Employer of Record in Polonia

Contratar en Polonia sin una entidad local puede retrasarte. Un Employer of Record (EOR) te permite construir un equipo rápidamente mientras te mantienes en cumplimiento con la legislación laboral polaca, la nómina y los impuestos. El EOR se convierte en el empleador legal de tu personal en Polonia. Tú gestionas el trabajo diario. El EOR se encarga de todo lo local.

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Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Polonia

• Actúa como empleador legal mientras tú diriges el trabajo y el rendimiento
• Emite contratos de trabajo conformes en polaco e inglés
• Registra a los empleados en ZUS y otras autoridades
• Gestiona la nómina y retiene impuestos sobre la renta y contribuciones sociales
• Administra beneficios estatutarios como vacaciones anuales, pago por enfermedad y licencia parental
• Incorpora y da de baja empleados con documentación conforme
• Apoya permisos de trabajo y inmigración local cuando sea necesario
• Mantiene políticas de recursos humanos y las actualiza cuando cambian las leyes
• Implementa procesos de protección de datos alineados con el GDPR

Beneficios de usar un EOR para contratar en Polonia

• Contrata en semanas, no en meses
• Evita crear una entidad legal polaca
• Reduce riesgos de cumplimiento y de clasificación errónea
• Mejora la precisión de la nómina y los pagos puntuales
• Ofrece beneficios competitivos y conformes a la normativa local
• Escala la contratación hacia arriba o hacia abajo según cambien las necesidades del negocio
• Obtén una factura mensual y un costo total de empleo claro

Elegir entre un EOR y un PEO en Polonia

• EOR: El proveedor es el empleador legal en Polonia. No necesitas una entidad local. Ideal para probar el mercado, equipos pequeños o contrataciones rápidas.
• PEO: Un modelo de co-empleo que generalmente requiere tu entidad local en Polonia. Mejor cuando ya operas localmente y solo necesitas soporte en recursos humanos y nómina.
• Si no tienes una entidad polaca y quieres rapidez, elige un EOR. Si ya gestionas una empresa en Polonia y necesitas servicios compartidos de RR. HH., un PEO o proveedor de nómina puede ajustarse.

Cómo los EOR protegen la propiedad intelectual de tu empresa en Polonia

• Usa contratos que asignan derechos económicos a las obras creadas en el curso del empleo. Para programas informáticos, el empleador generalmente adquiere derechos en la creación.
• Define campos de explotación y el momento de transferencia o aceptación para evitar lagunas.
• Incluye cláusulas de cesión de invenciones y remuneración a empleados por invenciones patentables.
• Añade disposiciones de confidencialidad, propiedad intelectual y devolución de materiales.
• Usa cláusulas de no competencia post-terminación cuando sea apropiado. La ley polaca requiere compensación pagada durante la restricción.
• Aplica controles de acceso y manejo de datos compatibles con GDPR.

Costos de usar un Employer of Record en Polonia

• Pagas una tarifa mensual de servicio EOR por empleado.
• Cubres el salario bruto más los costes adicionales del empleador. En Polonia, las contribuciones sociales del empleador suelen ser aproximadamente del 20 al 25 por ciento del salario bruto, dependiendo de las tasas de seguro contra accidentes y los Planes de Capital para Empleados.
• Presupuesta costos únicos de incorporación y migración si son necesarios.

Cómo contratar empleados en Polonia

1. Define el rol, rango salarial y sistema de horario laboral.
2. Elige el tipo de contrato adecuado. La mayoría de los roles usan un contrato de trabajo indefinido.
3. Prepara el contrato en polaco e inglés con todos los términos obligatorios.
4. Organiza chequeos médicos previos a la contratación y la capacitación en salud y seguridad requeridas.
5. Registra al empleado en ZUS y para la retención del impuesto sobre la renta personal.
6. Inscribe a los empleados elegibles en los Planes de Capital para Empleados.
7. Gestiona la nómina y entrega recibos de sueldo mensualmente. Mantén registros estatutarios.
8. Gestiona licencias, pago por enfermedad y horas extras según el Código Laboral.
9. Da de baja al empleado con el aviso correcto, documentación y liquidaciones finales.

Acuerdos / Contratos de trabajo en Polonia

• Tipos comunes:
  • Contrato de trabajo indefinido
  • Contrato a plazo fijo, limitado a 33 meses y tres contratos sucesivos antes de convertirse en indefinido
  • Contrato de prueba, hasta 3 meses
• Los contratos deben especificar el título del puesto, lugar de trabajo, fecha de inicio, salario, horario laboral y reglas de aviso.
• Usa el polaco como idioma principal y proporciona una versión bilingüe para mayor claridad.
• Incluye cláusulas de cesión de propiedad intelectual, confidencialidad, sistema de trabajo y política de horas extras.

Contratación de contratistas independientes en Polonia

• Caminos para contratistas:
  • Contrato B2B con un empresario individual
  • Contratos civiles como mandato y contrato por tarea específica
• Los contratistas gestionan sus propios impuestos y seguros. Algunos contratos civiles activan contribuciones sociales.
• Evita clasificaciones erróneas. Si controlas horas, herramientas y lugar de trabajo, o integras el rol en tu estructura, usa un contrato de empleo.
• Usa entregables claros, términos de facturación y cesión de propiedad intelectual en los acuerdos con contratistas.

Períodos de prueba en Polonia

• Hasta 1 mes si el plazo fijo previsto es de 6 meses o menos
• Hasta 2 meses si el plazo fijo previsto es más de 6 meses y hasta 12 meses
• Hasta 3 meses para contratos indefinidos o plazos mayores
• Puedes extender el período de prueba por el tiempo de ausencias justificadas indicadas en el contrato.

Horas de trabajo promedio en Polonia

• El horario estándar es de 8 horas diarias y 40 horas semanales, promediadas en un período de referencia.
• El descanso mínimo diario es de 11 horas. El descanso mínimo semanal es de 35 horas.
• Las horas extras están limitadas anualmente y se pagan con primas. Las sobrecargas típicas son del 50 por ciento o 100 por ciento dependiendo del momento y día.

Cómo un employer of record te ayuda a contratar en Polonia

• Redacta y firma contratos conformes como empleador legal
• Registra a los empleados y gestiona una nómina precisa cada mes
• Gestiona contribuciones sociales, impuestos y beneficios
• Implementa políticas conformes para licencias, horas extras y horario laboral
• Protege la propiedad intelectual y la información confidencial en todos los acuerdos
• Apoya inmigración, incorporación y baja de empleados
• Proporciona un punto de contacto único para RR. HH. y cumplimiento en Polonia

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El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en Polonia incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en Polonia.

Las obligaciones fiscales de Polonia para los empleadores en 2025 incluyen contribuciones a la seguridad social, atención médica y esquemas de jubilación voluntarios. Los empleadores deben contribuir al seguro social (jubilación 9.76%, discapacidad 6.50%, accidente 1.67%), al fondo laboral (1.00%) y a los Planes de Capital de los Empleados (PPK) (1.5%), siendo algunas contribuciones opcionales. Los empleadores también son responsables de retener y remitir el impuesto sobre la renta, que es progresivo: 12% para ingresos hasta 120,000 PLN y 32% para montos que excedan este umbral.

Los puntos clave incluyen:

Los empleadores deben remitir el impuesto sobre la renta retenido antes del día 20 del mes siguiente, pagar las contribuciones a la seguridad social antes del día 15, y presentar informes anuales (PIT-4R antes del 31 de enero, y PIT-11 a los empleados antes de finales de febrero). Para entidades extranjeras, las consideraciones incluyen las reglas de residencia fiscal, tratados de doble imposición y requisitos de registro en el IVA, especialmente si operan a través de un establecimiento permanente o proporcionan bienes/servicios en Polonia. Las deducciones de los empleados incluyen contribuciones a la seguridad social, deducción por hijos (hasta 2,224.08 PLN por hijo) y gastos deducibles permitidos, que reducen la renta gravable.

El panorama salarial de Polonia en 2025 está moldeado por el crecimiento económico, las actualizaciones en la legislación laboral y la alta demanda de profesionales cualificados, especialmente en TI, finanzas y salud. Los niveles salariales varían significativamente según la industria y el rol, siendo los roles en TI como Ingenieros de Software los que ganan entre PLN 120,000 y PLN 200,000 anuales, y los Médicos hasta PLN 300,000. Otros roles clave incluyen Data Scientists (PLN 140,000–220,000) y Gerentes de Marketing (PLN 100,000–180,000). La ubicación también influye en la remuneración, con las principales ciudades que ofrecen salarios más altos.

Los empleadores deben cumplir con las regulaciones de salario mínimo, que en 2025 están establecidas en PLN 4,300 brutos mensuales y PLN 28.10 por hora. Los paquetes de compensación suelen incluir bonificaciones como bonos de rendimiento anual, pago de vacaciones ("decimotercer mes"), bonos de Navidad y beneficios como atención médica privada, seguro de vida, vales de comida, transporte y asignaciones por trabajo remoto. El ciclo salarial típico es mensual, con pagos realizados mediante transferencia bancaria y la emisión de recibos de sueldo detallados. Las tendencias salariales indican aumentos continuos impulsados por el crecimiento económico, la inflación, la escasez de habilidades y la expansión del trabajo remoto, resaltando la importancia para los empleadores de mantenerse competitivos en la atracción del mejor talento.

Las leyes laborales de Polonia garantizan a los empleados varios tipos de licencia, incluyendo vacaciones anuales pagadas, días festivos, licencia por enfermedad, licencia parental y otras licencias personales. La asignación de vacaciones anuales depende de la duración del empleo: al menos 20 días para menos de 10 años de servicio y 26 días para más de 10 años, con la posibilidad de transferir las vacaciones no utilizadas hasta el 30 de septiembre del año siguiente. Los días festivos se observan en fechas específicas, y los empleados tienen derecho a días libres pagados, excepto cuando los días festivos caen en domingos.

Los empleados tienen derecho a licencia por enfermedad pagada de hasta 33 días al año (14 días para mayores de 50), compensada al 80% del salario, con beneficios más largos disponibles a través de la Institución de Seguro Social. La licencia parental incluye maternidad (20-37 semanas dependiendo de los hijos), paternidad (2 semanas), parental (41-43 semanas) y licencia por cuidado infantil (hasta 36 meses sin sueldo). Las licencias adicionales incluyen licencia por duelo, matrimonio, estudio, sin sueldo, cuidado y por fuerza mayor, con duraciones y condiciones específicas.

La ley laboral de Polonia exige beneficios básicos como licencia anual pagada (20-26 días dependiendo de la antigüedad), días festivos, licencia por enfermedad pagada (80% del salario durante los primeros 33 días), licencia de maternidad/paternidad/parental, contribuciones a la seguridad social y seguro de salud a través del Fondo Nacional de Salud (NFZ). Los empleadores deben contribuir a la seguridad social que cubre jubilación, discapacidad, enfermedad y atención médica.

Además de los beneficios obligatorios, muchos empleadores mejoran los paquetes con atención médica privada, seguro de vida, membresías deportivas, vales de comida, capacitación, opciones sobre acciones y autos de empresa. La atención médica privada, que a menudo está subsidiada por los empleadores, ofrece acceso más rápido a los servicios médicos y es muy valorada.

Los beneficios de jubilación incluyen la seguridad social obligatoria (ZUS), Planes de Capital de Empleados (PPK) voluntarios con contribuciones del empleador y del empleado, y cuentas de ahorro voluntarias (IKE, IKZE). Los paquetes de beneficios varían según la industria y el tamaño de la empresa, con las grandes empresas ofreciendo beneficios integrales y las pymes generalmente proporcionando beneficios obligatorios básicos más algunos extras selectos.

Los acuerdos laborales en Polonia son esenciales para definir las relaciones empleador-empleado, enfatizando la importancia de contratos escritos para garantizar claridad, equidad y cumplimiento legal. La legislación laboral polaca reconoce varios tipos de contratos, cada uno impactando la seguridad laboral, los derechos de terminación y las obligaciones.

Los tipos de contrato clave incluyen:

Los empleadores deben seleccionar cuidadosamente el tipo de contrato adecuado según las necesidades de empleo, considerando factores como la seguridad laboral, los derechos del empleado y las obligaciones legales. Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral polaca es crucial para evitar problemas legales y fomentar relaciones laborales positivas.

El trabajo remoto en Polonia está regido por el Código Laboral, que define el trabajo remoto como aquel realizado en un lugar designado, incluyendo el hogar, mediante comunicación electrónica. Los empleados pueden solicitar arreglos de trabajo remoto, especialmente aquellos con necesidades específicas, pero los empleadores pueden rechazar las solicitudes si son inviables. Los empleadores son responsables de proporcionar el equipo necesario, garantizar la seguridad y formalizar los términos del trabajo remoto en acuerdos escritos que cubran las horas de trabajo, la comunicación y la seguridad de los datos.

Las principales opciones de trabajo flexible incluyen horarios flexibles, trabajo remoto y modelos híbridos. La protección de datos bajo el GDPR requiere protocolos de seguridad sólidos, capacitación de empleados, acuerdos de procesamiento de datos y monitoreo. Los empleadores generalmente proporcionan el equipamiento y pueden reembolsar gastos como internet y electricidad, teniendo en cuenta las implicaciones fiscales. Una infraestructura tecnológica confiable—internet de alta velocidad, herramientas de comunicación, ciberseguridad y soporte técnico—es fundamental para un trabajo remoto efectivo.

En Polonia, la terminación del empleado debe seguir procedimientos legales estrictos, incluyendo el cumplimiento de los períodos de aviso según la antigüedad: 2 semanas para menos de 6 meses, 1 mes para entre 6 meses y menos de 3 años, y 3 meses para 3 años o más. Los empleadores pueden terminar con aviso por razones como cambios organizativos, factores económicos, problemas de rendimiento o conducta indebida, mientras que el despido sumario se reserva para conductas gravísimas, incumplimientos graves o ausencias prolongadas. La documentación adecuada, los avisos por escrito y la consulta con los sindicatos son obligatorios, y los empleados tienen el derecho de impugnar despidos injustificados en los tribunales laborales.

La indemnización por despido generalmente se debe cuando los empleados son despedidos por razones relacionadas con el empleador después de al menos dos años de servicio, calculada de la siguiente manera:

Los empleados están protegidos contra despidos improcedentes, discriminación y terminación de categorías protegidas como mujeres embarazadas o empleados en licencia por enfermedad. Si un despido se considera ilegal, los tribunales pueden ordenar la readmisión o la compensación.

La economía de Polonia está cada vez más respaldada por profesionales independientes y freelancers, reflejando un cambio global hacia arreglos laborales flexibles. Esta tendencia es impulsada por la preferencia de los individuos por la autonomía y la necesidad de las empresas de contar con habilidades especializadas sin los costos asociados a la contratación tradicional. Los empleadores deben navegar las leyes laborales polacas para evitar riesgos de clasificación incorrecta entre empleados y Contractors. Las distinciones legales clave incluyen la subordinación, el tiempo y lugar de trabajo designados, la ejecución personal, la asunción de riesgos, la estructura de remuneración y la integración organizacional. La clasificación incorrecta puede acarrear consecuencias financieras y legales significativas.

Los Contractors independientes en Polonia suelen operar bajo contratos de derecho civil, como la "umowa zlecenia" (Contrato de Mandato) y la "umowa o dzieło" (Contrato por Tarea Específica). Estos contratos deben definir claramente el alcance del trabajo, la duración, la remuneración, las condiciones de terminación, la confidencialidad, los derechos de propiedad intelectual, la responsabilidad y la ley aplicable. Los derechos de propiedad intelectual generalmente permanecen con el contractor a menos que se transfieran explícitamente por escrito. Los Contractors son responsables de sus propias obligaciones fiscales y de seguridad social, con varias opciones de tributación disponibles, incluyendo reglas generales, impuesto fijo y suma global sobre ingresos registrados.

Las industrias que comúnmente utilizan Contractors independientes incluyen TI, servicios creativos, consultoría, servicios profesionales, construcción y educación. Estos sectores valoran la experiencia, el trabajo por proyectos y la flexibilidad que ofrecen los Contractors independientes. Cumplir con las regulaciones locales y estructurar adecuadamente los contratos son aspectos esenciales para las empresas que trabajan con talento independiente en Polonia.

El sistema de permisos de trabajo de Polonia diferencia entre ciudadanos de la UE/EEE/Suiza y nacionales no pertenecientes a la UE. Los ciudadanos de países de la UE/EEE y Suiza pueden trabajar libremente sin permisos, mientras que los ciudadanos no pertenecientes a la UE generalmente necesitan una visa y un permiso de trabajo para un empleo legal. El proceso implica patrocinio del empleador, documentación adecuada y cumplimiento de las leyes de inmigración.

Los tipos clave de visas para trabajadores extranjeros incluyen:

Los empleadores deben patrocinar a los trabajadores no pertenecientes a la UE y asegurarse de cumplir con todos los requisitos legales, incluyendo la documentación y el cumplimiento de las leyes de inmigración. El proceso puede ser complejo, pero comprender estas categorías y obligaciones es esencial para un empleo legal y posibles vías hacia la residencia permanente.