Arbeidsbelastingen in Colombia

Het navigeren door de complexiteit van payroll en belastingconformiteit is een essentieel aspect van het in dienst nemen van personen in Colombia. Het belastingstelsel van het land omvat verplichtingen voor zowel werkgevers als werknemers, waaronder sociale zekerheidsbijdragen, inkomstenbelasting inhouden en diverse rapportagevereisten. Het begrijpen van deze regelgeving is cruciaal om naleving te waarborgen en mogelijke boetes te voorkomen.

Het belastingkader van Colombia wordt voornamelijk beheerd door de Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Het opereert op basis van zelfbeoordeling voor inkomstenbelasting, waarbij werkgevers een belangrijke rol spelen in het innen van belastingen via verplichte inhoudingsmechanismen. Sociale zekerheidsbijdragen worden beheerd via een systeem dat verschillende entiteiten omvat die verantwoordelijk zijn voor gezondheidszorg, pensioenen en andere sociale voordelen. Voor 2025 blijft de fundamentele structuur grotendeels hetzelfde, maar zullen specifieke drempels en waarden, vooral die gekoppeld aan de Unidad de Valor Tributario (UVT), door de DIAN worden bijgewerkt eind 2024. De hier verstrekte informatie is gebaseerd op het huidige juridische kader dat wordt voorspeld voor 2025, met gebruik van de meest recente beschikbare UVT-waarden voor illustratieve doeleinden indien nodig.

Verplichting werkgever sociale zekerheids- en payrollbelasting

Werkgevers in Colombia zijn verantwoordelijk voor het bijdragen aan verschillende sociale zekerheids- en parafiscale fondsen namens hun werknemers. Deze bijdragen worden berekend op basis van het maandloon van de werknemer, tot een maximumlimiet, doorgaans vastgesteld op 25 keer het minimum maandloon of 25 UVT, afhankelijk van de specifieke bijdrage.

De belangrijkste werkgeversbijdragen omvatten:

Gezondheid (EPS - Entidad Promotora de Salud): Werkgevers dragen een percentage van het salaris van de werknemer bij aan het gezondheidssysteem.
Pensioen (AFP - Administradora de Fondos de Pensiones): Werkgevers dragen een percentage van het salaris van de werknemer bij aan hun pensioenfonds.
Gezinssubsidiefonds (Caja de Compensación Familiar): Werkgevers dragen een percentage bij aan deze fondsen, die sociale voordelen bieden aan werknemers en hun families.
SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje): Bijdrage aan de nationale opleidingsdienst.
ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar): Bijdrage aan het nationale welzijnsinstituut voor families.
ARL (Administradora de Riesgos Laborales): Bijdrage aan de Arbeidsrisicoverzekering. Het tarief varieert afhankelijk van het risiconiveau dat verbonden is aan de baan van de werknemer.

Bepaalde werkgevers kunnen vrijgesteld zijn van SENA- en ICBF-bijdragen, evenals een deel van de gezondheidsbijdrage, indien zij voldoen aan specifieke criteria met betrekking tot salarisniveaus van werknemers (bijvoorbeeld werknemers die minder verdienen dan 10 keer het minimum maandloon) en niet onderworpen zijn aan inkomstenbelasting onder het speciale belastingregime (Régimen Tributario Especial).

Hier is een algemeen overzicht van de typische werkgeversbijdragetarieven (gebaseerd op de huidige wetgeving voorspeld voor 2025, onderhevig aan wijzigingen):

Type bijdrage	Werkgeverspercentage	Werknemerspercentage	Basis salaris cap (ca.)
Gezondheid (EPS)	8,5%	4%	25 UVT / 25 Minimum Wages
Pensioen (AFP)	12%	4%	25 UVT / 25 Minimum Wages
Gezinssubsidiefonds	4%	0%	25 UVT / 25 Minimum Wages
SENA	0% of 2%	0%	N.v.t.
ICBF	0% of 3%	0%	N.v.t.
ARL (Arbeidsrisico's)	0,522% - 6,96%	0%	25 UVT / 25 Minimum Wages
Solidarit imediëren️ (FSP)	0%	1% - 2%	> 4 Minimum Wages

Opmerking: De SENA- en ICBF-tarieven kunnen 0% zijn voor werkgevers die voldoen aan de hierboven genoemde vrijstellingscriteria. Het ARL-tarief hangt af van het risiconiveau (I tot V). De Solidaritimaatistatische fonds is een werknemersbijdrage voor hogere verdieners.

Deze bijdragen worden doorgaans maandelijks betaald via het Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA)-systeem.

Inhouding inkomstenbelasting

Werkgevers zijn verplicht om inkomstenbelasting (Retención en la Fuente) in te houden op de maandelijkse salarissen van hun werknemers. Deze inhouding fungeert als een vooruitbetaling van de jaarlijkse inkomstenbelastingplicht van de werknemer. De berekening is gebaseerd op het maandelijkse belastbare inkomen van de werknemer, met toepassing van een progressief belastingtariefschema.

Het belastbare inkomen wordt bepaald na aftrek van verplichte bijdragen (gezondheid en pensioen) en bepaalde toegestane aftrekken en vrijstellingen van het brutoloon. Veel voorkomende aftrekken en vrijstellingen zijn:

Verplichte gezondheids- en pensioenbijdragen (werknemersdeel).
Afhankelijkheidsaftrekken (beperkt).
Rente betaalbaar op hypothecaire leningen (beperkt).
Vrijwillige bijdragen aan pensioenfondsen (beperkt).
Vrijwillige bijdragen aan gezondheidsbesparingsrekeningen (beperkt).
Een algemene vrijstelling ter waarde van 25% van het brutoloon (beperkt).

De maandelijkse inhoudingsbelasting wordt berekend aan de hand van een tabel gebaseerd op UVT-waarden. Het belastingtarief stijgt naarmate het belastbare inkomen specifieke UVT-drempels overschrijdt.

Hier is een illustratief voorbeeld van een mogelijke structuur voor de maandelijkse inkomstenbelastinginhoudingstabellen voor 2025 (gebaseerd op de huidige wet en UVT-structuur; specifieke UVT-waarden voor 2025 worden nog bijgewerkt):

Belastbaar Inkomensbereik (in UVT)	Marginaal belastingtarief	Belasting op ondergrens (in UVT)
0 tot 95	0%	0
> 95 tot 150	19%	0
> 150 tot 360	28%	10,45
> 360 tot 640	33%	69,25
> 640 tot 940	35%	161,65
> 940 tot 1.300	37%	266,65
> 1.300	39%	400,45

Opmerking: De daadwerkelijke UVT-waarde voor 2025 wordt gepubliceerd door DIAN. De berekening omvat het omzetten van het maandelijkse belastbare inkomen naar UVT, het vinden van het bijbehorende bereik, en het toepassen van de formule: (Belastbaar inkomen in UVT - Ondergrens UVT) * Marginaal tarief + Belasting op Ondergrens UVT.

Werkgevers moeten deze berekening maandelijks uitvoeren en de ingehouden bedragen aan de DIAN afdragen.

Aftrekken en toeslagen voor werknemers

Werknemers kunnen profiteren van verschillende aftrekken en toeslagen die hun belastbaar inkomen verminderen voor zowel de maandelijkse inhoudingsbelasting als hun jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. Deze zijn onderhevig aan specifieke limieten, vaak uitgedrukt in UVT of als percentage van het inkomen.

Belangrijke aftrekken en toeslagen voor werknemers omvatten:

Verplichte gezondheids- en pensioenbijdragen: Het volledige deel van de werknemer (4% voor elk) is volledig aftrekbaar.
Afhankelijkheden: Een aftrekpost wordt toegestaan voor afhankelijke personen (echtgenoot/partner, kinderen, ouders) die aan specifieke criteria voldoen, meestal beperkt tot een bepaald percentage van het inkomen of een UVT-cap per maand.
Rente op hypothecaire leningen: Rente betaald op leningen voor woonhuizen is aftrekbaar, onderworpen aan een jaarlijks UVT-limiet.
Vrijwillige pensioenbijdragen (APV): Bijdragen aan vrijwillige pensioenfondsen zijn aftrekbaar, onderworpen aan limieten (percentage van inkomen en jaarlijks UVT-cap).
Vrijwillige gezondheidsbesparingsrekeningen (AFC): Bijdragen aan aangewezen gezondheidsbesparingsrekeningen zijn aftrekbaar, onderworpen aan limieten (percentage van inkomen en jaarlijks UVT-cap).
Bepaalde uitgaven: Beperkte aftrekken kunnen beschikbaar zijn voor bepaalde onderwijs- of gezondheidskosten, hoewel de regels en limieten kunnen variëren.
25% vrijgesteld inkomen: Een algemene vrijstelling ter waarde van 25% van het brutoloon wordt toegepast na aftrek van verplichte bijdragen en andere aftrekken, onderworpen aan een jaarlijks UVT-cap.

Het is belangrijk dat werknemers hun werkgever voorzien van de benodigde documentatie om deze aftrekken aan te kunnen tonen voor de maandelijkse inhouding. Voor de jaarlijkse belastingaangifte moeten werknemers alle relevante certificaten en bonnetjes verzamelen.

Deadlines voor belastingconformiteit en rapportage

Werkgevers in Colombia hebben diverse voortdurende belastingconformiteits- en rapportageverplichtingen:

Maandelijkse sociale zekerheids- en parafiscale bijdragen: Betaling dient maandelijks te geschieden via het PILA-systeem. Deadlines variëren op basis van het NIT van de werkgever.
Maandelijkse inhouding inkomstenbelasting (Retención en la Fuente): De ingehouden bedragen op de salarissen van werknemers moeten maandelijks worden gerapporteerd en aan de DIAN worden betaald. Deadlines variëren op basis van het NIT van de werkgever.
Jaarlijkse informatieaangiften (Medios Magnéticos): Werkgevers moeten jaarlijkse rapporten indienen bij de DIAN met details over betalingen aan werknemers, contractors en leveranciers, en inhoudingen. Deze rapporten zijn doorgaans verschuldigd in de eerste maanden van het jaar volgend op het belastingjaar.
Jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte (voor werknemers): Werknemers wiens jaarlijkse inkomen of vermogen bepaalde drempels overschrijdt, moeten een jaarlijkse inkomstenbelastingaangifte indienen. Hoewel dit de verantwoordelijkheid van de werknemer is, verstrekken werkgevers de benodigde inkomens- en inhoudingscertificaten (Certificado de Ingresos y Retenciones). De deadlines voor indiening voor individuele personen liggen meestal in de tweede helft van het jaar, afhankelijk van de laatste cijfers van hun NIT.

Een georganiseerde aanpak en het naleven van deze deadlines is cruciaal voor het behoud van compliance.

Specifieke belastingoverwegingen voor buitenlandse werknemers en bedrijven

Het in dienst nemen van buitenlandse werknemers of opereren als een buitenlands bedrijf in Colombia brengt specifieke belastingoverwegingen met zich mee:

Belastingresidentie: De fiscale behandeling van buitenlandse werknemers hangt sterk af van hun belastingresidentiestatus in Colombia. Een persoon wordt over het algemeen als fiscaal resident beschouwd als hij of zij meer dan 183 dagen binnen een periode van 365 dagen in het land verblijft. Residente worden belast op hun wereldwijde inkomen, terwijl niet-residente doorgaans alleen belast worden op hun Colombiaanse inkomsten.
Inhouding voor niet-residenten: Inkomen betaald aan niet-resident werknemers of contractors voor diensten in Colombia wordt onderworpen aan een vaste inhoudingsbelasting, meestal hoger dan de progressieve tarieven voor ingezetenen, met minder toegestane aftrekken.
Dubbele belastingverdragen: Colombia heeft dubbelbelastingverdragen met verschillende landen. Deze verdragen kunnen de belastingverplichtingen van buitenlandse werknemers en bedrijven beïnvloeden door vrijstelling of vermindering van inhoudingspercentages en andere belastingvoordelen. Het is belangrijk de relevante verdragen te raadplegen indien er een bestaat tussen Colombia en het land van herkomst van de werknemer of het bedrijf.
Permanent Establishment: Een buitenlands bedrijf wordt als een permanent bedrijf in Colombia aangemerkt als het activiteiten in het land uitoefent voor een aanzienlijke periode of via een afhankelijke agent. Dit kan de vennootschapsbelastingplicht in Colombia activeren.
Immigratiestatus: De immigratiestatus van de werknemer is gekoppeld aan hun wettelijke arbeidsmogelijkheden en kan gevolgen hebben voor hun belasting- en sociale zekerheidsverplichtingen.

Buitenlandse bedrijven die werknemers in Colombia in dienst nemen, of het nu lokaal of expat zijn, moeten deze complexiteiten navigeren, vaak met zorgvuldige planning rond belastingresidentie, contractstructurering en naleving van zowel belasting- als immigratiewet- en regelgeving. Het gebruik van een Employer of Record kan deze processen vereenvoudigen door het lokale payroll, belasting en compliancy namens de buitenlandse onderneming te beheren.