Impuestos en Polonia

Navegar por las complejidades de la nómina y los impuestos laborales es un aspecto crítico para gestionar una fuerza laboral en cualquier país. En Polonia, los empleadores y los empleados están sujetos a obligaciones y deducciones específicas relacionadas con las contribuciones a la seguridad social y el impuesto sobre la renta personal. Entender estos requisitos es esencial para garantizar el cumplimiento y operaciones fluidas.

El sistema fiscal polaco, particularmente en lo relativo al empleo, involucra contribuciones al Instituto de Seguro Social (ZUS) que cubren diversos beneficios de seguridad social y la retención del Impuesto Sobre la Renta Personal (PIT). Los empleadores desempeñan un papel clave en calcular, retener y remitir estas cantidades a las autoridades correspondientes en nombre de sus empleados.

Obligaciones del Employer of Record y de la nómina en Seguridad Social e impuestos

Los empleadores en Polonia son responsables de calcular y pagar las contribuciones al Instituto de Seguro Social (ZUS) para sus empleados. Estas contribuciones cubren diversos tipos de seguro social, incluido el seguro de pensión, discapacidad, enfermedad y accidente, así como contribuciones al Fondo de Trabajo y al Fondo de Beneficios Garantizados para Empleados. La base para calcular estas contribuciones suele ser la remuneración bruta del empleado.

Se espera que las tasas estándar de contribución del empleador para 2026 sean las siguientes:

Tipo de contribución	Tasa del empleador
Seguro de pensión	9.76%
Seguro de discapacidad	6.50%
Seguro de accidente	Variable
Fondo de Trabajo	2.45%
Fondo de Beneficios Garantizados para Empleados	0.10%

• Seguro de accidente: La tasa para el seguro de accidente es variable y depende de la actividad comercial del empleador y del número de empleados. Para la mayoría de los pequeños empleadores (hasta 9 empleados), se aplica una tarifa fija.
• Límite de base de contribución: Existe un límite superior anual para la base de cálculo de las contribuciones al seguro de pensión y discapacidad. Cuando las ganancias brutas de un empleado en un año superan este límite, las contribuciones para el seguro de pensión y discapacidad dejan de calcularse y pagarse para dicho empleado por el resto del año. Este límite se ajusta anualmente.

Los empleadores deben calcular estas contribuciones mensualmente y remitirlas a ZUS antes del día 15 del mes siguiente.

Requisitos de retención del Impuesto sobre la Renta

Los empleadores también son responsables de calcular y retener anticipos del Impuesto Sobre la Renta Personal (PIT) de los salarios de los empleados cada mes. La cantidad de impuesto retenido depende del nivel de ingresos del empleado y de las tasas y deducciones fiscales aplicables.

El sistema de impuesto sobre la renta personal en Polonia para los ingresos laborales es progresivo, con dos tramos fiscales:

Umbral de ingresos anuales	Tasa de impuesto
Hasta PLN 120,000	12%
Por encima de PLN 120,000	32%

• Cantidad libre de impuestos: Dentro del tramo del 12%, se aplica una cantidad libre de impuestos, lo que reduce efectivamente la carga fiscal para los de bajos ingresos. La cantidad específica está sujeta a ajuste anual.
• Cálculo: El adelanto mensual del impuesto se calcula en base a los ingresos brutos mensuales del empleado, menos las contribuciones a la seguridad social (pensión, discapacidad, enfermedad) y los costos estándar de obtención de ingresos. La tasa de impuesto aplicable (12% o 32%) se aplica a esta base reducida, y luego se resta la cantidad mensual que reduce impuestos (relacionada con la cantidad libre de impuestos), siempre que el empleado haya presentado la declaración pertinente (PIT-2).

Los empleadores deben remitir los anticipos de PIT retenidos a la oficina de impuestos correspondiente antes del día 20 del mes siguiente.

Deducciones y asignaciones fiscales para los empleados

Los empleados se benefician de ciertas deducciones y asignaciones que reducen sus ingresos sujetos a impuestos o la carga fiscal. Las deducciones más significativas aplicadas a nivel de nómina por parte del empleador incluyen:

• Contribuciones a la seguridad social del empleado: Las contribuciones pagadas por el empleado para el seguro de pensión (9.76%), discapacidad (1.5%) y enfermedad (2.45%) son deducibles de los ingresos brutos del empleado al calcular la base del impuesto.
• Costos de obtención de ingresos: Se deducen cantidades fijas mensuales estándar del ingreso. Estos montos varían dependiendo de si el lugar de residencia del empleado es el mismo o diferente del lugar de trabajo. Se aplican costos más altos si el empleado se desplaza desde otra localidad.
• Contribución al Seguro de Salud: Aunque no es una deducción directa de la base del impuesto de la misma manera que la seguridad social, la contribución al seguro de salud (9% de la base, que es el ingreso bruto menos las contribuciones a la seguridad social del empleado) es parcialmente deducible del monto de impuesto calculado (7.75% de la base).

Otras deducciones potenciales (por ejemplo, gastos de internet, rehabilitación, donaciones) suelen ser reclamadas por el empleado en su declaración anual de impuestos en lugar de aplicarlas el empleador durante el proceso de nómina mensual.

Plazos de cumplimiento de obligaciones fiscales y de informes

Los empleadores tienen obligaciones específicas de reporte tanto a ZUS como a las autoridades fiscales.

• Reporte a ZUS: Los empleadores deben presentar declaraciones mensuales a ZUS (ZUS DRA) detallando las contribuciones por todos los empleados antes del día 15 del mes siguiente.
• Reporte fiscal:
  • Los anticipos mensuales de PIT retenidos deben pagarse a la oficina de impuestos antes del día 20 del mes siguiente.
  • Anualmente, los empleadores deben preparar y emitir los formularios PIT-11 a cada empleado antes de finales de febrero del año siguiente al año fiscal. El PIT-11 resume los ingresos del empleado, los costos y los anticipos de impuestos retenidos durante el año.
  • Los empleadores también deben presentar una declaración anual PIT-4R ante la oficina de impuestos antes de finales de enero del año siguiente al año fiscal, resumiendo los anticipos totales de PIT retenidos a todos los empleados.

Cumplir con estos plazos es crucial para evitar penalizaciones e intereses.

Consideraciones fiscales especiales para trabajadores extranjeros y empresas

Las personas extranjeras que trabajan en Polonia y las empresas extranjeras que emplean personal en Polonia pueden enfrentar consideraciones fiscales específicas:

• Residencia fiscal: Una persona generalmente se considera residente fiscal polaco si pasa más de 183 días en Polonia en un año fiscal o si su centro de intereses vitales (vínculos personales o económicos) está en Polonia. Los residentes son gravados por sus ingresos mundiales, mientras que los no residentes suelen ser gravados solo por ingresos de fuente polaca.
• Tratados de doble imposición: Polonia tiene tratados de doble imposición con muchos países. Estos tratados pueden afectar dónde se grava la renta y pueden ofrecer alivio de la doble imposición. Se deben considerar las disposiciones de un tratado relevante para empleados extranjeros.
• "Plus de 26 años": Las personas menores de 26 años que son residentes fiscales en Polonia pueden beneficiarse de la exención del PIT sobre los ingresos laborales hasta un umbral anual determinado. Este beneficio aplica independientemente de la nacionalidad, siempre que se cumplan los criterios de residencia y edad.
• Registro del empleador: Las empresas extranjeras que emplean personal en Polonia, incluso sin una entidad registrada, pueden necesitar registrarse como empleador a efectos de seguridad social y fiscales. Un Employer of Record (EOR) puede gestionar estas obligaciones en nombre de empresas extranjeras sin presencia local.

Comprender estas particularidades es vital para las empresas extranjeras que operan en Polonia y para gestionar empleados internacionales de manera conforme.