Employer of Record in Svalbard y Jan Mayen

Un Employer of Record (EOR) es un servicio que emplea legalmente a tu equipo en Svalbard y Jan Mayen en tu nombre. Esto significa que el EOR se encarga de todas las responsabilidades legales y de recursos humanos del empleo, mientras tú gestionas el trabajo diario de tus empleados. Es una forma de contratar personas en la región sin establecer tu propia entidad local. Para las empresas que buscan contratar en Svalbard y Jan Mayen, un EOR como Rivermate puede simplificar el proceso.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Svalbard y Jan Mayen

El uso de un EOR para contratar en Svalbard y Jan Mayen sigue un proceso sencillo:

1. Encuentras el Talento: Identificas al candidato que deseas contratar en Svalbard y Jan Mayen.
2. El EOR Contrata a tu Candidato: El EOR contrata legalmente al empleado bajo su entidad local.
3. Se Crean Contratos Cumplidores: El EOR redacta un contrato de trabajo que cumple con las leyes laborales locales.
4. Se Gestiona la Incorporación: El EOR se encarga del proceso de onboarding, incluyendo la configuración de la nómina y beneficios.
5. Se Gestionan la Nómina y los Impuestos: El EOR se ocupa de la nómina mensual, la retención de impuestos y las contribuciones, asegurando el cumplimiento con las reglas fiscales específicas de Svalbard y Jan Mayen.
6. Se Brinda Apoyo en Recursos Humanos y Legal: El EOR proporciona soporte continuo en recursos humanos y asegura que todas las prácticas laborales permanezcan en cumplimiento con las regulaciones locales.

Beneficios de usar un EOR para contratar en Svalbard y Jan Mayen

El uso de un EOR para contratar en Svalbard y Jan Mayen ofrece varias ventajas. Permite acceder al talento en la región sin el tiempo y costo significativos de establecer una entidad legal allí. Esto lo convierte en una forma más rápida y rentable de hacer crecer tu equipo.

• Entrada más Rápida al Mercado: Puedes contratar empleados y comenzar operaciones en una fracción del tiempo que tomaría establecer una empresa local.
• Reducción de la Carga Administrativa: El EOR se encarga de todas las tareas administrativas relacionadas con recursos humanos, incluyendo nómina, impuestos y gestión de beneficios.
• Cumplimiento con las Leyes Locales: Los EOR son expertos en las leyes laborales locales, reduciendo el riesgo de incumplimiento con regulaciones complejas respecto a contratos, terminaciones y permisos.
• Acceso a la Experiencia Local: Obtienes el apoyo de profesionales locales en recursos humanos y legales que entienden el panorama laboral específico de Svalbard y Jan Mayen.
• Enfoque en tu Negocio: Al externalizar la administración del empleo, puedes concentrarte en tus actividades principales y en la gestión de tu equipo.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una única cuota mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Svalbard y Jan Mayen incluyen soporte integral de RR.HH., administración de beneficios, gestión del cumplimiento y acceso a nuestro panel propio para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de instalación; simplemente precios claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Svalbard y Jan Mayen.

Contratación en Svalbard y Jan Mayen es única. Estos territorios están regidos por la ley noruega, pero tienen consideraciones específicas. Por ejemplo, Svalbard tiene una política de exención de visas, pero Jan Mayen sigue las reglas de inmigración del mainland Noruega. Entender estas reglas locales es clave para contratar talento con éxito en esta remota región ártica.

Contratos laborales y cláusulas imprescindibles

Se requieren contratos laborales por escrito. Son la base de tu relación con tu nuevo empleado. Para mantener las cosas claras y en cumplimiento, incluye estas cláusulas esenciales:

• Detalles del puesto: Define claramente el rol y las responsabilidades.
• Compensación: Indica el salario y cualquier otro beneficio.
• Horas de trabajo: Especifica las horas de trabajo esperadas.
• Duración del contrato: Indica si el contrato es por un período fijo o es permanente.
• Período de prueba: Si aplica, describe los términos del período de prueba.
• Terminación: Detalla los períodos de aviso para la terminación.

Períodos de prueba

En Svalbard y Jan Mayen, los períodos de prueba están regulados por la ley noruega. Esto es lo que necesitas saber:

• Duración máxima: Un período de prueba puede durar hasta seis meses.
• Acuerdo por escrito: El período de prueba debe acordarse por escrito en el contrato laboral.
• Terminación: Durante la prueba, el período de aviso suele ser de 14 días, a menos que se acuerde otra cosa. La terminación debe estar justificada en base al rendimiento, habilidades o fiabilidad del empleado.
• Sector público: Para empleos gubernamentales, un período de prueba de seis meses es estándar.

Horas de trabajo y horas extra

Las horas de trabajo en Svalbard y Jan Mayen también siguen las regulaciones noruegas.

Feriados públicos y regionales

Tus empleados en Svalbard y Jan Mayen tienen derecho a los siguientes feriados públicos en 2025:

• Año Nuevo: 1 de enero
• Jueves Santo: 17 de abril
• Viernes Santo: 18 de abril
• Domingo de Pascua: 20 de abril
• Lunes de Pascua: 21 de abril
• Día del Trabajador: 1 de mayo
• Día de la Constitución: 17 de mayo
• Día de Ascensión: 29 de mayo
• Pentecostés: 8 de junio
• Lunes de Pentecostés: 9 de junio
• Navidad: 25 de diciembre
• Segundo día de Navidad: 26 de diciembre

Contratación de contractors en Svalbard y Jan Mayen

Puedes contratar contractors independientes, pero es importante clasificarlos correctamente. Si la relación laboral de un contractor se asemeja más a una relación de empleo, corres el riesgo de una clasificación incorrecta. Esto puede acarrear sanciones legales y financieras.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a evitar estos riesgos. Un EOR te permite contratar empleados de manera conforme sin necesidad de establecer una entidad legal en el territorio. Esto simplifica el proceso de contratación y asegura que cumplas con todas las leyes laborales locales.

Trabajar en Svalbard y Jan Mayen es único, y también lo son las reglas para la compensación y la nómina. Estos territorios son parte de Noruega, pero tienen sus propias regulaciones distintas, especialmente Svalbard. Encontrarás que muchas de las leyes laborales de Noruega se aplican, pero con ajustes locales. Esto significa que debes prestar mucha atención a las reglas específicas de cada ubicación para asegurarte de hacerlo correctamente.

Ciclos de nómina y estructura salarial

El ciclo de nómina estándar es mensual. Por lo general, pagarás a tus empleados una vez al mes, generalmente al final del mes. Los pagos casi siempre se realizan mediante transferencia bancaria a una cuenta bancaria noruega. Debes proporcionar un recibo de sueldo con un desglose claro del salario bruto, todas las deducciones y el pago neto.

Los salarios en Svalbard son competitivos para reflejar el alto costo de vida. Los salarios reales suelen estar determinados por acuerdos colectivos entre empleadores y sindicatos. Estos acuerdos especificarán las tarifas mínimas de pago para diferentes tipos de trabajos. Para puestos no cubiertos por estos acuerdos, negociarás el salario directamente con el empleado como parte de su contrato.

Horas extras y mínimos

No existe un salario mínimo oficial establecido por el gobierno en Svalbard y Jan Mayen. En cambio, los acuerdos colectivos suelen establecer el pago mínimo para varias industrias.

Las horas de trabajo estándar siguen la ley noruega, que generalmente es una semana laboral de 40 horas, o 8 horas por día. Cualquier trabajo más allá de estas horas se considera horas extras. Debes compensar a los empleados por las horas extras a una tarifa más alta, generalmente 1.5 veces su tarifa horaria normal. También hay límites en la cantidad de horas extras que un empleado puede trabajar:

• 10 horas en un período de 7 días
• 25 horas en 4 semanas consecutivas
• 200 horas en un año calendario

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Svalbard, tu principal costo relacionado con la nómina es la contribución a la seguridad social. Esta tasa es mucho más baja que en el continente noruego. Para Jan Mayen, las reglas generalmente se alinean con las del continente noruego, lo que significa tasas de contribución más altas.

Impuestos y deducciones de los empleados

Eres responsable de retener el impuesto sobre la renta de los salarios de tus empleados. Svalbard tiene un sistema fiscal simplificado y de baja tasa. En Jan Mayen, los empleados están sujetos a las mismas tasas de impuesto sobre la renta que en el continente noruego, que son más altas y más complejas.

En Svalbard y Jan Mayen, tus beneficios y permisos se basan en gran medida en la legislación noruega. Esto significa que cuentas con una base sólida de tiempo libre pagado y seguridad social. Sin embargo, debido a la ubicación remota, hay algunos aspectos únicos a considerar. Piénsalo como beneficios noruegos con un toque ártico.

Permisos legales

Tienes derecho a varios tipos de permisos pagados. Estos son los mínimos establecidos por la ley.

• Vacaciones: Obtienes 25 días laborables de vacaciones cada año. Si tienes más de 60 años, recibes una semana adicional. La paga de vacaciones se calcula con base en tus ganancias del año anterior.

• Permiso parental: Los nuevos padres reciben un paquete de permisos generoso. Puedes tomar un total de 49 semanas con el 100% de salario o 59 semanas con el 80% de salario. Este es un permiso combinado para ambos padres. Las madres tienen una cuota específica de 15 semanas, y los padres o co-madres también tienen una cuota de 15 semanas.

• Permiso por enfermedad: Si estás enfermo, tienes derecho a permiso por enfermedad. Tu empleador paga los primeros 16 días. Después de eso, la Administración Noruega de Trabajo y Bienestar (NAV) se hace cargo.

• Permiso para cuidar a un niño: Puedes tomar tiempo libre para cuidar a un niño enfermo menor de 12 años. Esto suele ser hasta 10 días por año para cada padre.

Feriados públicos y regionales

Recibes tiempo libre pagado por feriados públicos. Aquí están los feriados para 2025.

Beneficios complementarios típicos

Muchos empleadores ofrecen más que el mínimo legal para atraer y retener buen personal. El entorno único de Svalbard y Jan Mayen hace que algunos beneficios sean especialmente valiosos.

Cómo puede ayudar un EOR a configurar beneficios

Configurar beneficios en un lugar nuevo puede ser complicado. Un Employer of Record (EOR) simplifica esto por ti.

Un EOR actúa como el empleador legal de tu equipo en Svalbard y Jan Mayen. Esto significa que manejan todas las tareas administrativas y legales relacionadas con el empleo. Tú sigues gestionando el trabajo diario de tu equipo.

Esto es lo que hace un EOR:

• Garantiza el cumplimiento: Se aseguran de que tu paquete de beneficios cumpla con todos los requisitos legales locales.
• Administra beneficios: Un EOR gestiona todo, desde inscribir a tu equipo en planes obligatorios hasta manejar renovaciones.
• Gestiona la nómina: Se encargan del procesamiento de la nómina, incluyendo todas las retenciones fiscales y contribuciones necesarias.
• Ofrece experiencia local: Un EOR comprende el mercado local y puede ayudarte a ofrecer beneficios competitivos para atraer talento de alto nivel.

Cuando tu empresa y un empleado se separan en Svalbard y Jan Mayen, necesitas seguir un proceso claro. Esto asegura que trates a tu antiguo miembro del equipo de manera justa y que te mantengas en el lado correcto de la ley. Las reglas para la terminación en Svalbard y Jan Mayen se basan en gran medida en la ley noruega. Debes tener una razón válida para terminar un contrato de trabajo, como problemas con el rendimiento de un empleado o si necesitas reducir el tamaño de tu empresa.

Períodos de aviso

Debes proporcionar un período de aviso por escrito antes del último día del empleado. La duración de este período depende de cuánto tiempo haya trabajado para ti el empleado. Estos son los períodos de aviso mínimos requeridos por ley:

• Hasta 5 años de servicio: 1 mes
• De 5 a 10 años de servicio: 2 meses
• Más de 10 años de servicio: 3 meses
• Más de 10 años de servicio (y más de 50 años de edad): 4 meses
• Más de 10 años de servicio (y más de 55 años de edad): 5 meses
• Más de 10 años de servicio (y más de 60 años de edad): 6 meses

Ten en cuenta que un contrato individual de empleo podría especificar un período de aviso más largo. Durante el período de aviso, el empleado continúa trabajando y recibiendo su salario y beneficios habituales.

Indemnización por despido

En Svalbard y Jan Mayen, no estás automáticamente obligado a pagar una indemnización por despido a un empleado al finalizar su relación laboral. Sin embargo, un tribunal puede ordenarte pagar una compensación si se determina que un despido fue injusto.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Cuando utilizas un Employer of Record como Rivermate, gestionamos todo el proceso de offboarding por ti. Nos aseguramos de que cada paso cumpla con las leyes locales. Esto incluye:

• Asegurar motivos válidos para la terminación: Trabajamos contigo para documentar las razones de la terminación, asegurándonos de que sean legalmente sólidas.
• Gestionar los períodos de aviso: Calculamos y gestionamos el período de aviso correcto para tu empleado según su tiempo de servicio y cualquier acuerdo contractual.
• Gestionar el pago final: Nos aseguramos de que tu empleado reciba todos sus salarios finales y cualquier beneficio pendiente.
• Reducir tu riesgo: Al gestionar el proceso por ti, te ayudamos a evitar los riesgos legales de reclamaciones por despido injusto.

Svalbard y Jan Mayen tienen reglas de inmigración únicas. Svalbard es libre de visa para todos, pero debes mantenerte financieramente. Jan Mayen, por otro lado, sigue las mismas leyes de inmigración que la Noruega continental. Esto significa que probablemente necesitarás una visa o permiso de residencia para vivir y trabajar allí.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

La política de inmigración abierta de Svalbard significa que no necesitas una visa o permiso de trabajo para estar empleado. Personas de cualquier país pueden vivir y trabajar en Svalbard. El requisito clave es que puedas mantenerte. Debes tener un trabajo o suficiente dinero para vivir. Es recomendable encontrar un trabajo y un lugar para vivir antes de llegar.

Debido a este sistema, el concepto de patrocinio de visa por parte de un Employer of Record, o EOR, no es aplicable en Svalbard. Un EOR aún puede emplearte, gestionar tu nómina y asegurarse de que cumplas con las leyes laborales locales, pero no participará en ningún proceso de visa o permiso de trabajo.

Para Jan Mayen, la situación es diferente. Dado que sigue las reglas de inmigración de la Noruega continental, necesitarás un permiso de residencia para trabajar. Este proceso generalmente requiere una oferta de trabajo de un empleador noruego. Un EOR puede actuar como tu empleador legal y patrocinar tu solicitud de permiso de trabajo, siempre que cumplas con los criterios de elegibilidad establecidos por el gobierno noruego.

Aquí tienes un desglose sencillo:

Cumplimiento en viajes de negocios

Para visitas de negocios de corta duración a Svalbard, no necesitas visa. Sin embargo, probablemente viajarás a través de la Noruega continental, que forma parte del Área Schengen. Si necesitas una visa para el Área Schengen, debes obtenerla antes de viajar. Asegúrate de obtener una visa de entrada doble. Esto te permite reingresar al Área Schengen desde Svalbard en tu camino a casa.

Cuando llegues a Svalbard, debes poder demostrar tu identidad. Un pasaporte es el documento de viaje estándar.

Para viajes de negocios a Jan Mayen, debes seguir las mismas reglas que para la Noruega continental. Esto generalmente significa que necesitarás una visa de negocios si no eres de un país exento de visa.