Steuern in Costa Rica

Costa Rica operiert mit einem territorialen Steuersystem, was bedeutet, dass Einkommen, das im Land erwirtschaftet wird, grundsätzlich steuerpflichtig ist, unabhängig von der Nationalität oder dem Wohnsitz des Empfängers. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer umfasst dies Verpflichtungen im Zusammenhang mit Sozialversicherungsbeiträgen und Quellensteuerabzug. Arbeitgeber spielen eine entscheidende Rolle bei der Erhebung und Abführung der Steuern im Auftrag ihrer Mitarbeiter, um die Einhaltung der Vorschriften des Finanzministeriums (Ministerio de Hacienda) und der Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense de Seguro Social - CCSS) sicherzustellen.

Das Verständnis dieser Verpflichtungen ist für Unternehmen, die in Costa Rica tätig sind, essenziell, egal ob sie lokale Einheiten oder ausländische Firmen sind, die Personal im Land beschäftigen. Die Einhaltung gewährleistet einen reibungslosen Betrieb, vermeidet Strafen und trägt zu den nationalen Sozialversicherungssystemen und Steuersystemen bei, die öffentliche Dienstleistungen und Sozialleistungen finanzieren.

Verpflichtungen des Arbeitgebers hinsichtlich Sozialversicherung und Lohnsteuer

Arbeitgeber in Costa Rica sind verpflichtet, bedeutende Beiträge zum Sozialversicherungssystem (CCSS) und anderen verbundenen Fonds auf Basis der Gehälter der Mitarbeiter zu leisten. Diese Beiträge decken Krankenversicherung, Renten und andere soziale Programme ab. Die Sätze werden auf das Bruttogehalt des Mitarbeiters angewendet.

Die primären Arbeitgeberbeiträge umfassen:

• CCSS Krankenversicherung (Seguro de Salud): Deckt medizinische Versorgung und Mutterschaftsurlaub.
• CCSS Renten (Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte - IVM): Beiträge zur Altersvorsorge des Mitarbeiters.
• Nationales Ausbildungsinstitut (Instituto Nacional de Aprendizaje - INA): Finanzieren berufliche Weiterbildungsprogramme.
• Familienzulagefonds (Fondo de Asignaciones Familiares - ASFA): Unterstützt Familienförderung.
• Banco Popular y de Desarrollo Comunal: Beitrag einer staatseigenen Bank, die auf soziale Entwicklung fokussiert.
• Wohnungsförderungsfonds (Fondo de Capitalización Laboral - FCL) / Abfindungsfonds: Obligatorischer Sparfonds für Arbeitnehmer, unter bestimmten Bedingungen zugänglich (z.B. bei Kündigung). Während dieser oft mit den Arbeitgeberkosten aufgeführt wird, handelt es sich technisch gesehen um Arbeitereigenkapital, das durch den Arbeitgeberbeitrag verwaltet wird.

Typische Beitragssätze (als Prozentsatz des Bruttogehalts) betragen ungefähr:

Fonds	Arbeitgeberrate (%)
CCSS Krankenversicherung	~9,25%
CCSS Renten (IVM)	~5,58%
INA	~1,50%
ASFA	~5,00%
Banco Popular	~0,50%
Wohnungsförderungsfonds (FCL) / Abfindungsfonds	~1,50%
Gesamt: Arbeitgeberbeitrag	~26,83%

Hinweis: Diese Sätze werden jährlich überprüft und ggf. durch die zuständigen Behörden angepasst.

Arbeitgeber sind verantwortlich für die Berechnung dieser Beiträge anhand der gesamten Bruttolohnsumme monatlich und die fristgerechte Überweisung an die jeweiligen Institutionen.

Anforderungen an den Quellensteuerabzug

Arbeitgeber sind verpflichtet, monatlich die Einkommensteuer (Impuesto sobre la Renta) von den Gehältern der Beschäftigten einzubehalten. Dieser einbehaltene Betrag ist eine Vorauszahlung auf die jährliche Einkommensteuerpflicht des Mitarbeiters. Die Höhe des Abzugs hängt vom monatlichen Bruttogehalt des Mitarbeiters und den geltenden Steuerklassen ab.

Die Einkommensteuersätze für Erwerbseinkommen sind progressiv, das heißt, höhere Einkommen werden mit höheren Sätzen besteuert. Die Steuerklassen und -sätze werden in der Regel jährlich überprüft und aktualisiert.

Beispiel für mögliche monatliche Einkommensteuerklassen für 2026 (basierend auf aktuellen Zahlen, Änderungen vorbehalten):

Monatliches Einkommen (CRC)	Steuersatz (%)
Bis ca. CRC 918.000	0%
Von ca. CRC 918.001 bis ca. CRC 1.347.000	10%
Von ca. CRC 1.347.001 bis ca. CRC 2.364.000	15%
Von ca. CRC 2,364,001 bis ca. CRC 4.727.000	20%
Über ca. CRC 4.727.000	25%

Hinweis: Diese Grenzwerte und Sätze sind Beispiele basierend auf aktuellen Zahlen und unterliegen offiziellen Bestätigungen sowie Änderungen für 2026.

Arbeitgeber müssen den korrekten Abzug für jeden Mitarbeiter anhand seines Monatsgehalts und der aktuellen Steuertabellen berechnen. Dieser Betrag, zusammen mit den Sozialversicherungsbeiträgen des Mitarbeiters, wird vom Bruttolohn abgezogen.

Mitarbeitersteuerliche Abzüge und Freibeträge

Während die Arbeitgeber den Abzug vornehmen, haben Mitarbeitende Anspruch auf bestimmte Abzüge und Freibeträge, die ihr gesamtes steuerpflichtiges Einkommen für das Jahr reduzieren können. Diese werden typischerweise bei der Berechnung der finalen jährlichen Steuerpflicht berücksichtigt, einige können jedoch den monatlichen Abzug beeinflussen, wenn der Mitarbeiter die erforderlichen Nachweise beim Arbeitgeber vorlegt.

Häufige Abzüge und Freibeträge sind:

• Obligatorische Sozialversicherungsbeiträge: Der Anteil des Mitarbeiters an den CCSS-Beiträgen ist vom Bruttogehalt steuerlich absetzbar.
• Persönlicher Freibetrag: Ein fixer Jahresbetrag, der vom Steuerpflichtigen abgezogen wird.
• Freibetrag für Angehörige: Ein zusätzlicher fixer Jahresbetrag für jedes anerkannte Familienmitglied (z.B. Ehepartner, Kinder), das bestimmte Kriterien erfüllt.
• Bestimmte Ausbildungskosten: Aufwendungen für Ausbildungskosten des Steuerpflichtigen oder der Angehörigen sind bis zu einer bestimmten Grenze absetzbar.
• Bestimmte medizinische Ausgaben: Nachweisbare medizinische Ausgaben, die nicht durch eine Versicherung gedeckt sind, können bis zu einem Limit absetzbar sein.

Mitarbeitende müssen diese Abzüge normalerweise jährlich bei ihrer Einkommensteuererklärung angeben, einige Freibeträge sind jedoch bereits in den monatlichen Abzugstabellen berücksichtigt.

Steuerliche Einhaltung und Fristen für Meldungen

Arbeitgeber in Costa Rica haben bestimmte Fristen für die Meldung und Abführung der abgeführten Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Die Einhaltung dieser Fristen ist entscheidend, um Strafen, Zinsen oder rechtliche Probleme zu vermeiden.

Wichtige Compliance-Anforderungen:

• Monatliche Quellensteuer- und Abgabenerklärung: Arbeitgeber müssen eine monatliche Erklärung über die einbehaltene Einkommensteuer und die entsprechende Zahlung an die Steuerbehörden abgeben. Die Frist ist in der Regel der 15. Tag des auf den Payroll-Zeitraum folgenden Monats.
• Monatliche Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge: Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zur CCSS sind monatlich zu leisten. Die Frist ist meist der letzte Tag des Monats nach dem Payroll-Zeitraum.
• Jährliche Steuererklärung: Arbeitgeber sind verpflichtet, einen Jahresbericht zu erstellen, der das gesamte an jeden Mitarbeiter gezahlte Einkommen und die im Jahr abgeführten Steuern detailliert auflistet. Diese Angaben werden von den Mitarbeitenden genutzt, um ihre jährliche persönliche Einkommensteuererklärung einzureichen. Der Termin für diese Jahresmeldung ist typischerweise im März des Folgejahres.

Genauigkeit bei der Gehaltsabrechnung, korrekte Berechnung der Abzüge und Beiträge sowie fristgerechte Einreichung von Meldungen und Zahlungen sind grundlegende Pflichten des Arbeitgebers.

Besondere steuerliche Aspekte für ausländische Arbeiter und Unternehmen

Ausländische Arbeiter, die in Costa Rica beschäftigt sind, unterliegen in der Regel den gleichen Einkommenssteuer- und Sozialversicherungsregeln wie lokale Mitarbeiter, wenn sie für steuerliche Zwecke als ansässig gelten. Die Ansässigkeit wird meist anhand von Faktoren wie der Aufenthaltsdauer im Land (z.B. mehr als sechs Monate im Steuerjahr) und einer zentralen Verankerung der wesentlichen Lebensinteressen in Costa Rica bestimmt.

• Steuerliche Ansässigkeit: Nichtansässige werden in der Regel nur auf ihre in Costa Rica erzielten Einkünfte besteuert. Die Steuer- und Abzugsregeln für Nichtansässige unterscheiden sich oft von denen für Ansässige, häufig mit pauschalen Abzugsätzen auf Bruttoeinkommen.
• Sozialversicherung: Legale ausländische Arbeitnehmer in Costa Rica sind in der Regel verpflichtet, Beiträge zur CCSS zu leisten. Einige Länder haben Sozialversicherungsabkommen mit Costa Rica, die temporäre Auslandskräfte befreit, wenn sie in ihrer Heimat Versicherung leisten, abhängig vom jeweiligen Abkommen.
• Doppelbesteuerungsabkommen: Costa Rica hat mit mehreren Ländern Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen. Diese sollen verhindern, dass Personen oder Unternehmen auf dasselbe Einkommen doppelt besteuert werden, und enthalten spezifische Regelungen zur Besteuerung von Arbeitseinkommen für Einwohner der Vertragsstaaten, die in Costa Rica tätig sind.
• Ausländische Unternehmen: Ausländische Unternehmen, die in Costa Rica Arbeitnehmer beschäftigen, auch ohne eine lokale rechtliche Einheit zu registrieren, können in steuerlicher Hinsicht eine steuerpflichtige Präsenz begründen oder sich als Arbeitgeber registrieren lassen, um die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsverpflichtungen zu erfüllen. Die Nutzung eines Employer of Record (EOR)-Dienstes ist eine gängige Strategie für ausländische Firmen, diese Verpflichtungen regelkonform zu managen, ohne eine lokale juristische Person zu gründen.

Die Navigation im steuerlichen Umfeld für ausländische Arbeitnehmer und Unternehmen erfordert eine sorgfältige Abwägung des Wohnsitzstatus, der anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen und der lokalen Registrierungspflichten.