Las nuevas regulaciones establecen un marco claro para el trabajo remoto, reemplazando el concepto previo de "teletrabajo". Aquí hay algunos aspectos legales clave a considerar:

Elección y Ubicación del Empleado

Los empleados tienen el derecho de solicitar trabajo remoto, y los empleadores deben considerar tales solicitudes basándose en la naturaleza del trabajo. El empleado puede designar su lugar de trabajo preferido (sujeto a la aprobación del empleador) dentro de Polonia o incluso en la UE.

Aprobación y Regulaciones del Empleador

Los empleadores retienen el derecho de aprobar o denegar solicitudes de trabajo remoto. También son responsables de emitir regulaciones internas que describan las reglas y procedimientos específicos para el trabajo remoto dentro de su organización.

Infraestructura Tecnológica

El éxito del trabajo remoto depende de una infraestructura tecnológica robusta. Aquí está lo que se debe considerar:

• Equipos y Herramientas: Los empleadores son responsables de proporcionar o cubrir los costos de los equipos y herramientas necesarios para el trabajo remoto. Esto incluye computadoras, software y cualquier otro dispositivo técnico requerido para realizar el trabajo de manera efectiva.
• Herramientas de Comunicación y Colaboración: Plataformas de videoconferencia confiables, herramientas de mensajería instantánea y software de gestión de proyectos son cruciales para una comunicación y colaboración sin problemas dentro de los equipos remotos.

Responsabilidades del Empleador

Los empleadores tienen un papel significativo en facilitar un entorno de trabajo remoto productivo y seguro. Aquí están algunas responsabilidades clave del empleador:

• Reembolso de Costos: Los empleadores deben reembolsar a los empleados por los gastos razonables incurridos debido al trabajo remoto. Esto incluye la electricidad utilizada para fines laborales y los costos del servicio de internet.
• Salud y Seguridad: Aunque el empleado es responsable de organizar su espacio de trabajo, los empleadores deben proporcionar información sobre salud y seguridad en el lugar de trabajo y asegurar que se realice una evaluación de riesgos para la estación de trabajo remota.
• Equilibrio entre Vida y Trabajo: Los empleadores deben establecer políticas y directrices claras para promover un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal para los empleados remotos. Esto puede implicar establecer horas de trabajo centrales, fomentar descansos y respetar el derecho de los empleados a desconectarse fuera del horario laboral.

Los empleados tienen el derecho de solicitar trabajo a tiempo parcial, independientemente de su tipo de contrato, ya sea a plazo fijo o indefinido. El empleador debe considerar dichas solicitudes y proporcionar una respuesta por escrito dentro de los 30 días. Los empleados a tiempo parcial tienen derecho a beneficios y remuneración prorrateados en función de sus horas de trabajo en comparación con los empleados a tiempo completo. Los empleadores son generalmente responsables de proporcionar o cubrir el costo del equipo necesario para realizar las tareas laborales.

Horario Flexible

Los empleados pueden solicitar arreglos de horario flexible, permitiéndoles variar su horario de trabajo dentro de un marco de tiempo diario o semanal específico. Los empleadores tienen el derecho de aprobar o denegar las solicitudes de horario flexible según las necesidades operativas. Las políticas de reembolso para gastos incurridos debido al trabajo con horario flexible, como costos adicionales de transporte, deben estar delineadas en las regulaciones internas de la empresa.

Trabajo Compartido

Dos o más empleados pueden acordar compartir una única posición a tiempo completo, dividiendo las tareas y responsabilidades laborales. Ambos empleados tienen contratos de trabajo individuales con el empleador. Cada empleado recibe una parte proporcional del salario y los beneficios asociados con la posición a tiempo completo. Los empleadores son típicamente responsables de proporcionar el equipo necesario para cada empleado involucrado en el trabajo compartido.

En Polonia y la UE, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es la legislación principal que rige la protección de datos. Establece varias obligaciones para los empleadores, incluyendo:

Obligaciones del Empleador

• Base Legal para el Procesamiento de Datos: Los empleadores deben tener una base legal para procesar los datos de los empleados, como cumplir con obligaciones contractuales u obtener el consentimiento del empleado.
• Minimización de Datos: Los empleadores solo deben recopilar y procesar los datos personales de los empleados remotos que sean estrictamente necesarios para fines laborales.
• Seguridad de los Datos: Los empleadores deben implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos de los empleados, incluyendo la protección contra el acceso no autorizado, la pérdida accidental o la destrucción.
• Transparencia y Capacitación: Los empleadores tienen la obligación de transparencia de informar a los empleados sobre cómo se recopilan, utilizan, almacenan y aseguran sus datos. También deben proporcionar capacitación sobre las mejores prácticas de protección de datos para el trabajo remoto.

Derechos del Empleado

Los empleados remotos en Polonia tienen varios derechos con respecto a sus datos personales bajo el GDPR:

• Derecho de Acceso: Los empleados tienen derecho a acceder a sus datos personales en poder del empleador y solicitar una copia.
• Derecho de Rectificación: Los empleados pueden solicitar correcciones a cualquier dato personal inexacto o incompleto.
• Derecho de Supresión (Derecho al Olvido): En ciertas situaciones, los empleados pueden solicitar la eliminación de sus datos personales.

Mejores Prácticas para la Seguridad de los Datos

Para garantizar un entorno de trabajo remoto seguro, los empleadores y empleados pueden colaborar en las siguientes mejores prácticas:

• Dispositivos y Software de Trabajo Seguros: Los empleadores deben proporcionar laptops de trabajo seguras con protección de contraseña robusta y software de seguridad actualizado.
• Cifrado de Datos: Los datos sensibles deben estar cifrados tanto en tránsito como en reposo.
• Controles de Acceso: Implementar controles de acceso para restringir el acceso a los datos de la empresa solo al personal autorizado.
• Capacitación de Empleados: Capacitar regularmente a los empleados sobre las mejores prácticas de seguridad de datos, incluyendo la identificación de correos electrónicos de phishing y la higiene de contraseñas.
• Políticas Internas Claras: Desarrollar políticas internas claras que describan los procedimientos de protección de datos y las responsabilidades de los empleados para el trabajo remoto.