Tanzania's ervaring met werken op afstand is relatief recent en wordt voornamelijk gedreven door de COVID-19-pandemie. Hoewel er geen vastgestelde wettelijke regelingen specifiek voor werken op afstand zijn, kunnen werkgevers bestaande arbeidswetten benutten en best practices implementeren om effectieve beleid voor werken op afstand te creëren.

Juridische Overwegingen

In Tanzania ontbreekt een uitgebreide juridische kader voor werken op afstand. De Tanzania Employment Act van 1995 (Cap. 242) biedt echter een basis voor de relatie tussen werkgever en werknemer. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:

• Arbeidsovereenkomsten: De voorwaarden van werken op afstand, inclusief geschiktheid, vergoeding, werktijden en communicatieprotocollen, moeten duidelijk worden gedefinieerd in individuele arbeidsovereenkomsten of bijgevoegde overeenkomsten.
• Gezondheid en Veiligheid: De Occupational Health and Safety Act van 2003 (Wet nr. 5 van 2003) verplicht werkgevers om een veilige werkomgeving te bieden. Dit strekt zich uit tot situaties van werken op afstand, waarbij werkgevers mogelijk de verantwoordelijkheid hebben om ervoor te zorgen dat werknemers ergonomisch geschikte werkplekken en toegang tot gezondheids- en veiligheidsbronnen hebben.

Technologische Infrastructuur Vereisten

Het succes van werken op afstand hangt af van een adequate technologische infrastructuur. Hier is een overzicht van essentiële overwegingen:

• Betrouwbare Internetverbinding: Een stabiele en snelle internetverbinding is cruciaal voor effectieve communicatie en taakuitvoering. De internetinfrastructuur van Tanzania is in ontwikkeling, maar werkgevers moeten mogelijk internetvergoedingen of toelagen verstrekken om verbindingsproblemen te overbruggen.
• Communicatietools: Cloud-gebaseerde platforms, videoconferentietools, projectmanagementsoftware en instant messaging-applicaties zijn essentieel voor naadloze communicatie en samenwerking tussen remote teams.

Verantwoordelijkheden van Werkgevers

Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om een productieve en ondersteunende werkomgeving op afstand te creëren. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen voor werkgevers:

• Beleidsontwikkeling: Het opstellen van een duidelijk en uitgebreid beleid voor werken op afstand waarin verwachtingen, richtlijnen en procedures worden uiteengezet, is cruciaal. Dit beleid moet kwesties behandelen zoals werktijden, prestatie-evaluatie, communicatieprotocollen en het verstrekken van apparatuur (indien van toepassing).
• Prestatiemanagement: Het ontwikkelen van duidelijke prestatiestatistieken en het regelmatig uitvoeren van prestatie-evaluaties zijn essentieel om ervoor te zorgen dat remote werknemers productief en verantwoordelijk blijven.
• Communicatie en Samenwerking: Het onderhouden van open communicatiekanalen en het bevorderen van een samenwerkende werkomgeving is cruciaal voor remote teams. Dit kan het plannen van regelmatige virtuele vergaderingen, het bevorderen van teambuildingactiviteiten en het aanmoedigen van kennisdeling omvatten.
• Training en Ondersteuning: Het bieden van de nodige training en ondersteuning aan remote werknemers, inclusief training in het gebruik van communicatietools en projectmanagementsoftware, kan hun productiviteit en welzijn aanzienlijk verbeteren.

De Tanzaniaanse werkplek omarmt geleidelijk flexibele werkregelingen die verder gaan dan het traditionele 9-tot-5-model. Hier is een overzicht van enkele populaire flexibele werkopties en juridische overwegingen:

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk houdt in dat werknemers een vooraf bepaald aantal uren per week werken, meestal minder dan de standaard voltijdse werkweek (45 uur in Tanzania). De Tanzania Employment Act (Cap. 242) vermeldt deeltijdwerk niet expliciet, maar de algemene bepalingen met betrekking tot minimumloon, overwerkvergoeding en verlofrechten zijn proportioneel van toepassing op deeltijdwerknemers. De Employment Act verplicht werkgevers niet om apparatuur te verstrekken of kosten te vergoeden voor deeltijdwerknemers. Werkgevers kunnen echter hun eigen beleid opstellen over deze aspecten binnen het arbeidscontract.

Flexibele werktijden

Flexibele werktijden stellen werknemers in staat om een zekere mate van flexibiliteit te hebben bij het plannen van hun werkuren binnen een kernwerktijd, zolang ze hun vereiste wekelijkse of maandelijkse werkuren vervullen. De Employment Act behandelt flexibele werktijden niet expliciet. Werkgevers kunnen echter flexibele werktijden invoeren door middel van wederzijds akkoord met werknemers, waarbij de kernwerktijden en verwachte werkschema's worden vastgelegd in het arbeidscontract. Net als bij deeltijdwerk, verplicht de Employment Act niet tot het verstrekken van apparatuur of het vergoeden van kosten voor werknemers met flexibele werktijden. Werkgevers kunnen hun beleid bepalen in het arbeidscontract.

Taakdeling

Taakdeling houdt in dat twee of meer werknemers de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse functie delen, waarbij de werkuren en werklast worden verdeeld. De Employment Act kan worden toegepast op taakdelingsregelingen. Elke taakdeler zal een individueel arbeidscontract hebben waarin hun specifieke werkuren, verantwoordelijkheden en rechten (bijv. verlof, voordelen) worden beschreven. De Employment Act biedt geen specifieke richtlijnen over apparatuur of kosten voor taakdeling. Werkgevers kunnen een beleid vaststellen binnen de individuele arbeidscontracten van elke taakdeler.

Door flexibele werkregelingen aan te bieden, kunnen Tanzaniaanse bedrijven inspelen op diverse behoeften van werknemers en mogelijk de productiviteit en werknemerstevredenheid verhogen. Het is cruciaal om duidelijke beleidslijnen vast te stellen en juridische implicaties te overwegen om een soepele implementatie van deze regelingen te waarborgen.

De opkomst van werken op afstand in Tanzania vereist robuuste maatregelen voor gegevensbescherming en privacy om zowel werknemers- als bedrijfsinformatie te beschermen. Dit omvat het begrijpen van de verplichtingen van de werkgever, de rechten van de werknemer en de beste praktijken voor gegevensbeveiliging in werkomgevingen op afstand.

Verplichtingen van de Werkgever

Onder de Tanzania Data Protection Act, 2016 (Wet nr. 10 van 2016), hebben werkgevers de verantwoordelijkheid om werknemersgegevens en bedrijfsinformatie te beschermen. Belangrijke verplichtingen omvatten:

• Gegevensminimalisatie: Werkgevers dienen alleen de minimale hoeveelheid werknemersgegevens te verzamelen en op te slaan die nodig zijn voor werkdoeleinden.
• Beveiligingsmaatregelen: Werkgevers moeten passende technische en organisatorische maatregelen implementeren om gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.
• Transparantie en Kennisgeving: Werknemers hebben het recht om geïnformeerd te worden over hoe hun gegevens worden verzameld, gebruikt, opgeslagen en openbaar gemaakt. Werkgevers dienen duidelijke en toegankelijke privacyverklaringen te verstrekken waarin deze praktijken worden uiteengezet.
• Gegevensbewaring: Werkgevers moeten een gegevensbewaringsbeleid hebben dat bepaalt hoe lang werknemersgegevens worden opgeslagen en de procedures voor veilige verwijdering wanneer deze niet langer nodig zijn.

Rechten van de Werknemer

De Tanzania Data Protection Act geeft werknemers op afstand specifieke privacyrechten met betrekking tot gegevens:

• Recht op Toegang: Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard en om correctie van eventuele onjuistheden te verzoeken.
• Recht om Bezwaar te Maken: Werknemers hebben het recht om in bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen de verwerking van hun gegevens.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Werkgevers en werknemers kunnen samenwerken om een veilige werkomgeving op afstand te creëren door de volgende beste praktijken te volgen:

• Veilige Communicatiekanalen: Het gebruik van versleutelde communicatieplatforms en -tools voor werkgerelateerde communicatie kan het risico op datalekken aanzienlijk verminderen.
• Toegangscontrole: Het implementeren van toegangscontroles die de toegang van werknemers beperken tot alleen de gegevens die ze nodig hebben voor hun functie, kan potentiële beveiligingsrisico's minimaliseren.
• Gegevensversleuteling: Het versleutelen van gevoelige gegevens, zowel tijdens overdracht als in rust, biedt een extra beschermingslaag in geval van ongeautoriseerde toegang.
• Werknemerstraining: Regelmatige training van werknemers op afstand over de beste praktijken op het gebied van cyberbeveiliging, waaronder bewustwording van phishing en wachtwoordhygiëne, is cruciaal om de risico's van menselijke fouten te beperken.
• Sterke Wachtwoorden: Het afdwingen van het gebruik van sterke wachtwoorden en multi-factor authenticatie versterkt de algehele beveiligingshouding.
• Melding van Datalekken: Het hebben van een duidelijke procedure voor het melden van datalekken zorgt voor snelle actie en minimaliseert mogelijke schade in geval van een incident.