Was ist ein 1099 Employee? Der essentielle Leitfaden für Arbeitgeber

Streng genommen gibt es keinen sogenannten 1099-Mitarbeiter. Dies ist eine etwas ungenaue Bezeichnung, wird aber häufig verwendet, um einen unabhängigen Contractor zu beschreiben. Dies zeigt, wie leicht Begriffe der Grund dafür sein können, warum Arbeitskräfte falsch eingestuft werden, was Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten mit den lokalen Behörden bringen kann.

In diesem 'Essential Guide for Employers' diskutieren wir, wie Verwirrung entstehen kann, warum die Fehlklassifizierung von Arbeitskräften nachteilig für Ihr Geschäft ist und wie Sie häufige Fehler bei der Einstellung von independent Contractors vermeiden können.

Zentrale Erkenntnisse

• Ein 1099-Mitarbeiter ist ein independent Contractor und wird nach Bundes- und Landesgesetzen nicht als W 2-Mitarbeiter eingestuft.
• Fehlerhafte Klassifizierung von Arbeitskräften hat erhebliche finanzielle Konsequenzen und kann zu Reputationsschäden führen.

Was ist ein 1099-Mitarbeiter?

Ein 1099-Mitarbeiter ist ein Begriff für einen independent Contractor. Dieser Begriff stammt aus 1099-NEC (Non-Employee Compensation), der von Unternehmen, die Auftragnehmer einstellen, beim Internal Revenue Service eingereicht wird.

Allerdings, wie bereits erwähnt, kann jemand rechtlich nicht als 1099-Mitarbeiter bezeichnet werden. Es gibt sehr wichtige Gründe dafür, die über Semantik hinausgehen. Ein 1099-Arbeitnehmer ist eine selbstständige Person, und daher werden von ihm keine Bundessteuern, Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge einbehalten.

Sie sind selbst für ihre Steuerpflichten verantwortlich, in Form von Self-Employment Tax, und erhalten keine Leistungen von Ihrem Unternehmen. Dies schließt aus, dass ein Contractor als W2-Mitarbeiter eingestuft wird.

Bevor wir weitergehen, gibt es eine weitere Arbeitsbeziehung, die oft missverstanden wird. Diese wird ausführlich in 'Subcontractor vs independent contractor' erklärt und kann Ihnen helfen, die Beziehungen zu Auftragnehmern weiter zu verfeinern.

Arbeitnehmer oder unabhängiger Contractor? Was ist der Unterschied?

Nachdem wir den wichtigen Unterschied zwischen einem W-2-Mitarbeiter und einem independent Contractor erklärt haben, ist klarer, dass der Unterschied nicht in den Begriffen liegt, sondern darin, wo Kontrolle und Unabhängigkeit liegen. Lassen Sie uns das erklären.

Der IRS verwendet einen Common Law Test, basierend auf drei Kategorien, um Kontrolle für beschäftigungsteuerliche Zwecke zu definieren:

Verhaltenskontrolle

Hier geht es darum, wer die Arbeit kontrolliert, die ausgeführt wird, und wie sie geliefert wird. Für Arbeitnehmer:

• Legt die Arbeitszeiten fest.
• Ist verantwortlich für Schulung und Leistungsmanagement.
• Führt die Lohnsteuer, Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge für den Arbeitnehmer ab.
• Überwacht die tägliche Arbeit nach den Unternehmensregeln, und die Arbeit des Mitarbeiters wird von einem Manager oder Supervisor kontrolliert.
• Behandelt die Person als Arbeitnehmenden des Unternehmens.

Bei independent Contractors sind die Ziele anders:

• Der Contractor entscheidet, wie die Arbeit erledigt wird (prozedural).
• Sie verwenden ihre eigenen Werkzeuge und Ressourcen, um die Aufgabe, das Projekt oder die Arbeit abzuschließen.
• Sie erhalten keine Schulung vom Auftraggeber.
• Sie werden anhand der im Vertrag vereinbarten Ergebnisse bewertet.

Finanzielle Kontrolle

Diese Kategorie bestimmt, wer die finanzielle Seite der Arbeitsbeziehung kontrolliert. Es wird getestet, ob der Employer of Record Einfluss auf die geschäftlichen Aspekte der Arbeit des Mitarbeiters hat.

Ein employee hat keine direkte Kontrolle über die Finanzen des Unternehmens und deren Verwendung. Er/sie ist:

• Stunden-, Wochen- oder Monatslohn vom Employer of Record bezahlt.
• Erstattung von Ausgaben bei Erfüllung von Aufgaben oder bei Reisen für das Unternehmen.
• Mit den Werkzeugen, Ressourcen und Geräten ausgestattet, die er/sie benötigt, um die Arbeit zu erfüllen.
• Risiko- und gewinnfrei im Zusammenhang mit Unternehmensgewinnen oder -verlusten.

Ein independent Contractor hingegen:

• Wird nach Vorlage einer Rechnung an den Employer of Record bezahlt.
• Ist verantwortlich für die Zahlung der eigenen Geschäftsausgaben und deren Abzug bei der Steuerzahlung.
• Kauft seine eigenen Werkzeuge und Geräte, um die vereinbarten Ziele zu erreichen.
• Muss die finanziellen Gewinne oder Verluste seines Unternehmens verwalten.

Art der Beziehung

Die letzte Kategorie im IRS Common Law Test betrifft die Dauer und Integration der Arbeitsbeziehung.

Mitarbeiter	Independent Contractor
Laufend gemäß Arbeitsvertrag.	Vorübergehende, vertragliche Beschäftigung, die nach Abschluss der Arbeit oder des Projekts endet.
Erhält Leistungen vom Unternehmen im Rahmen der Beschäftigungsbeziehung.	Erwita keine Leistungen vom Auftraggeber.
Ist integraler Bestandteil der Kernaktivitäten des Unternehmens.	Führt ein separates Geschäft und ist daher nicht integraler Bestandteil der Kernaktivitäten des Auftraggebers.
Wird als Teil des Unternehmens und des Teams angesehen.	Ist kein anerkannter Mitarbeiter eines Teams oder einer Abteilung des Auftraggebers.

Dieses Klassifizierungssystem des IRS hilft Arbeitgebern, klar zwischen W2-Mitarbeitern und selbstständigen Arbeitern (Contractors) zu unterscheiden. Geschäftsinhaber, die diese Richtlinien genau befolgen, können die unangenehmen Konsequenzen von Fehlklassifizierungen vermeiden, wie Bußgelder, Strafen sowie unbezahlte Löhne und Sozialleistungen.

Welche Folgen hat die Fehlklassifizierung von Arbeitskräften?

Den Schutz Ihres Unternehmens vor Problemen mit Fehlklassifizierungen zu gewährleisten, ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine kluge finanzielle Strategie. Die finanziellen Verluste, die entstehen, wenn das IRS oder die Landesbehörden die Klassifizierung der Arbeitskraft ändern, schlagen sich auf Ihren Gewinn nieder. Besonders bei kleinen Unternehmen kann das sogar etwas Schlimmeres bedeuten. Das vollständige Bild, wofür Sie möglicherweise haftbar gemacht werden, sieht so aus:

• Nicht gezahlte Steuerschulden (wie Einkommensteuerabzug und Lohnsteuer).
• Arbeitgeberanteil an Sozialversicherung und Medicare.
• Landesarbeitslosensteuern.
• Unfallversicherung.
• Rückständige Löhne (einschließlich Überstundenzahlungen und Urlaubsgeld).
• Zahlungen bei Verstößen gegen den Mindestlohn.
• Leistungen vom Mitarbeitertyp (z.B. Pensionspläne, Renten- und Krankenversicherungen).

Wie werden Arbeitskräfte falsch klassifiziert?

Sie fragen sich vielleicht, wie es möglich ist, W2-Mitarbeiter fälschlicherweise als Contractors zu klassifizieren und umgekehrt. Manchmal ist das nur ein Weg, um Geld zu sparen. Die Einstellung eines traditionellen Mitarbeiters kostet deutlich mehr als die eines independent Contractors.

Sie müssen keine Mitarbeitervorteile gewähren und sind nicht für die Steuerpflicht oder die Zahlung von Unemployment Tax verantwortlich. Oft geht es auch um das Management der Mitarbeiterzahl oder darum, dass die Grenzen zwischen Mitarbeitern, independent Contractors und Subunternehmern verschwimmen.

Unabhängig vom Grund bieten das Fair Labor Standards Act (FLSA) und das IRS klare Richtlinien – es ist also ein riskantes Geschäft, die Klassifizierung von Mitarbeitenden falsch vorzunehmen. Das wird noch komplexer, wenn Sie in anderen Ländern Contractors einstellen und bezahlen möchten.

Jedes Land hat eigene Regelungen zur Klassifizierung von Mitarbeitenden, und die Konsequenzen bei Nichteinhaltung sind ebenso disruptive. Wenn Sie sich weiter mit globalen Contractors beschäftigen möchten, ist ‚How to Manage Global Contractors Compliantly‘ der vollständige Leitfaden für die Einstellung, Einarbeitung und Bezahlung internationaler Auftragnehmer.

Wie Sie Fehlklassifizierungen mit einem Contractor of Record (COR) vermeiden können

Eine Möglichkeit, wie Unternehmen diese Herausforderungen meistern, besteht darin, mit einem Contractor of Record (COR) Unternehmen zusammenzuarbeiten, wie Rivermate. Der COR stellt den Contractor ein, klassifiziert ihn korrekt nach lokalen Gesetzen und Vorschriften. Er erstellt zudem wasserdichte Verträge, die Sie vor Schlupflöchern schützen, und kann Contractors onboarden in nur wenigen Stunden.

Mit Rivermate können Sie Ihre Contractor-Beziehung auf der Rivermate-Plattform verwalten. Sie haben Zugriff auf Contractor-Rechnungen zur Genehmigung, und Rivermate bezahlt den Contractor, sobald Sie die Rechnung genehmigt haben. Wirklich einfach. Sprechen Sie mit einem Rivermate-Experten über Ihre Bedürfnisse bezüglich Contractor.

Wann sollten Sie Ihre Arbeitskraft neu klassifizieren?

Wenn Sie diese einfachen Fragen beantworten, können Sie Ihre Arbeitskräfte korrekt klassifizieren. Der Ausgangspunkt ist immer: ‚Wer kontrolliert Aspekte der Arbeit des Mitarbeiters direkt?‘

Frage	Arbeitnehmer-Indikator	Contractor-Indikator
Wer kontrolliert, wie und wann die Arbeit erledigt wird?	Unternehmen	Contractor
Wer legt die Arbeitszeiten und andere Arbeitsregeln fest?	Unternehmen	Contractor
Wer stellt Werkzeuge, Ressourcen und Ausrüstung bereit?	Unternehmen	Contractor
Wer zahlt die Bundes- und Landessteuern?	Unternehmen	Contractor
Zahlungsmethode?	Stunden-, Tages-, Wochen- oder Monatslohn	Rechnung
Hat mehrere, nicht mit dem Unternehmen verwandte Kunden?	Nein	Ja
Beschäftigungsverhältnis	Vollzeitmitarbeiter, Teilzeitkräfte	Contractor, Subunternehmer

Diese Checkliste ermöglicht eine schnelle Einschätzung, ob eine independent Contractor vorliegt, aber die wichtigste Grundlage ist immer die Kontrolle über die Arbeit. Wenn Sie ein Risiko der Fehlklassifizierung erkennen, ist es besser, dieses proaktiv zu korrigieren.

Sprechen Sie mit dem Contractor und ändern Sie entweder den Status des Mitarbeiters oder klären Sie die Arbeitsgrenzen, um eine W2-Klassifizierung zu vermeiden.

Experten-Tipp: Vermeidung von Contractor-Missklassifikation: Ein Leitfaden für Unternehmen vertieft die Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Missklassifikation von Arbeitskräften zu vermeiden.

Fazit

Ein 1099-Mitarbeiter ist der gängige Begriff, um einen independent Contractor zu beschreiben. Technisch gesehen kann ein Contractor jedoch nicht als Mitarbeiter bezeichnet werden, da er nicht für ein Unternehmen arbeitet; er besitzt und betreibt sein eigenes Geschäft.

Begriffe wie ‚1099-Mitarbeiter‘ können eine falsche Vorstellung von der Arbeitsbeziehung erzeugen, sowohl für den Employer of Record als auch rechtlich. Aus diesem Grund definieren das IRS und das Fair Labor Standards Act klar, wer als Arbeitnehmer klassifiziert werden kann und wer ein independent Contractor ist.

Fehlklassifizierungen von Arbeitskräften können zu finanziellen Belastungen und Reputationsschäden für Unternehmen führen. Deshalb sollten die Grenzen der Arbeitsbeziehung mit Auftragnehmern klar gehalten werden. Der Ausgangspunkt hierfür ist eine hohe Unabhängigkeit des Contractor darin, wie und wann die Arbeit erledigt wird.

Ein Contractor of Record bietet Unternehmen eine Alternative zur direkten Beschäftigung von Auftragnehmern. Durch die Nutzung dieser Dienste können Sie Fehlklassifikationen vermeiden und haben eine sicherere, effizientere Möglichkeit, Ihre Contractor-Beziehung zu verwalten. Dies hilft, die negativen finanziellen Folgen einer Fehlklassifikation zu vermeiden, falls Ihr Worker vom lokalen Amt in Frage gestellt wird.

Rivermate verwaltet nicht nur Contractors, sondern erweitert auch die Möglichkeiten Ihres aktuellen HR-Teams durch die Bereitstellung von Employer of Record und Recruitment-Dienstleistungen. Vereinbaren Sie eine Demo mit einem Rivermate-Experten und verwalten Sie Remote-Mitarbeiter und Auftragnehmer (sowohl lokal als auch global) selbstbewusst.

FAQs: Was ist ein 1099-Mitarbeiter?

1. Was bedeutet es, wenn ein Mitarbeiter 1099 ist?

Wenn ein Mitarbeiter 1099 ist, bedeutet das, dass er ein independent Contractor ist. Er wird vom IRS als selbstständig eingestuft, und gemäß dem Fair Labor Standards Act. Er betreibt sein eigenes Geschäft und kontrolliert wie und wann die Arbeit ausgeführt wird. Er ist auch selbst für seine Steuerpflichten verantwortlich und erhält keine Leistungen vom Arbeitgeber. Er wird nicht bezahlt, sondern stellt eine Rechnung für die Bezahlung aus. Contractors werden nur für Aufgaben oder Projekte für einen bestimmten Zeitraum eingestellt.

2. Was sind die Nachteile eines 1099-Mitarbeiters?

Ein 1099-Mitarbeiter ist kein tatsächlicher Mitarbeiter eines Unternehmens. Ein 1099-Arbeitnehmer ist selbstständig und hat daher keinen Anspruch auf die gleichen Arbeiterschutzrechte wie ein fest angestellter Mitarbeiter. Außerdem erhält er kein monatliches Gehalt oder Mitarbeitervorteile. Er muss auch für seinen Transport, seine Ressourcen und Geräte sorgen, um die vertraglich vereinbarte Arbeit zu erledigen. Oft bekommt er auch weniger bezahlt als seine angestellten Kollegen, die die gleiche Arbeit verrichten. Dies sind einige der häufigsten Nachteile der 1099-Beschäftigung.

3. Muss ein 1099-Mitarbeiter Steuern zahlen?

Ja, ein 1099-Mitarbeiter muss Steuern zahlen. Als self-employed Person ist er verantwortlich für die Zahlung von Einkommensteuer und self-employment taxes siehe IRS-Link. Derzeit sind das 15,3 %, bestehend aus 12,4 % für die Sozialversicherung und 2,9 % für Medicare. Diese Steuern werden unter Verwendung von Schedule SE und Formular 1040 berechnet. Für die Zahlung der self-employment Tax benötigen Sie eine Social Security number sowie eine Tax Identification Number.