Un Employer of Record (EOR) au Malawi est une entreprise qui vous aide à embaucher des employés là-bas sans créer votre propre entité locale. Elle agit en tant qu'employeur légal pour votre équipe. Cela signifie qu'elle gère des tâches telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux et les contrats de travail. Utiliser un EOR vous assure de respecter toutes les lois du travail locales du Malawi. Des entreprises comme Rivermate vous permettent de constituer une équipe au Malawi rapidement et efficacement.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Malawi

L'utilisation d'un EOR simplifie le recrutement au Malawi. Voici comment cela fonctionne :

• Vous trouvez le talent. Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher au Malawi.
• L'EOR les embauche légalement. Le prestataire de services EOR possède une entité légale au Malawi et embauche officiellement l'employé en votre nom.
• Ils gèrent la paperasserie. L'EOR s'occupe du contrat de travail pour s'assurer qu'il respecte toutes les lois du travail locales, comme la Employment Act de 2000.
• L'intégration est prise en charge. Ils gèrent le processus d'intégration de votre nouvel employé.
• La paie et les avantages sont gérés. L'EOR s'occupe de la paie, des taxes et des avantages conformément à la législation malawienne.
• Votre employé travaille pour vous. Bien que l'EOR soit l'employeur légal, votre nouvelle recrue travaille pour votre entreprise comme n'importe quel autre membre de l'équipe.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Malawi

Utiliser un EOR au Malawi vous aide à embaucher et gérer rapidement des talents tout en vous assurant de respecter les réglementations locales du travail et fiscales. C'est une solution flexible et à faible risque pour les entreprises souhaitant tester de nouveaux marchés ou développer des équipes à l'international.

Voici quelques avantages clés :

• Embaucher sans entité locale. Vous pouvez embaucher des employés au Malawi sans le coût et le temps de créer une entité légale sur place.
• Rester conforme. Un EOR garantit que toutes les pratiques d'emploi respectent les lois du travail et les réglementations fiscales malawiennes. Ils gèrent pour vous les contrats de travail, la paie et la conformité fiscale.
• Simplifier les RH. L'EOR s'occupe de l'administration des ressources humaines, y compris le traitement de la paie et la gestion des avantages statutaires.
• Réduire les risques. La mauvaise classification d'un employé en tant que contractant peut entraîner des pénalités légales et financières. Un EOR vous aide à classer correctement les travailleurs selon les lois du travail malawiennes.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Malawi comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Malawi.

Embauche au Malawi nécessite de comprendre son paysage unique de l'emploi. La principale loi régissant l'emploi est la Employment Act of 2000. Cette loi définit les droits et responsabilités des employeurs et des employés. Pour embaucher des employés au Malawi, vous pouvez soit établir une entité juridique locale, soit vous associer à un Employer of Record (EOR). Un EOR peut gérer les contrats de travail, la paie et la conformité fiscale en votre nom.

Contrats de travail & clauses indispensables

Bien que des contrats oraux puissent exister, un contrat écrit est fortement recommandé pour clarifier les termes et protéger à la fois vous et votre employé. Vous devriez fournir à votre employé une déclaration écrite des modalités d'emploi.

Voici quelques clauses essentielles à inclure dans un contrat de travail :

• Description du poste : Définissez clairement le rôle et les responsabilités de l'employé.
• Heures de travail : Précisez la semaine de travail standard et tout arrangement d'heures supplémentaires.
• Salaires : Détaillez le montant et la fréquence des paiements.
• Droits aux congés : Incluez les congés annuels, les congés maladie, ainsi que les congés maternité ou paternité.
• Procédures de résiliation : Expliquez comment le contrat peut être résilié et dans quelles conditions.

Périodes d'essai

Vous pouvez inclure une période d'essai dans un contrat de travail pour évaluer l'adéquation d'un nouvel employé. La durée de la période d'essai est généralement convenue par les deux parties et spécifiée dans le contrat. Bien qu'il n'existe pas de durée maximale légalement imposée, une pratique courante est de un à trois mois. Pendant la période d'essai, le délai de préavis pour la résiliation est souvent plus court.

Heures de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard au Malawi est de 48 heures, généralement réparties sur six jours. Toute heure travaillée au-delà de la semaine de 48 heures est considérée comme des heures supplémentaires. Les employés ont droit à une rémunération pour ces heures supplémentaires. Le taux d'heure supplémentaire est généralement de 1,5 fois le salaire horaire normal.

Jours fériés publics & régionaux

Vos employés au Malawi ont droit à des jours fériés payés. Voici la liste des jours fériés au Malawi pour 2024 :

Embauche de contractors au Malawi

Vous pouvez embaucher des contractors indépendants pour des travaux à projet ou temporaires. Cela offre flexibilité et accès à des compétences spécialisées. Cependant, vous devez classer correctement les travailleurs pour éviter les risques de mauvaise classification.

Un contractor indépendant est auto-entrepreneur, contrôle son propre travail, et a souvent plusieurs clients. Un employé, en revanche, travaille sous votre supervision et contrôle. Mauvaise classification d’un employé comme contractor peut entraîner des sanctions légales et financières, y compris des arriérés d'impôts et des amendes.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ces risques. Un EOR veille à ce que vos travailleurs soient classés correctement selon la législation du travail malawite. Ils prennent en charge les responsabilités légales et administratives, vous permettant de vous concentrer sur vos opérations commerciales.

Comprendre la rémunération et la paie au Malawi est simple. Vous devez connaître les règles pour payer votre équipe correctement et à temps. Cela inclut la compréhension des lois locales sur les salaires, les taxes et les contributions. Bien maîtriser ces détails permet de maintenir votre entreprise conforme et vos employés satisfaits.

Cycles de paie & structure des salaires

Vous pouvez payer vos employés selon un cycle qui convient à votre entreprise. Les cycles de paie les plus courants au Malawi sont hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuel. Pour les employés dont la rémunération est calculée à l’heure, par jour ou par semaine, vous devez les payer au moins une fois toutes les deux semaines. Si le salaire de votre employé est fixé sur une base mensuelle ou annuelle, vous devriez le payer au moins une fois par mois.

Heures supplémentaires & minimums

Le salaire minimum pour les travailleurs généraux au Malawi est de MWK 126 000 par mois.

Le Malawi a des règles spécifiques pour la rémunération des heures supplémentaires. Vous pouvez catégoriser les heures supplémentaires en trois types :

• Heures supplémentaires ordinaires pour les heures supplémentaires effectuées un jour de travail normal.
• Heures supplémentaires lors d’un jour de repos lorsqu’un employé travaille un jour où il aurait normalement un jour de repos.
• Heures supplémentaires lors d’un jour férié pour tout temps travaillé lors d’un jour férié.

Pour les heures supplémentaires ordinaires, vous devriez payer une fois et demie le salaire normal de l’employé pour chaque heure travaillée. Pour le travail effectué lors d’un jour de repos ou d’un jour férié, la rémunération doit être doublée. Une autre source indique que les heures supplémentaires lors d’un jour férié sont payées à 400 % du taux de salaire normal.

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu'employeur au Malawi, vous êtes responsable de contribuer au régime national de pension pour vos employés.

Taxes et déductions des employés

Vos employés ont également des déductions prélevées sur leur salaire. Cela inclut leur contribution au fonds de pension et l’impôt sur le revenu.

L’impôt sur le revenu est progressif, ce qui signifie que le taux augmente avec le revenu de l’employé. Voici les tranches d’impôt sur le revenu annuelles :

En Malawi, offrir les bons avantages et congés est essentiel pour attirer et retenir de grands talents. Il ne s'agit pas seulement de respecter la loi. Il s'agit de construire un lieu de travail favorable. Comprendre les règles locales concernant les congés et autres avantages est votre première étape. Cela montre votre engagement envers le bien-être de votre équipe et vous aide à vous démarquer en tant qu'employeur de choix.

Congés légaux

Les lois du Malawi fixent des exigences minimales en matière de congés pour tous les employés.

• Congé annuel : Vous devez accorder aux employés un congé annuel payé. Ceux travaillant une semaine de cinq jours ont droit à au moins 15 jours. S'ils travaillent une semaine de six jours, ils ont droit à 18 jours.
• Congé maladie : Après un an de service, un employé a droit à au moins quatre semaines de congé maladie avec salaire plein et huit semaines avec moitié salaire chaque année. Un certificat médical peut être requis.
• Congé de maternité : Les employées bénéficient d'au moins huit semaines de congé de maternité avec salaire plein. Cela n'interrompt pas leur emploi ni n'affecte leurs avantages.
• Congé de paternité : Il n'existe pas d'obligation légale pour un congé de paternité au Malawi.

Jours fériés publics et régionaux

Les employés ont droit à un congé payé pour les jours fériés publics. S'ils travaillent un jour férié, ils doivent être payés double de leur taux de salaire normal.

Avantages complémentaires typiques

Pour attirer les meilleurs talents, de nombreuses entreprises offrent plus que le minimum légal.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un plan d'avantages dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie cela. Nous gérons les détails pour assurer votre conformité et votre compétitivité.

Un EOR vous aide à :

• Rester conforme : Nous comprenons les lois du travail locales. Nous veillons à ce que vos packages d'avantages respectent toutes les exigences légales.
• Gagner du temps : Vous pouvez éviter le long processus de création d'une entité légale au Malawi. Cela vous permet d'embaucher et d'intégrer les talents beaucoup plus rapidement.
• Offrir des avantages compétitifs : Nous connaissons le marché local. Nous pouvons vous aider à créer un plan d'avantages qui attire les meilleurs candidats.
• Gérer l'administration : Nous prenons en charge la paie, la gestion des avantages et autres tâches RH. Cela vous libère pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Lorsque le contrat de travail se termine au Malawi, vous devez suivre un processus spécifique. Cela garantit que vous traitez vos employés équitablement et que vous restez en conformité avec la loi. Le processus est guidé par la Employment Act du Malawi, qui établit les règles pour les employeurs et les employés. Il couvre tout, de la notification à la dernière paie. Suivre ces règles vous aide à éviter les litiges et les problèmes juridiques potentiels.

Périodes de préavis

Donner le bon préavis est une étape cruciale. Au Malawi, la durée du préavis dépend de la durée d'emploi de l'employé chez vous. Vous pouvez également choisir de payer l'employé pour la période de préavis au lieu de le faire travailler.

Voici les périodes de préavis minimales requises par la loi :

Indemnité de licenciement

L'indemnité de licenciement est un paiement final que vous effectuez à un employé lorsque son contrat est résilié. Au Malawi, un employé a droit à une indemnité de licenciement s'il a travaillé dans votre entreprise pendant au moins un an. Cependant, cela ne s'applique pas si l'employé est licencié pour faute grave.

Il est également important de savoir que si votre employé fait partie d'un régime de pension, il n'a pas droit à une indemnité de licenciement. Cela pour éviter un double paiement.

Le montant de l'indemnité de licenciement est basé sur la durée de service de l'employé :

Comment Rivermate gère les départs conformes

Lorsque vous collaborez avec un Employer of Record comme Rivermate, nous gérons l'ensemble du processus de départ pour vous. Nous veillons à ce que chaque licenciement soit effectué correctement et en totale conformité avec la loi malawite.

Voici comment nous aidons :

• Procédure équitable : Nous nous assurons qu'une raison équitable et documentée pour le licenciement est établie, qu'elle soit liée à la performance, à la conduite ou à des changements opérationnels.
• Calculs corrects : Nous calculons tous les paiements finaux, y compris les salaires impayés, les congés accumulés et toute indemnité de licenciement à laquelle l'employé a droit.
• Communication claire : Nous gérons la notification écrite formelle à l'employé, en indiquant clairement la raison du licenciement et la date d'effet.
• Documentation finale : Nous fournissons à l'employé un certificat de service, comme requis.

En gérant ces étapes, nous vous aidons à naviguer en toute confiance dans les lois du travail complexes. Cela minimise les risques et garantit un processus de départ fluide et respectueux pour vos employés.

Naviguer dans les visas et permis de travail au Malawi est simple une fois que vous comprenez le système. C'est un processus en deux parties. Premièrement, vous avez besoin d'un visa pour entrer dans le pays. Deuxièmement, vous avez besoin d'un permis pour travailler. Le principal permis de travail s'appelle un Permis d'Emploi Temporaire, ou TEP. Votre employeur doit faire une demande pour votre TEP avant que vous ne commenciez votre emploi.

Visas d'emploi & réalités du parrainage

Le principal moyen de travailler au Malawi en tant que ressortissant étranger est avec un Permis d'Emploi Temporaire (TEP). Ce permis vous permet de vivre et de travailler dans le pays pour un employeur spécifique. Le TEP est généralement délivré pour une durée maximale de deux ans et peut être renouvelé. Votre employeur, ou un Employer of Record (EOR), doit parrainer votre demande de TEP.

Un EOR peut parrainer un TEP, mais il doit être une entité légalement enregistrée au Malawi. Le processus de demande nécessite que l'employeur prouve qu'un ressortissant étranger est nécessaire pour le poste.

Voici ce que votre employeur doit faire :

• Demonstrate that no qualified Malawian is available for the job.
• Provide a valid employment contract.
• Show that the company is registered and compliant with local tax laws.

Vous devrez fournir des documents tels que votre passeport, votre CV et vos diplômes. L'ensemble du processus prend généralement quelques semaines, et vous devez attendre l'approbation avant de voyager au Malawi pour commencer à travailler.

Conformité aux voyages d'affaires

Pour les voyages de courte durée impliquant des réunions d'affaires ou l'exploration d'opportunités, vous pouvez utiliser un Visa d'affaires ou un Permis de visiteur. Ce ne sont pas des permis de travail et ne vous permettent pas d'être employé au Malawi.

Gardez ces points à l'esprit pour les visites de courte durée :

• Vous ne pouvez pas effectuer de travail pour lequel un Malawien pourrait être embauché.
• Vos activités doivent se limiter à des choses comme des réunions, des négociations ou la participation à des conférences.
• Se livrer à un emploi avec un visa touristique ou d'affaires peut entraîner des amendes, une arrestation ou une expulsion.

Vérifiez toujours les dernières réglementations auprès du Département de l'Immigration et des Services de Citoyenneté du Malawi avant de voyager.