Employer of Record in Spanje

Het aannemen van werknemers in Spanje omvat het navigeren door een uniek geheel van arbeidswetten, sociale zekerheidsbijdragen en loonadministratieregels die complex kunnen zijn voor buitenlandse bedrijven. Het begrijpen van deze vereisten is cruciaal voor conforme en effectieve talentacquisitie. Of u nu uw team wilt uitbreiden met lokale experts of een regionale aanwezigheid wilt opbouwen, het vanaf het begin waarborgen van juridische naleving is van het grootste belang.

Bij het overwegen van hiring in Spanje hebben bedrijven doorgaans verschillende opties:

• Het oprichten van een lokale entiteit: Dit houdt in dat u een dochteronderneming of vestiging opzet, wat aanzienlijke tijd, investering en voortdurende administratieve lasten met zich meebrengt voor bedrijfsregistratie, juridische naleving en lokale boekhouding.
• Gebruik maken van een Employer of Record (EOR): Samenwerken met een EOR zoals Rivermate stelt u in staat om snel en compliant werknemers in Spanje te hireen zonder dat u een eigen juridische entiteit hoeft op te zetten.
• Het inhuren van zelfstandige contractors: Hoewel flexibel, brengt deze optie risico’s met zich mee als de arbeidsrelatie later wordt beschouwd als werkgelegenheid, wat mogelijk leidt tot aanzienlijke boetes en achterstallige betalingen.

Hoe een EOR werkt in Spanje

Een Employer of Record (EOR) fungeert als de juridische werkgever voor uw personeel in Spanje, en handelt alle lokale arbeidsverplichtingen af terwijl u de volledige controle behoudt over het dagelijkse management. Specifiek neemt een EOR in Spanje de volgende taken op zich:

• Loonadministratie en belastinginhouding: Zorgen voor correcte en tijdige betaling van salarissen, sociale zekerheidsbijdragen en inkomstenbelasting in overeenstemming met Spaanse regelgeving.
• Benefits administratie: Het bieden en beheren van verplichte voordelen zoals gezondheidszorg, pensioenbijdragen en verlofregelingen.
• Naleving van arbeidswetgeving: Navigeren door complexe Spaanse arbeidswetten, inclusief contracten, werkuren, beëindigingsprocedures en ontslagvergoedingen.
• HR administratie: Beheren van onboarding, offboarding, verlofaanvragen en andere arbeidsgerelateerde documentatie.
• Visa- en werkvergunningen sponsoring: Indien van toepassing, assisteren bij de benodigde documentatie voor buitenlandse werknemers om legaal in Spanje te werken.

Voordelen van het gebruik van een EOR in Spanje

Voor bedrijven die in Spanje willen hireen zonder een lokale entiteit op te richten, biedt een EOR verschillende aantrekkelijke voordelen:

• Snelheid op de markt: Werknemers in Spanje binnen dagen of weken hireen, in plaats van de maanden die nodig zijn voor het opzetten van een juridische entiteit.
• Verlaagde kosten en administratieve lasten: Vermijden van de kosten en complexiteit die gepaard gaan met het opzetten van een entiteit, juridische registratie en voortdurende naleving.
• Gegarandeerde naleving: Minimaliseren van juridische en financiële risico’s door te zorgen voor naleving van alle Spaanse arbeidswetten en belastingregels.
• Toegang tot top talent: Het recruteren en hireen van de beste professionals in Spanje, ongeacht de fysieke aanwezigheid van uw bedrijf.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Uw personeelsbestand in Spanje gemakkelijk uitbreiden of verkleinen naarmate de zakelijke behoeften evolueren, zonder de beperkingen van een lokale entiteit.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per werknemer. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijs in Spanje uitgebreide HR-ondersteuning, benefits administratie, compliance management en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime workforce analytics. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon een eenvoudige prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en volledige wettelijke naleving in Spanje garandeert.

In Spanje moeten werkgevers voldoen aan verschillende fiscale verplichtingen, waaronder sociale zekerheidsbijdragen en loonbelastinginhoudingen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het bijdragen aan sociale zekerheid op basis van het bruto salaris van de werknemer, met belangrijke tarieven voor 2025 als volgt:

Daarnaast moeten werkgevers loonbelasting (IRPF) inhouden op de salarissen van werknemers, met progressieve tarieven afhankelijk van inkomensniveaus en regionale aanpassingen:

Werknemers kunnen aftrekposten claimen zoals persoonlijke vrijstellingen, pensioenbijdragen, huisvestingskosten en regionale incentives, die het belastbare inkomen verminderen.

Werkgevers moeten zich houden aan strikte rapportagedeadlines: sociale zekerheidsbijdragen worden maandelijks betaald, kwartaalrapportages voor loonbelastinginhoudingen (Modelo 111) zijn verschuldigd in april, juli, oktober en januari, en een jaarlijkse samenvatting (Modelo 190) moet voor 31 januari worden ingediend. Bedrijven dienen ook een jaarlijkse vennootschapsbelastingaangifte in vóór 25 juli. Voor buitenlandse entiteiten omvat aanvullende overwegingen niet-ingezeten inkomstenbelasting van 24%, speciale regimes zoals de Beckham Law, transfer pricing-regels en btw-registratievereisten. Naleving garanderen vereist vaak professioneel advies, vooral voor buitenlandse werknemers en bedrijven die in Spanje opereren.

De salarislandschap in Spanje varieert aanzienlijk per industrie, rol en locatie, waarbij grote steden zoals Madrid en Barcelona hogere vergoedingen bieden. Bijvoorbeeld, jaarlijkse salarissen voor belangrijke functies variëren van €20.000 voor klantenservicemedewerkers tot €75.000 voor datawetenschappers, met de technologie- en financiële sectoren die de hoogste lonen kennen. Werkgevers moeten rekening houden met regionale verschillen en industriestandaarden om concurrerend te blijven.

Het wettelijke minimumloon in Spanje, bekend als Salario Mínimo Interprofesional (SMI), bedroeg in 2024 €1.134 bruto per maand, betaald over 14 termijnen (€1.323 in 12). Werkgevers moeten ervoor zorgen dat lonen voldoen aan of hoger zijn dan dit minimum, waarbij collectieve overeenkomsten mogelijk hogere normen stellen. Bonussen zoals kerst- en zomertoeslagen, productiviteitsincentives en toelagen voor vervoer, maaltijden en huisvesting zijn gebruikelijke componenten van beloningspakketten.

Salaristrends voor 2025 wijzen op voortdurende groei, vooral in sectoren met hoge vraag zoals technologie, gedreven door inflatie, stijgende levensonderhoudskosten en veranderende werkregelingen. Werkgevers moeten beloningsstrategieën aanpassen om talent effectief aan te trekken en te behouden.

Het arbeidsrecht in Spanje garandeert werknemers minimaal 30 kalenderdagen (ongeveer 22 werkdagen) betaald jaarlijks verlof, waarvan de timing doorgaans wordt overeengekomen tussen werkgever en werknemer, en waarvan minstens twee maanden van tevoren schriftelijk wordt aangekondigd. Collectieve arbeidsovereenkomsten verbeteren deze rechten vaak. Werknemers profiteren ook van 14 nationale feestdagen per jaar, terwijl regionale en lokale feestdagen variëren afhankelijk van de locatie.

Ziekteverlof vereist binnen drie dagen een doktersattest, waarbij de sociale zekerheid tussen de 60-75% van het salaris uitkeert, afhankelijk van de duur. Ouderschapsverlof omvat 16 weken betaald moederschaps- en vaderschapsverlof, beide met 100% salaris, met flexibiliteit voor extra tijd binnen het eerste jaar. Andere vormen van verlof omvatten rouwverlof, huwelijk, studie, sabbaticals, wettelijke verplichtingen en activiteiten van vakbonden, vaak geregeld door collectieve overeenkomsten.

De werknemersvoordelen in Spanje worden gereguleerd door wettelijke vereisten, collectieve overeenkomsten en veranderende verwachtingen. Werkgevers moeten verplichte voordelen bieden zoals sociale zekerheidsbijdragen die dekking bieden voor gezondheidszorg, werkloosheid en pensioenen; minimaal 30 dagen betaalde vakantie plus feestdagen; betaalde ziekteverlof; en 16 weken betaalde zwangerschaps- en vaderschapsverlof. Daarnaast ontvangen werknemers doorgaans twee extra salarisbetalingen per jaar—Kerst- en zomertoeslagen, elk ongeveer gelijk aan één maand salaris. Ontslagvergoeding is ook verplicht bij beëindiging, afhankelijk van de omstandigheden en diensttijd.

Naast verplichte voordelen verbeteren veel werkgevers pakketten met optionele extra’s zoals aanvullende particuliere ziektekostenverzekering, levensverzekering, bedrijfspensioenregelingen, maaltijdcheques, vervoersvergoedingen, kinderopvangondersteuning, opleidingsprogramma’s en Employee Assistance Programs (EAPs). Het Spaanse gezondheidszorgsysteem combineert universele openbare dekking met privéopties; werkgevers sponsoren vaak privéziektekostenverzekeringen om de toegang te verbeteren en wachttijden te verkorten. Pensioenvoorzieningen omvatten de staatspensioen, gebaseerd op de bijdragegeschiedenis, en bedrijfspensioenregelingen, die variëren per werkgever.

Aanbod van voordelen verschilt per bedrijfsgrootte en sector. Grote bedrijven bieden doorgaans uitgebreide pakketten, inclusief gezondheids- en pensioenregelingen, terwijl KMO’s zich kunnen richten op kernverplichte voordelen. Technologiebedrijven bieden vaak aandelenopties en flexibel werken, terwijl productiebedrijven voordelen kunnen afstemmen op beroepsgezondheidsrisico’s. Dit landschap benadrukt het belang voor werkgevers om concurrerende, conforme voordelenpakketten te ontwerpen die aansluiten bij industrienormen en regionale praktijken.

Arbeidsovereenkomsten in Spanje zijn wettelijk bindende contracten die worden gereguleerd door de Arbeidswet, waarin de minimale werknemersrechten en werkgeversverplichtingen worden vastgesteld. Werkgevers moeten voldoen aan specifieke wettelijke vereisten, waaronder verplichte clausules, proeftijd, vertrouwelijkheid, niet-concurrentiebedingen en regelgeving over contractwijzigingen en beëindigingen om boetes en juridische geschillen te voorkomen.

De Spaanse arbeidswet erkent voornamelijk twee contracttypes: onbepaalde tijd en bepaalde tijd. Onbepaalde contracten zijn open-ended, bieden volledige werknemersrechten en ontslagvergoeding bij beëindiging zonder geldige reden. Bepaalde tijd contracten zijn voor specifieke duur of projecten, met strengere regelgeving en beperkingen op vernieuwing. Werkgevers moeten deze categorieën en hun juridische implicaties begrijpen om naleving te waarborgen en het juiste personeelsbeheer te garanderen.

Thuiswerken in Spanje is aanzienlijk uitgebreid, gedreven door technologische vooruitgang en een focus op werk-privébalans. Het juridische kader, met name Wet 10/2021, definieert thuiswerken als regulier werk buiten de locatie van de werkgever met gebruikmaking van technologie, waarbij werkgevers verantwoordelijk zijn voor het leveren van apparatuur, het waarborgen van veiligheid en het dekken van gerelateerde kosten. Werknemers hebben het recht om thuiswerken aan te vragen, wat werkgevers te goeder trouw moeten overwegen, en een schriftelijke overeenkomst waarin de voorwaarden zijn vastgelegd, is doorgaans vereist.

Flexibele regelingen zoals flextijd, ingekorte werkweken, job sharing, telewerken en deeltijdwerk worden steeds vaker toegepast om de werk-privébalans te verbeteren. Bedrijven moeten ook voldoen aan de GDPR voor gegevensbeveiliging, door middel van veilige toegang, gegevensverwerkingsovereenkomsten en training van werknemers. Duidelijke beleidslijnen over de levering van apparatuur en vergoeding van kosten zijn essentieel, waarbij werkgevers vaak de benodigde tools of vergoedingen verstrekken. Een sterke technologische infrastructuur — inclusief breedbandinternet, samenwerkingshulpmiddelen, cloudoplossingen en IT-ondersteuning — is essentieel voor effectief thuiswerken.

In Spanje is het ontslag van werknemers sterk gereguleerd, met strikte procedurele en inhoudelijke vereisten die de bescherming van werknemers bevorderen. Werkgevers moeten zich houden aan specifieke opzegtermijnen op basis van het type contract en de reden voor ontslag, waarbij sommige gevallen geen opzegtermijn vereisen (bijvoorbeeld ontslagen om disciplinaire redenen), terwijl objectieve ontslagen een opzegtermijn van 15 dagen vereisen. Werkgevers kunnen er ook voor kiezen om in plaats van opzegging te betalen, wat salaris en voordelen voor de opzeggingstermijn omvat.

Ontslagvergoeding varieert afhankelijk van de reden van ontslag: objectieve ontslagen geven werknemers recht op 20 dagen salaris per jaar (met een maximum van 12 maanden), terwijl onrechtmatige ontslagen 33 dagen salaris per jaar vereisen (met een maximum van 24 maanden). Geen ontslagvergoeding is verschuldigd voor gerechtvaardigde disciplinaire ontslagen of ontslagen vanwege werknemerstoerekeningsvatbaarheid of overlijden. Correcte documentatie, naleving van procedurele stappen en geldige gronden zijn essentieel; niet naleven kan leiden tot claims van onrechtmatig ontslag, met remedies zoals herplaatsing of ontslagvergoeding.

Werkgevers moeten gedetailleerde schriftelijke kennisgevingen verstrekken, documentatie bijhouden en specifieke procedures volgen voor elk type ontslag. Werknemers hebben 20 werkdagen de tijd om ontslagen aan te vechten bij de rechtbank, met mogelijke remedies zoals herplaatsing of ontslagvergoeding, afhankelijk van de situatie. Veelvoorkomende valkuilen zijn onvoldoende opzeggingstermijn, vage redenen, procedurefouten, discriminatie of vergelding, wat kan leiden tot nietigverklaring of onrechtmatig ontslag en aanzienlijke boetes.

Het freelance landschap van Spanje, lokaal bekend als "autónomos," biedt flexibiliteit voor bedrijven om toegang te krijgen tot gespecialiseerde vaardigheden zonder de traditionele arbeidscomplexiteiten. Echter, moeten bedrijven het juridische kader begrijpen om risico's op misclassificatie te voorkomen. Het onderscheid tussen werknemers en zelfstandige contractors is cruciaal, gebaseerd op factoren zoals afhankelijkheid, ondergeschiktheid, vervreemding van resultaten en het verstrekken van middelen. Misclassificatie kan leiden tot boetes, inclusief achterstallige betaling van sociale zekerheidsbijdragen en belastingen.

Het inzetten van zelfstandige contractors vereist een formele overeenkomst waarin de scope van het werk, betalingsvoorwaarden, autonomie en IP-rechten worden beschreven. Contractors behouden doorgaans de IP-rechten tenzij deze expliciet aan het bedrijf worden overgedragen. Belastingverplichtingen voor autónomos omvatten inkomstenbelasting (IRPF), btw (IVA) en sociale zekerheidsbijdragen, met specifieke indieningsvereisten. Veelgebruikte sectoren voor freelancers zijn technologie, creatieve industrieën, advies, professionele diensten, onderwijs en gezondheidszorg, waar projectgebaseerd werk en gespecialiseerde vaardigheden in trek zijn.

Niet-EU/EEA-burgers hebben zowel een visum als een werkvergunning nodig om legaal in Spanje te werken. Het proces omvat het verkrijgen van een job offer, werkgever aanvraag voor de vergunning, werknemer visumaanvraag, en registratie bij aankomst, inclusief social security en TIE-registratie binnen één maand. Typische verwerkingstijden variëren van 2 tot 6 maanden, met kosten die afhankelijk zijn van het type vergunning en juridische en vertaalkosten.

Belangrijke visumopties zijn onder andere Highly Qualified Professional, Skilled Worker, Intra-Company Transfer, Self-Employed, en Non-Lucrative visa. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat alle buitenlandse werknemers geldige vergunningen hebben, gegevens bijhouden en arbeidsveranderingen rapporteren. Werknemers moeten zich houden aan de visumvoorwaarden, zich registreren bij social security en vergunningen tijdig verlengen. Na vijf jaar legaal verblijf kunnen personen een aanvraag indienen voor permanente verblijfsvergunning, die onbeperkte werk- en verblijfsrechten verleent.

Werkgevers en werknemers moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder geldigheid van vergunningen, registratie bij social security en tijdige verlenging om boetes te voorkomen. Permanente verblijfsvergunning is mogelijk na vijf jaar onafgebroken legaal verblijf, mits aan criteria zoals financiële stabiliteit en sociale integratie wordt voldaan.