Employer of Record in Nederland

Een Employer of Record (EOR) in Nederland is een derde partij organisatie die wettelijk werknemers in dienst neemt namens jou. Dit betekent dat je een team in Nederland kunt opbouwen zonder een lokale juridische entiteit op te zetten. De EOR regelt alle juridische en administratieve taken van tewerkstelling, zoals loonadministratie, belastingen, voordelen en contracten, zodat je voldoet aan de Nederlandse arbeidswetgeving. Jij behoudt controle over het dagelijkse werk en de verantwoordelijkheden van je werknemers. Voor bedrijven die willen uitbreiden naar Nederland, kan een EOR zoals Rivermate het proces vereenvoudigen.

Hoe werkt een Employer of Record (EOR) in Nederland

Het gebruik van een EOR om te werven in Nederland volgt een eenvoudig proces. Hier zijn de typische stappen:

1. Je vindt het talent: Jij bent verantwoordelijk voor het vinden en werven van je ideale kandidaat in Nederland.
2. De EOR neemt je kandidaat in dienst: Zodra je iemand hebt gekozen, neemt de EOR deze wettelijk in dienst via haar lokale Nederlandse entiteit. Zij bieden een conforme arbeidsovereenkomst die voldoet aan alle Nederlandse arbeidsregels.
3. Onboarding: De EOR regelt het onboardingproces en zorgt dat alle benodigde documenten correct worden ingevuld.
4. Loonadministratie en voordelen: De EOR verwerkt de loonadministratie, houdt de juiste belastingen en sociale zekerheidsbijdragen in, en beheert de wettelijke voordelen.
5. Voortdurende naleving: De EOR blijft op de hoogte van eventuele wijzigingen in de Nederlandse arbeidswetgeving om voortdurende naleving te garanderen en alle HR- en juridische verantwoordelijkheden te beheren.
6. Jij beheert je team: Jij beheert de dagelijkse taken, projecten en prestaties van je werknemers, net zoals je dat zou doen met elk ander teamlid.

Voordelen van het gebruik van een EOR voor werving in Nederland

Het gebruik van een EOR om te werven in Nederland biedt verschillende voordelen, vooral voor bedrijven die internationaal willen uitbreiden. Het stelt je in staat om snel en efficiënt toegang te krijgen tot de Nederlandse markt en haar getalenteerde arbeidskrachten, zonder de aanzienlijke investering en tijd die nodig is om een lokale dochteronderneming op te zetten.

• Snellere markttoegang: Je kunt werknemers aannemen en operaties starten in Nederland binnen enkele dagen of weken, in plaats van de maanden die het kan duren om een juridische entiteit op te zetten.
• Verlaagde kosten: Vermijd de hoge kosten die gepaard gaan met juridische kosten, registratie en het opzetten van een lokaal kantoor.
• Gegarandeerde naleving: EORs zijn experts in de Nederlandse arbeidswet. Ze zorgen ervoor dat je arbeidspraktijken, contracten en loonadministratie volledig voldoen aan de lokale regelgeving, waardoor je juridische risico’s worden geminimaliseerd.
• Vereenvoudigde administratie: De EOR regelt alle complexe administratieve taken van tewerkstelling, inclusief loonadministratie, belastingaangiften en voordelenbeheer, zodat jij je kunt richten op je kernactiviteiten.
• Toegang tot expertise: Je krijgt toegang tot lokale HR- en juridische experts die de nuances van het Nederlandse arbeidslandschap begrijpen, inclusief collectieve arbeidsovereenkomsten (CAO’s).

Het transparante prijsmodel van Rivermate elimineert complexiteit met een enkel, concurrerend maandelijks tarief per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders omvat onze prijsstelling in Nederland uitgebreide HR-ondersteuning, arbeidsvoorwaardenbeheer, naleving van regelgeving en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten — gewoon een duidelijke prijsstelling die meegroeit met uw bedrijfsbehoeften terwijl volledige wettelijke naleving in Nederland wordt gewaarborgd.

Werven in Nederland is een aantrekkelijke optie voor veel bedrijven, dankzij de hoogopgeleide, meertalige beroepsbevolking en de bloeiende economie. De Nederlandse arbeidsmarkt is rijk aan professionals in sectoren zoals IT, engineering en financiën. Om succesvol te werven in Nederland, moet u de lokale arbeidswetten en culturele normen begrijpen. Nederlanders hechten waarde aan directe communicatie, punctualiteit en een gezonde werk-privébalans.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer u een werknemer in Nederland aanneemt, moet u een schriftelijke arbeidsovereenkomst verstrekken. Dit zorgt voor duidelijkheid voor zowel u als uw werknemer. De Nederlandse wet vereist dat bepaalde essentiële informatie in de overeenkomst wordt opgenomen.

Types arbeidsovereenkomsten:

• Onbepaalde tijd contract: Dit is een vast contract zonder einddatum. Het biedt de meeste baanzekerheid.
• Bepaalde tijd contract: Dit contract heeft een specifieke einddatum. Een contract voor bepaalde tijd kan automatisch overgaan in een contract voor onbepaalde tijd na drie opeenvolgende contracten of als de arbeidsrelatie langer dan 36 maanden duurt.

Must-have clausules:

Uw arbeidsovereenkomsten moeten de volgende details bevatten:

• Partijen's gegevens: Naam en adres van uw bedrijf, en naam en adres van de werknemer.
• Functieomschrijving: Een duidelijke omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Startdatum: De datum waarop de arbeid begint.
• Arbeidsduur: Het aantal uren dat de werknemer per week wordt verwacht te werken.
• Salaris: Het brutoloon en wanneer het wordt uitbetaald.
• Vakantiedagen: Werknemers hebben recht op minimaal vier keer hun wekelijkse arbeidsduur aan betaalde vakantie per jaar.

Proeftijd

U kunt een proeftijd opnemen in een arbeidsovereenkomst om de geschiktheid van een nieuwe werknemer voor de functie te beoordelen. Tijdens deze periode kunnen zowel u als de werknemer de overeenkomst zonder opzegtermijn beëindigen.

Hier zijn de regels voor proeftijden in Nederland:

Een proeftijd is alleen geldig als deze schriftelijk is overeengekomen door zowel u als de werknemer.

Arbeidsduur & overwerk

De Arbeidstijdenwet in Nederland stelt grenzen aan hoeveel uren uw werknemers mogen werken. Dit is bedoeld om hun gezondheid en welzijn te beschermen.

• Maximale arbeidsduur: Een werknemer mag maximaal 12 uur per dag en 60 uur per week werken.
• Lange termijn gemiddelde: Over een periode van 16 weken mag een werknemer niet meer dan gemiddeld 48 uur per week werken.
• Overwerk: De Nederlandse wet kent geen specifieke regels voor overwerkvergoeding. Alle regelingen voor overwerkcompensatie moeten worden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of een collectieve arbeidsovereenkomst.

Nationale & regionale feestdagen

Nederland kent een aantal officiële feestdagen. Er is echter geen wet die bepaalt dat werknemers op deze dagen vrij moeten zijn. Of een werknemer vrij krijgt, wordt bepaald door de arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst.

Feestdagen in 2025:

• Nieuwjaarsdag: 1 januari
• Goede Vrijdag: 18 april
• Eerste en Tweede Paasdag: 20 & 21 april
• Koningsdag: 26 april
• Bevrijdingsdag: 5 mei
• Hemelvaartsdag: 29 mei
• Pinksterzondag & maandag: 8 & 9 juni
• Kerstmis & Tweede Kerstdag: 25 & 26 december

Werven van contractors in Nederland

Het inhuren van zelfstandige contractors, of ZZP'ers, in Nederland kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden binnen te halen. Echter, u moet voorzichtig zijn met het misclassificeren van werknemers. Nederlandse autoriteiten zijn streng in het waarborgen dat contractors echt zelfstandigen zijn en geen "geïntegreerde werknemers."

Misclassificatie kan leiden tot aanzienlijke financiële boetes, inclusief achterstallige belasting- en socialezekerheidsbijdragen. Het belangrijkste onderscheid tussen een werknemer en een zelfstandige contractor ligt in het niveau van autoriteit en toezicht. Een contractor moet autonomie hebben over zijn werk en de wijze waarop hij het uitvoert.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen de risico's van misclassificatie te vermijden. Een EOR neemt de wettelijke arbeidsovereenkomst aan op uw naam, en draagt alle werkgeversverantwoordelijkheden. Dit zorgt voor naleving van de Nederlandse arbeidswetgeving terwijl u toch profiteert van de expertise van de contractor. Het gebruik van een EOR verwijdert de ambiguïteit over de status van de werknemer en beschermt u tegen mogelijke juridische problemen.

Navigeren door compensatie en loonadministratie in Nederland is eenvoudig wanneer je de belangrijkste componenten begrijpt. Het systeem is goed gereguleerd, wat zorgt voor eerlijkheid voor zowel jou als je werknemers. Het is gebaseerd op principes van tijdige betaling, duidelijke inhoudingen en gedeelde bijdragen aan sociale zekerheid. Deze gids legt uit wat je moet weten om loonadministratie zelfverzekerd te beheren.

Payrollcycli & loonstructuur

In Nederland is de payrollcyclus meestal maandelijks. Je betaalt je werknemers voor hun werk tussen de eerste en laatste dag van de maand, met betaling gewoonlijk verwerkt op de laatste dag.

Een uniek aspect van Nederlandse compensatie is de verplichte vakantiegeld. Je moet je werknemers een bonus van minimaal 8% van hun bruto jaarsalaris betalen. Dit wordt meestal in mei uitbetaald.

Overwerk & minimumlonen

De Nederlandse overheid stelt een minimumuurloon vast. Voor werknemers van 21 jaar en ouder is dit het standaardtarief. Jongere werknemers hebben hun eigen lagere minimumloonpercentages. Deze tarieven worden regelmatig bijgewerkt, dus het is belangrijk om op de hoogte te blijven.

Hoewel er geen universele, wettelijk verplichte overwerkvergoedingen zijn, worden eventuele overwerkafspraken doorgaans vastgelegd in het contract van de werknemer of een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO).

Werkgeversbelastingen en bijdragen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het inhouden en betalen van verschillende belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Deze worden berekend op het brutoloon van je werknemer. De belangrijkste bijdragen financieren werkloosheids-, invaliditeits- en gezondheidszorguitkeringen.

Werknemersbelastingen en inhoudingen

Werknemers dragen ook bij aan het systeem door inhoudingen op hun loon. De belangrijkste inhouding is de loonbelasting, die inkomstenbelasting en nationale verzekeringsbijdragen combineert.

Het inkomstenbelastingstelsel is progressief, wat betekent dat hogere inkomens een groter percentage betalen.

In Nederland ligt de nadruk sterk op work-life balance. Dit komt tot uiting in de aanpak van het land ten aanzien van werknemersvoordelen en verlof. Het systeem is ontworpen om u gemoedsrust te geven, met een solide basis van verplichte voordelen en de flexibiliteit voor bedrijven om meer aan te bieden. U kunt rekenen op een royale hoeveelheid betaalde vrije tijd, ondersteuning tijdens ziekte en verlof voor belangrijke levensgebeurtenissen.

Wettelijk verlof

De Nederlandse wet stelt de minimale verlofdagen vast waar u recht op hebt.

• Jaarlijks verlof: U krijgt minimaal vier keer uw wekelijkse werkuren aan betaalde vakantiedagen per jaar. Dus, als u 40 uur per week werkt, hebt u recht op 20 dagen betaald verlof.
• Vakantiegeld: U ontvangt vakantiegeld, dat minimaal 8% van uw bruto jaarsalaris bedraagt. De meeste werkgevers betalen dit uit in mei of juni.
• Ziekteverlof: Als u door ziekte niet kunt werken, hebt u recht op maximaal twee jaar ziekteverlof. Uw werkgever moet tijdens deze periode minstens 70% van uw salaris betalen.
• Zwangerschapsverlof: Verwachte moeders hebben recht op minimaal 16 weken betaald zwangerschapsverlof.
• Vaderschapsverlof: Partners krijgen één week betaald verlof na de geboorte van hun kind.
• Ouderschapsverlof: Elke ouder kan tot 26 weken ouderschapsverlof opnemen per kind. Negen van deze weken worden gedeeltelijk betaald als ze binnen het eerste levensjaar van het kind worden opgenomen.
• Noodverlof: U kunt een kort betaald verlof opnemen voor urgente, onvoorziene persoonlijke situaties.

Feestdagen & regionale feestdagen

Nederland kent een aantal feestdagen, maar een vrije dag is niet altijd wettelijk gegarandeerd. Uw recht op een betaalde vrije dag op een feestdag hangt af van uw collectieve arbeidsovereenkomst of arbeidscontract.

Hoewel sommige regionale evenementen zoals Carnaval in het zuiden breed worden gevierd, zijn ze geen officiële feestdagen.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven in Nederland bieden meer dan het wettelijke minimum om werknemers aan te trekken en te behouden.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in Nederland. Ze begrijpen de lokale wetten en de verwachtingen van werknemers. Ze kunnen u adviseren over wat een competitief voordelenpakket maakt en de administratie regelen. Dit omvat alles van salarisadministratie en vakantiegeld tot pensioenbijdragen en ziektekostenverzekering. Het gebruik van een EOR helpt u aantrekkelijke voordelen aan uw werknemers in Nederland te bieden zonder de hoofdpijn van het navigeren door het lokale systeem zelf.

Wanneer uw bedrijf in Nederland afscheid moet nemen van een werknemer, verloopt het proces gestructureerder dan u misschien gewend bent. De Nederlandse wetgeving schetst specifieke regels voor ontslag en offboarding om eerlijkheid voor zowel u als uw werknemer te waarborgen. U kunt iemand niet zomaar laten gaan. Over het algemeen heeft u een geldige reden nodig en in veel gevallen toestemming van een overheidsinstantie of rechtbank. Het proces omvat duidelijke opzegtermijnen, mogelijke ontslagvergoeding en specifieke documentatie.

Opzegtermijnen

Wanneer u besluit een arbeidsovereenkomst te beëindigen, moet u de werknemer een wettelijke opzegtermijn geven. De lengte van deze termijn hangt af van hoe lang de werknemer voor uw bedrijf heeft gewerkt. Zie het als een startbaan, die uw werknemer de tijd geeft zich voor te bereiden op de volgende stap.

De opzegtermijnen zijn eenvoudig:

• Minder dan 5 jaar dienst: 1 maand
• 5 tot 10 jaar dienst: 2 maanden
• 10 tot 15 jaar dienst: 3 maanden
• Meer dan 15 jaar dienst: 4 maanden

U moet deze opzegging schriftelijk geven, en deze begint meestal aan het begin van de volgende kalendermaand.

Ontslagvergoeding

In Nederland wordt ontslagvergoeding "transitievergoeding" genoemd. Als u het ontslag initieert, bent u over het algemeen verplicht deze te betalen aan uw vertrekkende werknemer. Deze betaling is bedoeld om hen te helpen bij de overgang naar een nieuwe baan.

Zo werkt het:

• Recht op vergoeding: Een werknemer heeft vanaf de eerste werkdag recht op een transitievergoeding. Dit geldt ongeacht of ze een vast of tijdelijk contract hebben. Het belangrijkste is dat u, de werkgever, de relatie beëindigt.
• Berekening: Het bedrag is gebaseerd op de duur van het dienstverband en het bruto maandsalaris. Voor elk jaar dienst krijgt de werknemer een derde van zijn bruto maandsalaris.
• Maximum bedrag: Er is een plafond op de transitievergoeding. Voor 2025 is dat €98.000, of een volledig jaarsalaris als dat hoger is.

Er zijn enkele uitzonderingen. Bijvoorbeeld, u hoeft doorgaans geen transitievergoeding te betalen als de werknemer wordt ontslagen wegens ernstig verwijtbaar handelen.

Hoe Rivermate Omgaat met Conform Offboarding

Het navigeren door de details van het Nederlandse arbeidsrecht kan complex zijn. Daar komen wij in beeld. Bij Rivermate regelen wij het volledige offboardingproces om ervoor te zorgen dat alles correct en respectvol gebeurt.

Zo vereenvoudigen wij conforme exits voor u:

• Duidelijk Proces: Wij beheren alle noodzakelijke stappen, van het bepalen van de juiste opzegtermijn tot het berekenen van de eindbetalingen.
• Juiste Documentatie: Wij bereiden alle benodigde documenten voor, zoals de eindafrekening en een schriftelijke ontslagbrief waarin de redenen voor ontslag duidelijk worden vermeld.
• Transitievergoedingen: Wij berekenen en verwerken de juiste transitievergoeding, zodat u aan uw wettelijke verplichtingen voldoet.
• Lokale Expertise: Ons team begrijpt de nuances van het Nederlandse arbeidsrecht, inclusief de vereiste om goedkeuring te krijgen van het UWV of de kantonrechter voor bepaalde soorten ontslagen.

Wij nemen de administratieve last uit handen zodat u zich kunt richten op uw bedrijf en uw team. Wij zorgen voor een soepel, conform en eerlijk proces voor iedereen die betrokken is.

Navigeren door de wereld van visa's en werkvergunningen in Nederland kan complex aanvoelen. Deze gids legt uit wat u moet weten, of u nu iemand voor de lange termijn wilt aannemen of slechts een korte zakenreis plant. We begeleiden u door de essentiële aspecten van arbeidsvisa's, hoe een Employer of Record (EOR) kan helpen, en de regels voor kortdurend zakelijk reizen.

Employment visas & sponsorship realities

Bij het aannemen van niet-EU/EEA burgers in Nederland, moet u over het algemeen een werkvergunning regelen. De twee hoofdtypen zijn de enkele vergunning (GVVA) voor verblijven langer dan 90 dagen en de kortdurende werkvergunning (TWV) voor verblijven tot 90 dagen. Uw rol als werkgever is hierbij cruciaal, omdat u verantwoordelijk bent voor het aanvragen van deze vergunningen namens uw werknemer.

Een Employer of Record (EOR) kan een praktische oplossing zijn, vooral als u geen juridische entiteit in Nederland hebt. Een EOR kan wettelijk werknemers aannemen en sponsoren namens u. Dit is vooral handig bij het aannemen van hooggekwalificeerde migranten.

Wees echter bewust van enkele belangrijke realiteiten:

• Herkenning Sponsoring: Om hooggekwalificeerde migranten te sponsoren, moet een werkgever (of EOR) een "erkende sponsor" zijn bij de Dutch Immigration and Naturalisation Service (IND). Deze status stroomlijnt het aanvraagproces.
• Aankomende veranderingen voor EORs: De Nederlandse overheid introduceert nieuwe regels die EOR-regelingen zullen beïnvloeden. Deze veranderingen, verwacht in 2025, omvatten:
  • Een limiet van twee jaar op EOR-gesponsorde werkvergunningen, zonder optie tot verlenging.
  • Een nieuwe vereiste dat het bedrijf waar de werknemer daadwerkelijk werkt (de "de facto werkgever") ook erkende sponsor wordt.
• Wat een EOR meestal niet kan sponsoren: Hoewel EORs een flexibele oplossing zijn, kunnen ze beperkingen hebben. Bijvoorbeeld, ze kunnen mogelijk geen stagiairs of bepaalde soorten trainees sponsoren, omdat deze vaak onder andere immigratiecategorieën vallen met specifieke vereisten die een EOR-structuur mogelijk niet kan accommoderen.

Business travel compliance

Voor kortdurende zakelijke bezoeken van maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen, is meestal een Schengenvisum vereist voor personen uit niet-Schengen landen. Dit visum maakt reizen door de hele Schengenzone mogelijk.

Hier zijn de belangrijkste punten voor zakelijk reizen:

• Doel van het bezoek: De reis moet zakelijk van aard zijn, zoals vergaderingen, onderhandelingen of het bijwonen van conferenties. U mag geen werk verrichten dat anders een werkvergunning zou vereisen.
• Vereiste documenten: Bij het aanvragen van een zakelijk visum hebt u doorgaans nodig:
  • Een geldig paspoort met ten minste twee lege pagina's.
  • Een ingevuld Schengenvisumaanvraagformulier.
  • Een uitnodigingsbrief van het Nederlandse bedrijf dat u bezoekt.
  • Bewijs van accommodatie en voldoende middelen voor uw verblijf.
• Orange Carpet Visa Facility: Als u of uw werknemers regelmatig naar Nederland reizen voor zaken, komt u mogelijk in aanmerking voor de Orange Carpet Visa Facility. Dit programma vereenvoudigt het visumaanvraagproces, vereist minder documenten en biedt langere termijn visa.