Employer of Record (EOR) Dienstleistungen gewinnen weltweit an Popularität als eine Möglichkeit für Unternehmen, ausländische Mitarbeiter einzustellen, ohne in anderen Ländern Rechtseinheiten zu gründen. Trotz dieses wachsenden Interesses wissen viele jedoch nicht genau, was ein EOR ist, wie es funktioniert oder warum es eine gute Investition ist.

In diesem Leitfaden klären wir, was ein EOR tut, welchen Wert Sie durch die Zusammenarbeit mit einem EOR erhalten, und wie ein EOR sich von einer Personalagentur und POE unterscheidet.

Zentrale Erkenntnisse

• EOR steht für Employer of Record. Es ist eine rechtliche Einheit mit dem Recht, Arbeitnehmer in ausländischen Ländern zu beschäftigen.
• Ein EOR übernimmt Gehaltsabrechnung, Steuer- und Regulierungs-Compliance, während der Arbeitgeber operative Aufgaben mit dem Arbeitnehmer übernimmt. Die Partnerschaft mit einem EOR bietet Zugang zu einem globalen Talentpool und schnelle Expansion in neue Märkte.

Was ist ein EOR?

In seiner einfachsten Form ist es eine Organisation, die Personen im Auftrag einer anderen Organisation beschäftigt. Der Employer of Record (EOR) wird aus Sicht der lokalen Behörden zum rechtlichen Arbeitgeber und verwaltet die Gehaltsabrechnung, Steuerpflichten, Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und Benefits-Verwaltung im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis.

Das Kundenunternehmen ist für die tägliche operative Führung der Beziehung verantwortlich, wie das Setzen von Leistungszielen, Durchführung von Bewertungen und Verwaltung täglicher Arbeitsaufgaben.

Dieses Dual-Employment-Modell trennt die rechtliche Beschäftigung von der operativen Verwaltung und ermöglicht es Unternehmen, lokale und internationale Mitarbeiter einzustellen, ohne Rechtseinheiten in diesen Jurisdiktionen zu gründen.

Wie funktioniert ein EOR in der Praxis

Ein EOR-Unternehmen unterstützt den vollständigen Beschäftigungslebenszyklus von Onboarding bis Beendigung, wobei die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze gewährleistet wird. Durch die Partnerschaft mit einem EOR ist Ihr Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Risiken geschützt, etwa vor Nichteinhaltung lokaler Beschäftigungsverordnungen.

1. Einstellung und Onboarding

Sobald Sie Ihren Kandidaten ausgewählt haben, stellt der EOR einen Arbeitsvertrag aus, der im Einklang mit den lokalen Arbeitsgesetzen steht – in Ihrem Auftrag. Dieser Vertrag wird so angepasst, dass er die gesetzlichen Anforderungen der jeweiligen Jurisdiktion erfüllt, einschließlich Kündigungsfristen, Arbeitszeiten, gesetzlicher Arbeitnehmerrechte und Steuerpflichten.

Falls nötig, kann der EOR Hintergrundüberprüfungen durchführen, falls diese vor der Ausstellung des Arbeitsvertrags erforderlich sind.

Der Arbeitnehmer unterzeichnet den Arbeitsvertrag mit dem EOR, wodurch der EOR zum rechtlichen Arbeitgeber wird. Ihr Unternehmen behält das Recht, die Rolle, die Arbeitsverantwortlichkeiten und Leistungsziele zu definieren. Zudem sorgt der EOR für die Anmeldung bei den lokalen Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitnehmerschadensversicherungsbehörden.

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2. Gehaltsabrechnung und Steuer-Compliance

Nach Abschluss des Onboardings übernimmt der EOR die Verantwortung für die Gehaltsabrechnung nach den Gesetzen des ausländischen Landes. Dazu gehört die Bezahlung der Mitarbeiter in der Landeswährung, das Einbehalten von Steuern vom Gehalt der Mitarbeiter und die Abführung an die lokale Steuerbehörde. Auch Sozialversicherung und Krankenversicherung werden vom EOR verwaltet, was das Einhaltungsrisiko verringert.

Ohne einen EOR, der administrative Aufgaben übernimmt, bleiben Arbeitgebern nur die Möglichkeit, lokale Einheiten zu gründen und sich mit den Nuancen der Gehaltsabrechnung auseinanderzusetzen. Wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Ländern haben, verstärken sich die Herausforderungen nur, aber EOR-Dienstleistungen nehmen Ihnen diese Verantwortung vollständig ab.

3. Benefits-Verwaltung

Mitarbeitervorteile können in verschiedenen Ländern stark variieren und sind für Ihre HR-Abteilung oft schwer zu verwalten. Der EOR kann jedoch den Zugang zu verpflichtendem Urlaub, universeller Gesundheitsversorgung, Renten-, Pensions- und Arbeitslosenleistungen durch Experten sicherstellen, die die lokalen Gesetze kennen.

Falls relevant, kann der EOR zusätzliche Vorteile an die Standards des lokalen Marktes anpassen, um Sie als internationaler Arbeitgeber wettbewerbsfähig zu halten.

4. Laufende Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze

Der EOR wird auch während des gesamten Beschäftigungszyklus die internationalen Mitarbeiter verwalten, die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten und Richtlinien bei Änderungen aktualisieren. Beschäftigungsbedingungen werden regelmäßig hinsichtlich Änderungen bei Mindestlohnsätzen, Arbeitszeiten, gesetzlich vorgeschriebenen bezahlten Urlauben und Urlaubsleistungen überwacht.

Der EOR agiert im Falle von Prüfungen und Inspektionen als rechtlicher Arbeitgeber und übernimmt die Verantwortung, Dokumente zu sammeln und an Compliance-Meetings teilzunehmen.

5. Beendigung und Offboarding

Wenn das Arbeitsverhältnis endet, wird der EOR den Vorgang gemäß den lokalen Arbeitsgesetzen verwalten. Dabei übernimmt er folgende Prozesse in Ihrem Auftrag:

• Anwendung der gesetzlichen Kündigungsfristen.
• Berechnung der Abfindung (falls relevant).
• Vorbereitung der Beendigungsdokumente, einschließlich abschließender Gehaltsabrechnung und Steuerpflichten.

Arbeitsrechtliche Beendigungen sind in ausländischen Ländern häufig stark reguliert, und wenn ein EOR diese Funktion für Sie übernimmt, entlastet Sie das von Streitigkeiten, Strafen und ungerechtfertigten Kündigungsschutzklagen.

Eine Remote-Abwicklung zu kündigen ist nie einfach, und ohne die richtige Verwaltung der rechtlichen Risiken und der Auswirkungen auf Ihr Team kann es zu einer echten Herausforderung werden. In ‘Wie kündige ich einen Remote-Mitarbeiter’ diskutieren wir die Do’s and Don’ts bei Remote-Kündigungen, um den Prozess fair und konsistent zu gestalten.

Wie können Sie vom Einsatz eines EOR profitieren?

Eine häufig gestellte Frage lautet: ‘Was gewinnt man durch die Partnerschaft mit einem EOR?’ Diese Frage ist fair, und ihre Beantwortung klärt, wie ein EOR den Wert Ihrer globalen Expansionsstrategien erhöht.

Verteiltes Arbeitsmodell

Mit einem verteilten Arbeitsmodell stellen Unternehmen Mitarbeiter auf der ganzen Welt ein, die remote arbeiten und auf Technologie für die Zusammenarbeit angewiesen sind. Dafür ist ein stabiles technologisches, legislatives und HR-Rahmenwerk erforderlich.

Da der EOR weltweit mehrere Rechtseinheiten besitzt, ist die notwendige Infrastruktur bereits vorhanden, um internationale Mitarbeiter zu rekrutieren und zu beschäftigen. Ein EOR vereinfacht die globale Beschäftigung, übernimmt administrative Verantwortlichkeiten und Gehaltsservices und ermöglicht Unternehmen, sich auf Kernfunktionen zu konzentrieren.

Die aktuelle digitale Transformation beeinflusst das Remote-Arbeiten tiefgreifend. Es wird einfacher denn je für Unternehmen, eine verteilte Belegschaft zu haben. Wir haben dieses Thema untersucht und zukünftige Perspektiven für globale Remote-Arbeit in ‘Globale Remote-Arbeitskräfte der Zukunft: Über die Einstellungen hinaus’ betrachtet.

Expansion in neue Märkte

Ein Hindernis beim Eintritt in neue Märkte ist häufig das Fehlen einer Rechtseinheit in diesem Land. Das macht die Einstellung ausländischer Mitarbeiter sehr schwierig. Aber ein EOR hilft Ihnen, innerhalb von Tagen statt Wochen oder Monaten zu rekrutieren.

Sie müssen keine Rechtseinheit registrieren, keine Bankkonten eröffnen oder sich bei den lokalen Steuerbehörden anmelden. Der Employer of Record verfügt über die lokale Expertise und Ressourcen, um dies für Sie zu erledigen, und verwandelt so die globale Expansion von einem risikoreichen, kapitalintensiven Vorhaben in einen umsetzbaren, schnellen Prozess.

Geringeres Compliance-Risiko

Das Management globaler Mitarbeiter ohne die entsprechende Expertise und Kenntnis der lokalen Vorschriften schafft für Arbeitgeber ein hohes Risiko. Personalabteilungen können nur so schnell wachsen, um Expansionsbemühungen zu unterstützen, und es ist im Grunde genommen keine kosteneffiziente Strategie für eine lokale HR-Abteilung, dies selbst abzudecken.

EOR-Dienstleister können als rechtlicher Arbeitgeber in dem Land fungieren, in dem Sie einstellen möchten, und die personalbezogenen Aufgaben übernehmen. Als lokale Rechtseinheit ist der EOR-Partner verantwortlich für das Risikomanagement. Das erlaubt Ihnen, sich auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren.

Gehaltsabrechnungsmanagement

Das Management der Gehaltsabrechnung, selbst wenn Sie alle lokalen Steuerregeln und gesetzlichen Anforderungen kennen, ist eine große Aufgabe. Stellen Sie sich vor, Sie müssten dies für eine globale Belegschaft tun. Der Wert einer EOR-Registrierung wird deutlicher, wenn Sie die Kosten für eine interne Abwicklung berechnen und überlegen, was es kostet, die Gehaltssteuern in einem fremden Land zu melden.

Fehler in der Gehaltsabwicklung sind eine große Streitquelle im Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis. Es untergräbt nicht nur das Vertrauen, das Sie gerade zu Ihrem neuen Mitarbeiter aufgebaut haben, sondern setzt Sie auch Strafen und Bußgeldern aus. Dies zu vermeiden ist entscheidend, und ein globaler EOR kann dabei helfen.

Experteneinsicht: Die Wahl eines globalen Gehaltsabrechnungsanbieters erfordert eine sorgfältige Bewertung. Rivermate Gründer, Lucas Botzen, teilt seine Gedanken, wie man das effektiv macht in ‘Auswahl eines globalen Gehaltsabrechnungsanbieters: 8 Bewertungsfaktoren’.

Der Unterschied zwischen einem EOR, PEO und Personalagentur

Die Begriffe EOR, POE und Personalagentur werden oft austauschbar verwendet, sind jedoch deutlich unterschiedlich. Die Wahl des falschen Modells kann Personalprobleme sowie rechtliche und finanzielle Risiken verursachen.

Employer of Record (EOR)	Professional Employer Organization (PEO)	Personalagentur
Alleiniger rechtlicher Arbeitgeber	Co-Employment-Modell (geteilte Verantwortung)	Rechtlicher Arbeitgeber
Entfernt die Notwendigkeit für eine lokale Rechtseinheit	Der Arbeitgeber muss die rechtliche lokale Einheit sein	Keine Notwendigkeit, eine lokale Rechtseinheit zu gründen
Langfristige, feste Platzierungen	Langfristige, feste Platzierungen	Kurzfristige oder Vertragsplatzierungen
Gehaltsabrechnung, Steuern und Arbeitsrecht-Compliance durch EOR	Gehaltsabrechnung, Steuern und Arbeitsrecht-Compliance werden mit dem Arbeitgeber geteilt	Gehaltsabrechnung, Steuern und Arbeitsrecht-Compliance bleiben Agenturverantwortung
Lokale und internationale Einstellung	Lokale Einstellung	Hauptsächlich lokale Einstellung mit begrenzten internationalen Einstellungen
Beschäftigt eine ausgewählte Anzahl an Mitarbeitenden	Beschäftigt die vollständige Belegschaft	Beschäftigt nur die angeforderte Anzahl an Mitarbeitenden

Aus diesem Vergleich ergibt sich, dass ein EOR ideal für die Einstellung von permanenten globalen Mitarbeitenden geeignet ist, wobei der EOR die alleinige rechtliche Beschäftigungseinheit ist, die volle Kontrolle und Verantwortung für Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance übernimmt.

Für einen tieferen Einblick in die Unterschiede zwischen einem EOR und einer PEO bietet ‘Vergleich EOR und PEO: Verstehen von Unterschieden und Bedürfnissen’ eine vollständige Aufschlüsselung der beiden Einheiten und zeigt, wie man das richtige Modell auswählt.

Fazit

Ein Employer of Record ist eine rechtliche Einheit, die globale Mitarbeitende für eine andere Organisation einstellt. Durch die Funktion des rechtlichen Arbeitgebers übernimmt der EOR die Gehaltsabrechnung, Steuer- und Compliance-Verantwortung, während das Kundenunternehmen die täglichen operativen Details des Arbeitsverhältnisses verwaltet.

Egal, ob Sie in neue globale Märkte expandieren oder den Talentpool vor Ort erweitern wollen, ein EOR reduziert Beschäftigungsrisiken und beschleunigt das Wachstum. Die Partnerschaft mit einem EOR ist die Brücke zwischen Ihren Geschäftsinteressen und den besten Talenten der Welt.

Rivermate lädt Sie ein, eine Partnerschaft mit uns für Ihre globale Personalbeschaffung einzugehen. Wir setzen auf das Beseitigen aller Hindernisse zwischen Ihnen und den Top-Talenten, die die Welt zu bieten hat. Wenn Sie hohe Fachkompetenz, schnelle Onboarding-Prozesse und sichere Planung Ihrer globalen Mitarbeitenden wünschen, kontaktieren Sie uns, um Ihre Personalbedarf zu besprechen.

FAQs

<details> <summary> Was bedeutet EOR im Geschäft? </summary>

EOR steht für Employer of Record. Es bezieht sich auf eine lokale Einheit, die das Recht hat, im Namen ihrer Kunden in mehreren Ländern als rechtlicher Arbeitgeber zu agieren. Es übernimmt Onboarding, Gehaltsabrechnung, Steuer-Compliance, Benefits-Verwaltung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Alle regulatorischen Verpflichtungen fallen auf den EOR, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance-Prüfungen. Der EOR beschäftigt hauptsächlich feste, langfristige Mitarbeiter im Ausland. </details>

<details> <summary> Ist die Nutzung eines Employer of Record in allen Ländern legal? </summary>

Ja, ein Employer of Record (EOR) ist in den meisten Ländern legal; allerdings muss er die Regeln und Vorschriften der jeweiligen Behörden einhalten. Einige Jurisdiktionen setzen Grenzen für die Verwendung von EORs zur Verwaltung von Beschäftigungsverhältnissen. Diese Grenzen werden in den lokalen Arbeitsgesetzen und Beschäftigungsverordnungen kommuniziert. </details>

<details> <summary> Welche Branchen profitieren von der Nutzung eines EOR?</summary>

Die meisten Branchen profitieren von EOR-Dienstleistungen, um lokale und globale Talente einzustellen, ohne rechtlicher Arbeitgeber zu sein. Während die IT- und Gesundheitsbranche zwei bekannte EOR-Branchen sind, nutzen auch Universitäten, NGOs, Veranstaltungsmanagementfirmen, Versicherungsgesellschaften und Krypto-Firmen EORs. </details>