Strictly speaking, il n’existe pas de tel chose qu’un employé 1099. C’est un peu un nom impropre, mais il est souvent utilisé pour désigner un independent contractor. Cela montre à quel point les termes peuvent facilement être la cause de mauvaise classification des travailleurs, entraînant votre entreprise dans des ennuis avec les autorités locales.

Dans ce ‘Guide Essentiel pour les Employeurs’, nous discutons de la façon dont les choses peuvent être confondues, pourquoi la mauvaise classification des travailleurs est néfaste pour l’entreprise, et comment vous pouvez éviter de faire des erreurs courantes liées au recrutement d’independent contractors.

Points clés à retenir

• Un employé 1099 est un independent contractor, et n’est pas classé comme un employé W 2 par les lois fédérales et étatiques.
• La mauvaise classification des employés a des implications financières importantes et peut entraîner des dommages à la réputation.

Qu’est-ce qu’un employé 1099 ?

Un employé 1099 est un terme utilisé pour un independent contractor. Ce terme provient de 1099-NEC (Non-Employee Compensation), qui est soumis à l’Internal Revenue Service par les entreprises qui embauchent des contractors.

Cependant, comme indiqué précédemment, on ne peut pas légalement désigner quelqu’un comme un employé 1099. Il y a des raisons très importantes au-delà de la simple sémantique. Un worker 1099 est une personne auto-entrepreneuse, et donc, vous ne retenez pas d’impôts fédéraux, de cotisations de sécurité sociale et d’assurance maladie sur leur salaire. Ils sont responsables de leurs propres obligations fiscales sous forme de taxe d’auto-emploi, et ne reçoivent aucun avantage de votre entreprise. Cela exclut un contractor d’être classé comme un employé W2.

Avant d’aller plus loin, il existe une autre relation de travail souvent mal comprise. Cela est entièrement expliqué dans ‘Subcontractor vs independent contractor, et peut vous aider à affiner davantage vos relations avec les contractors.

Employé ou independent contractor ? Quelle est la différence ?

Maintenant que nous avons fait la distinction importante entre un(e) employé(e) W-2 et un independent contractor, il est plus clair que la différence ne réside pas dans les termes mais dans l’endroit où se trouve le contrôle et l’indépendance. Expliquons.

L’IRS utilise un Test de droit commun basé sur trois catégories pour définir le contrôle aux fins de la taxe sur l’emploi :

Contrôle comportemental

Cela concerne qui contrôle le travail effectué et comment il est livré. Pour les employés, l’entreprise :

• Fixe les heures de travail.
• Est responsable de la formation et de la gestion de la performance.
• Paye les taxes liées à l’emploi au nom de l’employé.
• Supervise le travail quotidien selon les règles de l’entreprise, et le travailleur est contrôlé par un gestionnaire ou un superviseur.
• Traite la personne comme un employé de l’entreprise.

Pour les contractors indépendants, les objectifs sont différents :

• Le contractor décide comment le travail est effectué (procédural).
• Ils utilisent leurs propres outils et ressources pour réaliser le travail, la tâche ou le projet.
• Ils ne reçoivent aucune formation de la part de l’entreprise cliente.
• Ils sont évalués sur les résultats convenus dans le contrat.

Contrôle financier

Cette catégorie détermine qui contrôle l’aspect financier de la relation de travail. Elle teste si l’employeur a une influence directe et un contrôle sur les aspects commerciaux du travailleur.

Un employé n’a pas de contrôle direct sur les finances de l’entreprise ni sur leur utilisation. Il :

• Est payé à l’heure, par semaine ou par mois par l’employeur.
• Récupère ses dépenses lors de l’accomplissement de tâches ou lors de déplacements pour l’entreprise.
• Reçoit les outils, ressources et équipements nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
• N’est pas exposé aux risques liés aux bénéfices ou pertes de l’entreprise.

Un contractor indépendant, en revanche :

• Est payé après avoir soumis une facture à l’entreprise cliente.
• Est responsable de payer ses propres dépenses professionnelles et de les déduire lors du paiement des taxes.
• Achète ses propres outils et équipements pour réaliser les objectifs convenus.
• Doit gérer le profit ou la perte financière liée à la gestion de son entreprise.

Type de relation

La dernière catégorie du Test de droit commun de l’IRS concerne la permanence et l’intégration de la relation de travail.

Employé	Independent Contractor
Contrat à durée indéterminée selon un contrat de travail.	Contrat temporaire basé sur un projet ou une tâche se terminant à la fin du travail ou du projet.
Reçoit des avantages de l’entreprise dans le cadre du contrat de travail.	Ne reçoit aucun avantage de l’entreprise cliente.
Est partie intégrante des opérations principales de l’entreprise.	Gère une activité séparée, et n’est donc pas partie intégrante des opérations principales.
Est considéré comme faisant partie de l’entreprise et de l’équipe.	N’est pas un membre reconnu d’une équipe ou d’un département chez le client.

Ce système de classification de l’IRS aide les employeurs à distinguer clairement entre employés W2 et travailleurs indépendants (contractors). Les propriétaires d’entreprises qui suivent ces directives peuvent éviter les conséquences désagréables d’une mauvaise classification, telles que amendes, pénalités, et salaires et avantages non payés.

Quelles sont les implications d’une mauvaise classification des travailleurs ?

Protéger votre entreprise contre les problèmes de mauvaise classification ne concerne pas seulement la conformité, mais c’est aussi une stratégie financière avisée. Les pertes financières qui surviendront si l’IRS ou l’État modifient la classification du travailleur affecteront votre résultat net, et si vous êtes une petite entreprise, cela pourrait aggraver la situation. La vue d’ensemble de ce dont vous pourriez être responsable ressemble à ceci :

• Passif fiscal impayé (tels que la retenue d’impôt sur le revenu et les taxes salariales).
• La part de l’employeur pour la sécurité sociale et l’assurance maladie.
• Les taxes de chômage de l’État.
• L’assurance accident du travail.
• Les arriérés de salaire (y compris les heures supplémentaires et les congés payés).
• Le paiement pour violation du salaire minimum.
• Les avantages liés au statut d’employé (par exemple, régime de pension, plans de retraite, assurance santé).

Comment les travailleurs sont-ils mal classifiés ?

Vous vous demandez peut-être comment il est possible de classifier des employés W-2 comme contractors et vice versa. Parfois, c’est une façon d’économiser de l’argent. Embaucher un employé traditionnel coûte bien plus qu’un independent contractor. Vous n’avez pas besoin de fournir des avantages pour employés, et vous n’êtes pas responsable de la charge fiscale ou du paiement des taxes de chômage. D’autres fois, il s’agit de gérer le nombre de travailleurs ou le flou qui s’installe entre employés, contractors indépendants et sous-traitants.

Quelle que soit la raison, la Fair Labor Standards Act et l’IRS fournissent des lignes directrices claires, et il est risqué de se tromper dans la classification des employés. Cela devient encore plus complexe lorsque vous souhaitez embaucher et payer des contractors dans d’autres pays. Chaque pays a ses propres règles régissant la classification des travailleurs, et les conséquences d’un non-respect sont tout aussi perturbatrices. Si vous souhaitez approfondir la gestion des contractors globaux, ‘Comment gérer de manière conforme les contractors mondiaux’ est le guide complet pour l’embauche, l’intégration et le paiement des contractors mondiaux.

Comment éviter une mauvaise classification avec un Contractor of Record (COR)

Une façon pour les entreprises de naviguer dans ces défis est de faire appel à Contractor of Record (COR), par exemple Rivermate. Le COR embauche le contractor, le classant correctement conformément aux lois et règlements locaux. Ils élaborent aussi des contrats en béton, vous protégeant contre les failles, et peuvent intégrer les contractors en quelques heures.

Avec Rivermate, vous pouvez gérer votre relation avec les contractors via la plateforme Rivermate. Elle donne accès aux factures des contractors pour votre approbation, et Rivermate paiera le contractor une fois que vous aurez approuvé la facture. Rien de plus simple. Contactez un expert Rivermate pour vos besoins en contractors.

Quand devriez-vous reclasser votre travailleur ?

En répondant à ces questions simples, vous serez en mesure de classer correctement vos travailleurs. Le point de départ est toujours : ‘Certaines parties du travail du worker sont-elles contrôlées directement par l’entreprise ?’

Question	Indicateur d’employé	Indicateur de contractor
Qui contrôle comment et quand le travail est effectué ?	Entreprise	Contractor
Qui fixe les heures de travail et autres règles du travail ?	Entreprise	Contractor
Qui fournit les outils, équipements et ressources ?	Entreprise	Contractor
Qui paie les impôts sur le revenu fédéraux et étatiques ?	Entreprise	Contractor
Mode de paiement ?	Salaires horaires, journaliers, hebdomadaires ou mensuels	Facture
A-t-il plusieurs clients non liés à l’entreprise ?	Non	Oui
Relation d’emploi	Employés à temps plein, travailleurs à temps partiel	Contractor, sous-traitant

Ce checklist offre une méthode rapide pour évaluer des independent contractors, mais vous devriez toujours vous référer à l’aspect le plus important, qui est le contrôle du travail. Si vous constatez un risque de mauvaise classification, il est préférable de le corriger de manière proactive. Discutez avec le contractor, et changez soit le statut du travailleur soit clarifiez les limites du travail pour éviter une classification en tant qu’employé W 2.

Aperçu d’expert : Éviter la mauvaise classification des contractors : Un guide pour les entreprises approfondit les mesures à prendre pour éviter la mauvaise classification des travailleurs.

Conclusion

Un employé 1099 est le terme courant utilisé pour décrire un independent contractor. Cependant, techniquement, un contractor ne peut pas être appelé un employé puisqu’il ne travaille pas pour une entreprise ; il possède et gère sa propre entreprise.

Des termes comme ‘employé 1099’ peuvent donner une fausse idée de la relation de travail, aussi bien pour l’employeur que sur le plan légal. C’est pourquoi l’IRS et la Fair Labor Standards Act définissent clairement qui peut être classé comme employé et qui en tant qu’independent contractor.

La mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des difficultés financières et des atteintes à la réputation des entreprises. Il est donc essentiel de maintenir des limites claires à la relation de travail avec les contractors. La première étape consiste à garantir un haut niveau d’indépendance du contractor quant à la façon et au moment où le travail est effectué.

Un Contractor of Record offre aux entreprises une alternative pour travailler avec des contractors. En utilisant ces services, vous pouvez éviter la mauvaise classification des travailleurs et bénéficier d’un moyen plus sûr et plus efficace pour gérer votre relation avec les contractors. Cela vous aide à éviter les conséquences financières négatives en cas de contestation du statut de votre travailleur par les autorités locales.

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FAQ : Qu’est-ce qu’un employé 1099 ?

1. Que signifie si un employé est 1099 ?

Lorsqu’un employé est 1099, cela signifie que la personne est un independent contractor. Il est classé comme travailleur indépendant par l’IRS, et selon la Fair Labor Standards Act. Il gère sa propre entreprise et contrôle le travail effectué, ainsi que la façon dont il est réalisé. Il est aussi responsable de ses obligations fiscales et ne reçoit aucun avantage de la part des entreprises où il travaille. Il ne perçoit pas de salaire fixe, mais émet une facture pour paiement. Les contractors sont uniquement embauchés pour effectuer des tâches ou des projets pour une période déterminée.

2. Quels sont les inconvénients d’être un employé 1099 ?

Un employé 1099 n’est pas réellement un employé d’une seule société. Un worker 1099 est auto-entrepreneur et ne bénéficie donc pas des mêmes protections que les employés salariés. Il ne reçoit pas de salaire mensuel régulier ni d’avantages liés à l’emploi. Il doit également financer ses propres moyens de transport, ressources et équipements pour réaliser le travail pour lequel il a été contracté. Il peut aussi être payé moins que ses homologues salariés pour le même travail. Ce sont là quelques-uns des inconvénients les plus courants liés à l’emploi 1099.

3. Un employé 1099 paie-t-il des impôts ?

Oui, un employé 1099 paie des impôts. En tant que travailleur indépendant, il est responsable de payer l’impôt sur le revenu et les taxes d’auto-emploi. Actuellement, cela représente 15,3 %, composé de 12,4 % pour la sécurité sociale et 2,9 % pour l’assurance maladie. Ces taxes sont calculées à l’aide de l’Annexe SE et du Formulaire 1040. Pour payer la taxe d’auto-emploi, il faut disposer d’un numéro de sécurité sociale et d’un numéro d’identification fiscale.