Impuestos en Polonia

Navegar por las complejidades de la nómina y los impuestos laborales es un aspecto crítico para gestionar una fuerza laboral en cualquier país. En Polonia, empleadores y empleados están sujetos a obligaciones y deducciones específicas relacionadas con las contribuciones a la seguridad social y el impuesto sobre la renta personal. Comprender estos requisitos es esencial para garantizar el cumplimiento y operaciones fluidas.

El sistema tributario polaco, particularmente en lo que respecta al empleo, implica contribuciones a la Institución de Seguros Sociales (ZUS) que cubren diversos beneficios de seguridad social y la retención del Impuesto sobre la Renta Personal (PIT). Los empleadores juegan un papel clave en calcular, retener y remitir estas cantidades a las autoridades pertinentes en nombre de sus empleados.

Obligaciones de Seguridad Social y del impuesto sobre la nómina para Employer of Record

Los empleadores en Polonia son responsables de calcular y pagar las contribuciones a la Institución de Seguros Sociales (ZUS) por sus empleados. Estas contribuciones cubren varios tipos de seguro social, incluyendo pensiones, discapacidad, enfermedad y seguro de accidentes, así como contribuciones al Fondo de Trabajo y al Fondo de Beneficios Garantizados para Empleados. La base para calcular estas contribuciones es generalmente la remuneración bruta del empleado.

Las tasas estándar de contribución del employer para 2025 se espera sean las siguientes:

Tipo de contribución	Tasa del Employer
Seguro de Pensión	9.76%
Seguro de Discapacidad	6.50%
Seguro de Accidentes	Variable
Fondo de Trabajo	2.45%
Fondo de Beneficios Garantizados	0.10%

• Seguro de Accidentes: La tasa para el seguro de accidentes es variable y depende de la actividad empresarial del empleador y de la cantidad de empleados. Para la mayoría de los pequeños empleadores (hasta 9 empleados), se aplica una tarifa fija.
• Límite de Base de Contribución: Existe un límite superior anual en la base para las contribuciones al seguro de pensiones y discapacidad. Una vez que los ingresos brutos del empleado para el año superen este límite, las contribuciones para seguro de pensiones y discapacidad ya no se calculan ni pagan para ese empleado durante el resto del año. Este límite se ajusta anualmente.

Los empleadores deben calcular estas contribuciones mensualmente y remitirlas a ZUS antes del día 15 del mes siguiente.

Requisitos de Retención del Impuesto sobre la Renta

Los empleadores también son responsables de calcular y retener los anticipos del Impuesto sobre la Renta Personal (PIT) de los salarios de los empleados cada mes. La cantidad de impuesto retenido depende del nivel de ingresos del empleado y de las tasas y retenciones fiscales aplicables.

El sistema de impuesto sobre la renta personal en Polonia para los ingresos laborales es progresivo, con dos tramos fiscales:

Umbral de Ingresos Anuales	Tasa de Impuesto
Hasta PLN 120,000	12%
Por encima de PLN 120,000	32%

• Cantidad Libre de Impuesto: Se aplica una cantidad libre de impuestos dentro del tramo del 12%, reduciendo efectivamente la obligación fiscal para los servidores de menores ingresos. La cantidad específica está sujeta a ajuste anual.
• Cálculo: El anticipo mensual de impuesto se calcula en base a los ingresos brutos mensuales del empleado, menos las contribuciones a la seguridad social del empleado (pensión, discapacidad, enfermedad) y los costes estándar de obtención de ingresos. Sobre esta base reducida se aplica la tasa fiscal correspondiente (12% o 32%), y luego se resta la cantidad mensual que reduce impuestos (relacionada con la cantidad libre de impuestos), siempre que el empleado haya presentado la declaración relevante (PIT-2).

Los empleadores deben remitir los anticipos retenidos de PIT a la oficina tributaria correspondiente antes del día 20 del mes siguiente.

Deducciones y asignaciones fiscales para empleados

Los empleados se benefician de ciertas deducciones y asignaciones que reducen su ingreso gravable o la obligación fiscal. Las deducciones más significativas aplicadas a nivel de nómina por parte del employer incluyen:

• Contribuciones del Empleado a la Seguridad Social: Las contribuciones pagadas por el empleado para seguro de pensión (9.76%), discapacidad (1.5%) y enfermedad (2.45%) son deducibles del ingreso bruto del empleado al calcular la base del impuesto.
• Costos de Obtención de Ingresos: Cantidades fijas mensuales estándar son deducibles de los ingresos. Estas cantidades varían dependiendo de si el lugar de residencia del empleado es el mismo que su lugar de trabajo o diferente. Se aplican mayores costos si el empleado se desplaza desde otra localidad.
• Contribución al Seguro de Salud: Aunque no es una deducción directa de la base impositiva como en el caso de la seguridad social, la contribución al seguro de salud (9% de la base, que es el ingreso bruto menos las contribuciones del empleado a la seguridad social) es parcialmente deducible de la cantidad de impuesto calculado (7.75% de la base).

Otras posibles deducciones (por ejemplo, gastos de internet, rehabilitación, donaciones) suelen reclamarse por el empleado en su declaración anual de impuestos, en lugar de ser aplicadas por el employer durante el procesamiento mensual de la nómina.

Plazos para cumplir con la normativa fiscal y de reportes

Los empleadores tienen obligaciones específicas de informar tanto a ZUS como a las autoridades fiscales.

• Informe a ZUS: Los empleadores deben presentar declaraciones mensuales a ZUS (ZUS DRA) detallando las contribuciones de todos los empleados antes del día 15 del mes siguiente.
• Informe Fiscal:
  • Los anticipos mensuales de PIT retenidos deben pagarse a la oficina tributaria antes del día 20 del mes siguiente.
  • Anualmente, los empleadores deben preparar y entregar los formularios PIT-11 a cada empleado antes de finales de febrero del año siguiente al año fiscal. El PIT-11 resume los ingresos del empleado, los costos y los anticipos retenidos durante el año.
  • Además, los empleadores deben presentar una declaración anual PIT-4R a la oficina fiscal antes del final de enero del año siguiente al ejercicio fiscal, resumiendo el total de anticipos de PIT retenidos a todos los empleados.

Cumplir con estos plazos es fundamental para evitar sanciones e intereses.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores extranjeros y empresas

Las personas extranjeras que trabajan en Polonia y las empresas extranjeras que emplean personal en Polonia pueden enfrentar consideraciones fiscales específicas:

• Residente Fiscal: Un individuo generalmente se considera residente fiscal polaco si pasa más de 183 días en Polonia en un año fiscal o si su centro de intereses vitales (lazos personales o económicos) está en Polonia. Los residentes tributan por su ingreso mundial, mientras que los no residentes usualmente solo por ingresos obtenidos en Polonia.
• Convenios para evitar la doble tributación: Polonia tiene tratados de doble tributación con muchos países. Estos tratados pueden afectar dónde se grava la renta y pueden ofrecer alivio contra la doble imposición. Se deben considerar las disposiciones de un tratado relevante para empleados extranjeros.
• "Alivio para Jóvenes": Las personas menores de 26 años que sean residentes fiscales polacos pueden beneficiarse de una exención de PIT sobre los ingresos por empleo hasta un cierto umbral anual. Este alivio aplica independientemente de la nacionalidad, siempre que se cumplan los criterios de residencia y edad.
• Registro del Employer: Las empresas extranjeras que emplean personal en Polonia, incluso sin una entidad registrada, pueden necesitar inscribirse como employer para fines de seguridad social y fiscales. Un Employer of Record (EOR) puede gestionar estas obligaciones en nombre de empresas extranjeras sin presencia local.

Comprender estas particularidades es vital para empresas extranjeras que operan en Polonia y para gestionar empleados internacionales de manera conforme.