Employer of Record in Italië

Een Employer of Record, of EOR, is een bedrijf dat wettelijk werknemers aanneemt namens jou in Italië. Dit betekent dat je daar een team kunt opbouwen zonder je eigen lokale entiteit op te zetten. De EOR verzorgt alle HR-taken zoals salarisadministratie, belastingen, voordelen en naleving van de Italiaanse arbeidswetgeving. Jij beheert het dagelijkse werk van je werknemers, terwijl de EOR zich bezighoudt met de administratieve kant. Voor EOR-diensten in Italië en daarbuiten, overweeg aanbieders zoals Rivermate.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Italië

Het gebruik van een EOR vereenvoudigt het aannemen in Italië. Hier is een overzicht van het proces:

1. Vind je kandidaat. Je selecteert de beste persoon voor de baan.
2. Geef werknemersgegevens door. Je verstrekt de informatie van de kandidaat aan de EOR.
3. Bekijk de kosten. De EOR geeft je een duidelijk overzicht van alle arbeidskosten, zonder verrassingen.
4. Onderteken de overeenkomst. De EOR stelt een conforme arbeidsovereenkomst op. Jij beoordeelt en keurt deze goed.
5. Onboard je werknemer. De EOR regelt het lokale onboardingproces, zodat alle papierwerk correct is.
6. Beheer de salarisadministratie. Je nieuwe werknemer wordt toegevoegd aan de salarisadministratie van de EOR. De EOR verzorgt salarisbetalingen, belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor hiring in Italië

Het gebruik van een EOR om te werven in Italië biedt verschillende voordelen. Het stelt je in staat om snel en efficiënt de Italiaanse markt te betreden en talent aan te nemen. Je vermijdt het complexe en kostbare proces van het opzetten van een juridische entiteit in het land.

• Snellere onboarding. Je kunt nieuwe werknemers veel sneller aannemen en onboarden dan wanneer je je eigen bedrijf zou oprichten.
• Naleving geregeld. De EOR zorgt ervoor dat je voldoet aan alle Italiaanse arbeidswetten en regelgeving, die complex kunnen zijn.
• Kostenbesparing. Je bespaart op de juridische en administratieve kosten die gepaard gaan met het oprichten van een dochteronderneming.
• Focus op je bedrijf. Met HR en salarisadministratie geregeld door de EOR, kun je je concentreren op je kernactiviteiten.
• Toegang tot expertise. EORs beschikken over lokale kennis en ervaring, waardoor je de Italiaanse arbeidsmarkt beter kunt navigeren.

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Italië uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Italië wordt gewaarborgd.

Het aannemen in Italië betekent navigeren door een landschap dat wordt gevormd door sterke werknemersbeschermingen en collectieve arbeidsovereenkomsten. De arbeidsmarkt is dynamisch, met kansen in sectoren zoals toerisme, mode en technologie. Hoewel relaties en netwerken waardevol zijn, is het wervingsproces zelf eenvoudig. Je zult een goed opgeleide beroepsbevolking vinden, maar wees voorbereid op een systeem dat prioriteit geeft aan de veiligheid van de werknemer.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Je moet in Italië een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. Hoewel mondelinge afspraken in sommige gevallen kunnen bestaan, is een schriftelijke overeenkomst de standaard en veiligste aanpak om duidelijkheid en naleving te garanderen. Deze contracten worden sterk beïnvloed door Nationale Collectieve Arbeidsovereenkomsten (CCNLs), die normen stellen voor verschillende industrieën.

Je arbeidsovereenkomsten moeten deze kernclausules bevatten:

• Functietitel en omschrijving: Definieer duidelijk de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Vergoeding: Vermeld het brutoloon en eventuele andere voordelen.
• Werkuren: Specificeer het wekelijkse werkrooster.
• Duur van het contract: Geef aan of het contract voor bepaalde tijd of onbepaalde tijd is.
• Proeftijd: Indien van toepassing, moet de duur van de proefperiode schriftelijk worden vastgelegd.
• Opzegtermijn: Schets de vereiste opzegtermijn voor beëindiging.

Er zijn twee hoofdtypen arbeidsovereenkomsten in Italië:

Proeftijd

Je kunt een proeftijd, bekend als "patto di prova," opnemen in een arbeidsovereenkomst om een nieuwe werknemer te evalueren. Dit moet schriftelijk worden overeengekomen. Zonder schriftelijke clausule wordt de werknemer vanaf dag één als vast aangemerkt.

De maximale duur van een proeftijd wordt bepaald door de relevante CCNL en de rol van de werknemer. Over het algemeen zijn de limieten:

• 6 maanden voor leidinggevenden en hooggeplaatste werknemers.
• 3 maanden voor andere werknemers.

Tijdens de proeftijd kunnen jij of de werknemer de overeenkomst zonder opzegging beëindigen.

Werkuren & overwerk

De standaard werkweek in Italië is 40 uur. Het wettelijke maximum, inclusief overwerk, is 48 uur per week, gemiddeld over een periode van vier maanden.

Alles boven de standaard 40 uur wordt beschouwd als overwerk. De maximale hoeveelheid overwerk is doorgaans 250 uur per jaar, tenzij een ander limiet is vastgesteld door een CCNL. Overwerkvergoedingen worden ook bepaald door de toepasselijke CCNL, maar moeten ten minste 10% boven het standaardtarief liggen.

Nationale & regionale feestdagen

Italië kent 12 nationale feestdagen. Daarnaast vieren elke stad en regio hun eigen lokale feestdag, meestal ter ere van een patroonheilige. Dit brengt het totale aantal feestdagen op 13 voor de meeste werknemers.

Hier zijn de nationale feestdagen:

• 1 januari: Nieuwjaarsdag
• 6 januari: Driekoningen
• Eerste Paandag na Pasen
• Eerste Paasdag
• 25 april: Bevrijdingsdag
• 1 mei: Dag van de Arbeid
• 2 juni: Republiekdag
• 15 augustus: Opname van Maria (Ferragosto)
• 1 november: Allerheiligen
• 8 december: Onbevlekte Ontvangenis
• 25 december: Kerstdag
• 26 december: St. Stefanusdag

Werknemers hebben recht op een betaalde vrije dag voor deze feestdagen. Als een werknemer op een feestdag werkt, moet hij een hoger loon ontvangen.

Contractors aannemen in Italië

Het gebruik van zelfstandige contractors in Italië kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden te verkrijgen. Echter, je moet voorzichtig zijn om werknemers correct te classificeren. Italiaanse autoriteiten kijken nauwkeurig naar de werkelijke arbeidsrelatie, niet alleen naar het contract.

Een zelfstandige contractor:

• Controleert zijn eigen werkschema en methoden.
• Neemt zakelijke risico's.
• Werkt op projectbasis.

Het verkeerd classificeren van een werknemer als contractor kan leiden tot ernstige gevolgen, waaronder achterstallige betalingen voor sociale zekerheidsbijdragen, boetes en andere sancties. Een Employer of Record (EOR) kan je helpen dit risico te beperken. Een EOR zorgt ervoor dat je werknemers correct worden geclassificeerd volgens de Italiaanse wet, en regelt alle noodzakelijke juridische en HR-verantwoordelijkheden. Dit stelt je in staat je te richten op je bedrijfsdoelen zonder je zorgen te maken over nalevingskwesties.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Italië kan complex zijn. Het systeem kent veel regels en voorschriften die u moet volgen. Deze komen uit het Italiaanse Burgerlijk Wetboek en de Collectieve Arbeidsovereenkomsten. Om uw team correct en op tijd te betalen, moet u deze lokale wetten begrijpen. Deze gids breekt de belangrijkste onderdelen van Italiaanse loonadministratie af om u te helpen compliant te blijven.

Looncycli & loonstructuur

In Italië betaalt u doorgaans maandelijks salarissen. Een uniek kenmerk van de Italiaanse loonadministratie is het "13e maand" salaris, dat een extra betaling is die meestal in december wordt gedaan. Sommige collectieve arbeidsovereenkomsten vereisen ook een "14e maand" salaris, betaald in juni.

Een Italiaanse loonstrook is zeer gedetailleerd. Deze moet het brutoloon, alle inhoudingen en het uiteindelijke nettoloon tonen. U moet nauwkeurige gegevens bijhouden van eventuele wijzigingen in salaris, nieuwe aanstellingen, vertrekkenden, bonussen en voordelen.

Overwerk & minimumlonen

Italië heeft geen nationaal minimumloon vastgesteld door de overheid. In plaats daarvan worden de minimumbetalingspercentages bepaald door de National Collective Labor Agreements (NCLAs) voor specifieke sectoren. Deze overeenkomsten bepalen de basisbetaling voor werknemers in verschillende industrieën.

Werkgeversbelasting en bijdragen

Als werkgever in Italië bent u verantwoordelijk voor het betalen van verschillende sociale zekerheidsbijdragen. Deze dekken pensioenen, werkloosheid, gezondheidszorg en andere voordelen voor uw werknemers. De totale bijdrage voor een werkgever bedraagt ongeveer 30% van het brutoloon van de werknemer.

Hier is een algemene verdeling van uw bijdragen:

Werknemersbelasting en inhoudingen

Werknemers in Italië dragen ook bij aan de sociale zekerheid en betalen inkomstenbelasting. Het aandeel van de werknemer in de sociale zekerheid is ongeveer 10% van hun brutoloon. Inkomstenbelasting is progressief, wat betekent dat het tarief toeneemt met het inkomen.

Hier zijn de nationale inkomstenbelastingtarieven:

In Italië zijn werknemersvoordelen en verlof royaal en diep geworteld in het sociale weefsel van het land. Het systeem is ontworpen om werknemers te beschermen, een gezonde werk-privébalans te waarborgen en sterke sociale zekerheidssteun te bieden. Voor bedrijven betekent dit dat ze navigeren door een systeem waarin voordelen een mix zijn van overheidsvoorschriften en collectieve arbeidsovereenkomsten, die per sector verschillen. Het begrijpen van deze verplichtingen is essentieel voor het aannemen en behouden van talent in Italië.

Wettelijk Verlof

Italiaans recht biedt werknemers verschillende soorten betaald verlof. Dit zijn de minimale vereisten, en collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO's) bieden vaak gunstigere voorwaarden.

• Jaarlijks Verlof: Je moet minimaal vier weken betaald jaarlijks verlof bieden. Werknemers moeten ten minste twee van deze weken achtereenvolgend opnemen binnen het jaar waarin ze worden verdiend. De resterende twee weken kunnen binnen 18 maanden worden opgenomen. Je kunt werknemers niet betalen in plaats van dat ze hun minimale vakantietijd opnemen.

• Ziekteverlof: Werknemers hebben recht op betaald ziekteverlof. Als werkgever betaal je voor de eerste drie dagen. Daarna draagt het Nationaal Instituut voor Sociale Zekerheid (INPS) bij aan het salaris van de werknemer voor maximaal 180 dagen. Het exacte bedrag en de duur hangen af van de relevante CAO.

• Zwangerschaps- en Vaderschapsverlof: Zwangere werknemers krijgen vijf maanden betaald zwangerschapsverlof. Dit wordt meestal twee maanden voor de bevalling en drie maanden erna opgenomen. INPS dekt 80% van hun salaris tijdens deze periode. Vaders krijgen tien dagen betaald vaderschapsverlof.

Feestdagen & Regionale Feestdagen

Italië kent 12 nationale feestdagen. Daarnaast viert elke grote stad of regio de feestdag van haar patroonheilige.

Typische Aanvullende Voordelen

Om top talent aan te trekken en te behouden, moet je waarschijnlijk meer bieden dan het wettelijke minimum. Hier is een overzicht van zowel verplichte als gebruikelijke aanvullende voordelen.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het navigeren door Italië's complexe systeem van arbeidswetten en collectieve arbeidsovereenkomsten kan een uitdaging zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit voor jou.

Een EOR fungeert als de juridische werkgever voor je Italiaanse teamleden. Dit betekent dat zij alle administratieve taken met betrekking tot voordelen en naleving afhandelen.

Hier is hoe een EOR kan helpen:

• Zorg voor Naleving: Een EOR begrijpt de nuances van de Italiaanse arbeidswet en de specifieke vereisten van verschillende CAO's. Ze zorgen ervoor dat je voordelenpakket aan alle wettelijke verplichtingen voldoet vanaf dag één.
• Beheer van Voordelen: De EOR beheert alles van het inschrijven van werknemers bij sociale zekerheid en pensioenfondsen tot het beheren van betaald verlof.
• Bied Concurrerende Pakketten: Een EOR kan je adviseren over welke aanvullende voordelen gangbaar zijn in jouw sector. Dit helpt je een concurrerend aanbod te creëren om de beste kandidaten aan te trekken.
• Vereenvoudig Loonadministratie: Alle wettelijke en aanvullende voordelen worden via de loonadministratie van de EOR beheerd. Dit betekent dat je één eenvoudige betaling doet, en de EOR regelt de rest.

Door gebruik te maken van een EOR, kun je je Italiaanse werknemers een uitgebreid en compliant voordelenpakket bieden zonder dat je zelf een expert in de lokale arbeidswetgeving hoeft te worden.

Wanneer u afscheid neemt van een werknemer in Italië, moet u een gestructureerd proces volgen. De Italiaanse wet beschermt werknemers, dus u kunt iemand niet zomaar ontslaan "at will". U moet een geldige reden hebben en specifieke procedures strikt naleven. Denk eraan minder als een snelle afscheid en meer als een formeel, gedocumenteerd proces.

U moet de opzeggingsbrief schriftelijk verstrekken, waarin duidelijk de redenen voor het ontslag worden vermeld. Vage verklaringen werken niet. De gronden voor ontslag vallen over het algemeen in een paar categorieën: ernstig wangedrag, een significante contractbreuk, of economische redenen zoals herstructurering. Het hele proces is ontworpen om eerlijk en transparant te zijn, zodat werknemers begrijpen waarom hun contract eindigt.

Opzeggingsperiodes

Wanneer u een werknemer ontslaat, moet u een opzeggingsperiode geven. Dit is de tijd tussen het informeren van een werknemer over hun ontslag en hun laatste werkdag. De lengte van deze periode is niet voor iedereen hetzelfde. Het hangt af van de rol van de werknemer, hun diensttijd en de specifieke Nationale Collectieve Arbeidsovereenkomst (CCNL) die van toepassing is op uw sector.

Hier is een algemeen idee van wat u kunt verwachten voor opzeggingsperiodes:

In plaats van de werknemer tijdens deze periode te laten werken, kunt u ervoor kiezen om hen een bedrag te betalen dat gelijk is aan het salaris dat ze zouden hebben verdiend. Deze betaling moet alle onderdelen van hun reguliere vergoeding omvatten.

Ontslagvergoeding

In Italië hebben alle werknemers recht op een ontslagvergoeding wanneer hun dienstverband eindigt, ongeacht de reden van ontslag. Dit is een kernkenmerk van de Italiaanse arbeidswet. Deze betaling wordt "Trattamento di Fine Rapporto" (TFR) genoemd.

De TFR is een vorm van uitgestelde vergoeding die de werknemer opbouwt gedurende hun tijd bij uw bedrijf. Elk jaar wordt een deel van het salaris van de werknemer gereserveerd voor hun TFR-fonds. U, als werkgever, bent verantwoordelijk voor het beheer van dit fonds en het uitbetalen wanneer de werknemer vertrekt.

De berekening is gebaseerd op het jaarsalaris van de werknemer. Zo werkt het:

• Elk jaar reserveert u ongeveer 7% van het bruto salaris van de werknemer.
• Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd om rekening te houden met inflatie.

Wanneer het arbeidscontract eindigt, moet u de totale opgebouwde TFR aan de werknemer uitbetalen.

Hoe Rivermate Omgaat met Wettelijk Conform Ontslag

Navigeren door de Italiaanse ontslagwetten kan complex zijn. De regels zijn streng, en een misstap kan leiden tot juridische uitdagingen. Daar komen wij in beeld.

Bij Rivermate beheren wij het volledige offboardingproces voor u. We zorgen ervoor dat elk ontslag volledig conform de Italiaanse wet en de relevante CCNL wordt afgehandeld.

Dit is wat wij doen:

• Zorgen voor Correcte Procedure: We volgen de exacte wettelijke stappen voor ontslag, van het opstellen van de schriftelijke kennisgeving tot het correct afleveren ervan.
• Berekenen Opzeggings- en Eindbetaling: We bepalen de juiste opzeggingsperiode en berekenen de eindbetaling, inclusief eventuele betaling in plaats van opzegging.
• Beheren van Ontslagvergoeding: We verzorgen de TFR-berekeningen en zorgen dat het juiste bedrag wordt uitbetaald aan de vertrekkende werknemer.
• Afhandelen van Documentatie: We bereiden alle benodigde ontslagdocumenten voor, zodat er een duidelijke administratie is voor zowel u als de werknemer.

Wij nemen het giswerk uit het offboardingproces. U kunt erop vertrouwen dat elke exit professioneel en volgens de regels wordt afgehandeld.

Navigeren door Italiaanse visa- en werkvergunningvereisten kan ingewikkeld aanvoelen. Het juiste pad voor jou hangt af van je nationaliteit en hoe lang je van plan bent te blijven. Als je een burger bent van de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte of Zwitserland, kun je in Italië werken zonder een visa of werkvergunning. Alle andere niet-EU-burgers moeten de juiste documenten verkrijgen voordat ze legaal in het land kunnen werken.

Arbeidsvisa & sponsoringsrealiteit

Voor niet-EU-burgers begint het proces over het algemeen met je werkgever die een werkvergunning, genaamd nulla osta, voor je regelt. Zodra dit is goedgekeurd, kun je een langverblijfvisum aanvragen, ook wel bekend als een National of D-Visa, bij het Italiaanse consulaat in je thuisland. Dit visum stelt je in staat om Italië binnen te komen, maar je moet binnen acht dagen na aankomst een verblijfsvergunning (permesso di soggiorno) aanvragen om er legaal te kunnen wonen en werken.

Italië gebruikt een quotumsysteem, bekend als de decreto flussi, dat het aantal uitgegeven werkvergunningen elk jaar beperkt. Sommige categorieën van hooggekwalificeerde werknemers kunnen echter vrijgesteld zijn van deze quota.

Een Employer of Record (EOR) kan een waardevolle partner zijn in dit proces. Een EOR kan wettelijk werknemers in Italië voor jou in dienst nemen, HR, salarisadministratie en juridische naleving beheren. Dit betekent dat je talent in Italië kunt aannemen zonder dat je een lokale rechtspersoon hoeft op te zetten. Hoewel een EOR zowel lokale als buitenlandse werknemers kan aannemen, kan hun vermogen om visa te sponsoren voor niet-EU werknemers soms beperkt zijn door de visa-quota.

Hier is een overzicht van wat een EOR doorgaans wel en niet kan doen voor visa-sponsoring:

Zakelijke reis naleving

Voor korte zakelijke reizen naar Italië heb je mogelijk geen visum nodig. Amerikaanse burgers kunnen bijvoorbeeld tot 90 dagen Italië binnenkomen voor zakelijke doeleinden zonder visum. Je hebt echter wel een geldig paspoort nodig.

Als je wel een zakelijk visum nodig hebt, zal dit meestal een kortverblijf Schengenvisum zijn, geldig voor maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen. Om een zakelijk visum aan te vragen, heb je doorgaans het volgende nodig:

• Een ingevuld visumaanvraagformulier.
• Een geldig paspoort met ten minste twee lege pagina’s.
• Een recente pasfoto.
• Een uitnodigingsbrief van het Italiaanse bedrijf dat je bezoekt.
• Bewijs van voldoende financiële middelen voor je reis.
• Bewijs van accommodatie voor je hele verblijf.
• Bewijs van medische dekking in het buitenland.
• Een kopie van je retourvluchtreserveringen.