Welche Bundesländer verlangen eine Urlaubsabgeltung bei Kündigung

Wichtigste Erkenntnisse

• In den USA hängt die Urlaubsabgeltung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vom Landesrecht und der Arbeitgeberpolitik ab. Bundesstaaten wie Kalifornien, Colorado, Illinois und Massachusetts behandeln verdienter Urlaub als Lohn und fordern eine Abgeltung. Die meisten Bundesstaaten sind policiesabhängig, während andere keine gesetzliche Verpflichtung haben, aber dennoch schriftliche Richtlinien durchsetzen.

Welche Bundesstaaten verlangen Urlaubsabgeltung bei Beendigung?

Urlaubsabgeltungsregeln sind für US-Arbeitgeber verwirrend, da es keine einheitliche bundesweite Regel gibt und die Bundesstaaten geleisteten Urlaub unterschiedlich definieren. Fehler können zu unbezahlten Lohnforderungen, Streitigkeiten über den letzten Gehaltsscheck und Strafen im Zusammenhang mit dem Zeitplan der finalen Lohnzahlungen führen.

Dieser Leitfaden ist praktisch gestaltet mit einer Bundesstaat-weisen Übersicht, damit Sie Ihre bezahlte Urlaubsrichtlinie, Mitarbeiterrichtlinien und das Lohnsystem vor einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses abstimmen können.

Bundesstaaten, die bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Urlaubsabgeltung verlangen

Diese Bundesstaaten behandeln im Allgemeinen aufgelaufenen Urlaub oder verdienten bezahlten Urlaub als vesting, was bedeutet, dass Urlaub durch Ansammlung im Laufe der Zeit erworben wird und bei Beendigung in den finalen Lohn eingeschlossen sein muss. In diesen Bundesstaaten sind "Use-it-or-Lose-it"-Ansätze oft eingeschränkt oder unzulässig, sobald die Zeit erworben ist, auch wenn eine Unternehmenspolitik versuchen sollte, sie verfallen zu lassen.

Kalifornien

In Kalifornien wird verdienter Urlaub wie Lohn behandelt, sobald er angesammelt ist, sodass ungenutzte Urlaubstage im letzten Gehalt bei Trennung ausgezahlt werden müssen. Ein "Use-it-or-Lose-it"-Urlaubszwang ist für erworbenen Urlaub grundsätzlich nicht zulässig, obwohl Arbeitgeber gesetzliche Ansammlungsgrenzen (Caps) nutzen können, um die Haftung zu steuern.

Colorado

In Colorado kann einmal erworbener Urlaub nicht mehr verfallen und muss bei Beendigung ausgezahlt werden. Arbeitgeberaufschriften können regeln, wie PTO angesammelt wird und können Grenzen für die Ansammlung festsetzen, aber sie können die Auszahlung des erworbenen Urlaubs nicht vertraglich aufheben.

Illinois

Illinois wird oft zusammengefasst als "Auszahlungsnecessary", aber das praktische Kriterium ist das Versprechen des Arbeitgebers: Wenn die Politik oder Praxis Urlaub vorsieht, wird dieser bei Trennung nach Illinois-Lohnregeln geschuldet. Mit anderen Worten, eine PTO-Auszahlung lässt sich nicht einfach durch Umbenennung oder vage Formulierungen vermeiden; die schriftlichen Bedingungen und deren Verwaltung sind entscheidend.

Massachusetts

Massachusetts behandelt ungenuzten Urlaub als Lohn, der bei Beendigung ausgezahlt werden muss. Dies ist eines der klarsten Rahmenwerke, bei denen Urlaub als Lohn gilt, sodass Streitfälle oft wie Fälle unbezahlter Löhne aussehen.

Louisiana

Louisiana verlangt, dass Arbeitgeber den bei Beendigung fälligen Betrag gemäß den Beschäftigungsbedingungen zahlen, weshalb die Urlaubsabgeltung oft davon abhängt, was die Unternehmenspolitik oder der Arbeitsvertrag verspricht. Wenn Ihr Plan besagt, dass ungenutzter, angesammelter Urlaub als erworbene Vergütung gilt, behandeln Sie ihn als Teil des finalen Lohns und zahlen Sie ihn rechtzeitig aus.

Maine

Maine hat sein Gesetz zum letzten Gehalt dahingehend geändert, dass ungenutzter, aufgelaufener Urlaub bei Beendigung der Beschäftigung ausgezahlt werden muss, vorbehaltlich Ausnahmen wie einem Tarifvertrag, der die Urlaubsabgeltung regelt. Eine konsistente Ansammlung und klare Dokumentation sind beim Ausbau der Personalbeschaffung daher unerlässlich.

Montana

Montanas Lohnrahmen verlangt die Zahlung fälliger Löhne bei Beendigung und behandelt erworbenen Urlaub als Teil dessen, was bei Versprechen und Ansammlung ausgezahlt werden kann. Praktisch bedeutet das, sobald der Plan des Arbeitgebers Urlaub ansammelt, ist die sicherste Methode, aufgelaufene Restbeträge bei Beendigung als geschuldet zu behandeln und Verfallsregelungen für erworbenen Urlaub zu vermeiden.

Nebraska

Rechtsprechung und Lohnvorschriften in Nebraska können aufgelaufenen PTO wie fälligen Lohn bei Beendigung behandeln, wenn er unter den im schriftlichen Arbeitsvertrag genannten Bedingungen erworben wurde. Arbeitgeber in Nebraska sollten daher klare Definitionen für Ansammlung, Anspruch und Auszahlung festlegen und diese konsequent in jedem Zahlungszeitraum anwenden.

New Mexico

New Mexico wird häufig so gehandhabt, dass aufgelaufener, ungenutzter Urlaub als Lohn gilt, der bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgezahlt werden muss, laut staatlicher Lohnverwaltung. Da die offizielle Richtlinie weniger verbraucherfreundlich ist als in anderen Bundesstaaten, sollten Arbeitgeber die Auszahlung aufgelaufener PTO als risikoreichen Posten behandeln und die Policy, Ansammlungsgrenzen sowie die Gehaltsabrechnung entsprechend abstimmen.

North Dakota

Guidelines aus North Dakota behandeln ungenutzten PTO bei Beendigung als Lohn, sofern er verfügbar ist, es sei denn, es gilt eine enge Einschränkung. Das macht Dokumentation umso wichtiger, z.B. eine vom Mitarbeiter verfasste Mitteilung über eine gültige Einschränkung.

Rhode Island

Rhode Island behandelt Urlaubsgeld nach mindestens einem Jahr Dienst als unbezahlte Löhne, wenn es nach der Unternehmenspolitik oder Vereinbarung geschuldet ist, und es wird bei Beendigung zusammen mit anderen fälligen Löhnen ausgezahlt. Für multistate Tätigkeiten ist dies eine häufige Fallstrick, weil angenommen wird, dass Rhode Island nur policiesabhängig ist.

Bundesstaaten, in denen die Urlaubsabgeltung von der Arbeitgeberpolitik abhängt

In diesen Bundesstaaten erlaubt das Gesetz grundsätzlich dem Arbeitgeber zu entscheiden, ob ungenutzter aufgelaufener Urlaub oder ungenutzte bezahlte Zeit ausgezahlt wird, solange die Policy klar, gesetzeskonform und konsistent angewandt wird. Das größte Risiko liegt nicht im Regelwerk selbst, sondern in Inkonsistenzen, vagen Formulierungen oder der Übertragung einer Policy in andere Bundesstaat ohne Prüfung der anwendbaren Gesetze.

Indiana, Maryland, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Utah, West Virginia und Wisconsin gelten oft als policiesabhängig, aber Sie sollten dennoch lokale Nuancen prüfen, da Gerichte und Behörden schriftliche Versprechen wie Verträge oder Mitarbeiterrichtlinien auch dann durchsetzen, wenn das Gesetz wenig regelt.

Bundesstaaten ohne spezifische gesetzliche Vorgaben

Diese Bundesstaaten verlangen im Allgemeinen keine gesetzliche Urlaubsabgeltung, aber Arbeitgeber können trotzdem durch eigene Richtlinien oder Verträge gebunden sein. Wenn Sie angeben, dass Sie Mitarbeiter für ungenutzten Urlaub entschädigen, kann eine Behörde oder ein Gericht dies als durchsetzbaren Anspruch ansehen, auch wenn das Gesetz schweigt.

Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, Connecticut, Delaware, Florida, Georgia, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Kentucky, Michigan, Mississippi, Missouri, New Hampshire, Oklahoma, Oregon, Pennsylvania, South Carolina, South Dakota, Tennessee, Texas, Vermont, Virginia, Washington werden häufig als ohne gesetzliche Anforderungen beschrieben. Arbeitgeber sollten jedoch nicht davon ausgehen, dass kein Gesetz auch kein Risiko bedeutet. Es ist weiterhin notwendig, eine klare Firmenpolitik, saubere Ansammlungsregeln und eine einheitliche Verwaltung in jedem Zahlungszeitraum und bei jeder Beendigung des Arbeitsverhältnisses sicherzustellen.

Urlaubsabgeltungsregeln für remote und multi-state Beschäftigte

Bei Remote-Arbeit bestimmt in der Regel der Arbeitsort des Mitarbeiters, welches Landesrecht gilt, nicht der Sitz des Arbeitgebers. Das bedeutet, eine einzelne bezahlte Urlaubsrichtlinie kann unterschiedliche rechtliche Ergebnisse bei verschiedenen Mitarbeitenden haben, insbesondere wenn Mitarbeiter umziehen, in mehreren Bundesstaaten arbeiten oder wenn Sie die Personalbeschaffung schnell ausweiten. Hier steigen die Compliance-Risiken: Zeitpunkt des letzten Gehalts, Berechnung des finalen Lohns und ob aufgelaufener PTO bei Beendigung ausgezahlt werden muss, können alle vom Standort abhängen.

Urlaub vs. PTO vs. Krankheitsurlaub: warum der Unterschied wichtig ist

Urlaubszeit wird oft als erworbenes Benefit behandelt, sobald sie angesammelt ist, während Krankheits- und Medizinurlaub häufig anders gehandhabt werden und möglicherweise nur dann zahlbar sind, wenn die Richtlinie dies vorsieht.

Das Risiko bei der Auszahlung steigt bei gebündeltem PTO, weil, wenn ungenutzter bezahlter Urlaub in einem gemeinsamen Bankkonto besteht, Bundesstaaten, die Urlaub als Lohn behandeln, den gesamten angesammelten PTO-Betrag bei Beendigung als zahlbaren Betrag ansehen können, auch wenn ein Teil davon wie Krankheitsurlaub funktionieren soll.

Häufige Fehler bei der Urlaubsabgeltung, die Arbeitgeber machen

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass das Bundesrecht für ungenutzten Urlaub gilt. Tut es nicht, daher müssen Sie die PTO-Gesetze des Bundesstaates, in dem der Mitarbeiter arbeitet, erfassen.

Ein weiterer Fehler ist die Übertragung von Policies zwischen Bundesstaaten. In der Praxis beschränken Bundesstaaten, die Urlaub als Lohn behandeln, die Verfallsregelung, während andere Staaten sich darauf konzentrieren, ob Ihre Unternehmenspolitik eine Zahlungszusage enthält.

Auch die falsche Bezeichnung von PTO ist riskant. Wenn bezahlter Freizeitausgleich angesammelt wird und wie erworbene Vergütung funktioniert, hilft es nicht, es als diskretionäres Benefit zu bezeichnen, vor allem wenn die Lohnaufzeichnungen regelmäßige Ansammlungen und konstante Salden aufweisen.

Zuletzt versäumen es Arbeitgeber oft, Policies nach Expansions- oder Change-Vorgängen bei Ansammlungsgrenzen zu aktualisieren. Wenn ein ausscheidender Mitarbeiter um eine Auszahlung bittet, dreht sich der Streit schnell um unbezahlte Löhne und die Einhaltung des letzten Gehafts, nicht um HR-Absichten.

Wie ein Employer of Record die Einhaltung der Urlaubsabgeltung vereinfacht

Ein Employer of Record vereinfacht die Einhaltung, indem er die Landesvorschriften zur PTO-Abgeltung, Ansammlung und die letzte Gehaltsabrechnung verwaltet. Anstatt Regeln across Staaten zu verknüpfen, wendet der EOR die richtige Auszahlung auf den richtigen Mitarbeitenden an, tätigt konforme Abschlusszahlungen und hält die Dokumentation bereit, falls ein ehemaliger Mitarbeitender die Auszahlung anzweifelt.

Fazit: Vertrauen Sie bei der US-Urlaubsabgeltung auf eine sichere Steuerung

Die gesetzlichen Regelungen zur Urlaubsabgeltung sind komplex und für Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, risikoreich. Beim Remote-Hiring können unterschiedliche Regeln bei verschiedenen scheidenden Mitarbeitenden je nach Arbeitsort gelten, was die finalen Lohnzahlungen, das Risiko unbezahlter Löhne und die PTO-Abgeltung bei Beendigung betrifft.

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Häufig gestellte Fragen

Erfordern alle Bundesstaaten, dass Arbeitgeber ungenutzten Urlaub bei Beendigung auszahlen?

Nein. Viele Bundesstaaten machen die PTO-Abgeltung policiesabhängig, und einige haben kein spezielles Gesetz, aber schriftliche Policies können trotzdem durchsetzbar sein.

Wird ungenutzter Urlaub ausgezahlt, wenn ein Mitarbeiter fristlos gekündigt wird?

Oft ja, wenn der Bundesstaat den aufgelaufenen Urlaub als Lohn behandelt oder wenn die Urlaubspolitik des Arbeitgebers eine Auszahlung verspricht. Manche Bundesstaaten erlauben enge Beschränkungen, daher sind Ihre schriftliche Policy und Dokumentation wichtig.

Können Arbeitgeber legal eine Use-it-or-Lose-it-Urlaubspolitik anwenden?

Manchmal, aber nicht in Bundesstaaten, die Urlaub als erworbenen Lohn behandeln. In diesen Staaten ist das Verfallen von erworbenem, angesammeltem Urlaub in der Regel eingeschränkt oder unzulässig.

Wird PTO für die Auszahlung wie Urlaub behandelt?

Oft ja, vor allem wenn PTO in einem gemeinsamen Bankkonto angesammelt wird, das wie erworbene Vergütung wächst. Gebündelter PTO kann die Auszahlung erhöhen, da der angesammelte PTO-Betrag bei Beendigung als Lohn behandelt werden kann.