Employer of Record in Italie

Un Employer of Record (EOR) vous aide à embaucher des employés en Italie sans créer d’entité juridique locale. C’est une organisation tierce qui agit en tant qu’employeur légal pour les membres de votre équipe italienne. L’EOR gère toutes les tâches administratives et juridiques liées à l’emploi. Cela inclut la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail italiennes. Utiliser un EOR simplifie votre expansion sur le marché italien. Cela vous fait gagner du temps et de l’argent. Pour les entreprises souhaitant recruter en Italie, un fournisseur d’Employer of Record comme Rivermate peut gérer l’ensemble du cycle de vie de l’emploi.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Italie

Un EOR simplifie le processus de recrutement en Italie. Vous trouvez le talent, et l’EOR s’occupe du reste. Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vous choisissez votre candidat : Vous recrutez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher en Italie.
• L’EOR l’embauche : L’EOR embauche légalement l’employé en votre nom via un contrat de travail local conforme.
• L’intégration commence : L’EOR gère le processus d’intégration, en veillant à ce que toute la paperasserie nécessaire soit correctement remplie.
• La gestion quotidienne vous revient : Votre nouveau membre d’équipe travaille pour vous, contribuant aux objectifs de votre entreprise comme n’importe quel autre employé.
• L’EOR s’occupe des RH et de la paie : L’EOR prend en charge toutes les tâches administratives RH. Cela inclut la gestion de la paie en Euros, la retenue des taxes et la gestion des cotisations sociales. Ils s’assurent que tout est conforme aux réglementations italiennes.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Italie

Utiliser un EOR en Italie offre une solution pratique pour constituer une équipe sans les obstacles bureaucratiques liés à la création d’une entité juridique. Cela vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux pendant que l’EOR gère les complexités du droit du travail italien.

Voici quelques avantages clés :

• Entrer sur le marché plus rapidement : Vous pouvez embaucher des employés et commencer vos opérations en Italie beaucoup plus vite que si vous deviez créer votre propre société.
• Assurer la conformité légale : Les EOR sont experts en droit du travail italien. Ils veillent à ce que vos contrats d’emploi, avantages et procédures soient entièrement conformes. Cela réduit le risque de problèmes juridiques.
• Simplifier la paie et les RH : L’EOR gère tous les aspects de la paie, de la retenue des taxes et de l’administration des avantages sociaux. Cela vous libère des tâches administratives complexes.
• Réduire les coûts : La création d’une entité juridique dans un nouveau pays est coûteuse. Un EOR offre une solution plus économique pour embaucher des employés.
• Offrir des avantages compétitifs : Un EOR peut fournir à vos employés des packages d’avantages complets, vous aidant à attirer et à retenir les meilleurs talents.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Italie comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Italie.

Engager en Italie signifie naviguer dans un paysage façonné par de fortes protections des employés et des accords de négociation collective. Le marché du travail est dynamique, avec des opportunités dans des secteurs comme le tourisme, la mode et la technologie. Bien que les relations et le réseautage soient précieux, le processus d'embauche lui-même est simple. Vous trouverez une main-d'œuvre bien éduquée, mais préparez-vous à un système qui privilégie la sécurité des travailleurs.

Contrats de travail & clauses indispensables

Vous devez fournir un contrat de travail écrit en Italie. Bien que des accords verbaux puissent exister dans certains cas, un contrat écrit est la norme et la méthode la plus sûre pour garantir clarté et conformité. Ces contrats sont fortement influencés par les Accords Collectifs Nationaux (CCNL), qui établissent des standards pour différents secteurs.

Vos contrats de travail doivent inclure ces clauses clés :

• Intitulé et description du poste : Définissez clairement le rôle et les responsabilités de l'employé.
• Rémunération : Indiquez le salaire brut et tout autre avantage.
• Horaires de travail : Précisez l'horaire hebdomadaire.
• Durée du contrat : Indiquez si le contrat est à durée déterminée ou indéterminée.
• Période d'essai : Si applicable, la durée de la période d'essai doit être écrite.
• Délai de préavis : Décrivez le préavis requis pour la résiliation.

Il existe deux principaux types de contrats de travail en Italie :

Périodes d'essai

Vous pouvez inclure une période d'essai, appelée "patto di prova," dans un contrat de travail pour évaluer un nouveau salarié. Cela doit être convenu par écrit. Sans clause écrite, l'employé est considéré comme permanent dès le premier jour.

La durée maximale d'une période d'essai est déterminée par le CCNL pertinent et le rôle de l'employé. En général, les limites sont :

• 6 mois pour les cadres et employés de haut niveau.
• 3 mois pour les autres employés.

Pendant la période d'essai, vous ou l'employé pouvez résilier le contrat sans préavis.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard en Italie est de 40 heures. Le maximum légal, y compris les heures supplémentaires, est de 48 heures par semaine, en moyenne sur une période de quatre mois.

Tout ce qui dépasse les 40 heures standard est considéré comme des heures supplémentaires. La limite maximale des heures supplémentaires est généralement de 250 heures par an, sauf si un autre plafond est fixé par un CCNL. Les taux de rémunération des heures supplémentaires sont également déterminés par le CCNL applicable mais doivent être au moins 10 % supérieurs au taux standard.

Jours fériés publics & régionaux

L'Italie compte 12 jours fériés nationaux. En plus de ceux-ci, chaque ville et région célèbre sa propre fête locale, généralement pour un saint patron. Cela porte le total des jours fériés publics à 13 pour la plupart des employés.

Voici les jours fériés nationaux :

• 1er janvier : Jour de l'An
• 6 janvier : Épiphanie
• Dimanche de Pâques
• Lundi de Pâques
• 25 avril : Fête de la Libération
• 1er mai : Fête du Travail
• 2 juin : Fête de la République
• 15 août : Assomption de Marie (Ferragosto)
• 1er novembre : Toussaint
• 8 décembre : Immaculée Conception
• 25 décembre : Noël
• 26 décembre : Saint Étienne

Les employés ont droit à un jour de congé payé pour ces fêtes. Si un employé travaille un jour férié, il doit recevoir une rémunération majorée.

Embauche de contractors en Italie

Utiliser des contractors indépendants en Italie peut être une manière flexible d’accéder à des compétences spécialisées. Cependant, vous devez faire attention à classer correctement les travailleurs. Les autorités italiennes examinent de près la relation de travail réelle, pas seulement le contrat.

Un contractor indépendant généralement :

• Contrôle son propre horaire et ses méthodes de travail.
• Assume des risques commerciaux.
• Travaille sur une base de projet.

Une mauvaise classification d’un employé comme contractor peut entraîner de graves conséquences, y compris des paiements rétroactifs pour les cotisations sociales, des amendes et d’autres pénalités. Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à atténuer ce risque. Un EOR veille à ce que vos travailleurs soient correctement classés selon la loi italienne, en gérant toutes les responsabilités légales et RH nécessaires. Cela vous permet de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux sans vous soucier des questions de conformité.

Naviguer dans la rémunération et la paie en Italie peut être complexe. Le système comporte de nombreuses règles et réglementations que vous devez suivre. Celles-ci proviennent du Code civil italien et des Accords Collectifs Nationaux. Pour payer votre équipe correctement et à temps, vous devez comprendre ces lois locales. Ce guide décompose les éléments clés de la paie italienne pour vous aider à rester conforme.

Cycles de paie & structure des salaires

En Italie, vous payez généralement les salaires mensuellement. Une caractéristique unique de la paie italienne est le "13ème mois" de salaire, qui est un paiement supplémentaire généralement effectué en décembre. Certains accords collectifs de négociation exigent également un "14ème mois" de salaire, payé en juin.

Une fiche de paie italienne est très détaillée. Elle doit indiquer le salaire brut, toutes les déductions, et le salaire net final. Vous devez conserver des registres précis de toute modification du salaire, des nouvelles embauches, des départs, des primes et des avantages.

Heures supplémentaires & minimums

L'Italie ne dispose pas d'un salaire minimum national fixé par le gouvernement. À la place, les taux de rémunération minimum sont déterminés par les Accords Collectifs Nationaux (ACN) pour des secteurs spécifiques. Ces accords fixent le salaire de base pour les employés dans différentes industries.

Taxes et cotisations de l'employeur

En tant qu'employeur en Italie, vous êtes responsable du paiement de plusieurs cotisations de sécurité sociale. Celles-ci couvrent les pensions, le chômage, les soins de santé et autres avantages pour vos employés. La contribution totale pour un employeur est d'environ 30 % du salaire brut de l'employé.

Voici une ventilation générale de vos contributions :

Taxes et déductions des employés

Les employés en Italie contribuent également à la sécurité sociale et paient l'impôt sur le revenu. La part de sécurité sociale de l'employé est d'environ 10 % de ses gains bruts. L'impôt sur le revenu est progressif, ce qui signifie que le taux augmente avec le revenu.

Voici les taux d'impôt sur le revenu nationaux :

En Italie, les avantages sociaux et les congés pour les employés sont généreux et profondément ancrés dans le tissu social du pays. Le système est conçu pour protéger les employés, assurer un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée, et offrir un soutien solide en matière de sécurité sociale. Pour les entreprises, cela signifie naviguer dans un système où les avantages sont un mélange de mandats gouvernementaux et d'accords de négociation collective, qui varient selon l'industrie. Comprendre ces obligations est essentiel pour recruter et fidéliser les talents en Italie.

Congés légaux

La législation italienne prévoit aux employés plusieurs types de congés payés. Il s'agit des exigences minimales, et les accords de négociation collective (CBA) offrent souvent des conditions plus favorables.

• Congé annuel : Vous devez accorder un minimum de quatre semaines de congé annuel payé. Les employés doivent prendre au moins deux de ces semaines consécutives dans l'année où elles sont acquises. Les deux semaines restantes peuvent être prises dans les 18 mois. Vous ne pouvez pas payer les employés à la place qu'ils prennent leur temps de vacances minimum.

• Congé maladie : Les employés ont droit à un congé maladie payé. En tant qu'employeur, vous payez pour les trois premiers jours. Ensuite, l'Institut National de la Sécurité Sociale (INPS) contribue au salaire de l'employé jusqu'à 180 jours. Le montant exact et la durée dépendent du CBA concerné.

• Congé de maternité et de paternité : Les employées enceintes bénéficient de cinq mois de congé de maternité payé. Celui-ci est généralement pris deux mois avant la naissance et trois mois après. L'INPS couvre 80 % de leur salaire pendant cette période. Les pères reçoivent dix jours de congé de paternité payé.

Jours fériés publics et régionaux

L'Italie compte 12 jours fériés nationaux. De plus, chaque grande ville ou région célèbre la fête de son saint patron.

Avantages complémentaires typiques

Pour attirer et fidéliser les meilleurs talents, vous devrez probablement offrir plus que le minimum légal. Voici un aperçu des avantages requis et courants en supplément.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Naviguer dans le système complexe de lois du travail italiennes et d'accords de négociation collective peut être un défi. Un Employer of Record (EOR) simplifie cela pour vous.

Un EOR agit en tant qu'employeur légal pour vos membres d'équipe en Italie. Cela signifie qu'il gère toutes les tâches administratives liées aux avantages et à la conformité.

Voici comment un EOR peut aider :

• Assurer la conformité : Un EOR comprend les nuances du droit du travail italien et les exigences spécifiques des différents CBAs. Il veille à ce que votre package d'avantages respecte toutes les obligations légales dès le premier jour.
• Gérer les avantages : L'EOR administre tout, de l'inscription des employés à la sécurité sociale et aux fonds de pension à la gestion des congés payés.
• Proposer des packages compétitifs : Un EOR peut vous conseiller sur les avantages complémentaires courants dans votre secteur. Cela vous aide à créer une offre compétitive pour attirer les meilleurs candidats.
• Simplifier la paie : Tous les avantages légaux et supplémentaires sont gérés via la paie de l'EOR. Cela signifie que vous effectuez un seul paiement simple, et l'EOR s'occupe du reste.

En utilisant un EOR, vous pouvez offrir à vos employés italiens un package d'avantages complet et conforme, sans avoir besoin de devenir un expert en lois du travail locales.

Lorsque vous vous séparez d’un employé en Italie, vous devez suivre un processus structuré. La loi italienne protège les employés, vous ne pouvez donc pas simplement licencier quelqu’un "à volonté". Vous devez avoir une raison valable et suivre des procédures spécifiques à la lettre. Considérez cela moins comme un adieu rapide et plus comme un processus formel et documenté.

Vous devez fournir la notification de licenciement par écrit, en indiquant clairement les raisons du licenciement. Des explications vagues ne fonctionneront pas. Les motifs de licenciement relèvent généralement de quelques catégories : faute grave, une violation importante du contrat, ou des raisons économiques comme une restructuration. L’ensemble du processus est conçu pour être équitable et transparent, afin que les employés comprennent pourquoi leur contrat se termine.

Périodes de préavis

Lorsque vous licenciez un employé, vous devez prévoir une période de préavis. Il s’agit du délai entre le moment où vous informez un employé de son licenciement et son dernier jour de travail. La durée de cette période n’est pas universelle. Elle dépend du rôle de l’employé, de sa durée de service, et de la Convention Collective Nationale (CCNL) spécifique qui s’applique à votre secteur.

Voici une idée générale de ce à quoi s’attendre pour les périodes de préavis :

Au lieu de faire travailler l’employé pendant cette période, vous pouvez choisir de le rémunérer d’un montant équivalent au salaire qu’il aurait gagné. Ce paiement doit inclure toutes les composantes de leur rémunération régulière.

Indemnité de licenciement

En Italie, tous les employés ont droit à une indemnité de licenciement lorsque leur emploi se termine, quelle que soit la raison du licenciement. C’est une caractéristique clé du droit du travail italien. Cette indemnité s’appelle "Trattamento di Fine Rapporto" (TFR).

Le TFR est une forme de rémunération différée que l’employé accumule pendant son temps dans votre entreprise. Chaque année, une partie du salaire de l’employé est mise de côté pour leur fonds TFR. Vous, en tant qu’employeur, êtes responsable de la gestion de ce fonds et de son versement lorsque l’employé quitte l’entreprise.

Le calcul est basé sur le salaire annuel de l’employé. Voici comment cela fonctionne :

• Chaque année, vous mettez de côté environ 7 % du salaire brut de l’employé.
• Ce montant est ensuite réévalué chaque année pour tenir compte de l’inflation.

Lorsque le contrat de travail se termine, vous devez verser le TFR total accumulé à l’employé.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Naviguer dans les lois italiennes de licenciement peut être complexe. Les règles sont strictes, et une erreur peut entraîner des contestations juridiques. C’est là que nous intervenons.

Chez Rivermate, nous gérons pour vous l’ensemble du processus de départ. Nous veillons à ce que chaque licenciement soit entièrement conforme à la loi italienne et au CCNL pertinent.

Voici ce que nous faisons :

• Assurer la bonne procédure : Nous suivons les étapes légales exactes pour le licenciement, de la rédaction de la notification écrite à sa livraison correcte.
• Calculer le préavis et le paiement final : Nous déterminons la période de préavis correcte et calculons le paiement final, y compris toute indemnité en lieu et place du préavis.
• Gérer l’indemnité de licenciement : Nous prenons en charge les calculs du TFR et veillons à ce que le montant correct soit versé à l’employé partant.
• Gérer la documentation : Nous préparons tous les documents de licenciement nécessaires, en fournissant un dossier clair pour vous et pour l’employé.

Nous éliminons les approximations dans le processus de départ. Vous pouvez être sûr que chaque sortie est gérée de manière professionnelle et conforme aux règles.

Naviguer dans les exigences en matière de visa et de permis de travail en Italie peut sembler compliqué. La voie qui vous convient dépend de votre citoyenneté et de la durée de votre séjour. Si vous êtes citoyen de l'Union européenne, de l'Espace économique européen ou de la Suisse, vous pouvez travailler en Italie sans visa ni permis de travail. Tous les autres citoyens non membres de l'UE devront obtenir les documents appropriés avant de pouvoir travailler légalement dans le pays.

Visas de travail & réalités du parrainage

Pour les ressortissants non-UE, le processus commence généralement par votre employeur qui obtient une autorisation de travail, appelée un nulla osta, en votre nom. Une fois celle-ci approuvée, vous pouvez faire une demande de visa de long séjour, également appelé Visa National ou D-Visa, auprès du consulat italien dans votre pays d'origine. Ce visa vous permet d'entrer en Italie, mais vous devez demander un permis de séjour (permesso di soggiorno) dans les huit jours suivant votre arrivée pour pouvoir y vivre et travailler légalement.

L'Italie utilise un système de quotas, connu sous le nom de decreto flussi, qui limite le nombre de permis de travail délivrés chaque année. Cependant, certaines catégories de travailleurs hautement qualifiés peuvent être exemptées de ces quotas.

Un Employer of Record (EOR) peut être un partenaire précieux dans ce processus. Un EOR peut employer légalement des travailleurs en Italie en votre nom, en gérant les ressources humaines, la paie et la conformité légale. Cela signifie que vous pouvez embaucher des talents en Italie sans avoir besoin de créer une entité juridique locale. Bien qu’un EOR puisse embaucher à la fois des ressortissants locaux et étrangers, sa capacité à parrainer des visas pour des employés non-UE peut parfois être limitée par les quotas de visas.

Voici une répartition de ce qu’un EOR peut généralement faire et ne pas faire en matière de parrainage de visas :

Conformité lors de déplacements professionnels

Pour les voyages d'affaires de courte durée en Italie, vous n'avez peut-être pas besoin de visa. Par exemple, les citoyens américains peuvent entrer en Italie pour une durée maximale de 90 jours à des fins professionnelles sans visa. Cependant, vous devrez disposer d’un passeport valide.

Si vous avez besoin d’un visa d’affaires, il s’agira généralement d’un visa Schengen de courte durée, valable jusqu’à 90 jours dans une période de 180 jours. Pour faire une demande de visa d’affaires, vous aurez généralement besoin de :

• Un formulaire de demande de visa dûment rempli.
• Un passeport valide avec au moins deux pages vierges.
• Une photographie récente de format passeport.
• Une lettre d’invitation de l’entreprise italienne que vous visitez.
• Une preuve de moyens financiers suffisants pour votre voyage.
• Une preuve d’hébergement pour toute la durée de votre séjour.
• Une preuve de couverture médicale à l’étranger.
• Une copie de vos réservations de vol aller-retour.