Employer of Record in India

Expandir tu equipo en la India ofrece acceso a una vasta y calificada reserva de talento, pero navegar por el panorama laboral local requiere una comprensión clara de los requisitos legales y administrativos. Para las empresas extranjeras, la ruta tradicional suele implicar establecer una entidad local, un proceso que puede ser lento y que requiere muchos recursos, especialmente para las primeras contrataciones o la exploración de mercado.

Afortunadamente, existen varias vías para contratar talento en la India, cada una con implicaciones distintas en cuanto a cumplimiento, costo y complejidad operativa.

Aquí están tus opciones principales para contratar empleados en la India:

• Establecer una Entidad Legal Local: Esto implica registrar tu empresa en la India, lo cual conlleva costos significativos de configuración, cargas administrativas continuas y un profundo conocimiento de las leyes corporativas y laborales indias.
• Utilizar un Employer of Record (EOR): Servicios como Rivermate te permiten contratar empleados en la India sin necesidad de una entidad local. El EOR actúa como el empleador legal, manejando toda la conformidad mientras tú gestionas el trabajo diario de tu equipo.
• Contratar Contratistas Independientes: Aunque parece más sencillo, contratar individuos como Contractors en la India requiere una clasificación cuidadosa para evitar el riesgo de mala clasificación, lo cual puede acarrear sanciones importantes si posteriormente se considera que la relación es de empleo.

Cómo funciona un Employer of Record (EOR) en la India

Un Employer of Record simplifica la expansión global asumiendo las responsabilidades legales y administrativas de emplear a tu equipo en la India. Cuando te asocias con un EOR, los empleados que elijas son legalmente empleados por el EOR, mientras continúan reportando directamente a tu empresa.

El EOR se encarga de funciones críticas de recursos humanos, incluyendo:

• Procesamiento de nómina en Rupias indias, asegurando pagos puntuales y precisos.
• Cumplimiento fiscal, incluyendo impuesto sobre la renta (TDS), Fondo de Previsión (PF) y contribuciones al Seguro Estatal de Empleados (ESI).
• Administración de beneficios, gestionando paquetes de beneficios obligatorios y complementarios.
• Contratos laborales conformes con las leyes laborales indias, incluyendo cartas de oferta y acuerdos de terminación.
• Cumplimiento de recursos humanos con todas las regulaciones locales, desde leyes de salario mínimo hasta políticas de horas de trabajo y permisos.
• Gestión de indemnizaciones y terminaciones en cumplimiento con los estatutos laborales indios.

Beneficios de usar un EOR para contratar en la India

Optar por un EOR ofrece varias ventajas estratégicas para las empresas que buscan establecer presencia en la India sin las complejidades de crear una entidad local:

• Entrada rápida al mercado: Contrata empleados en semanas, no en meses, evitando el largo proceso de registro de entidad.
• Reducción de riesgos y cumplimiento: El EOR asume la responsabilidad de toda la conformidad legal y fiscal relacionada con el empleo, mitigando tu riesgo.
• No se requiere entidad local: Elimina la necesidad de una oficina física o registro local, ahorrando costos significativos iniciales y continuos.
• Acceso a los mejores talentos: Contrata a los mejores profesionales en toda la India sin barreras geográficas o administrativas.
• Solución rentable: Evita los gastos sustanciales asociados con establecer y mantener una subsidiaria local.

El modelo de precios transparente de Rivermate elimina la complejidad con una tarifa mensual competitiva por empleado. A diferencia de los proveedores tradicionales de PEO, nuestra tarifa en India incluye soporte integral de HR, administración de beneficios, gestión de cumplimiento y acceso a nuestro panel propietario para análisis en tiempo real de la fuerza laboral. Sin costos ocultos, sin tarifas de configuración, solo una tarifa sencilla que se ajusta a las necesidades de su negocio y garantiza el cumplimiento legal completo en India.

El sistema fiscal de la India requiere que los empleadores cumplan con las obligaciones de seguridad social y impuestos sobre la nómina, incluyendo contribuciones a EPF (12% del salario base, reducido a 10% para ciertos establecimientos), ESI (el empleador contribuye con el 3.25% del salario bruto), y potencialmente el Fondo de Bienestar Laboral, dependiendo del estado. Los empleadores también deben deducir el impuesto sobre la renta en origen (TDS) de los salarios de los empleados según las escalas aplicables y remitirlo al gobierno, emitiendo el Formulario 16 antes del 15 de junio de cada año.

Las tasas impositivas clave y los plazos incluyen:

Los empleados pueden reclamar deducciones bajo secciones como 80C (hasta INR 1.5 lakh), 80D para seguros médicos, HRA, LTA y deducciones por intereses bajo 80TTA/80TTB. La obligación fiscal de los trabajadores extranjeros depende del estado de residencia y de los DTAAs aplicables, con consideraciones especiales para expatriados y empresas extranjeras, incluyendo precios de transferencia e ingresos originados en la India. Cumplir con estas regulaciones es esencial para evitar sanciones.

El panorama salarial de la India en 2025 es altamente dependiente de la industria y la región, con las ciudades metropolitanas ofreciendo una compensación más alta. Los rangos salariales típicos para roles clave varían ampliamente; por ejemplo, los Ingenieros de Software ganan entre INR 4,00,000 y 25,00,000 anualmente, mientras que los Científicos de Datos pueden ganar hasta INR 35,00,000. Los puntos de referencia específicos de la industria resaltan la importancia de las habilidades y la experiencia para determinar la remuneración.

Los salarios mínimos están regulados por normativas específicas de cada estado bajo la Ley de Salarios Mínimos, con tarifas que difieren según la categoría laboral y la ubicación. Por ejemplo, los trabajadores no calificados pueden ganar alrededor de INR 350 diarios, lo que se traduce en aproximadamente INR 9,100 mensuales, pero estas tarifas están sujetas a cambios. Los empleadores deben garantizar el cumplimiento de los salarios mínimos regionales.

Los paquetes de compensación a menudo incluyen bonificaciones y asignaciones como bonificaciones estatutarias, incentivos por rendimiento, Dearness Allowance (DA), House Rent Allowance (HRA) y Leave Travel Allowance (LTA). Los pagos salariales se realizan predominantemente mediante transferencias bancarias directas en un ciclo mensual, con deducciones estatutarias como TDS, Fondo de Previsión (Provident Fund) y ESI que son obligatorias. Las tendencias emergentes indican una creciente demanda de habilidades tecnológicas, trabajo remoto y pago basado en habilidades, contribuyendo a un crecimiento salarial moderado en sectores como comercio electrónico, fintech y energía renovable.

Las leyes laborales de la India exigen diversos tipos de permisos para promover el bienestar de los empleados, incluyendo vacaciones anuales, días festivos, licencia por enfermedad y licencia parental. Los empleadores deben cumplir con los mínimos establecidos por la ley y mantenerse actualizados sobre las regulaciones para garantizar el cumplimiento y fomentar un entorno laboral positivo.

Para las vacaciones anuales, los empleados generalmente son elegibles después de 240 días de servicio, con tasas de acumulación de 1 día por cada 20 días trabajados para adultos y 1 día por cada 15 días para menores de 18 años. La asignación mínima varía de 12 a 18 días al año, con opciones de acumulación y encasillado en muchos estados. Los días festivos incluyen observancias nacionales como el Día de la República, el Día de la Independencia y Gandhi Jayanti, con días festivos regionales que varían según el estado. Los empleados que trabajan en días festivos suelen tener derecho a permisos compensatorios o pago por horas extras.

Las políticas de licencia por enfermedad varían según el estado y la empresa, ofreciendo generalmente de 5 a 14 días, y a menudo requiriendo certificación médica para ausencias prolongadas. La licencia por maternidad está regulada por la Maternity Benefit Act, que proporciona 26 semanas de licencia pagada para mujeres elegibles, mientras que la licencia de paternidad y adopción se ofrece típicamente como beneficios de la empresa sin mandatos legales. Otros tipos de permisos, como por duelo, estudio, sabático, matrimonio y permisos compensatorios, se otorgan según las políticas de la empresa para apoyar las necesidades de los empleados.

El panorama de beneficios para empleados en la India combina obligaciones legales con ofertas voluntarias para atraer y retener talento. Los beneficios obligatorios incluyen Fondo de Previsión (contribuciones del 12% tanto del empleador como del empleado), Seguro de Estado para Empleados (las contribuciones varían según el estado), gratificación (para empleados con ≥5 años de servicio), licencia de maternidad (26 semanas), salarios mínimos y permisos pagados. Los empleadores también deben proporcionar ciertos bonos estatutarios y cumplir con las políticas de permisos.

Más allá de los requisitos legales, las empresas suelen ofrecer beneficios opcionales como seguro de salud (las coberturas típicamente oscilan entre INR 300,000 y INR 1,000,000), seguro de vida, arreglos de trabajo flexibles, desarrollo profesional, asignaciones de transporte y opciones de acciones para empleados (ESOPs). Los planes de seguro de salud generalmente cubren a los dependientes e incluyen características como cobertura ambulatoria y de maternidad, siendo los empleadores los que asumen la mayoría de los costos de las primas.

Los beneficios de jubilación van más allá del Fondo de Previsión, con opciones como el Sistema Nacional de Pensiones (NPS), fondos de superannuation y gratificación. La oferta de beneficios varía según la industria y el tamaño de la empresa; las firmas tecnológicas tienden a ofrecer paquetes integrales que incluyen ESOPs y trabajo flexible, mientras que la manufactura y las PYMEs se enfocan más en beneficios estatutarios básicos y ventajas esenciales.

Los acuerdos laborales en India son fundamentales para establecer relaciones empleador-empleado claras y legalmente conformes. Ellos describen términos como el rol laboral, salario, horas de trabajo, políticas de permisos, confidencialidad, condiciones de terminación y ley aplicable, asegurando que los derechos y obligaciones de ambas partes estén protegidos. Los diferentes tipos incluyen acuerdos indefinidos (permanentes), a plazo fijo, de prueba, a tiempo parcial y de consultoría, cada uno adecuado a escenarios laborales específicos.

Las cláusulas clave deben incluirse para su ejecutabilidad, como detalles de las partes, descripción del trabajo, compensación, horas de trabajo, permisos, confidencialidad, terminación y derechos de propiedad intelectual. Los períodos de prueba generalmente duran de 3 a 6 meses, permitiendo a los empleadores evaluar la idoneidad, con posibles extensiones. Las cláusulas de confidencialidad y no competencia protegen los intereses comerciales; sin embargo, la ejecutabilidad de las no competencia es limitada y depende de la razonabilidad.

Las modificaciones y terminaciones del contrato de empleo requieren acuerdo por escrito y cumplimiento con los períodos de aviso legales y motivos. La terminación puede ser por causa o sin causa, y generalmente los empleados tienen derecho a indemnización por despido después de cinco años de servicio. Los empleadores deben garantizar procedimientos justos para evitar reclamaciones por despido injustificado.

El trabajo remoto en India ha crecido significativamente, impulsado por el progreso tecnológico y las normas cambiantes en el lugar de trabajo. Aunque no existe una ley nacional específica para el trabajo remoto, las leyes laborales existentes se aplican de manera similar a los empleados en el sitio, enfatizando los contratos de empleo, las horas de trabajo, las políticas de permisos, la compensación, la seguridad en el lugar de trabajo y las consideraciones fiscales. Los empleadores deben garantizar el cumplimiento de los límites legales, proporcionar beneficios equitativos y abordar las preocupaciones de seguridad y ergonomía, especialmente cuando los empleados trabajan desde diferentes estados.

Los aspectos legales clave incluyen la adhesión a la Factories Act, Shops and Establishments Acts, Minimum Wages Act y las regulaciones fiscales. Los empleados remotos tienen derecho a los mismos beneficios de permisos y salarios que el personal en el sitio, siendo responsables los empleadores de mantener sistemas de trabajo seguros y asegurar una compensación justa.

La terminación del empleo en India está regulada por leyes como la Ley de Disputas Laborales, 1947, y las leyes específicas de cada estado sobre Shops and Establishments Acts. Las consideraciones clave incluyen los períodos de aviso, la indemnización por despido, las causas de terminación, el cumplimiento de procedimientos y las protecciones para los empleados. Los empleadores deben adherirse a los protocolos legales para evitar disputas, sanciones o daños a su reputación.

Períodos de aviso varían según la categoría del empleado:

Indemnización por despido aplica a trabajadores con ≥1 año de servicio continuo:

Causas de terminación incluyen mala conducta (con un proceso justo) o razones económicas como reestructuración. La terminación por causa requiere procedimientos disciplinarios, mientras que sin causa debe seguir principios como "el último en entrar, el primero en salir" a menos que se justifique lo contrario.

Pasos procedimentales para una terminación legal:

• Emitir aviso de causa (si hay mala conducta)
• Realizar una investigación justa
• Emitir una carta de terminación con las razones y la fecha efectiva
• Liquidar deudas (salario, liquidación de vacaciones, indemnización)
• Mantener documentación detallada

Protecciones para el empleado permiten impugnar despidos injustificados, con los tribunales capaces de ordenar la readmisión o la indemnización. Los empleadores deben asegurar el cumplimiento y buscar asesoría legal para mitigar riesgos asociados con las terminaciones de empleados.

La economía de la India está experimentando un notable aumento en el freelancing y la contratación independiente, impulsado por la demanda de flexibilidad laboral y acceso a talento global. Para los empleadores, comprender las diferencias legales entre empleados y Contractors es fundamental para evitar la clasificación incorrecta, lo cual puede acarrear repercusiones legales y financieras. Los factores clave para determinar la naturaleza de la relación incluyen el grado de control, la integración en las operaciones comerciales, la independencia económica, las obligaciones mutuas, la provisión de herramientas y la estructura de pago.

Los contratos con Contractors deben estar bien redactados, incluyendo términos claros sobre el alcance, pago, terminación, confidencialidad y derechos de propiedad intelectual (PI). Es esencial asignar los derechos de PI al cliente para evitar disputas sobre la propiedad. Los Contractors gestionan sus propios impuestos, como el impuesto sobre la renta y el GST, y no están cubiertos por beneficios patrocinados por el empleador. Los sectores que comúnmente emplean Contractors incluyen TI, servicios creativos, consultoría, medios, educación, salud y servicios profesionales, donde prevalecen habilidades especializadas y trabajos por proyecto.

La economía en expansión de la India atrae a profesionales extranjeros, lo que requiere comprender las regulaciones de visa y permisos de trabajo. Los tipos de visa de trabajo más comunes incluyen:

Los empleadores deben garantizar el cumplimiento de los procedimientos de solicitud, que implican presentar la documentación relevante, prueba de patrocinio y cumplir con los plazos de renovación. El proceso enfatiza la adhesión legal para evitar sanciones y garantizar operaciones de empleo sin contratiempos.