Employer of Record in Polonia

Un Employer of Record (EOR) en Polonia emplea legalmente a tus trabajadores en tu nombre. Esto significa que el EOR se encarga de todas las tareas locales de recursos humanos, como nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento con las leyes laborales polacas. Tú sigues gestionando el trabajo diario de tus empleados, pero el EOR se ocupa de las cargas legales y administrativas. Esto te permite contratar talento en Polonia sin establecer una entidad local. Proveedores como Rivermate hacen que este proceso sea sencillo.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en Polonia

Utilizar un EOR en Polonia simplifica la contratación. Así es como generalmente funciona:

• Encuentras al Candidato: Reclutas y seleccionas a la persona que deseas contratar en Polonia.
• El EOR los Contrata: El EOR contrata legalmente al empleado bajo su entidad polaca. Crean un contrato de trabajo que cumple con la normativa local.
• Incorporación: El EOR gestiona el proceso de incorporación. Recopilan los documentos necesarios, configuran la nómina y registran al empleado en la seguridad social obligatoria (ZUS) y beneficios.
• Gestión Diaria: Tú gestionas las tareas diarias, proyectos y rendimiento de tu empleado. El empleado trabaja para tu empresa, igual que cualquier otro miembro del equipo.
• Nómina y Cumplimiento: El EOR se encarga de toda la nómina, retenciones de impuestos y contribuciones a la seguridad social cada mes. Aseguran que todo cumpla con las regulaciones polacas.
• Soporte Continuo de RRHH: El EOR proporciona soporte continuo en asuntos de recursos humanos, incluyendo permisos pagados, bajas por enfermedad y gestión de gastos.
• Terminación: Si necesitas desvincular a un empleado, el EOR gestiona el proceso en cumplimiento con la legislación laboral polaca, minimizando riesgos legales para ti.

Por qué usar un Employer of Record en Polonia

Utilizar un EOR en Polonia es una solución práctica para las empresas que desean contratar talento polaco sin el costo y la complejidad de establecer una entidad legal en el país. Permite ingresar al mercado de manera rápida y conforme a la ley, ahorrando tiempo y recursos. Puedes probar el mercado, contratar para proyectos específicos o construir un equipo distribuido con mucho menor riesgo.

Aquí algunos beneficios clave:

• Entrada Rápida al Mercado: Contrata empleados en Polonia en días, no en meses. Puedes incorporar talento sin esperar a registrar una empresa local.
• Cumplimiento Legal: Los EOR son expertos en la legislación laboral polaca. Aseguran que tus contratos de trabajo, nómina y beneficios cumplan con los requisitos legales establecidos por autoridades como la Institución de Seguros Sociales (ZUS) (https://www.zus.pl/en).
• Costos Reducidos: Evita los gastos significativos asociados a la creación y mantenimiento de una entidad legal. Esto incluye honorarios legales, costos de contabilidad y gastos administrativos.
• Nómina y Impuestos Simplificados: El EOR gestiona todos los aspectos de la nómina, incluyendo el cálculo de salarios, retenciones de impuestos y contribuciones a la seguridad social.
• Acceso a Beneficios: Tus empleados en Polonia pueden recibir paquetes de beneficios competitivos, que el EOR administra.
• Riesgo Minimizados: El EOR asume la responsabilidad legal del empleo, reduciendo tu exposición a riesgos de cumplimiento y posibles sanciones.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestros precios en Polonia incluyen un apoyo integral de RR. HH., la administración de beneficios, la gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel de control propietario para análisis de la fuerza laboral en tiempo real. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, unos precios directos y claros que se ajustan a las necesidades de su negocio, mientras garantizan el pleno cumplimiento legal en Polonia.

Contratar en Polonia significa aprovechar una economía fuerte y en crecimiento justo en el corazón de Europa. El país cuenta con una fuerza laboral calificada, especialmente en los sectores de TI, manufactura y servicios empresariales. Encontrarás que muchos profesionales tienen habilidades sólidas en inglés, lo que facilita su integración en tus equipos internacionales. Polonia forma parte de la Unión Europea, lo que significa que sus leyes laborales están bien desarrolladas y ofrecen fuertes protecciones para los empleados. Esto hace que sea importante hacer las cosas por el libro cuando contrates aquí.

Contratos de empleo y cláusulas imprescindibles

Cuando contratas a un empleado en Polonia, necesitas un contrato de empleo formal. Aunque los acuerdos verbales pueden ser técnicamente aceptables, debes proporcionar al empleado una confirmación por escrito de sus términos principales dentro de los siete días posteriores a su fecha de inicio. Siempre es mejor tener un contrato escrito y firmado desde el primer día. Si estás contratando a alguien que no habla polaco, puedes crear un contrato bilingüe, pero la versión en polaco será siempre la legalmente vinculante en caso de desacuerdo.

Existen tres tipos principales de contratos de empleo en Polonia:

• Contrato de período de prueba: Es un contrato a corto plazo para evaluar si el empleado encaja bien en el puesto. Puede durar un máximo de tres meses.
• Contrato a plazo fijo: Este contrato tiene una fecha de finalización específica. Solo puedes otorgar un máximo de tres contratos a plazo fijo a un empleado, y el período total de empleo para estos contratos no puede exceder los 33 meses. Después de eso, el empleado se considera automáticamente que tiene un contrato permanente.
• Contrato indefinido: Es un contrato de empleo permanente sin fecha de finalización. Ofrece la mayor seguridad laboral para el empleado.

Cada contrato de empleo en Polonia debe incluir estos detalles clave:

• Partes del acuerdo: Los nombres completos de tú (el empleador) y el empleado.
• Tipo de contrato: Indicar claramente si es para un período de prueba, a plazo fijo o indefinido.
• Fecha del acuerdo: La fecha en que se firma el contrato.
• Fecha de inicio: El día en que el empleado comenzará a trabajar.
• Tipo de trabajo: Una descripción del puesto y las funciones del empleado.
• Lugar de trabajo: Dónde estará basado el empleado.
• Detalles del salario: El salario bruto y sus componentes.
• Horas de trabajo: El horario laboral diario y semanal esperado.

Períodos de prueba

Un período de prueba en Polonia es una forma para que tú y un nuevo empleado prueben la relación laboral. Es un tipo separado de contrato de empleo, no solo una cláusula en uno permanente. La duración máxima de un período de prueba es de tres meses. Generalmente, no puedes usar un período de prueba más de una vez para el mismo empleado en el mismo puesto.

La duración del período de prueba puede depender de la duración prevista del contrato posterior:

• 1 mes: Para un contrato a plazo fijo planificado de menos de 6 meses.
• 2 meses: Para un contrato a plazo fijo planificado de al menos 6 meses pero menos de 12 meses.

Durante el período de prueba, los períodos de aviso para la terminación son más cortos que para otros contratos:

• 3 días hábiles: Si el período de prueba es menor a 2 semanas.
• 1 semana: Si el período de prueba es mayor a 2 semanas pero menor a 3 meses.
• 2 semanas: Si el período de prueba dura 3 meses.

Horas de trabajo y horas extras

La semana laboral estándar en Polonia es de 40 horas, generalmente distribuidas en cinco días de 8 horas. El tiempo total de trabajo, incluyendo horas extras, no puede promediar más de 48 horas por semana.

• Períodos de descanso: Los empleados deben tener al menos 11 horas consecutivas de descanso cada día y 35 horas consecutivas de descanso cada semana.
• Descansos: Si un empleado trabaja más de 6 horas en un día, tiene derecho a un descanso pagado de 15 minutos.

Las horas extras solo están permitidas para necesidades especiales e imprevistas del empleador. El límite anual general para horas extras es de 150 horas. La remuneración por horas extras se calcula como un plus sobre el salario regular del empleado:

Días festivos públicos y regionales

Los empleados en Polonia tienen derecho a tiempo libre pagado por días festivos públicos. Hay 13 días festivos en Polonia.

Aquí están los días festivos para 2025:

Contratación de contractors en Polonia

También puedes contratar contractors independientes en Polonia. Esto ofrece flexibilidad y puede ser una buena forma de acceder a habilidades especializadas para proyectos específicos. A diferencia de los empleados, los Contractors son personas autónomas que trabajan bajo un contrato civil, a menudo un acuerdo B2B (business-to-business). Son responsables de sus propios impuestos y contribuciones a la seguridad social.

Sin embargo, debes tener cuidado con la mala clasificación. Si la relación laboral con un contractor parece demasiado similar a una relación de empleo tradicional, las autoridades pueden reclasificarlo como empleado. Esto puede acarrear sanciones económicas significativas, incluyendo pagos atrasados por seguridad social e impuestos.

Las señales de una relación laboral incluyen:

• El trabajo se realiza bajo tu supervisión directa.
• Tú estableces las horas y el lugar específicos de trabajo.
• El trabajo es continuo y no basado en proyectos.

Un Employer of Record (EOR) puede ayudarte a evitar estos riesgos. Un EOR emplea legalmente al trabajador en tu nombre, asumiendo toda la responsabilidad legal por el cumplimiento de la legislación laboral polaca. Esto incluye gestionar la nómina, impuestos, beneficios y contratos de empleo. Usar un EOR asegura que tus trabajadores estén clasificados correctamente y que cumplas plenamente con todas las regulaciones locales, permitiéndote centrarte en gestionar el trabajo diario de tu equipo sin complicaciones legales.

Comprender la compensación y la nómina en Polonia es sencillo. El sistema se basa en un ciclo de pago mensual y una estructura de impuestos progresivos sobre la renta. Como empleador, usted maneja la retención de impuestos y las contribuciones a la seguridad social directamente del salario de su empleado. Los cambios legislativos recientes significan que mantenerse actualizado con las regulaciones es clave para seguir siendo compatible.

Ciclos de nómina y estructura salarial

En Polonia, debe procesar la nómina al menos una vez al mes. Necesita pagar a sus empleados antes del día 10 del mes siguiente al período de pago. Aunque no es obligatorio por ley, es una práctica común proporcionar a los empleados un recibo de sueldo detallado, ya sea en papel o electrónicamente.

A partir del 1 de enero de 2025, el salario mínimo nacional es de PLN 4,666 por mes. Para los trabajadores por hora, el mínimo es de PLN 30.50 por hora.

Horas extras y mínimos

La semana laboral estándar en Polonia es de 40 horas, con un día laboral de 8 horas. Cualquier trabajo más allá de estas horas se considera horas extras.

• Horas Extras Estándar: Se paga el 150% de la tarifa regular por horas extras en días laborales normales.
• Horas Extras Especiales: Se paga el 200% de la tarifa regular por trabajo nocturno, los domingos o en días festivos.

Hay un límite de horas extras de 150 horas por año calendario.

Impuestos y contribuciones del empleador

Como empleador en Polonia, usted es responsable de varias contribuciones a la seguridad social. Estas se calculan como un porcentaje del salario bruto de su empleado. La contribución total varía del 19.21% al 22.41%, dependiendo de la tasa de seguro contra accidentes para su categoría empresarial.

Impuestos y deducciones de los empleados

Los empleados también contribuyen a la seguridad social y pagan impuesto sobre la renta personal (PIT), que usted retiene de su salario.

Seguridad Social y Seguro de Salud

Impuesto sobre la Renta Personal (PIT)

Polonia utiliza un sistema de impuestos progresivos. Se aplica una asignación libre de impuestos de PLN 30,000 por año.

En Polonia, tu paquete de beneficios para empleados es muy importante. Es más que solo un salario; refleja la cultura de tu empresa y cómo valoras a tu equipo. Una política sólida de beneficios y permisos te ayuda a atraer y retener a los mejores talentos. Entender el panorama local es clave, ya que Polonia cuenta con una base sólida de requisitos legales y una demanda creciente de beneficios adicionales.

Permisos Legales

La legislación laboral polaca contempla varios tipos de permisos obligatorios para los empleados.

• Permiso Anual: Los empleados tienen derecho a un permiso anual pagado. La cantidad depende de su antigüedad laboral. Si han trabajado menos de 10 años, reciben 20 días. Después de 10 años de empleo, esto aumenta a 26 días.
• Permiso por Enfermedad: Cuando un empleado está enfermo, tiene derecho a un permiso por enfermedad pagado. El empleador paga el 80% del salario del empleado durante los primeros 33 días de enfermedad. Después de eso, el Instituto de Seguridad Social (ZUS) se hace cargo de los pagos.
• Permiso de Maternidad y Paternidad: Polonia ofrece un generoso permiso parental. La duración del permiso de maternidad depende del número de hijos nacidos, variando de 20 a 37 semanas. Los padres pueden tomar dos semanas de permiso de paternidad.
• Permiso de Cuidado: Los empleados pueden tomar hasta cinco días de permiso de cuidado no remunerado por año para brindar atención personal o apoyo a un familiar o persona que vive en el mismo hogar.

Días Festivos y Feriados Regionales

Polonia celebra 13 días festivos. Si un día festivo cae en domingo, no se traslada al lunes siguiente.

Beneficios Complementarios Típicos

Para destacar, muchas empresas ofrecen beneficios más allá de los requisitos legales.

Cómo un EOR Puede Ayudar a Configurar Beneficios

Configurar un paquete de beneficios competitivo y conforme en un país nuevo puede ser complejo. Un Employer of Record (EOR) simplifica significativamente este proceso.

Un EOR actúa como el empleador legal de tu personal en Polonia. Esto significa que se encargan de todos los aspectos administrativos y legales del empleo, incluidos los beneficios.

Así es como un EOR puede ayudar:

• Garantizar Cumplimiento: Un EOR conoce a fondo las leyes laborales de Polonia. Se aseguran de que tu paquete de beneficios cumpla con todos los requisitos legales, desde las contribuciones a la seguridad social hasta los cálculos correctos de permisos, evitando problemas legales.
• Administrar Beneficios: El EOR gestiona todo el proceso de administración de beneficios. Esto incluye inscribir a los empleados en programas obligatorios como ZUS (seguro social) y PPK (planes de pensiones).
• Ofrecer Beneficios Competitivos: Los EOR tienen conocimiento del mercado local. Pueden asesorar sobre qué beneficios complementarios son populares y atraerán a los mejores talentos en Polonia, como seguro médico privado o tarjetas deportivas. También suelen ofrecer acceso a tarifas mejores para estos beneficios.
• Simplificar la Nómina: Todas las contribuciones y deducciones de beneficios se gestionan a través del sistema de nómina del EOR. Recibes una factura única y clara cada mes, lo que simplifica tu contabilidad.
• Ahorrar Tiempo y Recursos: Al externalizar la gestión de beneficios a un EOR, liberas a tu equipo para centrarse en tus objetivos comerciales principales. No necesitas convertirte en un experto en leyes laborales polacas ni crear una entidad local para contratar.

Cuando un contrato de empleo termina en Polonia, debes seguir reglas específicas. Puedes rescindir un contrato por acuerdo mutuo, con aviso previo, o sin aviso en casos de conducta grave. Para contratos indefinidos, debes proporcionar una razón por escrito para la terminación. Después de que finalice el empleo, debes entregar al empleado un Certificado de Empleo y darlo de baja de la Seguridad Social (ZUS).

Períodos de aviso

Debes proporcionar a los empleados un período de aviso por escrito antes de que finalice su contrato. La duración de este período depende de cuánto tiempo haya trabajado el empleado en tu empresa.

Para empleados con contrato en período de prueba, el período de aviso es más corto, y varía de 3 días a 2 semanas.

Indemnización por despido

La indemnización por despido es requerida en Polonia cuando se despide a un empleado por razones no relacionadas con su rendimiento. Esto aplica a empresas con 20 o más empleados. La cantidad de indemnización depende del tiempo de servicio del empleado.

Cómo Rivermate maneja salidas conformes

Navegar por los despidos de empleados en un país diferente puede ser complejo. Nos aseguramos de que cada proceso de desvinculación se maneje correctamente y en cumplimiento con las leyes laborales polacas.

Así es como gestionamos el proceso:

• Documentación: Preparamos todos los documentos necesarios para la terminación, incluyendo la notificación de despido y el Certificado de Empleo.
• Nómina final: Aseguramos que todos los pagos finales, incluyendo cualquier salario pendiente, pago por vacaciones y indemnización, se calculen correctamente y se paguen a tiempo.
• Seguridad Social: Nos encargamos del proceso formal de dar de baja al empleado de la Seguridad Social (ZUS).
• Orientación: Te brindamos una guía clara durante todo el proceso para que comprendas tus obligaciones y los derechos del empleado.

Gestionamos estos detalles para que puedas concentrarte en tu negocio.

Obtener las visas y permisos de trabajo adecuados para Polonia es esencial si no eres ciudadano de un país de la UE o del EEE. El proceso involucra tanto al empleado como al empleador. Por lo general, tu empleador en Polonia debe solicitar primero un permiso de trabajo para ti. Una vez aprobado, puedes solicitar una visa en tu país de origen para ingresar y trabajar en Polonia.

Visas de empleo y realidades del patrocinio

Un Employer of Record (EOR) puede ser tu empleador legal en Polonia y patrocinar tu permiso de trabajo. Esta es una vía práctica si tu empresa no tiene su propia entidad legal en el país. El EOR se encarga del proceso de solicitud y asegura que todo cumpla con la ley polaca.

Lo que un EOR puede patrocinar:

• Permiso de Trabajo (Tipo A): Este es el permiso más común para personas que trabajan para un empleador registrado en Polonia, incluido un EOR.
• Visa Nacional (Tipo D): Después de obtener un permiso de trabajo, el EOR proporciona los documentos necesarios para que puedas solicitar esta visa de larga duración, que te permite vivir y trabajar en Polonia por más de 90 días.

Un EOR asume las responsabilidades legales de ser tu empleador. Gestiona la nómina, los impuestos y asegura que tu contrato de trabajo cumpla con los estándares locales. Esto simplifica el proceso para ti y tu empresa.

Sin embargo, un EOR generalmente no puede patrocinar permisos para actividades fuera de una relación laboral estándar. Por ejemplo, normalmente no gestionan visas para freelancers o emprendedores, que son para quienes desean establecer su propio negocio en Polonia.

Cumplimiento en viajes de negocios

Para visitas de corta duración a Polonia, probablemente usarás una visa Schengen de tipo C. Esta visa es para reuniones de negocios, negociaciones o conferencias, no para trabajo productivo.

Esto es lo que necesitas saber:

• La regla 90/180: Puedes permanecer en el Área Schengen, que incluye Polonia, hasta 90 días dentro de cualquier período de 180 días.
• Actividades permitidas: Los viajes de negocios son para asistir a reuniones, capacitaciones y otras actividades no laborales. No puedes realizar trabajos que normalmente realizaría un empleado polaco.
• No se permite trabajar: Es ilegal trabajar con una visa de negocios o durante una estadía sin visa. Esto puede resultar en multas y prohibiciones de viaje futuras tanto para ti como para tu empleador.

Siempre sé claro sobre el propósito de tu viaje. Si tus actividades podrían considerarse trabajo, necesitas un permiso de trabajo y una visa adecuados. Confiar en visas de negocios de corta duración para trabajar representa un riesgo de incumplimiento.