Nieuw-Zeeland's arbeidslandschap heeft een significante verschuiving gezien naar werken op afstand, wat zowel werkgevers als werknemers meer flexibiliteit biedt. De arbeidswetgeving van het land stelt alle werknemers in staat om flexibele werkregelingen, inclusief werken op afstand, aan te vragen zonder specifieke rechtvaardiging. Het verzoek moet schriftelijk worden ingediend en werkgevers zijn verplicht binnen een maand te reageren. Als het verzoek wordt afgewezen, moet er een geldige zakelijke reden worden gegeven.

Wettelijke Regelingen voor Werken op Afstand

De belangrijkste wettelijke regelingen die van invloed zijn op werken op afstand in Nieuw-Zeeland zijn:

• De Fair Work Act 2013: Deze wet beschrijft het recht om flexibele werkregelingen, inclusief werken op afstand, aan te vragen.
• De Health and Safety at Work Act 2015: Deze wet legt gezondheids- en veiligheidsverplichtingen op aan zowel werkgevers als werknemers, zelfs in werkomgevingen op afstand.

Technologische Infrastructuur voor Werken op Afstand

Effectief werken op afstand is afhankelijk van een robuuste technologische infrastructuur. Belangrijke overwegingen zijn:

• Apparatuur en Software: Werkgevers moeten mogelijk apparatuur (computers, monitoren) of vergoedingen verstrekken om werken op afstand te faciliteren. Hoewel er geen wettelijke verplichting is, kan dit worden onderhandeld.
• Communicatietools: Veilige en betrouwbare communicatieplatforms zoals videoconferenties, instant messaging en projectmanagementtools zijn essentieel voor samenwerking en informatie-uitwisseling.
• Cybersecurity: Werkgevers moeten de gegevensbeveiliging waarborgen door maatregelen zoals toegangscontroles en training van werknemers over cybersecuritypraktijken te implementeren.

Verantwoordelijkheden van Werkgevers

Werkgevers hebben specifieke verantwoordelijkheden ten opzichte van thuiswerkers, waaronder:

• Gezondheid en Veiligheid: De Health and Safety at Work Act is van toepassing op werkomgevingen op afstand. Werkgevers moeten richtlijnen geven voor het opzetten van een veilige werkplek thuis en mogelijke ergonomische risico's aanpakken.
• Training en Ondersteuning: Werkgevers moeten thuiswerkers voorzien van de nodige training en ondersteuning om effectief op afstand te kunnen werken. Dit kan training omvatten over het gebruik van technologie, communicatietools en samenwerkingspraktijken.
• Prestatiemanagement: Het vaststellen van duidelijke prestatieverwachtingen en effectieve prestatiemanagementprocessen is cruciaal voor werkregelingen op afstand.
• Communicatie en Samenwerking: Het onderhouden van open communicatiekanalen en het bevorderen van een gevoel van samenwerking is essentieel voor teambuilding en het welzijn van werknemers in een thuiswerksituatie.

Flexibele werkregelingen winnen aan populariteit in Nieuw-Zeeland en bieden voordelen voor zowel werkgevers als werknemers. Hier is een samenvatting van enkele gangbare flexibele werkopties:

Deeltijdwerk

Deeltijdwerk houdt in dat men een vast aantal uren per week werkt, meestal minder dan voltijdse uren. De Employment Relations Act 2000 is de wettelijke bron die deze regeling regelt.

Flexibele werktijden

Flexibele werktijden stellen werknemers in staat om hun begin- en eindtijden te variëren binnen een vast dagelijks of wekelijks bereik, zolang de kernwerktijden maar worden gehaald. Er is geen specifieke wetgeving over flexibele werktijden in de Employment Relations Act, maar werkgevers moeten te goeder trouw handelen bij het overwegen van verzoeken.

Banen delen

Banen delen houdt in dat twee of meer mensen de verantwoordelijkheden van één voltijdse functie delen. De Employment Relations Act biedt dezelfde rechten en bescherming aan banen delers als aan individuele werknemers.

Apparatuur en onkostenvergoeding

Hoewel werkgevers wettelijk niet verplicht zijn om apparatuur te verstrekken of onkosten te vergoeden voor flexibele werkregelingen, is het voordelig om een duidelijk beleid te hebben waarin verwachtingen en mogelijke ondersteuning worden uiteengezet.

Overwegingen zijn onder andere of de werkgever een computer, telefoon of andere noodzakelijke apparatuur zal verstrekken, en of er een bijdrage zal zijn voor slijtage als werknemers hun eigen apparatuur gebruiken. Worden internet- of telefoonrekeningen vergoed voor werkgerelateerd gebruik? Zijn er vergoedingen voor reizen naar incidentele vergaderingen of een aangewezen werkruimte?

Ontwikkelen van een beleid

Werkgevers kunnen een beleid opstellen waarin de soorten flexibele werkregelingen die worden aangeboden, het aanvraagproces, de praktijken voor apparatuur en onkostenvergoeding, en communicatie- en samenwerkingsprotocollen worden beschreven. Een duidelijk beleid helpt verwachtingen te beheren en zorgt voor een soepele overgang naar flexibele werkregelingen.

Afstandswerkregelingen hebben de behoefte aan duidelijke richtlijnen voor gegevensbescherming en privacy voor zowel werkgevers als werknemers met zich meegebracht. In Nieuw-Zeeland worden deze overwegingen geregeld door de Privacy Act 2020. Deze gids zal ingaan op de verplichtingen van werkgevers, de rechten van werknemers en de beste praktijken voor het beveiligen van gegevens in werkomgevingen op afstand.

Verplichtingen van de Werkgever

Werkgevers hebben verschillende verplichtingen onder de Privacy Act 2020:

• Rechtmatige verzameling en gebruik van gegevens: Werkgevers mogen alleen persoonlijke informatie over werknemers verzamelen voor legitieme werkdoeleinden. Deze informatie moet worden beschermd en mag niet voor andere doeleinden worden bekendgemaakt.
• Beveiligingsmaatregelen: Werkgevers zijn verplicht beveiligingsmaatregelen te implementeren om verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik van werknemersgegevens te voorkomen. Dit omvat het hebben van een robuuste IT-infrastructuur en duidelijke gegevensbeveiligingsbeleid.
• Privacy-inbreuken: In het geval van een privacy-inbreuk die een werknemer schaadt, moet de werkgever de Privacy Commissioner en de getroffen persoon zo snel mogelijk op de hoogte stellen. Dit geldt ook voor inbreuken veroorzaakt door externe dienstverleners.

Rechten van Werknemers

Werknemers hebben ook rechten onder de Privacy Act 2020:

• Toegang tot informatie: Werknemers hebben het recht om hun persoonlijke informatie die door hun werkgever wordt bewaard op verzoek in te zien. Werkgevers moeten binnen een redelijke termijn toegang verlenen, doorgaans binnen 20 werkdagen.
• Privacyverwachtingen: Werknemers hebben een redelijke verwachting van privacy in hun werkomgeving, zelfs wanneer ze op afstand werken. Dit omvat beperkingen op monitoringpraktijken door de werkgever, zoals het constant gebruik van een webcam, wat als onredelijk kan worden beschouwd.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Er zijn verschillende beste praktijken voor het beveiligen van gegevens in werkomgevingen op afstand:

• Duidelijke beleidslijnen: Stel duidelijke en uitgebreide gegevensbeveiligingsbeleid op waarin acceptabele gegevensverwerkingspraktijken voor werknemers op afstand worden beschreven. Dit omvat richtlijnen voor het gebruik van persoonlijke apparaten, wachtwoordbeheer en gegevensversleuteling.
• Veilige externe toegang: Implementeer een Virtual Private Network (VPN) om communicatie tussen de apparaten van werknemers en bedrijfsservers te versleutelen. Dit voegt een extra beveiligingslaag toe voor toegang tot gevoelige gegevens.
• Training van werknemers: Bied regelmatig training aan werknemers over de beste praktijken voor gegevensbeveiliging. Dit stelt hen in staat om potentiële risico's die gepaard gaan met werken op afstand te identificeren en te beperken.
• Sterke wachtwoorden en versleuteling: Handhaaf sterke wachtwoordbeleid en moedig werknemers aan om gevoelige gegevens op hun apparaten te versleutelen. Dit minimaliseert de impact van gegevensinbreuken in geval van verloren of gestolen apparaten.