Employer of Record in België

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt in een ander land. Zie hen als jouw HR-team in België. Ze regelen alle lastige onderdelen van tewerkstelling, zoals loonadministratie, belastingen, voordelen en het naleven van lokale arbeidswetten. Dit betekent dat je talent in België kunt aannemen zonder dat je zelf een juridische entiteit daar hoeft op te zetten. Voor bedrijven die willen uitbreiden, kan een EOR zoals Rivermate het proces aanzienlijk vereenvoudigen.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in België

Het gebruik van een EOR in België is een eenvoudig proces. Zo werkt het meestal:

• Je vindt het talent: Je werft en selecteert de persoon die je in België wilt aannemen.
• De EOR neemt hen in dienst: De EOR neemt wettelijk de werknemer in dienst onder hun Belgische entiteit. Ze stellen een conforme arbeidsovereenkomst op.
• Onboarding wordt geregeld: De EOR verzorgt alle benodigde papierwerk om je nieuwe teamlid te laten starten.
• Ze beheren HR-taken: De EOR zorgt voor de maandelijkse loonadministratie, belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Volgens de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg omvat dit het naleven van alle Belgische regelgeving (www.employment.belgium.be).
• Jij beheert het dagelijkse werk: Je nieuwe werknemer werkt voor jouw bedrijf, net als elke andere teamlid. Jij beheert hun dagelijkse taken en projecten.

Waarom een Employer of Record in België gebruiken

Het gebruik van een EOR in België helpt je snel talent aan te trekken zonder de hoofdpijn van het opzetten van een lokaal bedrijf. Het is een praktische manier om een nieuwe markt te testen of een belangrijke persoon aan te nemen zonder grote investering.

Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

• Blijf compliant: Belgische arbeidswetten kunnen complex zijn. Een EOR zorgt ervoor dat je alle regels volgt, van contracten tot beëindigingsprocedures.
• Bespaar tijd en geld: Het opzetten van een juridische entiteit in een nieuw land kost tijd en kan duur zijn. Een EOR stelt je in staat dit proces te omzeilen.
• Toegang tot voordelen: EORs kunnen je werknemers vaak voorzien van concurrerende voordelenpakketten.
• Focus op je bedrijf: Je kunt je richten op de doelen van je bedrijf terwijl de EOR de administratieve kant van tewerkstelling regelt.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in België uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in België wordt gewaarborgd.

Werven in België betekent toegang krijgen tot een vaardige en meertalige beroepsbevolking midden in Europa. Het land beschikt over een goed gestructureerd, maar complex, juridisch kader voor arbeid. Om succesvol te werven, moet u de lokale arbeidswetten begrijpen, die de rechten van werknemers sterk bevoordelen. Deze gids neemt u mee door de belangrijkste aspecten van werven in België.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Hoewel mondelinge arbeidsovereenkomsten wettelijk bindend kunnen zijn in België, wordt een schriftelijk contract sterk aanbevolen om duidelijkheid te scheppen en geschillen te voorkomen. Voor bepaalde soorten werk is een schriftelijk contract verplicht. Deze omvatten:

• Contracten voor bepaalde tijd
• Deeltijdcontracten
• Contracten voor specifieke projecten
• Studentencontracten
• Tijdelijke uitzendwerkzaamheden

Het standaard arbeidsovereenkomst in België is voor onbepaalde tijd.

Een belangrijk punt om te onthouden is de taalvereiste. Het contract moet in het Nederlands, Frans of Duits zijn, afhankelijk van de locatie van uw bedrijfsactiviteiten. In Brussel moet het in het Frans of Nederlands zijn, afhankelijk van de taal van de werknemer.

Uw arbeidsovereenkomsten moeten altijd deze essentiële clausules bevatten:

• Functieomschrijving Een duidelijke omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Vergoeding Details over het salaris, bonussen en andere voordelen.
• Werkuren De standaard werkuren en eventuele overwerkverwachtingen.
• Startdatum De officiële startdatum van het dienstverband.
• Opzegtermijnen De procedures en termijnen voor het beëindigen van het contract.

Proeftijd

Proeftijd is over het algemeen niet toegestaan in België. De Unified Employment Status Act heeft proefperiodes voor de meeste arbeidsovereenkomsten afgeschaft in 2014.

Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel. Proeftijd is nog steeds toegestaan voor:

• Studentencontracten
• Tijdelijke arbeid
• Uitzendwerk via een interim agency

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in België bedraagt 38 uur, meestal verdeeld over een werkweek van vijf dagen. De wet beperkt de werktijd doorgaans tot maximaal 8 uur per dag.

Alle uren gewerkt boven de standaard 38 uur per week worden beschouwd als overwerk en moeten worden gecompenseerd. De tarieven voor overwerkvergoeding zijn:

In plaats van overwerkvergoeding kunt u ook compensatietijd aanbieden.

Begin 2022 heeft België een arbeidsmarkthervorming doorgevoerd die werknemers de mogelijkheid geeft om een vierdaagse werkweek aan te vragen. In deze regeling zouden ze nog steeds in totaal 38 uur werken, maar verdeeld over vier langere dagen.

Feestdagen & regionale feestdagen

Werknemers in België hebben recht op 10 betaalde feestdagen per jaar. Als een feestdag in het weekend valt, wordt deze meestal vervangen door een vrije dag op een doordeweekse dag.

Nationale feestdagen in 2025

Naast de nationale feestdagen zijn er ook regionale feestdagen voor de Vlaamse, Franse en Duitstalige gemeenschappen.

Werven van contractors in België

Het inhuren van zelfstandige contractors in België kan flexibiliteit bieden en toegang tot gespecialiseerde vaardigheden. Het is echter cruciaal om werknemers correct te classificeren om juridische en financiële sancties te voorkomen. Belgische autoriteiten zijn streng over "nep-zelfstandigheid", waarbij een werknemer wordt geclassificeerd als contractor maar behandeld wordt als een werknemer.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot aanzienlijke risico's, waaronder:

• Achterstallige betalingen van sociale zekerheidsbijdragen
• Onbetaalde belastingen en boetes
• Het moeten retroactief verstrekken van werknemersvoordelen

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen deze risico's te beperken. Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor uw werknemers in België, en zorgt voor volledige naleving van de lokale arbeidswetten. Dit betekent dat de EOR de arbeidsovereenkomsten, loonadministratie, belastingen en voordelen regelt. Door gebruik te maken van een EOR kunt u contractors in België met vertrouwen aannemen, wetende dat het risico op misclassificatie voor u wordt beheerd.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in België vereist een duidelijk begrip van het gestructureerde systeem. Je zult merken dat het sterk gereguleerd is, met uitgebreide bescherming voor werknemers. Het systeem is gebaseerd op arbeidsovereenkomsten, collectieve arbeidsovereenkomsten en nationale arbeidswetten. Belangrijke elementen zijn onder andere verplichte sociale zekerheidsbijdragen van zowel werkgevers als werknemers, een progressief inkomstenbelastingstelsel en specifieke regels voor lonen en werktijden.

Looncyclus & loonstructuur

In België is het loonproces eenvoudig en consistent.

• Maandelijkse Betalingen: Je betaalt je werknemers maandelijks. Salarissen worden meestal op de laatste dag van de maand uitbetaald.
• 13e Maandsalaris: De meeste werknemers in België hebben recht op een "13e maand" salaris. Dit is een extra maandloon, meestal uitbetaald aan het einde van het jaar. Sommige overeenkomsten omvatten zelfs een gedeeltelijke 14e maandbetaling. Als een werknemer geen volledig kalenderjaar heeft gewerkt, wordt deze betaling naar rato berekend.
• Vakantiegeld: Werknemers ontvangen ook een vakantiegeld. Dit is los van het 13e maandloon en wordt meestal uitbetaald wanneer de werknemer zijn hoofdvakantie neemt. Het wordt berekend op 92% van hun bruto maandsalaris.

Overwerk & minimums

Werkuren en betaling worden duidelijk door de wet gedefinieerd.

• Standaarduren: Een standaard werkweek in België bedraagt 38 uur, met een algemeen maximum van 8 uur per dag.
• Overwerk: Als je werknemers meer werken dan deze uren, moet je hen overwerk betalen. Het tarief is 50% extra voor werk op weekdagen en zaterdagen, en 100% voor zondagen en feestdagen.
• Minimumloon: België heeft een nationaal minimumloon, aangeduid als het Guaranteed Average Minimum Monthly Income (GAMMI). Vanaf begin 2025 is dit ongeveer €2.112 per maand voor werknemers van 18 jaar en ouder. Veel sectoren hebben echter hun eigen collectieve arbeidsovereenkomsten die hogere minimumlonen vaststellen.

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het betalen van sociale zekerheidsbijdragen voor je werknemers. Deze bijdragen financieren gezondheidszorg, pensioenen en werkloosheidsuitkeringen.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Je werknemers dragen ook bij aan het sociale zekerheidsstelsel en betalen inkomstenbelasting.

In België vind je een sterk systeem van werknemersvoordelen en verlofregelingen. Dit wordt gevormd door overheidswetten en collectieve arbeidsovereenkomsten. Het doel is om solide ondersteuning te bieden aan werknemers, met dekking voor gezondheid, gezin en werk-privébalans.

Wettelijk verlof

De Belgische wet voorziet in verschillende soorten betaald verlof.

• Jaarlijks Verlof
  Werknemers met een werkweek van vijf dagen krijgen minimaal 20 betaalde verlofdagen per jaar. Wie een werkweek van zes dagen heeft, krijgt recht op 24 dagen. Deze verlofdagen worden berekend op basis van het aantal maanden dat je hebt gewerkt in het voorgaande kalenderjaar.
• Ziekteverlof
  Als je ziek wordt, betaalt je werkgever je volledige salaris voor de eerste 30 dagen. Daarna zorgt het RIZIV (Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering) voor een uitkering tegen een verlaagd tarief. Je hebt een doktersattest nodig om je ziekte te bevestigen.
• Zwangerschapsverlof
  Aanstaande moeders krijgen 15 weken betaald verlof. Dit kan worden verlengd bij meerdere geboortes. De betaling wordt gedekt door sociale zekerheidsuitkeringen.
• Vaderschapsverlof
  Vaders hebben recht op 20 dagen betaald verlof. Dit moet worden opgenomen binnen de eerste vier maanden na de geboorte van het kind. De eerste drie dagen worden door de werkgever betaald, de rest wordt gedekt door de openbare gezondheidszorgverzekering.

Feestdagen & regionale feestdagen

België erkent tien officiële feestdagen. Als een feestdag in het weekend valt, moeten werkgevers een vervangende vrije dag geven. Er zijn ook feestdagen die specifiek zijn voor de verschillende taalgemeenschappen.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven in België bieden extra voordelen bovenop de wettelijke vereisten. Deze helpen bij het aantrekken en behouden van getalenteerde werknemers.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor jou.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in België. Wij regelen al het administratieve werk voor het beheer van werknemersvoordelen. Dit omvat alles van het inschrijven van werknemers in de verplichte sociale zekerheid tot het zoeken en beheren van populaire aanvullende voordelen.

We zorgen ervoor dat je voordelenpakket voldoet aan alle lokale wetten en collectieve overeenkomsten. Dit bespaart je tijd en vermindert risico’s. Je kunt je team in België uitstekende voordelen bieden zonder de hoofdpijn van het zelf beheren ervan.

Het ontslaan van een werknemer in België omvat een gestructureerd proces. Je moet specifieke wettelijke regels volgen. Dit zorgt voor een eerlijke en conforme scheiding voor iedereen. Het proces dekt alles van opzegging tot eindbetalingen. Correct beheer hiervan beschermt je bedrijf en respecteert de werknemer.

Opzeggingsperiodes

Wanneer je een arbeidsovereenkomst in België beëindigt, is meestal een opzeggingstermijn vereist. Dit is een belangrijk onderdeel van het Belgische arbeidsrecht. De duur van de opzeggingstermijn hangt af van hoe lang de werknemer voor je heeft gewerkt.

Voor contracten die na 1 januari 2014 zijn aangegaan, zijn de opzeggingstermijnen gestandaardiseerd. Dit maakt het duidelijker voor zowel jou als je werknemer. Hier zijn enkele voorbeelden van opzeggingstermijnen die je moet geven:

Je moet de opzeggingsbrief schriftelijk verstrekken. Dit kan per aangetekende brief of deurwaarder. De brief moet aangeven wanneer de opzeggingstermijn begint en hoe lang deze duurt.

In sommige gevallen, zoals bij ernstig wangedrag, kun je een contract onmiddellijk beëindigen zonder opzeggingstermijn. Je moet de werknemer hierover echter binnen drie werkdagen na het ontdekken van het wangedrag informeren.

Ontslagvergoeding

In plaats van de werknemer een opzeggingstermijn te laten werken, kun je ervoor kiezen om hen een vergoeding te betalen. Dit wordt vaak ontslagvergoeding genoemd. De betaling is gelijk aan het salaris dat de werknemer tijdens de opzeggingstermijn zou hebben verdiend.

Dit bedrag omvat het reguliere salaris van de werknemer en eventuele contractuele voordelen. Het correct berekenen hiervan is cruciaal om compliant te blijven en juridische problemen te voorkomen. Je kunt ook een combinatie gebruiken van een opzeggingstermijn en een eindafrekening.

Hoe Rivermate zorgt voor conforme exits

Het navigeren door werknemersbeëindigingen in een ander land kan complex zijn. Wij regelen het volledige offboardingproces voor je. We zorgen dat elke stap in overeenstemming is met de Belgische wetgeving.

Zo helpen wij:

• Compliance check: We beoordelen het arbeidscontract en de lokale wetten om de juiste opzeggingstermijn en ontslagvergoeding te bepalen.
• Documentatie: We bereiden alle benodigde beëindigingsdocumenten voor en leveren ze in het juiste formaat en taal.
• Berekeningen: We berekenen nauwkeurig de eindbetaling, inclusief eventuele vergoedingen en niet-opgenomen vakantiedagen.
• Begeleiding: We bieden duidelijke begeleiding aan jou en de werknemer, zodat het proces soepel en transparant verloopt.

Met Rivermate kun je erop vertrouwen dat werknemersbeëindigingen professioneel en legaal worden afgehandeld. Zo kun jij je richten op je bedrijf terwijl wij de details regelen.

Navigeren door visa's en werkvergunningen in België kan complex aanvoelen. De sleutel is begrijpen dat voor niet-EU onderdanen, werken in België voor meer dan 90 dagen een gecombineerde werk- en verblijfsvergunning vereist, bekend als de Single Permit. Uw werkgever moet dit proces voor u starten. Zij moeten bewijzen dat ze geen geschikte kandidaat binnen de EU konden vinden voordat ze u de baan aanbieden. Zodra de werkvergunning is goedgekeurd, kunt u vervolgens uw langverblijfvisum aanvragen, ook wel een D-visum genoemd, waarmee u België kunt binnenkomen.

Werkvisums & sponsoringsrealiteit

Als het gaat om het aannemen van internationaal talent, ligt de verantwoordelijkheid voor sponsoring bij de werkgever. Dit betekent dat zij het aanvraagproces afhandelen en zorgen dat alles voldoet aan de Belgische wetgeving.

Een Employer of Record (EOR) kan hier een praktische oplossing zijn. Een EOR heeft al een juridische entiteit in België, zodat zij werknemers kunnen aannemen en sponsoren namens u. Dit elimineert de noodzaak voor u om uw eigen entiteit op te zetten, wat een langdurig en kostbaar proces kan zijn. Een EOR neemt de officiële werkgeverrol op zich, beheert loonadministratie, belastingen, voordelen en immigratiecompliance.

Hier zijn de gangbare routes voor werk in België:

• Single Permit: Dit is de standaard vergunning voor de meeste niet-EU werknemers die in België werken voor meer dan 90 dagen. Het combineert het recht om te werken en te verblijven in één aanvraag.
• EU Blue Card: Dit is een optie voor hooggekwalificeerde werknemers. Het heeft hogere salaris- en opleidingsvereisten, maar biedt meer flexibiliteit om tussen EU-landen te verhuizen.

Zakelijke reis compliance

Voor korte reizen gelden andere regels. Als u voor zakenbijeenkomsten, conferenties of handelsbeurzen tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen op bezoek bent, heeft u waarschijnlijk een Schengen Business Visa (Type C) nodig.

Citizens van sommige landen, zoals de Verenigde Staten, Canada en het Verenigd Koninkrijk, zijn echter vrijgesteld van deze visumvereiste voor korte zakelijke bezoeken. Zij kunnen het Schengengebied binnenkomen met een geldig paspoort.

Houd rekening met deze belangrijke punten voor zakelijke reizen:

• De 90/180-dagenregel: U mag maximaal 90 dagen in het Schengengebied verblijven binnen een periode van 180 dagen.
• Toegestane activiteiten: Zakenreizen zijn over het algemeen beperkt tot activiteiten zoals het bijwonen van vergaderingen of conferenties. U mag geen daadwerkelijk werk verrichten.
• Permosa-aangifte: Voor sommige korte werkzaamheden moet een Permosa-aangifte worden ingediend. Er is echter een vrijstelling voor het bijwonen van zakelijke bijeenkomsten in een "gesloten kring," wat verblijven tot 20 dagen achtereen per bijeenkomst mogelijk maakt, met een maximum van 60 dagen per jaar.