Impôts en Malawi

Malawi opère un système d'imposition progressif pour les particuliers, où les taux d'impôt sur le revenu augmentent avec des revenus plus élevés. Les employeurs jouent un rôle crucial dans ce système en retinant l'impôt sur le revenu sur les salaires des employés et en le remettant à la Malawi Revenue Authority (MRA). De plus, les employeurs sont responsables de contribuer à des régimes de sécurité sociale au nom de leurs employés. Comprendre ces obligations est essentiel pour un traitement de paie conforme et la gestion de l'emploi dans le pays.

La conformité aux lois fiscales malawiennes exige que les employeurs calculent et remettent avec précision diverses taxes et contributions. Cela inclut non seulement l'impôt sur le revenu, mais aussi les contributions aux régimes de sécurité sociale obligatoires conçus pour fournir des prestations telles que les pensions. Une tenue de registres appropriée et des dépôts en temps voulu constituent des éléments clés pour respecter ces exigences et éviter des pénalités.

Obligations de l'Employer of Record en matière de Sécurité Sociale et d'Impôts sur la Paie

Les employeurs au Malawi sont tenus de contribuer au National Pension Scheme (NPS). Il s'agit d'un régime de cotisation définie obligatoire. Tant l'employeur que l'employé doivent cotiser un pourcentage des gains mensuels bruts de l'employé.

Pour l'année fiscale 2025, les taux de contribution standard pour le National Pension Scheme devraient être :

• Contribution de l'Employeur : 5 % du salaire mensuel brut
• Contribution de l'Employé : 5 % du salaire mensuel brut

La contribution totale de 10 % du revenu brut doit être versée par l'employeur à l'administrateur du fonds de pension respectif au plus tard le 14 du mois suivant. Il n'existe pas d'autres taxes sur la paie spécifiques à l'employeur significatives, en dehors de la contribution à la pension et de l'obligation de retenir et de remettre le PAYE.

Exigences de Retenue de l'Impôt sur le Revenu

Les employeurs sont responsables de calculer et de retenir l'impôt Pay As You Earn (PAYE) de leurs employés sur leur salaire ou traitement mensuel. Le système PAYE au Malawi est basé sur un barème d'imposition progressif, ce qui signifie que les revenus plus élevés sont imposés à des taux plus élevés. L'impôt est calculé sur le revenu brut mensuel de l'employé après déduction de toute allocation ou contribution approuvée.

Pour l'année fiscale 2025, les tranches mensuelles d'impôt sur le revenu et les taux attendus sont les suivants :

Revenu Mensuel (MWK)	Taux d'Imposition (%)
0 - 100 000	0
100 001 - 300 000	25
300 001 - 600 000	30
600 001 - 1 500 000	35
Au-dessus de 1 500 000	40

L'employeur doit calculer l'impôt dû pour chaque employé en fonction de leur revenu mensuel et des tranches et taux d'imposition applicables. Le montant PAYE calculé doit être déduit du salaire net de l'employé et remis à la Malawi Revenue Authority (MRA) avant le 14 du mois suivant.

Déductions fiscales et allocations pour les employés

Les employés au Malawi peuvent être éligibles à certaines déductions et allocations pouvant réduire leur revenu imposable, diminuant ainsi leur obligation de PAYE. La principale déduction disponible pour les employés est leur contribution obligatoire au National Pension Scheme.

• Cotisations au National Pension Scheme : La contribution obligatoire de 5 % de l'employé au NPS est généralement déductible de leur revenu brut pour le calcul du PAYE.

D'autres allocations ou avantages fournis par l'employeur peuvent être taxables, sauf s'ils sont expressément exemptés par la législation fiscale. Il est important que les employeurs identifient correctement les avantages imposables et les incluent dans le calcul du revenu brut pour le PAYE.

Délais de conformité fiscale et de déclaration

Les employeurs au Malawi ont des délais spécifiques pour remettre les taxes et contributions retenues et pour déposer les rapports pertinents. Respecter ces délais est crucial pour éviter pénalités et intérêts.

• Remise mensuelle du PAYE et de la pension : La retenue de PAYE sur les employés, ainsi que les contributions de l'employeur et de l'employé au National Pension Scheme, doivent être remises à la MRA et à l'administrateur du fonds de pension respectivement, avant le 14e jour du mois suivant le mois de la paie.
• Déclarations annuelles de PAYE : Les employeurs doivent déposer une déclaration annuelle résumant les salaires totaux versés et le PAYE retenu pour chaque employé durant l'année fiscale. La date limite pour cette soumission annuelle est généralement le 31 mars suivant la fin de l’année fiscale (qui s’étend du 1er avril au 31 mars).

Les employeurs doivent tenir des registres précis de la paie, y compris les détails des gains des employés, des déductions et de l'impôt retenu, car ces registres sont soumis à un audit par la MRA.

Considérations fiscales particulières pour les travailleurs étrangers et les entreprises

Les individus étrangers travaillant au Malawi et les sociétés étrangères employant du personnel dans le pays font face à des considérations fiscales spécifiques.

• Résidence fiscale : Les obligations fiscales des travailleurs étrangers au Malawi dépendent de leur statut de résidence fiscale. Les personnes considérées comme résidents fiscaux au Malawi sont imposées sur leur revenu mondial, tandis que les non-résidents sont généralement imposés uniquement sur les revenus provenant du Malawi. La résidence est généralement déterminée par le nombre de jours passés dans le pays (par exemple, présence pendant 183 jours ou plus dans une année fiscale).
• PAYE pour les travailleurs étrangers : Les employeurs de travailleurs étrangers doivent retenir le PAYE de la même manière que pour les employés locaux, en fonction des taux d’imposition progressifs, si le travailleur étranger perçoit un revenu d’un emploi au Malawi.
• Établissement permanent : Une société étrangère peut devenir soumise à des obligations fiscales sur les bénéfices en Malawi si elle établit un établissement permanent (EP) dans le pays. Employer du personnel et mener des activités commerciales peuvent potentiellement créer un EP.
• Accords de double imposition (DTA) : Le Malawi a conclu des accords de double imposition avec plusieurs pays. Ces accords peuvent influencer le traitement fiscal des travailleurs étrangers et des entreprises en offrant un allégement de la double imposition sur le même revenu. Les employeurs de travailleurs étrangers issus de pays DTA doivent prendre en compte les dispositions de l’accord pertinent.
• Numéro d'identification fiscale (TPIN) : Tous les employés, y compris les travailleurs étrangers, doivent posséder un Numéro d’Identification Fiscale (TPIN) délivré par la MRA. Les employeurs sont responsables de s’assurer que leurs employés disposent d’un TPIN pour la paie et la déclaration fiscale.