Arbeitsgenehmigungen und Visa in Mexiko

Mexikos schnell wachsende Wirtschaft, strategische Lage und multi-skilled Workforce machen es zu einem attraktiven Ziel für Unternehmen, die globales Talent suchen. Die Nähe zu den Vereinigten Staaten und umfangreiche Handelsnetzwerke wie USMCA bedeuten, dass Mexiko von wettbewerbsfähigen Kosten und kulturellen Verbindungen profitiert, die die internationale Zusammenarbeit erleichtern können. Allerdings sind mexikanische Einwanderungsgesetze detailliert und streng durchgesetzt.

Arbeitgeber müssen diese Regeln vollständig verstehen, um die Einhaltung sicherzustellen. Die Einstellung eines ausländischen Staatsbürgers ohne ordnungsgemäße Genehmigung kann zu Geldstrafen, Sanktionen oder sogar rechtlichen Maßnahmen führen. Kurz gesagt, Mexikos Attraktivität für globales Talent bringt wichtige Verantwortlichkeiten mit sich. Dieser Leitfaden erläutert, wer eine Arbeitserlaubnis benötigt, verfügbare Visakategorien, die Rolle des Arbeitgebers bei der Sponsoring, den Schritt-für-Schritt-Prozess der Einstellung, rechtliche Compliance-Pflichten, häufige Hürden und bewährte Praktiken für die Onboarding internationaler Mitarbeiter in Mexiko.

Mexiko bietet vielfältige kulturelle und wirtschaftliche Möglichkeiten, von historischen Städten bis hin zu modernen Tech-Hubs, was es zu einem attraktiven Ziel für globale Arbeitnehmer macht. Seine engen Verbindungen zu nordamerikanischen Märkten und eine große, zweisprachige Workforce haben es als Nearshoring-Führer positioniert. Arbeitgeber müssen jedoch bedenken, dass mexikanische Staatsbürger und Daueraufenthaltsberechtigte automatisch Arbeitserlaubnisse besitzen, während alle anderen ausländischen Staatsbürger vor der legalen Beschäftigung in Mexiko die entsprechende Visa und Arbeitserlaubnis erhalten müssen. Gut vorbereitet und über diese Anforderungen informiert zu sein, kann den Einstellungsprozess beschleunigen, Ihr Unternehmen schützen und den neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Start ermöglichen.

Wer benötigt ein mexikanisches Visum oder eine Arbeitserlaubnis?

Nach mexikanischem Recht benötigen mexikanische Staatsbürger und Daueraufenthaltsberechtigte keine speziellen Arbeitserlaubnisse; sie können standardmäßig legal arbeiten. Jeder andere ausländische Staatsbürger muss jedoch vor Arbeitsbeginn eine Genehmigung einholen. In der Praxis bedeutet dies, dass, sobald ein Unternehmen ein offizielles Jobangebot für einen Nicht-Staatsbürger hat, der Arbeitgeber dieses Visum und die Arbeitserlaubnis sponsern muss.

Mexiko erlaubt es Ausländern nicht, mit einem Touristenvisum oder ohne formale Genehmigung zu arbeiten. Regierungsmitteilungen warnen ausdrücklich, dass touristische Aufenthalte nicht für bezahlte Beschäftigung genutzt werden dürfen. Um ein Arbeitsvisum zu erhalten, benötigt der Arbeitnehmer zunächst ein gültiges Jobangebot von einer mexikanischen Einheit. Mit anderen Worten, der ausländische Arbeitnehmer kann sich nicht einfach selbst bewerben; der mexikanische Arbeitgeber muss den Prozess über das Nationale Migrationsinstitut (INM) initiieren.

Daueraufenthaltsberechtigte können hingegen frei arbeiten, da dies Teil ihres Aufenthaltsstatus ist, ohne dass eine separate Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Sie müssen jedoch nach der Beschäftigung bei den Behörden registriert werden. Zusammenfassend: Wenn Ihre Einstellung kein mexikanischer Staatsbürger oder Daueraufenthaltsberechtigter ist, planen Sie, sie durch das mexikanische Einwanderungssystem mit einem Visum und einer Arbeitserlaubnis zu sponsern.

Übersicht der mexikanischen Visumtypen für Arbeit

Mexiko hat drei Hauptvisakategorien, die für ausländische Mitarbeiter relevant sind. Jede ist an die Dauer und die Bedingungen geknüpft, unter denen die Person in Mexiko leben und arbeiten wird.

Besuchervisum mit Arbeitserlaubnis in Mexiko

Dies ist im Wesentlichen ein touristisches/geschäftliches Visum mit Arbeitserlaubnis, das bis zu sechs Monate gültig ist. Es erlaubt dem Inhaber, nach Mexiko einzureisen und während dieses Zeitraums legal bezahlte Arbeit aufzunehmen, einschließlich Beschäftigung oder Selbstständigkeit. Wichtig ist, dass ein mexikanischer Arbeitgeber zunächst die Genehmigung für die Person über das INM einholen muss, bevor das Visum ausgestellt wird.

Das Visum selbst ist in der Regel mehrfach einsetzbar und für sechs Monate gültig. Nach der Einreise muss sich der Arbeitnehmer innerhalb von 30 Tagen beim INM registrieren (erhält in der Regel eine temporäre „Genehmigungskarte“), ähnlich wie bei längerfristigen Visa.

Temporäres Aufenthaltsvisum mit Arbeitserlaubnis in Mexiko

Dieses Visum ist für ausländische Staatsbürger gedacht, die länger als 180 Tage (sechs Monate), aber höchstens vier Jahre in Mexiko bleiben möchten. Es erlaubt eine Vollzeitbeschäftigung unter einem bestimmten Vertrag. Um sich zu qualifizieren, muss der Arbeitnehmer bestimmte Voraussetzungen erfüllen, wie ausreichendes Einkommen oder familiäre Bindungen, und vor allem einen sponsernden Arbeitgeber haben.

Das mexikanische Recht verlangt, dass der Arbeitgeber beim INM registriert ist und die Erlaubnis für den Arbeitnehmer beantragt, bevor der Visumsprozess beginnt. Das initiale Visum ist in der Regel für die Einreise für sechs Monate gültig. Nach der Ankunft wandelt der Arbeitnehmer es in eine Temporäre Aufenthaltserlaubnis (eine Arbeitserlaubnis) um, die bis zu vier Jahre gültig ist. Nach vier Jahren muss der Arbeitnehmer entweder Mexiko verlassen oder eine Daueraufenthaltsgenehmigung beantragen.

Daueraufenthaltsstatus in Mexiko

Dieser Status gewährt unbefristeten Aufenthalt und das Recht, in Mexiko ohne separate Erlaubnis zu arbeiten. Er wird in der Regel durch einen temporären Aufenthalt in Mexiko für die erforderliche Dauer oder durch Erfüllung anderer Kriterien wie Familienbindung oder Investitionen erworben. Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass ein ausländischer Mitarbeiter, der bereits Daueraufenthalt besitzt, keine Arbeitserlaubnis benötigt; er kann sofort arbeiten, als wäre er ein Staatsbürger.

Natürlich müssen sie weiterhin wie jeder andere Mitarbeiter behandelt werden, was Arbeitsverträge und Sozialleistungen betrifft. In der Praxis sponsern die meisten Unternehmen zunächst Mitarbeiter mit einem temporären Aufenthaltstitel und kümmern sich erst später, falls überhaupt, um den Daueraufenthalt, sodass der Status weniger eine Sponsoring-Frage bei der Einstellung ist. Der erste Schritt ist in allen Fällen derselbe: Der Arbeitgeber muss beim INM eine Erlaubnis für den ausländischen Mitarbeiter beantragen.

Sponsoring-Prozess und Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers in Mexiko

Als Arbeitgeber sind Sie der Visumsponsor für jeden ausländischen Mitarbeiter in Mexiko, und Mexiko legt den Großteil der prozeduralen Verantwortung auf Sie. Die Kernpflichten umfassen: die rechtliche Präsenz nachweisen, Dokumente vorbereiten und Anträge beim INM einreichen.

Registrierung des Arbeitgebers in Mexiko

Zunächst muss Ihr Unternehmen (oder lokale Einheit) beim INM registriert sein. Dies erfolgt durch die Beantragung der Constancia de Inscripción de Empleador (Arbeitgeberregistrierungsbescheinigung) beim INM. Diese Bescheinigung berechtigt Sie im Wesentlichen, Ausländer einzustellen. Sie ist ein Jahr gültig und muss jährlich erneuert werden, in der Regel nach Einreichung Ihrer Steuererklärung.

Halten Sie sie aktuell: Wenn sich Ihre Firmenadresse, Ihr gesetzlicher Vertreter oder andere wichtige Details ändern, müssen Sie das INM innerhalb von 30 Tagen informieren. Das Nicht-Erneuern oder Aktualisieren der Bescheinigung kann Ihre Fähigkeit, Visa zu sponsern, blockieren, und das INM kann Ihre Büros jederzeit inspizieren, um die Geschäftstätigkeit zu überprüfen.

Antrag auf Arbeitserlaubnis (INM) in Mexiko

Um ein Visum für einen ausländischen Mitarbeiter zu beantragen, muss der mexikanische Arbeitgeber beim INM eine Arbeitserlaubnis im Namen des Mitarbeiters beantragen. Dies kann online oder in einer INM-Niederlassung erfolgen, unter Verwendung der Unternehmensregistrierungsbescheinigung. Sie müssen eine Kopie des Reisepasses des Mitarbeiters, ein formelles Jobangebot oder einen Vertrag (mit Gehalt, Titel, Aufgaben) unterschrieben vom Arbeitgeber sowie den Nachweis der INM-Registrierung des Arbeitgebers vorlegen.

Einige Büros verlangen möglicherweise zusätzliche Dokumente, wie Nachweis der Adresse oder Qualifikationen des Ausländers. Nach Genehmigung durch das INM wird die Número Único de Trámite (NUT) für diese Person ausgestellt.

Bereitstellung der mexikanischen Visadokumente

Nachdem Sie die NUT erhalten haben, stellen Sie diese dem Mitarbeiter zusammen mit Anweisungen für den Termin beim Konsulat bereit. Der Mitarbeiter beantragt beim mexikanischen Konsulat (oder Botschaft) im Heimatland. Er muss das NUT-Bestätigungsschreiben, ein ausgefülltes Visumantragsformular, Reisepass und Fotos sowie die Visagebühr mitbringen.

Die Unterstützung des Arbeitgebers ist entscheidend: Stellen Sie sicher, dass die Angaben in der INM-Registrierung und im Jobangebot genau mit den Angaben in den Konsulardokumenten übereinstimmen, da Abweichungen Verzögerungen oder sogar die Ungültigkeit des Visums verursachen können. Alle Dokumente in einer Fremdsprache (z.B. Diplome oder Verträge) müssen in der Regel ins Spanische übersetzt und apostilliert werden.

Logistik: Besuchervisum vs. Temporäres Visum in Mexiko

Bei einem Besuchervisum mit Arbeitserlaubnis in Mexiko sind die Schritte im Wesentlichen gleich. Nach Ausstellung der NUT plant der Mitarbeiter einen Termin für das Visum. Der Antragsteller reist mit einem Einzel- oder Mehrfach-Einreise-Visum, das für sechs Monate gültig ist. Bei Ankunft erhält er eine Besuchereinreisegenehmigung (FMM) und muss anschließend beim INM eine temporäre Arbeitserlaubnis gegen eine zusätzliche Gebühr austauschen.

Bei einem Temporären Aufenthaltstitel nach Konsulatsausstellung reist der Mitarbeiter (meistens mit Einzel-Einreise, gültig für 6 Monate) nach Mexiko und hat 30 Tage Zeit, beim INM eine Temporäre Aufenthaltserlaubnis (mit Arbeitserlaubnis) zu beantragen, die bis zu 4 Jahre gültig ist.

Daueraufenthaltsberechtigte in Mexiko

Wenn Ihr Mitarbeiter bereits Daueraufenthalt in Mexiko besitzt, müssen Sie den Visumsprozess beim INM nicht durchlaufen. Sie müssen ihn jedoch weiterhin wie jeden anderen Mitarbeiter registrieren, inklusive eines formellen Vertrags und der Anmeldung bei der Sozialversicherung. Bewahren Sie eine Kopie seiner Daueraufenthaltskarte als Nachweis der Arbeitserlaubnis auf.

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Einwanderungsdokumente jedes Mitarbeiters zu prüfen und zu dokumentieren. Fügen Sie Kopien des Visums oder der Aufenthaltserlaubnis in die Personalakte ein. Als Sponsor erledigen Sie fast alle Formalitäten vor der Ankunft des Mitarbeiters in Mexiko, inklusive der Einreichung der Dokumente beim INM, der Zahlung der Gebühren und der Bereitstellung der NUT sowie des Jobangebots für die Visaerstellung.

Schritt-für-Schritt: Einstellung oder Umsiedlung eines ausländischen Mitarbeiters nach Mexiko

Schritt 1: Überprüfung der Voraussetzungen und Jobangebot in Mexiko

Beginnen Sie mit der Überprüfung des Status des Kandidaten. Wenn er mexikanischer Staatsbürger oder Daueraufenthaltsberechtigter ist, ist kein Visum erforderlich. Wenn er ein ausländischer Staatsbürger ist, bereiten Sie vor, ihn zu sponsern. Entwerfen Sie einen klaren Arbeitsvertrag oder ein Angebotsschreiben auf Spanisch, wie es das Arbeitsrecht verlangt, mit Angabe der Rolle, des Gehalts und des Startdatums.

Richten Sie eine juristische Einheit oder einen Partner ein (falls noch nicht vorhanden), der als offizieller Arbeitgeber fungiert. Stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitgeberregistrierungsbescheinigung vom INM vorliegen haben, da die Person sich ohne einen genehmigten Sponsor nicht bewerben kann.

Schritt 2: Antrag auf Arbeitserlaubnis (NUT) in Mexiko

Reichen Sie den Antrag auf Arbeitserlaubnis beim INM ein. Wichtige erforderliche Dokumente sind Ihre Arbeitgeberregistrierungsbescheinigung, das unterschriebene Jobangebot und eine Kopie des Reisepasses des Mitarbeiters. Falls zutreffend, weisen Sie nach, dass kein qualifizierter mexikanischer Kandidat für diese spezielle Position verfügbar ist, z.B. durch Beschreibung einzigartiger Fähigkeiten oder Nachweis der Rekrutierungsbemühungen.

Zahlen Sie die Bearbeitungsgebühr und warten Sie auf die Überprüfung durch das INM, die mehrere Wochen dauern kann. Beginnen Sie frühzeitig. Nach Genehmigung sendet das INM Ihnen und dem Antragsteller die Número Único de Trámite (NUT). Stellen Sie sicher, dass diese NUT korrekt ist und mit allen konsularischen Unterlagen übereinstimmt.

Schritt 3: Konsularisches Visum-Interview in Mexiko

Der Mitarbeiter vereinbart einen Termin beim nächstgelegenen mexikanischen Konsulat (oder Botschaft) im Ausland. Er muss sein Originalreisedokument, Passfotos, das unterschriebene Visumantragsformular und die NUT-Genehmigung mitbringen. Während des Interviews überprüft der Konsularbeamte die Dokumente und stellt Fragen.

Bei Erfolg stempelt das Konsulat ein Arbeitsvisum in den Pass (Einreise mit Einzel- oder Mehrfach-Einreise, je nach Typ), das bis zu sechs Monate gültig ist. Der Mitarbeiter sollte keine Reisen planen, bevor das Visum offiziell ausgestellt ist, da eine Einreise ohne Visum nicht erlaubt ist und die Arbeitserlaubnis nur bei Visumausstellung erteilt wird.

Schritt 4: Einreise nach Mexiko und Erhalt der Aufenthaltserlaubnis

Mit dem gestempelten Visum reist der Mitarbeiter nach Mexiko. Bei der Einreise erhält er eine kurzfristige Einreisebescheinigung (Forma Migratoria) und muss innerhalb von 30 Tagen das INM-Büro aufsuchen. Dort tauscht er das Visum/FMM gegen die tatsächliche Migrationskarte ("tarjeta") aus, die seinem Visumstyp entspricht.

Bei einem Besuchs-Arbeitervisum bedeutet dies eine spezielle temporäre Besuchserlaubnis; bei einem Temporären Aufenthaltstitel ist es die Temporäre Aufenthaltserlaubnis (gültig bis zu vier Jahre). Bereiten Sie den Mitarbeiter mit Kopien aller vorherigen Dokumente und etwaigen Gebühren vor. Nach Ausstellung der Karte kann der Mitarbeiter legal arbeiten und den Aufenthalt für den genehmigten Zeitraum genießen.

Schritt 5: Anmeldung bei lokalen Behörden in Mexiko

Nach Abschluss der Einwanderungsschritte muss der neue Mitarbeiter für Steuer- und Sozialversicherungszwecke registriert werden. Innerhalb von fünf Tagen nach Arbeitsbeginn sollten Sie den Mitarbeiter beim Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) anmelden, um Krankenversicherung, Renten und andere Leistungen abzudecken. Ebenso ist die Anmeldung beim Fondo Nacional de Vivienda (INFONAVIT) für verpflichtende Wohnungsbeiträge notwendig.

Erhalten Sie die Steuer-Identifikationsnummer (RFC) für die Lohnabrechnung. Diese Registrierungen sind routinemäßig, aber obligatorisch; das Versäumnis kann Bußgelder nach sich ziehen. Stellen Sie außerdem sicher, dass der unterschriebene Arbeitsvertrag und die Unternehmensrichtlinien dem Mitarbeiter vorliegen.

Rechtliche Compliance und Dokumentationspflichten des Arbeitgebers in Mexiko

Sobald der ausländische Mitarbeiter eingestellt ist, wird die laufende Einhaltung der Vorschriften entscheidend. Mexiko hat strenge Arbeits- und Steuerregelungen, und als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung, diese einzuhalten.

Pflege der INM-Registrierung in Mexiko

Wie bereits erwähnt, muss die Registrierung des Arbeitgebers beim INM aktuell gehalten werden. Aktualisieren Sie sie bei Änderungen des Firmennamens, der Adresse oder der Geschäftsleitung und erneuern Sie sie jährlich nach Ihrer Steuererklärung. Behördenprüfungen können erfolgen, seien Sie also bereit, Ihre Bescheinigung vorzuzeigen und sicherzustellen, dass sie mit der Adresse übereinstimmt, an der die ausländischen Mitarbeiter arbeiten.

Wenn diese Bescheinigung abläuft oder verfällt, verlieren Sie das Recht, Visa zu beantragen, was die Beschäftigung ausländischer Arbeiter bis zur Erneuerung unmöglich macht.

Dokumentation in Mexiko

Bewahren Sie eine Kopie des Visums und der Migrationskarte jedes ausländischen Mitarbeiters in Ihren Akten auf, zusammen mit den Passinformationen. Lagern Sie den unterschriebenen Vertrag (auf Spanisch), die Stellenbeschreibung und alle Kommunikation im Zusammenhang mit dem Arbeitserlaubnisprozess. Mexikanische Arbeitsinspektoren können diese Dokumente anfordern; gut organisierte Unterlagen zeigen die Einhaltung der Vorschriften.

Außerdem dokumentieren Sie Arbeitsstunden, Löhne und Leistungen wie bei jedem mexikanischen Mitarbeiter, da ausländische Arbeiter die gleichen Arbeitsrechte haben.

Sozialversicherung und Steuern in Mexiko

Mexikanisches Recht schreibt vor, dass alle Mitarbeiter, ausländisch oder lokal, im nationalen Sozialversicherungssystem (IMSS) registriert sein müssen. Dieses bietet Gesundheitsversorgung, Invaliditäts- und Rentenleistungen sowie andere Vorteile. Sie müssen jeden Mitarbeiter beim IMSS anmelden und die Lohnbeiträge (etwa 13,5 % des Gehalts vom Arbeitgeber, plus Arbeitnehmeranteile) pünktlich abführen.

Ebenso müssen Sie die Einkommensteuer vom Gehalt des Mitarbeiters einbehalten und an die Steuerbehörde (SAT) abführen. Versäumnisse bei Zahlungen oder bei der korrekten Meldung der Löhne können zu erheblichen Strafen führen. Kurz gesagt: Behandeln Sie Ihre ausländischen Einstellungen wie jede andere Beschäftigung hinsichtlich Leistungen und Steuerabzüge.

Zusätzliche Leistungen in Mexiko

Mexiko schreibt außerdem Beiträge für Wohnungsbau (INFONAVIT) und Altersvorsorge (SAR) im Namen der Arbeitnehmer vor. Während ein Ausländer möglicherweise kein Hypothekendarlehen oder SAR-Konto hat, sind Sie dennoch technisch für die Anfangsbeiträge verantwortlich, bis das Arbeitsverhältnis endet. Bleiben Sie über Änderungen im Arbeitsrecht informiert, z.B. bei Mindestlohnerhöhungen oder Feiertagsregelungen, da der Mindestlohn in Mexiko regelmäßig angepasst wird und regional variieren kann.

Arbeitsverträge müssen die Bedingungen für Urlaubstage, Gewinnbeteiligung (PTU) und andere Leistungen korrekt widerspiegeln.

Mitteilung von Änderungen in Mexiko

Wenn sich die Position oder der Status des ausländischen Mitarbeiters ändert (z.B. Beförderung, Gehaltsänderung oder Kündigung), müssen Sie möglicherweise das IMSS aktualisieren und eventuell das INM informieren. Ebenso bei Adresswechsel des Mitarbeiters oder bei Standortwechsel Ihres Unternehmens. Mexikanisches Recht verlangt, dass jede wesentliche Änderung der Bedingungen des Ausländers (