Wet 2121 van 2021 definieert thuiswerken als het uitvoeren van een arbeidsovereenkomst volledig via Informatie- en Communicatietechnologieën (ICT) of andere middelen die het mogelijk maken om op afstand diensten te verlenen. Belangrijke aspecten zijn:

• Vrijwillige Overeenkomst: Zowel werkgever als werknemer moeten instemmen met de thuiswerkregeling.
• Volledig Thuiswerken: De wet is van toepassing op volledig thuiswerkposities, niet op hybride modellen.
• Elektronische Handtekeningen: Overeenkomsten en wijzigingen vereisen elektronische handtekeningen voor geldigheid.

Eerdere Regelgeving

Wet 1221 van 2008 stond bestaande telewerkovereenkomsten toe met enige flexibiliteit in werktijden, terwijl Wet 2121 een meer uitgebreid kader biedt.

Vereisten voor Technologische Infrastructuur

De werkgever is verantwoordelijk voor het verstrekken van de benodigde tools en apparatuur voor de werknemer om zijn taken op afstand uit te voeren, tenzij anders overeengekomen. Dit kan een computer, internettoegang, softwarelicenties en specifieke hardware voor de functie omvatten. Aan de andere kant zijn werknemers verantwoordelijk voor het onderhouden van een geschikte werkruimte met een betrouwbare internetverbinding zoals overeengekomen met de werkgever.

Aanvullende Overwegingen

Werkgevers moeten thuiswerkers opnemen in hun arbeidsomstandigheden- en veiligheidsprogramma's en ervoor zorgen dat hun werkruimte voldoet aan ergonomische normen.

Verantwoordelijkheden van de Werkgever

Het maximale werkrooster moet worden gerespecteerd, maar met flexibiliteit in de dagelijkse werktijden. Werknemers hebben het recht om buiten werktijd niet bereikbaar te zijn, behalve voor vertrouwens- en managementposities. Werkgevers zijn ook verplicht om adequate training te bieden over thuiswerkprocedures en communicatietools om de productiviteit en het welzijn van werknemers te verbeteren.

Deeltijdwerk is een flexibele werkregeling waarbij werknemers een verminderd rooster werken in vergelijking met een standaard voltijdse werkweek. Deze werknemers hebben recht op een evenredig salaris en voordelen op basis van hun werkuren in vergelijking met een voltijdse equivalent. Dit type werk is vastgelegd in de Colombiaanse Substantiële Arbeidswet.

Deeltijdwerk

• Definitie: Werknemers werken een verminderd rooster in vergelijking met een standaard voltijdse werkweek.
• Salaris en Voordelen: Deeltijdwerknemers hebben recht op een evenredig salaris en voordelen op basis van hun werkuren in vergelijking met een voltijdse equivalent.
• Juridisch Kader: Deeltijdwerk is vastgelegd in de Colombiaanse Substantiële Arbeidswet.

Flexibele werktijden is een andere flexibele werkregeling waarbij werknemers flexibiliteit hebben in hun dagelijkse werkschema binnen vooraf bepaalde kernuren, zolang de totale werkuren voor de week worden vervuld. De werkdag is verdeeld in kernuren waarin iedereen aanwezig moet zijn en flexibele uren waarin werknemers hun schema kunnen aanpassen. Dit vereist een schriftelijke overeenkomst tussen de werkgever en werknemer waarin de kernuren, flexibele uren en duur van de werkweek worden vastgelegd.

Flexibele Werktijden

• Definitie: Werknemers hebben flexibiliteit in hun dagelijkse werkschema binnen vooraf bepaalde kernuren, zolang de totale werkuren voor de week worden vervuld.
• Kernuren vs. Flexibele Uren: De werkdag is verdeeld in kernuren waarin iedereen aanwezig moet zijn en flexibele uren waarin werknemers hun schema kunnen aanpassen.
• Overeenkomst: Flexibele werktijden vereisen een schriftelijke overeenkomst tussen de werkgever en werknemer waarin de kernuren, flexibele uren en duur van de werkweek worden vastgelegd.

Baan delen is een flexibele werkregeling waarbij twee of meer werknemers de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse functie delen, waarbij de werkuren en het salaris evenredig worden verdeeld. De taken moeten deelbaar en compatibel zijn met baan delen, en een schriftelijke overeenkomst waarin verantwoordelijkheden, roosters en beloning worden vastgelegd, is vereist voor elke betrokken werknemer.

Baan Delen

• Definitie: Twee of meer werknemers delen de verantwoordelijkheden van een enkele voltijdse functie, waarbij de werkuren en het salaris evenredig worden verdeeld.
• Vereisten: De taken moeten deelbaar en compatibel zijn met baan delen, en een schriftelijke overeenkomst waarin verantwoordelijkheden, roosters en beloning worden vastgelegd, is vereist voor elke betrokken werknemer.

Wat betreft apparatuur en onkostenvergoedingen, heeft het Colombiaanse Ministerie van Arbeid geen specifieke regelgeving uitgevaardigd voor flexibele werkregelingen. Werkgevers en werknemers kunnen echter overeenkomsten sluiten over deze zaken in hun arbeidsovereenkomsten of interne beleidsregels. Bij afwezigheid van specifieke overeenkomsten zijn werkgevers over het algemeen niet verantwoordelijk voor het verstrekken van apparatuur of het vergoeden van onkosten die werknemers maken voor het uitvoeren van hun taken onder een flexibele werkregeling.

Apparatuur en Onkostenvergoedingen

• Werkgeversverantwoordelijkheden: Het Colombiaanse Ministerie van Arbeid heeft geen specifieke regelgeving uitgevaardigd over apparatuur en onkostenvergoedingen voor flexibele werkregelingen. Werkgevers en werknemers kunnen echter overeenkomsten sluiten over deze zaken in hun arbeidsovereenkomsten of interne beleidsregels.
• Algemeen Principe: Bij afwezigheid van specifieke overeenkomsten zijn werkgevers over het algemeen niet verantwoordelijk voor het verstrekken van apparatuur of het vergoeden van onkosten die werknemers maken voor het uitvoeren van hun taken onder een flexibele werkregeling.

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het implementeren van passende technische en organisatorische maatregelen om alle gegevens die zij verwerken te beschermen, inclusief werknemersgegevens en bedrijfsinformatie. Dit omvat bescherming tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.

Werknemersgegevens: Wettelijke Verzameling en Gebruik

Werknemersgegevens mogen alleen worden verzameld voor legitieme zakelijke doeleinden en met de geïnformeerde toestemming van de werknemer. Werkgevers moeten transparant zijn over de soorten gegevens die worden verzameld, het doel van de verzameling en wie toegang zal hebben tot de gegevens.

Transparantie- en Meldingsverplichtingen

Werkgevers zijn verplicht om een gemakkelijk toegankelijke privacyverklaring te verstrekken die werknemers informeert over de gegevensverwerkingspraktijken. In geval van een datalek moeten werkgevers de getroffen personen op de hoogte stellen.

Rechten van Werknemers: Toegang en Correctie

Werknemers hebben het recht om toegang te krijgen tot hun persoonlijke gegevens die door de werkgever worden bewaard en om correcties te vragen als deze onjuist zijn.

Afmelden en Toestemming

In sommige gevallen kunnen werknemers het recht hebben om zich af te melden voor specifieke gegevensverzamelingspraktijken of om eerder verleende toestemming in te trekken.

Beste Praktijken voor Gegevensbeveiliging

Beveiligde Apparaten en Netwerken

Werkgevers moeten beveiligde apparaten voor thuiswerken verstrekken of goedkeuren. Dit omvat het implementeren van sterke wachtwoorden, gegevensversleuteling voor gevoelige informatie en een veilige internetverbinding voor werknemers.

Toegangscontroles

Implementeer toegangscontroles om de toegang tot bedrijfsgegevens te beperken tot geautoriseerd personeel op basis van het principe van minste privilege. Multi-factor authenticatie kan een extra beveiligingsmaatregel zijn.

Gegevensminimalisatie

Werkgevers moeten alleen de minimale hoeveelheid gegevens verzamelen en opslaan die nodig is voor legitieme zakelijke doeleinden. Dit vermindert het risico op datalekken en vereenvoudigt de naleving.

Training van Werknemers

Bied regelmatige training aan werknemers over beste praktijken voor gegevensbeveiliging, inclusief bewustwording van phishing, wachtwoordhygiëne en veilige thuiswerkpraktijken.

Incidentresponsplan

Ontwikkel een plan voor het reageren op datalekken, inclusief meldingsprocedures, gegevensherstelmaatregelen en meldingsverplichtingen aan de relevante autoriteiten.