Employer of Record in Malaisie

La Malaisie offre aux entreprises mondiales un point d'entrée majeur sur le marché d'Asie du Sud-Est. Non seulement elle dispose de professionnels hautement qualifiés dans les domaines de la technologie, du support client et des processus commerciaux, mais elle possède également une économie stable et en croissance. Avec son accent accru sur le développement des compétences, elle est devenue un centre commercial majeur dans la région.

La vallée de Klang, dont Kuala Lumpur est la capitale, est le centre économique le plus fréquenté de Malaisie et abrite des infrastructures majeures, notamment l'aéroport international de Kuala Lumpur. Johor, au sud, est le deuxième plus grand centre d'affaires du pays et est relié à la ville financière mondiale de la région (Singapour) via des liens routiers et ferroviaires.

Les employés malaisiens dans ces pôles commerciaux et commerciaux parlent souvent plusieurs langues, dont l'anglais, le malais et le mandarin. Cela place la Malaisie dans une position unique pour fournir un support client et des services partagés aux États-Unis, en Europe et au reste de l'Asie.

Pour les entreprises étrangères, il existe un potentiel pour constituer des équipes à distance à un coût bien inférieur à celui de Singapour ou de l'Australie. Il existe également des incitations fiscales attrayantes pour les entreprises, et de nombreux secteurs accordent des droits de propriété étrangère à 100 %, donnant ainsi aux entreprises mondiales un contrôle total sur leurs opérations.

Alors que le cadre de l'emploi en Malaisie est bien structuré, il n'est pas aussi restrictif que dans certains pays européens. La Malaisie encourage l'investissement international et la création d'emplois pour ses citoyens par des entreprises étrangères. Entrer sur le marché nécessitera que les entreprises créent leur propre entité légale ou utilisent un Employer of Record (EOR) en Malaisie.

Un EOR est une entreprise mondiale de recrutement qui agit déjà en tant qu'entité légale en Malaisie. C'est pourquoi il est en mesure d'embaucher des employés au nom des entreprises internationales plus facilement que si une entité étrangère devait l'établir elle-même. Avec l'aide d'un partenaire de recrutement en Malaisie, comme Rivermate, votre expansion sur le marché malaisien est plus rapide, plus efficace, et vous serez conforme aux lois et réglementations locales du travail.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Malaisie

La responsabilité d’un EOR en Malaisie est d’agir en tant qu’employeur légal dans le pays, en s'occupant de la conformité et de l'administration RH, tandis que votre entreprise est responsable des relations de travail quotidiennes.

1. Vous trouvez le Talent. Vous recrutez et sélectionnez le candidat que vous souhaitez embaucher en Malaisie.
2. L’EOR embauche votre candidat. L’entité malaisienne locale de Rivermate embauche légalement l’employé. Elle gère le contrat de travail, les avantages sociaux et la conformité avec la Malaysian Employment Act.
3. L’intégration commence. L’EOR gère l’ensemble du processus d’intégration. Cela inclut la collecte des documents nécessaires et la mise en place de la paie et des avantages. Ce processus prend 1 à 2 semaines, mais s'il y a nécessité d'immigration, l'intégration peut s'étendre jusqu'à 8 semaines.
4. Nous gérons la RH et la paie. En Malaisie, cela signifie gérer les paiements au Fonds de Prévoyance des Employés (EPF), à l’Organisation de Sécurité Sociale (SOCSO) et au Système d’Assurance Emploi (EIS). Nous calculons également les salaires et retenons les impôts.
5. Vous gérez votre équipe. Vous avez le contrôle total sur les responsabilités professionnelles de votre employé et l’attribution des tâches. L’employé respecte les processus et politiques internes de votre entreprise.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Malaisie

S’associer avec un EOR en Malaisie présente plusieurs avantages stratégiques qui séduisent les entreprises étrangères. Cela facilite l’entrée sur le marché, vous donnant accès à l’infrastructure, aux talents et aux opportunités d’investissement.

• Entrer sur le marché plus rapidement. Vous pouvez embaucher des employés et démarrer les opérations en quelques jours, et non en plusieurs mois. Cela vous donne une avance significative sur vos concurrents.
• Garantir une conformité totale. Un EOR comprend les réglementations locales, comme la Malaysian Employment Act 1955, et veille à votre conformité totale avec la loi. Vous pouvez consulter les informations officielles sur la réglementation du travail sur le site du ministère des Ressources humaines (https://www.mohr.gov.my/index.php/en/).
• Réduire les coûts. La création d'une société prend des mois et nécessite un investissement financier conséquent. Un EOR offre une alternative rentable. Vous évitez les frais juridiques, les coûts d’enregistrement et la nécessité de personnel administratif local.
• Accéder à l'expertise locale. Un EOR dispose de l'expertise RH locale et est étroitement connecté aux nuances du marché du travail. Il gère les contributions obligatoires telles que l'EPF et le SOCSO. Le site officiel de l'EPF (https://www.kwsp.gov.my/en/employer) fournit des informations détaillées sur les obligations des employeurs.
• Proposer des avantages compétitifs. L’expansion mondiale nécessite une connaissance des pratiques locales de recrutement, des avantages sociaux et de la structuration des salaires compétitifs en Malaisie. Un EOR comprend ce qu’il faut pour attirer les meilleurs talents dans le pays.

Rivermate's modèle de tarification transparent élimine la complexité avec un seul forfait mensuel par employé, compétitif. À la différence des fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification en Malaisie comprend un soutien RH complet, l'administration des prestations, la gestion de la conformité et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses de la main-d'œuvre en temps réel. Aucun coût caché, pas de frais de mise en place — une tarification simple qui s'adapte aux besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale dans Malaisie.

Avec un marché du talent compétitif en Malaisie qui se développe chaque année, le pays présente un potentiel considérable pour pénétrer le marché du Sud-Est asiatique. Des professionnels qualifiés en développement logiciel, support client, finance et marketing numérique sont facilement accessibles dans les principaux centres d’affaires tels que Kuala Lumpur, Penang et Johor.

La compétition pour décrocher les meilleurs postes en Malaisie est féroce, avec des professionnels hautement qualifiés qui rivalisent souvent directement pour attirer des packages salariaux élevés avec des avantages lucratifs. Dans l’industrie technologique malaisienne, cela a entraîné une hausse des coûts d’emploi. Avec l’automatisation menaçant jusqu’à 600 000 emplois dans la finance, le service client et l’informatique en Malaisie, le gouvernement a commencé à rediriger ses ressources vers la reconversion des employés. Cela signifie que les entreprises étrangères peuvent profiter des initiatives de développement des compétences en Malaisie.

En Malaisie, la réglementation locale en matière d’emploi garantit aux travailleurs des droits statutaires, tels qu’un salaire minimum, des horaires de travail maximaux et des congés annuels payés. De plus, les employeurs doivent cotiser au système d’assurance emploi et au fonds de prévoyance des employés.

Les employeurs pour la première fois en Malaisie sont souvent surpris par l’application progressive des réglementations en matière d’emploi. Les protections sont fortement appliquées aux groupes à faibles revenus et aux travailleurs à hauts revenus. Cela régule les heures supplémentaires pour certains rôles, les prestations minimales pour les compétences rares, et impose des exigences strictes en matière de congés minimum.

Le contrat de travail doit respecter les normes tant en matière de réglementation du travail que de culture commerciale malaisienne, ce qui signifie qu’il doit être rédigé selon les pratiques commerciales malaisiennes. Il n’est pas obligatoire, mais il est considéré comme une bonne pratique de rédiger le contrat d’emploi en anglais et dans la langue locale préférée lors de l’embauche d’un citoyen malaisien.

Contrats de travail & clauses indispensables

Si vous envisagez d’employer quelqu’un pendant plus d’un mois en Malaisie, vous devez fournir un contrat de travail écrit. Ce document fixe clairement les attentes pour vous et votre employé, aidant à prévenir toute incompréhension future. Considérez-le comme la fondation de votre relation de travail.

Votre contrat de travail devrait inclure plusieurs clauses clés pour être conforme et clair :

• Détails personnels : Noms complets et adresses de l’employeur et de l’employé.
• Intitulé et description du poste : Un aperçu clair du rôle et des responsabilités de l’employé.
• Date de début : La date officielle du début de l’emploi.
• Rémunération : Le salaire de l’employé, les éventuelles indemnités, et la fréquence de paiement.
• Horaires de travail : Détails sur les heures de travail standard et les politiques concernant les heures supplémentaires.
• Droits aux congés : Informations sur les congés annuels, congés maladie et jours fériés.
• Clause de résiliation : Les conditions pour mettre fin à l’emploi, y compris la période de préavis requise.

Périodes d’essai

En Malaisie, les périodes d’essai ne sont pas requises par la loi, mais il s’agit d’une pratique courante. Une période d’essai vous donne, à vous et à votre nouvel employé, le temps de voir si l’accord est adéquat. C’est une phase d’essai pour évaluer ses compétences et son adaptation culturelle au sein de votre entreprise.

La durée d’une période d’essai est à votre discrétion, mais elle dure généralement entre trois et six mois. Pour des rôles plus seniors ou techniques, elle peut s’étendre jusqu’à 12 mois. Il est important de préciser clairement les termes de la période d’essai, y compris sa durée et la procédure de confirmation, dans le contrat d’emploi. Rappelez-vous, les employés en période d’essai ont les mêmes droits que les employés confirmés, et vous ne pouvez pas les licencier sans motif valable.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Les heures de travail standards en Malaisie sont limitées à 45 heures par semaine et 8 heures par jour. Tout travail effectué au-delà de ces horaires est considéré comme des heures supplémentaires. La loi stipule aussi qu’un employé ne doit pas travailler plus de cinq heures consécutives sans au moins une pause de 30 minutes.

Les heures supplémentaires doivent être payées à un taux supérieur. Voici une répartition simple des taux de rémunération minimum pour les heures supplémentaires :

Il existe une limite d’heures supplémentaires, fixée à 104 heures par mois. Cela contribue à protéger le bien-être des employés.

Jours fériés publics & régionaux

Vos employés en Malaisie ont droit à des jours fériés publics payés. Le pays célèbre un mélange de fêtes nationales et spécifiques aux états. Il est important de connaître quels jours fériés s’appliquent à vos employés en fonction de leur localisation.

Voici les jours fériés nationaux pour 2025 :

• Jour de l’An : 1er janvier
• Nouvel An chinois : 29 & 30 janvier
• Hari Raya Aidilfitri : 31 mars & 1er avril
• Fête du Travail : 1er mai
• ** Wesak :** 12 mai
• Anniversaire de Yang di-Pertuan Agong : 2 juin
• Hari Raya Haji : 7 juin
• Islamic New Year (Awal Muharram): 27 juin
• Merdeka Day (Fête de l’indépendance) : 31 août
• Anniversaire du prophète Muhammad (Maulidur Rasul): 5 septembre
• Fête nationale de la Malaisie : 16 septembre
• Diwali : 20 octobre (sauf Sarawak)
• Noël : 25 décembre

En complément, il existe diverses fêtes régionales, comme les anniversaires des souverains locaux, à prendre en compte.

Embauche de contractors en Malaisie

Il est possible d’embaucher des contractors indépendants en Malaisie, mais cela comporte des risques que les entreprises étrangères doivent connaître. Ces risques incluent la mauvaise classification des travailleurs, les obligations fiscales, les restrictions en matière d’immigration (contractors étrangers), et les restrictions sur le contrôle opérationnel.

Selon la Employment Act de 1955, un contractor est une personne autonome qui n’a pas d’engagements à long terme envers un employeur unique. Ils travaillent de façon indépendante, gèrent leur propre travail, paient leurs propres taxes, et fournissent leurs avantages. Ils doivent également gérer leurs horaires, fournir leur propre équipement, et facturer votre entreprise pour leurs services.

Le non-respect de ces stipulations peut entraîner une mauvaise classification du travailleur. Si cela se produit, vous pourriez être responsable du paiement rétroactif, des salaires, des cotisations statutaires et des avantages au profit du travailleur.

Les implications sont plus vastes pour les sociétés étrangères et comprennent les coûts non gérés, les défis en matière de propriété intellectuelle, et les risques réputationnels. Avec un EOR (Employer of Record), la gestion de ces risques est bien meilleure que si vous gérez tout seul. Ils peuvent embaucher des contractors et gérer les défis administratifs et de conformité, tout en vous permettant de fixer un budget précis pour le travail du contractor, et de maintenir une distinction claire entre votre entreprise et leur travail.

En Malaisie, la rémunération de votre employé va bien au-delà de son salaire de base. Elle inclut une variété de composants que vous devez gérer correctement pour rester en conformité. Considérez-la comme un package comprenant leur rémunération régulière, les indemnités supplémentaires et autres avantages. Vous êtes responsable de calculer précisément la paie, de faire les déductions appropriées et de payer vos employés à temps.

Cycles de paie & structure salariale

Le cycle de paie le plus courant en Malaisie est mensuel. Vous devriez payer vos employés avant le 7e jour du mois suivant. Alors que la paye mensuelle est standard, certains secteurs, en particulier ceux avec des travailleurs horaires, peuvent utiliser des cycles hebdomadaires ou bi-hebdomadaires.

La rémunération totale d’un employé est généralement composée de quelques éléments clés :

• Salaire de base : C’est le montant fixe convenu dans le contrat de travail.
• Indemnités : Vous pouvez offrir des paiements supplémentaires pour des choses comme le transport, le logement ou les repas. La plupart sont imposables.
• Primes : Les primes de performance et de fin d’année sont également courantes.

Heures supplémentaires & minimums

La Employment Act de 1955 régit de nombreux aspects de l’emploi en Malaisie. À partir de février 2025, le salaire minimum est de MYR 1 700 par mois. Ceci s’applique à tous les employeurs, y compris ceux avec moins de cinq employés.

Les heures de travail normales sont généralement de 8 heures par jour et 45 heures par semaine. Si vos employés travaillent plus que cela, vous devez leur verser des heures supplémentaires. Le taux d’heure supplémentaire est généralement de 1,5 à 2 fois leur taux horaire.

Taxes et contributions de l'employeur

En tant qu’Employer of Record, vous devez verser plusieurs contributions pour vos employés. Vous êtes tenu de vous inscrire auprès du Employees Provident Fund (EPF), de l’Organisme de sécurité sociale (SOCSO) et du Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN).

Voici une répartition de vos contributions :

Impôts et déductions de l’employé

Vous êtes également responsable de déduire certains montants du salaire de vos employés. Cela inclut leurs cotisations aux fonds de sécurité sociale et leur impôt sur le revenu.

Voici ce que vous déduirez du salaire de vos employés :

En Malaisie, les avantages et les congés sont simples et axés sur le bien-être des employés. La loi fournit une base solide de congés obligatoires et de protections. Beaucoup d’entreprises complètent ensuite cela avec des avantages supplémentaires pour attirer et fidéliser d’excellents collaborateurs. Considérez cela comme un système à deux couches : ce qui est exigé par la loi, et ce que les entreprises proposent pour se démarquer.

Congés légaux

L’Employment Act de 1955 est la principale législation qui établit les standards minimaux pour les congés des employés en Malaisie. Ces règles s’appliquent à tous les employés ayant un contrat avec un employeur.

Voici un aperçu des congés que vous devez fournir :

• Congé Annuel
  Vos membres d'équipe ont droit à un congé annuel payé en fonction de leur ancienneté. La durée du congé augmente avec leur temps de service.

  • Moins de 2 ans de service : 8 jours
  • 2 à 5 ans de service : 12 jours
  • Plus de 5 ans de service : 16 jours

• Congé Maladie
  Les employés peuvent prendre un congé maladie payé lorsqu’ils sont malades. Le nombre de jours dépend de leur ancienneté.

  • Moins de 2 ans de service : 14 jours
  • 2 à 5 ans de service : 18 jours
  • Plus de 5 ans de service : 22 jours
  • Si une hospitalisation est nécessaire, les employés bénéficient de 60 jours de congé supplémentaire par an.

• Congé de Maternité
  Les employées ont droit à 98 jours consécutifs de congé de maternité payé.

• Congé de Paternité
  Les employés masculins mariés reçoivent 7 jours consécutifs de congé de paternité payé.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

En Malaisie, les employés ont droit à un minimum de 11 jours fériés payés par an. Cinq d’entre eux sont des jours fériés nationaux obligatoires. Les six autres peuvent être choisis par l’employeur parmi une liste de jours fériés gazettés. Certains jours fériés sont observés dans tout le pays, d’autres sont spécifiques à certains états.

Avantages supplémentaires typiques

Pour attirer et conserver des talents, de nombreuses entreprises en Malaisie proposent des avantages qui dépassent les exigences légales. Voici une comparaison de ce qui est requis par la loi (statutaire) versus ce que les entreprises offrent souvent en tant qu’avantages complémentaires (non statutaire).

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Sans compréhension des avantages statutaires et des réglementations en matière d’emploi en Malaisie, il est difficile pour des sociétés étrangères de structurer un package salarial compétitif. Collaborer avec un EOR en Malaisie vous donne accès à une équipe d’experts qui connaissent ce qui fonctionne sur le marché du travail malaisien. Ils peuvent vous aider comme suit :

• Assurer la conformité
  Nous veillons à ce que votre package d’avantages réponde à toutes les exigences du droit du travail malaisien. Cela inclut tout, des congés légaux aux contributions de sécurité sociale.
• Proposer des packages compétitifs
  Nous fournissons des insights sur les attentes du marché local. Cela vous aide à offrir des avantages additionnels (tels que les avantages médicaux et de retraite) qui attirent les meilleurs talents en Malaisie.
• Gérer l’administration
  Nous prenons en charge les tâches quotidiennes de gestion des avantages. Cela inclut l’inscription des employés, la gestion des demandes de congé et le traitement des réclamations.
• Simplifier la gestion de la paie
  Nous gérons la paie, en veillant à ce que toutes les contributions et retenues pour les avantages soient calculées correctement et payées à temps.

Utiliser un EOR vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux. Vous pouvez être assuré que votre équipe en Malaisie est bien prise en charge et que vous respectez pleinement les lois locales.

Lorsque qu’un employé quitte votre entreprise en Malaisie, vous devez suivre un processus structuré appelé termination et offboarding. Cela garantit que vous gérez la sortie de manière professionnelle et légale. Le processus implique tout, de la remise du correct préavis à la gestion du dernier paiement. La loi malaisienne, principalement le Employment Act 1955, établit les règles pour s’assurer que le processus est équitable pour tous. Un offboarding fluide vous aide à maintenir une bonne relation avec l’employé sortant et à protéger votre entreprise.

Périodes de préavis

Vous devez donner aux employés un préavis écrit avant la fin de leur emploi. La durée du préavis dépend généralement de la durée de service de l’employé. Si votre contrat de travail précise une période de préavis, vous devriez suivre celle-ci. Dans le cas contraire, l’Employment Act 1955 prévoit ces minimums :

• Moins de 2 ans de service : 4 semaines de préavis.
• De 2 à 5 ans de service : 6 semaines de préavis.
• 5 ans ou plus de service : 8 semaines de préavis.

Vous pouvez également choisir de payer l’employé en lieu et place du préavis. Cela signifie que vous le payez pour la période de préavis, et qu’il peut partir immédiatement.

Indemnité de licenciement

En Malaisie, les employés peuvent avoir droit à une indemnité de licenciement, notamment en cas de licenciement pour redundancy ou fermeture d'entreprise. Le montant est basé sur leur durée de service :

• Moins de 2 ans de service : 10 jours de salaire pour chaque année de service.
• De 2 à 5 ans de service : 15 jours de salaire pour chaque année de service.
• 5 ans ou plus de service : 20 jours de salaire pour chaque année de service.

Les employés licenciés pour faute grave, démissionnaires volontaires ou à la retraite ne sont pas éligibles à une indemnité de licenciement.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Lorsque vous collaborez avec nous, vous n’avez pas à naviguer seul dans la complexité du droit du travail malaisien. Nous gérons tout le processus d’offboarding pour assurer que tout est conforme et fluide.

Voici comment nous aidons :

• Vérification de conformité : Nous nous assurons que chaque étape du processus de termination suit les lois et réglementations malaisiennes en vigueur.
• Documentation : Nous gérons toute la paperasse nécessaire, du préavis de termination au calcul du dernier paiement.
• Communication claire : Nous vous aidons à communiquer de manière claire avec votre employé sortant pour éviter tout malentendu.
• Dernier bulletin de salaire : Nous veillons à ce que le dernier salaire de l’employé, y compris toute indemnité de licenciement et congés non pris, soit calculé correctement et payé à temps.

Naviguer dans le système de visas et de permis de travail en Malaisie est simple lorsque vous comprenez les exigences. Pour toute personne souhaitant travailler dans le pays, obtenir le bon sésame est la première étape. Votre employeur s'occupera généralement du processus de demande, car vous avez besoin d'une offre d'emploi avant de pouvoir faire une demande de permis de travail. Le principal visa de travail est le Employment Pass, mais il existe d'autres permis pour différents types de travail.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut être votre employeur légal en Malaisie et parrainer votre visa de travail. C'est une solution pratique si votre entreprise ne possède pas d'entité légale dans le pays. Un EOR gère la demande de votre permis de travail, ainsi que la paie et d'autres exigences légales.

Cependant, il y a quelques réalités à garder à l'esprit :

• Les EOR ont des limitations. Toutes les entreprises en Malaisie ne peuvent pas embaucher des travailleurs étrangers. La capacité à parrainer un visa dépend de facteurs tels que la situation financière de l'entreprise et l'industrie. Cela signifie que la capacité d'un EOR à vous parrainer est liée à leur propre enregistrement d'entreprise et aux quotas gouvernementaux.
• L'Employment Pass est la voie principale. Pour un travail à long terme et qualifié, l'Employment Pass (EP) est le visa le plus courant. Il est divisé en catégories selon votre salaire mensuel.
• Vous devez avoir les bonnes qualifications. Pour être éligible à un EP, vous aurez généralement besoin d'un diplôme universitaire et d'une expérience professionnelle pertinente.

Voici une répartition simple des passes courants :

Conformité au voyage d'affaires

Si vous visitez la Malaisie pour des activités professionnelles de courte durée, vous devez suivre les règles pour rester en conformité. Vous ne pouvez pas travailler avec un visa touristique standard.

Pour des missions professionnelles temporaires, le Professional Visit Pass (PVP) est la bonne option. Considérez-le comme un passeport pour une expertise temporaire. Vous auriez besoin d’un PVP si vous :

• Fournissez des services spécialisés.
• Faites de la formation pour une entreprise locale.
• Assistez à des réunions d'affaires.

L'essentiel à retenir concernant le PVP est que vous restez employé par votre entreprise en dehors de la Malaisie. L'entreprise malaisienne agit comme votre sponsor pour le passage. Le PVP est généralement valable jusqu'à 12 mois et n’est pas destiné à un emploi à long terme.