Employer of Record in Malaisie

Un Employer of Record (EOR) est une organisation tierce qui emploie légalement des travailleurs au nom d'une autre entreprise. Cela permet aux entreprises d'embaucher des employés dans un pays étranger sans avoir besoin de créer une entité juridique locale. L'EOR assume la responsabilité de toutes les tâches formelles liées à l'emploi, y compris la gestion de la paie, le calcul et le versement des taxes, l'administration des avantages sociaux des employés, et la garantie de la conformité totale avec les lois et réglementations du travail locales. La société cliente conserve le contrôle sur le travail quotidien et les responsabilités de l'employé.

Pour les entreprises souhaitant s'étendre ou recruter des talents en Malaisie, naviguer dans le paysage de l'emploi local peut présenter des défis, notamment en ce qui concerne la conformité légale et les charges administratives. Utiliser un service d'Employer of Record offre une solution simplifiée, permettant aux entreprises de recruter rapidement et en toute conformité des employés en Malaisie sans le temps et le coût importants liés à la création d'une filiale ou d'une succursale locale.

Comment fonctionne un EOR en Malaisie

Lorsque vous vous associez à un EOR en Malaisie, l'EOR devient l'employeur légal de vos candidats sélectionnés. Il gère tous les aspects de la relation d'emploi d'un point de vue légal et administratif. Cela inclut la rédaction de contrats de travail conformes à la Malaysian Employment Act 1955 et autres législations pertinentes, le traitement de la paie mensuelle, le calcul et le paiement des contributions obligatoires telles que l'EPF (Employees Provident Fund), le SOCSO (Social Security Organization), et l'EIS (Employment Insurance System), ainsi que la gestion des congés et avantages statutaires. L'EOR veille à ce que toutes les pratiques d'emploi respectent strictement les lois du travail malaisiennes, protégeant ainsi votre entreprise contre d'éventuels problèmes de conformité.

Avantages de l'utilisation d'un EOR en Malaisie

Faire appel à un EOR offre des avantages significatifs pour les entreprises recrutant en Malaisie sans présence locale. Premièrement, cela permet une entrée rapide sur le marché, vous permettant d'embaucher des employés et de commencer les opérations beaucoup plus rapidement que la création d'une entité. Deuxièmement, cela élimine le besoin de processus d'enregistrement d'entité coûteux et chronophages. Troisièmement, un EOR garantit une conformité totale avec les lois du travail, les réglementations fiscales et les exigences de sécurité sociale spécifiques et en évolution en Malaisie, réduisant ainsi les risques juridiques. Enfin, cela simplifie l'administration des ressources humaines, car l'EOR gère la paie, l'administration des avantages sociaux et d'autres tâches liées à l'emploi, permettant à votre entreprise de se concentrer sur ses activités principales.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec un seul tarif mensuel compétitif par employé. Contrairement aux fournisseurs traditionnels de PEO, notre tarification en Malaisie inclut un support RH complet, la gestion des avantages, la conformité réglementaire et l'accès à notre tableau de bord propriétaire pour des analyses en temps réel de la main-d'œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — simplement une tarification claire qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en garantissant une conformité légale totale en Malaisie.

Le paysage du recrutement en Malaisie en 2025 est caractérisé par une croissance dans l’économie numérique, la fabrication (E&E, aéronautique, dispositifs médicaux) et les secteurs des services. Les employeurs doivent être conscients des délais typiques de recrutement, qui varient de 4 à 8 semaines pour les postes d’entrée à intermédiaires et de 8 à 12 semaines (ou plus) pour les rôles seniors ou spécialisés. Bien que la Malaisie dispose d’un vivier de talents diversifié, des lacunes en compétences existent notamment dans les compétences numériques avancées, la fabrication spécialisée et certains domaines de la santé. Les préférences des candidats vont au-delà du salaire, incluant la sécurité de l’emploi, le développement professionnel, l’équilibre vie professionnelle/vie privée et la culture d’entreprise.

Un recrutement efficace implique un mélange de portails d’emploi en ligne (JobStreet, LinkedIn, Maukerja), d’événements de réseautage et de recommandations d’employés. Les principaux défis incluent la concurrence pour attirer des talents qualifiés et la navigation dans les lois du travail locales. Les solutions consistent à renforcer la marque employeur et à collaborer avec des agences de recrutement locales ou un Employer of Record (EOR). Le processus de recrutement comprend généralement la définition du poste, la recherche de candidats, la sélection, les entretiens, les vérifications de références et la proposition d’une offre compétitive.

Choisir le bon partenaire de recrutement (agence ou EOR) est crucial, surtout pour les entreprises manquant d’expertise locale. Il faut considérer leur expérience, leur compréhension des lois locales, leur réseau et leur bilan.

Le système fiscal de la Malaisie oblige les employeurs à contribuer à des régimes de sécurité sociale tels que l'EPF, SOCSO, EIS et HRDF, avec des taux de contribution spécifiques en fonction des niveaux de salaire des employés. Les employeurs sont également responsables de la déduction de l'impôt sur le revenu (PCB) sur les salaires des employés chaque mois et de leur versement à la Inland Revenue Board (LHDN) avant le 15 du mois suivant. De plus, les employeurs doivent soumettre des rapports annuels (Formulaire E et Formulaire CP8D) avant le 31 mars, tandis que les employés déposent leur déclaration de revenus individuelle (Formulaire BE ou B) avant le 30 avril ou le 30 juin, selon le type de revenu.

Les points clés incluent les taux de contribution et les échéances :

Les travailleurs étrangers et les entreprises doivent également prendre en compte des considérations supplémentaires, telles que la fiscalité basée sur la résidence, la retenue à la source sur les paiements aux non-résidents, et les incitations potentielles pour les expatriés. Certaines régions comme Labuan offrent des régimes fiscaux spéciaux, et les conventions de double imposition peuvent offrir des allégements. Dans l'ensemble, la conformité à ces obligations est essentielle pour une opération légale et une efficacité fiscale en Malaisie.

En Malaisie, le droit du travail impose des droits minimums au titre des congés en fonction de la durée de service, notamment le congé annuel, le congé de maladie et le congé parental. Les employés ont droit à un minimum de 8 jours de congé annuel s'ils sont employés depuis moins de 2 ans, ce qui augmente à 12 jours pour 2-5 ans, et à 16 jours pour 5 ans ou plus. Le congé de maladie varie de 14 à 22 jours selon l'ancienneté, avec un congé supplémentaire pour hospitalisation pouvant aller jusqu'à 60 jours par an. Le congé de maternité est fixé à 98 jours pour les employées éligibles, tandis que le congé de paternité prévoit 7 jours de congé payé pour les employés masculins mariés employés depuis au moins 12 mois.

Les employeurs doivent respecter les jours fériés publics gazettés, qui incluent des observances nationales et religieuses telles que le Nouvel An chinois, Hari Raya, Deepavali et Noël, avec des dispositions pour des jours de substitution si les jours fériés tombent un dimanche. Le congé payé doit être accordé ces jours-là, et les jours fériés peuvent être remplacés par accord. D'autres types de congés comme le congé pour deuil, pour études ou pour mariage sont généralement offerts à la discrétion de l'employeur, améliorant ainsi les avantages des employés.

Les avantages sociaux des employés en Malaisie incluent des dispositions obligatoires telles que les cotisations statutaires à l'EPF, SOCSO et EIS, ainsi que le salaire minimum, les congés payés, les jours fériés, le congé de maternité/paternité, la rémunération des heures supplémentaires et les indemnités de licenciement. Les employeurs doivent cotiser à l'EPF à hauteur de 11 % (employé) et 13 % (employeur) pour les employés de moins de 60 ans, avec des variations pour les employés plus âgés, ainsi qu'à SOCSO et EIS conformément à la réglementation.

En plus des exigences légales, de nombreux employeurs proposent des avantages optionnels tels qu'une assurance santé complète, une assurance vie et accident, des primes de performance, des allocations, des stock-options, des formations, des modalités de travail flexibles, des services de garde d'enfants et des programmes de bien-être. La couverture d'assurance santé comprend généralement les soins hospitaliers, ambulatoires, dentaires, optiques et de maternité, avec des coûts variables en fonction de la portée et du fournisseur.

Les avantages de retraite reposent principalement sur les cotisations à l'EPF, mais certaines entreprises proposent des plans de pension complémentaires ou des options d'investissement. Les packages d'avantages varient selon le secteur et la taille de l'entreprise, les grandes entreprises offrant des avantages étendus et les PME se concentrant sur les avantages obligatoires de base. Les secteurs compétitifs comme la technologie et la finance ont tendance à offrir des packages plus complets pour attirer des talents qualifiés.

Les lois du travail en Malaisie privilégient un traitement équitable, des conditions de travail sûres et la résolution des conflits. La Employment Act 1955 régit les droits des employés, y compris les procédures de licenciement, les mesures anti-discrimination et les conditions de travail. Les employeurs doivent respecter des périodes de préavis spécifiques en fonction de l'ancienneté : 4 semaines pour moins de 2 ans, 6 semaines pour 2-5 ans, et 8 semaines pour 5 ans ou plus, avec des options de paiement en lieu de préavis.

Les protections anti-discrimination sont basées sur des garanties constitutionnelles et la jurisprudence, couvrant la race, la religion, le genre, et de plus en plus, le handicap. Les employés peuvent déposer des plaintes auprès du Industrial Court, qui peut ordonner des remèdes tels que la réintégration ou une compensation. Les normes de travail incluent une semaine de travail de 48 heures, au moins un jour de repos par semaine, des jours fériés payés, des congés annuels (8-16 jours selon l'ancienneté), et des congés maladie payés.

La sécurité au travail est réglementée par OSHA 1994, qui exige des évaluations des risques, des formations à la sécurité, des EPI, et des comités de sécurité pour les lieux de travail plus grands. La résolution des conflits implique la négociation, la médiation et l'arbitrage, les questions non résolues étant portées devant le Industrial Court, dont les décisions sont contraignantes.

Les accords d'emploi en Malaisie sont essentiels pour clarifier les termes entre employeurs et employés, offrant une protection juridique et réduisant les litiges. Ils sont principalement régis par l'Employment Act 1955, qui établit les droits minimaux, mais les accords peuvent offrir des avantages supplémentaires. Il existe deux types principaux : les contrats à durée déterminée, qui spécifient une date de début et de fin adaptée au travail basé sur des projets ou saisonnier, et les contrats à durée indéterminée, destinés à un emploi à long terme sans date de fin fixe, nécessitant un préavis pour la résiliation.

Les clauses clés dans les contrats d'emploi incluent les droits et obligations, les périodes de préavis, et les termes de probation. Les contrats à durée déterminée peuvent être renouvelés mais peuvent être considérés comme indéfinis s'ils sont renouvelés de manière continue. La résiliation avant l'expiration peut avoir des conséquences juridiques sauf si cela est spécifié dans l'accord. Les contrats à durée indéterminée impliquent généralement une période de probation et nécessitent un préavis pour la résiliation.

Le travail à distance en Malaisie a gagné en importance après COVID-19, avec de nombreuses entreprises adoptant des modèles hybrides ou à distance. Bien qu'il n'existe pas de législation spécifique sur le travail à distance, les lois existantes telles que l'Employment Act 1955 (modifiée en 2022) et l'Occupational Safety and Health Act 1994 régissent l'emploi à distance, en mettant l'accent sur des environnements de travail sûrs, la conformité et la sécurité des données. Les employeurs sont responsables de fournir l'équipement nécessaire, d'établir des politiques claires et de respecter la vie privée des employés.

Les arrangements de travail flexibles (FWAs) comme le WFH, le flextime, la semaine compressée, le job sharing et le travail à temps partiel deviennent de plus en plus courants, les entreprises étant encouragées mais non obligées d'approuver de telles demandes. La mise en œuvre efficace implique des processus de demande transparents, la formation des managers et des revues régulières des politiques. La protection des données est essentielle, régie par la Personal Data Protection Act 2010, qui exige des mesures techniques, la formation des employés et des politiques claires d'accès à distance.

Les employeurs doivent également définir des politiques de remboursement pour l'équipement et les dépenses, couvrant des éléments tels que les ordinateurs portables, l'internet, l'installation du bureau à domicile, les services publics et autres coûts liés au travail. Une infrastructure technologique fiable — comprenant des outils de collaboration, des services cloud, des VPN et une assistance technique — est essentielle pour la productivité et la sécurité.

Les employeurs doivent élaborer des politiques claires, fournir les outils nécessaires et assurer la conformité pour gérer efficacement les équipes à distance en Malaisie.

Le paysage salarial en Malaisie en 2025 est façonné par l'industrie, l'expérience et les facteurs économiques. Les fourchettes salariales typiques varient considérablement ; par exemple, les rôles en IT comme Software Engineers gagnent entre MYR 60 000 et 150 000 par an, tandis que les Medical Doctors peuvent percevoir entre MYR 90 000 et 250 000. D'autres secteurs tels que la finance, la fabrication, la vente et la santé ont également des plages de rémunération définies, avec des salaires influencés par la localisation et les compétences.

Le salaire minimum légal reste à MYR 1 500 par mois dans toute la Malaisie péninsulaire, à Sabah et à Sarawak. Les employeurs doivent respecter cette réglementation, avec des mises à jour régulières attendues. Les packages de rémunération incluent souvent des bonus (1 à 2 mois de salaire, basés sur la performance) et des allocations (transport, logement, médical), qui varient selon l'entreprise et le secteur.

La paie est généralement effectuée mensuellement par virement bancaire, avec des déductions obligatoires pour l'EPF, SOCSO, l'impôt sur le revenu et l'EIS. Les tendances indiquent une augmentation des salaires, stimulée par la demande pour les talents en technologie, l'inflation et les initiatives gouvernementales, soulignant l'importance pour les employeurs d'offrir des packages compétitifs et de se concentrer sur le bien-être des employés.

En Malaisie, la résiliation d’un employé doit respecter la Employment Act 1955, qui précise les périodes de préavis en fonction de la durée de service : 4 semaines pour moins de 2 ans, 6 semaines pour 2-5 ans, et 8 semaines pour plus de 5 ans. Les employeurs peuvent choisir de payer le salaire en lieu et place du préavis. La indemnité de départ est obligatoire pour les employés licenciés sans motif valable ou pour cause de redondance, calculée à raison de 10-20 jours de salaire par année de service selon l’ancienneté, le salaire comprenant les allocations fixes mais excluant les paiements variables comme les bonus.

Les résiliations peuvent être avec ou sans motif valable. Un motif valable inclut une faute ou une mauvaise performance, nécessitant une enquête équitable et un respect des procédures, telles que l’émission de lettres de mise en demeure et la conduite d’enquêtes internes si nécessaire. Les employeurs doivent fournir un préavis écrit, régler toutes les sommes dues, et maintenir une documentation appropriée pour assurer une résiliation conforme à la loi. Les employés sont protégés contre un licenciement abusif ; ils peuvent déposer une plainte auprès du Industrial Court, qui évalue le respect des procédures et la validité des motifs, pouvant ordonner la réintégration ou une compensation.

La Malaisie connaît une augmentation notable de l'utilisation de Contractors et Freelancers indépendants, reflétant une tendance mondiale vers des arrangements de travail flexibles. Les entreprises bénéficient des compétences spécialisées et de l'adaptabilité des Freelancers, leur permettant de gérer des besoins spécifiques aux projets et des charges de travail fluctuantes sans engagement à long terme. Cependant, les employeurs doivent comprendre le cadre juridique et les obligations de conformité, telles que la classification correcte des travailleurs et la structuration des accords pour protéger les deux parties. Une mauvaise classification peut entraîner des pénalités importantes, car les employés ont droit à des avantages en vertu du droit du travail malaisien, contrairement aux Contractors indépendants.

La distinction entre employés et Contractors indépendants est cruciale, avec des facteurs tels que le contrôle, l'intégration, la réalité économique et la mutualité de l'obligation jouant un rôle. Les contrats avec les Freelancers doivent définir clairement la portée du travail, les modalités de paiement, les droits de propriété intellectuelle et la confidentialité afin de minimiser les litiges. Les droits de propriété intellectuelle sont particulièrement importants, car les Contractors détiennent généralement le copyright de leur travail sauf accord contraire. Les obligations fiscales pour les Freelancers incluent la gestion de leur propre impôt sur le revenu et éventuellement l'enregistrement pour la Sales and Service Tax (SST) s'ils opèrent en tant qu'entité commerciale.

Les Contractors indépendants sont courants dans des secteurs tels que la technologie, les industries créatives, le conseil, les médias et l'éducation. Ils offrent aux entreprises la flexibilité d'ajuster leur main-d'œuvre en fonction des demandes du projet. Les Contractors doivent gérer leurs propres besoins en assurance, comme l'assurance responsabilité professionnelle et l'assurance responsabilité civile, car les clients ne sont pas tenus de fournir une couverture. Comprendre ces dynamiques est essentiel pour que les employeurs puissent engager et collaborer efficacement avec des professionnels indépendants en Malaisie.

La Malaisie offre divers permis de travail pour les ressortissants étrangers, comprenant principalement l'Employment Pass (Catégories I, II, III), le Professional Visit Pass, et le Temporary Employment Pass (PLKS). Ces visas répondent à différents types d'emploi, allant de la haute direction et des professionnels qualifiés aux travailleurs semi-qualifiés dans des secteurs tels que la fabrication et l'agriculture.

Les employeurs doivent naviguer dans les procédures de demande et les obligations de conformité, avec des exigences spécifiques selon le type de visa. Les catégories d'Employment Pass se distinguent par le niveau de gestion ou de travail qualifié, tandis que le Professional Visit Pass concerne les missions de courte durée, et le PLKS vise les secteurs à forte demande.

Les employeurs et les travailleurs étrangers doivent rester informés des réglementations en évolution, de la conformité, et des voies vers la résidence permanente, qui sont accessibles aux ressortissants étrangers éligibles.