Employer of Record in Indonesia

Assumere lavoratori in Indonesia offre alle aziende l'opportunità di sfruttare un vasto pool di giovani, qualificati e professionali. L'Indonesia ha la 4ª popolazione più grande al mondo, con un'età mediana di 30 anni. Più della metà di tutti gli Indonesiani vive a Java, sostenendo le attività economiche all’interno e intorno alla capitale, Jakarta.

Un altro vantaggio di assumere lavoratori indonesiani è che il costo della vita è significativamente inferiore rispetto agli Stati Uniti o all'Europa. I professionisti qualificati in Indonesia guadagnano in media tra $640–$2.200 al mese, rispetto agli Stati Uniti dove i lavoratori percepiscono in media $6.228 al mese. Il salario minimo nazionale viene stabilito annualmente per regione, e i lavoratori non possono essere pagati meno di tale importo.

Nonostante alcuni fraintendimenti in merito, le leggi sul lavoro indonesiane sono ben regolamentate, e non sono così flessibili come talvolta si dice. Gli stipendi devono essere pagati nella valuta locale, creando la necessità di conversione di valuta estera. I professionisti indonesiani sono ben consapevoli di questa normativa e chiederanno chiarimenti su questo aspetto prima di firmare il contratto di lavoro. Questa è una cosa che le aziende devono tenere presente.

Un Employer of Record (EOR) come Rivermate rende più semplice assumere talenti in Indonesia, aiutandoti a superare gli ostacoli mentre assumi i migliori talenti che l'Indonesia ha da offrire. Agendo come entità legale (datore di lavoro) in Indonesia, è più facile per un EOR utilizzare la propria expertise per navigare le leggi sul lavoro nel paese.

Come funziona un Employer of Record (EOR) in Indonesia

Utilizzare un EOR in Indonesia segue un processo semplice. Trovi il talento, e l’EOR si occupa del resto.

1. Trovi il candidato. Recluti e selezioni la persona che desideri assumere in Indonesia.
2. L’EOR lo assume. L’EOR assume legalmente il dipendente sotto la propria entità commerciale locale indonesiana.
3. Viene firmato un Accordo di Servizio. Tu e l’EOR firmate un accordo di servizio. Questo definisce i termini della vostra collaborazione.
4. Viene creato un Contratto di Lavoro. L’EOR redige un contratto di lavoro conforme alle normative sul lavoro indonesiane. Include salario, benefici e condizioni lavorative. L’onboarding in Indonesia richiede tra 1 e 3 settimane.
5. L’EOR gestisce le Risorse Umane. L’EOR si occupa di tutte le paghe, ritenute fiscali e contributi previdenziali. Gestiscono anche l'assicurazione sanitaria e altri benefici.
6. Gestisci il tuo dipendente. Dirigi le attività quotidiane, i progetti e le prestazioni del tuo dipendente. L’EOR è il datore di lavoro legale, ma tu gestisci il lavoro.

Perché usare un Employer of Record in Indonesia

Utilizzare un EOR in Indonesia aiuta le aziende ad espandersi rapidamente e in modo conforme alle regole. Rimuove il principale ostacolo di dover creare un’entità legale nel paese, che può essere un processo lungo e costoso. Questo ti permette di testare il mercato o assumere talenti chiave senza un investimento iniziale elevato.

• Entrare nel mercato più velocemente. Puoi assumere dipendenti in pochi giorni, non mesi.
• Garantire la conformità legale. Gli EOR e i partner di organizzazioni professionali per il datore di lavoro hanno una profonda expertise nel diritto del lavoro indonesiano e si concentrano sul mantenimento della conformità. Garantisco che le pratiche di assunzione siano conformi alle normative su contratti, licenziamenti e indennità di fine rapporto.
• Semplificare Risorse Umane e Payroll. Non devi preoccuparti di gestire un payroll locale o calcolare tasse e contributi sociali. L’EOR si occupa di tutto.
• Offrire benefici competitivi. Gli EOR possono fornire ai tuoi dipendenti accesso a pacchetti di benefici completi. Questo ti aiuta ad attrarre e trattenere i migliori talenti.
• Ridurre i rischi. L’EOR si assume le responsabilità legali di un datore di lavoro. Ciò riduce al minimo il tuo rischio in un sistema legale nuovo e sconosciuto.

Il modello di prezzo trasparente di Rivermate elimina la complessità con una tariffa mensile unica e competitiva per dipendente. A differenza dei tradizionali fornitori PEO, i nostri prezzi in Indonesia includono supporto completo delle Risorse Umane, amministrazione dei benefit, gestione della conformità e accesso al nostro cruscotto proprietario per analisi della forza lavoro in tempo reale. Nessun costo nascosto, nessuna spesa di configurazione: prezzo chiaro che si adatta alle esigenze della tua azienda, garantendo al contempo la piena conformità legale in Indonesia.

Assunzione di lavoratori qualificati in Indonesia ha i suoi vantaggi. Le aziende straniere sono in grado di impiegare lavoratori a costi molto inferiori rispetto ad altri Paesi, e l'Indonesia offre un ingresso e un ponte strategico verso la regione dell'Asia del Sud. Poiché questa opportunità è così attraente, l'Indonesia ha rafforzato le leggi sul lavoro locali per prevenire l'abuso di dipendenti remoti.

La legge principale che disciplina l'employment è la Legge sulla Manpower No. 13 del 2003, con recenti modifiche dalla Legge Omnibus. Queste leggi coprono tutto, dai contratti alla cessazione.

Una sfida che le aziende potrebbero incontrare nel Recruitment di lavoratori indonesiani è la quantità di documenti che i dipendenti devono completare. La carta d'identità fiscale, la tessera familiare, la carta d'identità e il contratto di lavoro dovranno essere finalizzati prima che un dipendente possa iniziare a lavorare. Inoltre, i contratti devono riflettere i benefici obbligatori di salute e sicurezza sociale per essere validi.

I lavoratori indonesiani sanno come verificare le clausole dei contratti di employment scritti, e questo può causare un ritardo se le aziende straniere non sono a conoscenza di queste disposizioni.

Contratti di lavoro e clausole obbligatorie

In Indonesia, puoi assumere dipendenti usando due principali tipi di contratti: a termine e a tempo indeterminato.

• Contratti a Termine (PKWT): Usa questi per lavori temporanei o basati su progetto. Hanno una durata massima di cinque anni, compresi eventuali rinnovi.
• Contratti a Tempo Indeterminato (PKWTT): Questi sono per ruoli permanenti e continuativi.

I tuoi contratti di employment devono essere in lingua indonesiana. È consigliabile avere un contratto bilingue, ma la versione indonesiana sarà quella che prevarrà in caso di controversia.

Ogni contratto dovrebbe includere queste clausole essenziali:

• Nome e indirizzo dell'azienda e del dipendente
• Titolo di lavoro o tipo di lavoro
• Luogo di lavoro
• Dettagli sul salario e modalità di pagamento
• Data di inizio
• Firme di entrambe le parti

Periodi di prova

Puoi usare un periodo di prova solo per contratti a tempo indeterminato (PKWTT). Se includi un periodo di prova in un contratto a termine, la legge lo considera inattivo.

La durata massima di un periodo di prova è di tre mesi. Durante questo periodo, devi pagare al dipendente almeno il salario minimo. Non puoi prolungare il periodo di prova oltre i tre mesi.

Orario di lavoro e straordinari

La settimana lavorativa standard in Indonesia è di 40 ore. Puoi strutturarla in due modi:

• 8 ore al giorno per 5 giorni alla settimana
• 7 ore al giorno per 6 giorni alla settimana

Ogni lavoro oltre queste ore standard è straordinario. Il governo stabilisce limiti severi sulle ore di straordinario. Un dipendente può lavorare al massimo quattro ore extra al giorno e 18 ore alla settimana.

Devi pagare i dipendenti per le ore di straordinario ad una tariffa più alta. Il calcolo dipende da quando avviene lo straordinario.

Festività pubbliche e regionali

L'Indonesia celebra una combinazione di festività nazionali e religiose. Il governo annuncia ogni anno l'elenco ufficiale delle festività pubbliche e dei giorni di "ferie collettive". Mentre gli uffici governativi e le scuole chiudono in questi giorni, non è obbligatorio per le aziende private osservare le ferie collettive, a meno che non siano parte della loro politica aziendale.

Alcune delle principali festività pubbliche per il 2025 includono:

• Capodanno (1 gennaio)
• Eid al-Fitr (31 marzo - 1 aprile)
• Venerdì Santo (18 aprile)
• Festa dei Lavoratori (1 maggio)
• Vesak (12 maggio)
• Festa dell'Indipendenza (17 agosto)
• Natale (25 dicembre)

I dipendenti hanno anche diritto a un'indennità religiosa, nota come Tunjangan Hari Raya (THR). Questo è un bonus annuale pari a uno stipendio mensile, erogato prima della festività religiosa principale del dipendente.

Assunzione di contractors in Indonesia

Puoi assumere contractors indipendenti per lavori basati su progetto o specializzati. Questo offre flessibilità, poiché i contractors non hanno diritto a benefici chiave come ferie retribuite, sicurezza sociale o indennità di fine rapporto. Il loro lavoro è regolato da un accordo di servizio, non da un contratto di employment.

Tuttavia, devi fare attenzione a non classificare erroneamente un dipendente come contractor. Le autorità osservano la natura del rapporto lavorativo, non solo il titolo del contratto. Se l'accordo di lavoro di un contractor appare come un rapporto di employment tradizionale, potresti incorrere in sanzioni gravi. Queste possono includere pagamenti retroattivi di salari e benefici, multe e questioni legali.

Un Employer of Record (EOR) può aiutarti a evitare questi rischi. Un EOR agisce come datore di lavoro legale per i tuoi lavoratori in Indonesia. Gestiscono contratti, buste paga e conformità alle leggi sul lavoro locali. Questo ti permette di gestire le attività quotidiane del tuo team senza il rischio di errata classificazione.

Navigating remuneration and payroll in Indonesia requires a clear understanding of local regulations. The main governing law is the Indonesian Manpower Law (Law No. 13 of 2003), which sets out the rights and obligations for both employers and employees. You need to follow these rules to ensure your business is compliant and your team is compensated fairly.

Cicli di payroll & struttura salariale

Di solito paghi i dipendenti indonesiani mensilmente. Sebbene il giorno di pagamento esatto possa variare, molte aziende pagano l’ultimo giorno lavorativo del mese. Tutti i pagamenti degli stipendi devono essere effettuati in Rupiah indonesiana su un conto bancario locale.

Lo stipendio di un dipendente ha alcune componenti chiave:

• Stipendio Base: Questo è il componente principale della retribuzione di un dipendente. Per legge, deve costituire almeno il 75% del loro reddito mensile fisso totale.
• Indennità: Puoi offrire varie indennità, come per pasti, trasporti o alloggio. Alcune sono fisse, cioè pagate regolarmente e non cambiano, mentre altre possono variare in base alla presenza o alle prestazioni.
• Stipendio del 13° mese (THR): Sei obbligato a pagare un’indennità per le festività religiose, nota come THR, ai dipendenti una volta all’anno. Questa è uguale a uno stipendio mensile per i dipendenti che hanno lavorato almeno un anno e viene pagata prima della loro principale festività religiosa.

Straordinari & minimi

La settimana lavorativa standard in Indonesia è di 40 ore. Puoi strutturarla come 8 ore al giorno per 5 giorni alla settimana o 7 ore al giorno per 6 giorni alla settimana.

Se i tuoi dipendenti lavorano oltre queste ore, devi pagarli gli straordinari. Le tariffe sono:

• Prima ora di straordinario: 1,5 volte la retribuzione oraria.
• Ore successive: 2 volte la retribuzione oraria.

Il salario minimo è stabilito a livello provinciale ed è aggiornato ogni anno. Per esempio, a Jakarta, il salario minimo è IDR 5.729.876. Queste tariffe si applicano ai dipendenti con meno di un anno di servizio.

Tasse e contributi del datore di lavoro

Come datore di lavoro, sei responsabile di diversi contributi al programma di previdenza sociale dell'Indonesia, noto come BPJS. Questi sono calcolati come percentuale dello stipendio del dipendente.

Tasse e detrazioni dei dipendenti

Devi anche trattenere alcune tasse e contributi dagli stipendi dei tuoi dipendenti ogni mese.

Di seguito le fasce dell’imposta sul reddito annuale:

• Fino a IDR 60 milioni: 5%
• IDR 60 milioni a IDR 250 milioni: 15%
• IDR 250 milioni a IDR 500 milioni: 25%
• IDR 500 milioni a IDR 5 miliardi: 30%
• Oltre IDR 5 miliardi: 35%

In Indonesia, i benefici e i permessi dei dipendenti sono più di semplici requisiti legali. Sono una parte centrale della cultura del lavoro, riflettendo valori legati alla famiglia, alla comunità e al benessere. Comprendere queste condizioni di diritto è fondamentale per attrarre e mantenere grandi talenti. Per i dipendenti, questi benefici forniscono protezione e supporto cruciali.

Permessi di legge

La legge indonesiana prevede diversi tipi di permessi obbligatori per supportare l’equilibrio tra lavoro e vita privata.

• Permesso Annuale Dopo un anno di lavoro continuato, hai diritto a un minimo di 12 giorni di ferie retribuite. Devi prendere almeno un periodo di 6 giorni consecutivi di pausa durante l’anno. Qualsiasi permesso non utilizzato scade sei mesi dopo che diventa disponibile.
• Permesso di Lunga Durata Se sei con la stessa azienda per sei anni continuativi, hai diritto a un mese di permesso retribuito durante il settimo e ottavo anno di servizio.
• Permesso per Malattia Hai diritto a un permesso retribuito se sei malato e presenti un certificato medico. Non c’è un numero fisso di giorni di malattia. Invece, il tuo salario è coperto come segue:
  • Primi 4 mesi: 100% del tuo salario
  • Mesi 4-8: 75% del tuo salario
  • Mesi 8-12: 50% del tuo salario
  • Dopo 12 mesi: 25% del tuo salario fino alla cessazione
• Permessi di Maternità e Paternità La madre riceve tre mesi di permesso di maternità completamente retribuito, generalmente divisi in 1,5 mesi prima e 1,5 mesi dopo il parto. I padri hanno diritto a due giorni di permesso di paternità retribuito.
• Permesso Familiare Puoi ricevere permesso retribuito per eventi familiari significativi, come un matrimonio o un lutto familiare, solitamente due giorni per ogni evento.

Festività pubbliche e regionali

Hai diritto a giorni di riposo retribuito durante le festività nazionali e religiose. Il governo stabilisce anche giorni di "ferie combinate" per creare ponti più lunghi attorno alle festività pubbliche.

Benefici supplementari tipici

Le aziende in Indonesia devono fornire benefici di legge. Molte offrono anche benefici supplementari per rimanere competitive.

Come può aiutare un EOR nell’implementazione dei benefici

L’implementazione e gestione dei benefici dei dipendenti in Indonesia può essere complessa. Un Employer of Record (EOR) semplifica notevolmente questo processo.

Un EOR agisce come datore di lavoro legale per il tuo personale in Indonesia. Ciò significa che si occupa di tutti i requisiti amministrativi e legali relativi all’occupazione per te.

Ecco come può aiutare un EOR:

• Garantisce la Conformità Un EOR conosce le leggi sul lavoro locali e garantisce che tu fornisca correttamente tutti i benefici obbligatori, dai contributi BPJS ai pagamenti THR. Questo ti aiuta a evitare sanzioni legali.
• Gestisce l’Amministrazione Si occupa delle pratiche più impegnative di amministrazione dei benefici. Ciò include l’iscrizione dei dipendenti alla sicurezza sociale, la gestione dei permessi di legge e l’elaborazione delle buste paga con le giuste trattenute.
• Offre Pacchetti Competitivi Gli EOR possono fornire accesso a pacchetti di benefici supplementari attraenti, come l’assicurazione sanitaria privata, a tariffe competitive. Questo ti aiuta ad attrarre e trattenere i migliori talenti senza dover negoziare direttamente con i fornitori locali.
• Risparmia Tempo e Risorse Outsourcing di queste funzioni HR a un EOR, ti permette di evitare di creare una entità legale locale e di assumere un team HR interno. Puoi concentrarti sulle operazioni principali della tua azienda mentre l’EOR gestisce le complessità dell’occupazione.

In Indonesia, letting an employee go involves clear steps and legal obligations. You can't simply fire someone at will. The law requires you to have a valid reason and to follow a specific process to ensure everything is fair and compliant. This process includes formal notification, negotiations with the employee, and potentially involving government labor offices if you can't reach an agreement.

Periodi di preavviso

Quando si termina un contratto di lavoro, è necessario fornire un preavviso scritto. Il periodo di preavviso dipende dalla situazione:

• Per i dipendenti con contratti a tempo indeterminato: È necessario dare almeno 14 giorni lavorativi di preavviso.
• Per i dipendenti in prova: Il periodo di preavviso è di almeno 7 giorni lavorativi.
• Se un dipendente si dimette: Deve fornire un preavviso scritto di almeno 30 giorni prima dell'ultimo giorno di lavoro.

Indennità di licenziamento

Salvo nel caso in cui il dipendente si dimetta, generalmente ha diritto a un pacchetto di indennità di licenziamento. Questo pacchetto si compone di tre parti:

• Indennità di licenziamento: L'importo dipende dalla durata di servizio del dipendente.
• Indennità di lungo servizio: È un pagamento aggiuntivo basato sulla durata del rapporto di lavoro.
• Compensazione: Copre cose come ferie annuali non godute e altri diritti.

Il calcolo di ciascun componente si basa sul salario mensile più recente del dipendente e sui anni di servizio. Per esempio, un dipendente con cinque anni di servizio potrebbe avere diritto a cinque mesi di stipendio come indennità di licenziamento e due mesi di stipendio come indennità di lungo servizio.

Qui di seguito una ripartizione generale dell'indennità di licenziamento in base alla durata del servizio:

Come Rivermate gestisce le uscite conformi

Gestiamo l'intero processo di offboarding per te. Assicuriamo che ogni cessazione avvenga in linea con le leggi sul lavoro indonesiane. Il nostro team garantisce che tutta la documentazione necessaria venga completata correttamente, calcola con precisione il pagamento finale e l'indennità di licenziamento, e assicura che il processo sia fluido e rispettoso nei confronti del dipendente che lascia. Gestiamo le complessità in modo che tu possa concentrarti sulla tua attività.

Navigating the sistema dei visti e dei permessi di lavoro in Indonesia può sembrare complicato. Le regole sono rigorose e hai bisogno di una società autorizzata localmente come Employer of Record per sponsorizzare qualsiasi dipendente straniero. Questo sponsor è responsabile di te mentre sei nel paese. Lo scopo principale è garantire che i lavoratori stranieri ricoprano ruoli che non possono essere occupati dal talento locale. Il processo coinvolge molteplici passaggi e enti governativi, inclusi il Ministero del Lavoro.

Visti di lavoro e realtà della sponsorizzazione

Ottenere il diritto di lavorare in Indonesia comporta alcuni passaggi chiave. Il tuo Employer of Record deve prima ottenere un Expatriate Placement Plan (RPTKA) approvato dal governo. Questo piano indica perché è necessario un lavoratore straniero per un ruolo specifico. Dopo che il RPTKA viene approvato, inizia il processo per ottenere il visto e il permesso di lavoro.

Ecco una visione semplificata del percorso tipico del permesso di lavoro:

Un Employer of Record (EOR) può essere il tuo sponsor legale in Indonesia. Questo è utile se la tua azienda non ha una filiale locale. L’EOR si occupa della sponsorizzazione per il RPTKA e il KITAS, assicurando che tutto sia conforme alle leggi locali.

Tuttavia, ci sono alcuni limiti pratici a ciò che un EOR può sponsorizzare:

• Ruoli Specifici: Alcune posizioni, specialmente nel settore delle risorse umane, sono spesso riservate ai cittadini indonesiani. Un EOR non può sponsorizzare un visto per un ruolo che è legalmente riservato alla forza lavoro locale.
• Posizioni di Direttore: Mentre un EOR può assumere persone, sponsorizzare qualcuno per un ruolo di Direttore o Consigliere ha requisiti specifici che potrebbero uscire dal servizio standard di un EOR. Questi ruoli di alto livello spesso richiedono un investimento diretto nella società sponsor.
• Residenza Permanente (KITAP): La funzione principale di un EOR è assumere lavoratori per incarichi temporanei per conto tuo. Sponsorizzare un Permesso di Soggiorno Permanente (KITAP) di solito non rientra tra le sue attività. Un KITAP è generalmente accessibile a chi ha detenuto un KITAS per almeno tre anni consecutivi nella stessa azienda e posizioni, è sposato con un cittadino indonesiano, o è investitore straniero.

Conformità ai viaggi d’affari

Se visiti l’Indonesia per attività aziendali a breve termine, hai bisogno di un visto business. È importante capire cosa puoi e non puoi fare con questo visto per evitare problemi legali.

Le attività generalmente consentite con un visto business includono:

• Partecipare a incontri, conferenze o seminari.
• Negoziare e firmare contratti commerciali.
• Esplorare opportunità di investimento.
• Effettuare controlli di qualità o visite in loco.

Non puoi guadagnare reddito o svolgere compiti quotidiani con un visto business. La linea tra una "riunione di lavoro" e "lavorare" può essere sottile. Per esempio, puoi partecipare a una riunione presso l'ufficio di un cliente, ma non dovresti sederti a un desk e lavorare sul tuo laptop per l'intera giornata.

Violando queste regole, potresti affrontare conseguenze serie, tra cui multe e deportazione. È fondamentale assicurarsi che le attività svolte in Indonesia siano conformi ai permessi concessi dal visto. Se il tuo viaggio coinvolge lavoro pratico o qualsiasi cosa che potrebbe essere vista come occupazione, hai bisogno di un permesso di lavoro adeguato.