd, afhankelijk van de totale duur. Belangrijk is dat de leeftijds- en salarisdrempels vaak overeenkomen met de Blue Card-regels.

Er is eveneens een ICT Mobiliteit-route voor EU-intra bedrijfsoverschrijvingen. Als een werknemer al een ICT-vergunning in een ander EU-land heeft, kan die voor korte opdrachten (tot 90 dagen) naar België komen zonder nieuwe vergunning. Voor opdrachten van langer dan 90 dagen moet een Belgische Long-Term ICT Mobility vergunning worden aangevraagd. In de praktijk wordt de ICT-vergunning in België verkregen via hetzelfde one-stop-proces als andere vergunningen, maar dan onder de ICT-categorie.

Kortdurende Werkvergunningen in België

Voor zeer korte opdrachten (onder de 90 dagen) geeft België speciale vergunningen uit. Het klassieke voorbeeld is de oude “Work Permit B” voor tot 90 dagen werk voor een specifieke werkgever. Werkvergunning B moet door de werkgever worden aangevraagd en is geldig voor één aaneengesloten verblijf van maximaal drie maanden. Het kan niet worden verlengd; als de opdracht langer duurt dan 90 dagen, moet de werkgever een Single Permit aanvragen.

In de praktijk gebruiken de meeste verhuizingen tegenwoordig het single-permit-proces, ook voor korte periodes, maar sommige tijdelijke projectmedewerkers of consultants kunnen nog steeds onder een Work Permit B werken. Er is ook een short-stay regeling: als een buitenlandse medewerker 90 dagen of minder in België verblijft, kan de werkgever nog steeds een single permit aanvragen met een korte duur. Elke geautoriseerde short-stay permit (Type B of short-term single permit) wordt beschouwd als een arbeidsovertuiging en moet vóór aanvang van werk worden verkregen.

Naast vergunningen moeten alle werkgevers (of zending werkgevers) de short-term medewerkers registreren via de Limosa-online aangifte. Zelfs als een werkvergunning niet vereist is (bijvoorbeeld voor EU-burgers of bepaalde vrije beweging beroepen), moet voor elke werknemer die voor werk naar België komt, een Limosa-verklaring of gelijkwaardig formulier worden ingediend.

Speciale gevallen (Postings, Onderzoekers, etc.) in België

België heeft enkele speciale categorieën buiten de gebruikelijke vergunningen.

Posted Workers: Als een buitenlands bedrijf haar eigen werknemer tijdelijk naar België stuurt (bijvoorbeeld als onderaannemer), wordt de werknemer "geplaatst". De buitenlandse werkgever moet de plaatsing melden via Limosa en zich houden aan Belgische arbeidsvoorwaarden, inclusief minimumlonen. Als een plaatsing langer dan 90 dagen duurt, wordt de geplaatste werknemer beschouwd als een gewone werknemer en heeft hij een Belgische Single Permit nodig.

Onderzoekers en Academici: België heeft sinds maart 2023 een specifieke "onderzoekersvergunning" geïntroduceerd voor niet-EU-onderzoekers verbonden aan een erkend Belgisch onderzoeksinstituut. Een niet-EU-onderzoeker met een hostingovereenkomst aan een gekwalificeerde universiteit of laboratorium kan onder een gestroomlijnd proces een onderzoekersvergunning verkrijgen. Deze vergunning is in essentie een enkele gecombineerde werk- en verblijfsvergunning, geldig voor de duur van het project, uitgegeven aan de onderzoekorganisatie.

Seizoensarbeiders: België verleent seizoenswerkvergunningen voor sectoren zoals landbouw en toerisme. Deze vereisen gewoonlijk dat de werkgever een arbeidskorting aantoont (behalve in Wallonië waar de test wordt geschrapt) en dat de werknemer erkende seizoensactiviteiten uitvoert. Seizoensvergunningen hebben een beperkte duur, meestal tot 6–8 maanden, en worden afgegeven samen met een Type D visum. Andere categorieën omvatten bijvoorbeeld een "zoekjaar"-verblijfsvergunning voor recente niet-EU-universiteitsafgestudeerden die werk zoeken.

Sponsoring en Verantwoordelijkheden van Werkgevers in België

Bij het sponsoren van een buitenlandse werknemer ligt de grote verantwoordelijkheid bij de Belgische werkgever. Eerst moet de werkgever legaal in België zijn gevestigd of een lokale vertegenwoordiger hebben aangesteld. Alle werkvergunningaanvragen worden ingediend door de werkgever (of diens gemachtigde); individuen kunnen niet zelfstandig aanvragen.

Het primaire proces verloopt via het Belgische Immigration Office en de regionale economische migratiedienst. Werkgevers dienen de aanvraag online in via het one-stop portaal, dat deze vervolgens doorstuurt naar de relevante regio (Brussel, Vlaanderen, Wallonië of de Duitstalige gemeenschap) op basis van de werkplaats.

Voor het indienen moet de werkgever vaak een arbeidsmarktproef of labor market test uitvoeren. Voor gewone werkvergunningen (bijvoorbeeld niet-Blue Card, niet-ICT) moet de werkgever de vacature lokaal adverteren en een voorgeschreven periode wachten om aan te tonen dat geen geschikte Belgische of EU-kandidaat beschikbaar is. Deze Resident Labour Market Test maakt deel uit van de aanvraag. Er gelden uitzonderingen voor Blue Card en ICT-vergunningen; Wallonië schrapt de test voor seizoensarbeid. Het voldoen aan deze eis ligt bij de werkgever.

De werkgever moet ook een correcte arbeidscontract aanleveren, meestal fulltime, met Belgische arbeidsvoorwaarden, en zorgen dat het salaris voldoet aan de wettelijke drempels. Het contract moet door beide partijen worden ondertekend en voldoen aan Belgische arbeidsnormen. Naast het contract dient de werkgever bewijs van registratie van het bedrijf aan te leveren en vaak een officiële functiebeschrijving of besluit van het bedrijfsbestuur dat de aanwerving toestaat. In veel gevallen eisen de autoriteiten ook bewijs van betaling van de aanvraagkosten.

Zodra de werkvergunning is verleend, moet de werknemer een visum aanvragen (indien in het buitenland) bij een Belgisch diplomatiek kantoor. De werkgever moet alle benodigde ondersteuningsbrieven of uitnodigingen verstrekken voor de consulaire visumaanvraag. Na aankomst in België moet de werkgever zorgen dat de medewerker zich inschrijft bij het lokale gemeentehuis voor een verblijfskaart en zich registreert bij de Belgische socialezekerheids- en belastingautoriteiten.

De administratieve verplichtingen van de werkgever eindigen niet bij de vergunning. De Belgische arbeidswetgeving is streng: werkgevers moeten alle werknemers registreren voor sociale zekerheidsbijdragen en lonenbelasting in de eerste dag. Dit betekent dat het bedrijf zich moet registreren bij het Rijksinstituut voor Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen (RSZ/ONSS) en bij de FOD Financiën voordat de werknemer begint. Werkgevers moeten ook regelmatig maand- of kwartaalloongegevens indienen en jaarafschriften uitreiken.

Tot slot moet de werkgever de vernieuwingen en vervaldata van vergunningen volgen. Omdat werkvergunningen tijdgebonden zijn, moet de werkgever de einddata monitoren en tijdig verlengen (meestal 1–2 maanden voor de vervaldatum). Voor Single Permits worden verlengingsaanvragen op vergelijkbare wijze ingediend als de initiële aanvraag. Als de rol of het salaris van de medewerker aanzienlijk verandert, moet de werkgever mogelijk een nieuwe vergunning aanvragen of de huidige aanpassen. Proactief toezicht op deze verplichtingen is essentieel om onbedoeld illegaal werk te voorkomen.

Stap-voor-stap-gids voor het Aannemen of Verplaatsen van een Buitenlandse Werknemer naar België

De volgende samenvatting geeft de belangrijkste stappen die een werkgever moet volgen bij het binnenhalen van een niet-EU-werknemer naar België:

Bepalen van de Geschiktheid in België

Bevestig de nationaliteit en status van de medewerker. Als ze EU/EEA/Switserland-burger zijn, is geen visum of werkvergunning nodig, hoewel registratie binnen 3 maanden verplicht is. Als ze een inwoner van een derde land zijn, noteer dan de geplande duur van de baan. Als de opdracht langer dan 90 dagen is of hernieuwbaar, plan dan voor een Single Permit. Voor een kort bezoek (<90 dagen), beoordeel of een Work Permit B of een short-stay vergunning passender is.

Het Kiezen van de Juiste Vergunningcategorie in België

Bepaal op basis van de functie de juiste vergunning. Veelgebruikte opties zijn een Single Permit voor standaardwerk, een EU Blue Card voor hooggeschoolde banen, of een ICT-vergunning voor intra-company overplaatsingen. Zorg dat de werknemer voldoet aan specifieke criteria, zoals salarisdrempels voor Blue Card of historie van ICT-overplaatsingen. Bij twijfel kan de werkgever contact opnemen met Belgische immigratiespecialisten.

Uitvoeren van de Labour Market Test (indien vereist) in België

Voor de meeste werkvergunningen in België moet de vacature lokaal worden adverten en het proces worden gedocumenteerd. Sommige regio’s vereisen dat de vacature minstens 3 weken wordt gepost op officiële platforms. Bewaar gedetailleerde verslagen (kopieën van advertenties, ontvangen CV’s, redenen voor afwijzing) om aan te tonen dat geen geschikte Belgische of EU-kandidaat beschikbaar was. Deze documentatie moet worden bijgevoegd aan de vergunningaanvraag indien de test verplicht is.

Verzamelen van Documentatie voor België Vergunningen

Verzamel de noodzakelijke documenten ruim van tevoren. Essentiële documenten zijn onder andere een geldig paspoort van de werknemer, een ondertekend arbeidscontract (met start- en einddata, salaris, functiebeschrijving), de registratiepapieren van het bedrijf (inschrijvingsnummer, uittreksel van de Kamer van Koophandel), en kopieën van diploma’s of professionele kwalificaties (vooral voor Blue Card of specialisten).

Aanvullende documenten omvatten bewijs van medische verzekering geldig in België, recente pasfoto’s van de werknemer, en een ontvangstbewijs van eventuele verschuldigde kosten. Indien van toepassing, moeten ook de ingevulde Limosa-verklaring (voor postings) of andere hosting-overeenkomsten (voor onderzoekers) worden bijgevoegd. Een volledige set documenten minimaliseert vertragingen. Sommige regio’s kunnen gecertificeerde vertalingen vereisen in het Frans of Nederlands, controleer daarom de regionale immigratievereisten.

Indienen van de Werkvergunning in België

De werkgever (of diens Belgische juridische vertegenwoordiger) dient de vergunningaanvraag online in via het portaal van het Immigration Office. Dit one-stop portaal stuurt de aanvraag door naar zowel de relevante regio als het federaal kantoor. Vul alle formulieren correct in en upload de benodigde documenten. De regionale arbeidsafdeling beoordeelt het "werk" onderdeel (inclusief arbeidsmarktproef) en het Immigration Office beoordeelt het "verblijf" onderdeel.

Wachten op Besluit in België

De verwerkingstijden voor Single Permits in België kunnen variëren, maar reken meestal op ongeveer 2–3 maanden voor goedkeuring. Bij urgente of hooggekwalificeerde gevallen kan het iets sneller gaan. Tijdens deze periode kunnen autoriteiten om verduidelijkingen vragen; reageer snel. Na goedkeuring ontvangt de werkgever een beslissingsbrief.

Visumaanvraag (indien werknemer in het buitenland is) voor België

Als de werknemer buiten België is, moet hij de goedkeuringsbrief meenemen naar een Belgisch consulaat om een Type D werkvisum aan te vragen. De ambassade geeft het visum af zodra de documenten voldoen. Als de werknemer al legaal in België is met een short-stay vis