Employer of Record in Nouvelle-Zélande

Étendre votre activité en Nouvelle-Zélande offre un accès à un marché dynamique et à une main-d'œuvre qualifiée. Cependant, naviguer dans le paysage de l'emploi local nécessite une considération attentive des lois du travail robustes de la Nouvelle-Zélande, qui régissent tout, de la paie et la fiscalité aux accords d'emploi et aux procédures de licenciement. Comprendre ces exigences est crucial pour assurer la conformité et favoriser une relation de travail positive avec vos employés basés en Nouvelle-Zélande.

Lorsqu'il s'agit d'embaucher en Nouvelle-Zélande, les entreprises disposent généralement de quelques options principales pour établir leur main-d'œuvre. Chaque approche comporte des implications distinctes en matière d'obligations légales, de charge administrative et de délai de mise sur le marché.

• Établir une entité juridique locale : Cela implique d'incorporer une filiale en Nouvelle-Zélande, ce qui donne un contrôle total sur les opérations mais nécessite un temps, un capital importants et une compréhension approfondie du droit des sociétés et du droit du travail locaux.
• Utiliser un service d'Employer of Record (EOR) : Un EOR comme Rivermate agit en tant qu'employeur légal pour votre personnel en Nouvelle-Zélande, gérant toutes les obligations de conformité, la paie et les fonctions RH, tout en vous laissant le contrôle total sur la gestion quotidienne et les tâches.
• Embaucher des Contractors indépendants : Cela offre de la flexibilité mais comporte des tests juridiques spécifiques pour distinguer les contractors des employés, car une mauvaise classification peut entraîner de lourdes pénalités selon la loi néo-zélandaise.

Comment fonctionne un Employer of Record en Nouvelle-Zélande

Un Employer of Record (EOR) simplifie les complexités de l'embauche mondiale en assumant les responsabilités légales de l'emploi en Nouvelle-Zélande. Cela signifie que votre entreprise peut rapidement intégrer des employés sans avoir besoin de créer sa propre entité légale. L'EOR gère pour vous une large gamme de tâches administratives et de conformité :

• Traitement de la paie et conformité fiscale : Assurer des paiements de salaire précis, les déductions fiscales PAYE (Pay As You Earn) et les cotisations aux régimes gouvernementaux comme KiwiSaver.
• Contrats d'emploi et documentation RH : Rédiger des accords d'emploi conformes à la législation, notamment la Employment Relations Act de la Nouvelle-Zélande et autres lois pertinentes.
• Gestion des avantages : Gérer les droits statutaires tels que le congé annuel, le congé maladie, les jours fériés, ainsi que les avantages optionnels comme les régimes de retraite.
• Conformité avec les lois du travail locales : Rester à jour avec l'évolution des réglementations, y compris les Fair Pay Agreements, le salaire minimum et les exigences en matière de santé et sécurité.
• Processus de licenciement : Gérer tous les aspects des séparations d'employés conformément aux lois strictes de licenciement en Nouvelle-Zélande, y compris les périodes de préavis et le calcul des indemnités.

Avantages de l'utilisation d'un EOR pour l'embauche en Nouvelle-Zélande

L'utilisation d'un service d'EOR offre des avantages significatifs pour les entreprises souhaitant s'étendre en Nouvelle-Zélande sans les coûts liés à la création d'une entité locale.

• Entrée rapide sur le marché : Intégrer rapidement des employés en Nouvelle-Zélande, souvent en quelques jours, en évitant le processus long d'enregistrement d'une entité.
• Réduction des risques de conformité : Atténuer les risques liés au non-respect des lois du travail complexes de la Nouvelle-Zélande, puisque l'EOR assume les responsabilités d'employeur légal.
• Fonctions de paie et RH rationalisées : Externaliser les charges administratives, permettant à vos équipes internes de se concentrer sur des objectifs stratégiques.
• Accès à une expertise locale : Bénéficier de la connaissance approfondie de l'EOR sur la réglementation de l'emploi, les normes culturelles et les meilleures pratiques en Nouvelle-Zélande.
• Rentabilité : Éviter les dépenses importantes et les engagements à long terme liés à la création et à la gestion d'une filiale étrangère.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Nouvelle-Zélande inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Nouvelle-Zélande.

En Nouvelle-Zélande, les employeurs doivent déduire l'impôt sur le revenu via le système PAYE, ainsi que les contributions de sécurité sociale telles que KiwiSaver et les prélèvements ACC. Les employeurs contribuent à hauteur d'au moins 3 % des salaires des employés à KiwiSaver (en plus des salaires) et paient des prélèvements ACC en fonction du risque sectoriel. Les contributions de l'employeur à la superannuation sont imposées dans le cadre de l'ESCT, avec des taux dépendant du revenu de l'employé :

Les employeurs sont responsables de la retenue du PAYE en fonction des codes fiscaux des employés (par exemple, M, S, ST) et des taux d'impôt sur le revenu annuels, qui varient de 10,5 % pour les revenus jusqu'à 14 000 $ à 39 % pour les gains supérieurs à 180 000 $. Les employés peuvent demander des déductions pour les dépenses liées au travail, les dons et les contributions KiwiSaver, avec des limites et procédures spécifiques.

La conformité fiscale implique la déclaration en temps voulu des déclarations PAYE (IR348) deux fois par mois ou mensuellement, ainsi qu'une reconciliation annuelle (IR345) avant le 31 mai. Les pénalités pour retard de déclaration, paiement ou non-conformité comprennent des amendes et des intérêts. Les travailleurs étrangers sont imposés de manière similaire aux résidents, le statut de résidence influençant les obligations, tandis que les entreprises étrangères doivent s’enregistrer à la GST si leur chiffre d'affaires dépasse 60 000 $. Les accords de double imposition aident à prévenir la double taxation pour les travailleurs et entreprises internationaux.

Le paysage salarial de la Nouvelle-Zélande en 2025 est façonné par la demande sectorielle, les pénuries de compétences et les facteurs économiques. Les salaires varient considérablement selon le rôle et la localisation, avec des secteurs à forte demande tels que la technologie, la santé et la finance offrant une rémunération de premier ordre. Par exemple, les ingénieurs logiciels gagnent entre NZD 80 000 et NZD 150 000 par an, tandis que les chefs de chantier peuvent atteindre jusqu’à NZD 180 000.

Les taux de salaire minimum sont fixés à NZD 23,15 par heure pour les adultes, avec des taux plus faibles pour les débutants et les salaires de formation. Les employeurs doivent respecter ces exigences légales pour éviter des sanctions. Les packages de rémunération incluent souvent des bonus (performance, signature), des contributions KiwiSaver (minimum 3 %) et des allocations pour le transport ou les outils. Les tendances telles que les pénuries de compétences, la hausse du coût de la vie et le télétravail poussent les salaires à la hausse, avec la croissance économique et l’inflation influençant les ajustements futurs des salaires.

Les employés en Nouvelle-Zélande ont droit à un minimum de quatre semaines de congé annuel payé après 12 mois d'emploi continu, accumulées progressivement tout au long de l'année. Les employeurs peuvent exiger que les employés prennent leur congé pendant une période de fermeture avec un préavis d'au moins 14 jours, et les employés peuvent encaisser jusqu'à une semaine par an avec un accord écrit, à condition de conserver au moins deux semaines de congé non utilisé. Les jours fériés en 2025 comprennent 12 jours tels que le Jour de l'An, le Waitangi Day et Noël, avec une attribution payée s'ils tombent un jour ouvrable habituel. Les employés travaillant lors des jours fériés ont généralement droit à une rémunération à temps et demi et éventuellement à un jour de repos alternatif.

Le congé de maladie donne aux employés droit à 10 jours de congé payé par an après six mois d'emploi continu, accumulés chaque année mais non reportés. Un certificat médical peut être requis pour les absences de trois jours ou plus. Le congé parental offre jusqu'à 26 semaines de congé payé pour les principaux aidants et deux semaines non payées pour les partenaires, l'éligibilité dépendant de la durée de l'emploi. D'autres types de congé comprennent le deuil, la violence familiale, et le congé optionnel pour études ou sabbatical, selon les politiques de l'employeur.

En Nouvelle-Zélande, les employeurs sont légalement tenus de fournir plusieurs avantages, notamment les contributions KiwiSaver (minimum 3 %), les congés annuels payés (4 semaines), 12 jours fériés payés, 10 jours de congé maladie payés après six mois, et le congé parental (jusqu'à 26 semaines). De plus, tous les employés sont couverts par l'assurance ACC contre les accidents sans faute, avec les employeurs payant les prélèvements correspondants. Les avantages obligatoires sont résumés ci-dessous :

Au-delà des exigences légales, de nombreux employeurs améliorent leurs packages avec des avantages optionnels tels que l'assurance santé privée, l'assurance vie et la protection de revenu, des contributions supplémentaires à la superannuation, des programmes de bien-être, des arrangements de travail flexibles, le développement professionnel, et des repas ou allocations de transport subventionnés. L'assurance santé privée est particulièrement appréciée, offrant un accès plus rapide aux services de santé, avec des coûts variables en fonction de la couverture et des facteurs liés à l'employé.

Les différentes industries et tailles d'entreprise influencent l'offre d'avantages. Les grandes entreprises tendent à proposer des packages complets, comprenant l'assurance santé et vie, la protection de revenu, et des contributions supplémentaires à la superannuation. Les petites et moyennes entreprises se concentrent souvent sur les avantages essentiels tels que KiwiSaver, les droits aux congés, et de plus en plus, la couverture santé. Les entreprises de haute technologie mettent fréquemment l'accent sur la flexibilité du travail et les initiatives de bien-être, tandis que les prestataires de soins de santé offrent généralement des avantages liés à la santé étendus.

Les employeurs doivent respecter des obligations légales telles que l'inscription à KiwiSaver, les prélèvements ACC, les contrats de travail, ainsi que les lois sur la confidentialité et la lutte contre la discrimination. Les considérations de coût incluent les contributions obligatoires et les avantages optionnels, avec une analyse comparative compétitive essentielle pour répondre aux attentes des employés en matière de package d'avantages complet.

Les accords d'emploi en Nouvelle-Zélande sont régis par la Employment Relations Act 2000, mettant l'accent sur la bonne foi et la négociation équitable. Ils peuvent être individuels, collectifs, à durée déterminée ou indéfinie, les contrats à durée déterminée nécessitant une raison valable et des termes clairs. Les accords indéfinis offrent un emploi continu et une sécurité accrue. Les clauses clés incluent la description du poste, la date de début, les heures, la rémunération, les droits aux congés, les procédures de résiliation, la confidentialité, la propriété intellectuelle et la résolution des conflits.

Les périodes d'essai durent généralement 30 à 90 jours, durant lesquelles les employeurs doivent agir équitablement, fournir un soutien et suivre les procédures appropriées pour la résiliation si nécessaire. Les clauses de confidentialité sont généralement applicables, tandis que les clauses de non-concurrence doivent être raisonnables en termes de portée et de durée (habituellement 6 à 12 mois) pour être maintenues. L'emploi peut être modifié par accord mutuel, mais tout changement doit être documenté. La résiliation nécessite un préavis approprié (généralement de 2 semaines à 3 mois), de l'équité et des raisons justifiées ; les licenciements injustifiés peuvent entraîner des demandes de recours telles que des indemnités ou la réintégration.

Le travail à distance en Nouvelle-Zélande devient de plus en plus courant, avec des cadres juridiques soutenant des arrangements flexibles. Les principales lois du travail incluent la Employment Relations Act 2000, la Health and Safety at Work Act 2015, et la Privacy Act 2020, qui garantissent collectivement un traitement équitable, la sécurité et la protection des données. Les employés ont le droit de demander un travail flexible après six mois d'emploi, les employeurs étant tenus d'examiner ces demandes et de répondre dans environ un mois, en refusant uniquement pour des motifs raisonnables tels que le coût ou l'impact opérationnel.

Les employeurs doivent assurer la santé et la sécurité, la sécurité des données, un traitement équitable et une communication efficace pour les équipes à distance. Les arrangements flexibles disponibles incluent le télétravail à temps plein, le hybride, les semaines de travail comprimées, le flextime, le job sharing et le télétravail. La mise en œuvre réussie implique des politiques claires, de la formation et des évaluations régulières. Les mesures de protection des données comprennent des contrôles d'accès sécurisés, le chiffrement et la formation des employés, tandis que les politiques concernant l'équipement et les dépenses doivent préciser la fourniture et le remboursement.

Une infrastructure technologique robuste est essentielle, intégrant des outils de communication, des solutions cloud, un support technique, une connexion Internet fiable et des logiciels de sécurité. Ces mesures permettent une collaboration à distance fluide et protègent les informations sensibles, aidant les employeurs à maintenir la productivité et la conformité dans une main-d'œuvre répartie.

En Nouvelle-Zélande, les employeurs doivent suivre des procédures légales équitables pour la résiliation d’un employé, en mettant l’accent sur la bonne foi et la transparence. Les périodes de préavis dépendent de l’ancienneté : moins d’un an nécessite généralement un préavis raisonnable (1-2 semaines), 1-3 ans impose 2 semaines, et plus de 3 ans requièrent 4 semaines. Les employés donnent généralement un préavis minimum de 2 semaines lorsqu’ils démissionnent, avec la possibilité pour les employeurs de payer en lieu et place du préavis.

L’indemnité de licenciement n’est pas légalement obligatoire, mais peut être exigée par des accords d’emploi, des politiques d’entreprise ou dans des cas de licenciement économique. Lorsqu’elle s’applique, elle est souvent calculée comme une à deux semaines de salaire par année de service. Les résiliations peuvent être justifiées (en raison de mauvaise conduite, de faible performance ou de licenciement économique) ou injustifiées, cette dernière étant illégale sauf si des conditions spécifiques sont remplies. Les employeurs doivent mener des enquêtes approfondies, offrir des opportunités de réponse aux employés, et communiquer clairement leurs décisions pour assurer une résiliation conforme à la loi. Les employés sont protégés contre le licenciement abusif, la discrimination, et peuvent poursuivre des recours via l’Employment Relations Authority ou le Tribunal en cas de traitement injuste.

L'économie de la Nouvelle-Zélande bénéficie de plus en plus de la flexibilité et des compétences spécialisées des Contractors et Freelancers, permettant aux entreprises d'accéder à des talents pour des projets spécifiques sans engagement à long terme. Pour les employeurs, comprendre les distinctions juridiques entre employés et Contractors est crucial pour éviter toute mauvaise classification, qui pourrait entraîner des répercussions financières et légales. Les facteurs clés incluent le contrôle, l'intégration, les droits, l'opportunité de profit et la fourniture d'outils. Un contrat bien rédigé est essentiel pour définir la portée du travail, les modalités de paiement et les droits de propriété intellectuelle, garantissant des attentes claires et la conformité.

Les Contractors sont responsables de leurs propres obligations fiscales, y compris l'impôt sur le revenu et la GST si leur chiffre d'affaires dépasse NZD $60,000. Ils doivent également considérer la couverture d'assurance, comme l'assurance responsabilité professionnelle et l'assurance responsabilité civile, pour se protéger contre d'éventuelles responsabilités. Les Contractors sont courants dans des secteurs tels que l'informatique, les industries créatives, le conseil, la construction, les services professionnels, la santé, l'éducation et les médias, appréciés pour leur capacité à fournir des compétences spécialisées et une agilité opérationnelle.

Les entreprises doivent s'assurer que les contrats incluent des clauses claires sur la propriété intellectuelle et que les contractors gèrent leurs obligations fiscales et d'assurance. Cette approche permet de réduire les risques et de favoriser des relations de travail efficaces.

La Nouvelle-Zélande offre diverses options de visas de travail adaptées à différents besoins en emploi, avec des catégories clés telles que le Accredited Employer Work Visa (AEWV), la Skilled Migrant Category, le Long Term Skill Shortage List Work Visa, ainsi que d'autres comme Working Holiday et Global Impact Visas. Les employeurs doivent être accrédités pour parrainer certains visas, et les candidats doivent disposer d'une offre d'emploi valable, de qualifications pertinentes, et parfois d'une autorisation de santé et de police. Le processus de candidature implique la soumission de formulaires en ligne, la fourniture de documents nécessaires, le paiement de frais, et éventuellement la participation à des biométries ou des entretiens.