Employer of Record in Cuba

Un Employer of Record (EOR) est une entreprise qui embauche légalement des employés en votre nom dans un autre pays. Si vous souhaitez embaucher quelqu’un à Cuba mais que vous ne disposez pas d’une entité légale sur place, un EOR est une solution simple. L’EOR gère toutes les tâches RH locales telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail cubaines. Vous gérez le travail quotidien de votre employé, tandis que l’EOR s’occupe des charges administratives. Pour une manière simple d’étendre votre équipe à Cuba, vous pouvez utiliser un fournisseur d’EOR comme Rivermate.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) à Cuba

L’utilisation d’un EOR à Cuba simplifie le processus d’embauche des employés. Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vous trouvez le candidat. Vous interviewez et sélectionnez la personne que vous souhaitez embaucher à Cuba.
• L’EOR rédige un contrat local. L’EOR crée un contrat de travail conforme aux lois cubaines.
• L’EOR intègre votre nouvelle recrue. Ils s’occupent de toute la paperasserie et des formalités légales pour employer officiellement votre nouveau membre d’équipe.
• Ils gèrent les RH et la paie. L’EOR traite les paiements de salaire, gère les taxes et fournit les avantages requis.
• Vous gérez votre employé. Vous dirigez ses tâches quotidiennes et l’intégrez à votre équipe, tandis que l’EOR reste l’employeur légal.

Pourquoi utiliser un Employer of Record à Cuba

Utiliser un EOR à Cuba vous aide à entrer rapidement et efficacement sur un nouveau marché. Cela vous permet de vous concentrer sur vos opérations principales pendant que l’EOR gère les complexités de l’emploi local.

• Restez conforme. Un EOR vous assure de respecter toutes les lois du travail cubaines, qui couvrent tout, des heures de travail aux droits des employés. Cela vous aide à éviter les amendes et les problèmes juridiques.
• Gérez la paie et les taxes. L’EOR s’occupe de la paie, des cotisations de sécurité sociale et de toutes les autres déductions obligatoires requises par la loi cubaine.
• Entrée sur le marché plus rapide. Un EOR peut mettre en place votre main-d'œuvre de manière plus efficace et abordable que la création d’une entité légale.
• Pas d’entité locale nécessaire. Une réalité clé de l’embauche à Cuba est la nécessité d’une entité locale pour parrainer les permis de travail. Un EOR disposant d’une entité établie à Cuba peut légalement parrainer les travailleurs, en gérant les demandes nécessaires auprès du Ministère du Travail et de la Sécurité Sociale.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Cuba comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Cuba.

L'embauche à Cuba diffère de celle de nombreux autres pays. Le gouvernement cubain joue un rôle important sur le marché du travail. Pour les entreprises étrangères, cela signifie souvent naviguer dans un ensemble de règles unique. Vous travaillerez probablement avec des agences d'emploi gérées par l'État pour embaucher des nationals cubains. Ce processus est plus centralisé que ce à quoi vous pourriez être habitué. Cependant, la main-d'œuvre est très éduquée et compétente, offrant un grand potentiel pour les entreprises souhaitant s'étendre.

Contrats de travail & clauses indispensables

Chaque employé à Cuba doit avoir un contrat de travail écrit. C'est une exigence légale. Le contrat constitue la base de votre relation de travail et doit respecter le droit du travail cubain.

Il existe deux principaux types de contrats de travail :

• Contrats à durée indéterminée : Ce sont les plus courants et concernent des postes permanents sans date de fin fixée.
• Contrats à durée déterminée : Vous pouvez les utiliser pour des projets spécifiques ou un travail temporaire.

Vos contrats de travail doivent inclure plusieurs clauses clés pour être valides :

• Identification des deux parties : Noms légaux complets de l'employeur et de l'employé.
• Intitulé et description du poste : Un aperçu clair du rôle et des responsabilités de l'employé.
• Lieu de travail : La localisation principale où l'employé exercera ses fonctions.
• Horaires de travail : Détails sur les horaires quotidiens et hebdomadaires.
• Rémunération : Le salaire convenu et la fréquence de paiement.
• Date de début : Le premier jour officiel d'emploi.
• Durée du contrat : Indiquer si le contrat est à durée indéterminée ou déterminée.
• Droit aux congés : Informations sur le congé annuel payé.
• Conditions de résiliation : La procédure pour mettre fin au contrat par l'une ou l'autre des parties.

Périodes d'essai

À Cuba, les périodes d'essai sont obligatoires pour les contrats à durée indéterminée. Elles ne sont pas autorisées pour les rôles à durée déterminée ou basés sur un projet. Cette période initiale permet à vous et au nouvel employé de voir si le fit est approprié.

Voici les points clés concernant les périodes d'essai :

• Durée : Une période d'essai peut durer de 30 à 180 jours. La durée est souvent déterminée par une convention collective et la complexité du poste.
• Résiliation : Pendant la période d'essai, vous ou l'employé pouvez mettre fin à la relation de travail. Vous devez fournir un préavis écrit d'au moins sept jours à l'employé.

Horaires de travail & heures supplémentaires

La semaine de travail standard à Cuba est de 44 heures. Elle est généralement structurée en une journée de huit heures du lundi au vendredi, avec une journée de quatre heures le samedi.

Le travail effectué au-delà de la semaine standard de 44 heures est considéré comme des heures supplémentaires. Voici ce que vous devez savoir :

Jours fériés publics & régionaux

Vos employés à Cuba ont droit à un congé payé pour les jours fériés publics. Voici les jours fériés officiels pour 2024 :

Embauche de contractors à Cuba

Vous pouvez également embaucher des contractors indépendants, appelés "cuentapropistas", à Cuba. Cela offre de la flexibilité, mais vous devez faire attention à la classification des travailleurs.

Un contractor indépendant fixe ses propres horaires, utilise ses propres outils, et peut travailler pour plusieurs clients. Il est responsable de ses propres taxes et cotisations sociales. La relation est régie par un accord de service, et non par un contrat de travail.

Un risque majeur est de mal classer un employé en tant que contractor. Si les autorités déterminent qu’un contractor est traité comme un employé (par exemple, si vous contrôlez ses horaires de travail et qu’il dépend économiquement de vous), ils peuvent le requalifier. Cela peut entraîner des pénalités, y compris des paiements rétroactifs pour la sécurité sociale, les avantages et les taxes.

Utiliser un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR peut vous aider à classer correctement les travailleurs et à vous assurer que vous respectez toutes les lois locales lors de l’embauche d’employés et de contractors. Cela vous permet de vous concentrer sur votre activité pendant que le EOR gère les complexités légales et administratives de l’embauche à Cuba.

Naviguer dans la rémunération et la paie à Cuba nécessite une compréhension claire de son paysage économique unique. L'État joue un rôle important dans la fixation des structures salariales et des réglementations. À mesure que le secteur privé se développe et que l'investissement étranger augmente, il est essentiel de rester à jour avec les dernières règles pour attirer et retenir les talents tout en restant conforme.

Cycles de paie & structure salariale

À Cuba, le cycle de paie standard est mensuel. Vous payez généralement les employés une fois par mois, souvent vers la fin du mois. La méthode de paiement la plus courante est un virement bancaire direct sur le compte de l'employé.

Au-delà du salaire de base, les packages de rémunération à Cuba peuvent inclure diverses primes et allocations. Ceux-ci peuvent représenter une part importante du revenu total d’un employé, en particulier dans les entreprises avec des affiliations étrangères. Les ajouts courants au salaire de base comprennent :

• Primes de performance : Attribuées pour atteindre des objectifs individuels ou d'équipe.
• Prime d'ancienneté : Augmentation de salaire basée sur le nombre d'années de service dans votre entreprise.

Heures supplémentaires & minimums

Le salaire minimum national à Cuba est de 2 100 Pesos Cubains (CUP) par mois. Vous devez vous assurer que la rémunération mensuelle totale d’un employé ne tombe pas en dessous de ce montant pour un mois de travail standard.

Les heures supplémentaires sont toute activité effectuée au-delà de la journée de travail standard de 8 heures ou de la semaine de 44 heures. Vous devez rémunérer les employés pour les heures supplémentaires à 1,5 fois leur taux horaire habituel. Toutes les heures supplémentaires doivent être autorisées à l'avance.

Taxes et contributions de l'Employer of Record

En tant qu'Employer of Record à Cuba, vous êtes responsable de plusieurs contributions et taxes au nom de vos employés.

Taxes et déductions des employés

Vous devez retenir les taxes et cotisations de sécurité sociale sur les salaires de vos employés.

En Cuba, les avantages et les congés sont simples et axés sur le bien-être des employés. Le système garantit que vous pouvez offrir à votre équipe des congés essentiels et des protections. Cette approche favorise un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée et offre à vos employés une tranquillité d'esprit.

Congés légaux

La législation cubaine prévoit plusieurs types de congés payés pour les employés.

• Congé annuel : Les employés ont droit à un minimum de 30 jours civils de congé payé chaque année après avoir terminé une année de service.
• Congé maladie : Si un employé tombe malade, il peut prendre jusqu'à six mois de congé maladie payé. Après cela, il peut recevoir 60 % de son salaire. Un certificat médical est requis pour faire la demande de congé maladie.
• Congé de maternité et parental : Les employées reçoivent 18 semaines de congé de maternité payé. Celui-ci est généralement pris en six semaines avant et 12 semaines après la naissance. Elles peuvent également prendre 40 semaines supplémentaires de congé à 60 % de leur salaire normal. Cuba permet également le congé parental partagé.
• Congé de deuil : Les employés peuvent prendre une courte période de congé payé si un membre proche de la famille décède.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Votre équipe à Cuba a droit à un congé payé pour les jours fériés nationaux. Si un employé travaille un jour férié, il a généralement droit à une rémunération majorée.

Avantages complémentaires typiques

Alors que la législation du travail cubaine impose un ensemble solide d’avantages, certains employeurs offrent davantage pour attirer et retenir les talents.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place un plan d’avantages dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous. Nous gérons l’administration de tous les avantages légaux, en veillant à ce que vous soyez pleinement conforme aux lois du travail cubaines. Un EOR peut également vous aider à offrir des avantages complémentaires compétitifs pour attirer les meilleurs talents. Nous gérons tout, des cotisations de paie au suivi des congés, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Lorsque vous vous séparez d’un employé à Cuba, vous devez suivre un processus spécifique. La législation du travail cubaine protège les employés, il ne vous est donc pas possible de résilier un contrat sans motif valable. Le processus implique des étapes claires, depuis la notification jusqu’au calcul du dernier salaire. Comprendre ces règles est essentiel pour une sortie fluide et conforme.

Périodes de préavis

Lorsque vous décidez de résilier un employé, vous devez généralement lui accorder un préavis. La durée de ce préavis dépend de la durée de service de l’employé chez vous.

• Moins de deux ans d’ancienneté : préavis de 15 jours.
• Plus de deux ans d’ancienneté : préavis de 30 jours.
• Postes nécessitant un niveau d’études supérieur : préavis de 4 mois.

Si un employé démissionne, il doit également vous donner un préavis. Pour les contrats à durée indéterminée, un employé doit fournir un préavis de 30 jours. Pour les contrats temporaires, la période de préavis est de 15 jours.

En cas de faute grave, vous pouvez résilier un employé sans préavis.

Indemnités de départ

Que vous deviez ou non verser une indemnité de départ dépend de la raison de la résiliation.

• Résiliation avec motif : Si vous résiliez un employé pour une raison valable comme une faute grave ou une incapacité répétée à remplir ses fonctions, vous n’êtes pas obligé de payer une indemnité.
• Résiliation sans motif : Si vous résiliez un employé pour des raisons telles que restructuration ou suppression de poste, il a droit à une indemnité de départ.

Le montant de l’indemnité de départ est généralement calculé en fonction de la durée de service de l’employé et de son salaire moyen. Bien qu’il n’existe pas de droit statutaire universel à une indemnité dans tous les cas de licenciement, cela reste une pratique courante en cas de résiliation sans faute.

Lors de la résiliation, vous devez payer tous les jours de congé non pris.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Naviguer dans les détails de la législation du travail cubaine peut être complexe. Nous veillons à ce que chaque résiliation soit effectuée correctement et avec respect.

Voici comment nous gérons le processus pour vous :

• Vérification de conformité : Nous examinons les motifs de la résiliation pour garantir leur légalité selon la loi cubaine.
• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires, y compris la notification écrite de résiliation, et veillons à leur remise correcte.
• Calcul du dernier paiement : Nous calculons le paiement final, incluant tout salaire impayé, les congés accumulés et, si applicable, l’indemnité de départ.
• Communication claire : Nous facilitons une communication claire entre vous et l’employé sortant pour assurer un processus professionnel et fluide.

En gérant ces étapes, nous vous aidons à éviter les problèmes juridiques et à garantir une sortie équitable et conforme pour vos employés.

Naviguer dans le système de visas et de permis de travail de Cuba nécessite une compréhension claire des réglementations locales. Le processus est distinct et comporte des exigences spécifiques que vous devez suivre. Tout ressortissant étranger qui prévoit de travailler à Cuba doit obtenir un permis de travail. Il s'agit d'une étape obligatoire avant même de pouvoir faire une demande de visa de travail. L'ensemble du processus, depuis l'obtention du permis jusqu'au visa lui-même, peut prendre entre 6 et 10 semaines. C'est un système qui exige une planification minutieuse.

Visas d'emploi & réalités du parrainage

Pour embaucher un travailleur étranger, vous devez d'abord obtenir un permis de travail pour lui. Après l'approbation du permis de travail, l'employé peut faire une demande de visa de travail, connu sous le nom de visa D-2, auprès d'une ambassade ou d'un consulat cubain dans son pays d'origine.

Une réalité clé de ce processus est la nécessité d'une entité locale. La demande de permis de travail doit être soumise par une entreprise cubaine légalement enregistrée ou par une entreprise étrangère autorisée opérant à Cuba. C'est ici que le rôle d'un Employer of Record (EOR) devient crucial. Un EOR avec une entité établie à Cuba peut légalement parrainer des travailleurs étrangers, en gérant les demandes nécessaires auprès du Ministère du Travail et de la Sécurité Sociale.

Sans une entité locale, votre entreprise ne peut pas parrainer directement un permis de travail. Cela rend le partenariat avec un EOR la voie la plus pratique pour employer des travailleurs à Cuba.

Voici une ventilation des exigences typiques pour une demande de permis de travail :

• Un passeport valide
• Le contrat de travail
• La preuve de l'enregistrement légal de l'employeur à Cuba
• Les qualifications de l'employé, comme diplômes ou certificats
• Un certificat médical

Les permis de travail sont généralement délivrés pour un an et peuvent être renouvelés. Il est conseillé de commencer le processus de renouvellement au moins 60 jours avant l'expiration du permis en cours.

Conformité aux voyages d'affaires

Pour les voyages d'affaires de courte durée, tels que réunions ou conférences, un visa d'affaires spécifique est nécessaire. Vous ne pouvez pas exercer d'activités commerciales avec un visa touristique. Utiliser le mauvais visa peut entraîner des problèmes avec la douane ou même un refus d'entrée.

Une exigence cruciale pour le visa d'affaires est une lettre d'invitation d'une entreprise cubaine ou de votre partenaire commercial dans le pays. Cette lettre confirme le but de votre voyage.

Voici les documents habituels nécessaires pour une demande de visa d'affaires :

• Un passeport valide avec au moins six mois de validité
• Un formulaire de demande de visa dûment rempli
• Une lettre d'invitation de l'entreprise cubaine
• La preuve que vous disposez de fonds suffisants pour votre séjour
• Votre itinéraire de voyage, y compris les détails du vol et de l'hébergement

Le visa d'affaires est généralement accordé pour un séjour de 30 jours et peut être prolongé de 30 jours supplémentaires pendant votre séjour à Cuba. De plus, tous les voyageurs doivent remplir le formulaire en ligne D'Viajeros pour la douane et la santé dans les sept jours suivant leur arrivée et présenter le code QR généré lors de l'entrée.