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Kazajistán

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Aquí hay algunos datos clave sobre la contratación en Kazajistán

Capital
Astana
Moneda
Kazakhstani Tenge
Idioma
Ruso
Población
18,776,707
Crecimiento del PIB
4.1%
Participación del PIB mundial
0.2%
Frecuencia de nómina
Monthly
Horas de trabajo
40 hours/week

Resumen en Kazajistán

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Employer of Record en Kazajistán

Rivermate es una empresa global de Employer of Record que le ayuda a contratar empleados en Kazajistán sin la necesidad de establecer una entidad legal. Actuamos como el Employer of Record para sus empleados en Kazajistán, encargándonos de todos los aspectos legales y de cumplimiento del empleo, para que usted pueda centrarse en hacer crecer su negocio.

¿Cómo funciona?

Cuando contrata empleados en Kazajistán a través de Rivermate, nos convertimos en el empleador legal de su personal. Esto significa que asumimos todas las responsabilidades de un empleador, mientras usted retiene la gestión diaria de sus empleados.

Usted como empresa mantiene la relación directa con el empleado, le asigna el trabajo y gestiona su rendimiento. Rivermate se encarga de la nómina local del empleado, los contratos, los recursos humanos, los beneficios y el cumplimiento.

Responsabilidades de un Employer of Record

Como Employer of Record en Kazajistán, Rivermate es responsable de:

  • Crear y gestionar los contratos de empleo
  • Ejecutar la nómina mensual
  • Proveer beneficios locales y globales
  • Asegurar el cumplimiento local al 100%
  • Proveer soporte de recursos humanos local

Responsabilidades de la empresa que contrata al empleado

Como empresa que contrata al empleado a través del Employer of Record, usted es responsable de:

  • Gestión diaria del empleado
  • Asignación de trabajo
  • Gestión del rendimiento
  • Capacitación y desarrollo

Impuestos en Kazajistán

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  • Impuesto Social: Los empleadores en Kazajistán pagan un impuesto del 9.5% sobre los salarios brutos de los empleados.
  • Contribuciones Sociales: Se requiere una contribución del 3.5% por parte de los empleadores para los ciudadanos kazajos, no aplicable a expatriados sin residencia permanente.
  • Contribuciones Obligatorias al Fondo de Pensiones (OPC): Los empleadores retienen el 10% del salario bruto del empleado para el fondo de pensiones.
  • Contribuciones Obligatorias al Fondo de Pensiones Profesionales (OPPC): Se requiere un 5% adicional para empleados en condiciones laborales perjudiciales.
  • Contribuciones Obligatorias al Seguro Médico: Los empleadores contribuyen con un 3% y los empleados con un 2% del salario bruto para los ciudadanos kazajos.
  • Impuesto sobre la Renta Corporativa (CIT): La tasa estándar es del 20%, calculada a partir de los ingresos imponibles.
  • Otros Impuestos y Contribuciones: Estos incluyen un 10% de Impuesto sobre la Renta Individual (IIT) retenido por los empleadores, Impuesto sobre la Propiedad, Impuesto sobre la Tierra e Impuesto sobre Vehículos.
  • Plazos de Pago: La mayoría de los impuestos y contribuciones sobre la nómina se deben mensualmente antes del día 25; el CIT se paga anualmente con posibles pagos anticipados para los contribuyentes más grandes.
  • Deducciones Estándar y Adicionales: Hay varias deducciones disponibles, como para primas de seguros, gastos médicos e intereses hipotecarios.
  • Impuesto al Valor Agregado (IVA): La tasa estándar es del 12%, con exenciones para servicios esenciales y una tasa cero para exportaciones y ciertas transacciones. Cambios recientes requieren que los proveedores extranjeros de servicios electrónicos se registren para el IVA.
  • Incentivos a la Inversión: Estos incluyen créditos fiscales, exenciones en Zonas Económicas Especiales y opciones fiscales alternativas para industrias específicas.

Permiso en Kazajistán

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  • Vacaciones Anuales Pagadas: Los empleados en Kazajistán tienen derecho a un mínimo de 24 días calendario de vacaciones pagadas por año, excluyendo los días festivos oficiales. Estas vacaciones se acumulan a lo largo del año y pueden transferirse al año siguiente, pero generalmente deben utilizarse dentro de los tres años.

  • Compensación por Vacaciones No Utilizadas: Al finalizar el empleo, los empleados son compensados por cualquier tiempo de vacaciones no utilizado. El Código Laboral prohíbe sustituir las vacaciones anuales por compensación monetaria, excepto en el momento de la terminación.

  • Vacaciones Extendidas por Trabajo Peligroso: Se otorgan días adicionales de vacaciones pagadas a aquellos que trabajan en condiciones peligrosas o dañinas, con la cantidad dependiendo del entorno laboral específico.

  • Días Festivos Nacionales: Kazajistán observa varios días festivos nacionales, incluyendo el Día de Año Nuevo, el Día Internacional de la Mujer, Nauryz Meyramy y el Día de la Independencia, entre otros.

  • Días Festivos Religiosos: Los principales días festivos religiosos incluyen la Navidad Ortodoxa y Qurban Ait (Eid al-Adha), con fechas variables para los días festivos islámicos basadas en el calendario lunar.

  • Otros Tipos de Licencia: El Código Laboral también prevé licencias por enfermedad con certificado médico, licencias sociales no remuneradas a discreción del empleador y licencias especiales para eventos personales como matrimonio o duelo.

El Código Laboral de la República de Kazajistán regula estas normativas, supervisadas por el Ministerio de Trabajo y Protección Social de la Población.

Beneficios en Kazajistán

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En Kazajistán, los empleadores están obligados a proporcionar un paquete de beneficios integral que incluye seguro social, tiempo libre remunerado y programas adicionales de salud y bienestar. El sistema de seguro social cubre pensiones, discapacidad, pensiones de sobrevivientes y atención médica básica, con los empleadores contribuyendo con el 10% del salario bruto de un empleado a un fondo de pensiones obligatorio. Los empleados disfrutan de un mínimo de 24 días de licencia anual remunerada, días festivos y licencias específicas por maternidad y otros eventos de la vida.

Los beneficios de salud se extienden más allá de la cobertura básica a través de planes de seguro de salud proporcionados por el empleador, que pueden incluir atención dental y de la vista. Los empleadores también contribuyen con el 3% de los salarios mensuales al Seguro Social de Salud Obligatorio (MSHI), que cubre varios servicios médicos. Los empleados pueden optar por un seguro de salud privado para una cobertura más completa.

El sistema de pensiones es de varios niveles, involucrando contribuciones obligatorias al Fondo Unificado de Pensiones Acumulativas y planes de pensiones privados opcionales. Los empleados pueden aumentar sus ahorros para la jubilación a través de contribuciones voluntarias y planes patrocinados por el empleador.

El equilibrio entre el trabajo y la vida personal se apoya en arreglos laborales flexibles y políticas de PTO potencialmente más generosas que el mínimo legal. En general, estos beneficios tienen como objetivo mejorar la seguridad financiera y el bienestar de los empleados en Kazajistán.

Derechos de los trabajadores en Kazajistán

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En Kazajistán, la terminación del empleo y las regulaciones en el lugar de trabajo están detalladamente descritas en el Código Laboral de la República de Kazajistán. El Código especifica razones válidas para la terminación del empleo, incluyendo acuerdo mutuo, expiración de un contrato a plazo fijo, iniciativa del empleado y quiebra o liquidación del empleador. Los despidos iniciados por el empleador pueden ocurrir por razones como el incumplimiento repetido de deberes, violaciones graves, ausentismo y robo, entre otros.

Los empleadores deben proporcionar al menos un mes de aviso por escrito para la terminación, excepto cuando expira un contrato a plazo fijo. El pago de indemnización es obligatorio en casos como la liquidación del empleador, reducción de personal y terminación por razones de salud o negativa a reubicarse con el empleador.

La discriminación en el empleo está prohibida por motivos de género, raza y otras características, con la Constitución y el Código Laboral proporcionando un marco contra la discriminación. Las quejas pueden dirigirse a las Inspectorías Estatales de Trabajo, la oficina del fiscal o a través de los tribunales civiles.

El Código Laboral también establece estándares para las horas de trabajo, períodos de descanso y requisitos ergonómicos, enfatizando una semana laboral de 40 horas, con disposiciones para horas extras y descanso. Los empleadores están obligados a garantizar un ambiente de trabajo seguro, realizar evaluaciones de riesgos, proporcionar capacitación adecuada y equipo de protección personal, y reportar accidentes.

Los derechos de los empleados bajo el marco de salud y seguridad incluyen el derecho a un lugar de trabajo seguro, acceso a capacitación en seguridad y el derecho a rechazar trabajos inseguros. El Comité de Seguridad Ocupacional hace cumplir estas regulaciones a través de inspecciones y puede emitir multas por incumplimiento. Además, la Ley de Seguro Social de Kazajistán apoya a los empleados con lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo, tanto financieramente como médicamente.

Acuerdos en Kazajistán

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En Kazajistán, el Código Laboral regula varios tipos de acuerdos laborales, incluyendo contratos por tiempo indefinido, contratos por tiempo determinado y contratos para trabajos específicos o de reemplazo. Los contratos por tiempo indefinido, que no tienen una fecha de finalización establecida, son los más prevalentes, proporcionando una seguridad laboral significativa. Los contratos por tiempo determinado se utilizan para roles temporales o proyectos específicos, con una duración típicamente entre tres meses y un año, y pueden renovarse dos veces, con cada extensión durando al menos un año. Los contratos para trabajos específicos o de reemplazo terminan cuando se completa la tarea o el empleado reemplazado regresa.

El Código Laboral también exige que los acuerdos laborales contengan cláusulas esenciales como la identificación de las partes, detalles del trabajo, remuneración y beneficios, horario de trabajo, disposiciones sobre permisos, cláusulas de terminación, confidencialidad y derechos de propiedad intelectual. Además, establece las reglas para los períodos de prueba, que pueden durar hasta tres meses para la mayoría de los puestos y hasta seis meses para roles de nivel superior, con un período más corto para contratos a corto plazo.

El Código también aborda las cláusulas de confidencialidad y no competencia. Mientras que las cláusulas de confidencialidad se aplican estrictamente para proteger información sensible, las cláusulas de no competencia tienen un peso legal limitado y deben ser cuidadosamente diseñadas para ser ejecutables. Se aconseja a los empleadores consultar a expertos legales para asegurar el cumplimiento de estas disposiciones y gestionar efectivamente las relaciones laborales dentro del marco de las leyes laborales de Kazajistán.

Trabajo Remoto en Kazajistán

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  • Artículo 138 del Código Laboral de Kazajistán (2015) define el trabajo remoto y permite que tanto empleadores como empleados acuerden mutuamente cambiar a arreglos de trabajo remoto. Especifica que detalles como las horas de trabajo, métodos de comunicación y compensación deben estar delineados en un acuerdo complementario al contrato de empleo.

  • Proyecto de Ley y Desarrollos: Está en progreso un proyecto de ley que permitiría a los empleados solicitar arreglos de trabajo remoto, indicando un cambio hacia políticas más centradas en el empleado.

  • Importancia de Contratos Claros: Debido a la falta de un marco legal integral, es crucial que los acuerdos de trabajo remoto en Kazajistán definan claramente aspectos como la naturaleza del trabajo, las horas de trabajo y la compensación.

  • Infraestructura Tecnológica: El trabajo remoto efectivo en Kazajistán depende del acceso confiable a internet y de herramientas de comunicación adecuadas. El Código Laboral no especifica las obligaciones del empleador en cuanto a la provisión de equipos.

  • Consideraciones del Empleador: Los empleadores deben enfocarse en la seguridad de los datos, proporcionar el equipo necesario o estipendios, y considerar desarrollar una política formal de trabajo remoto para delinear varios aspectos operativos y de seguridad del trabajo remoto.

  • Responsabilidades del Empleador: Estas incluyen capacitar a los empleados, gestionar el rendimiento y fomentar una cultura de trabajo positiva para asegurar la productividad y el compromiso en entornos remotos.

  • Consideraciones Adicionales: Los empleadores deben estar conscientes de los posibles desafíos relacionados con el equilibrio entre la vida laboral y personal y la salud mental en escenarios de trabajo remoto.

  • Horario Flexible y Trabajo Compartido: El Código Laboral describe las horas de trabajo estándar pero permite cierta flexibilidad con la aprobación del empleador. El trabajo compartido no se aborda explícitamente, pero puede arreglarse a través de contratos.

  • Protección de Datos: Los empleadores deben proteger los datos de los empleados implementando medidas técnicas y organizativas y siendo transparentes sobre el uso de los datos. Los empleados tienen derechos respecto a sus datos personales y responsabilidades para adherirse a los protocolos de seguridad.

En general, aunque el marco legal de Kazajistán para el trabajo remoto está evolucionando, tanto empleadores como empleados deben navegar cuidadosamente las regulaciones actuales, asegurando que haya contratos claros y medidas robustas de protección de datos en su lugar.

Horas de Trabajo en Kazajistán

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  • Semana laboral estándar: En Kazajistán, la semana laboral estándar está limitada a 40 horas, distribuidas en cinco días (de lunes a viernes), con un máximo de ocho horas laborales por día.

  • Excepciones para grupos específicos:

    • Empleados de 14-16 años: Máximo de 24 horas por semana.
    • Empleados de 16-18 años y aquellos en trabajos peligrosos o físicamente exigentes: Máximo de 36 horas por semana.
  • Regulaciones de horas extras:

    • Las horas extras se definen como trabajo más allá de las horas estándar, limitado a dos horas diarias, o una hora para trabajos extenuantes.
    • El pago de horas extras debe ser al menos 1.5 veces la tarifa regular, con posibilidad de tarifas más altas bajo contratos específicos.
  • Exenciones de horas extras:

    • Mujeres embarazadas, empleados menores de 18 años y empleados discapacitados (a menos que tengan autorización médica) están exentos de horas extras obligatorias.
  • Períodos de descanso y pausas:

    • Pausas diarias de al menos 30 minutos para turnos de menos de ocho horas, y una hora para turnos más largos.
    • Un mínimo de 12 horas de descanso entre jornadas laborales.
    • Dos días consecutivos de descanso por semana, típicamente incluyendo el domingo.
  • Trabajo nocturno y de fin de semana:

    • El trabajo nocturno (de 10 pm a 6 am) se paga al menos 1.5 veces la tarifa regular.
    • El trabajo de fin de semana se paga el doble de la tarifa regular, con opciones de descanso compensatorio.
    • Se requiere consentimiento por escrito para programar trabajo de fin de semana, excepto en emergencias.
  • Mantenimiento de registros y cumplimiento legal:

    • Los empleadores deben mantener registros precisos de las horas extras y asegurar el cumplimiento de las leyes de compensación según el Código Laboral.

Salario en Kazajistán

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Entender los salarios competitivos en Kazajistán es esencial para atraer y retener talento. Los factores que influyen en la competitividad salarial incluyen el título del trabajo, la industria, la experiencia, las habilidades, la educación, la ubicación y el tamaño de la empresa. El salario mínimo se establece anualmente y es un salario base que excluye beneficios adicionales. Los empleadores deben asegurarse de que los salarios cumplan o superen este mínimo y proporcionar recibos de sueldo detallados.

Los beneficios estatutarios exigidos por la ley incluyen tiempo libre pagado, contribuciones a la seguridad social, varios tipos de licencias y pago de horas extras. Además, muchas empresas ofrecen bonificaciones y asignaciones discrecionales, como bonificaciones basadas en el rendimiento, vivienda, transporte y asignaciones educativas para mejorar los paquetes de compensación.

Los salarios se pagan mensualmente y, aunque no hay un requisito para una bonificación del decimotercer mes, algunas empresas optan por ofrecerla. Los empleadores son responsables de retener el impuesto sobre la renta y las contribuciones sociales, asegurando el cumplimiento de las regulaciones laborales de Kazajistán.

Terminación en Kazajistán

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En Kazajistán, el Código Laboral regula los períodos de preaviso para la terminación del empleo, los cuales varían según quién inicie la terminación y las razones detrás de ella.

Terminación Iniciada por el Empleador:

  • Los empleadores generalmente deben proporcionar al menos un mes de preaviso por escrito.
  • Excepciones incluyen períodos de preaviso más cortos si se acuerda, o sin preaviso por razones específicas estipuladas en el contrato.
  • Para reducciones de personal a gran escala o liquidación de la empresa, los empleadores también deben notificar a la autoridad laboral con un mes de anticipación.

Terminación Iniciada por el Empleado:

  • Los empleados pueden terminar su empleo en cualquier momento con preaviso por escrito, típicamente sin un período de preaviso legalmente obligatorio, a menos que se especifique lo contrario en un contrato o acuerdo colectivo.

Terminación por Acuerdo Mutuo:

  • No hay un período de preaviso establecido; los términos son acordados por ambas partes.

Indemnización por Despido:

  • Un mes de salario promedio por liquidación de la empresa o reducción de personal.
  • Dos meses de salario promedio por despido debido a dificultades económicas.
  • Un mes de salario promedio si el empleador incumple el contrato.

Consideraciones Adicionales:

  • Los acuerdos de negociación colectiva pueden proporcionar mayores beneficios por despido.
  • Los contratos individuales pueden especificar términos, incluyendo indemnización por despido y condiciones para la terminación sin preaviso.

Es crucial consultar contratos de empleo específicos, acuerdos colectivos y leyes laborales para obtener información precisa sobre los procedimientos de terminación y derechos.

Trabajo Freelance en Kazajistán

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En Kazajistán, la distinción entre empleados y contratistas independientes impacta significativamente los derechos laborales, las contribuciones a la seguridad social y las obligaciones fiscales. Los empleados operan bajo el control del empleador con horarios y tareas establecidas, mientras que los contratistas independientes mantienen autonomía, estableciendo sus propios horarios y métodos. La clasificación incorrecta de los trabajadores puede llevar a consecuencias legales y sanciones financieras para los empleadores.

Los contratistas independientes pueden elegir entre varias estructuras contractuales, como Contratos de Derecho Civil o registrarse como Empresarios Individuales, cada uno con implicaciones legales y fiscales específicas. La negociación efectiva de los términos del contrato, incluyendo el pago y el alcance del trabajo, es crucial, y comprender las prácticas comerciales culturales puede mejorar estas negociaciones.

Diversas industrias en Kazajistán, incluyendo TI, sectores creativos, marketing y servicios legales, utilizan contratistas independientes. Estos contratistas deben gestionar sus propias contribuciones fiscales y de seguridad social, con opciones de cobertura de seguro adicional para una mayor protección.

Los derechos de propiedad intelectual son particularmente importantes para los freelancers, quienes por defecto retienen la propiedad de sus creaciones según la ley kazaja, a menos que se transfieran de otro modo a través de un contrato. Se aconseja a los freelancers tomar medidas para proteger su propiedad intelectual y considerar consultar con profesionales legales para navegar estos aspectos de manera efectiva.

Salud y Seguridad en Kazajistán

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Las regulaciones de salud y seguridad de Kazajistán enfatizan la seguridad en el lugar de trabajo, exigiendo responsabilidades tanto a empleadores como a empleados, así como la aplicación por parte del gobierno. El Código Laboral y otras leyes específicas proporcionan un marco para la prevención de riesgos, los derechos de los empleados y las obligaciones de los empleadores, incluyendo evaluaciones de riesgos regulares y capacitación en seguridad. El Ministerio de Salud y Desarrollo Social, a través de la Inspección Laboral, supervisa el cumplimiento, realizando inspecciones e imponiendo sanciones por incumplimiento. Los desafíos incluyen la aplicación en empresas más pequeñas y asegurar una comprensión integral de las regulaciones de seguridad entre todos los empleados. Las actualizaciones continuas de leyes y estándares, incluidos los estándares internacionales como ST RK ISO 45001-2018, tienen como objetivo mejorar la seguridad en el lugar de trabajo en varios sectores.

Resolución de Disputas en Kazajistán

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El sistema de resolución de disputas laborales de Kazajistán incluye tribunales laborales y paneles de arbitraje. Los tribunales laborales manejan disputas individuales y colectivas relacionadas con el empleo, operando bajo principios de procedimiento civil con adaptaciones para cuestiones laborales. Los paneles de arbitraje ofrecen una alternativa voluntaria, con Comisiones de Conciliación y Tribunales de Arbitraje Laboral que proporcionan experiencia específica de la industria.

El Código Laboral y la Ley "Sobre Mediación" rigen estos mecanismos, enfatizando el cumplimiento a través de auditorías e inspecciones realizadas por la Inspección Estatal de Trabajo y otros organismos autorizados. Estas inspecciones, que pueden ser desencadenadas por quejas de los trabajadores o planes programados, tienen como objetivo garantizar la adherencia a las leyes laborales y prácticas justas.

El incumplimiento puede llevar a advertencias, multas o sanciones más severas como la suspensión de operaciones o cargos criminales. Existen protecciones para los denunciantes para salvaguardar a las personas que reportan violaciones, aunque persisten desafíos prácticos como el miedo a represalias y la falta de conciencia.

Kazajistán ha ratificado varias convenciones de la OIT que influyen en sus leyes laborales, incluidas aquellas contra el trabajo forzoso, la discriminación y el trabajo infantil. Sin embargo, las brechas en la aplicación y las restricciones en las actividades sindicales sugieren áreas de mejora para alinearse con los estándares laborales internacionales.

Consideraciones Culturales en Kazajistán

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Comprender los estilos de comunicación es crucial en los lugares de trabajo kazajos, que están moldeados por tradiciones nómadas e influencias soviéticas. Aquí hay un desglose de los aspectos clave:

  • Directo con Matices: Aunque los kazajos valoran la comunicación directa, a menudo emplean métodos indirectos para dar retroalimentación con el fin de mantener la armonía y evitar la confrontación. La confianza es esencial, y ser demasiado directo sin una relación establecida puede considerarse grosero.

  • Formalidad por Jerarquía: El estilo de comunicación varía con la jerarquía; formal en reuniones y con superiores, y menos formal con los compañeros con el tiempo. Las legacies soviéticas de formalidad y respeto por la autoridad persisten.

  • Comunicación No Verbal: Las señales no verbales como el contacto visual, asentir con la cabeza y mantener el espacio personal juegan un papel significativo en transmitir respeto y atención.

  • Pragmatismo y Relaciones a Largo Plazo: Los negociadores kazajos se centran en soluciones pragmáticas y mutuamente beneficiosas y valoran las relaciones a largo plazo, reflejando el énfasis cultural en los lazos familiares y las obligaciones grupales.

  • Estrategias para el Éxito: Construir relaciones personales y entender las señales no verbales son cruciales. Se recomienda paciencia y permitir el silencio durante las negociaciones.

  • Estructuras Jerárquicas: Las empresas kazajas típicamente tienen jerarquías verticales, con la toma de decisiones concentrada en la cima. Aunque esto puede agilizar las decisiones, también puede limitar la creatividad y el compromiso de los empleados.

  • Estilos de Liderazgo: Se espera que los líderes sean paternalistas pero inspiradores, guiando a los equipos hacia el logro de su potencial mientras mantienen una autoridad clara.

  • Días Festivos Estatutarios y Regionales: Comprender los días festivos nacionales y locales es importante para las operaciones comerciales, ya que estos pueden afectar significativamente los horarios de trabajo y la productividad.

En general, el éxito en los entornos empresariales kazajos requiere una comprensión de la comunicación matizada, el respeto por las estructuras jerárquicas y la sensibilidad cultural hacia las tradiciones y festividades locales.

Preguntas frecuentes sobre servicios de Employer of Record en Kazajistán

Who handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions when using an Employer of Record in Kazakhstan?

When using an Employer of Record (EOR) like Rivermate in Kazakhstan, the EOR handles the filing and payment of employees' taxes and social insurance contributions. This includes the calculation, withholding, and remittance of income taxes, as well as contributions to social insurance programs such as pension funds, social security, and health insurance. The EOR ensures compliance with local tax laws and regulations, thereby relieving the client company of the administrative burden and complexities associated with payroll and tax compliance in Kazakhstan. This allows the client company to focus on its core business activities while ensuring that all legal obligations related to employee compensation are met accurately and on time.

What is the timeline for setting up a company in Kazakhstan?

Setting up a company in Kazakhstan involves several steps and can take a varying amount of time depending on the efficiency of the processes and the preparedness of the applicant. Here is a detailed timeline for setting up a company in Kazakhstan:

  1. Name Reservation (1-2 days):

    • The first step is to reserve a unique company name. This can be done online through the Ministry of Justice's website or in person at the Public Service Center. The process typically takes 1-2 days.
  2. Preparation of Documents (2-5 days):

    • Prepare the necessary documents, including the charter (articles of association), the decision of the founder(s) to establish the company, and other required forms. This step can take between 2 to 5 days depending on the complexity and the number of founders.
  3. Notarization of Documents (1-2 days):

    • The prepared documents need to be notarized. This can be done at a local notary office and usually takes 1-2 days.
  4. State Registration (5-7 days):

    • Submit the notarized documents to the Public Service Center for state registration. The registration process typically takes 5-7 business days. Upon completion, you will receive a certificate of state registration and a business identification number (BIN).
  5. Tax Registration (1-2 days):

    • Register the company with the tax authorities to obtain a taxpayer identification number (TIN). This process usually takes 1-2 days and can often be done simultaneously with the state registration.
  6. Opening a Bank Account (1-3 days):

    • Open a corporate bank account in a local bank. This process can take between 1 to 3 days, depending on the bank's requirements and procedures.
  7. Social Security and Pension Fund Registration (1-2 days):

    • Register the company with the social security and pension fund authorities. This step typically takes 1-2 days and is necessary for compliance with local labor laws.
  8. Obtaining Necessary Licenses and Permits (Variable):

    • Depending on the nature of your business, you may need to obtain additional licenses or permits. The time required for this step can vary widely based on the specific industry and regulatory requirements.

In summary, the entire process of setting up a company in Kazakhstan can take approximately 2 to 4 weeks, assuming there are no significant delays or complications. However, this timeline can be extended if additional licenses or permits are required or if there are issues with document preparation or submission.

Using an Employer of Record (EOR) service like Rivermate can significantly streamline this process. An EOR can handle many of these steps on your behalf, ensuring compliance with local laws and regulations, and allowing you to focus on your core business activities. This can be particularly beneficial for companies looking to enter the Kazakh market quickly and efficiently.

What options are available for hiring a worker in Kazakhstan?

In Kazakhstan, employers have several options for hiring workers, each with its own set of legal, administrative, and financial implications. Here are the primary methods:

  1. Direct Employment:

    • Local Entity Establishment: This involves setting up a local subsidiary or branch office in Kazakhstan. This option requires navigating the local business registration process, understanding tax obligations, and complying with Kazakhstani labor laws. It provides full control over the hiring process and employee management but can be time-consuming and costly.
    • Compliance with Local Labor Laws: Employers must adhere to Kazakhstan's labor code, which includes regulations on employment contracts, working hours, minimum wage, social security contributions, and employee benefits.
  2. Independent Contractors:

    • Freelancers and Consultants: Hiring independent contractors can be a flexible and cost-effective option. However, it is crucial to ensure that the relationship is genuinely that of an independent contractor and not an employee to avoid misclassification risks. Misclassification can lead to legal and financial penalties.
    • Contractual Agreements: Clear, well-drafted contracts are essential to define the scope of work, payment terms, and other conditions to avoid disputes and ensure compliance with local laws.
  3. Employer of Record (EOR) Services:

    • Using an EOR like Rivermate: An EOR can simplify the process of hiring employees in Kazakhstan by acting as the legal employer on behalf of the client company. This allows businesses to hire local talent without establishing a legal entity in Kazakhstan.
    • Compliance and Administration: The EOR handles all aspects of employment, including payroll, tax withholding, social security contributions, benefits administration, and compliance with local labor laws. This reduces the administrative burden and ensures compliance with local regulations.
    • Risk Mitigation: By using an EOR, companies can mitigate risks associated with employment law compliance, such as wrongful termination claims, misclassification issues, and other legal disputes.
  4. Staffing Agencies:

    • Temporary and Contract Staffing: Staffing agencies can provide temporary or contract workers for short-term projects or to meet seasonal demand. This can be a flexible solution for businesses needing to scale their workforce quickly.
    • Agency Compliance: The staffing agency is responsible for ensuring compliance with local labor laws, including payroll, taxes, and benefits. However, the client company should still perform due diligence to ensure the agency's compliance practices are robust.
  5. Outsourcing:

    • Business Process Outsourcing (BPO): Companies can outsource specific business functions, such as customer service, IT support, or accounting, to third-party providers in Kazakhstan. This can be a cost-effective way to access specialized skills and services.
    • Service Level Agreements (SLAs): Clear SLAs should be established to define the scope of services, performance metrics, and other terms to ensure the outsourcing arrangement meets business needs.

Each of these options has its advantages and considerations. For companies looking to expand into Kazakhstan without the complexities of establishing a local entity, using an Employer of Record like Rivermate can be an efficient and compliant solution. It allows businesses to focus on their core operations while the EOR manages the intricacies of local employment laws and administrative tasks.

Is it possible to hire independent contractors in Kazakhstan?

Yes, it is possible to hire independent contractors in Kazakhstan. However, there are several important considerations and legal nuances to keep in mind:

  1. Legal Framework: Independent contractors in Kazakhstan are governed by the Civil Code rather than the Labor Code. This means that the relationship is based on a civil contract (service agreement) rather than an employment contract. The terms and conditions of the engagement, including payment, scope of work, and duration, are outlined in this civil contract.

  2. Taxation: Independent contractors are responsible for their own tax filings and social contributions. They must register with the tax authorities and pay individual income tax, which is typically 10% of their income. Additionally, they may be required to make social security contributions.

  3. Employment Misclassification: One of the risks of hiring independent contractors is the potential for misclassification. If the relationship between the company and the contractor resembles that of an employer-employee relationship (e.g., fixed working hours, direct supervision, provision of tools and equipment), the authorities may reclassify the contractor as an employee. This can lead to penalties, back taxes, and social contributions.

  4. Benefits and Protections: Unlike employees, independent contractors are not entitled to benefits such as paid leave, health insurance, or severance pay. They also do not have the same protections under labor laws, such as protection against unfair dismissal.

  5. Compliance and Documentation: It is crucial to have a well-drafted service agreement that clearly defines the nature of the relationship, the scope of work, payment terms, and other relevant conditions. Proper documentation helps mitigate the risk of reclassification and ensures compliance with local laws.

  6. Employer of Record (EOR) Services: To navigate the complexities of hiring in Kazakhstan, many companies opt to use an Employer of Record (EOR) service like Rivermate. An EOR can handle all aspects of employment, including payroll, tax compliance, and benefits administration, ensuring that the company remains compliant with local laws. This can be particularly beneficial for companies that do not have a legal entity in Kazakhstan or are unfamiliar with local regulations.

In summary, while it is possible to hire independent contractors in Kazakhstan, it is essential to understand the legal and tax implications and ensure proper documentation to avoid potential issues. Using an EOR service can simplify the process and provide peace of mind by ensuring compliance with local laws.

What are the costs associated with employing someone in Kazakhstan?

Employing someone in Kazakhstan involves several costs that employers need to consider. These costs can be broadly categorized into direct compensation, statutory contributions, and administrative expenses. Here is a detailed breakdown:

  1. Direct Compensation:

    • Gross Salary: This is the primary cost and includes the agreed-upon salary between the employer and the employee. Salaries in Kazakhstan can vary widely depending on the industry, role, and experience level.
    • Bonuses and Incentives: Depending on the employment contract and company policy, employers may also need to budget for performance bonuses, annual bonuses, and other incentive payments.
  2. Statutory Contributions:

    • Social Tax: Employers in Kazakhstan are required to pay a social tax, which is calculated at a rate of 9.5% of the employee's gross salary.
    • Pension Contributions: Employers must contribute 10% of the employee's gross salary to the Unified Accumulative Pension Fund.
    • Social Insurance: Employers are also required to contribute to social insurance, which covers various social benefits. The rate is 3.5% of the employee's gross salary.
    • Mandatory Health Insurance: Employers must contribute to the mandatory health insurance system, which is 2% of the employee's gross salary.
  3. Administrative Expenses:

    • Recruitment Costs: These include expenses related to advertising job openings, conducting interviews, and possibly using recruitment agencies.
    • Onboarding and Training: Costs associated with onboarding new employees, including training programs, orientation sessions, and any necessary certifications.
    • HR Management: Ongoing HR management costs, including payroll processing, compliance management, and employee relations.
    • Legal and Compliance Costs: Ensuring compliance with local labor laws and regulations may require legal consultations and regular audits.
  4. Other Benefits and Allowances:

    • Health and Safety: Employers may need to provide additional health and safety measures, especially in industries with higher risks.
    • Transportation and Housing Allowances: Depending on the location and industry, employers might offer transportation or housing allowances to attract talent.
    • Meal Allowances: Some employers provide meal allowances or subsidized meals as part of the employment package.

Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can help manage these costs more efficiently. An EOR handles all aspects of employment, including payroll, tax compliance, and benefits administration, ensuring that all statutory contributions and legal requirements are met. This can significantly reduce the administrative burden and potential risks associated with employing staff directly in Kazakhstan.

Do employees receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record in Kazakhstan?

Yes, employees in Kazakhstan can receive all their rights and benefits when employed through an Employer of Record (EOR) like Rivermate. An EOR ensures compliance with local labor laws and regulations, which is crucial for protecting employee rights and benefits. Here are some key points to consider:

  1. Compliance with Labor Laws: An EOR in Kazakhstan ensures that employment contracts, payroll, and benefits administration comply with the country's labor laws. This includes adhering to regulations regarding working hours, overtime, minimum wage, and termination procedures.

  2. Social Security and Taxes: The EOR is responsible for managing social security contributions and tax withholdings. In Kazakhstan, this includes contributions to the State Social Insurance Fund, the Pension Fund, and mandatory health insurance. The EOR ensures that these contributions are made accurately and on time, safeguarding employees' social security rights.

  3. Employee Benefits: Employees are entitled to statutory benefits such as paid annual leave, sick leave, and maternity/paternity leave. An EOR like Rivermate ensures that these benefits are provided in accordance with Kazakhstani law. Additionally, the EOR can offer supplementary benefits such as private health insurance or additional leave, depending on the employer's policies.

  4. Work Permits and Visas: For foreign employees, an EOR handles the complexities of obtaining work permits and visas, ensuring that all legal requirements are met. This is particularly important in Kazakhstan, where immigration laws can be stringent.

  5. Local Expertise: An EOR has in-depth knowledge of local employment practices and cultural nuances. This expertise helps in creating a positive work environment and addressing any issues that may arise, ensuring that employees feel supported and valued.

  6. Risk Mitigation: By using an EOR, companies mitigate the risks associated with non-compliance, such as fines or legal disputes. This protection extends to employees, who can be confident that their employment is legally sound and their rights are protected.

In summary, an Employer of Record like Rivermate ensures that employees in Kazakhstan receive all their rights and benefits by maintaining strict compliance with local labor laws, managing social security and tax obligations, providing statutory and supplementary benefits, handling work permits and visas, leveraging local expertise, and mitigating legal risks.

How does Rivermate, as an Employer of Record in Kazakhstan, ensure HR compliance?

Rivermate, as an Employer of Record (EOR) in Kazakhstan, ensures HR compliance through several key mechanisms:

  1. Local Expertise and Knowledge: Rivermate employs local HR professionals who are well-versed in Kazakhstan's labor laws, regulations, and cultural nuances. This local expertise ensures that all employment practices are compliant with national legislation, including hiring, contracts, benefits, and terminations.

  2. Employment Contracts: Rivermate prepares and manages employment contracts that comply with Kazakhstan's legal requirements. This includes ensuring that contracts are written in the local language, contain all mandatory clauses, and adhere to the standards set by Kazakh labor laws.

  3. Payroll Management: Rivermate handles payroll processing in accordance with Kazakhstan's tax laws and social security regulations. This includes accurate calculation of wages, tax withholdings, and contributions to social insurance funds, ensuring timely and correct payments to employees and government authorities.

  4. Tax Compliance: Rivermate ensures that all tax obligations are met, including income tax, social security contributions, and any other mandatory deductions. They stay updated on any changes in tax legislation to ensure ongoing compliance.

  5. Employee Benefits Administration: Rivermate manages statutory benefits such as health insurance, pension contributions, and other mandatory employee benefits. They also offer additional benefits that align with local market practices, ensuring competitive and compliant compensation packages.

  6. Labor Law Adherence: Rivermate ensures compliance with Kazakhstan's labor laws, including working hours, overtime regulations, leave entitlements, and occupational health and safety standards. They monitor and implement any changes in labor legislation to maintain compliance.

  7. Termination and Severance: Rivermate manages the termination process in accordance with Kazakh labor laws, ensuring that all legal requirements are met, including notice periods, severance pay, and proper documentation. This minimizes the risk of legal disputes and ensures fair treatment of employees.

  8. Data Protection and Privacy: Rivermate adheres to Kazakhstan's data protection laws, ensuring that employee data is handled securely and confidentially. They implement robust data protection measures to safeguard personal information and comply with local privacy regulations.

  9. Regular Audits and Reporting: Rivermate conducts regular audits and provides detailed reporting to ensure ongoing compliance with all HR and employment regulations. This proactive approach helps identify and address any potential compliance issues before they become problematic.

By leveraging these mechanisms, Rivermate ensures that companies operating in Kazakhstan can focus on their core business activities while maintaining full compliance with local HR and employment laws.

What legal responsibilities does a company have when using an Employer of Record service like Rivermate in Kazakhstan?

When a company uses an Employer of Record (EOR) service like Rivermate in Kazakhstan, the EOR assumes many of the legal responsibilities associated with employment. Here are the key legal responsibilities that the EOR handles:

  1. Employment Contracts: The EOR is responsible for drafting and maintaining compliant employment contracts in accordance with Kazakh labor laws. This includes ensuring that contracts include all necessary terms and conditions, such as job description, salary, working hours, and termination clauses.

  2. Payroll Management: The EOR manages payroll processing, ensuring that employees are paid accurately and on time. This includes calculating wages, withholding taxes, and making necessary deductions for social security and other contributions.

  3. Tax Compliance: The EOR ensures compliance with Kazakh tax laws by withholding the appropriate amount of income tax from employees' salaries and remitting these taxes to the relevant authorities. They also handle the filing of necessary tax returns and reports.

  4. Social Security Contributions: The EOR is responsible for making contributions to Kazakhstan's social security system on behalf of both the employer and the employee. This includes contributions to pension funds, health insurance, and other mandatory social security programs.

  5. Labor Law Compliance: The EOR ensures that all employment practices comply with Kazakh labor laws, including regulations on working hours, overtime, rest periods, and leave entitlements. They also ensure compliance with laws related to workplace safety and anti-discrimination.

  6. Employee Benefits: The EOR manages employee benefits as required by Kazakh law, such as paid leave, maternity/paternity leave, and any other statutory benefits. They may also administer additional benefits provided by the employer, such as health insurance or retirement plans.

  7. Termination and Severance: The EOR handles the legal aspects of employee termination, ensuring that terminations are conducted in compliance with Kazakh labor laws. This includes providing the appropriate notice period, calculating severance pay, and managing any disputes that may arise.

  8. Record Keeping: The EOR maintains accurate and up-to-date employment records as required by Kazakh law. This includes records of employment contracts, payroll, tax filings, and any other relevant documentation.

  9. Legal Representation: In the event of a labor dispute or legal issue, the EOR may represent the employer in dealings with Kazakh labor authorities or in court. They ensure that the employer's interests are protected and that any legal proceedings are handled in compliance with local laws.

By using an EOR service like Rivermate in Kazakhstan, companies can significantly reduce their administrative burden and ensure full compliance with local employment laws. This allows them to focus on their core business activities while mitigating the risks associated with international employment.

What is HR compliance in Kazakhstan, and why is it important?

HR compliance in Kazakhstan refers to the adherence to the country's labor laws, regulations, and standards that govern employment practices. This includes compliance with the Labor Code of Kazakhstan, which outlines the rights and obligations of employers and employees, as well as other relevant legislation such as tax laws, social security regulations, and occupational health and safety standards.

Key aspects of HR compliance in Kazakhstan include:

  1. Employment Contracts: Employers must provide written employment contracts that specify the terms and conditions of employment, including job duties, working hours, salary, and other benefits. These contracts must comply with the Labor Code and other relevant laws.

  2. Working Hours and Overtime: The standard working week in Kazakhstan is 40 hours. Any work beyond this must be compensated as overtime, with specific rates and conditions outlined in the Labor Code.

  3. Minimum Wage: Employers must adhere to the national minimum wage, which is periodically adjusted by the government. This ensures that employees receive fair compensation for their work.

  4. Leave Entitlements: Employees are entitled to various types of leave, including annual paid leave, sick leave, maternity and paternity leave, and other statutory leave. Employers must ensure that these entitlements are granted in accordance with the law.

  5. Health and Safety: Employers are required to provide a safe working environment and comply with occupational health and safety regulations. This includes conducting regular risk assessments, providing necessary safety equipment, and ensuring that employees are trained in safety procedures.

  6. Social Security Contributions: Employers must make contributions to the state social security system on behalf of their employees. This includes contributions for pensions, health insurance, and other social benefits.

  7. Termination and Severance: The Labor Code outlines the procedures for terminating employment, including notice periods, valid reasons for termination, and severance pay. Employers must follow these procedures to avoid legal disputes.

Importance of HR Compliance in Kazakhstan:

  1. Legal Protection: Compliance with HR laws protects employers from legal disputes and potential penalties. Non-compliance can result in fines, legal action, and damage to the company's reputation.

  2. Employee Rights: Ensuring compliance helps protect the rights of employees, fostering a fair and equitable work environment. This can lead to higher employee satisfaction and retention.

  3. Business Reputation: Companies that adhere to HR compliance standards are viewed more favorably by employees, customers, and business partners. This can enhance the company's reputation and competitiveness in the market.

  4. Operational Efficiency: Proper HR compliance ensures that employment practices are standardized and transparent, leading to more efficient and effective HR management.

  5. Risk Management: By adhering to HR compliance, companies can mitigate risks associated with labor disputes, workplace accidents, and other employment-related issues.

Using an Employer of Record (EOR) like Rivermate can significantly simplify HR compliance in Kazakhstan. An EOR takes on the responsibility of ensuring that all employment practices comply with local laws and regulations. This includes managing payroll, tax filings, social security contributions, and other administrative tasks. By partnering with an EOR, companies can focus on their core business activities while ensuring that they remain compliant with Kazakhstan's HR laws.

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