Employer of Record in Inde

L’Inde, pays le plus peuplé au monde, possède l’un des marchés du travail les plus grands et diversifiés au niveau mondial. Son économie couvre les services informatiques, les services d’externalisation des entreprises, la fabrication, la fintech et les produits pharmaceutiques.

L’Inde est un centre majeur pour le développement logiciel, l’ingénierie en intelligence artificielle et les services partagés. De nombreux employeurs utilisent le marché indien pour créer de petites équipes à distance pour leurs opérations commerciales internationales. La population active possède un niveau élevé de maîtrise de l’anglais, ce qui facilite le transfert d’une partie de vos opérations mondiales en Inde, ou l’embauche de travailleurs individuels lorsque vous souhaitez tester le marché.

Le coût d’embauche des employés en Inde (même des travailleurs très qualifiés) est nettement inférieur à celui des États-Unis ou des pays européens. Cependant, vous ne rencontrerez pas de difficulté à trouver des talents. Ils disposent d’un vivier important dans les domaines de la science, de la technologie, de l’ingénierie et des mathématiques.

Bien que cela soit une grande attractivité pour les entreprises étrangères, il est très difficile d’embaucher des employés indiens sans soutien local. Les lois du travail indiennes peuvent former un « labyrinthe » de lois centrales et régionales qui se chevauchent. Le système est connu pour ses lourdeurs administratives et sa protection rigoureuse des droits des employés.

Pour entrer rapidement sur ce marché, un India Employer of Record (EOR) peut vous aider à surmonter ces défis en agissant en tant qu’employeur légal, et en gérant pour vous toute la paie, la fiscalité et la législation du travail. Si vous souhaitez embaucher des talents en Inde, un EOR comme Rivermate peut faire en sorte que cela se réalise rapidement et en conformité.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) en Inde

L’utilisation d’un EOR en Inde facilite votre expansion. Voici comment le processus fonctionne généralement :

1. Vous trouvez le talent : Vous recrutez et sélectionnez le candidat que vous souhaitez embaucher en Inde.
2. L’EOR l’embauche : L’EOR embauche légalement l’employé via un contrat de travail local conforme.
3. L’intégration commence : L’EOR gère tout le processus d’intégration, qui prend entre 1 et 2 semaines si l’employé est local. Pour un expatrié, cela peut durer jusqu’à 6 semaines.
4. Nous gérons les RH et la législation : L’EOR s’occupe de la paie globale, des taxes, des avantages et garantit la conformité avec les lois du travail indiennes. Vous pouvez en savoir plus sur ces régulations auprès du Ministry of Labour & Employment.
5. Vous gérez votre équipe : Vous vous concentrez sur les tâches quotidiennes, les projets et la performance de vos employés. Ils font partie intégrante de votre équipe, tout comme vos employés locaux.

Pourquoi utiliser un Employer of Record en Inde

Étendre votre équipe en Inde ouvre un monde de talents qualifiés. Un EOR rend ce processus simple et sécurisé. Il supprime les principaux obstacles du recrutement global, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

• Entrer sur le marché plus rapidement : Vous pouvez embaucher des employés en Inde en quelques jours. Cela évite les mois nécessaires pour établir une entité légale.
• Assurer une conformité totale : L’Inde possède un réseau complexe de lois du travail centrales et régionales. Un EOR connaît ces lois, des contributions au fonds de prévoyance à la Loi sur l’impôt sur le revenu. Cela vous permet de rester en conformité avec des autorités telles que le Employees' Provident Fund Organisation.
• Réduire les coûts : La création d’une filiale en Inde coûte cher. Un EOR vous évite des frais juridiques élevés, des coûts d’installation et la charge administrative liée à la gestion d’une société locale.
• Offrir des avantages compétitifs : Les EOR peuvent fournir à vos employés des packages d’avantages sociaux complets, incluant l’assurance santé et les plans de retraite. Cela vous aide à attirer et fidéliser les meilleurs talents.
• Minimiser le risque : L’EOR assume la responsabilité légale de vos employés. Cela vous protège des risques liés au non-respect des lois dans un pays étranger.

Nous avons constaté que l'embauche en Inde offre des économies de coûts (50 % - 70 % de moins qu'aux États-Unis et en Europe) pour les employeurs étrangers, mais que les lois en matière d'emploi peuvent être complexes et frustrantes. Les employeurs débutants doivent s'attendre à certains retards dans le processus d'intégration, et fournir des mises à jour régulières à nos clients a permis de créer une expérience plus fluide.

En Inde, les employeurs étrangers embauchent le plus souvent des ingénieurs logiciels, des développeurs full-stack, des analystes de données, des spécialistes en assurance qualité et des chefs de projet. De nombreuses entreprises bâtissent des équipes de produit et d'ingénierie entières dans le pays.

Si vous envisagez d'embaucher en Inde, plusieurs étapes doivent être en place avant que le contrat de travail ne puisse être finalisé. L'enregistrement fiscal, l'obtention d'une carte PAN (Permanent Account Number), et l'ouverture d'un compte bancaire sont obligatoires avant de finaliser le contrat de travail.

Essayer de naviguer dans ce processus lorsque vous avez peu ou pas d'expérience avec le droit du travail et fiscal indien vous prendra beaucoup plus de temps et augmentera le coût de l'embauche pour votre entreprise.

Contrats de travail & clauses indispensables

Les contrats de travail en Inde sont régis par l'Indian Contract Act, 1872, ainsi que diverses lois du travail. Ils définissent clairement la réglementation indienne en matière d'emploi, les droits des employés et les pratiques d'emploi légales pour protéger à la fois l'employeur et l'employé.

La rédaction de contrats de travail est essentielle pour l'embauche internationale en Inde. Elle protège à la fois vous et votre employé en définissant clairement les termes de l'emploi. Bien qu'il n'existe pas de modèle standard, chaque contrat doit être rédigé dans une langue locale et inclure ces clauses clés :

• Description du poste : Indiquez clairement le titre, les rôles et responsabilités de l'employé.
• Rémunération : Détaillez le salaire, les bonus et tout autre avantage.
• Horaires de travail : Spécifiez l'horaire de travail quotidien et hebdomadaire.
• Politique de congés : Décrivez les droits aux congés annuels, maladie et autres.
• Période d'essai : Définissez la durée et les modalités de la période d'essai.
• Confidentialité : Protégez les informations sensibles de votre entreprise.
• Résiliation : Expliquez les conditions de rupture du contrat, y compris les préavis.
• Droit applicable : Indiquez que le contrat est régi par la loi indienne.

Périodes d'essai

En Inde, une période d'essai vous permet d'évaluer la performance d'un nouvel employé avant de confirmer son emploi permanent.

• Durée : Les périodes d'essai durent généralement de trois à six mois. Pour certains postes de senior, cela peut aller jusqu'à un an.
• Prolongation : Vous pouvez prolonger la période d'essai si vous avez besoin de plus de temps pour évaluer l'employé, mais cela doit être précisé dans le contrat de travail.
• Résiliation : Pendant la période d'essai, vous pouvez résilier un employé avec un préavis plus court, généralement entre une et deux semaines.
• Confirmation : À la fin de la période d'essai, vous devez fournir une confirmation écrite à l'employé pour en faire un employé permanent.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Les horaires de travail standards en Inde sont réglementés pour assurer le bien-être des employés.

• Horaires standards : Une semaine de travail typique de 48 heures, avec un maximum de 9 heures par jour.
• Pauses : Les employés ont droit à une pause de 30 minutes après cinq heures de travail continu.
• Heures supplémentaires : Toute période travaillée au-delà de 9 heures par jour ou de 48 heures par semaine est considérée comme des heures supplémentaires.
• Paiement des heures supplémentaires : Vous devez payer aux employés le double de leur taux horaire normal pour toute heure supplémentaire.

Catégorie	Réglementation
Heures de travail quotidiennes	9 heures
Heures de travail hebdomadaires	48 heures
Paiement des heures supplémentaires	2x le taux horaire normal

Jours fériés publics & régionaux

La culture diversifiée de l'Inde se reflète dans ses jours fériés publics.

• Fériés nationaux : Il y a trois jours fériés nationaux observés à l'échelle nationale :
  • Jour de la République (26 janvier)
  • Fête de l'Indépendance (15 août)
  • Gandhi Jayanti (2 octobre)
• Fériés régionaux : Chaque état a sa propre liste de jours fériés régionaux basés sur des festivals et événements locaux.
• Total des jours fériés : La plupart des entreprises offrent entre 10 et 14 jours fériés publics par an, selon l’état et la politique de l'entreprise.

Embauche de contractors en Inde et classification erronée des employés

Engager des contractors indépendants en Inde peut sembler une option flexible, mais cela comporte des risques.

L’Inde distingue entre travailleurs contractuels et employés à temps plein. Les entreprises embauchant des contractors via un prestataire de services doivent garantir que le contrat ne ressemble pas à un emploi formel pour maintenir la conformité avec les lois du travail. Si les autorités indiennes déterminent qu’un contractor est traité comme un employé, votre entreprise pourrait faire face à des sanctions, y compris des arriérés d’impôts et des amendes.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR emploie légalement les travailleurs en votre nom, assurant une conformité totale avec le droit du travail local. Cela signifie que l’EOR s’occupe de :

• Paie et taxes : L’EOR gère toutes les procédures de paie et les déductions fiscales.
• Avantages : Vos équipes en Inde bénéficient d’avantages statutaires tels que le régime de pension des employés et les prestations de retraite.
• Conformité : L’EOR veille à ce que tous les contrats de travail et pratiques soient conformes aux réglementations indiennes.

En collaborant avec un EOR, vous pouvez embaucher des talents en Inde de manière sécurisée et efficace, sans les complexités juridiques liées à l’embauche directe de contractors.

En Inde, la gestion de la rémunération et de la paie consiste à naviguer dans un système comportant à la fois des composants fixes et variables. La rémunération de votre employé comprend son salaire de base, les déductions légales, ainsi que d’éventuelles primes liées à la performance. Elle implique également des contributions obligatoires à la sécurité sociale à la charge à la fois de l’Employeur et de l’employé. Ces contributions et déductions peuvent varier d’un État à l’autre.

Expert insight : Les structures de rémunération en Inde doivent être correctement élaborées car elles impactent le fonds de prévoyance, les taxes et les prestations statutaires. En cas de mauvaise structuration, les entreprises peuvent encourir des pénalités et des arriérés de paiements.

Cycles de paie & structure de salaire

En Inde, le cycle de paie est généralement mensuel, avec un paiement effectué à une date constante chaque mois. La structure de salaire ne se limite pas au salaire de base. Elle est constituée de plusieurs éléments qui composent la rémunération totale d’un employé, souvent appelée "Cost to Company" (CTC).

Une structure salariale typique comprend :

• Salaire de base : Il s’agit de la partie fixe du salaire, généralement comprise entre 40 % et 50 % de la rémunération totale.
• Allocations : Ce sont des paiements additionnels pour des besoins spécifiques. Les allocations courantes comprennent l’Allocation de Logement (HRA) pour couvrir les coûts de logement et l’Allocation de Dignité (DA) pour compenser l’inflation.
• Rémunération variable : Cette partie est souvent liée à la performance, pour l’individu ou l’entreprise, et inclut des bonus et incitations.

Heures supplémentaires & minima

La semaine de travail standard en Inde est de 48 heures. Si un employé travaille plus que ces heures, vous devez lui verser des heures supplémentaires. Le taux d’heures supplémentaires est généralement le double de son salaire habituel.

L’Inde dispose d’un système complexe de salaires minima. Il n’existe pas un seul salaire minimum national. Les salaires minima sont fixés par les gouvernements régionaux et varient selon l’industrie, le niveau de compétence et la localisation.

Taxes et contributions de l’Employer of Record

En tant qu’Employer of Record en Inde, vous êtes tenu de contribuer à plusieurs fonds de sécurité sociale et de bien-être pour vos employés. Ces contributions constituent une partie essentielle de vos responsabilités en matière de paie.

Contribution	Taux de l’Employer of Record	Notes
Provident Fund (PF)	12 % du salaire de base	Obligatoire pour les entreprises comptant 20 employés ou plus.
Employee State Insurance (ESI)	3,25 % du salaire brut	S’applique aux employés gagnant jusqu’à un certain seuil.
Labour Welfare Fund	Varie selon l’État	Le montant et la fréquence de cette contribution dépendent des lois locales.

Taxes et déductions des employés

Les employés contribuent également à leur sécurité sociale et paient des taxes sur leurs revenus. Vous déduisez ces montants directement de leur salaire chaque mois.

Déduction	Taux de l’Employé	Notes
Provident Fund (PF)	12 % du salaire de base	Contribution équivalente à celle de l’Employer of Record.
Employee State Insurance (ESI)	0,75 % du salaire brut	Pour les employés couverts par le régime ESI.
Taxe professionnelle	Varie selon l’État	Une taxe locale sur l’emploi.
Impôt sur le revenu (TDS)	Variable	Prélevé à la source en fonction de la tranche d’impôt sur le revenu de l’employé.

En Inde, vos avantages employés et vos congés sont un mélange de règles imposées par le gouvernement et d'avantages spécifiques à l'entreprise. Le gouvernement fixe les exigences minimales pour protéger les employés. Cependant, les entreprises intelligentes offrent plus pour attirer et retenir les meilleurs talents. Cela crée un environnement favorable où vous pouvez prospérer.

Congé statutaire

Le gouvernement indien exige que les employeurs accordent plusieurs types de congés payés. Voici les bases auxquelles vous pouvez vous attendre :

• Congé payé : vous gagnez ce congé en fonction du nombre de jours travaillés. En général, vous obtenez 1 jour de congé pour chaque 20 jours travaillés. Cela totalise environ 15-18 jours par an.
• Congé occasionnel : destiné à des absences de courte durée pour des affaires personnelles imprévues. Vous pouvez généralement prendre environ 7 à 10 jours de congé occasionnel chaque année.
• Congé maladie : si vous êtes malade, vous avez droit à un congé maladie. Le nombre de jours varie selon l'État, mais il tourne généralement autour de 7 à 12 jours par an.
• Congé de maternité : les employées féminines ont droit à 26 semaines de congé de maternité payé pour leurs deux premiers enfants. Pour un troisième enfant, cette durée est réduite à 12 semaines.

Jours fériés publics & jous fériés régionaux

L'Inde est un pays diversifié avec de nombreux festivals et événements. Cela se reflète dans ses jours fériés. Il y a trois jours fériés nationaux que tout le monde observe. Au-delà, les jours fériés varient selon les États.

Fête	Date en 2025	National/Régional
Jour de la République	26 janvier	National
Fête de l'Indépendance	15 août	National
Gandhi Jayanti	2 octobre	National
Holi	14 mars	Régional
Vendredi saint	18 avril	Régional
Bouddha Purnima	12 mai	Régional
Eid al-Adha	7 juin	Régional
Diwali	20 octobre	Régional
Guru Nanak Jayanti	5 novembre	Régional
Noël	25 décembre	Régional

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises offrent des avantages supplémentaires pour rester compétitives et soutenir le bien-être de leurs employés. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre, divisé en ce qui est requis par la loi et ce qui est offert en tant qu'avantage supplémentaire.

Avantages statutaires	Avantages non statutaires (complémentaires)
Fonds de prévoyance des employés (EPF)	Assurance santé privée
Assurance sociale des employés (ESI)	Assurance vie et accident
Gratification	Indemnités de transport
Congé payé	Bons repas
Jours fériés nationaux	Programmes de bien-être
Congé de maternité	Aménagements de travail flexibles
	Congé paternité
	Remboursement Internet et téléphone

Comment un EOR peut aider à la mise en place d'avantages

Mettre en place des avantages employés en Inde peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR agit en tant qu'employeur juridique en Inde. Cela signifie qu'il gère toutes les tâches administratives et RH, y compris les avantages. Voici comment un EOR peut aider :

• Assure la conformité : un EOR peut vous aider à naviguer dans la législation du travail complexe de l'Inde. Il veille à ce que vos packages d'avantages employés respectent toutes les obligations légales et réglementations fiscales.
• Gère l'administration : de l'inscription à vos avantages statutaires à la gestion des avantages complémentaires, un EOR s'occupe de tout.
• Gagne du temps : en externalisant la gestion des avantages à un EOR, votre entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier.
• Propose des packages compétitifs : les EOR ont de l'expérience sur le marché local. Ils peuvent aider à concevoir un package d'avantages attractif pour attirer les meilleurs talents en Inde.

Les terminations en Inde sont prises très au sérieux, et une attention particulière doit être accordée à la fois au processus et à la documentation. Le droit du travail doit être rigoureusement appliqué en Inde pour prévenir les revendications de licenciement injustifié. Si la termination est contestée, l'Employer of Record doit être en mesure de prouver que le processus a été suivi en fournissant la documentation appropriée.

Gérer correctement les terminations et l’offboarding protège votre entreprise et traite vos anciens employés avec respect. Il s'agit de garantir une transition fluide et conforme pour toutes les parties impliquées.

Aperçu d'expert : Une gratuity de fin de contrat est versée en fonction du nombre d'années de service de l’employé au sein de votre entreprise.

Périodes de préavis

En Inde, la période de préavis que doit respecter un employé dépend de son contrat de travail et des lois applicables. Pour de nombreux emplois dans le secteur privé, le contrat de travail est le document le plus important définissant la période de préavis.

Les périodes de préavis courantes sont :

• 30 à 90 jours : C’est une plage typique que l’on retrouve dans de nombreux contrats de travail. Les rôles juniors peuvent prévoir un préavis de 30 jours, tandis que les postes seniors pourraient nécessiter jusqu’à 90 jours.
• Un mois : Pour les employés classés comme "ouvriers" en vertu de la Industrial Disputes Act, 1947, un préavis d’un mois est souvent requis.
• Paiement en lieu et place du préavis : Votre contrat peut vous permettre, à vous ou à l’employé, de payer leur salaire pour la période de préavis au lieu qu’ils la travaillent.

Les lois spécifiques à un État, telles que la Delhi Shops and Establishments Act, ont également leurs propres règles. Par exemple, à Delhi, vous devez donner un préavis de 30 jours à un employé qui a travaillé pour vous pendant plus de trois mois, sauf en cas de faute grave.

Indemnité de départ

L’indemnité de départ est un paiement final effectué à un employé lors de son départ de l’entreprise. En Inde, cela est principalement régulé par la Industrial Disputes Act, 1947.

Voici ce que vous devez savoir :

• Qui est éligible ? Les employés ayant effectué au moins un an de service continu ont généralement droit à une indemnité de départ s’ils sont licenciés ou mis en licenciement économique.
• Comment est-elle calculée ? Le calcul standard est de 15 jours du salaire moyen de l’employé pour chaque année de service accompli.
• Quand n’est-elle pas requise ? Vous n’avez généralement pas à payer d’indemnité en cas de démission volontaire ou si vous mettez fin à leur emploi pour faute grave.

Un autre élément clé du règlement final est la gratuity. Il s’agit d’un paiement forfaitaire donné aux employés ayant travaillé au moins cinq ans pour votre entreprise.

Comment Rivermate gère des départs conformes

Naviguer dans les complexités de la sortie des employés en Inde peut être difficile. Chez Rivermate, nous nous assurons que chaque étape de l’offboarding est gérée de manière correcte et en conformité avec les lois du travail indiennes.

Voici comment nous simplifions cela pour vous :

Ce que nous faisons	Pourquoi c’est important
Revue des accords d’emploi	Nous veillons à ce que toutes les clauses de termination, les périodes de préavis, et le paiement final soient gérés conformément au contrat.
Calcul des paiements finaux	Nous calculons avec précision l’indemnité de départ, la gratuity et tout congé non utilisé pour garantir à votre employé de recevoir leur règlement final complet.
Gestion de la documentation	Nous préparons tous les documents de sortie nécessaires, tels que les lettres d’expérience et les états de règlement final.
Assurer la conformité légale	Nous restons à jour avec les lois du travail centrales et spécifiques à l'État pour protéger votre entreprise.

Nous prenons en charge les charges administratives et légales afin que vous puissiez vous concentrer sur une transition respectueuse et fluide pour votre employé sortant.

Pour embaucher un ressortissant étranger en Inde, une entreprise doit obtenir un sponsoring. Les sponsorships ne sont généralement pas disponibles pour tous les emplois et sont habituellement accordés pour des rôles techniques spécialisés qui ne sont pas facilement disponibles en Inde. Les permis de travail sont délivrés pour une durée maximale d’un an et peuvent être renouvelés jusqu’à cinq ans dans certains cas.

C’est là qu’un Employer of Record (EOR) peut intervenir. Un EOR est une société enregistrée localement en Inde qui peut légalement employer et parrainer des travailleurs au nom d’une société internationale. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de créer votre propre entité juridique en Inde pour embaucher quelqu’un.

Cependant, il existe des réalités pratiques concernant le sponsoring par un EOR :

• Ce qu’un EOR peut généralement parrainer : La capacité d’un EOR à parrainer un visa dépend de ses activités commerciales enregistrées. Cela inclut souvent des rôles dans la gestion des ressources humaines, le conseil en gestion, le développement commercial, la vente et le marketing. Si le poste pour lequel vous recrutez correspond au périmètre d’activité de l’EOR, le sponsoring est généralement simple.
• Ce qu’un EOR peut ne pas être en mesure de parrainer : Les rôles hautement spécialisés ou techniques qui dépassent les activités commerciales enregistrées de l’EOR peuvent être difficiles à parrainer. Par exemple, si un EOR est enregistré en tant que cabinet de conseil, il peut ne pas être en mesure de parrainer un visa pour un ingénieur logiciel ou un technicien de laboratoire.

La voie pratique pour la plupart des entreprises souhaitant embaucher en Inde sans établir leur propre entité est de collaborer avec un EOR. L’EOR gérera la demande de visa, la gestion de la paie et veillera au respect des lois du travail locales.

Pour être éligible à un Visa de Travail, vous devez généralement :

• Avoir une offre d’emploi confirmée d’une entreprise indienne.
• Posséder des compétences ou qualifications spécialisées pour le poste.
• Percevoir un salaire annuel minimum de 25 000 USD (avec quelques exceptions).
• Détenir un passeport valide.

Conformité lors de déplacements professionnels

Pour des visites de courte durée en Inde à des fins professionnelles, vous aurez probablement besoin d’un Visa d’Affaires, et non d’un Visa de Travail. Il est important de comprendre la différence pour rester en conformité. Un Visa d’Affaires vous permet de réaliser certaines activités, mais il ne vous autorise pas à être employé et à percevoir un salaire en Inde.

Les activités généralement permises avec un Visa d’Affaires incluent :

• Assister à des réunions d’affaires et des négociations.
• Explorer des opportunités commerciales ou créer une entreprise.
• Acheter ou vendre des produits industriels ou commerciaux.
• Assister à une conférence ou un séminaire.

Vous ne pouvez pas exercer un emploi à temps plein avec un Visa d’Affaires. Pour faciliter les déplacements, l’Inde propose un programme de e-Visa pour les citoyens de nombreux pays, incluant un e-Visa d’Affaires. Celui-ci peut être demandé en ligne.

Voici les points clés à retenir pour les déplacements professionnels :

Type de Visa	Activités permises	Restriction principale
Visa d’Affaires	Réunions, négociations, ventes, exploration de projets	Impossible d’être employé ou de percevoir un salaire en Inde
Visa de Travail	Emploi à temps plein auprès d’une entreprise enregistrée en Inde	Lié à un employeur et un poste spécifique

Si vous visitez l’Inde pendant plus de 180 jours avec certains visas, y compris un Visa de Travail, vous devez vous enregistrer auprès de l’Foreigners Regional Registration Office (FRRO) dans les 14 jours suivant votre arrivée. Vérifiez toujours les conditions spécifiques de votre visa pour assurer votre conformité durant votre séjour.