Die neuen Vorschriften schaffen einen klaren Rahmen für die Fernarbeit und ersetzen das bisherige Konzept des "Telearbeitens". Hier sind einige wichtige rechtliche Aspekte, die zu beachten sind:

Wahl des Mitarbeiters und Standort

Mitarbeiter haben das Recht, Fernarbeit zu beantragen, und Arbeitgeber müssen solche Anträge unter Berücksichtigung der Art der Arbeit prüfen. Der Mitarbeiter kann seinen bevorzugten Arbeitsplatz (vorbehaltlich der Zustimmung des Arbeitgebers) innerhalb Polens oder sogar der EU festlegen.

Genehmigung und Vorschriften des Arbeitgebers

Arbeitgeber behalten das Recht, Anträge auf Fernarbeit zu genehmigen oder abzulehnen. Sie sind auch dafür verantwortlich, interne Vorschriften zu erlassen, die die spezifischen Regeln und Verfahren für die Fernarbeit innerhalb ihrer Organisation festlegen.

Technologische Infrastruktur

Der Erfolg der Fernarbeit hängt von einer robusten technologischen Infrastruktur ab. Folgendes muss berücksichtigt werden:

• Ausrüstung und Werkzeuge: Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die notwendige Ausrüstung und Werkzeuge für die Fernarbeit bereitzustellen oder die Kosten dafür zu übernehmen. Dazu gehören Computer, Software und alle anderen technischen Geräte, die für die effektive Ausführung der Arbeit erforderlich sind.
• Kommunikations- und Kollaborationstools: Zuverlässige Videokonferenzplattformen, Instant-Messaging-Tools und Projektmanagement-Software sind entscheidend für eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Remote-Teams.

Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers

Arbeitgeber spielen eine bedeutende Rolle bei der Schaffung einer produktiven und sicheren Fernarbeitsumgebung. Hier sind einige wichtige Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers:

• Kostenerstattung: Arbeitgeber müssen den Mitarbeitern die angemessenen Kosten erstatten, die durch die Fernarbeit entstehen. Dazu gehören Stromkosten für Arbeitszwecke und Internetdienstkosten.
• Gesundheit und Sicherheit: Während der Mitarbeiter für die Einrichtung seines Arbeitsplatzes verantwortlich ist, müssen Arbeitgeber dennoch Informationen zur Arbeitsplatzgesundheit und -sicherheit bereitstellen und sicherstellen, dass eine Risikobewertung für den Fernarbeitsplatz durchgeführt wird.
• Work-Life-Balance: Arbeitgeber sollten klare Richtlinien und Vorgaben festlegen, um eine gesunde Work-Life-Balance für Remote-Mitarbeiter zu fördern. Dies kann die Festlegung von Kernarbeitszeiten, die Förderung von Pausen und die Achtung des Rechts der Mitarbeiter auf Abschalten außerhalb der Arbeitszeiten umfassen.

Mitarbeiter haben das Recht, Teilzeitarbeit zu beantragen, unabhängig von ihrem Vertragstyp, ob befristet oder unbefristet. Der Arbeitgeber muss solche Anfragen berücksichtigen und innerhalb von 30 Tagen schriftlich antworten. Teilzeitbeschäftigte haben Anspruch auf anteilige Leistungen und Vergütung basierend auf ihren Arbeitsstunden im Vergleich zu Vollzeitbeschäftigten. Arbeitgeber sind in der Regel dafür verantwortlich, die notwendige Ausrüstung bereitzustellen oder die Kosten dafür zu übernehmen, die zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben erforderlich sind.

Gleitzeit

Mitarbeiter können Gleitzeitvereinbarungen beantragen, die es ihnen ermöglichen, ihren Arbeitsplan innerhalb eines bestimmten täglichen oder wöchentlichen Zeitrahmens zu variieren. Arbeitgeber haben das Recht, Gleitzeitanträge basierend auf betrieblichen Bedürfnissen zu genehmigen oder abzulehnen. Erstattungsrichtlinien für Ausgaben, die durch Gleitzeitarbeit entstehen, wie z.B. zusätzliche Pendelkosten, sollten in den internen Unternehmensrichtlinien festgelegt werden.

Jobsharing

Zwei oder mehr Mitarbeiter können vereinbaren, sich eine einzige Vollzeitstelle zu teilen und die Arbeitsaufgaben und Verantwortlichkeiten aufzuteilen. Beide Mitarbeiter haben individuelle Arbeitsverträge mit dem Arbeitgeber. Jeder Mitarbeiter erhält einen anteiligen Anteil am Gehalt und den Leistungen, die mit der Vollzeitstelle verbunden sind. Arbeitgeber sind in der Regel dafür verantwortlich, die notwendige Ausrüstung für jeden Mitarbeiter bereitzustellen, der am Jobsharing beteiligt ist.

In Polen und der EU ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die primäre Gesetzgebung zum Datenschutz. Sie legt mehrere Verpflichtungen für Arbeitgeber fest, darunter:

Verpflichtungen des Arbeitgebers

• Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung: Arbeitgeber müssen eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten haben, wie z.B. die Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen oder die Einholung der Zustimmung des Mitarbeiters.
• Datenminimierung: Arbeitgeber sollten nur die persönlichen Daten von Remote-Mitarbeitern sammeln und verarbeiten, die für Arbeitszwecke unbedingt erforderlich sind.
• Datensicherheit: Arbeitgeber müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten, einschließlich des Schutzes vor unbefugtem Zugriff, versehentlichem Verlust oder Zerstörung.
• Transparenz und Schulung: Arbeitgeber haben die Verpflichtung zur Transparenz, die Mitarbeiter darüber zu informieren, wie ihre Daten gesammelt, verwendet, gespeichert und gesichert werden. Sie sollten auch Schulungen zu den besten Praktiken im Datenschutz für die Fernarbeit anbieten.

Rechte der Mitarbeiter

Remote-Mitarbeiter in Polen haben gemäß der DSGVO mehrere Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten:

• Recht auf Auskunft: Mitarbeiter haben das Recht, auf ihre beim Arbeitgeber gespeicherten persönlichen Daten zuzugreifen und eine Kopie zu verlangen.
• Recht auf Berichtigung: Mitarbeiter können Korrekturen ungenauer oder unvollständiger persönlicher Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden): In bestimmten Situationen können Mitarbeiter die Löschung ihrer persönlichen Daten verlangen.

Beste Praktiken für Datensicherheit

Um eine sichere Remote-Arbeitsumgebung zu gewährleisten, können Arbeitgeber und Mitarbeiter bei den folgenden besten Praktiken zusammenarbeiten:

• Sichere Arbeitsgeräte und Software: Arbeitgeber sollten sichere Arbeitslaptops mit starkem Passwortschutz und aktueller Sicherheitssoftware bereitstellen.
• Datenverschlüsselung: Sensible Daten sollten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden.
• Zugangskontrollen: Implementieren Sie Zugangskontrollen, um den Zugriff auf Unternehmensdaten nur autorisiertem Personal zu ermöglichen.
• Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig zu den besten Praktiken der Datensicherheit, einschließlich der Identifizierung von Phishing-E-Mails und der Passworthygiene.
• Klare interne Richtlinien: Entwickeln Sie klare interne Richtlinien, die Datenschutzverfahren und die Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter für die Fernarbeit umreißen.