Employer of Record in Luxembourg

Un Employer of Record (EOR) au Luxembourg est une société qui embauche légalement des employés en votre nom. Cela signifie que vous pouvez constituer une équipe au Luxembourg sans créer une entité locale. Un EOR gère toutes les responsabilités légales et RH liées à l'emploi. Cela inclut la paie, les taxes, les avantages sociaux et la conformité avec le droit du travail luxembourgeois. Si vous souhaitez recruter au Luxembourg, un fournisseur comme Rivermate peut simplifier le processus pour vous.

Comment fonctionne un Employer of Record (EOR) au Luxembourg

L'utilisation d'un EOR au Luxembourg facilite le processus de recrutement des employés. Voici comment cela fonctionne généralement :

1. Vous Trouvez le Candidat. Vous recrutez et sélectionnez le talent que vous souhaitez embaucher au Luxembourg.
2. L'EOR Embauche Votre Candidat. L'EOR embauche légalement l'employé via un contrat de travail local conforme.
3. L'EOR Gère les RH et la Paie. L'EOR s'occupe de toutes les tâches administratives. Cela inclut le traitement des salaires, des taxes et des cotisations sociales conformément à la réglementation luxembourgeoise. Vous pouvez trouver plus d'informations sur ces réglementations sur le site officiel du gouvernement pour les services publics au Luxembourg (https://guichet.public.lu/en.html).
4. L'Employé Travaille pour Vous. Le nouveau membre de votre équipe effectue ses tâches quotidiennes et vous rend directement compte, ainsi qu'à votre entreprise.
5. Vous Gérez Votre Équipe. Vous vous concentrez sur la gestion du travail de votre employé et son intégration dans la culture de votre entreprise, tandis que l'EOR s'occupe des charges légales et administratives.

Pourquoi utiliser un Employer of Record au Luxembourg

Un Employer of Record simplifie votre expansion au Luxembourg. Il vous fait gagner du temps et de l'argent. Vous évitez le processus complexe et coûteux de création d'une entité légale dans un nouveau pays. Un EOR garantit que vos pratiques de recrutement sont entièrement conformes aux lois du travail locales, ce qui peut être difficile à gérer seul.

Voici quelques avantages clés :

• Entrée sur le Marché Plus Rapide. Vous pouvez embaucher des employés et commencer à opérer au Luxembourg beaucoup plus rapidement que si vous deviez créer votre propre société.
• Réduction des Coûts. Vous évitez les dépenses importantes liées à la création d'une entité légale, y compris les frais d'enregistrement et les consultations juridiques.
• Conformité Assurée. Les EOR sont des experts en droit du travail local. Ils veillent à ce que tous les contrats d'emploi, la paie et les avantages sociaux respectent les exigences légales luxembourgeoises. L'Inspection du Travail et des Mines (ITM) supervise le droit du travail au Luxembourg (https://itm.public.lu/en.html).
• RH Simplifiés. Vous déléguez toutes les tâches administratives RH, y compris la gestion de la paie, la retenue à la source des impôts et la gestion des avantages sociaux.
• Accès à une Expertise Locale. Vous bénéficiez de connaissances locales sur tout, des pratiques d'emploi standard aux cotisations sociales obligatoires.

Le modèle de tarification transparent de Rivermate élimine la complexité avec des frais mensuels uniques et compétitifs par employé. Contrairement aux fournisseurs PEO traditionnels, notre tarification dans Luxembourg comprend un support RH complet, la gestion des avantages sociaux, la gestion de la conformité et l’accès à notre tableau de bord propriétaire pour l’analyse en temps réel de la main-d’œuvre. Aucun coût caché, aucun frais d'installation — une tarification simple qui évolue avec les besoins de votre entreprise tout en assurant une conformité juridique complète dans Luxembourg.

Recruter au Luxembourg signifie accéder à une main-d'œuvre diversifiée et hautement qualifiée. La forte économie du pays, notamment dans le secteur financier, attire des talents du monde entier. Près de la moitié de la main-d'œuvre est internationale. Cela crée un environnement d'affaires multilingue et multiculturel. Le français, l'allemand et le luxembourgeois sont les langues officielles, avec l'anglais largement utilisé dans les affaires.

Contrats de travail & clauses indispensables

Lorsque vous embauchez un employé au Luxembourg, vous devez fournir un contrat de travail écrit. Cela doit être fait au plus tard le premier jour de l'employé. Les deux principaux types de contrats de travail sont :

• Contrat à durée indéterminée (CDI) : Il s'agit du contrat standard pour les postes permanents.
• Contrat à durée déterminée (CDD) : Ce contrat est pour une période spécifique et ne peut pas dépasser 24 mois, y compris les renouvellements.

Vos contrats de travail doivent inclure les informations suivantes :

• Noms et adresses de l'employeur et de l'employé
• La date de début du contrat
• Le lieu de travail
• La nature du poste et une description du travail
• Les heures de travail quotidiennes et hebdomadaires de l'employé
• Le salaire de base
• La durée des congés annuels payés
• La période de préavis en cas de résiliation
• La durée de la période d'essai, le cas échéant

Périodes d'essai

Une période d'essai permet à vous et à l'employé de voir si le poste convient. Elle doit être mentionnée dans le contrat écrit pour être valable. La période d'essai minimale est de deux semaines. La durée maximale dépend des qualifications et du salaire de l'employé.

Pendant les deux premières semaines de la période d'essai, ni vous ni l'employé ne pouvez résilier le contrat sans motif sérieux. Après ces deux semaines, chaque partie peut mettre fin au contrat avec un préavis. La durée du préavis dépend de la durée de la période d'essai.

Horaires de travail & heures supplémentaires

Les horaires de travail standard au Luxembourg sont de 8 heures par jour et 40 heures par semaine. La durée maximale de travail, y compris les heures supplémentaires, ne peut pas dépasser 10 heures par jour ou 48 heures par semaine.

Tout travail effectué au-delà des heures standard est considéré comme des heures supplémentaires. Vous devez compenser les employés pour les heures supplémentaires de l'une des deux manières suivantes :

• Congé payé : 1,5 heure de congé payé pour chaque heure d'heure supplémentaire effectuée.
• Paiement supplémentaire : Au moins 140 % du taux horaire régulier de l'employé.

Jours fériés & jours régionaux

Le Luxembourg compte 11 jours fériés officiels. Si un jour férié tombe un week-end, vous devez accorder à vos employés un jour de congé supplémentaire dans les trois mois suivants.

Les jours fériés sont :

• Jour de l'An (1er janvier)
• Lundi de Pâques
• Fête du Travail (1er mai)
• Journée de l'Europe (9 mai)
• Ascension
• Lundi de Pentecôte
• Fête nationale (23 juin)
• Assomption (15 août)
• Toussaint (1er novembre)
• Noël (25 décembre)
• Saint Étienne (26 décembre)

Embauche de contractors au Luxembourg

L'embauche de contractors indépendants au Luxembourg peut offrir flexibilité et accès à des compétences spécialisées. Les Contractors ne sont pas couverts par les mêmes lois du travail que les employés. Cela signifie qu'ils n'ont pas droit au salaire minimum, aux congés payés ou à la protection contre le licenciement abusif.

Il est très important de classer correctement les travailleurs. Si un travailleur est traité comme un employé mais classé comme un contractor, vous pourriez faire face à de lourdes sanctions. Cela s'appelle une mauvaise classification. Les autorités luxembourgeoises examinent combien de contrôle vous exercez sur les tâches et le planning du travailleur. Si vous avez un degré élevé de contrôle, le travailleur est probablement un employé.

Un Employer of Record (EOR) peut vous aider à éviter les risques de mauvaise classification. Un EOR agit en tant qu'employeur légal pour vos travailleurs au Luxembourg. Il gère toutes les tâches légales et administratives, notamment :

• La création de contrats de travail conformes
• La gestion de la paie et des impôts
• La conformité avec les lois du travail locales

Utiliser un EOR vous permet d'embaucher des talents au Luxembourg sans créer une entité légale dans le pays. Cela vous fait gagner du temps et réduit votre risque.

Au Luxembourg, votre rémunération implique plus que votre salaire de base. Le système repose sur une base de cotisations sociales obligatoires à la charge à la fois de vous et de votre employeur. Ces cotisations financent l'assurance maladie, les pensions, et d'autres programmes sociaux. Votre salaire net final est votre salaire brut moins ces cotisations et l'impôt sur le revenu.

Cycles de paie & structure des salaires

La plupart des entreprises au Luxembourg versent un salaire une fois par mois. Ce paiement a généralement lieu le dernier jour du mois.

• Contrat de travail : Votre salaire brut est le montant convenu dans votre contrat de travail.
• 13ème mois : Il est courant que les employeurs versent un "13ème mois". Il s'agit d'un mois supplémentaire de salaire, généralement payé à la fin de l'année. Certains employeurs peuvent également prévoir un demi-mois de salaire supplémentaire.

Heures supplémentaires & minima

La semaine de travail standard est de 40 heures, basée sur une journée de 8 heures.

• Paiement des heures supplémentaires : Si vous travaillez plus de 40 heures, votre employeur doit vous rémunérer pour le temps supplémentaire. Le taux de rémunération des heures supplémentaires est généralement de 150 % de votre salaire normal.
• Salaire minimum : Le Luxembourg dispose d’un salaire minimum social qui varie en fonction de votre âge et de votre niveau de compétence. Au début de 2024, le minimum mensuel pour les travailleurs qualifiés de plus de 18 ans était de 3 085,11 €, tandis que le taux pour les travailleurs non qualifiés de plus de 18 ans était de 2 570,90 €. Les taux sont ajustés pour les jeunes travailleurs.

Taxes et cotisations de l'employeur

Votre employeur paie plusieurs cotisations sociales en votre nom. Celles-ci sont calculées sur la base de votre salaire brut et ne sont pas déduites de votre rémunération.

Taxes et déductions pour l'employé

Vous contribuez également à la sécurité sociale à partir de votre salaire brut. De plus, vous payez l'impôt sur le revenu.

Au-delà de ces déductions, vous devrez payer l'impôt sur le revenu. Le Luxembourg utilise un système fiscal progressif avec 22 tranches différentes, allant de 0 % à 42 %. Le montant de l'impôt que vous payez dépend de votre revenu total et de votre classe d'imposition, qui est déterminée par votre situation personnelle, comme être célibataire, marié ou parent isolé.

En Luxembourg, vous trouverez un système solide d'avantages sociaux et de congés. C'est une partie essentielle de la culture du travail dans le pays. Cela vous aide à attirer et à retenir de grands talents. Le gouvernement fixe des normes minimales pour de nombreux avantages. Cela garantit à chacun un traitement équitable.

Congés légaux

La loi au Luxembourg oblige les employeurs à fournir plusieurs types de congés payés.

• Congé annuel Vous devez accorder aux employés un minimum de 26 jours ouvrables de congé payé par an. Pour être éligibles aux jours de vacances, les employés doivent avoir travaillé pour vous pendant trois mois consécutifs.
• Congé maladie Si un employé est malade, il peut prendre jusqu'à 26 semaines de congé maladie. Vous payez son salaire intégral pendant les 77 premiers jours. Après cela, le système de sécurité sociale prend le relais.
• Congé de maternité Les employées enceintes bénéficient de 20 semaines de congé de maternité. Celui-ci est réparti en huit semaines avant la date prévue et 12 semaines après. La sécurité sociale finance ce congé.
• Congé de paternité Les pères ont droit à 10 jours de congé de paternité. Ils doivent le prendre dans les deux mois suivant la naissance de l’enfant.
• Congé parental Les deux parents peuvent prendre un congé parental. La durée de ce congé dépend de leur contrat de travail et de leurs heures. La Caisse de l'Avenir des Enfants verse une allocation pendant cette période, et non l'employeur.
• Congé d'adoption Si un employé adopte un enfant de moins de 12 ans, il a droit à 12 semaines de congé d'adoption.

Jours fériés & jours fériés régionaux

Le Luxembourg possède plusieurs jours fériés chaque année.

Avantages complémentaires typiques

De nombreuses entreprises offrent des avantages supplémentaires pour attirer et retenir les employés. Voici un aperçu des avantages obligatoires et des avantages optionnels courants.

Comment un EOR peut aider à la mise en place des avantages

Mettre en place des avantages sociaux pour les employés dans un nouveau pays peut être complexe. Un Employer of Record (EOR) simplifie ce processus pour vous.

Un EOR connaît déjà les lois locales et les pratiques courantes au Luxembourg. Il gère l'administration de tous les avantages légaux. Cela vous garantit de respecter toutes les réglementations.

Un EOR peut également vous conseiller sur des avantages complémentaires compétitifs. Il peut vous aider à créer un package d'avantages qui attire les meilleurs talents sur le marché local. Cela vous fait gagner du temps et réduit les risques. Vous pouvez vous concentrer sur vos objectifs commerciaux pendant que l'EOR gère les détails des avantages pour les employés.

Voici la traduction en français :

Parcours du processus de licenciement et de offboarding au Luxembourg

C'est un processus structuré avec des règles claires pour les employeurs et les employés. Lors de la résiliation d’un contrat de travail, vous devez fournir une lettre de licenciement écrite. Cette lettre doit indiquer clairement la raison du licenciement. Au Luxembourg, vous avez besoin d’une raison valable pour le licenciement, qui peut être liée à la conduite de l’employé ou à des raisons économiques.

Périodes de préavis

Lors de la résiliation d’un employé, vous devez lui accorder une période de préavis. La durée de cette période dépend de la durée d’emploi de l’employé dans votre entreprise.

Pour les entreprises de plus de 150 employés, vous devez inviter l’employé à un entretien préalable avant le licenciement. Si votre entreprise compte moins de 150 employés, vous pouvez fournir directement la notification de licenciement.

Indemnités de départ

Les employés au Luxembourg peuvent avoir droit à une indemnité de départ. Cela dépend également de leur ancienneté.

Si vous ne respectez pas la période de préavis correcte, l’employé a droit à une indemnisation.

Comment Rivermate gère des sorties conformes

Naviguer dans la gestion des départs d’employés dans un pays différent peut être complexe. Nous simplifions cela. Chez Rivermate, nous gérons l’ensemble du processus de offboarding pour vous assurer de respecter toutes les lois du travail luxembourgeoises.

• Documentation : Nous préparons et gérons tous les documents nécessaires au licenciement.
• Conformité : Notre équipe veille à ce que les périodes de préavis et les indemnités de départ respectent les exigences légales.
• Paie finale : Nous traitons la dernière paie, y compris tout salaire, avantages et indemnités de départ en retard.

Nous prenons soin des détails pour que vous puissiez vous concentrer sur votre activité. Notre processus garantit une sortie fluide et conforme pour vous et votre employé.

Naviguer dans le processus de visa et de permis de travail au Luxembourg est une étape clé pour embaucher des talents en provenance de l'extérieur de l'Union européenne. Si vous souhaitez employer des ressortissants non-UE, vous devrez interagir avec le système d'immigration du pays. Le processus implique plusieurs étapes, débutant par une demande d'autorisation temporaire de séjour, suivie d'une demande de visa si nécessaire, et enfin, d'un permis de séjour à l'arrivée.

Visas de travail & réalités du parrainage

Un Employer of Record (EOR) peut être une solution pratique pour l'embauche et le parrainage de travailleurs étrangers au Luxembourg. Un EOR possède une entité légale enregistrée dans le pays et peut parrainer des visas de travail pour vos employés. C'est souvent la voie la plus courante pour les entreprises souhaitant embaucher des talents étrangers à temps plein.

Cependant, il y a certaines réalités à considérer :

• Parrainage EOR : Un EOR peut parrainer des permis de travail, ce qui est une étape nécessaire pour employer des ressortissants non-UE. Ils peuvent vous aider à naviguer dans la complexité du processus de demande.
• Quotas de visas : La capacité à parrainer un employé étranger peut être affectée par des quotas de visas qui limitent le nombre de permis disponibles.
• Obligations de l'employeur : En tant qu'employeur, vous ou votre EOR devez fournir une offre d'emploi valable et justifier la nécessité d'embaucher un ressortissant étranger. Cela implique souvent de prouver qu'aucun candidat approprié n'a été trouvé au sein de l'UE.

Voici les types de visas courants avec lesquels un EOR peut généralement vous aider :

Conformité aux déplacements professionnels

Pour les visites de courte durée au Luxembourg à des fins professionnelles, vous devez respecter des règles de conformité spécifiques. Ces visites concernent généralement des activités telles que des réunions, négociations ou conférences et sont couvertes par un visa de court séjour (Visa C) pour ceux qui en ont besoin.

Points clés de conformité pour les voyageurs d'affaires :

• Exigences de visa : Les citoyens de nombreux pays non-UE ont besoin d’un Visa Schengen (Type C) pour entrer au Luxembourg à des fins professionnelles.
• Durée du séjour : Le visa de court séjour permet un maximum de 90 jours dans une période de 180 jours.
• Déclaration d’arrivée : À leur entrée au Luxembourg, les ressortissants non-UE doivent déclarer leur arrivée auprès du bureau administratif local de leur lieu de résidence dans les trois jours.
• Documents requis : Les voyageurs d'affaires doivent être prêts à présenter des documents prouvant le but de leur visite. Cela peut inclure :
  • Une lettre d'invitation d'une entreprise au Luxembourg.
  • Une preuve d'hébergement, comme une réservation d'hôtel.
  • Une preuve de moyens financiers suffisants pour le séjour.
  • Une assurance santé valable pour la zone Schengen.