Strafen für Arbeitgeber, die W-2-Formulare verspätet beim IRS einreichen

Es ist nicht allzu üblich, dass Arbeitgeber vergessen, ihre W2-Formulare fristgerecht beim IRS bis zum 31. Januar einzureichen. Aber es kann passieren, und wenn es geschieht, müssen Sie wissen, womit Sie es zu tun haben.

Nicht-Einhaltung wird vom IRS ziemlich strikt gehandhabt, da sie dies abschrecken wollen. Daher wird es leider Strafen für verspätete Einreichung geben. Wir erläutern, welche Arten von Strafen auf Sie zukommen können, wie lange Sie Zeit haben, das Problem zu beheben, und welche Schritte Sie unternehmen können, um in Zukunft Strafen zu vermeiden.

Wichtige Erkenntnisse

• Arbeitgeber sollten die W2-Formulare beim IRS bis zum 31. Januar einreichen, um Strafzahlungen zu vermeiden.
• Strafen für verspätete Einreichung liegen zwischen 60 USD – 340 USD pro Formular. Fälschlich vorsätzliche Verzögerungen kosten 680 USD+ pro Formular.

Warum ist es wichtig, das W2-Formular fristgerecht einzureichen?

Das W2-Formular ist die primäre Gehalts- und Steuerbescheinigung, die vom Internal Revenue Service (IRS) und der Social Security Administration (SSA) verlangt wird. Das Dokument zeigt die Lohnsteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer, die während eines bestimmten Steuerjahres von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehalten wurden. Diese Bundesbehörden gleichen die Meldungen zu Löhnen und Steuerabzügen anhand dieser Berichte ab.

Wenn das Problem darin besteht, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das W2-Formular nicht fristgerecht vorlegt, können private Steuererklärungen ebenfalls nicht fertiggestellt werden.

Man kann sich vorstellen, welche Störungen entstehen, wenn Arbeitgeber die W2-Formulare nicht rechtzeitig einreichen. Nicht nur kann der IRS und die SSA das Steuerjahr nicht zügig abschließen, sondern die Arbeitnehmer müssen alternative Formulare einreichen und können zudem spät abgegebene Strafen zahlen, wenn sie sich nicht über alternative Verfahren bewusst sind.

Fehlen Ihnen Fristen, weil Sie Gehaltsabrechnungen und W2-Einreichungen für mehrere Rechtsordnungen verwalten? Dann könnten Sie eine Employer of Record, wie Rivermate (insbesondere bei Remote-Mitarbeitern), in Betracht ziehen. Wir übernehmen die regulatorischen Einreichungen in Ihrem Auftrag. Sprechen Sie mit einem unserer HR-Experten, um zu erfahren, wie wir mit Ihnen zusammenarbeiten können.

Warum müssen Sie Strafen für verspätete W2-Einreichungen bezahlen?

Aus unserer Diskussion wird klarer, welche Folgen verspätete W2-Abgaben haben. Da sie zu Störungen bei mehreren Regierungsprozessen führen, möchte der IRS diese weitverbreitete Nicht-Einhaltung abschrecken. Strafen sind eine punitive Reaktion auf Nicht-Abgabe oder verspätete Abgabe. Die Theorie ist, dass es bei den Betroffenen im Geldbeutel weh tut und so zukünftige Fehler abgeschreckt werden.

Aus diesem Grund ist es unwahrscheinlich, dass Sie Strafen für verspätete W-2-Einreichungen vermeiden können. Der IRS ist ziemlich konsequent bei der Anwendung der Strafregeln. Bei schweren und anhaltenden Verstößen kann der IRS sogar strafrechtliche Maßnahmen ergreifen, aber solche Fälle lassen sich durch einfache Einhaltung vermeiden.

Genaue Fristen für die W2-Formulareinreichung

Die Hauptfrist für die Einreichung des W2 ist der 31. Januar jeden Jahres. Fällt dieser Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt in der Regel der erste Arbeitstag danach. Der IRS veröffentlicht genaue Fristen für jede Steuersaison, die sowohl für Papier- als auch für elektronische Einreichungen gelten. Arbeitgeber müssen die Arbeitnehmerkopien des W2 bis zu diesem Datum einreichen.

Jeder, der eine Verlängerung für die Einreichung des W2 bei der SSA beantragen möchte, muss dies vor Ablauf der Frist tun. Dies geschieht mittels Formular 8809, das für die Einreichung von Informationserklärungen (W2 und 1099-NEC für unabhängige Auftragnehmer) gilt. Verlängerungen sind für einen Zeitraum von 30 Tagen möglich und nur aus bestimmten Gründen gewährt, z. B. Naturkatastrophen, Brände oder schwere Erkrankungen.

Mögliche Strafen für verspätete W2-Einreichungen

Sobald die Frist zum 31. Januar (oder einem anderen veröffentlichten Datum) verstrichen ist, werden Strafen automatisch für ausstehende W2-Formulare verhängt. Deshalb ist eine rechtzeitige Einreichung so entscheidend. Sobald Sie Strafen zu befürchten haben, werden diese wahrscheinlich wachsen, bis Sie die erforderlichen Informationen vorlegen. Es ist unwahrscheinlich, dass sie erlassen werden, und weitere Verzögerungen können zu stärkeren Maßnahmen führen.

Strafen werden pro Formular berechnet und können inflationsbedingt angepasst werden. Versäumnisse bei Informationsmeldungen werden nach einem gestuften Schema bestraft. Kurz gesagt, je länger Sie die Formulare nicht einreichen, desto höher werden die Strafen.

Frist	Strafe	Maximale Strafe
Innerhalb von 30 Tagen nach Fristende	60 USD pro Formular	664.500 USD pro Jahr.

Small Business: 232.500 USD. |
| 31 Tage – 1. August | 130 USD pro Formular | 1.993.500 USD pro Jahr.

Small Business: 664.500 USD. |
| Nach dem 1. August | 340 USD pro Formular | 3.987.000 USD pro Jahr.

Small Business: 1.329.000 USD. |
| Vorsätzliche Nichtbefolgung | 680 USD pro Formular | Kein Oberlimit |

Der IRS ermittelt „vorsätzliche Missachtung“ anhand mehrerer Kriterien, darunter:

• Ob Sie in der Vergangenheit verspätete W2-Einreichungen gemacht haben.
• Wie schnell das Problem behoben wurde, nachdem bekannt wurde, dass die W2 zu spät eingereicht wurde.
• Reaktion auf IRS-Anfragen zur Behebung des Problems.
• Ob eine bewusste Geschäftsentscheidung getroffen wurde, um die W2-Einreichung zu umgehen, um andere finanzielle Verpflichtungen zu vermeiden. Dies gilt als sehr ernst und kann zu separaten Strafen, Bußgeldern oder Anklagen führen.

Wenn ein Unternehmen einen triftigen Grund für die Nichteinhaltung nachweisen kann (z. B. eine Naturkatastrophe, Tod des Geschäftsinhabers, schwere Erkrankung etc.) oder wenn ein Steuerberater falsche Angaben gemacht hat, wird das IRS die Nichtbefolgung nicht als vorsätzliche Missachtung einstufen.

Weitere Gründe für Strafen im Zusammenhang mit W2-Formularen

Es gibt eine Reihe anderer Gründe, warum Strafen gegen W2-Einreichungen verhängt werden können. Diese sind meist Fehler bei der Genauigkeit der Meldung und resultieren daraus, dass sie die Berichterstattung der Bundesbehörden stören.

• Fehlende Steuer-Identifikationsnummern (TIN).
• Fehlende erforderliche Angaben.
• Papierformulare einreichen, wenn eigentlich e-filing vorgeschrieben ist.
• Keine Arbeitnehmerkopien bereitstellen.
• Fälschliche Formulare einreichen.

Ein Arbeitgeber kann abhängig vom Vorfall zusätzliche kostspielige Strafen erleiden. Zum Beispiel können falsche Angaben mit den Formularen W2c und W3 berichtigt werden, was so bald wie möglich nach Fristende geschehen sollte. Wenn das IRS möglichen Betrug erkennt, drohen zivilrechtliche Strafen und ggf. strafrechtliche Verfolgung.

Für Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern (lokal oder global) kann die Einhaltung der W2-Vorschriften komplex sein. Durch die Partnerschaft mit einem Employer of Record können Sie die regulatorische Compliance aus Ihrem Unternehmen auslagern. Sprechen Sie mit einem Rivermate-Experten, um zu erfahren, wie das funktionieren würde.

Was Sie jetzt tun können, um verspätete W2-Einreichungen zu korrigieren

Wenn Sie die W2-Frist verpasst haben, ist entschlossenes Handeln gefragt. Warten Sie nicht auf die nächste Steuersaison. Wenn Sie das Problem innerhalb von 30 Tagen nach Fristende beheben können, zahlen Sie die geringere Strafe von 60 USD pro Formular statt 340 USD oder mehr.

1. Innerhalb von 30 Tagen nach Fristende einreichen

Reichen Sie Ihre ausstehenden W2-Formulare so bald wie möglich bei der Social Security Administration (SSA) ein (vorher prüfen, ob die Angaben korrekt sind). Es ist ratsam, an dieser Stelle das SSA Business Service Online Portal für eine schnelle Einreichung und Empfangsbestätigung zu nutzen. Sie zahlen weiterhin eine Strafe von 60 USD pro Formular, es sei denn, Sie haben eine Verlängerung beantragt und gewährt bekommen.

2. Bis zum 1. August einreichen

Wenn Sie den ersten 30-Tage-Abgabetermin aus irgendeinem Grund nicht einhalten können, sollte Ihr nächstes Ziel sein, bis spätestens 1. August eine korrekte Einreichung zu machen. Wenn Sie zwischen 31. Januar und Ende der Steuersaison keine Arbeitnehmer-W2-Formulare eingereicht haben, sollten Sie diesem Priorität einräumen. Die Strafe beträgt nun 130 USD pro Formular, maximal 1.993.500 USD, bei kleinen Unternehmen 664.500 USD. Der Betrag steigt erheblich, je länger die Verzögerung dauert.

Der nächste Schritt sind deutlich höhere Strafen und möglicherweise eine Prüfung, um die Gründe für die Nichteinhaltung zu klären. Dieser Schritt sollte unbedingt vermieden werden, da er dazu führt, dass Arbeitgeber in großer Schwierigkeiten geraten.

3. Fehler bei W2-Einreichungen korrigieren
Wenn es um falsche oder ausgelassene Angaben geht, ist der einfache Weg, das korrekte Formular innerhalb von 30 Tagen nach Fristende (besser so früh wie möglich) einzureichen.

4. Wiederholte Verstöße verhindern
Gleichzeitig, während Sie das aktuelle Problem beheben, sollten Sie diese einfachen Schritte umsetzen, um Strafen ganz zu vermeiden:

• Eine Gehaltsabrechnungsabstimmung vor Jahresende durchführen, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind. Überprüfen Sie W2s vor der Einreichung doppelt. Dieser Schritt allein kann Sie vor einem finanziellen Verlust bewahren.
• Alle TINs von Mitarbeitern und freien Mitarbeitern vor Jahresende überprüfen.
• Die Verantwortung für die Einreichung der W2 und anderer Informationsmeldungen einer Person übertragen. Diese Person für die fristgerechte Einreichung verantwortlich machen.
• Payroll-Software verwenden, die beim Erstellen der W2 im von der SSA akzeptierten Format hilft.

Fazit

Die Strafen für Nicht- oder verspätete Einreichung der W2-Formulare beim SSA sind erheblich. Je länger Sie brauchen, um den Vorgang zu korrigieren, desto höher werden die Strafen ausfallen.

Das wichtigste Ziel ist, das Problem so schnell wie möglich zu beheben und zügig auf jegliche Korrespondenz des IRS zu reagieren, die durch die Nichteinhaltung ausgelöst wird.

Für Arbeitgeber mit besonderen Beschäftigungssituationen, wie globale Remote-Mitarbeiter (einschließlich US-Bürger) und freie Mitarbeiter, besteht die Lösung in einem Employer of Record oder Contractor of Record, die sicherstellen, dass alle regulatorischen Vorgaben eingehalten werden. Dadurch übernimmt Ihr Geschäft vollständig die Verantwortung für W2- oder 1099-NEC-Einreichungen.

FAQs: Strafe, wenn Arbeitgeber W2 nicht versendet

1. Kann ein Arbeitgeber Probleme bekommen, weil er kein W2 versendet?

Ja, ein Arbeitgeber kann Probleme bekommen, wenn er die Frist nicht einhält. Strafen entstehen, sobald die Frist überschritten ist, und steigen gestuft an. Je länger die Formulare unbeantwortet bleiben, desto höher die Strafe. Im Falle vorsätzlicher oder fahrlässiger Nichtbefolgung (definiert als bewusster und absichtlicher Verzicht auf eine Anfrage) können schwerwiegendere Konsequenzen folgen.

2. Was passiert, wenn ein Arbeitgeber kein W2 schickt?

Ein Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, einem Mitarbeiter bis zum 31. Januar (oder nächstgelegem festgelegtem Datum) ein W2 zu übergeben. Ein Mitarbeiter sollte den Arbeitgeber nach Ablauf dieser Frist wegen des Formulars kontaktieren, und wenn keine Antwort erfolgt, kann er nach dem 15. Februar die IRS unter 800-829-1040 kontaktieren. Falls bis zur Steuerfrist kein Formular vorliegt, Formular 4852 verwenden, um die Informationen einzureichen.

3. Welche Formulare müssen an den IRS für unabhängige Auftragnehmer eingereicht werden?

Der IRS verlangt von Arbeitgebern, zwei unterschiedliche Formulare für die Vergütung einzureichen. Eines für Arbeitnehmerlöhne, das W2-Formular. Das andere betrifft unabhängige Auftragnehmer, Formular 1099-NEC (Nicht-Arbeitnehmer-Vergütung). Das 1099-NEC muss bis zum 31. Januar eingereicht werden und weist Zahlungen von 600 USD+ für das Steuerjahr aus. Falls ein unabhängiger Auftragnehmer kein W9-Formular eingereicht hat, ist „Backup Withholding“ auf die Zahlungen anzuwenden, und es ist Formular 945 zur Meldung dieser Abzüge einzureichen.