Employer of Record in Botswana

Un Employer of Record, ou EOR, est une entreprise qui embauche et paie légalement des employés en votre nom dans un autre pays. Si vous souhaitez embaucher quelqu’un au Botswana mais que vous ne disposez pas d’une entité légale sur place, un EOR rend cela possible. L’EOR gère toutes les tâches RH locales telles que la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec les lois du travail botswanaises. Cela signifie que votre nouveau membre de l’équipe est officiellement employé par l’EOR, mais il travaille pour vous et votre entreprise. Pour les entreprises souhaitant recruter des talents au Botswana, un fournisseur d’EOR comme Rivermate peut simplifier le processus.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Botswana

L’utilisation d’un EOR au Botswana simplifie le recrutement et la gestion des employés. Vous trouvez le talent, et l’EOR s’occupe de la partie légale et administrative de l’emploi.

Voici comment cela fonctionne généralement :

• Vous sélectionnez votre candidat : Vous recrutez et choisissez la personne que vous souhaitez embaucher au Botswana.
• L’EOR l’embauche : L’EOR embauche légalement l’employé en votre nom. Il devient l’employeur officiel et enregistré au Botswana.
• Contrats et intégration : L’EOR prépare un contrat de travail conforme aux lois du travail botswanaises. Il gère toute la paperasserie d’intégration, en veillant à ce que votre nouvelle recrue soit correctement enregistrée.
• Paie et taxes : L’EOR gère toutes les tâches liées à la paie. Cela inclut le calcul du salaire, la retenue des taxes appropriées et la contribution à la sécurité sociale selon la législation botswanaise.
• Administration des avantages sociaux : Ils peuvent offrir à vos employés des packages d’avantages compétitifs, souvent à de meilleurs tarifs que vous ne pourriez obtenir seul.
• Conformité : L’EOR reste informé des réglementations en matière d’emploi au Botswana, afin que vous n’ayez pas à vous en soucier. Il gère les responsabilités RH et légales, réduisant ainsi votre risque.
• Support RH continu : L’EOR fournit un point de contact local pour votre employé afin de répondre à ses questions concernant son emploi, sa rémunération ou ses avantages.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Botswana

Utiliser un EOR au Botswana est une solution pratique pour les entreprises qui souhaitent développer leurs équipes sans passer par la création d’une entité locale. Cela vous permet d’entrer sur le marché rapidement et efficacement, vous donnant la liberté de vous concentrer sur vos objectifs commerciaux plutôt que sur des obstacles administratifs. Un EOR assume la responsabilité légale de l’emploi, ce qui réduit considérablement votre risque et vous assure de respecter les lois locales dès le premier jour.

Voici quelques raisons clés d’utiliser un EOR :

• Recruter sans entité locale : Vous pouvez constituer une équipe au Botswana sans le temps et les coûts liés à la création d’une entité légale dans le pays.
• Entrée sur le marché plus rapide : Vous pouvez intégrer de nouveaux employés en quelques jours ou semaines, au lieu des mois nécessaires pour créer une société.
• Assurer la conformité légale : Les EOR disposent d’une expertise en matière de lois du travail botswanaises, vous aidant à éviter les erreurs avec les contrats, les taxes et les procédures de licenciement.
• Économiser de l’argent : Utiliser un EOR est souvent plus abordable que les coûts liés à la création et à la gestion d’une filiale étrangère.
• Se concentrer sur votre activité : En laissant un EOR gérer l’administration RH, vous pouvez vous concentrer sur la gestion du travail quotidien de vos employés et la croissance de votre entreprise.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Botswana comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Botswana.

Recruter au Botswana nécessite de comprendre son paysage unique de l'emploi. Les lois du travail du pays sont conçues pour protéger les employés, il est donc important de bien connaître les détails. Ce guide vous accompagnera à travers les aspects clés du recrutement au Botswana, des contrats aux Contractors.

Contrats de travail & clauses indispensables

Bien que les accords d'emploi oraux puissent être valides, un contrat écrit est toujours la meilleure option pour la clarté et la protection juridique. La Employment Act est la principale loi régissant les relations d'emploi au Botswana.

Voici les clauses essentielles à inclure dans vos contrats de travail :

• Parties au contrat : Noms complets de l'employeur et de l'employé.
• Détails du poste : Un titre de poste clair et une description des tâches.
• Date de début : La date officielle de début de l'emploi.
• Lieu de travail : La localisation principale où l'employé sera basé.
• Heures de travail : Les heures de travail prévues.
• Rémunération : Détails sur le salaire, la fréquence de paiement et le mode de paiement.
• Droits aux congés : Informations sur les congés annuels et maladie.
• Résiliation : La période de préavis requise pour la résiliation par l'une ou l'autre des parties.

Périodes d'essai

Les périodes d'essai au Botswana permettent d'évaluer l'adéquation d'un nouvel employé. La durée maximale dépend du niveau de compétence de l'employé.

Pendant la période d'essai, vous ou l'employé pouvez résilier le contrat avec un préavis de 14 jours. Une raison pour la résiliation n'est pas légalement requise durant cette période.

Heures de travail & heures supplémentaires

Les heures de travail standard au Botswana sont limitées à 48 heures par semaine.

• Semaine de 5 jours : Un maximum de 9 heures par jour.
• Semaine de 6 jours : Un maximum de 8 heures par jour.

Tout travail effectué au-delà de ces heures est considéré comme des heures supplémentaires et doit être rémunéré à un taux supérieur. Les heures supplémentaires sont limitées à 14 heures par semaine.

Jours fériés & jours régionaux

Les employés ont droit à un congé payé lors des jours fériés. Voici la liste des jours fériés au Botswana pour 2025 :

• 1er janvier : Jour de l'An
• 2 janvier : Congé du Nouvel An
• 18 avril : Vendredi Saint
• 21 avril : Lundi de Pâques
• 1er mai : Fête du Travail
• 29 mai : Ascension
• 1er juillet : Jour de Sir Seretse Khama
• 21 juillet : Jour des Présidents
• 30 septembre : Jour du Botswana
• 1er octobre : Jour du Botswana (jour férié)
• 25 décembre : Noël
• 26 décembre : Lendemain de Noël

Recrutement de Contractors au Botswana

Recruter des Contractors indépendants au Botswana peut offrir de la flexibilité. Les Contractors sont des professionnels auto-entrepreneurs qui gèrent leur propre travail, emploi du temps et taxes. Ils ne bénéficient pas d'avantages employés comme le congé payé ou l'indemnité de licenciement.

Cependant, une mauvaise classification d'un employé en tant que Contractor peut entraîner des risques juridiques et financiers importants, notamment des arriérés d'impôts et des pénalités. La nature de la relation de travail est plus importante que la rédaction du contrat pour déterminer le statut d’un travailleur.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter ces risques. Un EOR agit en tant qu'employeur légal pour vos travailleurs, garantissant la conformité avec les lois du travail locales. Cela vous permet de recruter des talents au Botswana sans créer une entité locale et réduit les risques liés à la mauvaise classification des employés.

En Botswana, gérer la rémunération et la paie signifie suivre les lois spécifiques du pays. Les principales lois à connaître sont la Employment Act, la Income Tax Act et la Vocational Training Act. Vous devez vous inscrire auprès du Botswana Unified Revenue Service (BURS) dans les 14 jours suivant l'embauche de votre premier employé. Bien qu'il n'existe pas de sécurité sociale nationale, il y a d'autres règles à respecter concernant des éléments tels que les détails des fiches de paie et le paiement des salaires à temps.

Cycles de paie & structure des salaires

Vous et votre employé convenez de la période de paie, qui est ensuite indiquée dans le contrat de travail. La plupart des entreprises effectuent la paie mensuellement. Les salaires sont généralement versés entre le 15 et la fin du mois. Le salaire moyen est d'environ 7 692 BWP par mois. Cependant, cela peut varier en fonction de l'expérience, de la formation et du secteur d'activité.

Heures supplémentaires & minimums

La semaine de travail standard en Botswana est de 48 heures. Vous pouvez faire travailler vos employés jusqu'à un maximum de 9 heures par jour pour une semaine de 5 jours ou 8 heures par jour pour une semaine de 6 jours. Les heures supplémentaires sont plafonnées à 14 heures par semaine et sont payées à 150 % du taux normal. Le travail pendant les jours fériés ou les jours de repos est payé à 200 %. À partir du 1er janvier 2025, le salaire minimum est de BWP 9,06 par heure pour la plupart des secteurs. Pour les ouvriers agricoles et les travailleurs domestiques, le salaire minimum est de BWP 1 500 par mois.

Taxes et cotisations de l'employeur

Bien qu'il n'y ait pas de cotisations de sécurité sociale, vous avez d'autres obligations en tant qu'employeur.

Taxes et déductions des employés

Vous êtes responsable de la retenue de l'impôt sur le revenu Pay As You Earn (PAYE) sur les salaires de vos employés.

En Botswana, offrir des avantages sociaux compétitifs aux employés et comprendre les politiques de congé est essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents. Les lois du travail du pays établissent un cadre clair pour les normes minimales. Cela garantit l'équité et vous offre une base solide pour construire un package d’avantages complet.

Congés légaux

La loi sur l'emploi en Botswana définit les droits aux congés obligatoires pour tous les employés.

• Congé annuel : Vous devez accorder un minimum de 15 jours ouvrables de congé annuel payé par an. Au moins 8 de ces jours doivent être pris dans les 6 premiers mois du cycle de congé.
• Congé maladie : Les employés ont droit à un minimum de 20 jours de congé maladie payé par an. Un certificat médical d’un médecin enregistré est requis pour valider l’absence.
• Congé de maternité : Les employées enceintes bénéficient de 12 semaines de congé de maternité. Celui-ci est généralement pris en 6 semaines avant la naissance et 6 semaines après. La rémunération pendant ce congé est d’au moins 50 % du salaire de base de l’employée.

Jours fériés publics & jours fériés régionaux

Il n’y a pas de jours fériés régionaux en Botswana. La nation observe les jours fériés publics suivants :

Avantages complémentaires typiques

Pour rester compétitif, vous devriez envisager d’offrir des avantages qui dépassent les exigences légales.

Comment un Employer of Record peut aider à la mise en place des avantages

Naviguer dans les lois du travail d’un nouveau pays et comprendre les attentes culturelles en matière d’avantages peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR vous aide à :

• Assurer une conformité totale avec les lois du travail en Botswana.
• Gérer correctement tous les droits aux congés légaux.
• Offrir des avantages complémentaires compétitifs et adaptés culturellement.
• Gérer toute l’administration des avantages, vous faisant gagner du temps et des ressources.

En collaborant avec un EOR, vous pouvez fournir en toute confiance à votre équipe en Botswana un package d’avantages complet et conforme dès le premier jour.

Lorsqu'une relation d'emploi au Botswana prend fin, vous devez suivre un processus spécifique. Vous ne pouvez pas simplement licencier un employé. Vous devez avoir une raison valable et suivre les procédures légales appropriées. Les raisons valables pour une résiliation incluent une mauvaise conduite, une mauvaise performance ou une redondance.

Périodes de préavis

Vous devez fournir aux employés un préavis écrit de la résiliation. La durée du préavis dépend du contrat de l'employé et de la fréquence de leur paiement. Si un employé est payé mensuellement, il a droit à un préavis d'un mois. Pour les employés payés hebdomadairement, la période de préavis est généralement d'une semaine. Vous pouvez choisir de payer un employé en lieu et place du préavis. Si votre contrat de travail prévoit une période de préavis plus longue que le minimum légal, c'est cette période qui s'applique.

Indemnité de départ

Les employés ont droit à une indemnité de départ s'ils ont été employés de façon continue pendant au moins 60 mois. Cela ne s'applique pas si l'employé est licencié pour faute grave.

Voici comment vous calculez l'indemnité de départ :

Comment Rivermate gère les sorties conformes

Nous vous aidons à naviguer dans la complexité des départs d'employés au Botswana. Nous veillons à ce que chaque résiliation soit gérée de manière conforme et respectueuse.

Voici comment nous gérons le processus :

• Documentation : Nous préparons tous les documents nécessaires à la résiliation, en veillant à ce qu'ils respectent les exigences légales du Botswana.
• Calcul du dernier salaire : Nous calculons précisément le dernier paiement de l'employé, y compris tout salaire impayé, congés accumulés et indemnités de départ.
• Vérification de conformité : Nous examinons chaque cas de résiliation pour garantir qu'il suit les procédures correctes et qu'il a une raison valable, minimisant ainsi vos risques juridiques.
• Communication claire : Nous vous aidons à communiquer la décision de résiliation à votre employé de manière claire et professionnelle.

Obtenir les visas et permis de travail appropriés au Botswana est essentiel pour vous et votre équipe. Le processus peut être complexe, et les règles peuvent parfois sembler floues. Les autorités ont le pouvoir d’ajouter des exigences au cas par cas, il est donc important d’être préparé. Pour qu’un étranger puisse travailler au Botswana, il lui faut un permis de travail valide.

Réalités des visas d’emploi & du parrainage

Le système du Botswana est conçu pour privilégier l’embauche de ses citoyens. C’est la chose la plus importante à comprendre concernant le parrainage d’employés étrangers. Avant de pouvoir obtenir un permis de travail pour un membre de l’équipe internationale, vous devez prouver que vous avez tenté d’embaucher un citoyen local pour le poste en premier lieu.

Cela signifie que vous devrez fournir la preuve que vous avez diffusé l’offre d’emploi localement. L’annonce doit avoir été publiée pendant au moins 14 jours et ne doit pas dater de plus de six mois.

Il existe quelques principaux types d’autorisation de travail :

• Permis de travail : C’est l’autorisation standard pour un emploi à long terme. Elle est généralement valable jusqu’à deux ans et peut être renouvelée.
• Permis de travail temporaire : Pour des projets à court terme, ce permis est généralement délivré pour une durée maximale de six mois.
• Certificat d’exemption : Il concerne les rôles considérés comme critiques pour les intérêts du pays.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à naviguer dans ce processus, mais ils doivent respecter les mêmes règles. Un EOR ne peut contourner l’obligation de privilégier l’embauche locale. La façon la plus pratique de parrainer un travailleur étranger est pour des rôles nécessitant des compétences difficiles à trouver au Botswana.

Pour obtenir un permis de travail, votre employé devra généralement fournir :

• Une offre d’emploi valide et un contrat de travail.
• Un formulaire de demande rempli.
• Des copies certifiées conformes de leur passeport, certificat de naissance, et diplômes.
• Un rapport médical et un certificat de police.
• Un CV et des photos d’identité.

Conformité aux voyages d’affaires

Pour des visites d’affaires de courte durée, vous n’avez pas toujours besoin d’un permis de travail complet. Si votre employé vient au Botswana pour une courte période, il existe quelques options.

Un Permis de travail temporaire peut être délivré pour des missions jusqu’à six mois.

Une autre option est un visa de visiteur incluant un certificat d’exemption. Cela permet des activités professionnelles pour une durée maximale de trois mois. Il est important de savoir qu’il s’agit d’un travail temporaire, et non d’un emploi à long terme. Si vous avez un poste à long terme, vous devez demander un permis de travail approprié.