Impôts en Malawi

Malawi opère un système fiscal progressif pour les individus, où les taux d'impôt sur le revenu augmentent avec des gains plus élevés. Les employeurs jouent un rôle crucial dans ce système en prélevant l'impôt sur le revenu sur les salaires des employés et en le versant à l'Autorité fiscale du Malawi (MRA). De plus, les employeurs sont responsables de contribuer aux régimes de sécurité sociale au nom de leurs employés. Comprendre ces obligations est essentiel pour un traitement de la paie conforme et la gestion de l'emploi dans le pays.

Le respect des lois fiscales malawiennes exige que les employeurs calculent et versent précisément diverses taxes et contributions. Cela inclut non seulement l'impôt sur le revenu mais aussi les contributions aux programmes de sécurité sociale obligatoires conçus pour fournir des prestations telles que des pensions. Une tenue de registres appropriée et des déclarations en temps voulu sont des éléments clés pour respecter ces exigences et éviter les pénalités.

Obligations de l'Employer of Record en matière de sécurité sociale et de taxe sur la paie

Les employeurs au Malawi doivent contribuer au National Pension Scheme (NPS). Il s'agit d'un régime à cotisations définies obligatoire. À la fois l'employeur et l'employé doivent contribuer d'un pourcentage des gains bruts mensuels de l'employé.

Pour l'année fiscale 2025, les taux de contribution standard pour le National Pension Scheme devraient être :

• Contribution de l'employeur : 5 % des gains bruts mensuels
• Contribution de l'employé : 5 % des gains bruts mensuels

La contribution totale de 10 % des gains bruts doit être versée par l'employeur à l'administrateur du fonds de pension respectif avant le 14e jour du mois suivant. Il n'existe pas d'autres taxes sur la paie spécifiques à l'employeur au-delà de la contribution à la pension et de l'obligation de retenir et de verser le PAYE.

Exigences de retenue de l'impôt sur le revenu

Les employeurs sont responsables de calculer et de retenir l'impôt Pay As You Earn (PAYE) sur les salaires ou traitements mensuels de leurs employés. Le système PAYE au Malawi est basé sur un barème progressif, ce qui signifie que des niveaux de revenus plus élevés sont imposés à des taux plus élevés. L'impôt est calculé sur le revenu brut mensuel de l'employé après déduction de toute allocation ou contribution approuvée.

Pour l'année fiscale 2025, les tranches d'impôt sur le revenu mensuel et les taux attendus sont les suivants :

Revenu mensuel (MWK)	Taux d'imposition (%)
0 - 100 000	0
100 001 - 300 000	25
300 001 - 600 000	30
600 001 - 1 500 000	35
Au-dessus de 1 500 000	40

L'employeur doit calculer l'impôt dû pour chaque employé en fonction de leur revenu mensuel et des tranches et taux applicables. Le montant PAYE calculé doit être déduit du net à payer de l'employé et versé à la Malawi Revenue Authority (MRA) avant le 14e jour du mois suivant.

Deductions d'impôt et allocations pour les employés

Les employés au Malawi peuvent être éligibles à certaines réductions et allocations pouvant réduire leur revenu imposable, diminuant ainsi leur obligation PAYE. La principale déduction disponible pour les employés est leur contribution obligatoire au National Pension Scheme.

• Contributions au National Pension Scheme : La contribution obligatoire de 5 % de l'employé au NPS est généralement déductible de leur revenu brut pour le calcul du PAYE.

D'autres allocations ou avantages potentiels fournis par l'employeur peuvent être imposables à moins qu'ils ne soient expressément exemptés par la loi fiscale. Il est important pour les employeurs d’identifier correctement les avantages imposables et de les inclure dans le calcul du revenu brut pour le PAYE.

Délais de conformité fiscale et de déclaration

Les employeurs au Malawi ont des délais spécifiques pour le versement des taxes et contributions retenues et pour le dépôt des rapports pertinents. Respecter ces délais est crucial pour éviter les pénalités et intérêts.

• Versement mensuel du PAYE et de la pension : Le PAYE retenu sur les employés ainsi que les contributions de l'employeur et de l'employé au National Pension Scheme doivent être versés à la MRA et à l'administrateur du fonds de pension respectivement, avant le 14e jour du mois suivant.
• Déclarations annuelles de PAYE : Les employeurs doivent déposer une déclaration annuelle résumant les rémunérations totales versées et le PAYE retenu pour chaque employé durant l'année fiscale. La date limite pour cette soumission annuelle est généralement le 31 mars suivant la fin de l’année fiscale (qui s’étend du 1er avril au 31 mars).

Les employeurs doivent tenir des registres précis de la paie, y compris les détails des gains des employés, des déductions et de l'impôt retenu, car ces registres sont soumis à un audit par la MRA.

Considérations fiscales spéciales pour les travailleurs et entreprises étrangers

Les individus étrangers travaillant au Malawi et les entreprises étrangères employant du personnel dans le pays font face à des considérations fiscales spécifiques.

• Résidence fiscale : Les obligations fiscales des travailleurs étrangers au Malawi dépendent de leur statut de résidence fiscale. Les personnes considérées comme résidents fiscaux au Malawi sont imposées sur leurs revenus mondiaux, tandis que les non-résidents sont généralement imposés uniquement sur les revenus issus de sources malawiennes. La résidence est généralement déterminée par le nombre de jours passés dans le pays (par exemple, présents pendant 183 jours ou plus dans une année fiscale).
• PAYE pour les travailleurs étrangers : Les employeurs de travailleurs étrangers doivent retenir le PAYE de la même manière que pour les employés locaux, basé sur les taux d'imposition progressifs, à condition que le travailleur étranger Y perçoive un revenu de l'emploi au Malawi.
• Étendue permanente (PE) : Une société étrangère peut devenir assujettie à des obligations d'impôt sur les sociétés au Malawi si elle établit une étendue permanente (PE) dans le pays. Employer du personnel et mener des activités commerciales peuvent potentiellement créer une PE.
• Accords de Double Imposition (DTA) : Le Malawi a conclu des accords de double imposition avec plusieurs pays. Ces accords peuvent influencer le traitement fiscal des travailleurs et des entreprises étrangères en offrant une exonération ou une réduction de double imposition sur le même revenu. Les employeurs de travailleurs étrangers provenant des pays signataires de DTA doivent considérer les dispositions de l’accord pertinent.
• Numéro d'identification fiscale (TPIN) : Tous les employés, y compris les travailleurs étrangers, doivent posséder un Numéro d'identification fiscale (TPIN) délivré par la MRA. Les employeurs sont responsables de s'assurer que leurs employés disposent d’un TPIN pour le traitement de la paie et le reporting fiscal.