Employer of Record in België

België is een uniek land in het hart van de commerciële en politieke infrastructuur van Europa. Dit maakt het een van de meest strategische arbeidsmarkten van het continent. Door de grenzen te delen met Frankrijk, Duitsland, Nederland en Luxemburg, biedt België bedrijven sterke grensoverschrijdende handelsmogelijkheden.

Brussel, de hoofdstad, herbergt belangrijke operaties van de Europese Unie, die hebben geholpen een meertalige, internationaal ervaren workforce te creëren. Het is geen zeldzaamheid dat werkgevers te maken krijgen met meertalige kandidaten die een combinatie spreken van Frans, Duits, Nederlands en Engels. Dit stelt bedrijven in staat om meerdere markten in Europa vanuit één locatie te ondersteunen.

Binnen de arbeidsmarkt is er sterke expertise in beleidsschepping, financiën, technologie, logistiek, farmaceutica en professionele diensten.

Voor buitenlandse bedrijven biedt België een sterk MKB-ecosysteem naast multinationale bedrijven die er hun hoofdkantoor hebben. Bevoegde talenten bevinden zich in en rond grote steden zoals Brussel, Antwerpen (Europa’s grootste logistiek knooppunt), Gent, Leuven en Luik (biotech-, software-engineering-, deep tech- en wetenschappelijke onderzoekscentra).

Het aannemen in België vereist een lokale juridische entiteit en nauwlettende aandacht voor arbeidswetgeving. Er zijn uitgebreide werknemersbescherming, collectieve onderhandelingskaders en hogere bijdragen voor sociale zekerheid dan in de rest van Europa.

In een premium, streng gereguleerde markt zoals België kan het aanzienlijk middelen kosten om de markt te betreden. Echter, samenwerken met een Employer of Record (EOR) zoals Rivermate kan het proces vereenvoudigen. De EOR fungeert als de lokale juridische entiteit in België en werkt talent voor je in dienst terwijl jij de dagelijkse werkrelatie beheert.

EOR-diensten in België worden vaak gebruikt om supply chain managers, Q&A-specialisten, software engineers, financieel controllers en logistiek specialisten aan te nemen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in België

Samenwerken met een EOR in België is een eenvoudig proces dat grote obstakels voor markttoetreding wegneemt, zoals het oprichten van een lokale entiteit. Dit is hoe het werkt:

• Vind talent: Je werft en selecteert de persoon die je in België wilt aannemen.
• Neem talent aan: De EOR werkt met jou samen om de werknemer in België aan te nemen. Zij fungeren als de lokale juridische entiteit en ondertekenen de arbeidsovereenkomst met je kandidaat.
• Onboard werknemers: De EOR regelt alle naleving en papierwerk om je werknemer aan de slag te laten gaan. Dit proces duurt ongeveer 1 week, maar als immigratie erbij betrokken is, kan het tot 6 weken duren.
• Beheer HR-administratie: De EOR zorgt voor de maandelijkse loonadministratie, belastingen en bijdragen voor sociale zekerheid. Volgens de Federale Dienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg omvat dit het naleven van alle Belgische regelgeving (www.employment.belgium.be).
• Beheer de werkrelatie: Je nieuwe werknemer werkt voor jouw bedrijf, net als elk ander teamlid. Jij beheert de dagelijkse arbeidsrelatie.

Waarom een Employer of Record gebruiken in België

Het gebruik van een EOR in België biedt strategische voordelen voor snelle en efficiënte bedrijfsuitbreiding. Hier zijn de belangrijkste voordelen:

• Blijf naleven: Een EOR zorgt voor conforme hiring in een sterk gereguleerde arbeidsmarkt.
• Bespaar tijd en geld: Het opzetten van een juridische entiteit in een nieuw land vereist een aanzienlijke financiële investering. Samenwerken met een EOR vermindert zowel de administratieve als financiële last.
• Toegang tot voordelen: EORs kunnen je werknemers vaak voorzien van competitieve voordelenpakketten.
• Focus op je bedrijf: Je kunt je richten op de doelen van je bedrijf terwijl de EOR je internationale arbeidsbehoeften regelt.

Het aannemen van een internationale arbeidskracht vereist een goed begrip van de arbeidswetgeving in België. Aangezien de arbeidsmarkt streng gereguleerd is, nemen Belgische bedrijven vaak professionals in dienst om te zorgen voor naleving van loonadministratie en wettelijke bijdragen.

Belgium wordt niet beschouwd als een low-cost hiring market. Belgische sociale zekerheidsbijdragen behoren tot de hoogste in Europa, en een zorgvuldig beheer van voordelen is vereist om oplopende arbeidskosten te voorkomen. Het blijft echter betaalbaarder dan sommige andere landen zoals Luxemburg, Denemarken en Noorwegen.

Compensatie- en arbeidsregelgeving in België worden sterk beïnvloed door Joint Labor Committees en CBAs. Collectieve Arbeidsovereenkomsten (Collectieve Arbeidsovereenkomsten) zijn wettelijk bindende overeenkomsten die onderhandeld worden met vakbonden en elke werkgever gerelateerde beslissing in België beïnvloeden. Eerste werkgevers zijn soms verrast door de grote verschillen in lonen en voordelen tussen verschillende regio’s door deze afspraken.

Expert inzicht: Belgische kandidaten beoordelen aanbiedingen vaak op basis van totale netto vergoeding in plaats van bruto salaris. Voordelen en ‘perks’ spelen een grote rol in recruitmentbesluiten, en werkgevers die meer bieden dan de verplichte voordelen, worden je favoriet bij kandidaten.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clauses

Geschreven arbeidsovereenkomsten worden in België als voorkeur beschouwd en worden gezien als een belangrijk teken van de betrokkenheid van de werkgever. Kandidaat willen een duidelijke uitsplitsing van de vergoeding, inclusief de waarde van voordelen, en moeten hun netto salaris weten. Hoewel België een hoge levensstandaard biedt, is het ook een van de duurdere landen in Europa om te wonen. Daarom geven kandidaten de voorkeur aan aanbiedingen die duidelijk hun nettoloon laten zien.

Hoewel mondelinge arbeidsovereenkomsten wettelijk bindend kunnen zijn in België, wordt een schriftelijk contract sterk aanbevolen om duidelijkheid te scheppen en geschillen te voorkomen. Voor bepaalde soorten werk is een schriftelijke overeenkomst verplicht, waaronder:

• Vast contract (fixed-term contracts)
• Deeltijdcontracten (part-time contracts)
• Contracten voor specifieke projecten
• Studentencontracten
• Tijdelijke uitzendwerkzaamheden

Het standaard arbeidsovereenkomst in België is voor onbepaalde tijd.

Expert inzicht: Een cruciaal punt om te onthouden, is de taalvereiste. Het contract moet in het Nederlands, Frans of Duits zijn, afhankelijk van de locatie van je bedrijfsactiviteiten. In Brussel moet het contract in het Frans of Nederlands zijn, afhankelijk van de taal van de werknemer.

Je arbeidsovereenkomsten moeten altijd deze essentiële clauses bevatten:

• Functieomschrijving Een duidelijke schets van de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Vergoeding Details over salaris, bonussen en andere voordelen.
• Arbeidsduur De standaard werkuren en eventuele overwerkverwachtingen.
• Startdatum De officiële ingangsdatum van het dienstverband.
• Opzegtermijnen De procedures en tijdlijnen voor het beëindigen van de overeenkomst.

Proeftijd

Proeftijd is over het algemeen niet toegestaan in België. De Unified Employment Status Act heeft proeftijd voor de meeste arbeidsovereenkomsten in 2014 afgeschaft.

Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel. Proeftijd is nog steeds toegestaan voor:

• Studentencontracten
• Tijdelijke werkzaamheden
• Uitzendbureauwerkzaamheden

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in België bedraagt 38 uur, meestal verdeeld over vijf werkdagen. De wet beperkt de werkduur over het algemeen tot maximaal 8 uur per dag.

Alle uren die verder gaan dan de standaard 38-uur week worden beschouwd als overwerk en moeten worden gecompenseerd. De tarieven voor overwerkvergoeding zijn:

Overwerkscenario	Vergoedingstarief
Weekdagen en zaterdag	150% van het reguliere loon
Zondag en feestdagen	200% van het reguliere loon

In plaats van overwerktoeslag, kunt u ook vervangende vrije tijd aanbieden.

Begin 2022 introduceerde België een arbeidsmarkthervorming die werknemers de optie geeft om een vierdaagse werkweek te kiezen. In deze regeling werken zij nog steeds in totaal 38 uur, maar dan verdeeld over vier langere dagen.

Feestdagen & regionale vrije dagen

Werknemers in België hebben recht op 10 betaalde feestdagen per jaar. Als een feestdag in het weekend valt, wordt deze meestal vervangen door een vrije dag doordeweeks.

Nationale feestdagen in 2026

Datum	Feestdag
1 januari	Nieuwjaarsdag
6 april	Paasmaandag
1 mei	Dag van de Arbeid
14 mei	Hemelvaartdag
25 mei	Pinkstermaandag
21 juli	Belgische Nationale feestdag
15 augustus	Onze-Lieve-Vrouw-Hemelvaart
1 november	Allerheiligen
11 november	Wapenstilstandsdag
25 december	Kerstdag

Naast de nationale feestdagen zijn er ook regionale feestdagen voor de Vlaamse, Franse en Duitstalige gemeenschappen.

Het aannemen van contractors in België

Zelfstandigen (Indépendants in het Frans / Zelfstandigen in het Nederlands) worden algemeen aangetroffen in België en erkend als een essentieel onderdeel van de economie. Een significant deel van de contractors zijn afgestudeerden met uitgebreide internationale ervaring.

Contractors worden klassiek gezien als zelfstandigen voor belastingdoeleinden. Ze moeten voor hun diensten rekenen alsof ze een bedrijf hebben en betalen hun eigen inkomstenbelasting. Zelfstandige arbeiders verschillen van werknemers doordat zij een zekere autonomie behouden ten opzichte van de 클ie­n­t­een­iselt­ lichaam, wat betekent dat ze geen salaris, voordelen of gereedschap van hun opdrachtgever kunnen ontvangen.

Wanneer de lijnen tussen een echte contractor en een werknemer vervagen, neemt het risico op worker misclassification toe. Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico’s te beperken door te zorgen dat arbeidskrachten correct worden ingeschaald.

Belgische vergoeding en loonadministratie zijn sterk gereguleerd, en om die reden besteden veel lokale en internationale bedrijven de loonadministratie uit aan derden (bekend als secrétariats sociaux / sociaal secretariaten). Hoewel werkgevers in België aannemen voor beter talent, ondervinden ze soms hogere werkgeverskosten dan verwacht. Het wordt aanbevolen dat een werkgever die voor het eerst in het land hiret, een uitgebreide kostenanalyse uitvoert voordat hij aan de slag gaat.

Expertinzicht: Een 14e maand salaris is vrij gebruikelijk in België; daarom moeten werkgevers ervoor zorgen dat de totale vergoeding inclusief deze betaling wordt weergegeven. Ook zijn salarisverhogingen niet-discetionair; ze worden automatisch toegepast op basis van de inflatiepercentage van het land.

Payrollcycli & loonstructuur

In België is het payrollproces eenvoudig en consistent.

• Maandelijkse betalingen: U betaalt uw werknemers maandelijks. Salarissen worden gewoonlijk uitbetaald op de laatste dag van de maand.
• 13e maand salaris: De meeste werknemers in België hebben recht op een "13e maand" salaris. Dit is een extra maandloon, meestal uitbetaald aan het eind van het jaar. Sommige overeenkomsten omvatten zelfs een gedeeltelijke 14e maand betaling. Als een werknemer geen volledig kalenderjaar heeft gewerkt, wordt deze betaling pro-rata berekend.
• Vakantiegeld: Werknemers ontvangen ook een vakantietoeslag. Dit is los van het 13e maand salaris en wordt typisch uitbetaald wanneer de werknemer zijn hoofdvakantie neemt. Het wordt berekend op 92% van hun brutomaandloon.

Overwerk & minimums

Werkuren en vergoedingen zijn duidelijk wettelijk vastgelegd.

• Standaarduren: Een standaard werkweek in België is 38 uur, met een algemeen maximum van 8 uur per dag.
• Overwerk: Als uw werknemers meer dan deze uren werken, moet u hen overwerk betalen. Het tarief is 50% extra voor werk op weekdagen en zaterdagen, en 100% voor zondagen en feestdagen.
• Minimumloon: België heeft een nationaal minimumloon, aangeduid als de Guaranteed Average Minimum Monthly Income (GAMMI). Vanaf 1 januari 2026 is dit €2.154,11 per maand voor werknemers van 18 jaar en ouder. Veel sectoren hebben echter eigen collectieve arbeidsovereenkomsten die hogere minimumlonen vaststellen.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het afdragen van socialezekerheidsbijdragen voor uw werknemers. Deze bijdragen financieren gezondheidszorg, pensioenen en werkloosheidsuitkeringen.

Bijdrage	Tarief
Socialezekerheid	Ongeveer 25% - 27% van het brutoloon van de werknemer

Opmerking: Per 1 juli 2025 geldt een plafon voor werkgeversbijdragen aan de socialezekerheid wanneer het salaris van een werknemer €85.000 per kwartaal overschrijdt. Bijdragen zijn vrijgesteld voor het deel van het salaris boven deze grens.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Uw werknemers dragen ook bij aan het socialezekerheidssysteem en betalen inkomstenbelasting.

Inhouding	Tarief	Opmerkingen
Socialezekerheid	13,07% van het brutoloon	Dit is een standaardtarief zonder inkomensplafond.
Bijzondere socialezekerheid	€9,30 tot €60,94 per maand	Dit is een aanvullende bijdrage gebaseerd op het gezinsinkomen.
Inkomstenbelasting	Progressieve tarieven van 25% tot 50%	Het belastingtarief stijgt met het inkomen van de werknemer.

In België vind je een sterk systeem van werknemersvoordelen en verlofrechten. Dit wordt gevormd door overheidswetten en collectieve arbeidsovereenkomsten. Het doel is om solide ondersteuning te bieden aan werknemers, met betrekking tot gezondheidszorg, familie en werk-privébalans.

Wettelijk verlof

De Belgische wet voorziet in verschillende soorten betaald verlof.

• Jaarlijks verlof Werknemers met een werkweek van vijf dagen krijgen minimaal 20 betaald(e) vakantiedagen per jaar. Wie een zesdaagse werkweek werkt, heeft recht op 24 dagen. Deze verlofdagen worden berekend op basis van het aantal maanden dat je hebt gewerkt in het voorgaande kalenderjaar.
• Ziekteverlof Als je ziek wordt, betaalt je werkgever je volledige salaris voor de eerste 30 dagen. Daarna zorgt het Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsuitkeringen (RIZIV) voor een uitkering tegen een verminderd tarief. Je hebt een doktersattest nodig om je ziekte te bevestigen.
• Mama- en vaderschapsverlof Aanstaande moeders krijgen 15 weken betaald verlof. Dit kan worden verlengd bij meerdere geboortes. De betaling wordt gedekt door sociale zekerheidsuitkeringen.
• Vaderschapsverlof Vaders hebben recht op 20 dagen betaald verlof. Dit moet binnen de eerste vier maanden na de geboorte van het kind worden opgenomen. De eerste drie dagen worden door de werkgever betaald, de rest wordt gedekt door de publieke ziekteverzekering.

Openbare vakantiedagen & regionale feestdagen

België erkent tien officiële feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, moeten werkgevers een vervangende vrije dag geven. Er zijn ook feestdagen die specifiek gelden voor de verschillende taalgemeenschappen.

Datum	Feestdag	Regio
1 januari	Nieuwjaarsdag	Landelijk
21 april 2025	Paasmaandag	Landelijk
1 mei	Dag van de Arbeid	Landelijk
8 mei	Iris-feestdag	Brussel-Hoofdstad
29 mei 2025	Hemelvaartsdag	Landelijk
9 juni 2025	Pinkstermaandag	Landelijk
11 juli	Dag van de Vlaamse Gemeenschap	Vlaamse Gemeenschap
21 juli	Nationale feestdag van België	Landelijk
15 augustus	Onze-Lieve-Vrouw-Hemelvaart	Landelijk
27 september	Dag van de Franse Gemeenschap	Franse Gemeenschap
1 november	Allerheiligen	Landelijk
11 november	Wapenstilstand	Landelijk
15 november	Dag van de Duitstalige Gemeenschap	Duitstalige Gemeenschap
25 december	Kerstdag	Landelijk

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven in België bieden extra voordelen bovenop de wettelijke vereisten. Deze helpen om talentvolle werknemers aan te trekken en te behouden.

Wettelijke Voordelen	Niet-Wettelijke (Aanvullende) Voordelen
Bijdragen aan sociale zekerheid	Privé Ziekenhuis- en gezondheidsverzekering
Minimaal 20 dagen jaarlijkse verlof	Extra vakantiedagen
10 nationale feestdagen	Maaltijdcheques
Ziekteverlofvergoeding	Bedrijfswagens
Mama- en vaderschapsverlof	Aanvullende pensioenplannen
Verzekering tegen arbeidsongevallen	Gym of wellness-vergoedingen

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in België. Wij regelen al het administratieve werk voor het beheer van werknemersvoordelen. Dit omvat alles van het inschrijven van werknemers in verplichte sociale zekerheid tot het sourcingen en beheren van populaire aanvullende voordelen.

We zorgen ervoor dat jouw voordelenpakket voldoet aan alle lokale wetten en collectieve arbeidsovereenkomsten. Dit bespaart je tijd en vermindert het risico. Je kunt je team in België uitstekende voordelen bieden zonder de hoofdpijn van het zelf beheren ervan.

Het ontslaan van een werknemer in België omvat een gestructureerd proces. Je moet specifieke wettelijke regels volgen. Dit zorgt voor een eerlijke en conforme scheiding voor iedereen. Het proces dekt alles van opzegging tot eindbetalingen. Correct beheer hiervan beschermt je bedrijf en respecteert de werknemer.

Opzeggingsperiodes

Wanneer je een arbeidsovereenkomst in België beëindigt, is meestal een opzeggingstermijn vereist. Dit is een belangrijk onderdeel van het Belgische arbeidsrecht. De duur van de opzeggingstermijn hangt af van hoe lang de werknemer voor je heeft gewerkt.

Voor contracten die na 1 januari 2014 zijn aangegaan, zijn de opzeggingstermijnen gestandaardiseerd. Dit maakt het duidelijker voor zowel jou als je werknemer. Hier zijn enkele voorbeelden van opzeggingstermijnen die je moet geven:

Diensttijd	Opzeggingstermijn
Minder dan 3 maanden	1 week
6 tot 9 maanden	6 weken
9 tot 12 maanden	7 weken
2 jaar	12 weken

Je moet de opzeggingsbrief schriftelijk verstrekken. Dit kan per aangetekende brief of deurwaarder. De brief moet aangeven wanneer de opzeggingstermijn begint en hoe lang deze duurt.

In sommige gevallen, zoals bij ernstig wangedrag, kun je een contract onmiddellijk beëindigen zonder opzeggingstermijn. Je moet de werknemer hierover echter binnen drie werkdagen na het ontdekken van het wangedrag informeren.

Ontslagvergoeding

In plaats van de werknemer een opzeggingstermijn te laten werken, kun je ervoor kiezen om hen een vergoeding te betalen. Dit wordt vaak ontslagvergoeding genoemd. De betaling is gelijk aan het salaris dat de werknemer tijdens de opzeggingstermijn zou hebben verdiend.

Dit bedrag omvat het reguliere salaris van de werknemer en eventuele contractuele voordelen. Het correct berekenen hiervan is cruciaal om compliant te blijven en juridische problemen te voorkomen. Je kunt ook een combinatie gebruiken van een opzeggingstermijn en een eindafrekening.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door werknemersbeëindigingen in een ander land kan complex zijn. Wij regelen het volledige offboardingproces voor je. We zorgen dat elke stap in overeenstemming is met de Belgische wetgeving.

Zo helpen wij:

• Compliance check: We beoordelen het arbeidscontract en de lokale wetten om de juiste opzeggingstermijn en ontslagvergoeding te bepalen.
• Documentatie: We bereiden alle benodigde beëindigingsdocumenten voor en leveren ze in het juiste formaat en taal.
• Berekeningen: We berekenen nauwkeurig de eindbetaling, inclusief eventuele vergoedingen en niet-opgenomen vakantiedagen.
• Begeleiding: We bieden duidelijke begeleiding aan jou en de werknemer, zodat het proces soepel en transparant verloopt.

Met Rivermate kun je erop vertrouwen dat werknemersbeëindigingen professioneel en legaal worden afgehandeld. Zo kun jij je richten op je bedrijf terwijl wij de details regelen.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in België kan complex aanvoelen. De sleutel is begrijpen dat voor niet-EU onderdanen, werken in België voor meer dan 90 dagen een gecombineerde werk- en verblijfsvergunning vereist, bekend als de Single Permit. Uw werkgever moet dit proces voor u starten. Zij moeten bewijzen dat ze geen geschikte kandidaat binnen de EU konden vinden voordat ze u de baan aanbieden. Zodra de werkvergunning is goedgekeurd, kunt u vervolgens uw langverblijfvisum aanvragen, ook wel een D-visum genoemd, waarmee u België kunt binnenkomen.

Werkvisums & sponsoringsrealiteit

Als het gaat om het aannemen van internationaal talent, ligt de verantwoordelijkheid voor sponsoring bij de werkgever. Dit betekent dat zij het aanvraagproces afhandelen en zorgen dat alles voldoet aan de Belgische wetgeving.

Een Employer of Record (EOR) kan hier een praktische oplossing zijn. Een EOR heeft al een juridische entiteit in België, zodat zij werknemers kunnen aannemen en sponsoren namens u. Dit elimineert de noodzaak voor u om uw eigen entiteit op te zetten, wat een langdurig en kostbaar proces kan zijn. Een EOR neemt de officiële werkgeverrol op zich, beheert loonadministratie, belastingen, voordelen en immigratiecompliance.

Hier zijn de gangbare routes voor werk in België:

• Single Permit: Dit is de standaard vergunning voor de meeste niet-EU werknemers die in België werken voor meer dan 90 dagen. Het combineert het recht om te werken en te verblijven in één aanvraag.
• EU Blue Card: Dit is een optie voor hooggekwalificeerde werknemers. Het heeft hogere salaris- en opleidingsvereisten, maar biedt meer flexibiliteit om tussen EU-landen te verhuizen.

Zakelijke reis compliance

Voor korte reizen gelden andere regels. Als u voor zakenbijeenkomsten, conferenties of handelsbeurzen tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen op bezoek bent, heeft u waarschijnlijk een Schengen Business Visa (Type C) nodig.

Citizens van sommige landen, zoals de Verenigde Staten, Canada en het Verenigd Koninkrijk, zijn echter vrijgesteld van deze visumvereiste voor korte zakelijke bezoeken. Zij kunnen het Schengengebied binnenkomen met een geldig paspoort.

Houd rekening met deze belangrijke punten voor zakelijke reizen:

• De 90/180-dagenregel: U mag maximaal 90 dagen in het Schengengebied verblijven binnen een periode van 180 dagen.
• Toegestane activiteiten: Zakenreizen zijn over het algemeen beperkt tot activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen of conferenties. U mag geen daadwerkelijk werk verrichten.
• Permosa-aangifte: Voor sommige korte werkzaamheden moet een Permosa-aangifte worden ingediend. Er is echter een vrijstelling voor het bijwonen van zakelijke bijeenkomsten in een "gesloten kring," wat verblijven tot 20 dagen achtereen per bijeenkomst mogelijk maakt, met een maximum van 60 dagen per jaar.