Employer of Record in Rwanda

Un Employer of Record, ou EOR, est une entreprise qui emploie légalement des travailleurs en votre nom au Rwanda. Cela signifie que vous pouvez recruter des talents au Rwanda sans créer une entité juridique locale. L’EOR gère toutes les tâches essentielles des ressources humaines telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail rwandaises. Cela vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier pendant que l’EOR s’occupe de la paperasserie liée à l’emploi et des risques juridiques. Pour les entreprises souhaitant recruter au Rwanda, un fournisseur d’EOR comme Rivermate peut simplifier le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Rwanda

Utiliser un EOR au Rwanda facilite le processus de recrutement des employés. Voici une explication simple de son fonctionnement :

• Vous trouvez le talent : Vous identifiez le candidat que vous souhaitez embaucher au Rwanda.
• L’EOR les embauche : L’EOR embauche légalement l’employé en votre nom via un contrat de travail local conforme.
• Intégration : L’EOR gère le processus d’intégration, en veillant à ce que toute la paperasserie nécessaire soit correctement remplie.
• Paie et avantages sociaux : L’EOR s’occupe de toute la gestion de la paie, des retenues fiscales et des avantages sociaux selon la loi rwandaise.
• Support RH continu : L’EOR fournit un support RH continu pour votre employé, en gérant tout problème pouvant survenir.
• Vous gérez le travail quotidien : Vous gérez les tâches et responsabilités quotidiennes de votre employé, tandis que l’EOR s’occupe de la partie légale et administrative de leur emploi.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Rwanda

Utiliser un EOR au Rwanda offre une solution pratique pour les entreprises qui souhaitent s’étendre dans le pays sans l’investissement important en temps et en argent nécessaire pour établir une entité locale. Cela vous permet de tester le marché, d’embaucher un petit nombre d’employés ou de faire rapidement venir des talents qualifiés de l’étranger. Un EOR assume les responsabilités légales de l’emploi, vous offrant ainsi une tranquillité d’esprit et vous permettant de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux.

Voici quelques avantages clés de l’utilisation d’un EOR au Rwanda :

• Évitez de créer une entité juridique : Vous pouvez embaucher des employés au Rwanda sans le coût et la complexité de la création d’une société locale.
• Assurez la conformité : L’EOR veille à ce que vous respectiez toutes les lois du travail locales, réduisant ainsi vos risques juridiques.
• Simplifiez la paie et les taxes : L’EOR gère tous les aspects de la gestion de la paie et des taxes, ce qui peut être complexe dans un nouveau pays.
• Réduisez la charge administrative : L’EOR s’occupe des tâches administratives RH, vous faisant gagner du temps et des ressources.
• Entrée plus rapide sur le marché : Vous pouvez embaucher des employés et démarrer vos opérations au Rwanda beaucoup plus rapidement que si vous créiez votre propre entité.

Rivermate's modèle de tarification transparent élimine la complexité avec un seul forfait mensuel par employé, compétitif. À la différence des fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification en Rwanda comprend un soutien RH complet, l'administration des prestations, la gestion de la conformité et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses de la main-d'œuvre en temps réel. Aucun coût caché, pas de frais de mise en place — une tarification simple qui s'adapte aux besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale dans Rwanda.

L'embauche au Rwanda est un processus simple régulé par le Code du travail du pays. Le cadre juridique vise à protéger les droits des employés tout en fournissant une structure claire pour les employeurs. Que vous recrutiez des employés à temps plein ou que vous engagiez des Contractors, comprendre la réglementation locale est essentiel pour construire une équipe performante au Rwanda.

Contrats de travail & clauses indispensables

Au Rwanda, vous devez fournir aux employés un contrat de travail écrit. Le contrat peut être à durée déterminée ou indéterminée. Bien que les contrats oraux soient permis, ils sont valides uniquement pour un maximum de 90 jours consécutifs.

Vos contrats écrits doivent être rédigés en langue locale et inclure les informations essentielles suivantes :

• Identification : Coordonnées complètes de l’employeur et de l’employé.
• Poste : Le titre du poste de l’employé et une description claire de ses tâches.
• Durée du contrat : La date de début et, pour les contrats à durée déterminée, la date de fin.
• Rémunération : Détails du salaire, des rémunérations et des avantages complémentaires.
• Horaires de travail : Les heures de travail prévues.
• Lieu de travail : L’emplacement où l’employé sera basé.
• Période d’essai : Si applicable, la durée de la période d’essai doit être indiquée.
• Résiliation : La procédure pour résilier le contrat.

Périodes d’essai

Vous pouvez inclure une période d’essai dans un contrat de travail pour évaluer l’adaptabilité d’un nouvel employé à un poste.

• Durée : La période d’essai initiale ne peut pas dépasser trois mois.
• Prolongation : Vous pouvez prolonger l’essai de trois mois supplémentaires si vous fournissez une évaluation de performance écrite à l’employé. La période d’essai totale ne peut excéder six mois.
• Résiliation : Si la performance de l’employé n’est pas satisfaisante durant la période d’essai, vous pouvez résilier le contrat sans préavis, à condition d’avoir une évaluation de performance écrite.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La durée de travail standard au Rwanda est de 40 heures par semaine, généralement réparties sur cinq journées de 8 heures.

• Heures supplémentaires : Toute heure effectuée au-delà de la semaine standard de 40 heures est considérée comme des heures supplémentaires.
• Rémunération : Les heures supplémentaires doivent être rémunérées. Les taux spécifiques sont souvent fixés par des accords collectifs de travail.

Congés publics & régionaux

Au Rwanda, les employés ont droit à un congé payé lors des fêtes publiques. Si un jour férié tombe un week-end, le jour ouvrable suivant est généralement accordé comme jour de congé.

Voici une liste des fêtes publiques au Rwanda pour 2026 :

Embauche de Contractors au Rwanda

Engager des Contractors indépendants peut être une manière flexible d’accéder à des compétences spécialisées pour des projets spécifiques. Cependant, il est crucial de classer correctement les travailleurs afin d’éviter des risques juridiques.

Un Contractor indépendant :

• Travaille sur une base de projet.
• Contrôle son propre emploi du temps et ses méthodes.
• Utilise ses propres outils et équipements.

Une mauvaise classification d’un Employé comme Contractor indépendant peut entraîner des sanctions, y compris le paiement rétroactif des taxes et des cotisations sociales. Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à réduire ce risque. Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour vos travailleurs, garantissant la conformité avec le droit du travail local et gérant des tâches comme la paie et l’administration fiscale. Cela vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux sans avoir à établir une entité locale.

Comprendre la rémunération et la paie au Rwanda est simple. Le système est conçu pour être clair à la fois pour vous et pour vos employés. Il couvre tout, depuis la fréquence de paiement de votre équipe jusqu’aux taxes et cotisations à verser. Respecter ces règles vous aide à rester conforme et garantit un traitement équitable de vos employés.

Cycles de paie & structure des salaires

Au Rwanda, vous payez généralement vos employés mensuellement. Les paiements doivent être effectués à la fin de chaque mois. La loi exige que les salaires soient versés dans les sept jours suivant la fin de la période de paie.

Il n’y a pas d’obligation officielle d’un 13ème mois de salaire au Rwanda. Cependant, de nombreux employeurs choisissent d’accorder des bonus liés à la performance pour attirer et retenir les talents. Vous pouvez également offrir d’autres avantages comme des indemnisations pour le logement ou le téléphone.

Heures supplémentaires & minima

Tout travail effectué au-delà de la semaine standard de 45 heures est considéré comme des heures supplémentaires. Les accords collectifs du travail régulent la rémunération des heures supplémentaires.

Le Rwanda ne dispose pas d’un salaire minimum national unique. À la place, les salaires minima varient selon les secteurs d’activité. Par exemple, un travailleur dans l’industrie du thé peut avoir un salaire minimum différent de celui d’un secteur de la construction. Il est important de vérifier le taux spécifique à votre secteur.

Taxes et cotisations patronales

Vous êtes responsable de plusieurs cotisations en tant qu’employeur. Celles-ci sont calculées en pourcentage du salaire brut de votre employé.

Taxes et déductions employé

Vos employés contribuent également à la sécurité sociale et paient l’impôt sur le revenu. Vous déduirez ces montants de leur salaire mensuel.

L’impôt sur le revenu des employés est appliqué selon des taux différents selon leur revenu mensuel.

En Rwanda, offrir des avantages compétitifs et comprendre les politiques de congé est essentiel pour attirer et fidéliser d'excellents employés. Il ne s'agit pas seulement de rester conforme à la loi ; il s'agit de créer un environnement de travail favorable. Lorsque vous prenez soin de votre équipe, elle peut donner le meilleur d'elle-même pour votre entreprise. Ce aperçu vous guidera à travers l'essentiel de ce que vous devez savoir.

Congé légal

La loi rwandaise prévoit plusieurs types de congés obligatoires pour les employés.

• Congé annuel : Les employés bénéficient d'au moins 18 jours de congé payé par an. Ce nombre augmente d'un jour tous les trois ans de service, jusqu'à un maximum de 21 jours.
• Congé de maternité : Les employées ont droit à 12 semaines de congé de maternité payé. Elles peuvent commencer ce congé jusqu'à deux semaines avant leur date prévue d'accouchement.
• Congé de paternité : Les pères bénéficient de quatre jours consécutifs de congé après la naissance d'un enfant.
• Congé maladie : Les employés peuvent prendre jusqu'à six mois de congé maladie. Les trois premiers mois sont payés, et les trois suivants sont non payés. Un certificat médical est requis pour prouver la maladie.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Les employés en Rwanda ont droit à des jours de congé payés pour les jours fériés publics. Voici les jours fériés officiels :

Avantages complémentaires typiques

Pour attirer et retenir les meilleurs talents, de nombreux employeurs offrent des avantages au-delà des exigences légales.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un plan d'avantages complet dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous. Un EOR dispose déjà d'une entité légale en Rwanda, vous n'avez donc pas besoin d'en créer une vous-même.

Un EOR va :

• Garantir que vos packages d'avantages sont conformes aux lois du travail rwandaises.
• Gérer l'administration de tous les avantages légaux et supplémentaires.
• Vous aider à créer un package d'avantages compétitif pour attirer les meilleurs talents locaux.
• Gérer la paie et les cotisations à la sécurité sociale.

En collaborant avec un EOR, vous pouvez économiser du temps et des ressources. Vous pouvez être assuré que votre équipe au Rwanda est prise en charge, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux principaux.

Lorsque vous mettez fin à une relation d'emploi au Rwanda, vous devez suivre un processus clair et équitable. Il ne s'agit pas simplement de dire au revoir. Il s'agit de gérer la sortie de manière professionnelle et légale. Cela implique de donner un préavis approprié, de calculer le dernier paiement et de fournir les documents nécessaires. Un processus d’offboarding bien géré respecte l’employé et protège votre entreprise contre les problèmes juridiques. Vous devez vous assurer que chaque étape, de la lettre de résiliation au dernier poignée de main, respecte les lois du travail du Rwanda.

Périodes de préavis

Lorsque vous résiliez un contrat de travail au Rwanda, vous devez fournir une période de préavis écrite. La durée de ce préavis dépend de la durée d’emploi de l’employé dans votre entreprise.

Voici les périodes de préavis minimales requises par la loi :

• Moins d'un an de service : préavis de 15 jours.
• Plus d'un an de service : préavis de 30 jours.

Vous devez donner le préavis par écrit et indiquer clairement les raisons de la résiliation. Pendant la période de préavis, les employés ont droit à un jour de congé par semaine pour chercher un nouvel emploi.

En cas de faute grave, vous pouvez résilier le contrat sans préavis. Cependant, vous devez en informer l’employé dans les 48 heures suivant la découverte de la faute.

Indemnitée de départ

L’indemnitée de départ est calculée en fonction de la durée de service de l’employé. Le montant de l’indemnitée à laquelle un employé a droit est le suivant :

Il est important de calculer et payer la bonne indemnité pour éviter les litiges juridiques.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Naviguer dans la résiliation d’un employé dans un pays étranger peut être complexe. Nous faisons en sorte que chaque étape du processus d’offboarding soit conforme à la loi rwandaise.

Voici comment nous vous aidons à gérer les départs :

• Conformité légale : Nous garantissons que chaque résiliation respecte les exigences légales concernant les périodes de préavis et l’indemnitée de départ.
• Documentation : Nous gérons toute la paperasserie nécessaire, y compris la lettre de résiliation écrite, pour assurer que tout soit correctement documenté.
• Communication claire : Nous vous aidons à communiquer la décision de résiliation de manière claire et professionnelle, en exposant les raisons et les étapes suivantes.
• Dernier paiement : Nous calculons et traitons le dernier salaire de l’employé, y compris les congés acquis et l’indemnitée, pour nous assurer qu’il reçoive tout ce qui lui est dû.

En gérant l’ensemble du processus, nous vous aidons à offboarder vos employés en douceur et avec respect, vous protégeant contre les risques juridiques et garantissant un processus équitable pour tous.

Obtenir les visas et permis de travail appropriés au Rwanda est simple. Le pays dispose d’un système clair pour les ressortissants étrangers qui souhaitent travailler ou faire des affaires. Vous constaterez que le Rwanda offre plusieurs types de permis en fonction du travail que vous envisagez de faire. La chose principale à retenir est qu’un visa vous permet d’entrer dans le pays, mais vous avez besoin d’un permis de travail séparé pour commencer légalement votre emploi.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut rendre l’embauche au Rwanda beaucoup plus simple. Un EOR agit en tant qu’employeur légal pour votre équipe, gérant toute la paperasserie nécessaire et veillant à ce que vous respectiez les lois locales.

Voici ce qu’un EOR peut faire pour vous :

• Parrainer des permis de travail : Un EOR qui est légalement enregistré au Rwanda peut parrainer des permis de travail pour vos employés. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de créer votre propre entité locale pour embaucher des travailleurs.
• Gérer le processus de demande : L’EOR vous guidera, vous et vos employés, à chaque étape de la demande de visa et de permis de travail. Ils s’occupent des détails, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité.
• Assurer la conformité : Un EOR reste à jour avec les lois du travail et de l’immigration au Rwanda, réduisant ainsi le risque de problèmes juridiques.

Il y a quelques points pratiques à garder à l’esprit :

• Les EOR parrainent les employés, pas les Contractors : Les contractors indépendants doivent faire leur propre demande de permis de travail spécifique.
• Les permis de travail sont liés à l’employeur : Si un employé parrainé par un EOR souhaite changer d’emploi, il devra obtenir un nouveau permis de travail.
• Le traitement est rapide : Le processus de délivrance du permis de travail au Rwanda prend généralement environ une semaine.

Conformité lors des déplacements professionnels

Si vous visitez le Rwanda pour un court voyage d’affaires, le processus est simple.

Les citoyens de tous les pays peuvent obtenir un visa de 30 jours à leur arrivée. Vous n’avez pas besoin de faire une demande avant votre voyage. Pour des séjours plus longs ou des visites plus fréquentes, vous pouvez demander un visa à entrées multiples de 90 jours.

Avec un visa d’affaires, vous pouvez :

• Assister à des réunions et conférences
• Négocier des contrats
• Explorer des opportunités commerciales

Le Rwanda a également des accords avec plusieurs pays qui permettent un voyage sans visa jusqu’à 90 jours. Ces pays incluent le Bénin, le Ghana, le Sénégal, Singapour, et les États membres de la Communauté de l’Afrique de l’Est.