Sanctions pour les employeurs qui déposent tardivement les formulaires W-2 auprès de l'IRS

Il n’est pas rare que des employeurs oublient de déposer leurs formulaires W2 auprès de l'IRS avant la date limite du 31 janvier. Mais cela peut arriver, et si cela se produit, vous devez savoir à quoi vous êtes confronté.

Le non-respect des obligations est traité avec une grande rigueur par l'IRS car ils souhaitent en décourager l’usage, donc malheureusement, il y aura des pénalités pour dépôt tardif. Nous analysons les types de pénalités que vous pouvez vous attendre à payer, combien de temps vous avez pour corriger le problème, et quelles mesures vous pouvez prendre pour éviter des pénalités à l’avenir.

Points clés à retenir

• Les employeurs doivent déposer les formulaires W2 auprès de l'IRS avant le 31 janvier pour éviter de payer des pénalités.
• Les pénalités pour dépôt tardif varient entre 60 $ et 340 $ par formulaire. Les amendes pour mépris intentionnel dépassent 680 $ par formulaire.

Pourquoi est-il important de déposer le formulaire W2 avant la date limite ?

Le formulaire W2 est la déclaration principale de salaire et d'impôt requise par l'Internal Revenue Service (IRS) et la Social Security Administration (SSA). Ce document indique le montant de l’impôt sur le revenu, de la sécurité sociale, et de Medicare qui ont été retenus sur les salaires des employés durant une année fiscale donnée. Ces agences fédérales rapprochent les chiffres de déclaration de salaire et de retenues fiscales à partir de ces rapports.

Si le problème concerne également l’employeur ne fournissant pas un W2 à l’employé dans les délais, alors les déclarations fiscales personnelles ne peuvent pas non plus être complétées.

On peut imaginer le bouleversement que cela cause lorsque les employeurs ne soumettent pas les formulaires W2 à temps. Non seulement l'IRS et la SSA ne peuvent pas clôturer rapidement l’année fiscale, mais les employés doivent soumettre des formulaires alternatifs, et peuvent également payer des pénalités pour dépôt tardif s’ils ignorent les procédures alternatives.

Vous manquez de respecter des délais parce que vous gérez une paie multi-juridictionnelle et des soumissions W2 ? Si c’est le cas, vous pouvez envisager un Employer of Record, comme Rivermate (surtout si vous avez des employés en télétravail). Nous gérerons les dépôts réglementaires pour vous. Parlez à l’un de nos experts RH pour voir comment nous pouvons collaborer avec vous.

Pourquoi devez-vous payer des pénalités pour le dépôt tardif des W2 ?

Notre discussion met en évidence que les implications des dépôts tardifs des W2 deviennent plus claires. Parce qu’ils entravent plusieurs processus gouvernementaux, l'IRS souhaite décourager la non-conformité généralisée. Les pénalités sont une réponse punitives pour la non-soumission ou le dépôt tardif. La théorie est que, lorsque cela a un coût pour le contribuable, cela dissuade de futures erreurs.

Pour cette raison, il est peu probable que vous évitiez de payer des pénalités pour la soumission tardive des W-2. L'IRS applique généralement ses règles de pénalités de manière cohérente. Pour des infractions graves et répétées, l'IRS peut même appliquer des pénalités pénales, mais ces cas peuvent être évités en restant simplement en conformité.

Deadlines précis pour la déclaration des formulaires W2

La principale date limite pour la soumission du W2 est le 31 janvier de chaque année. Si cette date tombe un week-end ou un jour férié, elle est généralement repoussée au premier jour ouvrable suivant. L'IRS publie chaque année des dates limites précises, qui s’appliquent aussi bien aux dépôts papier qu’électroniques. Les employeurs doivent soumettre les copies W2 des employés à la même date.

Toute personne souhaitant demander une extension pour le dépôt d’un W2 à la SSA doit le faire avant la date limite. Cela se fait en utilisant le formulaire 8809, qui concerne le dépôt de déclarations d’informations (W2, et 1099-NEC pour les indépendants). Les extensions sont accordées pour une période de 30 jours et uniquement pour des raisons spécifiques, telles que catastrophes naturelles, incendies ou maladies graves.

Pénalités potentielles pour dépôt tardif des W2

Une fois la date limite du 31 janvier (ou autre date publiée) dépassée, des pénalités sont automatiquement appliquées pour les W2 non déposés. C’est pourquoi une soumission en temps utile est essentielle. Dès que vous commencez à encourir des pénalités, vous pouvez vous attendre à ce qu’elles augmentent jusqu’à ce que vous soumettiez les informations nécessaires. Elles ne seront probablement pas supprimées, et tout retard supplémentaire peut conduire à des actions plus graves.

Les pénalités sont calculées par formulaire et peuvent être ajustées en fonction de l’inflation. Les manquements dans la déclaration d’informations sont punis selon une structure hiérarchisée. En gros, plus vous tardez à soumettre les formulaires, plus vous payez en pénalités.

Délai	Pénalité	Maximum
Déposé dans les 30 jours suivant la date limite	60 $ par forme	664 500 $ par année.

225 000 $ pour les petites entreprises. |
| 31 jours - 1er août | 130 $ par forme | 1 993 500 $ par année.

664 500 $ pour les petites entreprises |
| Après le 1er août | 340 $ par forme | 3 987 000 $ par année.

1 329 000 $ pour petites entreprises |
| Mépris intentionnel | 680 $ par forme | Pas de limite supérieure |

L’IRS détermine le « mépris intentionnel » en utilisant plusieurs critères, notamment :

• Si vous avez un historique de soumissions tardives de W2.
• La rapidité avec laquelle le problème a été traité une fois découverts.
• La réponse aux demandes de l'IRS pour corriger le problème.
• Si une décision commerciale intentionnelle a été prise pour éviter la soumission du W2 afin d’échapper à d’autres obligations financières. Cela est considéré comme très sérieux et peut entraîner des pénalités, amendes ou poursuites séparées.

Si une entreprise peutJustifier une raison sérieuse de non-conformité (catastrophe naturelle, décès du propriétaire, maladie grave, etc.) ou montrer qu’un professionnel de la fiscalité a fourni de fausses informations, l'IRS ne classera pas cela comme un mépris intentionnel.

Autres raisons pouvant entraîner des pénalités liées aux formulaires W2

Il existe plusieurs autres raisons pour lesquelles des pénalités peuvent être émises concernant les soumissions W2. Il s’agit généralement d’erreurs liées à la précision de la soumission, qui interfèrent avec le reporting effectué par les autorités fédérales.

• Numéros de renseignements fiscaux manquants (TIN).
• Informations requises manquantes.
• Dépôt de formulaires papier alors que la déclaration électronique est requise.
• Non-fourniture des copies aux employés.
• Dépôt de formulaires frauduleux.

Un employeur pourrait faire face à des pénalités supplémentaires coûteuses selon la situation. Par exemple, des erreurs dans les informations peuvent être corrigées avec les formulaires W2c et W3, et doivent être faites dès que possible après la date limite. Mais si l’IRS détecte une fraude potentielle, l'entreprise risque des pénalités civiles et une poursuite pénale potentielle.

Pour les entreprises gérant des employés à distance (localement ou à l’échelle mondiale), la conformité W2 peut être complexe. En collaborant avec un Employer of Record, vous pouvez transférer la conformité réglementaire hors de votre entreprise. Parlez à un expert Rivermate pour voir comment cela fonctionnerait.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant pour rectifier les dépôts tardifs des W2

Si vous avez manqué la date limite pour les W2, il faut agir rapidement. N’attendez pas la prochaine saison fiscale. Si vous pouvez rectifier le problème dans les 30 jours suivant la date limite, vous paierez une pénalité moindre de 60 $ par formulaire contre 340 $ ou plus.

1. Déposez dans les 30 jours suivant la date limite

Soumettez vos W2 restants à la Social Security Administration (SSA) dès que possible (en vérifiant que l’information est exacte avant l’envoi). Il est conseillé d’utiliser à ce moment-là le portail SSA Business Service Online pour une soumission rapide et une confirmation de réception.
Vous paierez toujours une pénalité pour dépôt tardif de 60 $ par formulaire, sauf si vous avez demandé et obtenu une extension.

2. Déposez avant le 1er août

Si vous ne pouvez pas respecter le délai de 30 jours, votre prochaine priorité doit être de faire une déclaration précise au plus tard le 1er août. Si vous n’avez pas émis de formulaires W2 aux employés entre le 31 janvier et la fin de la saison fiscale, vous devriez privilégier cette étape. Les pénalités seront alors de 130 $ par formulaire, avec un plafond de 1 993 500 $ par an et 664 500 $ pour les petites entreprises. Le montant augmente considérablement en fonction du retard.

L’étape suivante impliquera des pénalités beaucoup plus lourdes et une éventuelle vérification pour comprendre les raisons du non-respect. Cette étape doit être évitée autant que possible car elle peut mettre les employeurs dans une situation difficile.

3. Corrigez les erreurs sur les soumissions W2
Si le problème concerne des informations incorrectes ou omises, la solution la plus simple est de soumettre le formulaire correct dans les 30 jours suivant la date limite (aussi tôt que possible).

4. Prévenez la récurrence
En même temps que vous rectifiez le problème actuel, mettez en place ces étapes simples pour éviter tout paiement de pénalités.

• Effectuez une reconciliation de la paie avant la fin de l’année, en vous assurant que toutes les informations sont exactes. Vérifiez toujours les W2 avant la soumission. Cette étape à elle seule peut vous éviter une perte financière.
• Vérifiez tous les TIN de vos employés et indépendants avant la fin de l’année.
• Attribuez la responsabilité de la soumission des W2 et autres déclarations d’information à une seule personne. Faites de cette personne la responsable du dépôt dans les délais fixés.
• Utilisez un logiciel de paie qui vous aide à préparer le W2 dans un format accepté par l’SSA.

Conclusion

Les pénalités pour la non-livrabilité ou le dépôt tardif des formulaires W2 auprès de l’SSA entraînent des sanctions punitives importantes pour les employeurs. Plus vous tardez à corriger la situation, plus les pénalités à payer seront élevées.

L’objectif principal est de rectifier la situation dès que possible et de répondre rapidement à toute correspondance de l’IRS engendrée par le non-respect des obligations.

Pour les employeurs ayant des situations d’emploi particulières, comme travailleurs à distance mondiaux (y compris les citoyens américains) et indépendants, une solution existe sous la forme d’un Employer of Record ou d’un Contractor of Record, qui garantira que toute la conformité réglementaire soit respectée. Cela déchargera totalement votre entreprise de la responsabilité des soumissions W2 ou 1099-NEC.

FAQ : Pénalité pour employeur qui ne transmet pas le W2

1. Un employeur peut-il rencontrer des problèmes pour ne pas avoir envoyé le W2 ?

Oui, un employeur peut rencontrer des problèmes pour ne pas avoir respecté la date limite. Des pénalités sont appliquées dès que la date limite est dépassée, selon un barème progressif. Plus les formulaires restent en suspens longtemps, plus la montant des pénalités est élevé. En cas de non-conformité volontaire ou négligente (définie comme le refus conscient et délibéré de se conformer à une demande), des conséquences plus graves peuvent être prises.

2. Que se passe-t-il si un employeur ne transmet pas de W2 ?

Un employeur doit, par obligation légale, fournir un W2 à un employé avant le 31 janvier (ou une date fixée la plus proche). Un employé doit contacter l’employeur une fois cette date dépassée pour demander le document, et si aucune réponse n’est obtenue, peut contacter l’IRS au 800-829-1040 après le 15 février. Si aucun formulaire n’a été reçu avant la date fiscale, utilisez le formulaire 4852 pour transmettre l’information.

3. Quels formulaires doivent être soumis à l’IRS pour des indépendants ?

L’IRS exige que les employeurs soumettent deux formulaires différents pour la rémunération. Un pour les salaires des employés, appelé formulaire W2. L’autre concerne les indépendants, le formulaire 1099-NEC (rémunération non-employé). Le 1099-NEC doit être déposé avant le 31 janvier, et indique les paiements de 600 $ ou plus pour l’année fiscale. Si un indépendant n’a pas soumis de formulaire W9, vous devrez effectuer une « retenue de secours » sur les paiements, puis soumettre le formulaire 945 pour déclarer cela.