Streng genommen gibt es keinen solchen Begriff wie einen 1099-Mitarbeiter. Dies ist eine gewisse Irreführung, wird aber oft verwendet, um einen unabhängigen Auftragnehmer zu beschreiben. Dies zeigt, wie leicht Begriffe der Grund sein können, warum Arbeiter falsch klassifiziert werden, was Ihr Unternehmen in Schwierigkeiten mit den lokalen Behörden bringen kann.

In diesem ‘Wesentlichen Leitfaden für Arbeitgeber’ diskutieren wir, wie Dinge durcheinander geraten können, warum die falsche Klassifizierung von Arbeitern schlecht für das Geschäft ist, und wie Sie typische Fehler bei der Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern vermeiden können.

Wichtiges auf einen Blick

• Ein 1099-Mitarbeiter ist ein unabhängiger Auftragnehmer und wird nach Bundes- und Landesgesetzgebung nicht als W 2-Mitarbeiter klassifiziert.
• Falschklassifizierung von Arbeitnehmern hat bedeutende finanzielle Auswirkungen und kann zu Reputationsschäden führen.

Was ist ein 1099-Mitarbeiter?

Ein 1099-Mitarbeiter ist ein Begriff für einen unabhängigen Auftragnehmer. Dieser Begriff stammt von 1099-NEC (Non-Employee Compensation), das von Unternehmen eingereicht wird, die Auftragnehmer einstellen, beim Internal Revenue Service.

Aber, wie bereits erwähnt, kann man jemanden rechtlich nicht als 1099-Mitarbeiter bezeichnen. Es gibt sehr wichtige Gründe dafür, die über Semantik hinausgehen. Ein 1099-Arbeitnehmer ist eine selbständige Person, und daher werden keine Bundessteuern, Sozialversicherungsbeiträge und Medicare-Beiträge von ihrem Gehalt einbehalten. Sie sind selbst für ihre Steuerpflichten in Form von Selbstständigensteuer verantwortlich und erhalten keine Vorteile von Ihrem Unternehmen. Dies schließt einen Auftragnehmer aus, der als W2-Mitarbeiter klassifiziert wird.

Bevor wir weiter gehen, gibt es eine weitere Arbeitsbeziehung, die oft missverstanden wird. Dies wird vollständig in ‘Subunternehmer vs. unabhängiger Auftragnehmer’ erklärt und kann Ihnen helfen, Auftragnehmerbeziehungen weiter zu verfeinern.

Mitarbeiter oder unabhängiger Auftragnehmer? Was ist der Unterschied?

Nachdem wir den wichtigen Unterschied zwischen einem W-2-Mitarbeiter und einem unabhängigen Auftragnehmer klargestellt haben, ist es klarer, dass der Unterschied nicht in den Begriffen liegt, sondern darin, wo die Kontrolle und Unabhängigkeit liegen. Lassen Sie uns das erklären.

Der IRS verwendet einen Common Law Test basierend auf drei Kategorien, um Kontrolle für Zwecke der Beschäftigungssteuer zu definieren:

Verhaltenssteuerung

Hier geht es darum, wer die Arbeit kontrolliert, die ausgeführt wird, und wie sie ausgeführt wird. Für Arbeitnehmer gilt:

• Festlegung der Arbeitszeiten.
• Verantwortlich für Schulung und Leistungsmanagement.
• Zahlung von Beschäftigungssteuern im Namen des Mitarbeiters.
• Überwachung der täglichen Arbeit nach Unternehmensregeln, und die Arbeit des Mitarbeiters wird von einem Manager oder Supervisor kontrolliert.
• Behandlung der Person als Firmenmitarbeiter.

Für unabhängige Auftragnehmer sind die Ziele anders:

• Der Auftragnehmer entscheidet, wie die Arbeit ausgeführt wird (verfahrenstechnisch).
• Sie verwenden ihre eigenen Werkzeuge und Ressourcen, um die Aufgabe, das Projekt oder den Job abzuschließen.
• Sie erhalten keine Schulung vom Kundenunternehmen.
• Sie werden anhand der in Vertrag vereinbarten Ergebnisse bewertet.

Finanzielle Kontrolle

Diese Kategorie bestimmt, wer die finanziellen Aspekte der Arbeitsbeziehung kontrolliert. Sie testet, ob der Arbeitgeber direkten Einfluss und Kontrolle über die geschäftlichen Aspekte der Arbeit des Arbeiters hat.

Ein Mitarbeiter hat keine direkte Kontrolle über die Finanzen des Unternehmens und deren Verwendung. Er/Sie ist:

• Stunden-, Wochen- oder Monatslohn vom Arbeitgeber bezahlt.
• Erstattet Auslagen bei der Erfüllung von Aufgaben oder Reisen für das Unternehmen.
• Erhält die Werkzeuge, Ressourcen und Ausrüstung, die nötig sind, um die Arbeit zu erfüllen.
• Ist Risiken im Zusammenhang mit Unternehmensgewinnen oder -verlusten nicht ausgesetzt.

Ein unabhängiger Auftragnehmer hingegen:

• Wird nach Einreichung einer Rechnung beim Kundenunternehmen bezahlt.
• Ist verantwortlich für die Bezahlung eigener Geschäftsausgaben und deren Abzug bei Steuerzahlungen.
• Kauft eigene Werkzeuge und Ausrüstung, um die vereinbarten Ziele zu erreichen.
• Muss den finanziellen Gewinn oder Verlust, der mit der Führung seines Geschäfts verbunden ist, selbst verwalten.

Art der Beziehung

Die letzte Kategorie im IRS-Common-Law-Test betrifft die Dauer und Integration der Arbeitsbeziehung.

Mitarbeiter	Unabhängiger Auftragnehmer
Laufend gemäß Arbeitsvertrag.	Befristete vertragliche Beschäftigung, die nach Abschluss der Arbeit oder des Projekts endet.
Erhält Vorteile vom Unternehmen im Rahmen der Beschäftigungsbeziehung.	Erhält keine Vorteile vom Kundenunternehmen.
Ist integraler Bestandteil des Kerngeschäfts des Unternehmens.	Betreibt ein eigenständiges Geschäft und ist daher nicht integraler Bestandteil der Kerngeschäftsprozesse des Kunden.
Wird als Teil des Unternehmens und des Teams gesehen, dem er angehört.	Ist kein anerkannter Mitglied eines Teams oder einer Abteilung im Kundenunternehmen.

Dieses IRS-Klassifizierungssystem hilft Arbeitgebern, klar zwischen W2-Mitarbeitern und selbständigen Auftragnehmern (Contractors) zu unterscheiden. Unternehmensleiter, die diese Richtlinien genau befolgen, können die unangenehmen Folgen einer falschen Mitarbeiterklassifizierung wie Geldstrafen, Bußgelder und unbezahlte Löhne und Vorteile vermeiden.

Welche Folgen hat die falsche Klassifizierung von Arbeitern?

Den Schutz Ihres Unternehmens vor Problemen durch Falschklassifizierung geht über die Einhaltung hinaus, sondern ist eine kluge finanzielle Strategie. Die finanziellen Verluste, die entstehen, wenn das IRS oder der Staat die Klassifizierung des Arbeiters ändert, greifen in Ihre Gewinnmarge ein, und wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, könnte es sogar noch schlimmer kommen. Das vollständige Bild, wofür Sie haftbar gemacht werden könnten, sieht so aus:

• Nicht gezahlte Steuerschulden (wie Einkommensteuerabzug und Lohnsteuer).
• Arbeitgeberanteil an Sozialversicherung und Medicare.
• Staatliche Arbeitslosensteuern.
• Unfallversicherung für Arbeitnehmer.
• Rückstände bei Löhnen (einschließlich Überstunden und Urlaubsgeld).
• Zahlungen bei Verstößen gegen den Mindestlohn.
• Arbeitnehmerbezogene Leistungen (z.B. Pensionspläne, Rentenpläne, Krankenversicherung).

Wie werden Arbeiter falsch klassifiziert?

Sie fragen sich vielleicht, wie es möglich ist, W2-Arbeitnehmer als Auftragnehmer zu klassifizieren und umgekehrt. Manchmal ist es eine Möglichkeit, Geld zu sparen. Die Einstellung eines traditionellen Mitarbeiters kostet viel mehr als die eines unabhängigen Auftragnehmers. Sie müssen keine Mitarbeitervorteile gewähren und sind nicht verantwortlich für die Steuerverbindlichkeiten oder die Zahlung der Arbeitslosenversicherung. Manchmal geht es auch um die Steuerung der Mitarbeiterzahlen oder um verschwommen Linien zwischen Mitarbeitern, unabhängigen Auftragnehmern und Subunternehmern.

Was auch immer der Grund ist, das Fair Labor Standards Act und das IRS stellen klare Richtlinien auf, und deshalb ist es riskant, die Mitarbeiterklassifizierung falsch vorzunehmen. Das wird noch komplexer, wenn Sie in anderen Ländern laden und Auftragnehmer einstellen und bezahlen wollen. Jedes Land hat seine eigenen Regelungen zur Klassifizierung von Mitarbeitern, und die Konsequenzen bei Nichtbeachtung sind ebenso störend. Wenn Sie mehr über globale Auftragnehmer erfahren möchten, ist ‘Wie man globale Auftragnehmer rechtskonform verwaltet’ der vollständige Leitfaden zum Einstellen, Onboarden und Bezahlen globaler Auftragnehmer.

Wie Sie durch einen Contractor of Record (COR) Fehlklassifizierungen vermeiden können

Eine Methode, wie Unternehmen diese Herausforderungen meistern, ist die Partnerschaft mit einem Contractor of Record (COR)-Unternehmen, wie Rivermate. Der COR stellt den Auftragnehmer ein, klassifiziert ihn korrekt nach den lokalen Gesetzen und Vorschriften. Sie erstellen zudem wasserdichte Verträge, die Sie vor Schlupflöchern schützen, und können Auftragnehmer innerhalb von Stunden onboarden.

Mit Rivermate können Sie Ihre Auftragnehmerbeziehung auf der Rivermate-Plattform verwalten. Sie haben Zugriff auf Auftragnehmerrechnungen zur Genehmigung, und Rivermate zahlt den Auftragnehmer, sobald Sie die Rechnung genehmigt haben. Nichts könnte einfacher sein. Sprechen Sie mit einem Rivermate-Experten über Ihre Auftragnehmerbedürfnisse.

Wann sollten Sie Ihre Arbeitnehmer neu klassifizieren?

Durch die Beantwortung dieser einfachen Fragen können Sie Ihre Arbeiter korrekt klassifizieren. Der Ausgangspunkt ist immer: ‘Sind Aspekte der Arbeit des Arbeitnehmers direkt durch das Unternehmen kontrolliert?’

Frage	Mitarbeiter-Indikator	Auftragnehmer-Indikator
Wer kontrolliert, wann und wie die Arbeit erledigt wird?	Unternehmen	Auftragnehmer
Wer legt die Arbeitszeiten und sonstige Arbeitsregeln fest?	Unternehmen	Auftragnehmer
Wer stellt Werkzeuge, Geräte und Ressourcen bereit?	Unternehmen	Auftragnehmer
Wer zahlt die Bundes- und Landessteuern auf das Einkommen?	Unternehmen	Auftragnehmer
Zahlungsmethode?	Stunden-, Tages-, Wochen- oder Monatslohn	Rechnung
Hat mehrere Kunden, die nicht mit dem Unternehmen verbunden sind?	Nein	Ja
Beschäftigungsverhältnis	Vollzeitbeschäftigte, Teilzeitkräfte	Auftragnehmer, Subunternehmer

Mit dieser Checkliste können Sie Auftragnehmer schnell evaluieren, doch Sie sollten stets den wichtigsten Aspekt im Blick behalten: die Kontrolle über die Arbeit. Wenn Sie ein Risiko der Falschklassifizierung erkennen, ist es am besten, dies proaktiv zu korrigieren. Sprechen Sie mit dem Auftragnehmer und ändern Sie entweder den Status des Arbeitnehmers oder klären Sie die Arbeitsgrenzen, um eine Klassifikation als W 2-Mitarbeiter zu vermeiden.

Fachkundige Empfehlung: Vermeidung der Falschklassifizierung von Auftragnehmern: Ein Leitfaden für Unternehmen vertieft die Schritte, die Sie unternehmen können, um die Falschklassifizierung von Arbeitern zu vermeiden.

Fazit

Ein 1099-Mitarbeiter ist der gebräuchliche Begriff, um einen unabhängigen Auftragnehmer zu beschreiben. Technisch gesehen kann ein Auftragnehmer jedoch nicht als Mitarbeiter bezeichnet werden, da er nicht für ein Unternehmen arbeitet; er besitzt und führt sein eigenes Geschäft.

Begriffe wie ‘1099-Mitarbeiter’ können falsche Vorstellungen über die Arbeitsbeziehung wecken, sowohl für den Arbeitgeber als auch rechtlich. Aus diesem Grund definieren das IRS und das Fair Labor Standards Act genau, wer als Mitarbeiter klassifiziert werden darf und wer ein unabhängiger Auftragnehmer ist.

Eine Falschklassifizierung von Arbeitern kann zu finanziellen Belastungen und Reputationsschäden für Unternehmen führen. Deshalb sollte die Grenze der Arbeitsbeziehung zu Auftragnehmern klar gezogen werden. Der Ausgangspunkt dafür sollte eine hohe Unabhängigkeit des Auftragnehmers bei der Arbeitserledigung sein.

Ein Contractor of Record bietet Unternehmen eine Alternative zur Zusammenarbeit mit Auftragnehmern. Durch die Nutzung dieser Dienste können Sie die Falschklassifizierung von Arbeitern vermeiden und erhalten eine sichere, effizientere Möglichkeit, Ihre Auftragnehmerbeziehung zu verwalten. Das hilft Ihnen, negative finanzielle Konsequenzen bei einer möglichen Überprüfung Ihres Arbeiters durch die lokalen Behörden zu vermeiden.

Rivermate verwaltet nicht nur Auftragnehmer, sondern erweitert auch die Fähigkeiten Ihres aktuellen HR-Teams durch die Bereitstellung von Employer of Record und Recruitment-Services. Vereinbaren Sie eine Demo bei einem Rivermate-Experten und verwalten Sie remote Mitarbeiter und Auftragnehmer (sowohl lokal als auch international) mit Zuversicht.

FAQs: Was ist ein 1099-Mitarbeiter?

1. Was bedeutet es, wenn ein Mitarbeiter 1099 ist?

Wenn ein Mitarbeiter 1099 ist, bedeutet das, dass die Person ein unabhängiger Auftragnehmer ist. Sie werden vom IRS als Selbständiger klassifiziert, und gemäß dem Fair Labor Standards Act. Sie führen ihr eigenes Geschäft und kontrollieren, welche Arbeit erledigt wird und wie. Sie sind auch verantwortlich für ihre eigenen Steuerpflichten und erhalten keine Vorteile von den Unternehmen, bei denen sie arbeiten. Sie werden kein Gehalt bezahlt, sondern stellen eine Rechnung zur Zahlung. Auftragnehmer werden nur für Aufgaben oder Projekte für einen festgelegten Zeitraum eingestellt.

2. Was sind die Nachteile eines 1099-Mitarbeiters?

Ein 1099-Mitarbeiter ist kein tatsächlicher Arbeitnehmer eines Unternehmens. Ein 1099-Arbeitnehmer ist selbstständig und hat daher nicht die gleichen Arbeiterschutzrechte wie ein festangestellter Mitarbeiter. Er/Sie erhält auch kein regelmäßig monatliches Gehalt oder Arbeitnehmerleistungen. Zudem müssen sie für ihren Transport, Ressourcen und Ausrüstung selbst sorgen, um die vertraglich vereinbarte Arbeit auszuführen. Es kann auch passieren, dass sie weniger verdienen als ihre festangestellten Kollegen für dieselbe Arbeit. Dies sind einige der häufigsten Nachteile einer 1099-Beschäftigung.

3. Bezahlt ein 1099-Mitarbeiter Steuern?

Ja, ein 1099-Mitarbeiter zahlt Steuern. Als Selbständiger ist er/sie verantwortlich für die Zahlung der Einkommensteuer und Selbstständigensteuern. Derzeit sind das 15,3 %, bestehend aus 12,4 % für die Sozialversicherung und 2,9 % für Medicare. Diese Steuern werden mit Schedule SE und Formular 1040 berechnet. Für die Zahlung der Selbstständigensteuer benötigen Sie eine Sozialversicherungsnummer und eine Steuer-Identifikationsnummer.