Steuern in Costa Rica

Costa Rica operiert ein territoriales Steuersystem, was bedeutet, dass Einkommen, das innerhalb des Landes erzielt wird, im Allgemeinen steuerpflichtig ist, unabhängig von der Nationalität oder dem Wohnsitz des Empfängers. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind damit Verpflichtungen im Zusammenhang mit Sozialversicherungsbeiträgen und Quellensteuerabzug verbunden. Arbeitgeber spielen eine entscheidende Rolle bei der Erhebung und Abführung von Steuern im Auftrag ihrer Mitarbeiter, um die Einhaltung der Bestimmungen des Finanzministeriums (Ministerio de Hacienda) und der Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social - CCSS) sicherzustellen.

Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist für Unternehmen, die in Costa Rica tätig sind, unerlässlich, unabhängig davon, ob sie lokale Einheiten oder ausländische Unternehmen sind, die Personal im Land beschäftigen. Die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet einen reibungslosen Ablauf der Geschäftstätigkeiten, vermeidet Strafen und trägt zu den nationalen Sozialversicherungs- und Steuersystemen bei, die öffentliche Dienste und Leistungen finanzieren.

Verpflichtungen des Arbeitgebers bezüglich Sozialversicherung und Lohnsteuer

Arbeitgeber in Costa Rica sind verpflichtet, bedeutende Beiträge zum sozialen Sicherungssystem (CCSS) und anderen verwandten Fonds auf Grundlage der Gehälter ihrer Mitarbeiter zu leisten. Diese Beiträge decken Krankenversicherung, Renten und andere soziale Programme ab. Die Raten werden auf das Bruttogehalt des Mitarbeiters angewendet.

Die primären Arbeitgeberbeiträge umfassen:

• CCSS Krankeversicherung (Seguro de Salud): Deckt medizinische Leistungen und Mutterschaftsurlaub.
• CCSS Renten (Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte - IVM): Beiträge zur Altersvorsorge des Mitarbeiters.
• Instituto Nacional de Aprendizaje (INA): Finanzieren Berufsbildungsprogramme.
• Fonds für Familienbeihilfen (Fondo de Asignaciones Familiares - ASFA): Unterstützt Familienwohlfahrtsprogramme.
• Banco Popular y de Desarrollo Comunal: Ein Beitrag zu einer staatlichen Bank mit Fokus auf soziale Entwicklung.
• Wohnungsfonds (Fondo de Capitalización Laboral - FCL) / Abfertigungsfonds: Ein obligatorischer Sparkonto für Arbeitnehmer, der unter bestimmten Bedingungen zugänglich ist (z.B. bei Kündigung). Obwohl dieser oft mit Arbeitgeberkosten aufgelistet wird, handelt es sich technisch um Arbeitnehmerersparnisse, die durch den Beitrag des Arbeitgebers verwaltet werden.

Typische Arbeitgeberbeiträge (als Prozentsatz des Bruttogehalts) sind ungefähr:

Fonds	Arbeitgeberrate (%)
CCSS Krankenversicherung	~9,25%
CCSS Renten (IVM)	~5,25%
INA	~0,50%
ASFA	~0,25%
Banco Popular	~0,25%
Housing Fund (FCL) / Abfertigungsfonds	~3,00%
Gesamter Arbeitgeberbeitrag	~18,50%

Hinweis: Diese Raten werden jährlich überprüft und können von den zuständigen Behörden angepasst werden.

Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, diese Beiträge anhand des Gesamtbruttogehalts jeden Monats zu berechnen und die Beträge fristgerecht an die jeweiligen Institutionen abzuführen.

Anforderungen an den Quellensteuerabzug

Arbeitgeber sind verpflichtet, monatlich die Einkommensteuer (Impuesto sobre la Renta) von den Gehältern der Mitarbeiter einzubehalten. Dieser einbehaltene Betrag ist eine Vorauszahlung auf die jährliche Einkommensteuerpflicht des Mitarbeiters. Die Höhe des Abzugs hängt vom monatlichen Bruttogehalt des Mitarbeiters und den geltenden Steuerklassen ab.

Die Einkommensteuersätze für Einkünfte aus Beschäftigung sind progressiv, das heißt, höhere Einkommen werden mit höheren Sätzen besteuert. Die Steuerklassen und -sätze werden in der Regel jährlich überprüft und aktualisiert.

Beispiel für mögliche monatliche Einkommensteuerklassen für 2025 (basierend auf aktuellen Werten, Änderungen vorbehalten):

Monatliches Einkommen (CRC)	Steuersatz (%)
Bis ca. CRC 941.000	0%
Von ca. CRC 941.001 bis ca. CRC 1.381.000	10%
Von ca. CRC 1.381.001 bis ca. CRC 2.423.000	15%
Von ca. CRC 2.423.001 bis ca. CRC 4.845.000	20%
Über ca. CRC 4.845.000	25%

Hinweis: Diese Schwellenwerte und Sätze basieren auf aktuellen Zahlen und sind der offiziellen Bestätigung sowie möglichen Änderungen für 2025 vorbehalten.

Arbeitgeber müssen den korrekten Abzugsbetrag für jeden Mitarbeiter anhand seines monatlichen Gehalts und der aktuellen Steuer-Tabellen berechnen. Dieser Betrag, zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen des Mitarbeiters, wird vom Bruttogehalt abgezogen.

Steuerliche Abzüge und Freibeträge für Arbeitnehmer

Während die Arbeitgeber den Abzug vornehmen, haben Arbeitnehmer Anspruch auf bestimmte Abzüge und Freibeträge, die ihr gesamtes steuerpflichtiges Einkommen für das Jahr reduzieren können. Diese werden in der Regel bei der Berechnung der endgültigen jährlichen Steuerschuld berücksichtigt, können aber auch den monatlichen Abzug beeinflussen, wenn der Arbeitnehmer die erforderlichen Unterlagen beim Arbeitgeber einreicht.

Häufige Abzüge und Freibeträge sind:

• Pflichtige Sozialversicherungsbeiträge: Der Anteil des Arbeitnehmers an den CCSS-Beiträgen ist für die Einkommensteuerbemessung absetzbar.
• Persönlicher Freibetrag: Ein fester Jahresbetrag, der vom Steuerpflichtigen abzugsfähig ist.
• Freibetrag für Angehörige: Ein zusätzlicher fester Jahresbetrag, der für jeden anerkannten Angehörigen (z.B. Ehepartner, Kinder) gilt, der bestimmte Kriterien erfüllt.
• Bestimmte Ausbildungskosten: Ausgaben für die Ausbildung des Steuerpflichtigen oder der Angehörigen können bis zu einem bestimmten Limit absetzbar sein.
• Bestimmte medizinische Ausgaben: Nachgewiesene medizinische Kosten, die nicht durch Versicherungen gedeckt sind, können bis zu einem Limit absetzbar sein.

Arbeitnehmer müssen diese Abzüge in der Regel jährlich bei der Einreichung ihrer persönlichen Einkommenssteuererklärung deklarieren, wobei einige Freibeträge in den monatlichen Abzugstabellen bereits eingerechnet sind.

Fristen für Steuer-Compliance und Berichterstattung

Arbeitgeber in Costa Rica haben bestimmte Fristen für die Meldung und Abführung der einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um Strafen, Zinsen und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Wichtige Compliance-Anforderungen sind:

• Monatliche Quellensteuererklärung und -zahlung: Arbeitgeber müssen eine monatliche Erklärung über die einbehaltene Einkommensteuer einreichen und den entsprechenden Betrag an die Steuerbehörden zahlen. Die Frist ist in der Regel der 15. Tag des auf die Lohnperiode folgenden Monats.
• Monatliche Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur CCSS sind monatlich zu leisten. Die Frist ist in der Regel der letzte Tag des Monats nach der Lohnperiode.
• Jährliche Informationsmeldung: Arbeitgeber sind verpflichtet, eine jährliche Meldung einzureichen, in der die insgesamt an jeden Mitarbeiter gezahlten Einkünfte und die während des Jahres einbehaltenen Steuern aufgeführt werden. Diese Informationen dienen den Arbeitnehmern zur Erstellung ihrer jährlichen persönlichen Einkommensteuererklärung. Die Frist für diese Jahresmeldung ist in der Regel im März des Folgejahres.

Die Führung genauer Lohnunterlagen, die korrekte Berechnung der Abzüge und Beiträge sowie die rechtzeitige Einreichung von Zahlungen und Berichten sind grundlegende Verpflichtungen der Arbeitgeber.

Besondere steuerliche Überlegungen für ausländische Arbeiter und Unternehmen

Ausländische Arbeitnehmer, die in Costa Rica beschäftigt sind, unterliegen im Allgemeinen den gleichen Einkommensteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften wie lokale Arbeitnehmer, sofern sie für steuerliche Zwecke als ansässig gelten. Die Steuerresidenz wird typischerweise anhand von Faktoren wie der Dauer des Aufenthalts im Land (z.B. mehr als sechs Monate im Steuerjahr) und der Existenz eines Mittelpunktes der wirtschaftlichen Interessen in Costa Rica bestimmt.

• Steuerliche Residenz: Nichtansässige werden im Allgemeinen nur auf ihr in Costa Rica erzieltes Einkommen besteuert. Die Steuersätze und Abzugsregeln für Nichtansässige können von denen für ansässige Personen abweichen, oft mit Pauschalsteuersätzen auf Bruttoeinkommen.
• Sozialversicherung: Legally employed foreign workers in Costa Rica are typically required to contribute to the CCSS. Some countries have social security agreements with Costa Rica that may exempt temporary foreign workers from contributions if they are contributing in their home country, but this depends on the specific agreement.
• Doppelbesteuerungsabkommen: Costa Rica hat Doppelbesteuerungsabkommen mit mehreren Ländern abgeschlossen. Diese Abkommen zielen darauf ab, zu verhindern, dass Personen und Unternehmen doppelt auf dasselbe Einkommen besteuert werden, und können spezielle Regeln hinsichtlich der Besteuerung von Beschäftigungseinkommen für Einwohner von Vertragsländern, die in Costa Rica arbeiten, vorsehen.
• **Ausländische Unternehmen:**Ausländische Unternehmen, die in Costa Rica Mitarbeiter beschäftigen, auch ohne eine lokale Gesellschaft zu registrieren, könnten eine steuerpflichtige Präsenz etablieren oder verpflichtet sein, sich als Employer of Record (EOR) zu registrieren für Zwecke der Lohnsteuer und Sozialversicherung. Die Nutzung eines Employer of Record (EOR)-Dienstes ist eine gängige Strategie für ausländische Unternehmen, diese Verpflichtungen regelkonform zu erfüllen, ohne eine lokale juristische Person zu gründen.

Die Navigation im Steuerumfeld für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen erfordert eine sorgfältige Prüfung des Residency-Status, der anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen und der lokalen Registrierungspflichten.