Employer of Record in Nederland

Een Employer of Record (EOR) in Nederland is een bedrijf dat wettelijk werknemers voor jou in dienst neemt. Dit betekent dat je een team in Nederland kunt opbouwen zonder een lokale entiteit op te zetten. Een EOR regelt alle lokale HR-taken, zoals loonlijst, belastingen, voordelen en naleving van de Nederlandse arbeidswetgeving. Hiermee kun jij je richten op het beheren van je team en het groeien van je bedrijf. Als je op zoek bent naar een EOR-aanbieder, kun je Rivermate bekijken.

Hoe een Employer of Record (EOR) werkt in Nederland

Het gebruik van een EOR in Nederland vereenvoudigt het aannemen en beheren van werknemers. Zo werkt het:

• Je vindt de kandidaat: Je werft en selecteert de persoon die je in Nederland wilt aannemen.
• De EOR neemt jouw kandidaat in dienst: De EOR neemt de werknemer wettelijk in dienst via een lokale, conforme arbeidsovereenkomst.
• Onboarding en HR-beheer: De EOR verzorgt alle HR-functies. Dit omvat loonadministratie, belastinginhoudingen, vergoedingenbeheer en het waarborgen van naleving van de Nederlandse arbeidswetten.
• Jij beheert je werknemer: Jij beheert de dagelijkse werkzaamheden en verantwoordelijkheden van je werknemer. De EOR regelt de juridische en administratieve kant van het werkgeverschap.

Waarom een Employer of Record in Nederland gebruiken

Het gebruik van een EOR in Nederland biedt een praktische manier om je bedrijf uit te breiden en talent aan te nemen zonder de complexiteit van het opzetten van een juridische entiteit. Het bespaart je tijd en middelen, zodat je je kunt richten op je kernactiviteiten.

Hier zijn enkele belangrijke voordelen van het gebruik van een EOR:

• Snellere markttoetreding: Je kunt sneller werknemers aannemen en operaties starten in Nederland dan wanneer je je eigen bedrijf zou moeten opzetten.
• Naleving van Nederlandse wetgeving: EORs zijn experts in Nederlandse arbeidswetten en regelgeving. Zij zorgen ervoor dat jouw arbeidspraktijken volledig compliant zijn, waardoor je juridische risico’s worden verminderd.
• Vereenvoudigde loonadministratie en belastingen: De EOR regelt alle loonverwerkingen, belastingafdrachten en sociale zekerheidsbijdragen. Dit bespaart je het navigeren door een complex buitenlands systeem.
• Aantrekkelijke vergoedingspakketten: EORs kunnen vaak concurrerende voordelen bieden voor je werknemers, wat je helpt om toptalent aan te trekken en te behouden.
• Kostenbesparing: Je vermijdt de hoge kosten die gepaard gaan met het opzetten en onderhouden van een juridische entiteit in Nederland.

Rivermate's transparante prijsmodel elimineert complexiteit met een enkele, concurrerende maandelijkse vergoeding per medewerker. In tegenstelling tot traditionele PEO-aanbieders, omvat onze prijsstelling in Nederland uitgebreide HR-ondersteuning, voordelenadministratie, nalevingbeheer, en toegang tot ons eigen dashboard voor realtime personeelsanalyse. Geen verborgen kosten, geen opstartkosten—gewoon duidelijke prijsstelling die meegroeit met de behoeften van uw bedrijf en tegelijk zorgt voor volledige wettelijke naleving in Nederland.

Werven in Nederland is een aantrekkelijke optie voor veel bedrijven, dankzij de goed opgeleide, meertalige beroepsbevolking en een bloeiende economie. De Nederlandse arbeidsmarkt is rijk aan professionals in sectoren zoals IT, engineering en financiën. Om succesvol te werven in Nederland, moet u de lokale arbeidswetgeving en culturele normen begrijpen. De Nederlanders waarderen directe communicatie, punctualiteit en een gezonde werk-privébalans.

Arbeidsovereenkomsten & must-have clausules

Wanneer u een werknemer in Nederland aanneemt, moet u een schriftelijke arbeidsovereenkomst aanbieden. Dit zorgt voor duidelijkheid voor zowel u als uw werknemer. Volgens het Nederlandse Burgerlijk Wetboek moeten bepaalde essentiële gegevens in de overeenkomst worden opgenomen.

Soorten Arbeidsovereenkomsten:

• Onbepaalde tijd contract: Dit is een permanent contract zonder einddatum. Het biedt de meeste baanzekerheid.
• Tijdelijk contract: Dit contract heeft een specifieke einddatum. Een tijdelijk contract kan automatisch overgaan in een contract voor onbepaalde tijd na drie opeenvolgende contracten of als de arbeidsrelatie langer dan 36 maanden duurt.

Must-Have Clausules:

Uw arbeidsovereenkomsten moeten de volgende gegevens bevatten:

• Partijen's gegevens: De naam en het adres van uw bedrijf, en de naam en het adres van de werknemer.
• Functieomschrijving: Een duidelijke omschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de werknemer.
• Begindatum: De datum waarop het dienstverband begint.
• Arbeidsduur: Het aantal uren dat de werknemer per week wordt verwacht te werken.
• Salaris: Het brutoloon en wanneer het zal worden uitbetaald.
• Vakantiebijslag: Werknemers hebben recht op minimaal vier keer hun wekelijkse arbeidsduur in betaalde vakantiedagen per jaar.

Proeftijd

U kunt een proeftijd opnemen in een arbeidsovereenkomst om de geschiktheid van een nieuwe werknemer voor de rol te beoordelen. Tijdens deze periode kunnen u of de werknemer de overeenkomst zonder opzegtermijn beëindigen.

Hier zijn de regels voor proeftijden in Nederland:

Een proeftijd is alleen geldig als deze schriftelijk door zowel u als de werknemer is overeengekomen.

Werkuren & overwerk

De Wet Arbeidstijden in Nederland stelt limieten aan het aantal uren dat uw werknemers mogen werken. Dit is om hun gezondheid en welzijn te beschermen.

• Maximale arbeidstijd: Een werknemer mag maximaal 12 uur per dag en 60 uur per week werken.
• Langetermijn gemiddelde: Over een periode van 16 weken mag een werknemer niet meer dan gemiddeld 48 uur per week werken.
• Overwerk: De Nederlandse wet kent geen specifieke regels voor overwerkcompensatie. Eventuele afspraken hierover zouden in de arbeidsovereenkomst of een collectieve arbeidsovereenkomst moeten worden vastgelegd.

Nationale & regionale feestdagen

Nederland kent een aantal officiële feestdagen. Er is echter geen wet die vereist dat werknemers op deze dagen vrij krijgen. Of een werknemer een vrije dag krijgt, wordt bepaald door hun arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst.

Feestdagen in 2025:

• Nieuwjaarsdag: 1 januari
• Goede Vrijdag: 18 april
• Eerste Paasdag & Tweede Paasdag: 20 & 21 april
• Koningsdag: 26 april
• Bevrijdingsdag: 5 mei
• Hemelvaartsdag: 29 mei
• Pinksterzondag & Pinkstermaandag: 8 & 9 juni
• Kerstmis & Tweede Kerstdag: 25 & 26 december

Contractor werven in Nederland

Het inhuren van zelfstandige contractors, of ZZP'ers, in Nederland kan een flexibele manier zijn om gespecialiseerde vaardigheden in te zetten. Echter, u moet voorzichtig zijn met het risico van classificatiefouten.

Nederlandse autoriteiten zijn strikt in de controle dat contractors daadwerkelijk zelfstandigen zijn en geen “verhullde werknemers” vormen.

Verkeerde classificatie kan leiden tot aanzienlijke financiële sancties, inclusief achterstallige belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Het belangrijkste verschil tussen een werknemer en een zelfstandige contractor ligt in de mate van autonomie en toezicht. Een contractor zou vrijheid moeten hebben over zijn werk en de wijze waarop hij het uitvoert.

Een Employer of Record (EOR) kan u helpen de risico’s van classificatie te vermijden. Een EOR werkt wettelijk de werknemer op uw naam, en neemt alle werkgeversverplichtingen op zich. Dit zorgt voor naleving van de Nederlandse arbeidswetgeving terwijl u toch profiteert van de expertise van de contractor. Het gebruik van een EOR vermindert de ambiguïteit over de status van de werknemer en beschermt u tegen mogelijke juridische problemen.

Navigeren in compensatie en loonadministratie in Nederland is eenvoudig wanneer je de belangrijkste componenten begrijpt. Het systeem is goed gereguleerd, wat zorgt voor eerlijkheid voor zowel jou als je medewerkers. Het is gebaseerd op principes van tijdige betaling, duidelijke inhoudingen en gedeelde bijdragen aan de sociale zekerheid. Deze gids brengt in kaart wat je moet weten om payroll zelfverzekerd te beheren.

Payrollcycli & loonstructuur

In Nederland is de payrollcyclus doorgaans maandelijks. Je betaalt je medewerkers voor hun werk tussen de eerste en laatste dag van de maand, met betaling meestal op de laatste dag.

Een uniek aspect van Nederlandse compensatie is de verplichte vakantiebijslag. Je moet je medewerkers een bonus betalen van minimaal 8% van hun brutojaarlijkse salaris. Deze wordt gewoonlijk in mei uitbetaald.

Overwerk & minimumlonen

De Nederlandse overheid stelt een minimumuurloon vast. Voor medewerkers van 21 jaar en ouder is dit het standaardtarief. Jongere werknemers hebben hun eigen lagere minimumloon-tarieven. Deze tarieven worden regelmatig aangepast, dus het is belangrijk om up-to-date te blijven.

Hoewel er geen universele, wettelijk verplichte overwerk-tarieven zijn, worden overnameovereenkomsten meestal vastgelegd in het contract van een medewerker of een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO).

Employer of Record taxes en bijdragen

Als employer of Record, EOR, ben je verantwoordelijk voor het inhouden en betalen van verschillende belastingen en socialezekerheidsbijdragen. Deze worden berekend over het bruto salaris van je medewerker. Employer of Record belastingen en bijdragen financieren programma’s zoals werkloosheidsverzekering, invaliditeitsuitkeringen en de staatspensioen onder de Wet op de Age Pensions (AOW).

Employee taxes en inhoudingen

Medewerkers dragen ook bij aan het systeem via inhoudingen op hun salaris. De belangrijkste inhouding is de loonbelasting, die inkomstenbelasting en nationale verzekeringsbijdragen combineert.

Het inkomstenbelastingstelsel is progressief, wat betekent dat hogere inkomens een groter percentage betalen.

In Nederland ligt de nadruk sterk op werk-privébalans. Dit wordt weerspiegeld in de aanpak van het land ten aanzien van arbeidsvoorwaarden en verlof. Het systeem is ontworpen om u gemoedsrust te geven, met een solide basis van verplichte voordelen en de flexibiliteit voor bedrijven om meer aan te bieden. U kunt een royaal aantal betaalde verlofdagen, ondersteuning tijdens ziekte en verlof voor belangrijke levensgebeurtenissen verwachten.

Wettelijk verlof

De Nederlandse wetgeving bepaalt het minimum verlof waar u recht op hebt.

• Jaarlijks verlof: U krijgt minstens vier keer uw wekelijkse arbeidsduur aan betaalde vakantiedagen per jaar. Dus, als u 40 uur per week werkt, hebt u recht op 20 dagen betaalverlof.
• Vakantiebijslag: U ontvangt een vakantiebijslag, die minimaal 8% van uw bruto jaarsalaris is. De meeste werkgevers betalen dit uit in mei of juni.
• Ziekteverlof: Als u door ziekte niet kunt werken, hebt u recht op maximaal twee jaar ziekteverlof. Uw werkgever moet tijdens deze tijd minimaal 70% van uw salaris betalen.
• Zwangerschapsverlof: Aanstaande moeders hebben recht op minimaal 16 weken betaalde zwangerschapsverlof.
• Partnersverlof: Partners krijgen één week betaald verlof na de geboorte van hun kind.
• Ouderschapsverlof: Elke ouder kan tot 26 weken ouderschapsverlof opnemen per kind. Negen van deze weken worden gedeeltelijk doorbetaald als ze binnen het eerste levensjaar van het kind worden opgenomen.
• Noodverlof: U kunt een korte betaalde vrijstelling opnemen voor urgente, onvoorziene persoonlijke situaties.

Feestdagen & regiofeesten

Nederland kent een aantal nationale feestdagen, maar vrijaf is niet altijd wettelijk gegarandeerd. Uw recht op een betaalde vrije dag op een feestdag hangt af van uw collectieve arbeidsovereenkomst of arbeidscontract.

Hoewel sommige regionale evenementen zoals Carnaval in het zuiden breed gevierd worden, zijn ze geen officiële feestdagen.

Typische aanvullende voordelen

Veel bedrijven in Nederland bieden meer dan het wettelijke minimum om werknemers aan te trekken en te behouden.

Hoe een EOR kan helpen bij het opzetten van voordelen

Het opzetten van een concurrerend voordelenpakket in een nieuw land kan complex zijn. Een Employer of Record (EOR) vereenvoudigt dit proces voor u.

Een EOR heeft al een juridische entiteit in Nederland. Ze begrijpen de lokale wetten en de verwachtingen van werknemers. Ze kunnen u adviseren over wat een competitief voordelenpakket maakt en verzorgen de administratie. Dit omvat alles van payroll en vakantiebijslag tot pensioenbijdragen en ziektekostenverzekering. Het gebruik van een EOR helpt u aantrekkelijke voordelen aan te bieden aan uw werknemers in Nederland zonder dat u zelf de administratie van het lokale systeem hoeft te navigeren.

Wanneer uw bedrijf in Nederland afscheid moet nemen van een werknemer, verloopt het proces meer gestructureerd dan u wellicht gewend bent. De Nederlandse wetgeving bevat specifieke regels voor ontslag en offboarding om eerlijkheid voor zowel u als uw werknemer te waarborgen. U kunt iemand niet zomaar laten gaan. Meestal hebt u een geldige reden nodig en in veel gevallen toestemming van een overheidsinstantie of rechtbank. Het proces omvat duidelijke opzegtermijnen, mogelijke vergoeding bij ontslag en specifieke documentatie.

Opzegtermijnen

Wanneer u besluit een arbeidscontract te beëindigen, moet u de werknemer een wettelijke opzegtermijn geven. De duur van deze termijn hangt af van hoe lang de werknemer voor uw bedrijf heeft gewerkt. Zie het als een startbaan, die uw werknemer de tijd geeft zich voor te bereiden op de volgende stap.

De opzegtermijnen zijn eenvoudig:

• Minder dan 5 jaar dienst: 1 maand
• 5 tot 10 jaar dienst: 2 maanden
• 10 tot 15 jaar dienst: 3 maanden
• Meer dan 15 jaar dienst: 4 maanden

U moet deze opzegging schriftelijk geven, en deze begint doorgaans aan het begin van de volgende kalendermaand.

Transitievergoeding

In Nederland wordt transitievergoeding genoemd. Als u de beëindiging initieert, bent u meestal verplicht deze vergoeding aan uw vertrekkende werknemer te betalen. Deze betaling is bedoeld om hen te helpen bij de overgang naar een nieuwe baan.

Zo werkt het:

• Recht op vergoeding: Een werknemer heeft vanaf de eerste dag recht op een transitievergoeding. Dit geldt of ze nu een contract voor onbepaalde tijd of een vaste termijn hebben. Het belangrijkste is dat u, de werkgever, de relatie beëindigt.
• Berekening: Het bedrag is gebaseerd op de duur van het dienstverband en het bruto maandsalaris. Voor elk jaar dienst krijgt de werknemer een derde van hun bruto maandsalaris.
• Maximum bedrag: Er is een plafond op de transitievergoeding. Voor 2025 is dit €98.000, of een volledig jaarsalaris als dat hoger is.

Er zijn enkele uitzonderingen. Bijvoorbeeld, u hoeft doorgaans geen transitievergoeding te betalen als de werknemer wordt ontslagen wegens ernstig verwijtbaar gedrag.

Hoe Rivermate Zorgt Voor Conform Offboarding

Het navigeren door de details van het Nederlandse arbeidsrecht kan complex zijn. Daar komen wij om de hoek kijken. Bij Rivermate regelen we het volledige offboardingproces om ervoor te zorgen dat alles correct en respectvol gebeurt.

Zo vereenvoudigen wij conforme exits voor u:

• Duidelijk Proces: Wij regelen alle benodigde stappen, van het bepalen van de juiste opzegtermijn tot het berekenen van de laatste betalingen.
• Juiste Documentatie: Wij bereiden alle vereiste documenten voor, zoals de eindafrekening en een schriftelijke ontslagbrief waarin de redenen voor ontslag duidelijk worden vermeld.
• Transition Payments: Wij berekenen en verwerken de juiste transitievergoeding, zodat u aan uw wettelijke verplichtingen voldoet.
• Lokale Expertise: Ons team kent de fijne kneepjes van de Nederlandse arbeidswetgeving, inclusief de vereiste goedkeuring van het Employee Insurance Agency (UWV) of de kantonrechter voor bepaalde soorten ontslag.

Wij zorgen voor de administratieve last, zodat u zich kunt richten op uw bedrijf en uw team. Wij garanderen dat het proces soepel, conform en eerlijk verloopt voor iedereen die erbij betrokken is.

Navigeren door de wereld van visa's en werkvergunningen in Nederland kan complex aanvoelen. Deze gids maakt duidelijk wat u moet weten, of u nu iemand voor de lange termijn wilt aannemen of slechts een korte zakenreis plant. We begeleiden u door de essentiële aspecten van arbeidsvisa, hoe een Employer of Record (EOR) kan helpen, en de regels voor kortdurend zakelijk reizen.

Employment visas & sponsorship realities

Bij het aannemen van niet-EU/EEA burgers in Nederland, moet u meestal een werkvergunning regelen. De twee belangrijkste soorten zijn de enkele vergunning (GVVA) voor verblijven langer dan 90 dagen en de kortdurende werkvergunning (TWV) voor verblijven tot 90 dagen. Uw rol als werkgever is hierbij essentieel, omdat u verantwoordelijk bent voor het aanvragen van deze vergunningen namens uw werknemer.

Een Employer of Record (EOR) kan een praktische oplossing zijn, vooral als u geen juridische entiteit in Nederland heeft. Een EOR kan wettelijk werknemers aannemen en sponsoren namens u. Dit is bijzonder handig voor het aannemen van hooggekwalificeerde migranten.

Wees echter bewust van enkele belangrijke realiteiten:

• Ges recognizedeerde Sponsoring: Om hooggekwalificeerde migranten te sponsoren, moet een werkgever (of EOR) een "ges recognizedeerde sponsor" zijn bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Deze status stroomlijnt het aanvraagproces.
• Aanstaande Veranderingen voor EORs: De Nederlandse overheid introduceert nieuwe regels die invloed zullen hebben op EOR-regelingen. Deze wijzigingen, verwacht in 2025, omvatten:
  • Een maximale termijn van twee jaar voor door EOR gesponsorde werkvergunningen, zonder optie tot verlenging.
  • Een nieuwe eis dat het bedrijf waar de werknemer daadwerkelijk werkt (de "de facto werkgever") ook een ges recognizedeerde sponsor wordt.
• Wat een EOR meestal niet kan sponsoren: Hoewel EORs een flexibele oplossing bieden, kunnen ze beperkingen hebben. Bijvoorbeeld, ze kunnen mogelijk geen stagiaires of bepaalde soorten trainees sponsoren, aangezien deze vaak onder andere immigratiecategorieën vallen met specifieke vereisten die een EOR-structuur mogelijk niet kan bieden.

Business travel compliance

Voor kortdurende zakenreizen tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen is meestal een Schengenvisum nodig voor personen uit landen buiten het Schengengebied. Dit visum stelt u in staat om door de gehele Schengenzone te reizen.

Hier zijn de kernpunten voor zakelijke reizen:

• Doel van het bezoek: De reis moet zakelijk van aard zijn, zoals vergaderingen, onderhandelingen of conferenties bijwonen. U mag geen werkzaamheden uitvoeren die anders een werkvergunning vereisen.
• Vereiste documenten: Bij het aanvragen van een zakelijk visum hebt u doorgaans nodig:
  • Een geldig paspoort met ten minste twee lege pagina's.
  • Een ingevuld Schengen visumaanvraagformulier.
  • Een uitnodigingsbrief van het Nederlandse bedrijf dat u bezoekt.
  • Bewijs van accommodatie en voldoende financiële middelen voor uw verblijf.
• Orange Carpet Visa Facility: Als u of uw werknemers regelmatig naar Nederland reizen voor zaken, komt u mogelijk in aanmerking voor de Orange Carpet Visa Facility. Dit programma vereenvoudigt het visumaanvraagproces, met minder documenten en langere termijn visa.