Permis de travail et visas dans Mexique

L’économie en plein essor du Mexique, sa localisation stratégique et sa main-d'œuvre multiskills en font une destination attrayante pour les entreprises recherchant des talents mondiaux. Sa proximité avec les États-Unis et ses réseaux commerciaux étendus, comme l'USMCA, signifient que le Mexique bénéficie de coûts compétitifs et de liens culturels pouvant faciliter la collaboration internationale. Cependant, les lois mexicaines sur l’immigration sont détaillées et strictement appliquées.

Les employeurs doivent comprendre pleinement ces règles pour assurer leur conformité. Embaucher un ressortissant étranger sans autorisation adéquate peut entraîner des amendes, des pénalités ou même des sanctions juridiques. En résumé, l’attrait du Mexique pour les talents mondiaux s’accompagne de responsabilités importantes. Ce guide explique qui a besoin d’un permis de travail, les catégories de visas disponibles, le rôle de l’Employeur of Record, le processus étape par étape pour embaucher, les devoirs en matière de conformité légale, les obstacles courants, et les meilleures pratiques pour l’intégration des employés internationaux au Mexique.

Le Mexique offre des opportunités culturelles et économiques diverses, des villes historiques aux pôles technologiques modernes, ce qui en fait une destination de choix pour les travailleurs mondiaux. Ses liens étroits avec les marchés nord-américains et sa grande main-d'œuvre bilingue en ont fait un leader en nearshoring. Cependant, les employeurs doivent garder à l’esprit que les citoyens mexicains et résidents permanents disposent automatiquement de droits de travail, tandis que tous les autres ressortissants étrangers doivent obtenir le visa et le permis de travail appropriés avant de pouvoir travailler légalement au Mexique. Être préparé et informé de ces exigences peut accélérer le processus d’embauche, protéger votre entreprise, et offrir une transition fluide à vos nouveaux employés.

Qui a besoin d’un visa ou d’un permis de travail mexicain ?

Selon la loi mexicaine, les citoyens mexicains et les résidents permanents n’ont pas besoin de permis de travail spécial ; ils peuvent travailler légalement par défaut. Tout autre ressortissant étranger, cependant, doit obtenir l’autorisation avant de commencer à travailler. En pratique, cela signifie qu’une fois qu’une entreprise a une offre d’emploi officielle pour un non-citoyen, l’employeur doit parrainer le visa et le permis de travail de cette personne.

Le Mexique n’autorise pas les étrangers à commencer à travailler avec un visa touristique ou sans autorisation formelle. Les avis officiels du gouvernement avertissent explicitement que les séjours touristiques ne peuvent pas être utilisés pour un emploi rémunéré. Pour obtenir un visa de travail, l’employé doit d’abord avoir une offre d’emploi valide d’une entité mexicaine. En d’autres termes, le travailleur étranger ne peut pas simplement faire une demande seul ; l’employeur mexicain doit lancer la procédure via l’Institut National de Migration (INM).

Les résidents permanents, quant à eux, peuvent travailler librement dans le cadre de leur résidence, sans visa de travail séparé. Cependant, ils doivent quand même être enregistrés auprès des autorités une fois employés. En résumé, si votre embauche ne concerne pas un citoyen mexicain ou résident permanent, prévoyez de le parrainer via le système d’immigration mexicain avec un visa et un permis de travail.

Aperçu des types de visas de travail mexicains

Le Mexique dispose de trois principales catégories de visas pertinentes pour les employés étrangers. Chacune est liée à la durée et aux conditions de séjour et de travail au Mexique.

Visa de visiteur avec autorisation de travailler au Mexique

Il s’agit essentiellement d’un visa touristique/affaires avec permis de travail valable jusqu’à six mois. Il permet au titulaire d’entrer au Mexique et d’effectuer légalement un travail rémunéré, y compris l’emploi ou l’auto-emploi, durant cette période. Il est important de noter qu’un employeur mexicain doit d’abord obtenir l’autorisation pour la personne via l’INM avant la délivrance du visa.

Le visa lui-même est généralement à entrées multiples et valable six mois. Après l’entrée, l’employé doit s’inscrire auprès de l’INM (recevant généralement une “permis provisoire”) dans les 30 jours, similaire aux visas à long terme.

Visa de résident temporaire avec autorisation de travailler au Mexique

Ce visa concerne les étrangers qui envisagent de rester au Mexique plus de 180 jours (six mois) mais pas plus de quatre ans. Il permet un emploi à temps plein, rémunéré, dans le cadre d’un contrat spécifique. Pour qualification, l’employé doit répondre à certains critères d’éligibilité, comme un revenu suffisant ou des liens familiaux, et surtout avoir un employeur sponsor.

La loi mexicaine exige que l’employeur soit enregistré auprès de l’INM et demande la permission pour le travailleur avant que la procédure de visa ne commence. Le visa initial permet généralement une entrée de six mois. Une fois arrivé, l’employé le convertit en une Carte de Résident Temporaire (permis de travail) valable jusqu’à quatre ans. Après cette période, il doit quitter le Mexique ou demander la résidence permanente.

Statut de résident permanent au Mexique

Ce statut accorde une résidence indéfinie et le droit de travailler au Mexique sans permis séparé. Il est habituellement obtenu en vivant au Mexique avec un visa temporaire pendant la période requise ou en remplissant d’autres critères comme des liens familiaux ou un investissement. Pour les employeurs, un embauché étranger déjà titulaire d’une résidence permanente n’a pas besoin de permis de travail ; il peut commencer à travailler immédiatement comme s’il était un citoyen.

Bien sûr, ils doivent toujours être traités comme tout autre employé en termes de contrats de travail et de bénéfices. En pratique, la plupart des entreprises sponsorisent initialement leurs employés avec un visa de résident temporaire et ne traitent la résidence permanente que plus tard, si cela se produit, donc ce statut moins souvent un sujet de parrainage au moment de l’embauche. Dans tous les cas, la première étape reste la même : l’employeur doit faire une demande d’autorisation auprès de l’INM pour le travailleur étranger.

Processus de parrainage par l’employeur et responsabilités au Mexique

En tant qu’employeur, vous êtes le sponsor du visa pour tout employé étranger au Mexique, et le Mexique vous impose la majorité des démarches administratives. Les obligations principales comprennent : établir une présence légale, préparer la documentation, et soumettre les demandes à l’INM.

Enregistrement de l’employeur au Mexique

Tout d’abord, votre entreprise (ou entité locale) doit être enregistrée auprès de l’INM. Cela se fait en obtenant la Constancia de Inscripción de Empleador (Certificat d’Enregistrement de l’Employeur) auprès de l’INM. Ce certificat vous autorise essentiellement à embaucher des étrangers. Il est valable un an et doit être renouvelé chaque année, généralement après le dépôt de la déclaration de revenus de votre société.

Tenez-le à jour : si votre adresse, représentant légal ou autres détails clés changent, vous devez en informer l’INM dans les 30 jours. Ne pas renouveler ou mettre à jour le certificat peut bloquer votre capacité à parrainer des visas, et l’INM peut même inspecter vos locaux à tout moment pour vérifier vos opérations.

Demande de permis de travail (INM) au Mexique

Pour initier une demande de visa pour un embauché étranger, l’employeur mexicain doit faire une demande auprès de l’INM pour l’autorisation du permis de travail au nom de l’employé. Cela peut se faire en ligne ou dans un bureau de l’INM, en utilisant le certificat d’enregistrement de la société. Vous devrez soumettre une copie du passeport de l’employé, une offre d’emploi ou un contrat formel (précisant salaire, titre, responsabilités) signé par l’employeur, et une preuve de l’enregistrement de l’employeur auprès de l’INM.

Certains bureaux peuvent demander des documents additionnels, comme une preuve de l’adresse ou des qualifications de l’étranger. Une fois que l’INM approuve la demande, ils délivrent le Número Único de Trámite (NUT) pour cette personne.

Fourniture de la documentation pour le visa mexicain

Après avoir obtenu le NUT, fournissez-le à l’employé avec des instructions pour le rendez-vous au consulat. Il devra faire sa demande de visa au consulat (ou ambassade) mexicain dans son pays d’origine. Il doit apporter la lettre de confirmation NUT, un formulaire de demande de visa complété, son passeport, des photos, et payer les frais de visa.

Le soutien de l’employeur est essentiel : assurez-vous que les détails du registre INM et la lettre d’offre correspondent exactement à ce qui est indiqué dans la documentation consulaire, car toute incohérence peut entraîner des retards ou annuler le visa. Tous les documents en langue étrangère (ex : diplômes ou contrats) doivent généralement être traduits en espagnol et apostillés auparavant.

Logistique du Visa de visiteur vs. visa temporaire au Mexique

Pour un Visa de visiteur avec Permis de travail au Mexique, les étapes sont essentiellement identiques. Après délivrance du NUT par l’INM, l’employé planifie un rendez-vous pour le visa. Il entrera au Mexique avec un visa de visiteur valable pour un ou plusieurs entrées pendant six mois. À son arrivée, il obtiendra une autorisation d’entrée FMM (Forma Migratoria Múltiple) et devra ensuite se rendre à l’INM pour échanger cette dernière contre un document temporaire confirmant son permis de travail de six mois, contre un coût supplémentaire.

Pour un visa de résident temporaire, après la délivrance consulaire, le titulaire du visa entre au Mexique (généralement en entrée unique valable 6 mois) et dispose de 30 jours pour se rendre à l’INM afin d’obtenir une Tarjeta de Residencia Temporal (avec permis de travail) valable jusqu’à 4 ans.

Résidents permanents au Mexique

Si votre embauché possède déjà la résidence permanente au Mexique, vous n’êtes pas tenu de passer par le processus de visa INM. Cependant, vous devez quand même l’enregistrer comme tout autre employé, avec un contrat formel et une affiliation à la sécurité sociale. Conservez une copie de leur carte de résident permanent en preuve de leur droit de travail.

Les employeurs ont l’obligation légale de vérifier et d’enregistrer les documents d’immigration de chaque employé, donc incluez des copies du visa ou de la carte de résidence dans le dossier personnel. En tant que sponsor, vous gérez quasiment toute la paperasserie avant l’arrivée de l’employé au Mexique, y compris la soumission de documents à l’INM, le paiement des frais gouvernementaux, et la fourniture du NUT et de l’offre d’emploi pour la délivrance du visa.

Processus étape par étape : embauche ou relocation d’un employé étranger au Mexique

Étape 1 : Vérifier l’éligibilité et l’offre d’emploi au Mexique

Commencez par vérifier le statut du candidat. S’il est mexicain ou résident permanent, aucun visa n’est nécessaire. S’il est étranger, préparez son parrainage. Rédigez un contrat ou une offre d’emploi claire en espagnol, conformément au droit du travail, précisant le poste, le salaire, la date de début.

Établissez une entité légale ou un partenaire (si vous n’en avez pas déjà un) pour agir comme employeur officiel. Assurez-vous d’avoir le Employer Registration Certificate de l’INM en main, car la personne ne peut pas faire la demande sans un sponsor approuvé.

Étape 2 : Demander le permis de travail (NUT) au Mexique

Soumettez la demande de permis de travail auprès de l’INM. Les documents clés requis sont votre certificat d’enregistrement de l’employeur, l’offre d’emploi signée, et une copie du passeport de l’employé. Si applicable, démontrez qu’aucun candidat mexicain qualifié n’est disponible pour ce poste spécialisé, généralement en décrivant des compétences uniques ou en prouvant les efforts de recrutement.

Payez les frais de traitement et attendez la revue de l’INM, qui peut prendre plusieurs semaines, commencez donc tôt. Une fois approuvé, l’INM vous enverra, à vous et à l’employé, le Número Único de Trámite (NUT). Vérifiez que ce NUT est correct et correspond à tous les documents consulaires.

Étape 3 : Entretien consulaire pour le visa au Mexique

L’employé programme un rendez-vous au consulat ou à l’ambassade mexicaine dans son pays. Il doit apporter son passeport original, des photos, le formulaire de demande de visa signé, et le NUT. Pendant l’entretien, l’agent consulaire vérifiera les documents et posera des questions.

En cas de succès, le consulat estampillera un visa de travail dans le passeport (entrée simple ou multiple, selon le cas) valable jusqu’à six mois. Conseillez à l’employé de ne pas planifier de voyage avant la délivrance officielle du visa, car l’entrée sans lui n’est pas autorisée, et l’autorisation de travail n’est accordée qu’après le visa.

Étape 4 : Entrée au Mexique et obtention de la carte de résident

Après l’obtention du visa, l’employé se rend au Mexique. Lors de l’immigration, il recevra un formulaire d’entrée à court terme (Forma Migratoria) et devra se présenter à l’INM dans les 30 jours suivant son arrivée. Sur place, il échangera son visa/FMM contre une tarjeta migratoria (carte migratoire) correspondant à son type de visa.

Pour un visa de visiteur-travail, cela signifie une autorisation temporaire spéciale ; pour un visa de résident temporaire, cela correspond à la Tarjeta de Residencia Temporal (valable jusqu’à quatre ans). Préparez l’employé avec des copies de tous les documents antérieurs et des éventuels frais d’émission. Une fois la carte délivrée, il pourra commencer à travailler légalement et rester pour la période approuvée.

Étape 5 : Enregistrement auprès des autorités locales au Mexique

Après avoir complété les démarches migratoires, le nouvel embauché doit être enregistré pour les impôts et la sécurité sociale. Dans les cinq jours suivant leur embauche, vous devriez enregistrer l’employé auprès de l’Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) pour couvrir la santé, la pension, et autres bénéfices. Enregistrez également auprès du INFONAVIT pour les cotisations obligatoires au logement.

Obtenez leur RFC (Numéro d’identification fiscale) pour la retenue à la source. Ces démarches sont routinières mais obligatoires pour tous les employés ; leur absence peut entraîner des amendes. Enfin, fournissez leur copie du contrat d’embauche signé et des politiques de l’entreprise.

Conformité légale de l’employeur et obligations documentaires au Mexique

Une fois l’employé étranger embauché, la conformité continue devient essentielle. Le Mexique possède des règles strictes en matière de travail et de fiscalité, et en tant qu’employeur, vous en portez la responsabilité.

Maintenir l’enregistrement INM au Mexique

Comme mentionné précédemment, le certificat d’enregistrement de l’employeur auprès de l’INM doit être tenu à jour. Actualisez-le dès que le nom légal, l’adresse, ou la direction de votre société changent, et faites-le renouveler chaque année après votre déclaration fiscale. Les contrôles d’État peuvent avoir lieu, soyez donc prêt à présenter votre certificat et à démontrer qu’il correspond à l’adresse où travaillent les employés étrangers.

Si ce certificat expire ou est abandonné, vous perdez le droit de demander des visas, ce qui empêche toute continuation de l’embauche d’étrangers jusqu’à renouvellement.

Gestion des dossiers au Mexique

Conservez une copie de chaque visa et carte migratoire de l’étranger dans vos fichiers, avec leurs informations de passeport. Stockez le contrat signé (en espagnol), la description du poste, et toute communication relative au processus de permis de travail. Les inspecteurs du travail mexicains peuvent demander ces documents, donc des dossiers bien organisés attestent de la conformité.

De plus, consignez les heures de travail, les salaires et les avantages comme pour tout employé mexicain, car les travailleurs étrangers ont droit aux mêmes protections sociales.

Sécurité sociale et fiscalité au Mexique

La loi mexicaine oblige que tous les employés, étrangers ou locaux, soient inscrits au régime de sécurité sociale national (IMSS). Cela garantit des prestations en matière de santé, d’invalidité, de retraite, etc. Vous devez enregistrer chaque employé auprès de l’IMSS et verser les cotisations salariales (environ 13,5% du salaire de l’employé + la contribution de l’employeur) à temps.

De même, vous devez retenir l’impôt sur le revenu sur le salaire de l’employé et le reverser aux autorités fiscales (SAT). Ne pas effectuer ces paiements ou ne pas déclarer correctement les salaires peut entraîner de lourdes pénalités. En bref, traitez vos embauchés étrangers comme tout autre employé en matière de bénéfices et de retenues fiscales.

Avantages supplémentaires au Mexique

Le Mexique impose également des cotisations pour le logement (INFONAVIT) et l’épargne pour la retraite (SAR) au nom des travailleurs. Bien qu’un étranger ne possède pas forcément un prêt hypothécaire ou un compte SAR immédiatement, votre responsabilité initiale reste de faire ces cotisations jusqu’à la fin du contrat de travail. Restez informé de toute modification de la législation du travail, comme la révision du salaire minimum ou les jours fériés, car ceux-ci évoluent régulièrement.

Les contrats de travail doivent refléter précisément les modalités concernant les congés, la participation aux bénéfices (PTU), et autres avantages.