Was ist ein EOR? Ein Leitfaden zu Employer of Record-Diensten

Employer of Record (EOR) Dienstleistungen gewinnen weltweit an Popularität, da sie Unternehmen eine Möglichkeit bieten, ausländische Mitarbeiter einzustellen, ohne Gesellschaften in anderen Ländern zu gründen. Trotz dieses wachsenden Interesses wissen viele noch nicht genau, was ein EOR ist, wie es funktioniert oder warum es eine gute Investition ist.

In diesem Leitfaden klären wir, was ein EOR macht, welchen Mehrwert die Zusammenarbeit mit einem EOR bietet und wie ein EOR sich von einer Staffagentur und POE unterscheidet.

Wichtige Erkenntnisse

• EOR steht für Employer of Record. Es handelt sich um eine Rechtspersönlichkeit mit dem Recht, Arbeiter in ausländischen Ländern zu beschäftigen.
• Ein EOR übernimmt die Gehaltsabrechnung, Steuern und regulatorische Compliance, während der Arbeitgeber operative Aufgaben mit dem Mitarbeiter erledigt. Die Zusammenarbeit mit einem EOR eröffnet den Zugang zu einem globalen Talentpool und ermöglicht eine schnelle Expansion in neue Märkte.

Was ist ein EOR?

In seiner einfachsten Form ist es eine Organisation, die im Auftrag einer anderen Organisation Personen beschäftigt. Der Employer of Record (EOR) wird in den Augen der lokalen Behörden zum rechtlichen Arbeitgeber und verwaltet die Gehaltsabrechnung, Steuerpflichten, Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Leistungsadministration im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis.

Das Kundenunternehmen verwaltet die operativen Aspekte des Tagesgeschäfts, wie die Festlegung von Leistungszielen, Durchführung von Bewertungen und Management täglicher Arbeitsaufgaben.

Dieses Doppel-Arbeitsmodell trennt die rechtliche Beschäftigung von der operativen Verwaltung, sodass Unternehmen lokale und internationale Mitarbeiter einstellen können, ohne in diesen Jurisdiktionen rechtliche Einheiten zu gründen.

Wie funktioniert ein EOR in der Praxis

Eine EOR-Unternehmen unterstützt den gesamten Beschäftigungslebenszyklus von Onboarding bis Beendigung und sorgt für die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Durch die Partnerschaft mit einem EOR ist Ihr Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Risiken geschützt, wie z.B. Nichteinhaltung der lokalen Arbeitsvorschriften.

1. Einstellung und Onboarding

Sobald Sie Ihren Kandidaten ausgewählt haben, erstellt der EOR im Namen des Unternehmens einen Arbeitsvertrag, der den lokalen Arbeitsgesetzen entspricht. Dieser Vertrag wird auf die gesetzlichen Anforderungen der jeweiligen Jurisdiktion abgestimmt, einschließlich Kündigungsfristen, Arbeitszeiten, gesetzlicher Arbeitnehmerrechte und Steuerpflichten.

Falls erforderlich, kann der EOR Hintergrundüberprüfungen durchführen, falls diese vor Ausstellung des Arbeitsvertrags benötigt werden.

Der Mitarbeiter unterschreibt den Arbeitsvertrag mit dem EOR, wodurch der EOR zum rechtlichen Arbeitgeber wird. Ihr Unternehmen behält das Recht, die Rolle, Aufgaben und Leistungsziele zu definieren. Zudem sorgt der EOR für die Anmeldung bei den lokalen Steuer-, Sozialversicherungs- und Unfallversicherungsträgern.

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2. Gehaltsabrechnung und Steuerkonformität

Nach Abschluss des Onboardings übernimmt der EOR die Verantwortung für die Gehaltsabrechnung gemäß den Gesetzen des ausländischen Landes. Dazu gehört die Bezahlung der Mitarbeiter in der Landeswährung, das Einbehalten von Steuern aus dem Gehalt der Mitarbeiter und die Einreichung der Steuern bei der lokalen Steuerbehörde. Sozialversicherung und Krankenversicherung werden ebenfalls vom EOR verwaltet, was das Risiko der Nichteinhaltung reduziert.

Ohne einen EOR, der administrative Aufgaben übernimmt, müssen Arbeitgeber lokale Einheiten gründen und sich mit Gehaltsabrechnungsdetails auseinandersetzen. Wenn Sie in mehreren Ländern arbeiten, erhöht sich der Aufwand nur, aber EOR-Dienste nehmen Ihnen diese Verantwortung vollständig ab.

3. Leistungsverwaltung

Mitarbeitervorteile können je nach Land stark variieren und sind für Ihre HR-Abteilung manchmal schwer zu verwalten. Der EOR kann jedoch den Zugang zu verpflichtenden Urlaubstagen, universeller Gesundheitsversorgung, Rente, Pensionen und Arbeitslosengeld sicherstellen, indem er Experten beschäftigt, die die lokalen Gesetze kennen und innerhalb ihrer Organisationen arbeiten.

Falls relevant, kann der EOR zusätzliche Leistungen an die lokalen Marktstandards anpassen und so helfen, im internationalen Wettbewerb attraktiv zu bleiben.

4. Laufende Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze

Der EOR wird den internationalen Mitarbeitern im gesamten Beschäftigungszyklus weiter verwalten und die Einhaltung der geltenden Vorschriften sichern, während er die Policies bei Änderungen aktualisiert. Beschäftigungsbedingungen werden regelmäßig auf Änderungen bei Mindestlohn, Arbeitszeiten, gesetzlich vorgeschriebenen bezahlten freien Tagen und Urlaubsvorteilen geprüft.

Der EOR fungiert bei Kontrollen und Prüfungen als rechtlicher Arbeitgeber, wodurch Ihr Unternehmen von der Sammlung von Dokumenten und der Teilnahme an Compliance-Veranstaltungen entlastet wird.

5. Beendigung und Offboarding

Wenn das Beschäftigungsverhältnis endet, verwaltet der EOR den Prozess unter Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze. Er übernimmt für Sie die folgenden Aufgaben:

• Anwendung gesetzlicher Kündigungsfristen.
• Berechnung von Abfindungszahlungen (falls relevant).
• Erstellen der Beendigungsdokumente inklusive Endlohnabrechnung und Steuererklärungen.

Arbeitsrechtliche Kündigungen sind in ausländischen Ländern meist stark geregelt, und dass ein EOR diese Funktion übernimmt, entlastet Sie von Streitigkeiten, Strafen und ungerechtfertigten Kündigungsklagen.

Eine Remote-Vertragsbeendigung ist nie einfach, und ohne das richtige Management der rechtlichen Risiken und der Auswirkungen auf Ihr Team kann sie zur echten Herausforderung werden. In ‘Wie kündigt man einen Remote-Mitarbeiter’ besprechen wir die Do’s und Don’ts bei Remote-Kündigungen, um den Prozess fair und konsequent zu gestalten.

Wie können Sie von der Nutzung eines EOR profitieren?

Eine häufig gestellte Frage zum Thema EOR ist: ‘Was gewinnt man durch eine Partnerschaft mit einem EOR?’ Das ist eine berechtigte Frage, und die Beantwortung wird deutlich machen, welchen Mehrwert ein EOR für Ihre globale Expansionsstrategie bietet.

Verteiltes Arbeitsmodell

Bei einem verteilten Arbeitsmodell stellen Unternehmen Mitarbeiter auf der ganzen Welt ein, die remote arbeiten und sich auf Technologie für die Zusammenarbeit verlassen. Dafür sind eine robuste technologische, gesetzliche und HR-Struktur notwendig.

Da der EOR in mehreren Ländern rechtlich vertreten ist, besteht die notwendige Infrastruktur bereits für die Einstellung und Einbindung internationaler Mitarbeiter. Ein EOR vereinfacht das globale Hiring, übernimmt administrative Verantwortlichkeiten und Gehaltsabrechnungsservices, so dass sich Unternehmen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Die aktuelle digitale Transformation hat enorme Auswirkungen auf das Remote-Arbeiten. Sie erleichtert es Unternehmen wie nie zuvor, eine verteilte Belegschaft zu haben. Wir haben dieses Thema in ‘Globale Remote-Belegschaft: Zukunftsperspektiven jenseits der Einstellungspraxis’ ausführlich untersucht.

Expansion in neue Märkte

Ein Hindernis beim Eintritt in neue Märkte ist oft das Fehlen einer rechtlichen Einheit in diesem Land. Das macht die Einstellung ausländischer Mitarbeiter äußerst herausfordernd. Aber ein EOR hilft Ihnen, innerhalb von Tagen statt Wochen oder Monaten an Bord zu gehen.

Sie müssen keine rechtliche Einheit registrieren, Bankkonten eröffnen oder bei den lokalen Steuerbehörden registrieren. Der Employer of Record verfügt über die lokale Expertise und Ressourcen, um dies für Sie zu erledigen, was die globale Expansion von einem risikoreichen, kapitalintensiven Unterfangen in einen machbaren, schnell umsetzbaren Prozess verwandelt.

Geringeres Compliance-Risiko

Die Verwaltung globaler Mitarbeiter ohne das nötige Fachwissen und Wissen über lokale Vorschriften ist ein hohes Risiko für Arbeitgeber. HR-Teams können nur so schnell skalieren, um Expansionsanstrengungen zu bewältigen, und es ist im Grunde keine kosteneffiziente Strategie für eine lokale HR-Abteilung, dies zu übernehmen.

EOR-Dienstleister können als rechtlicher Arbeitgeber im Land Ihrer Einstellung auftreten und die HR-bezogenen Aufgaben übernehmen. Als lokale Rechtspersönlichkeit ist es die Verantwortung des EOR-Partners, alle Risikomanagementaufgaben zu erledigen. Das lässt Sie die alltäglichen Geschäftsprozesse eigenständig steuern.

Gehaltsabrechnungsmanagement

Selbst wenn Sie alle lokalen Steuerregelungen und gesetzlichen Anforderungen kennen, kann die Gehaltsabrechnung eine große Aufgabe sein. Stellen Sie sich vor, Sie müssten dies für eine globale Belegschaft erledigen. Der Wert eines EOR-Eintrags wird deutlich, wenn Sie die Kosten für die interne Abwicklung berechnen und überlegen, was es bedeutet, Lohnsteuern in einem fremden Land zu melden.

Fehler bei der Gehaltsabrechnung sind ein großer Streitpunkt in der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung. Sie untergraben nicht nur das Vertrauen, das Sie gerade aufgebaut haben, sondern setzen Sie auch hohen Strafen und Bußgeldern aus. Diesen Risiken aus dem Weg zu gehen, ist entscheidend, und ein globaler EOR kann Ihnen dabei helfen.

Expertenrat: Die Wahl eines globalen Gehaltsabrechnungsanbieters erfordert eine sorgfältige Bewertung. Rivermate Gründer Lucas Botzen teilt seine Gedanken dazu, wie man dies effektiv macht, in ‘Auswahl eines globalen Gehaltsabrechnungsanbieters: 8 Bewertungsfaktoren’.

Der Unterschied zwischen einem EOR, PEO und Staffagentur

Die Begriffe EOR, POE und Staffagentur werden oft synonym verwendet, sind jedoch recht unterschiedlich. Die Wahl des falschen Modells kann zu Schwierigkeiten bei der Personalbeschaffung sowie rechtlichen und finanziellen Risiken führen.

Employer of Record (EOR)	Professional Employer Organization (POE)	Staff Agentur
Alleiniger rechtlicher Arbeitgeber	Co-Employment-Modell (gemeinsame Verantwortung)	Rechtlicher Arbeitgeber
Eliminierung der Notwendigkeit einer lokalen Einheit	Arbeitgeber muss die rechtliche lokale Einheit sein	Keine Notwendigkeit, eine lokale Einheit zu gründen
Langfristige, permanente Platzierungen	Langfristige, permanente Platzierungen	Kurzfristige oder Projekt-Arbeitsplatzierungen
Gehaltsabrechnung, Steuern und Arbeitsrecht-Compliance durch EOR	Gehaltsabrechnung, Steuern und Arbeitsrecht-Compliance werden mit Arbeitgeber geteilt	Gehaltsabrechnung, Steuern und Arbeitsrecht-Compliance verbleiben bei der Agentur
Lokale und internationale Einstellungen	Lokale Einstellungen	Hauptsächlich lokale Einstellungen mit eingeschränkten internationalen Einstellungen
Beschäftigt eine ausgewählte Anzahl von Mitarbeitern	Beschäftigt die gesamte Belegschaft	Beschäftigt nur die angeforderte Anzahl von Mitarbeitern

Aus diesem Vergleich geht hervor, dass ein EOR ideal für die Einstellung von dauerhaften globalen Mitarbeitern geeignet ist, wobei der EOR die einzige rechtliche Beschäftigungseinheit ist und die vollständige Kontrolle über Gehaltsabrechnung, Steuern und Einhaltung übernimmt.

Für einen tieferen Einblick in die Unterschiede zwischen einem EOR und einem PEO, bietet ‘Vergleich von EOR und PEO: Verständnis von Unterschieden und Bedarf’ eine vollständige Aufschlüsselung der beiden Strukturen und zeigt auf, wie man die passende Wahl trifft.

Fazit

Ein Employer of Record ist eine Rechtspersönlichkeit, die globale Mitarbeiter für eine andere Organisation einstellt. Indem er als rechtlicher Arbeitgeber agiert, übernimmt der EOR die Verantwortlichkeiten für Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance, während ein Kundenunternehmen die täglichen betrieblichen Details der Arbeitsbeziehung verwaltet.

Egal, ob Sie in neue globale Märkte expandieren möchten oder Ihren Talentpool vor Ort erweitern wollen, ein EOR reduziert das Beschäftigungsrisiko und beschleunigt das Wachstum. Die Partnerschaft mit einem EOR ist die Brücke zwischen Ihren Geschäfts visionen und den weltweit besten Talenten.

Rivermate lädt Sie ein, mit uns bei Ihren globalen Einstellungsbedürfnissen zusammenzuarbeiten. Wir möchten alle Hindernisse aus dem Weg räumen, die Sie von den Top-Talenten der Welt trennen. Wenn Sie hochqualifizierte Fachkräfte, schnelle Onboarding-Prozesse und Ruhe im Hinblick auf Ihre globalen Mitarbeiter brauchen, kontaktieren Sie uns, um Ihre Personalbedürfnisse zu besprechen.

FAQs

Wofür steht EOR im Geschäftsbereich?

EOR steht für Employer of Record. Es bezieht sich auf eine lokale Rechtspersönlichkeit, die das Recht hat, im Namen ihrer Kunden in mehreren Ländern als rechtlicher Arbeitgeber zu agieren. Es übernimmt Onboarding, Gehaltsabrechnung, Steuer- compliance, Leistungsverwaltung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Alle regulatorischen Verpflichtungen fallen auf den EOR, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuer und Compliance-Prüfungen. Der EOR stellt hauptsächlich dauerhafte, langfristige Mitarbeiter im Ausland ein.

Ist die Verwendung eines Employer of Record in allen Ländern legal?

Ja, ein Employer of Record (EOR) ist in den meisten Ländern legal; er muss jedoch die Vorschriften und Regelungen der jeweiligen Behörden einhalten. Einige Jurisdiktionen setzen Grenzen für die Nutzung von EORs, um Beschäftigungsverhältnisse zu steuern. Diese Grenzen werden in den lokalen Arbeitsgesetzen und Beschäftigungsverordnungen kommuniziert.

Welche Branchen profitieren vom Einsatz eines EOR?

Die meisten Branchen profitieren von EOR-Diensten bei der Einstellung lokaler und globaler Talente, ohne rechtlicher Arbeitgeber zu sein. Während die IT- und Gesundheitsbranche zwei bekannte Branchen für EOR sind, nutzen auch Universitäten, NGOs, Eventmanagementfirmen, Versicherungsgesellschaften und Krypto-Unternehmen EORs.