Qu'est-ce qu'un Employé 1099 ? Le guide essentiel pour les employeurs

Strictly speaking, il n’existe pas de véritable employé 1099. C’est un peu un terme inapproprié, mais qui est souvent utilisé pour désigner un independent contractor. Cela montre à quel point les termes peuvent facilement être la cause d’une mauvaise classification des travailleurs, ce qui peut compromettre votre entreprise auprès des autorités locales.

Dans ce «Guide essentiel pour les employeurs», nous expliquons comment les choses peuvent se mélanger, pourquoi la mauvaise classification des travailleurs est néfaste pour les affaires, et comment vous pouvez éviter de commettre des erreurs courantes liées à l’embauche d’independent contractors.

Principaux enseignements

• Un employé 1099 est un independent contractor, et n’est pas classifié comme un employé W 2 en vertu des lois fédérales et étatiques.
• La mauvaise classification des employés engendre des implications financières importantes et peut entraîner une atteinte à la réputation.

Qu’est-ce qu’un employé 1099 ?

Un employé 1099 est un terme utilisé pour désigner un independent contractor. Ce terme provient de 1099-NEC (Compensation Non-Employé), qui est soumis à l’Internal Revenue Service par les entreprises qui embauchent des contractors.

Cependant, comme indiqué précédemment, personne ne peut légalement être appelé un employé 1099. Il existe de très bonnes raisons à cela qui dépassent la simple sémantique. Un worker 1099 est une personne indépendante, auto-entrepreneur, et par conséquent, vous ne retenez pas d’impôt fédéral sur le revenu, de cotisations Sécurité Sociale ou Medicare sur leur salaire.

Ils sont responsables de leurs propres obligations fiscales sous forme de taxe d’auto-entrepreneur, et ne reçoivent aucun avantage de votre entreprise. Cela exclut un contractor de la classification en tant qu’employé W2.

Avant d’aller plus loin, il existe une autre relation de travail souvent mal comprise. Cela est expliqué en détail dans ‘Subcontractor vs independent contractor, et peut vous aider à mieux définir les relations avec les contractors.

Employé ou independent contractor ? Quelle est la différence ?

Maintenant que nous avons fait la distinction importante entre un employé W-2 et un independent contractor, il est plus clair que la différence ne réside pas dans les termes, mais dans où se trouve le contrôle et l’indépendance. Voici une explication.

L’IRS utilise un Test de Droit Commun basé sur trois catégories pour définir le contrôle à des fins de taxes sur l’emploi :

Contrôle comportemental

Cela concerne qui contrôle le travail effectué et comment il est livré. Pour les employés, l’entreprise :

• Fixe les horaires de travail.
• Est responsable de la formation et de la gestion des performances.
• Paie les taxes d’emploi au nom de l’employé.
• Supervise le travail quotidien selon les règles de l'entreprise, et le travailleur est contrôlé par un manager ou superviseur.
• Considère la personne comme un travailleur de la société.

Pour les independent contractors, les objectifs sont différents :

• Le contractor décide de la manière dont le travail est effectué (procédural).
• Il utilise ses propres outils et ressources pour réaliser le travail, la tâche ou le projet.
• Il ne reçoit aucune formation de la part de l’entreprise cliente.
• Il est évalué sur les résultats convenus dans le contrat.

Contrôle financier

Cette catégorie détermine qui contrôle l’aspect financier de la relation de travail. Elle teste si l’employeur a une influence et un contrôle directs sur les aspects commerciaux du travailleur.

Un employé ne contrôle pas directement les finances de l’entreprise ni leur utilisation. Il est :

• Payé à l’heure, hebdomadairement ou mensuellement par l’employeur.
• Remboursé pour les dépenses liées à l’accomplissement des tâches ou au déplacement pour l’entreprise.
• Fournit avec les outils, ressources et équipements nécessaires pour effectuer leur travail.
• Exempté des risques liés aux profits ou pertes de l’entreprise.

Un contractor indépendant, quant à lui :

• Est payé après avoir soumis une facture à l'entreprise cliente.
• Est responsable du paiement de ses propres dépenses professionnelles et de leur déduction lors de la déclaration fiscale.
• Achète ses propres outils et équipements pour réaliser les objectifs convenus.
• Doit gérer le profit ou la perte financière liée à la gestion de son entreprise.

Type de relation

La dernière catégorie dans le Test de Droit Commun de l’IRS concerne la permanence et l’intégration de la relation de travail.

Employé	Independent Contractor
Contrat de travail permanent.	Contrat temporaire basé sur le projet ou la tâche, qui prend fin à l’issue.
Bénéficie d’avantages de l’entreprise dans le cadre de la relation d’emploi.	Ne reçoit aucun avantage de l’entreprise cliente.
Est une partie intégrante des opérations principales de l’entreprise.	Opère une entreprise distincte, et n’est donc pas intégrée aux opérations principales de l’entreprise cliente.
Est considéré comme faisant partie de l’entreprise et de l’équipe.	N’est pas un membre reconnu d’une équipe ou d’un département dans l'entreprise cliente.

Ce système de classification de l’IRS aide les employeurs à différencier clairement les employés W2 et les travailleurs indépendants (contractors). Les propriétaires d’entreprises qui suivent strictement ces lignes directrices peuvent éviter les conséquences désagréables de la mauvaise classification des employés, telles que les amendes, pénalités, rémunérations et avantages non versés.

Quelles sont les implications de la mauvaise classification des travailleurs ?

Protéger votre entreprise contre les problèmes de mauvaise classification ne concerne pas seulement la conformité, mais constitue aussi une stratégie financière intelligente. Les pertes financières qui surviendront si l’IRS ou l’État modifient la classification du travailleur réduiront votre résultat net, et si vous êtes une petite entreprise, cela pourrait avoir des conséquences plus graves. La vision globale de ce pour quoi vous pouvez être tenu responsable ressemble à ceci :

• Responsabilité fiscale impayée (telles que la retenue d’impôt sur le revenu et les taxes sur la paie).
• Part patronale de la Sécurité Sociale et de Medicare.
• Taxes de chômage étatiques.
• Assurance accident du travail.
• Rémunérations en retard (y compris les heures supplémentaires et les congés payés).
• Pénalités pour non-respect du salaire minimum.
• Bénéfices liés au type d’emploi (ex. régime de pension, plans de retraite, assurance santé).

Comment la mauvaise classification des travailleurs se produit-elle ?

Vous vous demandez peut-être comment il est possible de classer à tort des employés W-2 comme des contractors et vice versa. Parfois, c’est une façon d’économiser de l’argent. Embaucher un salarié traditionnel coûte beaucoup plus cher qu’un indépendant.

Vous n’avez pas besoin de fournir des avantages aux employés, et vous ne êtes pas responsable du passif fiscal ou du paiement de l’assurance chômage. D’autres fois, il s’agit de gérer les effectifs ou de lignes de démarcation floues entre employés, contractors et sous-traitants.

Quelle que soit la raison, la Fair Labor Standards Act et l’IRS fournissent des directives claires, et il est donc risqué de mal classifier un employé. La situation devient encore plus complexe lorsque vous souhaitez embaucher et rémunérer des contractors dans d’autres pays.

Chaque pays dispose de ses propres règles régissant la classification des employés, et les conséquences de la non-conformité sont tout aussi perturbatrices. Si vous souhaitez approfondir la gestion des contractors mondiaux, ‘Comment gérer efficacement les contractors globaux’ est le guide complet pour l’embauche, l’intégration et le paiement des contractors à l’échelle mondiale.

Comment éviter la mauvaise classification avec un Contractor of Record (COR)

Une des solutions pour naviguer dans ces défis est de s’associer avec une Contractor of Record (COR), comme Rivermate. La COR embauche le contractor, en le classifiant correctement selon les lois et règlements locaux. Elle rédige aussi des contrats infaillibles, vous protégeant contre les échappatoires, et peut intégrer des contractors en quelques heures.

Avec Rivermate, vous pouvez gérer la relation avec votre contractor directement sur la plateforme Rivermate. Elle donne accès aux factures des contractors pour votre approbation, et Rivermate paie le contractor une fois que vous avez approuvé la facture. Rien de plus simple. Discutez avec un expert Rivermate de vos besoins concernant les contractors.

Quand devriez-vous reclasser votre travailleur

En répondant à ces questions simples, vous pourrez classifier correctement vos travailleurs. Le point de départ est toujours : «Les aspects du travail du travailleur sont-ils contrôlés directement par l’entreprise ?»

Question	Indicateur Employé	Indicateur Contractor
Qui contrôle comment et quand le travail est effectué ?	Entreprise	Contractor
Qui fixe les horaires de travail et autres règles du travail ?	Entreprise	Contractor
Qui fournit les outils, l’équipement et les ressources ?	Entreprise	Contractor
Qui paie les impôts fédéraux et étatiques sur le revenu ?	Entreprise	Contractor
Mode de paiement ?	Salaire horaire, journalier, hebdomadaire ou mensuel	Facture
A-t-il plusieurs clients non liés à la société ?	Non	Oui
Relation d’emploi	Employés à temps plein ou partiel	Contractor, sous-traitant

Cette liste de vérification offre un moyen rapide d’évaluer vos independent contractors, mais il faut toujours se référer à l’aspect le plus important, qui est le contrôle du travail. Si vous constatez un risque de mauvaise classification, il est préférable de le corriger de manière proactive.

Discutez avec le contractor, et soit modifiez le statut du travailleur, soit clarifiez les limites de son travail pour éviter une classification en tant qu’employé W2.

Aperçu d’expert : Éviter la mauvaise classification des contractors : Guide pour les entreprises explore plus en détail les mesures à prendre pour éviter la mauvaise classification des travailleurs.

Conclusion

Un employé 1099 est un terme couramment utilisé pour décrire un independent contractor. Cependant, techniquement, un contractor ne peut pas être appelé employé car il ne travaille pas pour une entreprise ; il possède et gère sa propre activité.

Des termes comme ‘employé 1099’ peuvent induire en erreur quant à la nature de la relation de travail, tant pour l’employeur que d’un point de vue légal. C’est pourquoi l’IRS et la Fair Labor Standards Act définissent clairement qui peut être classé comme un employé et qui est un independent contractor.

Une mauvaise classification peut entraîner des défis financiers et des dommages à la réputation des entreprises. Il faut donc s’efforcer de maintenir des frontières claires dans la relation de travail avec les contractors. Le point de départ doit toujours être un haut degré d’indépendance pour le contractor dans la réalisation et la planification de son travail.

Un Contractor of Record offre aux entreprises une alternative à l’embauche directe de contractors. En utilisant ces services, vous pouvez éviter la mauvaise classification des travailleurs et gérer votre relation avec les contractors de manière plus sûre et plus efficace. Cela vous aide à éviter les conséquences financières négatives en cas de contestation du statut de votre travailleur par les autorités locales.

Rivermate ne gère pas seulement les contractors, mais étend aussi les capacités de votre équipe RH en proposant des services de Employer of Record et de Recruitment. Prenez rendez-vous pour une démonstration avec un expert Rivermate et gérez en toute confiance les employés à distance et les contractors (localement et à l’échelle mondiale).

FAQ : Qu’est-ce qu’un employé 1099 ?

1. Qu’est-ce que cela signifie si un employé est 1099 ?

Lorsqu’un employé est 1099, cela signifie que cette personne est un independent contractor. Il est considéré comme un travailleur indépendant par l’IRS et selon la Fair Labor Standards Act. Il gère sa propre entreprise et contrôle le travail effectué, ainsi que la manière de le faire. Il est aussi responsable de ses propres obligations fiscales et ne reçoit aucun avantage de la part des entreprises pour lesquelles il travaille. Il n’est pas payé un salaire, mais émet plutôt une facture pour paiement. Les contractors sont embauchés uniquement pour effectuer des tâches ou des projets pour une période déterminée.

2. Quels sont les inconvénients d’être un employé 1099 ?

Un employé 1099 n’est pas en réalité un employé d’une société. Un worker 1099 est indépendant, et ne bénéficie pas des protections dont disposent les salariés. Il ne reçoit pas non plus un salaire mensuel fixe ou des avantages sociaux. Il doit également assurer ses propres ressources, moyens de transport, et équipements pour exécuter le travail pour lequel il est engagé. Il peut aussi être payé moins que ses homologues salariés pour réaliser le même travail. Voilà quelques-uns des inconvénients courants du statut 1099.

3. Un employé 1099 paie-t-il des impôts ?

Oui, un employé 1099 paie des impôts. En tant que travailleur indépendant, il doit payer l’impôt sur le revenu et les taxes d’auto-entrepreneur. Actuellement, cela représente 15,3 %, composé de 12,4 % pour la sécurité sociale et 2,9 % pour Medicare. Ces taxes sont calculées à l’aide du Schedule SE et du formulaire 1040. Pour payer la taxe d’auto-entrepreneur, il faut disposer d’un numéro de sécurité sociale et d’un numéro d’identification fiscale.