Employer of Record en Ruanda

Cómo funciona un Employer of Record en Ruanda

Un Employer of Record (EOR) es una empresa que contrata empleados en nombre de otra empresa.

Se utiliza principalmente por propietarios de empresas extranjeras para contratar empleados en un país donde no tienen una entidad legal local.

El EOR actúa como empleador legal y se encarga de importantes aspectos legales y administrativos de la contratación de empleados, incluidos la incorporación de los empleados, los contratos de trabajo, el procesamiento de nóminas, las declaraciones de impuestos, los beneficios para empleados y las terminaciones de contrato.

Esto permite a los propietarios de empresas entrar rápidamente en el mercado laboral de Ruanda, sin tener que establecer su propia entidad ni aprender todos los matices de las leyes laborales de Ruanda.

Los servicios de EOR de Rivermate se basan en tres pilares:

• Expertos locales en RR. HH. que comprenden el mercado y las leyes laborales.
• Una red de socios que nos permite ofrecer beneficios competitivos.
• La plataforma de Rivermate que simplifica todos los aspectos de la relación laboral.

Utilizar Rivermate para contratar empleados en Ruanda garantiza que cuenten con el respaldo de una entidad local con experiencia que comprende las leyes y prácticas locales.

Mercado laboral de Ruanda: Un vistazo general

El mercado de contratación
Mayor actividad de contratación:	Kigali, Gisenyi.
Plazos de contratación:	El proceso de incorporación suele tardar de 3 a 5 días para los trabajadores nacionales. La incorporación de expatriados depende de la aprobación del permiso de trabajo, que, según nuestro socio local, suele tardar aproximadamente un mes.
Sectores con alta demanda:	Hostelería, finanzas.
Sectores con escasez de talento:	Agricultura y otros sectores industriales.2

El mercado salarial
Contribuciones fiscales del empleador:	Pensión: 6 %; Plan de riesgos laborales: 2 %; Plan de prestaciones por licencia de maternidad: 0,3 %; Seguro médico.6
Salario mínimo mensual:	Ruanda no tiene un salario mínimo nacional establecido por ley.5
Salario bruto anual promedio:	RWF8.305.400.5
Tasas del impuesto sobre la renta personal:	Ruanda utiliza un sistema fiscal progresivo con tramos que van del 0 % al 30 %.4

Cuánto costará contratar en Ruanda

Requisitos salariales

Las menores exigencias salariales son una ventaja innegable de contratar en Ruanda. Y esto no se debe solo a la ausencia de un salario mínimo legal.

La tasa de desempleo ha sido muy alta en Ruanda durante bastante tiempo, mientras que muchas de las personas con empleo están "empleadas de manera informal", lo que significa que no reciben los beneficios y las protecciones asociados con el empleo formal.1

Aunque esto no es bueno para el talento local ni para la economía ruandesa, sí coloca a las empresas internacionales en una posición sólida para negociar salarios con posibles empleados.

Contribuciones del empleador

Las contribuciones fiscales del empleador son razonablemente bajas en comparación con otros países africanos. Las contribuciones se dividen en cuatro categorías;

• Pensión: 6 % del salario de cada empleado;
• Plan de riesgos laborales: 2 % del salario de cada empleado;
• Plan de prestaciones por licencia de maternidad: 0,3 % del salario de cada empleado;
• Seguro médico.

Los empleadores deben aportar el 6 % del salario bruto de cada empleado al plan de pensiones. Los empleados también aportan un 6 %.

Sin embargo, esa tasa aumentará un 1 % cada año natural hasta 2030, momento en el que tanto empleados como empleadores aportarán un 10 % cada uno.6

Beneficios legales

Es obligatorio que los empleadores contribuyan al pago del seguro médico de sus empleados.

Para los empleados del sector público, será el seguro médico de la Rwanda Social Security Board (RSSB), con una contribución del 7,5 % del salario del empleado tanto por parte del empleador como del empleado.

Sin embargo, las empresas del sector privado tienen la opción de elegir una aseguradora diferente con tasas de contribución distintas. En cualquier caso, el empleador debe presentar prueba del seguro de su empleado y de las contribuciones realizadas por cada parte.7

Los empleados deben recibir al menos un día y medio de permiso remunerado por mes de servicio, aunque no pueden solicitarlo hasta haber trabajado para su empleador durante 12 meses. Por cada tres años de servicio, los empleados reciben un día adicional de vacaciones anuales, hasta un máximo de 21 días.

Los empleados de 17 años o menos deben recibir al menos 24 días de vacaciones anuales remuneradas. En todos los casos, las vacaciones anuales remuneradas pueden dividirse en dos periodos.

Los empleados tienen derecho a 15 días de baja por enfermedad de corta duración remunerada al año. Para enfermedades de más de 15 días, tienen derecho a baja por enfermedad de larga duración de hasta seis meses.

En este caso, cobrarán el 100 % durante los tres primeros meses de esta baja. Después de tres meses, su contrato quedará suspendido. Si siguen sin poder trabajar después de seis meses, el empleador puede rescindir su contrato.

Las empleadas deben recibir 14 semanas de licencia de maternidad, que puede ampliarse un mes más si hay ciertas complicaciones en el parto.8. Los empleados varones reciben siete días de licencia de paternidad.

Calculadora de costos de empleo

Utilice nuestra Calculadora de costos de empleo para estimar el costo de contratar empleados en Ruanda.

Cómo es realmente contratar en Ruanda

Condición del mercado	Lo que un empleador debe saber
Disponibilidad de talento	La tasa de desempleo es alta en Ruanda, especialmente entre los trabajadores jóvenes.1
Sectores mejor pagados	El sector de servicios se encuentra regularmente entre los sectores mejor pagados en términos de salario por hora.3
Escasez de habilidades	Las empresas que contratan en el sector agrícola y otros sectores industriales han informado de escasez de habilidades.2
Principal desafío del empleador	El proceso para rescindir contratos de empleados puede ser muy complicado y largo.

El proceso de contratación en Ruanda es, en su mayor parte, muy sencillo. La incorporación puede tardar tan solo de 3 a 5 días para los empleados nacionales, siempre que tengan listos todos los documentos pertinentes para presentar.

La incorporación de trabajadores expatriados puede tardar hasta un mes, pero el proceso sigue siendo relativamente simple, especialmente si cuenta con un EOR con experiencia que se encargue de ello.

Las solicitudes de permisos de trabajo y de residencia se tramitan a través del portal de alta tecnología IremboGov de Ruanda.

Aprobación de permisos de trabajo para expatriados en Ruanda

Aunque incorporar expatriados en Ruanda es sencillo, eso no significa que a todos los trabajadores expatriados se les concederá un permiso de trabajo. Como en muchos países, su aprobación dependerá del puesto que se vaya a cubrir, entre otros factores.

Si el puesto no figura en la Lista de Ocupaciones en Demanda (ODL) de Ruanda, el empleador debe realizar una prueba del mercado laboral en un esfuerzo por contratar a un ciudadano ruandés cualificado antes de poder contratar a un expatriado.

Los expatriados en Ruanda serán contratados con un contrato de duración determinada. La duración de este contrato normalmente coincidirá con la de su visa, y la importancia del puesto que se cubre desempeña un papel clave en la duración ofrecida.

Por ejemplo, los trabajadores cualificados H1 que ocupan puestos de la ODL pueden recibir contratos de tres años, mientras que otros trabajadores menos cualificados solo podrían recibir uno o dos años.9

Riesgos de cumplimiento que los empleadores deben conocer en Ruanda

Confusión en torno al seguro médico en Ruanda

Las empresas del sector privado son libres de asegurar a sus empleados con una alternativa a la póliza de seguro médico de la RSSB. Sin embargo, no todas las pólizas de seguro médico se considerarán alternativas adecuadas. Los empleadores deben cumplir la normativa de la Ley 48/2015 relativa a la organización, el funcionamiento y la gestión de los planes de seguro médico en Ruanda.7

Los empleadores son responsables de pagar las primas del seguro el día 15 de cada mes, así como de documentar las pruebas de afiliación de los empleados, las condiciones de la póliza y las contribuciones pagadas.

Este seguro médico no debe confundirse con el seguro médico comunitario (CBHI), que es un plan de seguro independiente financiado exclusivamente por los empleados mediante deducciones de la nómina.

Compensación a los empleados que trabajan horas extra

La semana laboral estándar en Ruanda es de 40 horas. Si un empleado trabaja más allá de este límite, se le debe conceder un periodo de descanso remunerado equivalente a sus horas extra en un plazo de 30 días.

No existe ningún requisito legal de pagar tarifas más altas por las horas extra, aunque los empleadores pueden optar por hacerlo.

En cualquier caso, una tarifa mejorada por horas extra no elimina la obligación de proporcionar descanso compensatorio en un plazo de 30 días.10

Si el descanso no se toma en 30 días, las horas extra deben pagarse en el mes siguiente y reflejarse en la nómina del empleado.

Rescisión de contratos de empleados

Si desea despedir a un empleado fuera de su periodo de prueba, es posible que deba prepararse para un procedimiento largo y complicado.

En el caso de los despidos por reducción de plantilla, será necesaria una reunión de consulta con los empleados afectados, en la que estos podrán sugerir alternativas como reducciones salariales. Los empleadores deben dar razones si consideran que una sugerencia no es viable.

Las actas de estas reuniones deben ser levantadas por todos los asistentes, incluidos los empleados, y se remitirán a la Inspección de Trabajo. Se debe notificar a la Inspección de Trabajo con un mes de antelación los despidos previstos, y después los empleados deben recibir un mes de preaviso.

Despedir a un empleado por bajo rendimiento es aún más arduo.

Para ello se requiere:

• Una reunión de plan de mejora del rendimiento (PIP);
• Un mes de seguimiento del empleado para detectar mejoras;
• Una segunda reunión de PIP si no se observan mejoras;
• Un segundo mes de seguimiento de mejoras.

Luego, si aún desea continuar, puede organizar una audiencia de rendimiento y después entregar al empleado un aviso de despido por escrito. El periodo de preaviso es de 15 días para quienes llevan menos de un año empleados y de 30 días para todos los demás.8

Acordar una separación de mutuo acuerdo con los empleados que se van

Es común que los empleadores frustrados y los empleados no deseados quieran evitar estos largos procesos de despido.

Un método habitual para ello es acordar una separación de mutuo acuerdo. Esto implica que el empleador y el empleado se reúnan y acuerden términos adecuados para el despido.

Un contrato de separación de mutuo acuerdo entra en vigor el día en que ambas partes lo firman.

Las terminaciones por falta grave de cualquiera de las partes también pueden dar lugar a despidos más rápidos, aunque siguen siendo necesarios una carta de solicitud de explicaciones, una respuesta y una audiencia disciplinaria.

Beneficios de contratar empleados a través de un EOR en Ruanda

Constituir una empresa es costoso, especialmente si se consideran las licencias que deben renovarse cada año.

Utilizar un EOR para contratar en Ruanda le permite ahorrar costos significativos en comparación con establecer su propia entidad empresarial allí.

Utilizar un EOR también le ayuda a entrar mucho más rápido en el mercado laboral ruandés, lo que le permite lanzar esta nueva rama de su negocio con mucho menos estrés.

También recibirá apoyo continuo de RR. HH. para reducir la carga administrativa de convertirse en empleador en Ruanda.

En Rivermate, ayudamos a los empleadores:

• proporcionando una entidad empresarial local en Ruanda.
• encargándonos de todos los aspectos administrativos de operar una empresa en Ruanda, incluidos la nómina, los impuestos, los beneficios y todos los procesos de terminación de contratos.
• garantizando el pleno cumplimiento de las leyes laborales de Ruanda.

De esta manera, en lugar de preocuparse por las contribuciones sociales, las terminaciones de empleados y otros aspectos complicados de la administración de RR. HH. en Ruanda, puede dedicar todos sus esfuerzos a gestionar al personal y hacer crecer su negocio.

¿Listo para contratar en Ruanda?

Contratar en Ruanda implica más que descubrir a la mejor persona para el puesto. Desde la gestión de nóminas, impuestos y beneficios hasta garantizar el pleno cumplimiento legal de las leyes laborales locales, ya sea que contrate empleados a tiempo completo o contratistas independientes, Rivermate cuenta con la experiencia local para encargarse de toda la administración y que usted pueda contratar con confianza.

Hable con un experto en contratación en Ruanda

FUENTES:

1. https://statistics.gov.rw/data-sources/surveys/Labour-Force-Survey/labour-force-survey-2024/labour-force-survey-annual-report-2024
2. https://www.worldbank.org/en/country/rwanda/publication/rwanda-economic-update-september-2024
3. https://en.igihe.com/social/article/inside-rwandas-pay-scale-who-earns-what-across-sectors
4. https://taxsummaries.pwc.com/rwanda/individual/taxes-on-personal-income
5. https://www.lloydsbanktrade.com/en/market-potential/rwanda/work-conditions
6. https://taxsummaries.pwc.com/rwanda/corporate/other-taxes
7. https://rwandalii.org/akn/rw/act/law/2015/48/eng%402016-01-25
8. https://www.minijust.gov.rw/fileadmin/user_upload/Minijust/Publications/Laws/Law_regulating_labour_in_Rwanda.pdf
9. https://bewiseapps.com/doing-business-in-rwanda/employment-hr-and-immigration/work-permits-and-residence-permits
10. https://www.minijust.gov.rw/fileadmin/user_upload/Minijust/Official_gazettes_2/_______2023_Official_Gazettes/__June/OG_n___Special_of_13.06.2023__Amasaha_akazi___Abakozi_ba_Leta_bagengwa_amasezerano_umurimo.pdf
11. https://theconversation.com/kinyafranglais-how-rwanda-became-a-melting-pot-of-official-languages-185441
12. https://www.officeholidays.com/countries/rwanda/2027