Permis de travail et visas en Mexique

L’économie en pleine croissance du Mexique, sa localisation stratégique et sa main-d'œuvre multi-compétente en font une destination attrayante pour les entreprises recherchant des talents mondiaux. Sa proximité avec les États-Unis et ses réseaux commerciaux étendus, comme l'USMCA, signifient que le Mexique bénéficie de coûts compétitifs et de liens culturels pouvant faciliter la collaboration internationale. Cependant, les lois migratoires mexicaines sont détaillées et strictement appliquées.

Les employeurs doivent comprendre pleinement ces règles pour assurer leur conformité. Embaucher un ressortissant étranger sans autorisation appropriée peut entraîner des amendes, des pénalités, voire des sanctions légales. En résumé, l’attrait du Mexique pour les talents mondiaux s’accompagne de responsabilités importantes. Ce guide explique qui a besoin d’un permis de travail, les catégories de visas disponibles, le rôle de l’Employer of Record dans le parrainage, le processus étape par étape pour embaucher, les devoirs de conformité légale, les obstacles courants et les meilleures pratiques pour l’intégration des employés internationaux au Mexique.

Le Mexique offre des opportunités culturelles et économiques diverses, allant des villes historiques aux pôles technologiques modernes, ce qui en fait une destination attrayante pour les travailleurs mondiaux. Ses liens étroits avec les marchés nord-américains et sa grande main-d'œuvre bilingue l’ont positionné comme un leader en nearshoring. Cependant, les employeurs doivent se rappeler que les citoyens mexicains et les résidents permanents ont automatiquement des droits au travail, tandis que tous les autres ressortissants étrangers doivent obtenir le visa et le permis de travail appropriés avant de pouvoir travailler légalement au Mexique. Être préparé et bien informé sur ces exigences peut accélérer le processus d’embauche, protéger votre entreprise et offrir aux nouveaux employés un démarrage en douceur.

Qui a besoin d’un visa ou d’un permis de travail mexicain ?

Selon la loi mexicaine, les citoyens mexicains et les résidents permanents n’ont pas besoin de permis de travail spécial ; ils peuvent travailler légalement par défaut. Tout autre ressortissant étranger, cependant, doit obtenir une permission avant de commencer à travailler. En pratique, cela signifie qu’une fois qu’une entreprise a une offre d’emploi officielle pour un non-citoyen, l’employeur doit parrainer le visa et le permis de travail de cette personne.

Le Mexique n’autorise pas les étrangers à commencer à travailler avec un visa touristique ou sans autorisation formelle. Les avis gouvernementaux avertissent explicitement que les séjours touristiques ne peuvent pas être utilisés pour un emploi rémunéré. Pour obtenir un quelconque visa de travail, l’employé doit d’abord disposer d’une offre d’emploi valide d’une entité mexicaine. En d’autres termes, le travailleur étranger ne peut pas simplement faire une demande par lui-même ; l’employeur mexicain doit initier la procédure via l’Institut National de Migration (INM).

Les résidents permanents, quant à eux, peuvent travailler librement dans le cadre de leur résidence, sans besoin d’un visa de travail séparé. Cependant, ils doivent toujours être enregistrés auprès des autorités une fois employés. En résumé, si votre embauche ne concerne pas un citoyen mexicain ou un résident permanent, prévoyez de le parrainer via le système d’immigration mexicain avec un visa et un permis de travail.

Aperçu des types de visas de travail mexicains

Le Mexique dispose de trois principales catégories de visas pertinentes pour les employés étrangers. Chacune est liée à la durée et aux conditions dans lesquelles la personne vivra et travaillera au Mexique.

Visa de visiteur avec permission de travailler au Mexique

Il s’agit essentiellement d’un visa touristique/affaires avec possibilité de travail, valable jusqu’à six mois. Il permet au titulaire d’entrer au Mexique et d’effectuer légalement un travail rémunéré, y compris l’emploi ou l’auto-emploi, pendant cette période. Il est important de noter qu’un employeur mexicain doit d’abord obtenir une autorisation pour la personne via l’INM avant que le visa ne soit délivré.

Le visa lui-même est généralement à entrées multiples et valable six mois. Après l’entrée, l’employé doit encore s’enregistrer auprès de l’INM (recevant généralement une « carte de permis temporaire ») dans les 30 jours, similaire aux visas de plus longue durée.

Visa de résident temporaire avec permission de travailler au Mexique

Ce visa est destiné aux ressortissants étrangers souhaitant rester au Mexique plus de 180 jours (six mois) mais pas plus de quatre ans. Il permet un emploi à temps plein, rémunéré, sous un contrat spécifique. Pour être éligible, l’employé doit remplir certains critères, comme un revenu suffisant ou des liens familiaux, et, surtout, avoir un employeur parrain.

La loi mexicaine exige que l’employeur soit enregistré auprès de l’INM et fasse une demande d’autorisation pour le travailleur avant le début de la procédure de visa. Le visa initial est généralement valable pour une entrée de six mois. Une fois arrivé, il se convertit en une Carte de Résident Temporaire (permis de travail) valable jusqu’à quatre ans. Après quatre ans, l’employé doit quitter le Mexique ou demander la résidence permanente.

Statut de résident permanent au Mexique

Ce statut confère une résidence indéfinie et le droit de travailler au Mexique sans permis séparé. Il est généralement obtenu en résidant au Mexique avec un visa temporaire pendant la période requise ou en remplissant d’autres critères comme des liens familiaux ou un investissement. Pour les employeurs, un embauché étranger déjà titulaire de la résidence permanente n’a pas besoin de permis de travail ; il peut commencer à travailler immédiatement comme s’il était citoyen.

Bien sûr, ils doivent toujours être traités comme tout autre employé en termes de contrats de travail et d’avantages. En pratique, la plupart des entreprises parrainent initialement leurs employés avec un visa de résident temporaire et ne traitent la résidence permanente qu’ultérieurement, si cela se produit, donc le statut permanent est moins une question de parrainage au moment de l’embauche. Dans tous les cas, la première étape reste la même : l’employeur doit faire une demande d’autorisation auprès de l’INM pour le travailleur étranger.

Processus de parrainage de l’employeur et responsabilités au Mexique

En tant qu’employeur, vous êtes le sponsor du visa pour tout employé étranger au Mexique, et le Mexique vous impose la majorité des démarches procédurales. Les obligations principales incluent : établir une présence légale, préparer la documentation, et soumettre les demandes à l’INM.

Enregistrement de l’employeur au Mexique

Tout d’abord, votre entreprise (ou entité locale) doit être enregistrée auprès de l’INM. Cela se fait en obtenant la Constancia de Inscripción de Empleador (Certificat d’Enregistrement de l’Employeur) auprès de l’INM. Ce certificat vous autorise essentiellement à embaucher des étrangers. Il est valable un an et doit être renouvelé chaque année, généralement après la déclaration de revenus de votre société.

Gardez-le à jour : si votre adresse sociale, votre représentant légal ou d’autres détails clés changent, vous devez en informer l’INM dans les 30 jours. Ne pas renouveler ou mettre à jour le certificat peut bloquer votre capacité à parrainer des visas, et l’INM peut même inspecter vos locaux à tout moment pour vérifier vos opérations.

Demande de permis de travail (INM) au Mexique

Pour initier une demande de visa pour un embauché étranger, l’employeur mexicain doit faire une demande d’autorisation de permis de travail auprès de l’INM pour le compte de l’employé. Cela peut se faire en ligne ou dans un bureau de l’INM, en utilisant le certificat d’enregistrement de l’entreprise. Vous devrez soumettre une copie du passeport de l’employé, une offre d’emploi ou un contrat formel (indiquant salaire, titre, responsabilités) signé par l’employeur, et une preuve de l’enregistrement de l’employeur auprès de l’INM.

Certains bureaux peuvent demander des documents supplémentaires, comme une preuve d’adresse ou de qualifications du ressortissant étranger. Une fois l’INM approuvé, ils délivrent le Número Único de Trámite (NUT) pour cette personne.

Fourniture de la documentation pour le visa mexicain

Après avoir obtenu le NUT, fournissez-le à l’employé avec des instructions pour le rendez-vous au consulat. L’employé devra faire une demande de visa au consulat mexicain (ou à l’ambassade) dans son pays d’origine. Il doit apporter la lettre de confirmation du NUT, un formulaire de demande de visa rempli, son passeport et des photos, ainsi que payer les frais de visa.

Le soutien de l’employeur est crucial : assurez-vous que les détails d’enregistrement auprès de l’INM et la lettre d’offre d’emploi correspondent exactement à ce qui figure dans la paperasserie consulaire, car des divergences peuvent entraîner des retards ou même annuler le visa. Tout document en langue étrangère (par exemple diplômes ou contrats) doit généralement être traduit en espagnol et apostillé au préalable.

Logistique du visa de visiteur vs. visa temporaire au Mexique

Pour un Visa de visiteur avec permis de travail au Mexique, les étapes sont essentiellement les mêmes. Après que l’INM ait délivré le NUT, l’employé programme un entretien de visa. Le demandeur entrera au Mexique avec un visa de visiteur à entrée unique ou multiple valable six mois. À son arrivée, il obtiendra un permis d’entrée FMM et devra ensuite se rendre à l’INM pour l’échanger contre un document temporaire confirmant leur permission de travail de six mois, moyennant des frais supplémentaires.

Pour un Visa de résident temporaire, après la délivrance consulaire, le titulaire du visa entre au Mexique (généralement à entrée unique valable 6 mois) et dispose de 30 jours pour se rendre à l’INM afin d’obtenir une Carte de Résident Temporaire (avec permission de travail) valable jusqu’à 4 ans.

Résidents permanents au Mexique

Si votre embauché possède déjà la résidence permanente au Mexique, vous n’êtes pas obligé de passer par le processus de visa auprès de l’INM. Cependant, vous devez toujours l’enregistrer comme tout autre employé, avec un contrat formel et une affiliation à la sécurité sociale. Conservez une copie de leur carte de résident permanent en tant que preuve d’autorisation de travail.

Les employeurs ont l’obligation légale de vérifier et d’enregistrer les documents migratoires de chaque employé, donc incluez des copies du visa ou de la carte de résidence dans le dossier du personnel. En tant que sponsor, vous gérez presque toute la paperasserie avant l’arrivée de l’employé au Mexique, y compris la soumission de documents à l’INM, le paiement des frais gouvernementaux, et la fourniture du NUT et de l’offre d’emploi pour la délivrance du visa.

Processus étape par étape : Embaucher ou transférer un employé étranger au Mexique

Étape 1 : Vérifier l’éligibilité et l’offre d’emploi au Mexique

Commencez par vérifier le statut du candidat. S’il est mexicain ou possède la résidence permanente, aucun visa n’est nécessaire. S’il est ressortissant étranger, préparez-vous à le parrainer. Rédigez un contrat de travail clair ou une lettre d’offre en espagnol, comme l’exige la législation du travail, précisant le poste, le salaire et la date de début.

Établissez une entité légale ou un partenaire (si vous n’en avez pas déjà une) pour servir d’employeur officiel. Assurez-vous d’avoir en place le Employer Registration Certificate de l’INM, car la personne ne peut pas faire de demande sans un sponsor approuvé.

Étape 2 : Demander le permis de travail (NUT) au Mexique

Soumettez la demande de permis de travail auprès de l’INM. Les documents clés requis sont votre certificat d’enregistrement de l’employeur, l’offre d’emploi signée, et une copie du passeport de l’employé. Si applicable, démontrez qu’aucun candidat mexicain qualifié n’est disponible pour ce poste spécialisé, souvent en décrivant des compétences uniques ou en prouvant les efforts de recrutement.

Payez les frais de traitement et attendez la revue de l’INM, qui peut prendre plusieurs semaines, commencez donc tôt. Une fois approuvé, l’INM vous enverra, à vous et au candidat, le Número Único de Trámite (NUT). Vérifiez que ce NUT est correct et correspond à tous les documents consulaires.

Étape 3 : Entretien de visa consulaire au Mexique

L’employé programme un rendez-vous au consulat mexicain (ou à l’ambassade) le plus proche à l’étranger. Il doit apporter son passeport original, des photos d’identité, le formulaire de demande de visa signé, et l’approbation du NUT. Lors de l’entretien, l’agent consulaire vérifiera les documents et posera des questions.

Si tout est en ordre, le consulat apposera un visa de travail dans le passeport (entrée unique ou multiple, selon le type) valable jusqu’à six mois. Conseillez à l’employé de ne pas planifier de voyage avant que le visa ne soit officiellement délivré, car l’entrée sans celui-ci n’est pas autorisée, et la permission de travail n’est accordée qu’après la délivrance du visa.

Étape 4 : Entrée au Mexique et obtention de la carte de résident

Avec le visa tamponné, l’employé se rend au Mexique. À l’immigration, il recevra un formulaire d’entrée temporaire (Forma Migratoria) et devra se rendre à l’INM dans les 30 jours suivant son arrivée. À l’INM, il échangera le visa/FMM contre la carte migratoire (« tarjeta ») correspondant à son type de visa.

Pour un visa de visiteur-travail, cela signifie un permis temporaire spécial ; pour un visa de résident temporaire, cela correspond à la Carte de Résident Temporaire (valable jusqu’à quatre ans). Préparez l’employé avec des copies de tous les documents précédents et des frais d’émission si nécessaire. Une fois la carte délivrée, l’employé peut commencer à travailler légalement et rester pour la période autorisée.

Étape 5 : Enregistrement auprès des autorités locales au Mexique

Après avoir complété les démarches migratoires, le nouvel embauché doit être enregistré pour la fiscalité et la sécurité sociale. Dans les cinq jours suivant la date de début, vous devez enregistrer l’employé auprès de l’Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) pour couvrir la santé, les pensions et autres avantages. En outre, inscrivez-le au Fondo Nacional de la Vivienda (INFONAVIT) pour les cotisations obligatoires au logement.

Obtenez leur RFC (numéro d’identification fiscale) pour la retenue à la source. Ces enregistrements sont routiniers mais obligatoires pour tous les employés ; leur absence peut entraîner des amendes. Enfin, fournissez-leur une copie du contrat de travail signé et des politiques de l’entreprise.

Conformité légale de l’employeur et obligations documentaires au Mexique

Une fois l’employé étranger embauché, la conformité continue devient essentielle. Le Mexique dispose de règles strictes en matière de travail et de fiscalité, et en tant qu’employeur, vous en portez la responsabilité.

Maintenir l’enregistrement auprès de l’INM au Mexique

Comme mentionné précédemment, le certificat d’enregistrement de l’employeur auprès de l’INM doit être maintenu à jour. Mettez-le à jour chaque fois que le nom légal, l’adresse ou la gestion de votre société changent, et faites-le renouveler annuellement après votre déclaration fiscale. Des audits gouvernementaux peuvent avoir lieu, soyez donc prêt à présenter votre certificat et à vérifier qu’il correspond à l’adresse où travaillent les employés étrangers.

Si ce certificat expire ou est suspendu, vous perdez le droit de demander des visas, ce qui vous empêche de continuer à employer des travailleurs étrangers jusqu’à son renouvellement.

Tenue de registres au Mexique

Conservez une copie de chaque visa et de la carte migratoire de l’employé étranger dans vos dossiers, avec leurs informations de passeport. Stockez le contrat signé (en espagnol), la description du poste, et toute communication relative au processus de permis de travail. Les inspecteurs du travail mexicains peuvent demander ces documents, donc des dossiers bien organisés démontrent la conformité.

De plus, enregistrez les heures de travail, les salaires, et les avantages comme vous le feriez pour tout employé mexicain, car les travailleurs étrangers ont droit aux mêmes protections du travail.

Sécurité sociale et fiscalité au Mexique

La loi mexicaine exige que tous les employés, étrangers ou locaux, soient inscrits au système national de sécurité sociale (IMSS). Cela couvre la santé, l’incapacité, la retraite, et autres prestations. Vous devez enregistrer chaque employé auprès de l’IMSS et payer les cotisations sociales (environ 13,5 % du salaire de l’employé, plus la part de l’employeur) à temps.

De même, vous devez retenir l’impôt sur le revenu sur le salaire de l’employé et le reverser aux autorités fiscales (SAT). Le non-paiement ou la mauvaise déclaration des salaires peut entraîner des pénalités importantes. En résumé, traitez vos embauches étrangères comme tout autre employé en matière d’avantages et de retenues fiscales.

Avantages supplémentaires au Mexique

Le Mexique impose également des cotisations pour le logement (INFONAVIT) et l’épargne-retraite (SAR) au nom des travailleurs. Bien qu’un étranger ne dispose pas immédiatement d’un prêt hypothécaire ou d’un compte SAR, vous restez techniquement responsable des cotisations initiales jusqu’à la fin de leur emploi. Restez