Qu'est-ce qu'un employé 1099 ? Le guide essentiel pour les employeurs

Strictly speaking, il n'existe pas de véritable employé 1099. Il s'agit d'une erreur de terminologie, mais ce terme est souvent utilisé pour désigner un independent contractor. Cela montre à quel point les termes peuvent facilement devenir la raison pour laquelle des travailleurs sont mal classifiés, ce qui peut poser des problèmes pour votre entreprise auprès des autorités locales.

Dans ce «Guide Essentiel pour les Employeurs», nous discutons de comment les choses peuvent être confondues, pourquoi la mauvaise classification des travailleurs est nuisible pour les affaires, et comment vous pouvez éviter de faire des erreurs courantes liées au recrutement de Contractors.

Principaux enseignements

• Un employé 1099 est un independent contractor, et n’est pas classé comme un W 2 par les lois fédérales et étatiques.
• La mauvaise classification des employés a des implications financières importantes et peut entraîner des dégâts réputationnels.

Qu’est-ce qu’un employé 1099 ?

Un employé 1099 est un terme utilisé pour un independent contractor. Ce terme provient de 1099-NEC (Non-Employee Compensation), qui est soumis à l’Internal Revenue Service par les entreprises qui embauchent des contractors.

Cependant, comme indiqué précédemment, quelqu’un ne peut pas légalement être appelé un employé 1099. Il y a des raisons très importantes à cela qui vont au-delà de la simple sémantique. Un worker 1099 est une personne auto-entrepreneuse, et par conséquent, vous ne retenez pas d’impôts fédéraux sur le revenu, de sécurité sociale, ni de Medicare sur leur rémunération. Ils sont responsables de leurs propres obligations fiscales sous forme de taxes d’auto-emploi, et ne reçoivent aucun avantage de votre entreprise. Cela exclut un contractor de toute classification en tant qu’employé W2.

Avant d’aller plus loin, il existe une autre relation de travail souvent mal comprise. Cela est pleinement expliqué dans ‘Subcontractor vs independent contractor, et peut vous aider à affiner encore davantage vos relations avec les contractors.

Employé ou independent contractor ? Quelle est la différence ?

Maintenant que nous avons fait la distinction importante entre un employé W-2 et un independent contractor, il est plus clair que la différence ne réside pas dans les termes mais dans l’endroit où se trouve le contrôle et l’indépendance. Expliquons cela.

L’IRS utilise un Test de Droit Commun basé sur trois catégories pour définir le contrôle aux fins de la taxe sur l’emploi :

Contrôle comportemental

Cela concerne qui contrôle le travail effectué et comment il est livré. Pour les employés, l'entreprise :

• Fixe les heures de travail.
• Est responsable de la formation et de la gestion des performances.
• Paye les taxes d’emploi au nom de l’employé.
• Supervise le travail quotidien selon les règles de l’entreprise, et le travailleur est sous la supervision d’un manager ou superviseur.
• Traite la personne comme un salarié de l’entreprise.

Pour les contractors, les objectifs sont différents :

• Le contractor décide comment le travail est effectué (procédural).
• Il utilise ses propres outils et ressources pour réaliser le travail, la tâche ou le projet.
• Il ne reçoit aucune formation de la part de l’entreprise cliente.
• Il est évalué selon les résultats convenus dans le contrat.

Contrôle financier

Cette catégorie détermine qui contrôle l’aspect financier de la relation de travail. Elle teste si l’employeur a une influence et un contrôle directs sur les aspects commerciaux du travail du worker.

Un employé n’a aucun contrôle direct sur les finances de l’entreprise ni sur leur utilisation. Il est :

• Payé à l’heure, par semaine ou par mois par l’employeur.
• Remboursé pour les dépenses engagées lors des missions ou déplacements pour l’entreprise.
• Fournit avec les outils, ressources, et équipements nécessaires pour réaliser ses tâches.
• Exempté des risques liés aux profits ou pertes de l’entreprise.

Un independent contractor, en revanche :

• Est payé après avoir soumis une facture à la société cliente.
• Est responsable du paiement de ses propres dépenses professionnelles et de leur déduction lors du paiement des taxes.
• Achète ses propres outils et équipements pour atteindre les objectifs convenus.
• Doit gérer le bénéfice ou la perte financière liée à la gestion de son activité.

Type de relation

La dernière catégorie dans le Test de Droit Commun de l’IRS concerne la nature permanente et intégrée de la relation de travail.

Employé	Contractor
Contrat permanent selon un contrat de travail.	Contrat temporaire basé sur un projet qui se termine à la fin du travail ou du projet.
Reçoit des avantages de l’entreprise dans le cadre de la relation d’emploi.	Ne reçoit aucun avantage de l’entreprise cliente.
Est partie intégrante des opérations principales de l’entreprise.	Opère une entreprise séparée et n’est donc pas partie intégrante des opérations principales de l’entreprise cliente.
Est considéré comme faisant partie de l’entreprise et de l’équipe.	N’est pas reconnu comme membre d’une équipe ou d’un département dans l’entreprise cliente.

Ce système de classification de l’IRS aide les employeurs à faire la distinction claire entre les employés W2 et les travailleurs indépendants (contractors). Les entrepreneurs qui respectent strictement ces lignes directrices peuvent éviter les conséquences désagréables de la mauvaise classification des employés, telles que les amendes, pénalités, et salaires et avantages impayés.

Quelles sont les implications d’une mauvaise classification des travailleurs ?

Protéger votre entreprise contre les problèmes de mauvaise classification ne concerne pas seulement la conformité, mais constitue également une stratégie financière judicieuse. Les pertes financières qui se produiront si l’IRS ou l’État modifie la classification du worker réduiront votre marge bénéficiaire, et si vous êtes une petite entreprise, cela pourrait avoir des conséquences encore plus graves. La situation réelle pour laquelle vous pourriez être responsable ressemble à ceci :

• Passif fiscal non payé (comme la retenue d’impôt sur le revenu et les taxes sur la paie).
• La part employeur des cotisations sociales et Medicare.
• Taxe de chômage étatique.
• Assurance accident de travail.
• Salaires arriérés (y compris les heures supplémentaires et congés payés).
• Violation du salaire minimum.
• Avantages de type salarié (p.ex., régime de pension, plans de retraite, assurance santé).

Comment les travailleurs sont-ils mal classifiés ?

Vous vous demandez peut-être comment il est possible de classifier à tort un employé W 2 comme contractor ou vice versa. Parfois, c’est une façon d’économiser de l’argent. Embaucher un employé traditionnel coûte beaucoup plus cher qu’un contractor indépendant. Vous n’avez pas besoin de fournir des avantages salariaux, et vous n’êtes pas responsable du passif fiscal ou du paiement de l’assurance chômage. D’autres fois, il s’agit de gérer les effectifs, ou les lignes deviennent floues entre employés, contractors et sous-traitants.

Quelle que soit la raison, la Fair Labor Standards Act et l’IRS fournissent des lignes directrices claires, et il est donc risqué de se tromper dans la classification des employés. Cela devient encore plus complexe lorsque vous souhaitez embaucher et payer des contractors dans d’autres pays. Chaque pays a ses propres règles régissant la classification des employés, et les conséquences en cas de non-respect sont tout aussi perturbatrices. Si vous souhaitez approfondir la gestion globale des contractors, ‘Comment Gérer Conformément des Contractors Globaux’ est le guide complet pour recruter, intégrer et payer des contractors mondiaux.

Comment éviter la mauvaise classification avec un Contractor of Record (COR)

Une solution consiste pour les entreprises à collaborer avec une Contractor of Record (COR), comme Rivermate. La COR embauche le contractor, le classant correctement selon les lois et règlements locaux. Elle rédige également des contrats irréprochables, vous protégeant des failles, et peut intégrer des contractors en quelques heures.

Avec Rivermate, vous pouvez gérer votre relation avec le contractor via la plateforme Rivermate. Elle donne accès aux factures des contractors pour votre approbation, et Rivermate paie le contractor une fois que vous avez approuvé la facture. Rien de plus simple. Parlez à un expert Rivermate de vos besoins en contractors.

Quand devriez-vous reclasser votre worker

En répondant à ces questions simples, vous pourrez classer correctement vos travailleurs. Le point de départ est toujours : ‘Les aspects du travail du worker sont-ils directement contrôlés par l’entreprise ?’

Question	Indicateur d’employé	Indicateur de contractor
Qui contrôle comment et quand le travail est effectué ?	Entreprise	Contractor
Qui fixe les heures de travail et autres règles de travail ?	Entreprise	Contractor
Qui fournit outils, équipements et ressources ?	Entreprise	Contractor
Qui paie les taxes sur le revenu fédérales et étatiques ?	Entreprise	Contractor
Mode de paiement ?	Salaires à l’heure, journalier, hebdomadaire ou mensuel	Facture
A-t-il plusieurs clients non liés à l’entreprise ?	Non	Oui
Relation d’emploi	Employés à plein temps, travailleurs à temps partiel	Contractor, sous-traitant

Cette liste de contrôle vous permet d’évaluer rapidement des contractors indépendants, mais vous devriez toujours vous référer à l’aspect le plus important, qui est le contrôle du travail. Si vous constatez un risque de mauvaise classification, il est préférable de le corriger de manière proactive. Discutez avec le contractor, et modifiez le statut du travailleur ou clarifiez les limites de la relation pour éviter une classification en employé W 2.

Conseil d’expert : Éviter la Mauvaise Classification de Contractors : Un Guide pour les Entreprises approfondit les étapes à suivre pour éviter la mauvaise classification des workers.

Conclusion

Un employé 1099 est le terme couramment utilisé pour décrire un independent contractor. Cependant, techniquement, un contractor ne peut pas être appelé un employé puisqu’il ne travaille pas pour une entreprise ; il possède et gère sa propre entreprise.

Des termes comme ‘1099 employee’ peuvent créer de fausses idées sur la relation de travail, tant pour l’employeur que d’un point de vue légal. Pour cette raison, l’IRS et la Fair Labor Standards Act définissent clairement qui peut être classifié comme employé et qui est un independent contractor.

La mauvaise classification des travailleurs peut entraîner des défis financiers et des dommages à la réputation des entreprises. Pour cette raison, il faut continuer à garder les limites de la relation avec les contractors claires. Le point de départ doit être un haut niveau d’indépendance pour le contractor dans la façon dont et le moment où le travail est effectué.

Un Contractor of Record offre aux entreprises une alternative à l’embauche directe de contractors. En utilisant ces services, vous pouvez éviter la mauvaise classification des workers et bénéficier d’un moyen plus sûr et plus efficace pour gérer votre relation avec les contractors. Cela vous aide à éviter les conséquences financières négatives en cas de contestation du statut de votre worker par les autorités locales.

Rivermate ne se limite pas à gérer les contractors, elle étend également les capacités de votre équipe RH en offrant des services de Employer of Record et de recrutement. Prenez rendez-vous pour une démo avec un expert Rivermate et gérez en toute confiance les employés et contractors à distance, aussi bien localement que mondialement.

FAQ : Qu’est-ce qu’un employé 1099 ?

1. Que signifie si un employé est 1099 ?

Lorsqu’un employé est 1099, cela signifie que la personne est un independent contractor. Il est classifié comme un travailleur auto-entrepreneur par l’IRS, et selon la Fair Labor Standards Act. Il gère sa propre entreprise et contrôle le travail effectué, ainsi que la méthode. Il est également responsable de ses propres obligations fiscales et ne reçoit aucun avantage de la part des entreprises pour lesquelles il travaille. Il ne perçoit pas de salaire, mais émet une facture pour le paiement. Les contractors sont engagés uniquement pour effectuer des tâches ou des projets pour une période déterminée.

2. Quels sont les inconvénients d’être un employé 1099 ?

Un employé 1099 n’est pas réellement un employé d’une entreprise. Un worker 1099 est auto-entrepreneur et n’a donc pas les mêmes protections qu’un employé salarié. Il ne reçoit pas de salaire mensuel fixe ni d’avantages salariés. Il doit aussi assurer ses déplacements, ses ressources et son équipement pour faire le travail pour lequel il est contracté. Il peut également gagner moins que ses homologues salariés pour effectuer le même travail. Voici quelques désavantages courants liés au statut 1099.

3. Un employé 1099 doit-il payer des impôts ?

Oui, un employé 1099 paie des impôts. En tant que travailleur indépendant, il est responsable du paiement de l’impôt sur le revenu et des taxes d’auto-emploi. Actuellement, le taux est de 15,3 %, comprenant 12,4 % pour la sécurité sociale et 2,9 % pour Medicare. Ces taxes sont calculées en utilisant Schedule SE et le formulaire 1040. Pour payer la taxe d’auto-emploi, vous devez disposer d’un numéro de sécurité sociale et d’un identifiant fiscal.