Sanctions pour les employeurs qui déposent tardivement les formulaires W-2 auprès de l'IRS

Il n’est pas très courant que les employeurs oublient de déposer leurs formulaires W2 auprès de l’IRS avant la date limite du 31 janvier. Mais cela peut arriver, et si cela se produit, vous devez savoir à quoi vous avez affaire.

Le non-respect des obligations est traité de manière assez stricte par l’IRS parce qu’ils veulent décourager ce comportement, donc malheureusement, il y aura des pénalités pour dépôt tardif. Nous examinons les types de pénalités que vous pouvez vous attendre à payer, la durée dont vous disposez pour corriger le problème, et les démarches à suivre pour éviter les pénalités à l’avenir.

Principaux points à retenir

• Les employeurs doivent déposer les formulaires W2 auprès de l’IRS avant le 31 janvier pour éviter de payer des pénalités.
• Les pénalités pour dépôt tardif varient entre 60 $ et 340 $ par formulaire. Les amendes pour oubli intentionnel dépassent 680 $ par formulaire.

Pourquoi est-il important de déposer le formulaire W2 avant la date limite ?

Le formulaire W2 est la déclaration principale de revenus et d’impôts exigée par le Internal Revenue Service (IRS) et la Social Security Administration (SSA). La déclaration indique l’impôt sur le revenu, la cotisation de sécurité sociale et la cotisation Medicare qui ont été retenus sur les salaires des employés durant une année fiscale donnée. Ces agences fédérales réconcilient les chiffres de reporting des revenus et des retenues d’impôt à partir de ces déclarations.

Si le problème concerne le fait que l’employeur ne fournit pas un W2 à l’employé dans les délais, alors les déclarations de revenus personnelles ne peuvent pas non plus être complétées.

On peut facilement imaginer la perturbation qu cela cause lorsque les employeurs ne soumettent pas les formulaires W2 à temps. Non seulement l’IRS et la SSA ne peuvent pas clôturer rapidement l’année fiscale, mais les employés doivent soumettre des formulaires alternatifs, et risquent également de payer des pénalités pour retard si ils ne connaissent pas les procédures alternatives.

Vous manquez des délais parce que vous gérez la paie et la soumission W2 dans plusieurs juridictions ? Si oui, vous pouvez envisager un Employer of Record, comme Rivermate (notamment si vous avez des employés à distance). Nous gérerons pour vous les démarches réglementaires. Parlez avec l’un de nos experts en RH pour voir comment nous pouvons collaborer.

Pourquoi devez-vous payer des pénalités pour la soumission tardive des W2 ?

De notre discussion, les implications des retards dans la déclaration W2 deviennent plus claires. Étant donné qu’ils perturbent plusieurs processus gouvernementaux, l’IRS souhaite décourager le non-respect généralisé. Les pénalités sont une réponse punitive pour la non-soumission ou la soumission tardive. La théorie étant que lorsque les gens sentent la contrainte financière, cela dissuade les erreurs futures.

Pour cette raison, il est peu probable que vous évitiez de payer des pénalités pour des soumissions W2 tardives. L’IRS applique ses règles de pénalité de manière cohérente. En cas de transgressions graves et répétées, l’IRS peut même appliquer des pénalités pénales, mais de tels cas peuvent facilement être évités en restant simplement en conformité.

Dates exactes limites de dépôt du formulaire W2

La date limite principale de dépôt pour le W2 est le 31 janvier de chaque année. Si cette date tombe un week-end ou un jour férié, elle est généralement repoussée au premier jour ouvrable suivant. L’IRS publie des dates limites précises pour chaque saison fiscale, qui s’appliquent pour la soumission papier ou électronique. Les employeurs doivent aussi remettre les copies du W2 aux employés avant cette date.

Toute personne souhaitant demander une extension pour le dépôt du W2 auprès de la SSA doit le faire avant la date limite. Cela se fait via le Formulaire 8809, qui concerne le dépôt des déclarations d’informations (W2, et 1099-NEC pour les indépendants inclus). Les extensions sont accordées pour une période de 30 jours et uniquement pour des raisons spécifiques, telles que des catastrophes naturelles, incendies ou maladies graves.

Pénalités potentielles pour dépôt tardif du W2

Une fois la date limite du 31 janvier (ou autre date publiée) dépassée, des pénalités sont automatiquement appliquées pour les formulaires W2 en suspens. C’est pourquoi un dépôt en temps voulu est si crucial. Une fois que vous commencez à encourir des pénalités, celles-ci ont tendance à augmenter jusqu’à ce que vous ayez soumis toutes les informations requises. Il est peu probable qu’on vous en fasse cadeau, et des retards supplémentaires peuvent entraîner des mesures plus sévères.

Les pénalités sont calculées par formulaire et peuvent être ajustées en fonction de l’inflation. Les fautes dans le dépôt des déclarations d’informations sont pénalisées selon une structure par paliers. En gros, plus vous tardez à soumettre les formulaires, plus vous payez en pénalités.

Délai	Pénalité	Pénalité maximale
Déposé dans les 30 jours suivant la date limite	60 $ par formulaire	664 500 $ par an. 232 500 $ pour petites entreprises.
31 jours - 1er août	130 $ par formulaire	1 993 500 $ par an. 664 500 $ pour petites entreprises
Après le 1er août	340 $ par formulaire	3 987 000 $ par an.1 329 000 $ pour petites entreprises
Omission intentionnelle	680 $ par formulaire	Pas de limite supérieure

L’IRS détermine « l’omission intentionnelle » selon plusieurs critères, notamment :

• Si vous avez un historique de soumissions tardives de W2.
• La rapidité avec laquelle le problème a été résolu une fois détecté.
• La réponse aux demandes de l’IRS pour rectifier la situation.
• S’il y a eu une décision consciente de l’entreprise de sauter la soumission du W2 pour éviter d’autres obligations financières. Cela est considéré comme très sérieux et peut entraîner des pénalités, amendes ou poursuites distinctes.

Si une entreprise peut démontrer une raison valable pour le non-respect (catastrophe naturelle, décès du propriétaire, maladie grave, etc.) ou qu’un professionnel de la fiscalité a fourni de fausses informations, alors l’IRS ne qualifiera pas cela d’« omission intentionnelle ».

Autres raisons de pénalités liées aux formulaires W2

Il existe plusieurs autres raisons pour lesquelles des pénalités peuvent être émises contre des soumissions W2. Elles concernent généralement des erreurs portant sur l’exactitude des données, qui entravent la déclaration effectuée par les autorités fédérales.

• Numéros de numéro d’identification fiscale (TIN) manquants.
• Informations obligatoires non fournies.
• Dépôt de formulaires papier alors que l’e-filing est requis.
• Non-fourniture des copies aux employés.
• Dépôt de formulaires frauduleux.

Un employeur peut faire face à d’autres pénalités coûteuses selon la situation. Par exemple, des erreurs d’informations peuvent être corrigées en utilisant les formulaires W2c et W3, et ce le plus tôt possible après la date limite. Mais si l’IRS détecte une fraude potentielle, l’entreprise s’expose à des pénalités civiles et une possible poursuite pénale.

Pour les entreprises gérant des employés à distance (localement ou globalement), la conformité W2 peut être complexe. En collaborant avec un Employer of Record, vous pouvez transférer la conformité réglementaire en dehors de votre structure. Parlez avec un expert Rivermate pour savoir comment cela fonctionne.

Ce que vous pouvez faire dès maintenant pour rectifier les dépôts W2 tardifs

Si vous avez manqué la date limite du W2, il faut agir rapidement. N’attendez pas la prochaine saison fiscale. Si vous pouvez rectifier le problème dans les 30 jours suivant la date limite, vous paierez la pénalité inférieure de 60 $ par formulaire contre 340 $ ou plus.

1. Déposez dans les 30 jours suivant la date limite

Soumettez vos formulaires W2 en suspens à l’Administration de la Sécurité Sociale (SSA) dès que possible (en vérifiant que les données sont exactes avant l’envoi). Il est conseillé d’utiliser à ce stade le portail SSA Business Service Online pour une soumission rapide et une confirmation de réception.
Vous paierez toujours une pénalité de retard de 60 $ par formulaire, sauf si vous avez demandé et obtenu une extension.

2. Déposez avant le 1er août

Si vous ne pouvez pas respecter le délai initial de 30 jours, votre prochain objectif urgent doit être une déclaration précise au plus tard le 1er août. Si vous n’avez pas émis de formulaires W2 aux employés entre le 31 janvier et la fin de la saison fiscale, cette priorité doit être donnée. Les pénalités seront alors de 130 $ par formulaire, avec un plafond de 1 993 500 $ par an et de 664 500 $ pour petites entreprises. Le montant augmente considérablement en fonction de la période de retard.

La prochaine étape pourrait entraîner des pénalités beaucoup plus lourdes et un éventuel contrôle pour déterminer les raisons du non-respect. Cette étape doit être abandonnée si possible, car elle met l’employeur dans une situation problématique.

3. Corrigez les erreurs sur les soumissions W2
Si le problème concerne des informations incorrectes ou omises, la solution la plus simple est de soumettre le formulaire correct dans les 30 jours suivant la date limite (ou plus tôt si possible).

4. Prévenez les répétitions
En parallèle de la correction du problème actuel, adoptez ces mesures simples pour éviter toute pénalité à l’avenir.

• Effectuez une réconciliation de la paie avant la fin de l’année, en vérifiant que toutes les données soient exactes. Vérifiez toujours les W2 avant leur soumission. Cette étape seule peut vous éviter une perte financière.
• Vérifiez tous les TIN des employés et contractants indépendants avant la fin de l’année.
• Attribuez à une seule personne la responsabilité de déposer les W2 et autres déclarations d’informations, et tenez cette personne responsable du respect des dates.
• Utilisez un logiciel de paie qui vous aide à créer les W2 dans un format accepté par l’SSA.

Conclusion

Les pénalités pour non ou tardive soumission des formulaires W2 à l’SSA sont lourdes. Plus vous tardez à rectifier, plus vous devrez payer en pénalités.

L’objectif principal est de corriger la situation dès que possible et de répondre rapidement à toute correspondance de l’IRS engendrée par le non-respect.

Pour les employeurs ayant des situations d’emploi particulières, comme travailleurs à distance mondiaux (y compris citoyens américains) ou contractants indépendants, une solution existe sous la forme d’un Employer of Record ou d’un Contractor of Record, qui s’assurera que toutes les règles réglementaires sont respectées. Cela transférera toute la responsabilité des soumissions W2 ou 1099-NEC hors de votre entreprise.

Questions fréquentes : Pénalité pour un employeur qui n’envoie pas le W2

1. Un employeur peut-il avoir des ennuis pour ne pas avoir envoyé le W2 ?

Oui, un employeur peut rencontrer des problèmes pour ne pas avoir respecté la date limite. Des pénalités sont appliquées une fois la date dépassée, selon un système à plusieurs niveaux. Plus les formulaires restent en suspens, plus la pénalité est élevée. En cas de non-conformité volontaire ou négligente (définie comme un refus conscient et délibéré de se conformer à une demande), des conséquences plus graves peuvent être prises.

2. Que se passe-t-il si un employeur n’envoie pas le W2 ?

Un employeur est tenu par obligation légale de remettre un W2 à l’employé au plus tard le 31 janvier (ou autre date fixée). Après cette date, l’employé doit contacter l’employeur, et si aucune réponse n’est reçue, il peut contacter l’IRS au 800-829-1040 après le 15 février. Si aucun formulaire n’est reçu avant la date limite fiscale, il doit utiliser le Formulaire 4852 pour soumettre ses informations.

3. Quels formulaires doivent être déposés auprès de l’IRS pour les contractants indépendants ?

L’IRS exige que les employeurs soumettent deux formulaires distincts pour les rémunérations : un pour les salaires des employés, le W2, et un pour les contractants indépendants, le Formulaire 1099-NEC (rémunération non liée à un emploi). Le 1099-NEC doit être déposé avant le 31 janvier, et rapportera les paiements supérieurs ou égaux à 600 $ pour l’année fiscale. Si un contractant indépendant n’a pas soumis de W9, vous devrez effectuer une retenue de backup et déposer le Formulaire 945 pour déclarer cela.